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ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR
La administración de cuentas por cobrar se refiere al conjunto de políticas, procedimientos y

prácticas empleados por una empresa con respecto al manejo de ventas ofrecidas a crédito. Es el
manejo de todas las facturas pendientes que tiene una empresa por recibir su pago después de
haber entregado un producto o servicio.
Es decir, es el manejo de la cobranza del dinero que los clientes le deben a una compañía. La
mayoría de las empresas ofrece a sus clientes la oportunidad de comprar sus productos y servicios
a crédito. Cuando se diseña adecuadamente, tal acuerdo puede ser mutuamente beneficioso
tanto para la empresa como para sus clientes.
Son uno de los pilares de la generación de ventas y deben administrarse para garantizar que se
conviertan finalmente en ingreso de efectivo. Una empresa que no convierte eficientemente sus
cuentas por cobrar en efectivo puede tener una liquidez deficiente, paralizando su capital de
trabajo y enfrentando desagradables dificultades operativas.
Características
Evaluar el historial financiero y crediticio
Antes de aceptar hacer negocios con algún cliente, la empresa lleva a cabo un análisis de la
solvencia y liquidez a corto plazo del mismo, verificando su historial crediticio, sus estados
financieros y las condiciones económicas generales del cliente.
Si es necesario, se debe solicitar referencias de otras empresas con las que previamente el cliente
haya hecho negocios.
Establecer términos de pago claros
Se debe negociar un acuerdo factible para el cliente sin sacrificar la rentabilidad del negocio. Por
ejemplo, el término de pago “5 % a 10 días, neto a 30 días” permite al cliente pagar 30 días
después de la fecha de facturación.
También ofrece un descuento del 5 % en caso de que el pago se cumpla dentro de los 10 días
siguientes a la fecha de la factura.
Las empresas deben equilibrar el beneficio de extender los términos a los clientes con sus
necesidades de flujo de caja.
Los descuentos de ventas para incitar el pago anticipado son una buena práctica que puede
mejorar el flujo de efectivo de una empresa.
El descuento ofrecido debería ser atractivo para incentivar al cliente a pagar la factura dentro del
período de tiempo especificado, pero suficientemente pequeño como para evitar un deterioro del
margen de beneficio.
Proporcionar varios métodos de pago

Los retrasos en el pago a menudo son causados por la inconveniencia de los métodos de pago para
los clientes. Se pueden agregar diferentes opciones al sistema de pago de la compañía.
El método de pago de banco a banco a través del sistema electrónico de transferencia de fondos
es mucho más accesible para los clientes.
Hacer facturas electrónicas
Atrás quedaron los días en los que la única forma que llegaran las facturas a los clientes era a
través del correo o un mensajero. La tecnología ha hecho posible que las empresas envíen las
facturas escaneadas por medio del correo electrónico.
Así se pueden enviar facturas tan pronto como se completen los proyectos. El envío oportuno de
facturas puede ayudar a los clientes a prepararse para la fecha de vencimiento estipulada.
Proceso de cobranza
El proceso de cobranza de pagos es bastante simple si se mantienen actualizadas todas las

comunicaciones, documentaciones, contabilidad y asuntos pertinentes relacionados con esta.
Al recibir los pagos se realiza un asiento contable, en el cual se acredita la cuenta de cuentas por
cobrar y se carga la cuenta de efectivo.
Cuentas morosas
En caso de impago puede ser efectivo contratar agencias de cobranza (o del departamento de la
empresa) para recuperar la totalidad o parte de las deudas incobrables.
La mayoría de las compañías crea una cuenta específica para tratar las cuentas morosas,
comúnmente llamadas como “Provisiones para cuentas dudosas” o “Cuentas deudas incobrables”.
Objetivos
– Brindar un mejor flujo de efectivo y la mayor liquidez disponible para su uso en inversiones o
adquisiciones, reduciendo el saldo total pendiente de cuentas por cobrar.
– Usar procedimientos que aseguren que se maximice el potencial financiero de las cuentas por
cobrar de la empresa.
– Determinar con anticipación la calificación de crédito del cliente, estableciendo los términos de
crédito y pago para cada tipo de cliente.
– Supervisar con frecuencia a los clientes en busca de riesgos crediticios.
– Detectar pagos atrasados o vencimiento de créditos a su debido tiempo.
– Contribuir directamente con los beneficios de la empresa mediante la reducción de las deudas
incobrables.
– Mantener una buena relación profesional con los clientes.
– Incrementar la imagen profesional de la empresa.
¿Cómo calcular el índice de cuentas por cobrar?

Índice de cuentas por cobrar = Ventas totales netas a crédito / Promedio de cuentas por cobrar
1. Determinación de las ventas totales a crédito
Para obtener el primer dato de la ecuación, debes realizar una suma de todas las ventas a
crédito que realizaste durante el periodo seleccionado.
En este punto, debes ser cuidadoso y recordar no incluir aquellas ventas que obtuviste
mediante pagos al contado y, también, deducir cualquier devolución o nota de crédito
generada por alguna de estas. De esta manera, evitarás utilizar datos erróneos para el
cálculo.
Por ejemplo, el total de ventas de la empresa X para el año 2019 fue de $15.350.600, pero
otorgó créditos por un monto de $6.980.300. Esta última cifra es la que utilizarás para
realizar el cálculo.
2. Cálculo del promedio de cuentas por cobrar
El segundo dato que necesitamos para completar la fórmula es el promedio de cuentas
por cobrar, el cual puedes obtener sumando las cuentas por cobrar de tus clientes al inicio
del periodo a calcular más las cuentas por cobrar al terminar el mismo para luego dividir
este resultado en 2.
Siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa X tenía cuentas por cobrar por un monto
equivalente a $1.550.190 al inicio del año; al terminarlo, tenía cobros pendientes por
$2.668.420. Con estos datos procedemos al cálculo:
Promedio de cuentas por cobrar = ($1.550.190 + $2.668.420) / 2 = $2.109.305
3. Resultado del índice de cuentas por cobrar

Después de la obtención de los datos para la fórmula, solo debes aplicarla para tener el
resultado final referente a los niveles de eficiencia de tu gestión de cobranza. ¿Cómo?
Mediante la división del total de ventas netas a crédito en el promedio de cuentas por
cobrar.
Tomando en cuenta el ejemplo que ya hemos usado, el cálculo sería:
Índice de cuentas por cobrar = $6.980.300 / $2.109.305 = 3,30
A partir de este resultado, podemos deducir que la empresa X tiene un índice de cuentas
por cobrar de 3,30, el cual representa la cantidad de veces al año que tu empresa ha
rotado sus cuentas por cobrar.
Para saber qué significa realmente esta cifra, debes hacer una comparación con otras
empresas que pertenezcan a la misma industria, ya que así es posible medir el desempeño
de tus cuentas por cobrar.
Conclusión
Tener el control de tus cuentas por cobrar es extremadamente importante para la salud
financiera de tu empresa.
Puedes extender crédito solo a tus mejores clientes y debes ser capaz de cobrar tus
deudas rápidamente. Solo así conseguirás impulsar el flujo de efectivo de tu empresa,
aumentar tu capital de trabajo y obtener fondos adicionales para que tu empresa pueda
pagar sus propias deudas.

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La administración de cuentas por cobrar se refiere al conjunto de políticas, procedimientos y

Establecer términos de pago claros

Proporcionar varios métodos de pago

Hacer facturas electrónicas

El proceso de cobranza de pagos es bastante simple si se mantienen actualizadas todas las

¿Cómo calcular el índice de cuentas por cobrar?

Promedio de cuentas por cobrar = ($1.550.190 + $2.668.420) / 2 = $2.109.305

3. Resultado del índice de cuentas por cobrar

Tomando en cuenta el ejemplo que ya hemos usado, el cálculo sería:

Índice de cuentas por cobrar = $6.980.300 / $2.109.305 = 3,30

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