Proyecto

Nivel: 3er. Curso

MS Excel
MICROSOFT EXCEL: es un programa de planilla de cálculo, que permite resolver múltiples cálculos matemáticos con gran
cantidad de datos en forma rápida y exacta; empleando fórmulas, funciones, que se escriben dentro de las celdas utilizando el signo
= (es igual). Ejemplo: =C11-C24 (donde se indica a la planilla que reste el número que hay en la celda C24 de la celda C11). Los
datos de la planilla de cálculo pueden ser representados gráficamente para mejor interpretación de los mismos.

Partes de una hoja de MS Excel

 Hoja de cálculo: es el documento utilizado en la planilla de cálculo para almacenar y manejar datos. La información es
almacenada en celdas y organizada en filas y columnas. Una planilla puede contener una gran cantidad de hojas de cálculo.
 Fila: es una línea horizontal de celdas. Las filas tienen nombres de números, por ejemplo fila 1, 2, 3, etc. Al hacer clic en el
número. de la fila se selecciona toda la fila.
 Columna: es una línea vertical de celdas. Las columnas tienen nombres de letras, por ejemplo columna A, B, C, D, etc. Al hacer
clic sobre la letra se selecciona toda la columna.
 Celda: es un recuadro dentro de la planilla formado por la intersección entre una fila y una columna, que puede contener texto,
números o una fórmula.
 Cada celda es única y se diferencia por su DIRECCIÓN de celda, que indica en que COLUMNA y en que FILA está esa
celda. Por ejemplo C10, D4, F2.
 Cuadro de Nombre: identifica la celda seleccionada, el elemento del gráfico o el objeto del dibujo.

Una fórmula es una ecuación matemática que le dice a la planilla que realice un cálculo en base a la
información contenida en la celda o conjunto de celdas específicas. TODAS las fórmulas deben comenzar
con el signo = (igual). En una fórmula se utiliza la DIRECCIÓN DE CELDA, no el contenido y el signo de la
operación que se desea realizar con esos datos. Los signos para las operaciones básicas son: (+) suma, (-)
resta, (*) multiplicación y (/) división. Ejemplo de fórmulas = B3 + C3; =B3-C3; =B3* C3; =B3/C3

Iniciando el trabajo en MS Excel

 Para iniciar el programa: seleccionar INICIO-PROGRAMAS – Microsoft Excel ó hacer doble clic en el icono de MS Excel
en el escritorio.
 Para empezar desde un libro de trabajo nuevo: al ingresar al programa MS Excel ya se habilita un libro de trabajo con 3 hojas de
cálculo. O se puede presionar el botón (nuevo libro de trabajo).

 Para abrir un libro existente: Ir al menú Archivo, seleccionar Abrir ó presionar el botón ABRIR y luego buscar el archivo
que se desea abrir en la unidad y carpeta correspondiente.

Barras de Herramientas del programa

Microsoft Excel forma parte del paquete de programas de Microsoft Office al igual que MS Word, MS PowerPoint, MS Access y
por lo tanto contiene una gran cantidad de BOTONES y opciones de MENU que cumplen la misma función que en los demás
programas del paquete. Por ejemplo:
 Los botones que se encuentran en la barra de herramientas estándar que son los que sirven para abrir, guardar, imprimir un
documento, etc.

 Los que se encuentran en la barra de formato que son aquellos que sirven para cambiar el tipo de letra, tamaño, color de letra, de
relleno, etc. Aunque estén en diferentes programas se utilizan de la misma manera.

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Opciones específicas de MS Excel
Estas son algunas funciones, botones y opciones de menú exclusivos de MS Excel. Las palabras en mayúsculas indican una opción
de la barra de menú, y se separan por guiones (-) y Las barras (/) indican las diferentes opciones que contiene ese menú.
OBS: Para utilizar estas opciones se debe seleccionar primero la celda o rango de celdas con las que se va a trabajar.

 AUTOSUMA: para sumar una fila o columna de datos en la planilla.

 FORMATO-FILAS/COLUMNAS–AUTOAJUSTAR/OCULTAR/MOSTRAR/ALTO O ANCHO: permite realizar estas
operaciones con la fila o columna seleccionada.
 FORMATO–AUTOFORMATO: para aplicar colores y bordes prediseñados de Excel a una planilla. Para utilizar esta función se
debe seleccionar toda la planilla.
 INSERTAR–FILAS / COLUMNAS: para insertar una fila o columna en el lugar en donde está el cursor.
 INSERTAR-COMENTARIO: para insertar comentarios a las celdas.
 INSERTAR-HIPERVÍNCULO: para insertar hipervínculos a un objeto.

 INSERTAR – FUNCION o presionando el botón permite insertar funciones que están clasificadas por categorías y
subcategorías; Ej.: Estadísticas (promedio, mínimo, máximo, etc.), Matemáticas (entero, potencia, raíz, etc.), financieras,
lógicas, etc.

o Función CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio
especificado.
Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango: es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no están en blanco. Se denomina Rango a dos
o más celdas en una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes. Ej.: (A1:B5)
Criterio:   es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".

o Función PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis: PROMEDIO(número1;número2; ...).
Número1;número2; ...   son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

o Función SI: Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO.
Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso).
Prueba_ lógica  es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero  es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO.
Valor_si_falso  es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.

o Función CONTARA: Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de
argumentos.
Sintaxis: CONTARA(valor1;valor2; ...)
Valor1; valor2; ...   son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar.

o Función BUSCAR: Devuelve un valor de un rango de una fila o de una columna o de una matriz. Busca el valor
especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve el valor desde la misma posición en la
última fila o columna de la matriz.
Sintaxis: BUSCAR(valor_buscado;matriz).
Valor_buscado es un valor que BUSCAR busca en la matriz. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor
lógico, o un nombre o referencia que se refiere a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utiliza el mayor valor de la matriz que sea menor o igual al
valor_buscado.

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 Si el valor_buscado es menor que el valor más bajo de la primera fila o columna (dependiendo de las dimensiones de
la matriz), BUSCAR devolverá el valor de error #N/A.
Matriz es un rango de celdas que contiene el texto, los números o los valores lógicos que se desean comparar con
valor_buscado.

 FORMATO – CELDAS: en esta opción se tienen varias “pestañas o lengüetas” :

o PESTAÑA NUMERO: sirve para cambiar el formato de un número que se encuentra en una celda, por ejemplo si se desea
cambiar la cantidad de decimales o el formato de números negativos (para que aparezcan con un signo y color rojo) y con
separador de miles, también para convertir a formato porcentaje; otra forma de convertir es presionando el botón .
o PESTAÑA ALINEACIÓN: sirve para cambiar la alineación horizontal, vertical, y la orientación.
o PESTAÑA FUENTE: sirve para cambiar el tipo de letra, estilo, tamaño, color del contenido de las celdas seleccionadas.
o PESTAÑA BORDES: sirve para aplicar bordes de contorno e interior de un rango de celdas, también se puede elegir el
estilo y color del borde.
o PESTAÑA TRAMAS: sirve para rellenar una o varias celdas con los colores existentes en la paleta de colores. También se
puede rellenar con color presionando el botón
 EDICIÓN – RELLENAR – HACIA ABAJO / HACIA LA DERECHA: cuando se desea rellenar una fórmula a otras celdas que
están hacia abajo o hacia la derecha. Obs.: para poder rellenar se debe seleccionar desde la celda donde se encuentra la fórmula
hasta la última celda donde se quiere rellenar. Se puede rellenar una fórmula haciendo clic en la celda donde se encuentra la
misma, luego en apuntando con el mouse a la esquina inferior derecha de la celda se hace clic y sin soltar el mouse se arrastra
hasta donde se desea rellenar los datos. También se pueden rellenar SERIES predefinidas por Excel. Por ejemplo; se ingresa en
una celda “Enero” y al rellenar Excel se encarga de completar los meses restantes o se escribe “Lunes” y el Excel rellena las
celdas seleccionadas con los restantes días de la semana.

 DATOS – ORDENAR : sirve para ordenar datos en una planilla. Antes de elegir la opción en el menú se deben seleccionar
todos los datos de la planilla sin incluir títulos ni totales. También se pueden utilizar los botones Ascendente (A..Z) ó
Descendente (Z..A).

 COMBINAR CELDAS: combina dos o más celdas para crear una única celda.
 NOMBRAR HOJA DE CALCULO: clic derecho sobre el nombre de la hoja en la barra de etiquetas de hojas, seleccionar
CAMBIAR NOMBRE.

Trabajando con Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
A la hora de crear un gráfico, Excel dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más
fácil crearlo. Pudiendo trabajar con los botones de : Cancelar – Siguiente y Atrás
Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:
1. Seleccionar los datos a representar en el gráfico.
2. Seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico... o bien hacer clic sobre el botón Gráfico de la barra de
herramientas.
3. Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO , que pueden ser

COLUMNAS CIRCULAR BARRAS LINEAS

4. Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un subtipo. En la parte inferior del recuadro
aparece una breve descripción de éste y elegir el botón siguiente, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE
ORIGEN y dar siguiente.
5. Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos, el cuadro de diálogo OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis
fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de

gráfico
I. TITULOS: para escribir en el recuadro Título del gráfico: el nombre que deseamos que aparezca en la parte
superior de éste. En el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje
horizontal). En el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenadas (Y) (eje vertical).

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 II. EJE: Mostrar u ocultar títulos de ejes.
III. LINEAS DE DIVISIÓN: Mostrar u ocultar líneas de división en un gráfico
IV. LEYENDA: para seleccionar la ubicación de la leyenda dentro del gráfico o para ocultarla.
V. RÓTULOS DE DATOS: para mostrar cantidad, porcentaje, valor, etc. de los datos; sobre la gráfica de los mismo.
VI. TABLA DE DATOS: puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Una tabla de datos
es una tabla con los valores representados en el gráfico.
6. El cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el
gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente y FINALIZAR.

Validando datos de entrada

Cuando se desee asegurar que los usuarios introduzcan los datos correctamente en una hoja de cálculo, se puede especificar qué
tipo de datos serán válidos para determinadas celdas o para rangos de celdas.

1. Seleccionar las celdas que desee validar o restringir.

2. En el menú Datos, hacer clic en Validación y elegir la ficha Configuración.
3. En el cuadro Permitir, indicar el tipo de valor a validar.
4. En el cuadro Datos, indicar según el tipo de valor elegido; rangos, mínimo, máximo, origen, etc.

Vinculando planillas
Cuando se necesita usar desde una planilla los datos de otra planilla es necesario vincularlas entre si, para lo cual se debe indicar en
primer lugar el “nombre del archivo” donde se encuentra la planilla con los datos que se desea utilizar, el “nombre de la hoja”
donde se encuentra la planilla y la “dirección de celda” donde se encuentra el dato que se desea usar. Ubicarse en la celda donde se
desea recuperar el dato de la otra planilla y utilizar el siguiente formato ='[nombre de archivo]nombre de hoja'!dirección
de celda. Ejemplo ='[Ausencias.xls]Julio'!A9.

Definiendo celdas absolutas

Las celdas absolutas son utilizadas en una fórmula para que al ser copiadas a otras celdas se mantengan sin variar algunas
columnas o filas que forman parte de la fórmula, para ello se utiliza el signo $. Ejemplo: =(C10 * $B$5).  Esto indica que al
copiar la fórmula a otra celda la celda C10 se reemplazará por C11 y la celda B5 se mantendrá sin variar.

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