14 DE MARZO DE 2021

INTRODUCCIÓN.
Las bases de datos se podrían definir como una colección de datos relacionados de un
tema particular. Es decir, una lista de datos. Microsoft Access es un programa informático
desarrollado por la empresa Micorsoft incluido en su paquete office 365 que permite
gestionar bases de datos.
La primera versión de Access fue lanzada en 1992. A partir de entonces se sucedieron
diversas versiones que incrementaron la funcionalidad del software. Actualmente, Access
es un programa utilizado para la gestión de datos a través de informes y consultas, que
incluso puede importar información creada con otros software.

MICROSOFT ACCESS

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UNIMINUTO

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 GENERALIDADES.
Access es un gestor de base de datos que utiliza conceptos de bases de datos relacionales
y pueden manejarse por medio de consultas e informes. Está adaptado para recopilar datos
de otras utilidades como Excel, SharePoint, etc. Access, aparte de ser un motor para bases
de datos es todo un conjunto de herramientas. Ofrece una interfaz gráfica amistosa para el
usuario, donde puede consultar la información almacenada y realizar diversas operaciones
tales como:
 Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados con un asunto o
propósito; también facilita las tareas de agregar, actualizar, organizar y eliminar
datos.
 Buscar datos: puede ubicarse un dato fácil y rápidamente.
 Analizar e imprimir información: se pueden realizar cálculos con los datos
almacenados en la base de datos.

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  Manejar datos: una base de datos permite manejar con relativa facilidad grandes
volúmenes de datos.
 Compartir datos: la mayoría de los programas de bases de datos permiten que
más de un usuario acceda simultáneamente a los mismos datos.
Los datos se ingresan una sola vez, de una forma determinada y luego pueden
manipularse para extraer la información ordenada y seleccionada por múltiples criterios.
Generalmente, las bases de datos consisten de varios elementos; una base de datos
Access puede contener seis tipos diferentes de objetos. Algunos se utilizarán siempre como
las tablas, otros rara vez como los módulos.

¿CUÁLES SON LAS FORTALEZAS DE MICROSOFT ACCESS?

1. Access, rápida y sencilla almacenando, gestionando y compartiendo datos:
Microsoft Access está diseñada para que cualquier usuario sin conocimientos
especializados de bases de datos, pueda trabajar profesionalmente. Muchas veces la
información que manejamos tiene que transcender nuestro disco duro local para ser
compartida con otros usuarios, tarea para la que Access está diseñada específicamente
resolviendo de manera muy sencilla su conexión con Microsoft Office SharePoint,
pudiendo así compartir fácilmente archivos, realizar auditorías y consultas, o copias de
seguridad.
2. Facilidad para integrar: Las bases de datos Access funcionan muy bien con
muchos de los programas para desarrollo de software basados en Windows. También se
pueden utilizar sus tablas en productos tales como Microsoft SQL Server y en otros no
basados en Microsoft tales como Oracle y Sybase.

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3. Empezar rápidamente usando soluciones prediseñadas: Access viene con una
completa biblioteca de soluciones prediseñadas que nos permitirán realizar el
seguimiento de la información inmediata, sin necesidad de diseñar nosotros los
formularios y los informes, valiosas herramientas de Access. Una vez que ya vayamos
ganando soltura en Access podremos modificar estas plantillas, y crear las nuestras
propias. El proceso de aprendizaje es natural y reporta grandes beneficios.
4. NET-amigable: Las bases de datos Access son también una buena opción para los
usuarios que tengan la intención de desarrollar software utilizando .NET ya que Ms
Access y .NEt se pueden vincular. Además, la interfaz gráfica de usuario de MS Access
también puede ofrecer fácil funcionalidad y posibilidades de configuración
5. Distintos formatos de un mismo informe para distintos destinatarios: Access nos
permite que presentemos de muy distintas y personalizadas maneras la información, una
ventaja de la cual sacaremos mucho beneficio cuando queremos presentar un grupo de
datos de distinta manera para distintos destinatarios. Las posibilidades aquí son muy
amplias, lo que garantiza que cumplirá con prácticamente el total de nuestras
necesidades.
6. Puede ser colocada online: Aunque todavía tiene limitaciones de número de
usuarios con conexión simultánea, cuando se tiene necesidad de usuarios remotos, se le
puede dar control total y funcionalidad a una base de datos Access de modo que el
teletrabajo pueda convertirse en una opción viable para los administradores de bases de
datos.
7. Creación de tablas de datos más rápida y tan sencilla como una tabla de Excel:
Access está especializada en tablas, y por ello nos aporta funciones tan interesantes y
productivas como la detección automática del tipo de información (fechas, monedas,
etc.). Además, todas nuestras tablas de Excel se pueden importar o pegar directamente
Access y así realizar un seguimiento de la información más eficaz.
8. Incluye macros, que permiten agilizar la realización de determinadas tareas.

¿CUÁLES SON LAS DEBILIDADES DE MICROSOFT ACCESS?

1. Capacidad Finita: las bases de datos Access son útiles para pequeñas y medianas
empresas o departamentos individuales ya solo cuentan con 2GB de almacenamiento.
2. Su procesamiento de búsqueda es limitado, por lo que, en sectores corporativos muy
complejos, se requerirá de otros programas.
3. Solo está disponible para dispositivos con sistema operativos pertenecientes a
Microsoft.
4. Múltiples sistemas operativos Windows podrían corromper la base de datos:
Cuando se comparte una base de datos con los usuarios de sistemas operativos
mezclados, es posible que se pueda corromper la información que se está recogiendo

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5. Un solo archivo: Toda la información de tu base de datos se guarda en un solo
archivo. Esto limita las opciones y cómo elegir utilizar los datos. Ralentiza informes,
consultas y formularios. Su rendimiento se va volviendo lento conforme el usuario va
escalando el tamaño de los datos.
6. Límite de usuarios: el límite técnico de las bases de datos Access es de 255
usuarios al mismo tiempo, pero el límite real es de entre 10 y 80.

USOS Y APLICACIONES DE MICROSOFT ACCESS EN EL ÁMBITO

EMPRESARIAL
1. Mantenimiento de la información del cliente: Una base de datos de Microsoft
Access permite a una empresa rastrear toda la información necesaria para cada cliente,
incluyendo direcciones, información de pedidos, facturas y pagos. Mientras la base de
datos esté almacenada en una red donde todos los empleados puedan acceder a ella y
actualizarla, la información puede mantenerse actualizada.
2. Access permite a las empresas crear facturas, enviar correos electrónicos y correo
regular, y realizar un seguimiento de cuándo y cómo se pagaron las facturas. Actualizar
y almacenar los datos de los clientes en Access es más fiable que una hoja de cálculo o
un documento de Word, y agiliza la gestión de esa información.

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3. Seguimiento de datos financieros: se pueden registrar todos los gastos y
transacciones comerciales.
4. Gestión de marketing y ventas: Con la información existente de los clientes ya
almacenada en la base de datos, es fácil enviar correos electrónicos, volantes, cupones y
correo regular a aquellos que puedan estar interesados en ventas u ofertas especiales.
Para nuevos clientes, se pueden crear y supervisar campañas completas desde una única
ubicación. Esto facilita a los empleados ver lo que ya se ha completado, lo que queda
por hacer y el seguimiento necesario.
5. Seguimiento de la producción y el inventario: Access facilita la introducción de
datos sobre los envíos a los almacenes y permite saber cuándo es el momento de pedir
más de un producto en particular. Esto es especialmente crítico para los fabricantes que
requieren una serie de recursos diferentes para completar un producto
6. Ejecución de informes y análisis: Quizás el aspecto más poderoso de Access es la
capacidad del usuario para generar informes y gráficos a partir de todos los datos. Un
usuario puede generar rápidamente un informe que compare los costos de los recursos
con los precios actuales, crear un gráfico que ilustre cuánto hay en stock para una
próxima campaña de marketing, o realizar un análisis que identifique qué clientes están
atrasados en los pagos.

CONCLUSIÓN.
Microsoft Access puede proporcionar soluciones de programación para aplicaciones que
pueden ser exclusivos de una empresa. Una pequeña empresa oficina en casa o pequeño
negocio por lo general se ejecuta aplicaciones en un PC o un entorno basado en la red. La
mayoría de estas pequeñas empresas pueden no tener los fondos para comprar un sistema
de gama media o un paquete de base de datos empresarial de datos grande. Con un poco de
creatividad, Microsoft Access puede proporcionar la misma potencia de procesamiento por
menos dinero y ahorrar tiempo mediante la creación de aplicaciones en casa.
Microsoft Access ayuda a las pequeñas empresas en sus necesidades de procesamiento
de información, permite a los pequeños propietarios de negocios flexibilidad en el
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desarrollo de aplicaciones a costos más bajos, mientras que la implementación de
programas que son fáciles de mantener.

BIBLIOGRAFÍA.
1. https://www.microsoft.com
2. https://es.wikipedia.org/

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