G - 02 - 01 - 02 Gestion Documental

CÓDIGO: VERSIÓN:
F-SE-022 2
GUÍA DE APRENDIZAJE
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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Nombre de la Guía:
Código Guía: S.E.J. 02-01-02 Sede CENSA: Rionegro
GESTIÓN DOCUMENTAL
Duración en horas del Programa 1568
Duración en horas del Módulo 60
Programa:
Duración en horas de la Guía 30
SECRETARIADO EJECUTIVO
Duración de horas teóricas de la Guía 10
Duración de horas prácticas de la Guía 20
Módulo de formación:
Norma de competencia laboral:
Organizar la documentación teniendo en
Organizar la documentación teniendo en cuenta
cuenta las normas legales y de la organización
las normas legales y de la organización
Elemento de la Norma:
Unidad de Aprendizaje: Archivar Documentos De Acuerdo Con Las
Normas Externas E Internas.
Gestión Documental
Proveer Información De Acuerdo Con La
Legislación Y Políticas De La Organización
Modalidad(es) de formación: Presencial

Resultados de Aprendizaje:
Al terminar la asignatura el estudiante estará en capacidad de conformar los archivos de

acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los principios y procedimientos archivísticos, los
procesos de clasificación, ordenación yd descripción de los documentos, de acuerdo con las
normas y la legislación vigente. Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la.
Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empres, teniendo en cuenta
la legislación vigente y las políticas de la organización. Recibir la correspondencia y los
documentos, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y la
legislación vigente
2. ACTIVIDADES DE ENSEÑANZA – APRENDIZAJE – EVALUACIÓN
 Participar en la clase orientada por el Tutor con preguntas acerca de elaboración y transferencias
documentales.
 Realizar en forma técnica el proceso de archivar y consultar
 Elaborar legajo, clasificar, perforar y archivar los documentos.
 Identificar y definir las categorías archivísticas que correspondan a: Fondo – Sección –
Subsección, serie – Subserie – Unidad Documental – Tipo Documental – Función o Actividad.
 .Detectar dentro de un organigrama cuáles son las Secciones – Subsecciones que conforman el
Fondo Documental de una empresa.
 Aplicar las TRD y realizar las transferencias documentales, inventario documental
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 Conocer los pasos metodológicos de una encuesta documental
3. INTRODUCCIÓN
El proceso de modernización, no puede darse sin el reconocimiento de la importancia de los archivos

en el desenvolvimiento de todos las actividades productivas sumado ahora a la extraordinaria
expansión de la interconexión de los sistemas de archivos en el mundo, que obliga a las entidades
públicas y privadas a modernizar los procedimientos de gestión y optimizar la prestación de los
servicios al usuario.
La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño secretarial, es

determinante para la conservación de la memoria documental institucional en la cual nos
encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un
marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la
producción del documento hasta su destinación final.
Debido a la gran acumulación, manejo y elaboración de documentos de una organización es

necesario constituir un archivo previamente para el desarrollo y debido proceso de los asuntos que
intervienen a diario en la gestión documental. Dándole una disciplina, técnica y custodia para la
protección de la misma información y el documento.
Desde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de Retención Documental

(TRD) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo General de la Nación de
Colombia, ente rector de la política archivística, como para los Organismos de los archivos
Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema Nacional de Archivo.
4. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
Para el logro de los resultados de aprendizaje propuesto, usted deberá:
4.1. Participar activamente en el desarrollo del módulo a través de actividades como exposiciones,
procesos de conceptualización, aplicación de los instrumentos de evaluación, búsqueda de
respuestas a dudas e interrogantes sobre la temática desarrollada, recolección de evidencias
a través del Portafolio de Evidencias.
4.2. Teniendo en cuenta las explicaciones realice el instrumento de evaluación acerca de recibo y
despacho de documentos.
4.3. Desarrolle el taller de aplicación acerca del recibo de la correspondencia. Asesoría por parte
del tutor y aclaración de dudas. Análisis de casos.
4.4. Investigar que es fondo, sección, subsección, series, sub series y tipos documentales.
Socialización y aclaración d dudas a los estudiantes. Desarrollo del instrumento de evaluación.
4.5. Realice la sopa de letras con base al cuestionario planteado.
4.6. Presentación de los formatos para el recibo y despacho de correspondencia, de. acuerdo a lo
trabajado en la guía de aprendizaje.
5. EVIDENCIAS
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EVIDENCIAS DE
CRITERIOS DE TECNICAS E INSTRUMENTOS DE
APRENDIZAJE
EVALUACION EVALUACION
(CONOCIMIENTO)
TÉCNICAS
Preguntas
El comité de archivo. Desarrollo del taller evaluativo
INSTRUMENTO
Cuestionario
Conceptualización de TÉCNICAS
fondo, sección, preguntas
Socialización y desarrollo de
subsección, series, sub
taller evaluativo
series y tipos INSTRUMENTO
documentales Cuestionario
TÉCNICAS
Taller evaluativo sobre los Valoración del producto
Los conceptos básicos
conceptos esenciales en el
de archivística
manejo de archivo INSTRUMENTO
Cuestionario
EVIDENCIAS DE
APRENDIZAJE
(DESEMPEÑO)
TÉCNICAS
Desarrollo de taller de
Observación
Recibo y despacho de aplicación frente al manejo de
los documentos. recibo y despacho de
INSTRUMENTO
documentos.
cuestionario
TÉCNICAS
Desarrollo del taller evaluativo,
Valoración del producto
Recibo de teniendo en cuenta las
correspondencia explicaciones dadas por el
INSTRUMENTO
tutor en la sesión
cuestionario
EVIDENCIAS DE
APRENDIZAJE
(PRODUCTO)
TÉCNICAS.
Formatos de recibo y Presentación de formatos para Formatos
despacho de el recibo y despacho de la
correspondencia correspondencia INSTRUMENTOS
Lista de chequeo
6. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS
AMBIENTES DE APRENDIZAJE
Aula tradicional con puestos de trabajo para estudiantes y tutor.
MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS

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Hojas de block
Papel bond
Tijeras
Colbón
Laminas
Cartulina
Tablero,
Marcadores borrables y permanentes
Fotocopias de Consultas en Internet
Mapas conceptual
EQUIPOS:
Computador, Video beam
7. GLOSARIO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son el conjunto de documentosgenerados por una unidad

administrativa en ejercicio de sus funciones
FONDOTotalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en

desarrollo de sus funciones o actividades
SECCION: Son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o
división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo
SERIE: Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por

una entidad en cumplimiento de una función determinada
SUBSERIE: Se trata de un conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier
razón derivada de su creación recepción o utilización.
TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla
y asignarla categoría diplomática
8. BIBLIOGRAFIA
www.archivogeneraldelanacion.gov.co
www.archivonorma.com

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Modalidad(es) de formación: Presencial

Al terminar la asignatura el estudiante estará en capacidad de conformar los archivos de

2. ACTIVIDADES DE ENSEÑANZA – APRENDIZAJE – EVALUACIÓN

 Conocer los pasos metodológicos de una encuesta documental

El proceso de modernización, no puede darse sin el reconocimiento de la importancia de los archivos

La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño secretarial, es

Debido a la gran acumulación, manejo y elaboración de documentos de una organización es

Desde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de Retención Documental

4. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

Para el logro de los resultados de aprendizaje propuesto, usted deberá:

4.5. Realice la sopa de letras con base al cuestionario planteado.

6. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS

MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son el conjunto de documentosgenerados por una unidad

FONDOTotalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en

SERIE: Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por

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