PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO
CUENTAS POR PAGAR
 UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

"Año del Diálogo y Reconciliación

Nacional"

TEMA: Procedimientos de control de cuentas por pagar

CURSO: Auditoria I

DOCENTE: Ronald Verástegui Sánchez

INTEGRANTES:

 DELGADO BANCES ALEXANDER

 CALLE MARCHENA NERLEY
 MORA ROSAS CARLOS JIM TANNER
 TORRES ROJAS JOSÉ

SEMESTRE: “I-2018”

CICLO: “IX”

PIURA-PERÚ

2018
 DEDICATORIA

Este trabajo va dedicado a Dios, a nuestros padres y al docente del curso, con mucho
respeto y agradecimiento de corazón.
 INTRODUCCIÓN

Los propietarios de empresas suelen gastar grandes cantidades de tiempo

planificando funciones y procesos de negocios. La contabilidad es una función de
negocio importante en una empresa. Los dueños de negocios utilizan la contabilidad
para registrar y reportar varias piezas de información económica-financiera de la
empresa. Los procedimientos contables representan las pautas específicas que los
propietarios de negocios y los empleados siguen para la preparación de la información
contable. Los controles internos son otra importante función de la empresa. Los
controles internos crean salvaguardas para proteger los negocios de la compañía o la
información financiera y el rendimiento operativo.
PROCESOS DE CONTROL INTERNO PARA LAS CUENTAS POR
PAGAR

RAZÓN SOCIAL: Distribuidora Comercial “FÉNIX EIRL”

FECHA INICIO ACTIVIDADES: 08 / Mayo / 2008

ACTIVIDAD COMERCIAL: Vta. Mayor. Alimentos y Bebidas

Cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son deudas que tiene la empresa por concepto de bienes y
servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los
vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el
mayor tiempo posible.

Políticas

 El control de cuenta por pagar se llevara a cabo a través de las compras a

crédito donde se negociarán con los proveedores los días de créditos.
 Supervisión de las facturas de proveedores comprobando: precios,
condiciones de pago, descuentos, órdenes de compra, etc.
 El personal encargado de cuentas por pagar, llevara un registro de forma
semanal y mensual según la cantidad de transacciones, y debe presentar
un reporte de pagos realizados además de un plan de pagos que realizara
durante el periodo.
 Sólo las personas autorizadas acceden a las solicitudes y pedidos de
compra.
 La compra y la provisión correspondiente se registran cuando se
transmite la mercadería, aunque la misma se reciba posteriormente.
 Cerciorarse que la contabilización se ha realizado según las normas
recogidas en el PCGE en lo referente a intereses devengados y gastos
cargados.
 Todos los documentos para pagó deberán tramitarse en la oficina de
cuentas por pagar debiendo anexarse la documentación comprobatoria
de respaldo, la cual deberá contener los requisitos establecidos en cada
caso.
 Todo proveedor cuente con un código de cuenta interbancaria (CCI) para
el pago correspondiente, de lo contrario se le pagara por única vez el
primer pago con cheque negociable.
 Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos. Los anticipos solo
serán otorgados mediante documento (cheque) el cual deberé ser emitido
de forma nominativa a nombre de la empresa o prestadora del servicio.
 Los anticipos solo serán otorgados mediante documento (cheque) el cual
deberé ser emitido de forma nominativo (tachando las palabras “a la
orden de” y “al portador”) a nombre de la empresa o prestador del
servicio.
 Los recibos por honorarios recibidos deberán ser previamente firmados
adjuntando suspensión de renta de 4ta categoría si fuera el caso.

Procedimientos

 La empresa deberá establecer días de pagos, así como negociar los créditos a
determinados días. Las facturas se entregan en el día establecido para pasar a
revisión. Donde se revisarán si cuentan con todos los requisitos fiscales, los
importes, las cantidades y si es el producto deseado y se considera en buen
estado.
 Se realiza la verificación de las facturas recibidas comprobando: precios,
condiciones de pago, descuentos, órdenes de compra, etc. Y que se encuentre
acompañada de toda la información soporte de la misma.
 Pasada a revisión se crea un registro donde se controlaran los vencimientos.
Cada semana se realizarán pagos de las facturas que están por vencerse,
donde se le hará el cheque correspondiente, para pasar a firmas y
posteriormente a la entrega del cheque.
 Realizar un seguimiento sobre los vencimientos de los pagos a realizar,
comprobando que conste toda la documentación que soporte la transacción
antes de dar por autorizado el pago.
 Realización de conciliaciones periódicas entre libro auxiliar de cuentas por
pagar y los saldos del mayor al final de cada mes.
 Envío periódico, por persona independiente, de conciliaciones a proveedores
aclarando las diferencias existentes.
 Comprobar que los saldos del pasivo por cuentas por pagar no estén
sobrevalorados y que están adecuadamente descritos y clasificados en los
estados financieros.
 Para tener un control acerca de los pagos a proveedores se determina como
regla general que se deposite a CCI o expidan cheques nominativos con firmas
mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá cuando menos en dos
personas de preferencia ajenos a contabilidad y cajas.
 Es de hacer mención que quien firma el cheque, deberá tener una jerarquía
superior a quien revisa y prueba comprobantes y pagos.
 Asegurarse que los pagos realizados están adecuadamente autorizados.
 Procedimientos para el pago de bienes el proveedor deberá presentar a la
oficina de cuentas por pagar la documentación siguiente:
A. Para el pago original de la factura.
B. Nota de entrada al almacén y esta a su vez tiene que estar firmada y
sellada por el almacenero.
 Para el pago de servicios las personas deben presentar la siguiente
documentación para el tramite respectivo:
-       Original y dos copias de la factura o recibo por honorarios.
-       Copia de contrato.
-       Informes de avance.
 No se pagan facturas que no concuerden con pedidos y/o recepciones de
bienes/servicios, salvo autorización.
 Los comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGADO
para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.
 Previo a una solicitud de anticipo debe existir una solicitud formal de producto o
servicio que se requiere.
 Toda solicitud de anticipo deberá contar con la firma y sello de aprobación.
 Todo anticipo deberá tener asociado una orden de compra del producto o
servicio que se requiere.
 El área de contabilidad recibirá la factura y los demás documentos
sustentatorios del anticipo otorgado, verificará que la factura este de acuerdo a
la información de los documentos y la normatividad y procederá a registrarlo.
 Se recepciona recibo por horario detallando descripción del servicio, y numero
de contrato adjuntando constancia de suspensión de renta de cuarta categoría
si fuera el caso.
-Verifica copia de DNI vigente del prestador de servicios
-Verifica recibo por honorario firmado.
-Informe de actividades.
 Si supera el monto superior a 1,500 soles establecido por sunat tendrá que
retenerse el 8% del importe total del recibo por honorario. El depósito de la
retención se hace conforme cronograma de obligaciones mensuales.
 Contabilización
Enunciado 1 (facturas/letras)
La Distribuidora Comercial “FÉNIX EIRL” tenía una deuda pendiente con su proveedor
por un importe de S/. 18,000.00 (incluido IGV) originada por la compra de
mercaderías. Debido a que Distribuidora Comercial “FÉNIX EIRL”. no cuenta con
liquidez para efectuar el total de la deuda ha acordado con su proveedor aceptar 5
letras de S/. 4,000.00 cada una con vencimiento quincenal, a partir de junio. Para ello
el proveedor ha procedido a emitir la nota de débito respectiva por los intereses por S/.
2,000.00 incluido IGV. ¿Cómo debe registrar Distribuidora Comercial “FÉNIX EIRL”? la
aceptación de estas letras?
Solución
En el caso expuesto se establecen cargos adicionales como consecuencia del
financiamiento que otorga el propio proveedor al adquirente que se encuentran
objetivamente sustentados en la nota de débito emitida por éste. Así, lo primero que se
deberá hacer es reconocer los intereses pactados que dado que no se han devengado
se deberán reconocer en una cuenta reguladora del pasivo tal como se muestra a
continuación:

REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta. ************XXX************

37 ACTIVO DIFERIDO S/. 1,680.67

373 Intereses diferidos

Intereses no devengados en transacciones con

3731 terceros

TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y
APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE
40 SALUD POR PAGAR S/. 319.33

401 Gobierno central

4011 Impuesto general a las ventas

40111 IGV – Cuenta propia

CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES –

42 TERCEROS S/. 2,000.00

421 Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar

 4212 Emitidas

42124 Notas de debito

x/x Por el registro de la nota de débito por intereses

por pagar

Posteriormente, por la aceptación de las letras se efectuará la siguiente reclasificación

que no variará la situación patrimonial de la empresa:

REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta. ************XXX************

CUENTAS POR PAGAR

42 COMERCIALES – TERCEROS S/. 20,000.00

Facturas, boletas y otros

421 comprobantes por pagar

4212 Emitidas

4212
1 Facturas 18,000

4212
4 Notas de débito 2,000

CUENTAS POR PAGAR

42 COMERCIALES – TERCEROS S/. 20,000.00

423 Letras por pagar

x/x Por el canje de las facturas por

5 letras de vencimiento trimestral
(capital
S/. 18,000.00 + intereses S/.
2,000).

Enunciado 2 (Anticipos otorgados)

Distribuidora Comercial “FÉNIX EIRL” realizará la compra de mercadería a
GOLDPERUN SAA, por lo cual el 14 de mayo le entregó la suma de S/. 18,000
(incluido IGV), recibiendo la factura Nª 001-082.

En el mes de agosto se recibieron las mercaderías sustentándose a nivel formal con la

F/. Nº 001-120. ¿Cómo deberían registrarse estas operaciones?

Solución
 La entrega de dinero efectuado en el mes de mayo, se identifica como un anticipo al
proveedor en vista que en dicho mes no se ha transferido aún los riesgos y beneficios
derivados de la propiedad de los bienes. Consecuencia de ello, el registro del
comprobante recibido por el dinero entregado se contabiliza como se muestra a
continuación:

REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta. ************XXX************

CUENTAS POR PAGAR

42 COMERCIALES – TERCEROS S/. 15,126.05

422 Anticipos a proveedores

TRIBUTOS,
CONTRAPRESTACIONES Y
APORTES AL SISTEMA DE
PENSIONES Y DE SALUD POR
40 PAGAR S/. 2,873.95

401 Gobierno central

4011 Impuesto general a las ventas

40111 IGV – Cuenta propia

CUENTAS POR PAGAR

42 COMERCIALES – TERCEROS S/. 18,000.00

Facturas, boletas y otros

421 comprobantes por pagar

4212 Emitidas

42121 Facturas

x/x x/x 14-05 Por el registro del

comprobante N° 001-082 por
anticipo otorgado
 REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta. ************XXX************

CUENTAS POR PAGAR

42 COMERCIALES – TERCEROS S/. 18,000.00

Facturas, boletas y otros

421 comprobantes por pagar

4212 Emitidas

42121 Facturas

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE
10 EFECTIVO S/. 18,000.00

Cuentas corrientes en instituciones

104 financieras

1041 Cuentas corrientes operativas

x/x 14/05 Por el pago del adelanto

del dinero según Factura Nº 001-
082

Es importante considerar que recién se reconocen las mercaderías (activos) cuando

se adquieren los riesgos y beneficios de las mismas, es decir, en el momento en que
se produce su recepción en el mes de agosto, efectuándose el registro contable tal
como se muestra a continuación:
 REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta. ************XXX************

60 COMPRAS S/. 30,252.10

601 Mercaderías

6011 Mercaderías manufacturadas

TRIBUTOS,
CONTRAPRESTACIONES Y
APORTES AL SISTEMA DE
PENSIONES Y DE SALUD
40 POR PAGAR S/. 2,873.95

401 Gobierno central

4011 Impuesto general a las ventas

40111 IGV – Cuenta propia

CUENTAS POR PAGAR

COMERCIALES –
42 TERCEROS S/. 18,000.00

Facturas, boletas y otros

421 comprobantes por pagar

4212 Emitidas

42121 Facturas

CUENTAS POR PAGAR

COMERCIALES –
42 TERCEROS S/. 15,126.05

422 Anticipos a proveedores

x/x Por el registro de la

mercadería recibida.
 REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta
. ************XXX************

20 MERCADERÍAS S/. 30,252.10

201 Mercaderías manufacturadas

2011 Mercaderías manufacturadas

20111 Costo

61 VARIACIÓN DE EXISTENCIAS S/. 30,252.10

611 Mercaderías

6111 Mercaderías manufacturadas

x/x Por la mercadería

ingresada al almacén

Enunciado 3
Recibo por honorarios
Distribuidora Comercial “FÉNIX EIRL” solicita los servicios de mantenimiento de aire
acondicionado al SR Juan Alzamora Chávez profesional en el tema. Por el monto de
1700 nuevos soles.
 REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta
. ************XXX************

GASTOS DE SERVICIOS
63 PRESTADOS POR TERCEROS S/. 1,700.00

634 Mantenimiento y reparaciones

634
3 Inmuebles, maquinaria y equipo

TRIBUTOS,
CONTRAPRESTACIONES Y
APORTES AL SISTEMA DE
PENSIONES Y DE SALUD POR
40 PAGAR

401 Gobierno central S/. 126.00

401
7 Impuesto a la renta

4017
2 Renta de cuarta categoría

CUENTAS POR PAGAR S/.

42 COMERCIALES – TERCEROS 1,574.00

424 Honorarios por pagar

x/x Por el registro del servicio

prestado por mantenimiento de
equipos de aire acondicionado

REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta
. ************XXX************
 GASTOS
94 ADMINISTRATIVOS S/. 1,700.00

941 Gastos administrativos

CARGAS IMPUTABLES
A CUENTAS DE
79 COSTOS Y GASTOS S/. 1,700.00

Cargas imputables a
cuentas de costos y
791 gastos

x/x Por el destino del

gasto

REGISTRO CONTABLE CAUSA EFECTO

cta
. ************XXX************

CUENTAS POR PAGAR

42 COMERCIALES – TERCEROS S/. 1,574.00

424 Honorarios por pagar

EFECTIVO Y EQUIVALENTES
10 DE EFECTIVO S/. 1,574.00

Cuentas corrientes en
104 instituciones financieras

1041 Cuentas corrientes operativas

x/x Por el pago del servicio de

manteamiento de los equipos
de aire acondicionado

CONCLUSIONES
No existe un adecuado control de exactitud porque no hay un adecuado flujo de la
información entre los integrantes del ciclo de cuentas por pagar. No hay un control de
integridad ya que el ciclo actual no se realiza una evaluación previa de riesgos que
generalmente se da cuando se unifican los sistemas de contabilidad, almacén y
compras.
En el proceso de observación del funcionamiento el ciclo se detectó que no existe un
procedimiento de seguimiento a las mercancías solicitadas al proveedor como también
a los artículos que llegan al inventario.

Los bienes, servicios o activos han sido recibidos independiente de la recepción de la

factura.

Las cuentas por pagar serán registradas netas de deducciones y descuentos donde
sea posible y económicamente justificable.