Guía Del Modulo II Cos Infotep
Guía Del Modulo II Cos Infotep
Guía Del Modulo II Cos Infotep
Community Managery y
Community Manager
Marketing Digitalpara
Marketing Digital para
Empresas
Empresas
Módulo
Módulo IIII
2022
Objetivos
Generales
Al finalizar el módulo de aprendizaje, las
personas participantes estarán en capacidad de
identificar y manejar las funciones del
Community Manager y del Social Media, según
parámetros establecidos.
Especificos
Manejar las funciones del Community Manager,
según parámetros establecidos.
Manejar las funciones y tareas del Social Media
Manager, según procedimientos establecidos.
Instrucciones
para el uso
de la guía
Instrucciones:
Contenido
EL COMMUNITY MANAGER
2. El Community Manager. 9
2.1. ¿Qué es un Community Manager?. 9
2.1.1. Características que debe tener un Community Manager. 11
2.1.2. Nueve Perfiles Profesionales del Departamento de Social Media. 13
2.1.3. Las competencias del Community Manager. 15
2.1.3.1. Habilidades sociales del Community Manager. 15
2.1.3.2. Habilidades administrativas del Community Manager. 16
2.1.3.3. Habilidades técnicas del Community Manager. 17
2.1.3.4. Funciones del Community Manager. 18
2.1.3.4.1. Funciones estratégicas del Community Manager. 18
2.1.3.4.2. Funciones tácticas del Community Manager. 19
2.1.3.5. 7 habilidades imprescindibles del Community Manager. 21
2.1.4. Principales funciones El Community Manager. 21
2.1.5. Etiqueta del Community Manager. 23
2.1.5.1. 9 reglas esenciales de comportamiento en las redes sociales. 23
2.1.6. Las 9 pesadillas del Community Manager. 28
2.1.7. Herramientas básicas del Community Manager. 29
2.1.7.1. Herramientas para Community Managers de Gestión de Redes
Sociales. 29
2.1.7.2. Herramientas para Community Managers de edición y creación de
Imágenes y Vídeo 31
2.1.8. Herramientas de Gestión, Analítica y monitorización de Redes Sociales
32
INFOTEP CI. Comunicación Integral
Contenido
EL COMMUNITY MANAGER
2.1.9. Elección de Redes Sociales para clientes. 35
2.1.10. El escritor “negro” o fantasma. 38
2.2. Social Media Manager. 40
2.2.1. ¿Qué funciones tiene el Social Media Manager?. 41
2.2.2. ¿Qué cualidades debe tener el Social Media Manager?. 42
2.3. Gestión de crisis en redes sociales. 43
2.3.1. ¿Por qué es tan importante la comunicación de crisis?. 44
2.3.2. ¿Qué es una crisis de Social Media?. 44
2.3.3. Tres ejemplos de una buena comunicación de crisis. 45
2.3.4. Pasos para un plan de Comunicación de crisis en Redes Sociales. 46
2.3.4.1. Objetivos. 47
2.3.4.2. Plan de Actuación. 35
2.3.4.3. Cómo crear un plan de crisis en redes sociales. 51
2.3.4.4. Pautas generales para la gestión de crisis de redes sociales 54
Referencias Bibliográficas
Módulo II
El Community
Manager
INFOTEP • CI. Comunicación Integral
Introducción
En la época de los noventas, a raíz de la popularidad que estaba alcanzando los medios
sociales, las grandes empresas comenzaron a notar que por los medios sociales se
puede ganar usuarios y por tanto es necesario el analizar y medir las respuestas de
estos con referente a su marca o producto. A partir de esta etapa, se comenzó una
evolución en términos de posiciones dentro de una organización, siendo una de las
más importantes la del Community Manager, aquel profesional encargado del
marketing digital de la empresa u organización, siendo responsable de la buena
gestión y desarrollo de la comunidad online.
Dentro de las empresas están otros profesionales que conjunto con el Community
Manager, desempeñan diferentes roles los cuales su principal objetivo es el público de
las redes sociales, por tanto, este conjunto de profesionales pertenece al
departamento de Social Media y se encarga de todo lo referente con el mundo digital.
En las redes sociales hay reglas de todo tipo, por tanto, el Community Manager debe
saber cómo conducirse por estas sin que resulte perjudicial para él y para la empresa;
se hace necesario presentar una buena imagen de la empresa, por consiguiente, desde
el principio el profesional debe tener claro su público, saber cómo llegar a este sin
ofender ni denigrar y tener la capacidad de brindar un buen servicio de forma online.
7
INFOTEP • CI. Comunicación Integral
Gracias a las innovaciones dentro del mundo digital, existen herramientas que facilitan
el trabajo del Community Manager, estas son:
Hootsuite
Buffer
Audiense
Canva
PowToon
Adobe Spark Post
Google Analytics
Brand24
Facebook Business Manager
Twitter Analytics
Metricool
Twitonomy
Followerwonk
Dentro de las redes sociales hay una gran variedad de ellas y cada una con su público y
contenido predilecto. Para poder hacer un buen trabajo de marketing digital, el
Community Manager debe tener bien estructurado la forma de proceder en los medios
sociales, ósea, saber que red o redes sociales son las predilectas para la marca que se
quiere vender y cuales generaran un mayor ingreso de público y ventas.
8
INFOTEP • CI. Comunicación Integral
2. El Community Manager
2.1. ¿Qué es un Community Manager?
Según Moreno Molina, Manuel (s.f.) Es difícil establecer el momento exacto en el que se
empezó a hablar de la figura del community manager o saber quién acuñó el término
por primera vez. Desde la popularización de los medios sociales, a finales de los años
noventa, comienza a surgir la necesidad en las grandes compañías de analizar y medir
lo que los usuarios comentan en internet.
Afortunadamente, las marcas son cada vez más conscientes de la necesidad de delegar
tan importante tarea en profesionales altamente cualificados, formados especialmente
para el manejo de la identidad corporativa de una compañía en las redes sociales.
Veamos entonces cuáles deberían ser los principales atributos de un buen profesional
del social media.
Definición:
Para Manuel, José (2021) El Community Manager es un profesional de marketing digital
responsable de la gestión y desarrollo de la comunidad online de una marca o empresa
en el mundo digital.
Según el autor más arriba citado pidió que definan el community manager en menos
de 140 caracteres y cada uno tiene su propia manera de definir la profesión, por eso es
interesante citar algunas de sus respuestas:
–El community manager es, sobre todo, la voz de los usuarios en la empresa y los oídos
de la empresa en las redes sociales. Dovidena del Campo, community manager de
Groupalia. (121 caracteres)
Lo que está claro es que el gestor de social media de una empresa no puede ser un
estudiante en prácticas (puede haber becarios que colaboren con el community
manager, que aprendan y se formen en el seno de una compañía, pero no pueden ser
los empleados sobre los que recaiga directamente toda la responsabilidad).
Explica González, Carlos (2021) Un community manager es quien gestiona las redes
sociales en una compañía en cuanto a las publicaciones que hace, la interacción con los
seguidores y la capacidad de engagement que posea al ejercer su trabajo. Esto se
encuentra ligado a los profesionales del marketing digital y, aunque se parezcan, no es
lo mismo que una social media manager.
2. Es creativo. Debe ser una persona resolutiva a la hora de crear contenidos que
compartir con la comunidad, buscando que éstos generen valor tanto para la marca
como para los individuos que los leen. Sabe cómo idear promociones interesantes,
redactar mensajes que llamen la atención y crear entre los miembros de la comunidad
un sentimiento de pertenencia.
3. Conoce bien a la competencia. Debe saber quiénes son sus competidores directos
y debe estar al día de las acciones que realizan, tanto en los social media como en
otros ámbitos. Sabiendo lo que hacen los demás, podrá planificar también sus
acciones.
9. Es planificador. Toda acción que realiza está previamente meditada y forma parte
de una estrategia definida y madurada con antelación. Además, lleva el control y realiza
el seguimiento de cada uno de los pasos que da, generando informes y reportes que
justifiquen su actividad ante la compañía. Concede a la monitorización la misma
importancia que a otras tareas, ya que le permite tomar de forma consecuente
decisiones sobre futuras acciones, fundamentadas en hechos y datos objetivos.
10. Tiene sentido común. Ésta es, quizá, la máxima fundamental. El community
manager debe actuar siempre de acuerdo con el sentido común. Lo necesitará sobre
todo cuando tenga que enfrentarse a situaciones no previstas en los planes
estratégicos, que serán muchas a lo largo del día. Siempre debe mostrarse accesible a
los miembros de la comunidad, comunicar con transparencia y humildad.
El autor Moreno Molina, Manuel en su libro “La enciclopedia del community manager”
establece 9 perfiles en un departamento de Social Media.
1. Community manager. Es sin duda la profesión más conocida tanto fuera como
dentro del ámbito de los medios sociales, por ser la primera a la que se le puso
nombre a finales de la década pasada. Se entiende como tal al profesional que ejecuta
la estrategia de contenidos digitales de la empresa. Es quien crea y publica los
contenidos y quien sirve de nexo de unión entre la marca y los consumidores,
dinamizando la conversación con los usuarios y dando respuesta a sus peticiones. En
muchas compañías de pequeño tamaño, su figura engloba también el resto de roles
detallados en este listado.
Según Mejía Llano, Juan Carlos (2019) El Community Manager, también llamado Gestor
de Comunidades y Community Management, se trata de una persona que tiene como
responsabilidad administrar y moderar las comunidades digitales de una empresa.
Asertivo. Es necesario que el Community Manager sea asertivo para que pueda sus
posiciones sin caer en pasividad (no expresar lo que se quiere) o agresividad
(intimidar o ser grosero).
Para Mejía Llano, Juan Carlos (2019). Las principales funciones del Community Manager
se pueden dividir en funciones estratégicas y funciones tácticas:
Define las redes sociales adecuadas. El Community Manager identifica las redes
sociales idóneas para la marca, de acuerdo a los objetivos y necesidades de la
empresa y los consumidores.
Habilidades de comunicación
Grandes dosis de empatía
Solucionador/a de problemas
Nivel de redacción escrita elevado
Equilibrio emocional y mediador/a
Implicación total y compromiso con la marca
Apasionado/a de las redes sociales
Según Moreno Molina, Manuel. (s.f.) Uno de los aspectos más atractivos de la profesión
del community manager es que no hay dos jornadas laborales iguales. Caer en la rutina
es prácticamente imposible, dado que cada día los mensajes que se comunicarán de
manera proactiva serán distintos, así como lo serán las cuestiones que planteen los
miembros de la comunidad en los diferentes canales.
Hay una serie de tareas con las que el community manager debe convivir día a día, y a
las que debe prestar la máxima atención. Podríamos considerar cinco funciones
básicas de todo gestor de redes sociales.
Si, por ejemplo, alguien se queja de una empresa operadora de telefonía móvil y
trabajamos como community manager de una asociación de defensa de consumidores,
sería muy recomendable entablar una conversación con ese usuario para presentarnos
y mostrarle nuestro deseo de orientarle para iniciar, en su caso, una reclamación.
Posiblemente estemos ganando un miembro para nuestra comunidad si logramos
hacerlo de una manera no intrusiva.
5. Monitorizar. Posiblemente, ésta sea la parte más rutinaria, pero no por ello la
menos importante. El community manager deberá registrar cada una de las acciones
que realiza y medir su impacto, controlando que se esté siguiendo la estrategia
marcada, para poder generar posteriormente informes de actividad.
Según el Blog Soluciones Web Mty. Com (2016) Normas de comportamiento de redes
sociales. Con el tiempo, cada nuevo medio de comunicación desarrolla su propio
conjunto de reglas. Hemos recorrido un largo camino desde que las primeras redes
sociales empezaron a emerger a mediados de los 1990, cuando los usuarios todavía
estaban descubriendo lo básico como el mejor tamaño y el ángulo de sus fotos de
perfil.
Crea una cuenta en las redes sociales que tú seguirías si no fuera tuya. Entrega
contenido relacionado a lo que menciones en la descripción de tu perfil, hazlo a
intervalos adecuados, para evitar que tus seguidores lo consideren spam.
La temática de este tipo de red social vertical gira en torno a diferentes tamas: deporte,
música, videojuegos, Wipley o Dogster son algunos ejemplos. La fallida Bananity
también pretendía hacerse un hueco en esta tipología de redes.
Sin embargo, debería ser evidente que todos los comentarios, especialmente si son
negativos, tienen que abordarse. Ignorar una crítica negativa puede llevar a la pérdida
de un cliente o incluso a un desastre de relaciones públicas. Abordar un comentario
negativo de manera oportuna puede ayudarte a convertir un detractor de la marca en
un defensor de ella.
Aunque seguir las cuentas de redes sociales de tus rivales es una buena manera de
conseguir algunas ideas valiosas sobre la competencia, ten cuidado de no abusar de
este privilegio. Ser amable con marcas de la competencia en las redes sociales sirve de
mucho: no solo puede ayudar a establecer una relación de trabajo profesional con
otros en tu campo, sino que también mejora tu reputación en línea en los ojos de tus
propios seguidores, así como para la audiencia en las redes sociales de tus
competidores.
Sin embargo, esto no significa que debas guardar silencio si otra marca te desafía en
las redes sociales. Tómate tiempo para responder a sus comentarios, al igual que lo
harías con críticas de tus clientes (especialmente si esos comentarios son negativos). Su
audiencia merece escuchar tu versión de los hechos, para decidir por sí mismos si
merece la pena considerar la mensajería negativa de tu competidor.
Por ejemplo, al redactar un tuit, intenta de utilizar menos de 100 caracteres para
permitir que tus seguidores retuiteen tu contenido y lo personalicen con su propio
comentario.
Este es uno de los consejos más antiguos y, sin embargo, es un punto importante que
algunos profesionales principiantes en las redes sociales olvidan. Separar tu cuenta
personal no solo implica la protección obvia contra publicar accidentalmente en tu
cuenta profesional en lugar de en tu personal. También implica mantener el tono de tu
mensajería de acuerdo con los valores de la marca cuando públicas en los canales de
redes sociales, y asegurar de que toda tu mensajería contribuye a la misión que has
establecido para ese perfil particular.
Difunde mensajería por diferentes canales para mantener la actividad de todos tus
canales de redes sociales y evitar descuidar una cuenta. Un calendario de contenido
de redes sociales para todos tus canales sociales puede ayudarte a evitar cualquier
lapso, y escoger el mejor tipo de contenido para compartir con tus seguidores.
Sigue cuentas que elaboran contenido valioso que considerarías compartir como parte
de tu estrategia de contenido (por ejemplo, cuentas de embajadores de tu marca,
expertos y organismos protectores en tu sector, fans activos y profesionales de
industrias asociadas).
Por último, pero no menos importante, una práctica importante en tus normas de
comportamiento en las redes sociales es reconocer que tu contenido puede no
resultar útil para todos. Puede pasar que te dejen se seguir y, aunque puedes tomar
medidas preventivas para evitar un éxodo masivo de seguidores, no puedes convencer
a todos los usuarios para que se queden. Realiza un seguimiento de cuantas personas
dejan de seguirte. Tómatelo con calma; pero mantente atento si los números
aumentan constantemente, ya que esto podría indicar la necesidad de cambiar tu
estrategia de contenido de redes sociales.
1. Hootsuite
2. Buffer
Idea para crear calendarios de publicaciones y programar cada uno de los movimientos
que se van a hacer durante el periodo de tiempo que tú mismo vas a establecer.
Las ventajas que tiene Buffer para garantizarnos una gestión eficaz en nuestras redes
sociales son:
Su versión gratuita te permitirá empezar sin gastos y con unos servicios óptimos
con los que comenzarás tu andadura de tu empresa en las redes sociales.
Su app para dispositivos móviles es igual de óptima para que puedas ejercer tu
trabajo como community manager en cualquier lugar.
3. Audiense
A pesar de ello, este programa para publicar en redes sociales es ideal si tu espacio es
Twitter y tienes menos de 5000 seguidores, ya que para este tipo de perfiles la
herramienta es gratuita y te permitirá obtener excelentes métricas y estudios para
hacer crecer tu marca a base de tweets y engagement.
1. Canva
2. PowToon
Es una aplicación para insertar texto en las fotografías. Es muy sencilla porque no tiene
muchas funciones, pero te permite dar tu toque personal a las imágenes.
Además, a diferencia de otras aplicaciones, Adobe Spark incluye otras funciones Adobe
y un muro donde podrás ver las fotografías de otras personas y coger ideas. Empezó
con sólo la versión para IOS, pero ahora también está disponible para Android. Es una
herramienta totalmente gratuita y la puedes descargar en la Appstore o Google Play
Store.
3. Brand24
4. Twitter Analytics
Si estás dando tus primeros pasos en el mundo Social Media, es imprescindible que
aprendas a leer los datos que te proporciona Analytics. En los informes mensuales de las
cuentas que gestionas podrás incluir:
Consulta del número de usuarios que han visto tus tweets
Audiencias: Datos sobre las cuentas que te siguen como pueden ser intereses,
países e incluso tipo de dispositivo de tus followers.
5. Metricool
En un único sitio podrás conocer todas las métricas imprescindibles de tus redes
sociales: Facebook, Twitter, Instagram o LinkedIn. Si tienes una cuenta Premium podrás
generar informes mensuales de forma personalizada para cada cliente.
6. Twitonomy
7. Followerwonk
Según el blog Movistar (2021). Explica que, con el paso de los años, las redes sociales se
han venido convirtiendo en herramientas fundamentales para impulsar el crecimiento
de las empresas, pues resultan ser excelentes canales para obtener mayor visibilidad y
poder tener una mejor cercanía con los clientes, si se utilizan las acciones apropiadas.
Sin embargo, aunque muchas organizaciones han decidido apostarle a este espacio
obteniendo resultados positivos, otras no ven la forma en que estas herramientas les
pueden ser de utilidad, especialmente por el tipo de producto o servicio que ofrecen. Y
es que, si bien las redes sociales ayudan a difundir, vender, comunicar y exponer los
productos o servicios de una empresa, eso no significa que todas las redes sean útiles
para todos los negocios.
Facebook: Además de contar con un gran porcentaje de público joven, la red social de
Mark Zuckerberg también llega a audiencias entre 35 y 54 años. De igual manera, el
62% de los estadounidenses de 65 años de edad y en adelante ya tienen una cuenta en
esta red social.
Twitter: El 71% de usuarios oscilan entre los 25 y 54 años, y es una red social muy
popular entre profesionales de la comunicación (periodistas, publicistas, etc).
Instagram: El 60% de los usuarios de esta plataforma tiene entre 18 y 29 años de edad,
pero la mayoría son mujeres.
LinkedIn: Esta red social es utilizada por cerca de un 25 % de población adulta, la gran
mayoría de ellos son profesionales con educación superior.
Para determinar qué red social es la más idónea, lo principal es estudiar los productos
y servicios que ofreces. Es importante tener definidos los objetivos a corto y largo plazo
para elaborar una estrategia de marketing adecuada.
Twitter: Twitter información de los sucesos actuales, es ideal para compartir noticias,
información técnica y opiniones. Cuenta con más de 340 millones de usuarios y se
recomienda para las empresas que quieren un lugar en la mente del consumidor, que
ofrezcan servicios de consultoría, capacitación y desarrollo personal y profesional. Con
Twitter puedes promocionar tus productos o servicios y redireccionar a tu audiencia
hacia tu página Web.
Esta red social es especialmente útil para una comunicación directa con tus clientes y te
permite contestar de manera inmediata a cualquier consulta. Aunque en los últimos
meses ha ampliado el límite de caracteres de sus publicaciones, en Twitter no puedes
extenderte demasiado.
LinkedIn: LinkedIn es la red de profesionales más grande del mundo, con más de 700
millones de usuarios, Según los expertos, es la red más indicada para generar leads de
ventas, su enfoque no es masivo, te permite generar relaciones más personalizadas. Es
una plataforma mucho más seria que cualquier otra red social.
El contenido más apropiado para incluir en LinkedIn tiene que ser profesional e
informativo, enfócate en esta red si ofreces productos o servicios especializados para el
mercado corporativo o de profesionales.
YouTube: Los videos en línea han ganado mucha popularidad en los últimos años, las
empresas que venden productos de consumo masivo deben tener presencia en esta
red social. Hay 2000 millones de usuarios de YouTube en todo el mundo, alrededor del
79% de los usuarios de internet tienen su propia cuenta de YouTube.
Las opciones son variadas, puedes elegir desde la típica publicidad hasta videos
tutoriales. En esta red social lo principal es la creatividad, que tus contenidos sean
originales y entretenidos, no el presupuesto que inviertas. Es importante conocer a tu
audiencia, mantenerte activo, humanizar tu marca y formar lazos con tu comunidad.
Positivamente
Son varias las ventajas de ser redactor freelance o Ghostwriter. La demanda de trabajo
bajo esta modalidad es casi que infinita. En la web hay millones de sitios que requieren
publicar contenido a diario para mantener las relaciones con sus clientes y la relevancia
de su marca, pero por diferentes razones no se pueden dedicar a escribir los textos y
requieren que alguien se los venda junto con los derechos de propiedad intelectual.
Además, existen varios famosos, empresarios e incluso escritores de renombre que por
una u otra razón acuden a estos servicios, aunque para llegar a esos niveles es
necesario ser extremadamente bueno y ser reconocido en el medio como un excelente
y fiable Ghostwriter.
Sin embargo, lo más importante es que mientras lo hace aprende sobre diversos temas
y desarrolla experiencia para lanzar su propia marca o ejecutar proyectos de escritura
propios. Ya se sabe que es la práctica la que hace al maestro.
Negativamente
Puede ser frustrante ver que los créditos por un buen trabajo se los lleva un tercero,
mientras el verdadero autor vive en las sombras. Pero más allá de esto, construir una
marca personal bajo esta modalidad de trabajo es extremadamente difícil, porque a
menudo se firman contratos en los que se pacta no develar por ningún motivo la
autoría de la pieza escrita. Es decir que es difícil mostrar un portafolio. Entonces se
hace indispensable trabajar más en la producción de obras propias, que le permitan
ganarse un nombre en ese medio tan competitivo actualmente.
Según Blog Digital Bussines School.com (2019). Dentro de los perfiles profesionales
surgidos gracias al marketing digital, encontramos el de Social Media Manager. En
líneas generales, se trata de la persona encargada de planificar e idear la estrategia en
redes sociales. Posteriormente, será el Community Manager quien la ejecutará.
Para la profesora Querales, Lenis (2021). El Social Media Manager o gestor de Redes
Sociales es el encargado de crear, introducir y liderar la estrategia de una empresa en
las redes sociales, además de diseñar su presencia en los medios sociales. Es el
encargado del Social Media Management. De dotar a estos medios sociales un enfoque
social y estratégico. Prepara y planifica la estrategia de acción en redes que será
ejecutada a posteriori por el Community Manager.
En otras palabras, el Social Media Manager crea el plan de social media el cual debe
estar ligado estrechamente con los objetivos de la marca.
Aunque sus labores pueden variar en función de una empresa u otra, hay una serie de
tareas que son las más habituales:
Conocer y estudiar la situación del mercado, tanto del sector de la empresa como lo
referente a todas las novedades en redes sociales.
Algunas de las cualidades que cualquier Social Media Manager debe tener son:
Tener habilidades analíticas para interpretar bien los datos y modificar la estrategia
acorde a ellos.
Esa promoción puede incluir herramientas como redes sociales, blogs, webinars y
otros. De ahí que el SMM debe conocerlas todas y saber qué aportan a una campaña.
El Social Media Manager tiene que controlar la monitorización de las redes sociales al
igual que conocer las últimas tendencias que se muevan por la red. Pero el trabajo no
sólo se queda ahí. También controla a la competencia y a los clientes. Analiza e
interpreta los datos que obtienen de las campañas extrayendo conclusiones de cómo
estas han funcionado, ya sea a través de herramientas de análisis como KPI’s, ROI o
web analytics.
Para que una comunicación de crisis sea efectiva, debe estar bien planificada. En los
casos en los que no hay una estrategia estudiada, existe el riesgo de llevar a cabo una
comunicación contraproducente. Como parte del trabajo de relaciones públicas de las
empresas, la comunicación de crisis apunta a un objetivo en particular, esto es, evitar o
minimizar los daños que podría sufrir la reputación de la empresa. En un contexto
operativo, las crisis se consideran amenazas económicas que ponen en peligro la
supervivencia misma de la compañía. Los daños masivos a la reputación o cualquier
problema que afecte al funcionamiento de la empresa también pueden considerarse
por sí mismos crisis internas en una compañía.
Huelgas de empleados.
Producción defectuosa y/o retirada de productos.
Escándalos sobre un miembro de la mesa directiva.
Escándalos medioambientales.
Crisis de reputación en redes sociales.
Los problemas que requieren desarrollar una comunicación de crisis se originan por
norma general en errores cometidos por la empresa o por un trabajador en concreto.
Son contadas las ocasiones en las que la empresa no tiene responsabilidad en la
llegada de una crisis.
Lo peor que puede hacer una empresa en una crisis es no hacer nada. El objetivo final
de una buena reacción comunicativa es que el público hable con la empresa y no sobre
la empresa, por lo tanto, las declaraciones son fundamentales. Al dar explicaciones, los
responsables y el departamento de relaciones públicas se enfrentan a varios retos a la
vez. No se trata sencillamente de reaccionar correctamente, sino que además el tiempo
apremia: cuanto más se tarde en reaccionar, más negativo se vuelve el ánimo general.
Si se reacciona demasiado tarde, el daño apenas podría ser reparable.
Las crisis de comunicación es uno de los ámbitos que desde sus inicios ha sido
controlado y valorado por los expertos en relaciones públicas. La clave estaba en
controlar los flujos de comunicación alrededor del negocio en cuestión con el fin de
evitar que cualquier polémica afectada a la imagen de marca, y por ende, a sus
resultados económicos. Para ello, se establecía un sistema de control y un protocolo de
crisis que permitía detectar y solventar cualquier situación conflictiva del mejor modo
posible para salvaguardar la imagen pública y credibilidad de la empresa.
Pepsi
La empresa gestionó la crisis de manera positiva en relación con varios aspectos. Para
empezar, mantuvo la calma. Lo primero que hizo fue asegurarse a nivel interno de no
ser responsable del problema. A continuación, demostró con una sólida comunicación
que la empresa se toma muy en serio los temores de sus consumidores. Y, finalmente,
actuó con transparencia, al mostrar su proceso de producción públicamente.
Starbucks
La cadena de cafés Starbucks tuvo que solventar ciertos problemas relacionados con el
racismo derivados de un vídeo que se hizo viral en internet. En una sucursal
estadounidense, los empleados del establecimiento llamaron a la policía porque dos
clientes de piel oscura llevaban bastante tiempo en la cafetería sin pedir nada. La
opinión pública fue tajante: esto no hubiese sucedido si los clientes hubiesen sido de
piel blanca.
Starbucks reaccionó con una gran campaña antirracismo. En lugar de delegar toda la
responsabilidad de lo ocurrido a los trabajadores de la sucursal, dedujeron que existía
un problema sistemático interno. La compañía cerró durante un día todas sus
sucursales y llevó a cabo talleres de antirracismo para sus empleados. Esta decisión,
que costó a la compañía más de 10 millones de dólares, llegó a la prensa internacional
y mejoró considerablemente su reputación.
Snapchat
La todavía joven compañía Snapchat ha pasado ya por diversas crisis. En 2014, algunos
hackers se apoderaron de los correos electrónicos privados del director general de la
compañía, los cuales contenían datos confidenciales de la empresa. El director
reaccionó escribiendo una carta personal a los trabajadores y publicándola en Twitter.
En la carta mostró públicamente su lado más humano y demostró cercanía hacia los
trabajadores y usuarios de la plataforma.
Esta reacción no solo ayudó a la compañía ante este problema específico, sino también
al director a limpiar su imagen, después de que se hubiese hablado sobre él
negativamente en los medios de comunicación.
Para Marrero, Momo (2020). Una crisis es una situación de gran calado y profundas
consecuencias que precisa de acciones extraordinarias por parte de una institución u
organización. Para afrontarla debemos tener desarrollado un Plan de Crisis, que
definiremos como “el documento que recoge las medidas y actuaciones que deben
ponerse en marcha antes, durante y después del estallido de una crisis, en previsión de
todos los posibles escenarios “.
Son muchos los factores que hay que tener en cuenta a la hora de actuar ante una
crisis: es importante determinar qué causas la originaron, cómo y cuándo, cuál es su
tipología, cómo gestionar la comunicación de crisis y cuál será el comportamiento de
los directivos de la empresa durante esta etapa.
2.3.4.1. Objetivos
Planea Marrero, Momo (2020) que el plan de crisis debe establecer una serie de
objetivos (como haríamos en cualquier planificación estratégica o táctica) que
tendremos muy presentes antes de la toma de decisiones:
Identificar las posibles crisis a las que nos podríamos enfrentar, incluso antes de
que se produzcan.
Establecer los procedimientos a seguir.
Asignar responsabilidades.
Definir los mensajes de comunicación que permitan una actuación rápida y eficaz.
Proteger la reputación de la empresa, de la marca y del producto.
Detectar el o los elementos generadores de la crisis.
Identificar la audiencia potencial y los canales de comunicación para dirigirnos a
ella.
Una crisis exige la puesta en marcha de acciones antes, durante y después de que se
produzca. Por ello debemos anticiparnos en la elaboración de un Plan de Actuación
dividido en cinco fases:
2. Plan Preventivo
3. Estallido de la Crisis
Es imprescindible articular una respuesta rápida, ágil, clara y eficaz que evite la
propagación del problema o la duda. La capacidad de reacción durante las primeras
horas es de vital importancia y determinará buena parte de la correcta gestión de la
crisis.
En adelante:
4. Posibles Crisis
5. Gabinete de Crisis
Determinar el alcance y profundidad de una crisis es vital para poder acometer las
decisiones y planificar las acciones necesarias para atajarla en tiempo y forma. Para
lograrlo debemos considerar tres niveles y escoger a las personas que formarán el
gabinete de crisis en cada caso:
Crisis leves
Suelen generarse en las redes sociales, que es donde mayor número de comentarios
negativos se producen. Comprobada la veracidad del comentario o insinuación, el
departamento de Comunicación se ocupará de contactar con su autor para aclarar la
situación. El contacto ha de ser preferiblemente telefónico, por lo que se le solicitará al
individuo sus datos de contacto. Si la denuncia fuera cierta y el afectado tuviera razón,
la empresa reconocerá su error y se le intentará recompensar de forma justa y según el
alcance del problema generado, en el menor tiempo posible. El acercamiento se hará
en un tono amable, respetuoso, cercano y siempre con una actitud positiva y
dialogante.
1.Responsable de Comunicación.
2.Responsable de las Redes Sociales.
Crisis moderadas
Crisis graves
1. Director General.
2. Director Comercial y Marketing.
3. Director del departamento afectado.
4. Responsable de Comunicación.
5. Responsable de la Agencia de Comunicación.
6. Responsable de las Redes Sociales.
1. Director General.
2. Director Comercial y Marketing.
3. Responsable de Comunicación.
4. Responsable de la Agencia de Comunicación.
Según Vilma Núñez (2020) Toda marca que se encuentre vulnerable a sufrir una crisis
en redes sociales debe de tener un plan de crisis previamente elaborado.
Para hacer más fácil esta tarea primero os recomiendo identificar todas las partes que
pueden estar involucradas en una crisis, por ejemplo:
Dirección de la empresa
Departamento de Marketing
Community Management
Atención al cliente
Departamento legal
Recursos humanos
Nombre completo
Cargo y departamento
Correo electrónico
Teléfono móvil y fijo
Otras formas de contacto
Suplemente del involucrado en caso de vacaciones.
Busca los influencers de tu marca que te puede ayudar a gestionar una crisis haciendo
eco de tu mensaje.
Este plan consiste en detallar todas las acciones necesarias para iniciar a gestionar una
crisis en redes sociales, por ejemplo:
Medir el nivel de la crisis, hay pequeñas crisis que no merece la pena gestionar,
pero SI monitorizar por si llega a crecer en algún momento.
En el caso de que la crisis requiera de una gestión se contacta a los involucrados.
En conjunto con los involucrados se define cómo gestionar la crisis
Se define el mensaje que se va a publicar en los medios. Mediante el blog o una
nota en Facebook podemos dar explicaciones más extensas, pero también se
necesita tener una respuesta más corta (140 caracteres). Para esta fase se
recomiendo:
Ser lo más transparente posible
Admitir el error y ofrecer una disculpa
Explicar cómo se solucionará el problema,
Este plan consiste en detallar todas las acciones necesarias para iniciar a gestionar una
crisis en redes sociales. No olvides monitorizar las palabras claves de los posibles
escenarios, te ayudará a prevenir cualquier crisis.
Según la marca que gestionéis el tipo de respuesta puede cambiar, os comparto una
guía de cómo podrías hacer este paso:
Facebook
Responde a todos los comentarios en actualizaciones y en el muro, no importa si
son positivos o negativos
Enlaza en tus respuestas al canal original donde publicaste la respuesta oficial de tu
crisis o enlaces importantes relacionados a tu marca
Al igual que en Facebook intenta responder a todos los tweets que reciba la cuenta
de la marca ya sean negativos o positivos. S no te alcanza un tweet utiliza varios
agregando al finalizar de cada tweet la numeración, ejemplo: 1/2, 2/2
Si recibes muchos tweets puedes crear en tu blog un post de Preguntas y
Respuestas donde respondas a todos los tuiteros.
Agrega la URL de donde publicaste la respuesta oficial
Agrega un hashtag para recopilar todas las respuestas que ofreces.
YouTube
Mantén actualizado tu blog con la respuesta a tu crisis porque será de los primeros
lugares donde los usuarios buscarán información.
En el Blog BeeDIGITAL.Com (2021) se explican algunas pautas para gestionar una crisis
en redes sociales.
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