Investigación Fundamentos1

MANUALES ADMINISTRATIVOS
1-Introducción
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la
documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de
contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y
procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir
desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la
empresa con un área especializada en el estudio de sistemas de la organización
o, en su caso, utilizar los servicios de consultoría externa. De cualquier manera, es
manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la guía sobre la actuación
individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un control
adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a
cabo.
Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos
que se deben emprender en la empresa, es la preparación de un manual de
organización que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las políticas a
seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el
desarrollo propio de las funciones de toda empresa.
Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia

iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que
realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo.
Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el
problema de la distribución de las funciones.
Los manuales administrativos son necesarios para una empresa ya que estos
sirven de apoyo para poder tener una mejor organización dentro de la
organización, puesta que la estructura de esta, resultan demasiado complejas. Las
empresas cada día crecen más por lo tanto incrementa la necesidad y
modificación de los manuales. Es por lo anterior que se considera necesario que
uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es la
preparación de manuales. Son registros de información escrita que pueden ser
utilizados para orientar a un empleado, su uso data de la segunda guerra mundial,
tienen una amplia variedad existiendo generales y específicos para cada función o
área de la empresa, se elaboran mediante cuatro etapas y proporcionan ventajas
en la capacitación de personal de nuevo ingreso.
2-Desarrollo
2.1-concepto
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y
las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de
una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando
quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de
todas y cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal
que ha de realizarlas.
El manual de organización es un registro de informes e instrucciones que se

utilizan para orientar los esfuerzos humanos.
El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar,

supervisar y vitalizar o estimular.
El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del

método.
Los manuales de organización son elementos básicos de referencia y de auxilio en

la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por
medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y
responsabilidades, los reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa,
en una forma sencilla, directa y autorizada.
2.2- objetivo
¿Cuál es el objetivo de la organización al crear este manual?
Presentar en forma ordenada e integral la estructura orgánica, objetivos y

funciones de las unidades administrativas que conforman la administración pública
municipal. Su propósito puede ser asegurarse de que todos los gerentes sigan
ciertas normas y procedimientos de personal. Además de alcanzar los objetivos de
la organización, el manual debe ayudar también a su departamento. Si cuenta con
un manual, posiblemente tendrá que hacer maneo preguntas y hacer manos
reparaciones.
Cuando este determinado los objetivos del manual, recuerde que todos tiene una
meta en común: obtener resultados. El propósito del manual es asegurar que sus
usuarios se comporten de una manera específica, ya sea que se trate de obedecer
las reglas de la compañía o seguir un procedimiento en particular. Si un manual
alcanza esta meta es un éxito definitivo.
2.3 -clasificación
Clasificación Por su alcance:
 Generales
 Departamentales
Por su contenido:
 Organización
 Procedimientos
 Políticas
Por su función:
 Personal
 Finanzas
 Obras Públicas
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa,
para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran
adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de
cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado
únicamente por las exigencias de la administración.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones
periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Manual de historia
Concepto
Según George R. Terry, “en su libro, Administración y control de oficinas”: “
Muchos patrones sienten que es importante darles a los empleados información
con respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros,
administración y posición actuales. Esto le da al empleado una vista introspectiva
de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que esta asociado.
Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al
empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía. El darle a un
empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a sí mismo dentro del cuadro
total. La información histórica por lo común se incluye como parte de la
presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de
personal.
Su propósito es proporcionar histórica sobre la organización: Sus comienzos,
crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un
panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo bien elaborado y
aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al persona que pertenece y
es parte de la organización.
Manual de organización
Concepto
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los
puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican
la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades
de los órganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organización,
descripciones de trabajo, cartas del límite de autoridad, entre otras cosas.
Según C.L. Little Field declara al respecto: “los manuales [de organización] se usa
donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización. Se
elabora ordinariamente con base en los cuadros de la organización, los cuales se
acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro.
Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en

atención a la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de
relaciones con los demás.”
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal de

la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los
distintos puestos, y las relaciones.
Manual de procedimientos
Concepto
Los manuales de procedimientos, también llamados manuales de operación, de
prácticas, de instrucción sobre el trabajo, estándar, de rutinas de trabajo, de
trámites y métodos de trabajo.
El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de las
actividades que deben seguirse en la relación de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Además se cataloga como el libro de los “cómos”. “Como resolver una

reclamación de un cliente”
Este también es el resultado de planeación, contiene los procedimientos de todas

las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar
la forma de operar.
Manual de funciones
Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro
de este apartado puede haber los siguientes:
-manual de producción
-manual de compas
-manual de ventas
-manual de finanzas
-manual de contabilidad
-Manual de crédito y cobranzas
-manual de personal
- manual técnico
Manual de política en toma de decisiones a seguir
Concepto
Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya
que estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se exponen
los 10 (ó 10,000) mandamientos de la compañía. Según Kellogg, los manuales
muchas veces incluyen una declaración de objetivos de la empresa y otros
“slogans” que expresan una política.
Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber
manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc.,
o uno sobre políticas generales.
Consiste una descripción detallada de los lineamientos a seguido en toma de

decisiones a seguido en la toma de decisiones para el logro de los objetivo. El
conocer de una organización proporciona El marco principal el cual se basan
todas las acciones.
Conclusión-
En conclusión podemos tocar varios puntos las cuales son:
Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizado. Cada
uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera
conforme a las mismas reglas.
Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los

procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda
simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta
información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la
compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve
obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos
complejos.
Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las
preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar
innumerables hojas de archivo.
Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada

en un manual oficial tiene mas impacto que en un memorando hecho hace tres
años escondido en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la
compañía.
Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos
del gobierno y otros cuerpos reguladores.
Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados

pueden consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la
respuesta o no conocer la respuesta correcta.
Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos

empleados, ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde el
principio. Muchos manuales se desarrollan específicamente como auxiliares de
adiestramiento.
Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.

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MANUALES ADMINISTRATIVOS

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