MANUAL DE GESTION TAREAS EN

CELULAR - OFFICETRACK
[SGSI-D-O-03]

03/2019
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Información del Documento

Nombre Fecha Dpto.

Elaboró Gisella Robladillo Payano Analista de Gestión de Procesos Operativos y Factibilidad Técnica

Reviso Miriam Oropeza Jefe de Gestión de Procesos Operativos y Factibilidad Técnica

Registro de Modificaciones
Revisión Emisor Descripción

Nº Fecha Nombre/Dpto. De la Modificación Aprobó

001

001

001

001

Política de Actualización

Frecuencia Descripción del Cambio Partes que Cambian Responsable

Gestión de Procesos Operativos

Anual Actualización, modificación y/o corrección Generar Reporte de los Items Modificados
y Factibilidad Técnica
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INDICE

1. Objetivo ............................................................................................................................................ 4

2. Alcance ............................................................................................................................................. 4

3. Procedimientos Relacionados y Otros Documentos ........................................................................ 4

4. Definiciones ...................................................................................................................................... 4

5. Desarrollo ......................................................................................................................................... 4

Declaración de Confidencialidad ............................................................................................................ 4

5.1 Instalación de la herramienta ........................................................................................................ 5

5.2 Activación de la Herramienta. ....................................................................................................... 5

5.3 Escenario de Gestión de la herramienta ....................................................................................... 5

6. Gestión de las diferentes actividades .............................................................................................. 6

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1. Objetivo

El presente Manual tiene como objetivo brindar información acerca de la gestión de una
tarea emitida en Officetrack.

2. Alcance

El alcance del presente plan de capacitación contempla la periodicidad en la ejecución de las

capacitaciones, así como los temas base que contempla.

3. Procedimientos Relacionados y Otros Documentos

No Aplica

4. Definiciones
A continuación, se lista algunos conceptos que se usan a lo largo del proceso de gestión de
requerimientos. Su descripción se encuentra en el glosario de términos1.

1.1. Tarea
1.2. Reprogramada
1.3. Fallida

5. Desarrollo
Declaración de Confidencialidad
El presente Plan de Capacitación es propiedad de Americatel Perú S.A. tiene el carácter
confidencial y no podrá ser objeto de reproducción total o parcial, trasmisión de ninguna
forma o por cualquier medio ya sea electrónico, manual, por copia, registro o cualquier otro
medio.
Tampoco podrá ser objeto de préstamo, alquiler o cualquier forma de cesión de uso sin el
permiso previo y escrito de Americatel Perú S.A.
El incumplimiento de estas restricciones por cualquier persona que tenga a su cargo o a
disponibilidad dicha documentación será amonestado según la ley.

1
Anexo 1: Glosario de Terminos del servicio.
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5.1 Instalación de la herramienta

El aplicativo de Officetrack puede descargarlo como cualquier otro APP. Búsquelo en el Play Store. Le
mostrará dos opciones. Se recomienda la primera Opción.

5.2 Activación de la Herramienta.

Para Terminar la activación de la Herramienta debe enviar un correo a su Supervisor y tramite el
Código para la activación de la herramienta

5.3 Escenario de Gestión de la herramienta

A continuación, se presenta una infografía de los estados que se han establecido al atender una
instalación. (En la herramienta Officetrack, se le llama tarea a cada instalación asignada).
• Cada ves que se asigne una tarea al técnico, se emitirá una alerta (Símil a un mensaje).
• Los saltos desde la A hasta la F se ejecutan siempre y cuando sea una instalación factible.
• Los iconos de Aspa (reprogramada) y menos (Fallida) se activan en cualquier momento y
permite omitir recolección de data innecesaria o que ya no se puede recolectar porque la
instalación no ha sido completada.
• Los iconos que se muestran en la parte inferior irán cambiando de forma progresiva en el
interfaz del celular, según se vaya atendiendo la instalación o la tarea. En la siguiente etapa
se mostrará con mas detalle cada salto para interacción y gestión de la tarea o instalación.
A continuación, se presenta una infografía de los estados que se han establecido al atender una
instalación. (En la herramienta Officetrack, se le llama tarea a cada instalación asignada).
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6. Gestión de las diferentes actividades

Inicio de Gestión de Officetrack

1. Menú Principal: Al ingresar a la herramienta mostrará la siguiente ventana.

2. Atender instalación: Para atender las instalaciones asignadas debe ingresar al icono
Tarea
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3. Gestionar Tarea. Al ingresar mostrará las diferentes tareas asignadas hacia el técnico. Como
se puede apreciar esta cada Icono mostrado en la infografía.
Los Iconos indican:
• Sobre Cerrado: Actividad asignada sin revisar
• Sobre Abierto: Actividad asignada revisada, pero sin gestión
• Camión con Flecha color Verde: Tarea en proceso de asistencia al cliente
• Auto Pista: En Sitio para buscar Señal.
• Bandera cuadriculada: En Proceso de Instalación Física

Observación: Para efectos de documentación, se ha dejada en distintos estados la gestión

de una instalación, pero esta no debe permanecer en la lista, una vez que se inicia su
gestión, debe tratar de darse flujo hasta que se finalice su atención, ya sea factible,
reprogramada o fallida.

Tarea Nueva
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Gestión de Una tarea. Aquí desarrollaremos la infografía a detalle

Paso 1: Llegada al Cliente

Descripción

• El Numero de Tarea: Es de la herramienta

y no implica o gatilla alguna actividad.
• Descripción: Detallará si es una
Instalación y/o Desinstalación o incidencia.
• Nombre del Empleado: Mostrará su
nombre como técnico, ya que la tarea ha
sido asignada a su persona.
• Fecha Inicio/Fin: Le deja ver el horario en
que esta comprometido la atención de la
tarea.

Esta se debe Activar cuando el

técnico llego al cliente

Gestión y/o Administración de la Tarea

Al mantener presionado el Icono del camioncito, mostrará el nombre de la actividad, como se

muestra en la siguiente ventana.

Al picar de forma sencilla mostrará o permitirá la activación o Inicio de dicha actividad, como se
muestra en siguiente ventana.

Para continuar con la siguiente etapa, se debe picar en Si.

Al picar en sí, nos retornará a la interfaz de lista de Tareas y si

recordamos en un inicio aparecía un icono de un Sobre, ahora
aparecerá el icono del camión (En Amarillo). Para seguir la
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gestión debemos volver a ingresar a la Tarea que se está atendiendo.

Paso 2: Iniciar Actividades

Descripción

Al ingresar a la tarea, la variación que se da es

el cambio de Icono de un Camión a una
autopista.

Esta se debe Activar cuando

se va a Iniciar “Búsqueda de
Señal”

Gestión y/o Administración de la Tarea

Al mantener presionado el icono de la Pista muestra la siguiente actividad

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Al picar de forma sencilla mostrará la siguiente ventana: Donde Indica la activada a Ejecutar.

Al mantener presionado el icono del celular mostrará la actividad “Enviar”

Si picamos el icono de forma sencilla, nos mostrará la ventanita de atender el reporte .

Para continuar con la siguiente

etapa, se debe picar en Si.

Al picar en sí, nos retornará a la interfaz de lista de Tareas y si recordamos en un inicio

aparecía un icono del camión, ahora aparecerá el icono del Camino.
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Paso 3: Iniciar Instalación

Descripción

Al ingresar a la tarea, la variación que se

da es el cambio de Icono de una Pista a
una bandera Cuadricula.

Esta se debe Activar

cuando se va a Iniciar “La
Instalación Física del
servicio”

Gestión y/o Administración de la Tarea

Al mantener presionado el icono de la bandera cuadriculada muestra la siguiente actividad

Al picar de forma sencilla mostrará la siguiente ventana: Donde Indica la activada a Ejecutar.
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Si picamos en Seleccione Valor, nos mostrará los Tipos de Estatus. (factible / Fallido / Reprogramada)

A. Estatus: Factible
Al elegir el estatus, factible, nos mostrará lista de datos que debemos recolectar

Pantalla sin datos Pantalla con datos

Para enviar los

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datos solicitados debemos picar en el icono de Celular. (Si mantenemos largo rato presionado el icono, mostrará
la actividad a ejecutar)

Al Picar de forma sencilla en el icono de Celular, mostrará la siguiente ventana donde, si ya se verifico los datos
y estos se encuentran completos, debemos picar en Si.

Al picar en sí, nos retornará a la interfaz de lista de Tareas y si recordamos en un inicio aparecía un icono del
camión, ahora aparecerá el icono del Camino.
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Paso 4: Fin de Instalación

Descripción:
Al ingresar a la tarea, la variación que
se da es el cambio de Icono de una
bandera cuadriculada al icono de Play
(Verde)

Esta se debe Activar

cuando el “Servicio ya se
encuentra Activo” y Se
necesita definir la Fecha
de Inicio de Servicio

Gestión y/o Administración de la Tarea

Al mantener presionado el icono de Play muestra la actividad que implica el ingresar.

Al picar de forma sencilla mostrará la siguiente ventana: Donde Indica la activada a Ejecutar.
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Al picar de forma sencilla mostrará la siguiente ventana: Donde Indica la activada a Ejecutar.

Al picar en sí, nos retornará a la interfaz de lista de Tareas y si recordamos en un inicio aparecía un icono del
camino, ahora aparecerá el icono de un tablero.
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Paso 5: Entrega del Servicio

Descripción:

Al ingresar
} a la tarea, la variación que
se da es el cambio de Icono de Play
(Verde) a un Camión con la flecha Roja

Esta se debe Activar

cuando Se empieza a
generar y entregar la
documentación hacia el
cliente y los detalles de la
Instalación

Gestión y/o Administración de la Tarea

Al mantener presionado el icono del camioncito con flecha roja muestra la actividad que implica el
ingresar.
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Al picar de forma sencilla mostrará la siguiente ventana: Donde Indica la activada a Ejecutar

Pantalla sin datos Pantalla con datos

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Al mantener presionado el icono del celular muestra la siguiente actividad

Al picar de forma sencilla mostrará la siguiente ventana: Donde Indica la activada a Ejecutar.

Al picar en sí, nos retornará a la interfaz de lista de Tareas y si recordamos en un inicio aparecía un icono de un
tablero, ahora aparecerá el icono del Camión con flecha roja.
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Paso 6: Salida del Cliente

Descripción:

Al ingresar a la tarea, la variación que

se da es el cambio de Icono Camión
con la flecha Roja a un Circulo con un
Check.

Esta se debe Activar

cuando se esta
procediendo a retirar del
Cliente.

Gestión y/o Administración de la Tarea

Al mantener presionado el icono de Check muestra la actividad que implica el ingresar.

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Al picar de forma sencilla mostrará la siguiente ventana: Donde Indica la activada a Ejecutar. Que
es reportar la salida del Cliente.

Nota: Al Picar en Si. La tarea desaparecerá de la lista de Pendientes porque se ha

cubierto en su totalidad la instalación del Servicio solicitado.
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B. Estatus: Fallido
Se muestra a continuación la ventana de fallido. Donde se debe registrar los siguientes datos.

C. Reprogramada
Se muestra a continuación la ventana de reprogramada. Donde se debe registrar los siguientes datos.
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Anexo 1
Glosario de Términos

• Tarea. Se define así en la herramienta de Officetrack, a una actividad como una

Instalación, Desinstalación y/o incidencia.
• Reprogramada. Se trata de una tarea que necesita ser reagendada. Para tal caso, el
Técnico no tiene atribución para definir nueva fecha. Solo lo notificará y personal de
TUC, gestionará la nueva tarea para atender requerimiento.
• Fallida. Se trata de una tarea que ha resultado fallida. Esta puede deberse a temas
administrativos o técnicos.

Los documentos impresos desde la red, se consideran copias no controladas