La administración en la sociedad moderna

La administración pública presta un servicio a la sociedad y esta es la base de su legitimación,

atender a los intereses y deberes de los ciudadanos en un marco de equilibrio, eficiencia y eficacia.
Los cambios económicos y sociales están produciendo un cambio en la percepción y exigencia que
los ciudadanos tienen de los servicios públicos. Este cambio exige nuevas formas de relación con
los ciudadanos y consecuentemente nuevas formas de organización. Responder a estas nuevas
exigencias requiere de una administración capaz de adaptarse a las nuevas demandas sociales
mediante una reforma organizativa y cultural en la prestación de los servicios públicos.  

Por tanto, la modernización de la administración es necesaria tanto para atender dichas nuevas
exigencias como para asumir el aumento de tamaño originado por las nuevas competencias. Dos
son las líneas de trabajo que orientan este proceso de cambio. Por una parte, la voluntad real de
llevar a cabo este proceso de adaptación, un renovado compromiso con la responsabilidad de
servicio público que sitúe a los empleados y a sus responsables como administradores de recursos
públicos y a los ciudadanos como elemento central de sus preocupaciones y, por otra, la
incorporación de las nuevas tecnologías a los procesos administrativos y de prestación de servicios
que permitan romper con viejas reglas para crear nuevas formas de trabajo imprescindibles con
las que dar respuesta a las exigencias de los ciudadanos.

EL PRIMER aspecto, quizá el más importante, dentro de este proceso de modernización es el que
tiene que ver con la gestión y organización del personal de la administración. El antiguo modelo de
empleado público está dando paso a uno nuevo en el que la formación y la carrera profesional
toman un papel de primera importancia. La formación es vital porque continuamente aparecen
nuevas herramientas y procedimientos que los trabajadores deben incorporar a sus hábitos de
trabajo; de no hacerlo, entorpecerían el funcionamiento de la administración en su conjunto.

Por otro lado, el diseño de una carrera profesional real cobra una gran importancia dentro de la
motivación del trabajador, que puede asumir diferentes retos a lo largo de su vida laboral sin
sentirse estancado en un mismo puesto de trabajo. Esta carrera profesional ha de ser entendido
no sólo en sentido vertical, si no también en el horizontal; al igual que en el sector privado es
normal que los trabajadores desarrollen su carrera en diversos sectores, también se ha de dar esa
oportunidad al empleado público, de modo que pueda avanzar hacia aquellas actividades para las
que esté mejor preparado en cada momento y dé respuesta a las necesidades de cada servicio.
Todo ello ha de ser complementado con un nuevo enfoque del modelo retributivo, en el que se
debe incorporar incentivos económicos a la productividad, al rendimiento y a los resultados. De
este modo se consigue un doble objetivo, al mejorarse la eficiencia en la prestación de los
servicios públicos y, por parte del trabajador, al ver un fruto adicional de su esfuerzo por
desarrollar una carrera profesional sólida.

LAS NUEVAS tecnologías incorporadas al mundo laboral están obligando a un considerable

esfuerzo de adaptación, todo ello desde dos vertientes. En primer lugar, desde el punto de vista
organizativo, el sistema de trabajo de hoy en día tiene muy poco que ver con el de hace sólo unos
años. La informatización está alcanzando todos los niveles y cada vez son más los procedimientos
que se realizan integralmente en red. Ello está dando como resultado un considerable ahorro en
tiempos de trabajo y, por otro lado, una ganancia en la transparencia y control del gasto público.
En segundo lugar, no por ello menos importante, la modernización de los procedimientos también
ha de realizarse de cara al público. Cada vez son más los trámites administrativos que el ciudadano
puede realizar a través de canales como Internet o el teléfono. El modelo de ventanilla única, a
través de la cual se pueda realizar cualquier tipo de gestión con el sector público, debe ser un
elemento imprescindible de una administración moderna. Todo ello ha de redundar en una
relación entre la administración y el ciudadano más rápida y fluida y en una gestión más eficiente
de los servicios públicos.

Otro aspecto importante dentro de la implantación de las nuevas tecnologías consiste en el papel
de la administración como agente económico. A través de su relación con las empresas de la
comunidad, la modernización de sus procedimientos está sirviendo como fuerza tractora para
incentivar también la modernización de dichas empresas, que deberán adaptar sus
procedimientos a las nuevas tecnologías para poder seguir optando a contratos con la
administración o para ganar fluidez en sus relaciones con la misma, lo que supone un claro
impulso a la competitividad de las empresas de nuestra comunidad, un aspecto vital en la
economía globalizada de hoy en día.

En resumen, la atención de las necesidades del ciudadano, la provisión de servicios de calidad y la

eficiencia en el gasto necesario para realizar dicha provisión deben ser los principios que guíen la
acción del sector público, pues es lo que lo legitima a la hora de atender las necesidades más
básicas de todo ciudadano. La demanda de servicios públicos crece y cambia según se transforma
la sociedad y la administración tiene la obligación de atender dichas necesidades para poder
garantizar a todos los ciudadanos una igualdad de oportunidades real, evitando la exclusión social
y corrigiendo los desequilibrios territoriales, compaginando estas obligaciones con el impulso al
crecimiento económico. La modernización de la Administración Pública es un esfuerzo necesario,
por lo tanto, que legitimará el conjunto de su actuación.
FUNCIONES BÁSICA DEL ADMINISTRADOR
Concretamente las funciones administrativas se distinguen como un proceso correcto de la
administración.
Planificación
Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben desarrollar
objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar futuras
contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro ya sea operacional o
estratégico de la empresa.
La administración debe visualizar el futuro y trazar las acciones a seguir, se debe planificar todas
las actividades basados en condiciones futuras, se establecen los objetivos estratégicos y se
asegura el logro de los mismos. Un buen plan de acción debe ser preciso y basarse en la unidad,
continuidad y además tener cierta flexibilidad. Se usa para proporcionar una dirección general
entre sus tareas esta la de proporcionar a los administradores herramientas de seguimiento y
evaluación de resultados, a la vez detectar áreas de posibles oportunidades de mejora.
La planeación es importante, ya que en sus objetivos se resume el rumbo a seguir y las metas a
alcanzar además, se resume el crecimiento económico y general de la empresa.
Una de las maneras de trazar la planificación es: definir claramente un problema, estudiar las
experiencias pasadas y para prever el futuro, determinar diferentes formas para actuar,
seleccionar la mejor, asignar los recursos, prepararse para posibles situaciones adversas.
Organización
Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente
para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los administradores
también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre asegurar
una mano de obra suficientemente calificada y educada.
La administración debe crear el entorno organizacional material y social de la empresa. Debe
proporcionar las cosas útiles para el adecuado funcionamiento empresarial, movilizando los
recursos materiales y humanos para llevar el plan a la acción.
Una manera de plantear esta función administrativa es organizar la fuerza de trabajo de manera
eficiente para que se puedan alinear las actividades de todos los departamentos de la
organización, una opción para incrementar el rendimiento es contratar personas capacitadas para
el trabajo e incrementar el adiestramiento de las mismas a través de cursos y estudios
especializados, así asegurar una mano de obra calificada y eficiente.
Dirección
Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e inspirarlos a
alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los administradores comunicar
los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El supervisor de los subordinados
siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa, y cada administrador debe tratar a
sus subordinados bajo los estándares de la compañía.
La administración debe guiar y orientar al personal. Es su responsabilidad comunicar las políticas y
los objetivos de la empresa a sus subordinados. El supervisor y cada administrador debe tratar a
sus subordinados bajo determinados estándares de respeto, liderazgo y motivación.
Una manera de ejecutar la dirección es supervisar a los trabajadores en su trabajo diario e
inspirarlos a lograr las metas departamentales, se deben establecer orientaciones de acuerdo a las
necesidades de cada trabajador y cada departamento a fin de que las tareas resulten
eficientemente realizadas. Para los nuevos empleados pautar una orientación formal dando
indicaciones y enseñando de manera general lo que necesitan para desempeñar el cargo.
Coordinación
Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la
empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se debe
complementar y enriquecer el trabajo de otro.
La administración debe unificar y armonizar todos los esfuerzos y las actividades con el fin de que
vayan dirigidas al logro común de los objetivos generales de la empresa y se traduzcan en la
rentabilidad y eficiencia de la misma.
Una manera de ejecutar esta función es lograr que todas y cada una de las actividades de los
diferentes departamentos, se complementen y enriquezcan el trabajo de los otros. Logrando de
esta manera enlazar el trabajo particular en busca de logros generales en pro y beneficio de la
empresa.
Control
Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con las
políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del administrador
observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir
posibles desviaciones.
La administración debe revisar y verificar que todo se haga de acuerdo con los planteamientos y
las reglas establecidas y según las órdenes y directrices impartidas. Una manera de llevar a cabo el
control es revisar y controlar que las actividades ejecutadas estén alineadas con las políticas y
objetivos de la organización, revisar los resultados y reportar cualquier desviación que ocurra,
distorsione los planes y aleje al departamento del cumplimiento de los objetivos.
La teoría de las cinco funciones de la administración de Henri Fayol es una visión muy normativa y
funcional en la administración, y puede que esta teoría no refleje completamente las
complejidades administrativas que enfrentan los gerentes en su trabajo diario. Como tal, las cinco
funciones de Henry Fayol se centran muy poco en las relaciones informales entre directivos y
subordinados, y no consideran el cómo desarrollar y mantener una fuerza de trabajo motivada.
ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA. TAYLOR

A la época de la evolución del pensamiento administrativo se le ha designado como etapa

científica, principalmente porque a finales del siglo XIX e inicios del XX varios autores se mostraron
interesados en investigar desde el punto de vista "científico" la problemática que presentaban las
empresas industriales, principalmente por la producción a gran escala y en forma estandarizada.
Entre algunos de estos pensadores tenemos a Charles Babbage (1792-1872), H. Robinson Towne
(1844-1924) y Joseph Warthon (1826-1909).
 
Frederick Winslow Taylor (1856-1915), ingeniero industrial de profesión, nació en Filadelfia
(Estados Unidos), y se le ha calificado como el padre de la administración científica por haber
investigado en forma sistemática las operaciones fabriles, sobre todo en el área de producción
bajo el método científico.
El estudio de estas operaciones las realizó mediante la observación de los métodos utilizados por
los obreros; de sus observaciones surgieron hipótesis para desarrollar mejores procedimientos y
formas para trabajar. Experimentó sus hipótesis apoyado por los empleados fuera del horario
normal de trabajo; los métodos que comprobó mejoraban la producción y fueron puestos en
práctica en el trabajo cotidiano, previa capacitación de los operarios.
Frederick Taylor llegó a la conclusión que todo esto era aplicable a cualquier organización
humana. Entre sus conclusiones se encuentran:
 No existía ningún sistema efectivo de trabajo.
 No había incentivos económicos para que los obreros mejoraran su trabajo.
 Las decisiones eran tomadas militar y empíricamente más que por conocimiento científico.
 Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en cuenta sus habilidades y
aptitudes.
 
Frederick Taylor desarrolló métodos para organizar el trabajo, considerando los materiales, el
equipo y las habilidades de cada individuo. Éstos se han llamado tiempos y movimientos, hoy
conocidos como operaciones del proceso o sistema.
Publicó en 1911 un libro titulado "Principios de la administración científica", fundamentándose en
estos cuatro principios:
 Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos.
 Obtención de armonía, en lugar de discordia.
 Cooperación en lugar de individualismo.
 Selección científica, educación y desarrollo de los trabajadores.
La influencia de Taylor en el pensamiento administrativo fue, y continúa siendo, de gran
trascendencia. En la actualidad está presente en todo el mundo, pero su enfoque ha sido
modificado y humanizado.
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

Principios de la administración científica de Taylor.

Para Taylor, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidades descritas por los cuatro
principios siguientes:
Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la
improvisación y la actuación empírico-práctica por los métodos basados en procedimientos
científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método.
Principio de la preparación/planeación: seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo
con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir más y mejor, de acuerdo con el método
planeado.

Principio del control: controlar el trabajo para certificar que el mismo esta siendo ejecutado de
acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.
Principio de la ejecución: distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para
que la ejecución del trabajo sea disciplinada

Principios adicionales que toma en cuenta la Administración Científica según Taylor

1.
Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos elementales y
cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar o reducir los movimientos inútiles y
perfeccionar y racionalizar los movimientos útiles.
2. Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.
3. Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas que le sean
atribuidas.
4. Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, o sea, entrenarlos
adecuadamente.
 5. Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles atribuciones precisas y
delimitadas.
6. Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control del trabajo
como en su ejecución.
7. Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivos para cuando
fueren alcanzados los estándares establecidos, también como otros premios e incentivos
mayores para cuando los patrones fueren superados.
8. Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos y procesos de trabajo
a ser utilizados.
9. Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los trabajadores y los
consumidores las ventajas que resultan del aumento de la producción proporcionado por
la racionalización.
10. Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados, perfeccionarlo,
corregirlo y premiarlo.
11. Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser empleados o
producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.

ATRIBUTOS Y RESPONSABILIDADES DE GERENCIA.

Liderazgo
Un buen gerente es aquel que logra que los demás hagan algo. Con frecuencia debe guiar a los
trabajadores en direcciones que no les gustan y conseguir que hagan cosas que de otro modo no
harían. Un gerente efectivo debe poder plantear una visión para su empresa o departamento y
hacer que sus empleados noten el valor de esa visión.
Administración
Un gerente es responsable de supervisar o administrar las operaciones de área de la que es
responsable. Los requisitos diarios varían y debe ser capaz de modificar su trabajo actual de un
momento a otro según se requiera. La mayoría de las operaciones también se constituyen de
requisitos financieros y reportes, así como de obligaciones legales y personales que tienen fecha
de entrega. El gerente debe poder completar todos los requisitos de su departamento dentro del
tiempo estimado.
Delegar
La operación de un departamento u organización usualmente requiere más trabajo del que una
sola persona puede hacer. Un buen gerente debe repartir la carga de trabajo del departamento
efectivamente y monitorear el progreso sin delegar su responsabilidad respecto al trabajo.
También debe conocer las capacidades de cada trabajador y entregarles trabajo de acuerdo a
éstas, además de desafiarlos para que logren más cosas.
Otras consideraciones
Vender es una responsabilidad crucial para las empresas lucrativas y los mejores gerentes tienen
presente que son parte integral del proceso; incluso las empresas no lucrativas deben vender,
aunque sea sólo su imagen o metas. El gerente afecta la moral completa de su departamento y se
da cuenta de su responsabilidad al establecer el ambiente para las operaciones diarias. Debe ser
profesional todo el tiempo y no permitir que sus sentimientos y opiniones interfieran con sus
responsabilidades laborales.

PRINCIPIOS DE EMERSON
Emerson publicó en 1912, los doce principios de la eficienciadefendiendo que las ideas (No la tierra, ni la
mano de obra, ni el capital) son las que crean riqueza y, compaginadas con la mano de obra y el capital,
generan riqueza. Los doce principios de eficiencia en los cuales debe basarse todo el que quiera dirigir su
negocio.
Los cinco primeros, a relaciones interpersonales entre el líder y sus colaboradores y los restantes, a la
metodología o sistemas de gestión.

1.- Objetivos claramente definidos, Saber lo que se está tratando de lograr. Eliminar la vaguedad, la
incertidumbre y la falta de fines tan característica de muchas empresas.
2.- Sentido Común, Un sentido común supremo que lo capacita a uno para distinguir entre los árboles y el
bosque. Es un sentido común que lleva al conocimiento y pide consejo de todos los departamentos, no está
confinado a una sola posición y, sin embargo, mantiene la dignidad del equilibrio
3.- Consejo competente, Buscar activamente el consejo de personas competentes
4.- Disciplina, Adherncia a las reglas; obediencia estricta. La función de este principio es asegurar la lealtad y
la observancia de los once principios restantes.
5.- Trato justo, Rectitud y justucia
6.- Registros fiables, inmediatos, adecuados y permanentes, Una llamada a los hechos en los cuales
fundamentar las decisiones.
7.- Despacho, Planificación científica a través de la cual cada pequeña función es efectuada de manera tal
que sirve para unir el todo y capacita a la organización para llegar a su objetivo.
8.- Estándares y guias, Un método un tiempo para llevar a cabo todas las tareas.
9.- Condiciones estandarizadas, Uniformidad del medioambiente
10.- Operaciones estandarizadas, Uniformidad del método
11.- Instrucciones escritas de la práctica-estándar. Sistemática y exactamente reducir la práctica a la
escritura
12.- Recompensa a la eficiencia, Recompensa a una ejecución exitosa de un trabajo dado

Principios Básicos de Ford

Henry Ford es uno de los personajes más conocidos dentro de la Administración moderna, inició
su vida como un simple mecánico y posteriormente llegó a ser ingeniero en jefe de una fábrica. En
su época imaginó y proyectó un modelo de vehículo autopropulsado; y en 1899 fundó su  primera
fábrica de automóviles que poco después fue cerrada.

Continuó sus proyectos sin desanimarse y consiguió financiación para fundar, en 1903, la Ford
Motor Company, donde fabricó un modelo de automóvil a precios populares y estableció un plan
de ventas y asistencia técnica de gran alcance que revolucionó la estrategia comercial de la época.

En 1914 repartió entre sus empleados una parte del control accionario de su empresa. Estableció
el salario mínimo de 5 dólares por día y la jornada diaria de 8 horas de trabajo, cuando en Europa
la jornada diaria oscilaba entre 10 y 12 horas. En 1926 ya tenía 88 fábricas, empleaba 150,000
personas y fabricaba 2,000,000 de automóviles al año.

Ford adoptó tres principios básicos, a saber:

1. Principio de Intensificación.
Consiste en disminuir el tiempo de producción mediante el empleo inmediato de los equipos y de
la materia prima y la rápida colocación del producto en el mercado.

2. Principio de Economicidad.
Consiste en reducir al mínimo el volumen de existencia de la materia prima en transformación.

3. Principio de Productividad.
Consiste en aumentar la capacidad de producción del hombre en el mismo periodo
(productividad), mediante la especialización y la línea de montaje. Así, el obrero puede ganar más,
en un mismo periodo, y el empresario puede lograr mayor producción.

El esquema se caracteriza por la aceleración de la producción gracias a un trabajo rítmico,

coordinado y económico. Ford fue uno de los iniciadores de la producción en serie, o masiva, a
través de la estandarización de la maquinaria y del equipo, de la fuerza laboral y de las materias
primas, por consiguiente, de los productos. Fue también uno de los primeros hombres de empresa
en utilizar incentivos no salariales para sus empleados. En el área de mercadeo implantó la
asistencia técnica, el sistema de concesionarios y una inteligente política de precios.

Sin lugar a dudas, Henry Ford ha sido una gran influencia para la mercadotecnia y las formas de
administración, si bien actualmente Ford ha sido superada por Toyota y otras automotrices, es
interesante ver como alguien que empezó desde abajo, se superó y revolucionó la forma de hacer
negocios, consolidando a sus empresa como una trasnacional de gran importancia.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración consiste en gobernar, regir o dirigir una oficina, empresa, institución o un bien,
que puede o no ser de propiedad de quien lo administra.

Se trata de un proceso que incluye la planeación, organización, dirección y el control para alcanzar
unos objetivos determinados empleando recursos económicos, humanos, materiales y técnicos y
apoyándose con herramientas y técnicas sistematizadas.
1- Multifacética
Dada la naturaleza de este proceso, quien la ejerce debe asumir diferentes roles:
1. Planificador: un administrador debe fijar los objetivos, las estrategias y las políticas
organizacionales, valiéndose de un mapa estratégico formal o informal. Lo ideal es que
para esta tarea se valga del análisis FODA.
2. Organizador: ordena la información referida a quién va a desempeñar la tarea, de qué
manera la va a realizar, cuándo y en qué orden se hará.
3. Director: su función es liderar un equipo y tomar decisiones en base a modelos lógicos e
intuitivos.
 4. Controlador: compara lo que se ha llevado a cabo, con los objetivos y metas fijados. El
objetivo de esta comparación es detectar las posibles desviaciones del plan y, de ser
necesario, tomar las medidas necesarias para corregirlas.
5. Vocero: debe realizar tareas que implican la relación de autoridad con otros. Por ejemplo,
ser el rostro de la empresa en inauguraciones o lanzamientos… o contratar, motivar y
disciplinar a los empleados. También debe establecer relaciones con fuentes internas o
externas que proporcionan información útil para su labor gerencial.
6. Vigilante: está atento a la información del entorno que puede afectar las operaciones de
la organización.
7. Diseminador: transmite información relevante y oficial a los integrantes de la
organización.
8. Decisor: inicia y supervisan nuevos proyectos, delega tareas, dirige discusiones, maneja
situaciones de crisis y toma acciones correctivas.

PROCESO ADMINISTRATIVO:
Un proceso administrativo es una serie o una secuencia de actos regidos por un conjunto de
reglas, políticas y/o actividades establecidas en una empresa u organización, con la finalidad
de potenciar la eficiencia, consistencia y contabilidad de sus recursos humanos, técnicos y
materiales.

Etapas del proceso administrativo

Las etapas del proceso administrativo son conocidas con las siglas PODP de Planificación,
Organización, Dirección y Control. Estas cuatro fases son cíclicas y repetidas por cada objetivo
establecido por la empresa u organización. Generalmente, estas etapas son divididas en dos
grandes fases:
 Fase mecánica: Planificación (qué hacer) y Organización (cómo hacer)
 Fase dinámica: Dirección (cómo se está haciendo) y Control (cómo se hizo)
Funciones del proceso administrativo
Las funciones del proceso administrativo son las mismas que las etapas del proceso administrativo:
planificación, organización, dirección y control. Se diferencian de las etapas administrativas porque
son consideradas funciones gerenciales, por lo tanto, son aplicadas a los objetivos generales de la
empresa u organización.
Vea también Planificación.
Importancia del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los
fenómenos futuros y el control de los recursos en forma sistemática y
ordenada.
Es imprescindible que las reglas, políticas y/o actividades de cada proceso
administrativo se aplique de forma efectiva y simple, y en línea con los
objetivos de la empresa u organización. Para mantener la eficiencia del
sistema y cumplir con los objetivos definidos, todo proceso administrativo
debe evitar caer en redundancias de información.