Metodología Kanban:

revoluciona tu manera
de trabajar más ágil
 Por Janet Mesh | Publicado el 29 de marzo de 2020 | 11 min. de lectura

¿Qué tan a menudo las reuniones con tu equipo

comienzan con esta pregunta:

Entonces, ¿nuevamente en qué estás trabajando? 

(Pones cara de fastidiado) 🙄 

¡Pero no desesperes! No hay razón para que las reuniones

con tu equipo empiecen siempre con un aburrido
resumen de actualizaciones. Más bien, para el día de la
reunión todos ya deberían saber exactamente en qué
están trabajando los demás. 
Si esto te suena a algo imposible, entonces ya es tiempo
de que pruebes el método kanban. 

Kanban es un método visual para gestionar y procesar el

trabajo. Según Atlassian, líder en metodología ágil, "el
objetivo del método kanban es poder visualizar tu trabajo,
limitar la acumulación de tareas pendientes y maximizar la
eficiencia (o el flujo de trabajo). Los equipos que trabajan
con kanban se enfocan en reducir la duración de un
proyecto (o la intervención de cada miembro) de
comienzo a fin." 

La estructura kanban tiene sus orígenes en una fábrica de

Toyota y fue popularizada luego por los equipos de
desarrollo de software gracias a su flexibilidad y agilidad
para permitir acelerar el ritmo y eficiencia del trabajo.

Los principios del método kanban se pueden aplicar a casi

cualquier industria, lo que ha permitido que esta
metodología siga ganando popularidad entre todo tipo
de equipos ágiles como en marketing, ventas,
reclutamiento e incluso operaciones.  

Vamos a ver más a detalle esta innovadora manera de

trabajar y cómo tu equipo la puede aplicar en sus proyectos.
¡Prepárate para preguntas más interesantes y mayor
productividad para tu equipo!
  ¿Qué es el método kanban? Un breve historia
 5 maneras de aplicar el método Kanban
o Para publicar artículos en línea
o Para planear proyectos
o Para gestionar tu embudo de ventas
o Para planear un viaje
o Para aprender un nuevo idioma
 Aplicando la metodología kanban para maximizar tu
productividad

¿Qué es kanban? 
Hoy en día, kanban es una metodología bastante popular,
pero sus inicios datan de los años 40s. 

El sistema fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero y

empresario, que trabajaba para Toyota en Japón. Su
metodología está inspirada en una industria (muy) distinta
a la automotriz: la de los supermercados y cómo rellenan
sus estantes. 

Los supermercados gestionan su inventario surtiendo los

productos de acuerdo a la demanda del consumidor.
Toyota se enfrentaba a un problema similar en cuanto la
gestión de su inventario, así que Ohno decidió desarrollar
"kanban", un sistema que le permitiera igualar la cantidad
de productos en el inventario con el material que
realmente se estaba utilizando en la manufactura de los
coches.
Así funcionaba el sistema:

 Los trabajadores que estaban en la fábrica debían ir

informando a los otros equipos sobre sus niveles de
capacidad (de material) en tiempo real mediante el uso
de una tarjeta.
 Cuando los materiales en la línea de producción se
acababan, mandaban un kanban (letrero en japonés) al
equipo del almacén para informarle del material que
necesitaban.
 Luego, el almacén le avisaba al proveedor, que era el
encargado de entregar el inventario al almacén.
En la actualidad, esto se conoce como el proceso de
manufactura "justo a tiempo". 

El método kanban tiene sus raíces en la manufactura pero

ahora, los equipos de desarrollo de software también lo
utilizan desde que David J. Anderson lo hizo famoso en su
libro Kanban: una evolución exitosa para tu negocio de
tecnología (Successful Evolutionary Change For Your
Technology Business). En el libro, Anderson explica cómo
los equipos pueden adaptar el método kanban a los
procesos que ya utilizan para ser más ágiles. 

Dado que el desarrollo de software y de productos puede

ser volátil y requiere un cambio constante con múltiples
iteraciones, la metodología ágil funciona como guía para
kanban y para las estructuras de scrum. 
La metodología ágil es un conjunto de ideas y principios
que utilizan un enfoque estructurado para gestionar y
desarrollar. Según Agile Alliance, ser ágil es actuar de
acuerdo a los valores del Manifiesto Ágil y sus 12
principios: 

"Ser ágil es la habilidad de crear y responder al cambio. Es

una manera de lidiar con un entorno turbulento e incierto
y tener éxito al final". 

La metodología ágil se puede llevar a la practica con

scrum y kanban. Los principios para estas dos estructuras
son los mismos pero sus funciones son diferentes: 

 La metodología kanban sirve para visualizar el

trabajo, evitar la acumulación de trabajo pendiente y
maximizar la eficiencia. Es un proceso que permite
mejorar constantemente el flujo y la calidad del
trabajo. 
 Scrum es la práctica de trabajar en intervalos,
conocidos como "sprints", con el objetivo de colectar
información y retroalimentación rápidamente para
implementarlas en el trabajo. 

Esta gráfica (de la guía del tutor ágil de Atlassian), define las
diferencias entre las metodologías de kanban y scrum: 
 Para más detalles, revisa la guía de Atlassian para el desarrollo ágil.

Cómo organizar proyectos y

tareas con el método kanban 
Kanban es un flujo de trabajo visual, por lo que utiliza un
tablero físico o digital para planear y hacer el seguimiento
de tareas. En un tablero kanban se utilizan tarjetas,
columnas y lo más importante, el concepto de progreso
constante. Esto permite cierto control sobre el equipo y lo
obliga a comprometerse a terminar el trabajo de manera
continua. 
David Anderson, uno de los creadores de esta
metodología, fue el que construyó la base de la estructura
de un tablero kanban. Tiene cinco componentes: 

 Señales visuales (normalmente son tarjetas) 

 Columnas o listas
 Límites de tiempo para los trabajos pendientes 
 Un compromiso final de entrega 
 Una entrega final

Uno de los flujos de trabajo kanban más comunes y simples

se compone de las listas: "Por hacer", "Hecho" y alguna
que otra lista adicional dependiendo de la complejidad
del proyecto. Vamos a usar este tablero de Trello para
estudiar los elementos de un tablero kanban. 

Copiar Tablero

 Bitácora (Backlog): en esta lista se desglosa el

proyecto y las partes se colocan en tarjetas
individuales. También se pueden agregar tareas en las
que el equipo piensa trabajar en un futuro o en las que
 se tendrán que trabajar eventualmente pero que
todavía no se pueden colocar en la lista "Por hacer". 

 Diseño: esta lista sirve para colocar las tarjetas de la

bitácora que necesitan complementarse aún más.
Cuando sucede esto, el equipo debe investigar o
diseñar antes de moverla a la lista "En progreso". 

 Por hacer: cuando la información de la tarea se ha

complementado, la tarjeta se mueve a esta lista. Esta es
la señal para que el equipo empiece en trabajar en ella.
En este punto, se asigna a un miembro del equipo
como encargado de esa tarea y se fijan las fechas de
entrega.

 Haciendo: cuando se mueven las tarjetas a esta lista

significa que se está trabajando en ellas. Así, todo el
equipo puede ver quién está trabajando en qué. Las
tarjetas de Trello también facilitan la colaboración
gracias a la función "Comentario", que permite hacer
preguntas sobre las tareas.  

 Revisar/probar: cuando una tarea está casi

terminada, se mueve a esta lista para que alguien más
la revise. (En el ejemplo anterior, se usó como plantilla
la lista "Revisión de Código", pero puede ser una
revisión de cualquier trabajo)

 Hecho: cuando la tarea se ha revisado y aprobado,

se puede mover a esta lista. Es tiempo de celebrar
porque tu equipo va hecho una bala con sus tareas! 🎉
Recuerda, el objetivo principal del método kanban
es gestionar las tareas en las que se está trabajando. Esto
significa que el equipo solamente debe trabajar en un
número definido de tareas a la vez, para cada proyecto.
Cuando se limita la cantidad de tareas en las que se está
trabajando, es mucho más fácil identificar las tareas que
requieren más atención o más tiempo. El tutor ágil de
Atlassian explica: 

"Los límites de WIP ("Work In Progress") o Trabajo en

progreso, en español, sirven para mejorar el rendimiento y
reducir la cantidad de trabajo "incompleto" porque obligan
al equipo a enfocarse en tareas más pequeñas.
Básicamente, los límites de WIP están para que sea fácil
terminar las tareas. Y lo más importante, los límites de WIP
le dan visibilidad a los obstáculos y a los problemas." 

Si quieres coordinar a tu equipo, las tareas y los

proyectos, les ayudaría utilizar estos Power-Ups de Trello: 

 Power-Up "Límites de lista": este Power-Up permite

delimitar el número máximo de tarjetas que pueden
estar en una lista. Si se agregan demasiadas tarjetas en
la lista, esta se resaltará automáticamente para que
todos vean que esta parte del flujo de trabajo se está
atrasando.
 Power-Up "Envejecimiento de tarjetas": ¿tienes
demasiadas ideas en tu bitácora? Puedes usar el
Power-Up Envejecimiento de tarjetas para detectar
rápidamente las tarjetas que no han estado activas en
un buen rato. Esas tarjetas cambian su apariencia para
indicarte que es hora de que les eches un ojo.
 Power-Up Approvals: puedes activar este Power-Up
cuando muevas las tarjetas a cualquiera de las listas de
revisión. Así los managers pueden darle el visto bueno
a las tareas con un sólo clic (todos reciben la señal de
que la tarea se puede mover a la lista "Hecho"). 

Con un tablero kanban digital todos tienen acceso a todo

el trabajo sin importar en dónde te encuentres o en
donde se encuentre tu equipo. Además fomenta la
colaboración con los demás y permite estar al tanto con
las actualizaciones. Un tablero kanban también funciona
como una "fuente de datos" porque puedes comentar las
tarjetas, adjuntar documentos y más.

El método kanban es una manera muy efectiva para lograr

que los equipos sean más productivos, flexibles y claros.  

5 maneras de implementar la
metodología kanban 
El método kanban es un flujo de trabajo efectivo porque
es verdaderamente flexible. No creas que porque se
diseñó en una fábrica, sólo cierto tipo de equipos o de
proyectos lo pueden utilizar para organizar sus tareas y
terminar el trabajo. Todos pueden usar el método kanban,
¡incluso se puede usar gestionar proyectos y tareas
personales! 

Estas son algunas maneras en las que se puede aplicar el

método kanban en el trabajo y en casa. 

1. Para publicar artículos en línea 

El equipo del The Telegraph UK utiliza Trello para procesar
su contenido digital. El flujo de trabajo que utilizan para
desarrollar sus artículos en Trello consta de las etapas de
planeación, producción y publicación. Sus listas no son las
típicas listas de "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho", pero es
un excelente ejemplo de cómo un flujo de trabajo kanban
se puede adaptar a la manera en la que trabaja tu equipo. 

Cada artículo es una tarjeta en el tablero y se mueven a

través de las listas conforme se avanza en la investigación
y escritura para finalmente ser aprobados y publicados.
Por ejemplo, cuando se coloca una tarjeta en la lista
"Contenido creado", el equipo de jurídicos sabe que el
artículo está listo para revisarse. 

El tablero "Proceso de Publicación" es el espacio donde

los productores de contenido del Telégrafo, el equipo de
producción y los editores, pueden ver el estado de todo el
contenido digital del embudo de publicación. Le permite
al personal saber cuáles son sus tareas asignadas y
notificarles cuando haya trabajo en el embudo. 

Copiar Tablero
2. Para planear proyectos
El tablero para gestión de proyectos es el lugar ideal para
que las mentes maestras piensen en la visión y planeación
de los proyectos actuales y futuros.

Las primeras dos listas del tablero no tienen la típica

función de bitácoras, más bien son fuentes de recursos y
preguntas para y por el equipo. Luego, el tablero hace la
transición a un típico flujo de trabajo kanban para que un
manager de proyecto pueda crear fácilmente las tareas y
saber quién está trabajando en qué parte del proyecto en
todo momento. 

Los managers de proyecto pueden usar este tablero para

supervisar sus proyectos y controlar que el equipo esté
trabajando en las tareas para terminar en la fecha
prevista. 

Copiar Tablero

3. Para gestionar un embudo de ventas

Los tableros kanban se pueden utilizar para procesos

distintos a la gestión de proyectos. Muchas
organizaciones utilizan este método (y Trello) para
gestionar sus embudos de ventas. Por ejemplo, el negocio
Las bicicletas de Mike (Mike's Bikes) supervisa su ciclo de
ventas de principio a fin con un tablero kanban en Trello. 

En este tablero, los clientes se agregan automáticamente

como tarjetas en la lista "Nueva consulta" mediante una
integración con Jotform. Cuando una persona del equipo
atiende a este cliente, las tarjetas van avanzando a través
del flujo de trabajo según su estado en el embudo. El
equipo puede ver rápidamente a través de las distintas
listas si un cliente está esperando una orden o requiere un
seguimiento. Cuando el cliente ya no tiene pendientes
con su orden, su tarjeta correspondiente se mueve a la
lista "Terminado" (también conocida como "ve y disfruta
tu nueva bicicleta"). 

Como es muy fácil cambiar los nombres de las listas, te

puedes divertir usando un lenguaje que sólo tú y tu
equipo entienden. Un ejemplo es el tablero de Trello de
las Bicicletas de Mike. 

Copiar Tablero
4. Planear un viaje 
¿Cuántas veces has olvidado tu cepillo de dientes o hacer
la reservación en ese restaurante que querías conocer
para tu próximo viaje?

Es fácil olvidar esos detalles cuando estás planeando el

itinerario de tu próximo viaje o de tus próximas
vacaciones. Utiliza este tablero de "Planeando un viaje"
para preparar tu viaje. Puedes agregar tareas en la lista
"Por hacer" y luego moverlas a través del flujo de trabajo
conforme las vas completando. 

Si no quieres llenar el tablero con demasiadas tarjetas,

puedes crear checklists en las tarjetas. Por ejemplo,
puedes hacer una checklist en la tarjeta para el equipaje
con todas las cosas importantes para el viaje (ya sabes,
como esa playera que te gusta mucho pero que nunca te
animas a usar).
 Copiar Tablero

5. Aprender un idioma para cuando hagas un

viaje al extranjero 
Para aprender un nuevo idioma necesitas tiempo y
práctica. Te gustaría hablar portugués de manera fluida lo
más pronto posible pero seamos honestos, ¡é difícil! Este
tablero de "Aprende un idioma" te permite desglosar tu
meta de hablar con fluidez un idioma, en tareas más
pequeñas y viables. 

El tablero inspirado por Duolingo, utiliza el método

kanban para supervisar los avances. Las listas "Por hacer",
"Haciendo" y "Hecho" te permiten diseñar un plan para
adentrarte en el lenguaje y su cultura. Las listas "Por
aprender" y "Aprendido" te permiten monitorear las
lecciones y lo que has estudiado. Con este tablero
avanzarás tan rápido que te será posible identificar los
acentos regionales para cuando muevas las tarjetas a la
lista de "Hecho" y "Aprendido". 

Copiar Tablero

Aplicando la metodología
kanban para mantener tu
productividad al máximo 
El objetivo de la metodología kanban es lograr que el
trabajo sea menos estresante para las personas y para los
equipos. Cuando tu equipo no sabe cuál es el objetivo
final y trabajan aislados por medio del correo o
documentos (¡qué aburrido!), va a ser difícil alcanzar ese
nivel de claridad y de comunicación. 

Pero si se desglosan los proyectos en tareas más

pequeñas y se limita la acumulación de trabajo pendiente,
será mucho más fácil para el equipo entender lo que
funciona y lo que no funciona para un proyecto. Cuando
las tareas se atrasan o algunos miembros del equipo
necesitan ayuda, la misma construcción del tablero
permite a todos ver cuáles son las áreas del proyecto o
proceso que deben mejorarse.  

Además es divertido mover las tarjetas en el tablero y

celebrar cada ves que terminas una tarea 🍾 

Si lo que buscas es una nueva manera de aumentar la

productividad de tu equipo o quieres organizar mejor tus
proyectos personales, tu gran opción es
el método kanban.

https://blog.trello.com/es/metodologia-kanban