DOCUMENTACIÓN COMERCIAL Y

CONTABLE
Introducción

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por

escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o
empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica

entre las partes que intervienen en una determinada operación. También
ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son
el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas

por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad.

Concepto de Comprobante de Pago

El comprobante de pago es el documento que acredita la transferencia de
bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios.

Para ser considerado como tal debe ser emitido y/o impreso conforme a las
normas del Reglamento de Comprobantes de Pago (Resolución de
Superintendencia N° 007-99-SUNAT).

Conforme el Reglamento de Comprobantes de Pago existen los siguientes

tipos:

COMPROBANTES DE PAGO
Facturas
Boletas de Venta
Tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras
Liquidaciones de compra
Comprobante de Operaciones – Ley N° 29972
Documentos autorizados
Recibos por honorarios
 Boleta de Venta
Casos en los cuales se emitirán Boletas de Venta:

 En las operaciones con consumidores o usuarios finales.

 En operaciones realizadas por los sujetos del Nuevo Régimen Único
Simplificado, incluso en las de exportación que puedan efectuar dichos
sujetos.

Las boletas de venta no permitirán ejercer derecho al crédito fiscal ni podrán

sustentar costo y gasto para efecto tributario, salvo en los casos que la Ley lo
permita y se debe identificar al adquiriente o usuario con su Número de RUC,
así como sus apellidos y nombres o razón social.
Requisitos de las boletas de Venta:
Datos de identificación del obligado:

 Apellidos y nombres, o denominación o razón social

 Además deben consignar su nombre comercial si lo tuvieran.

 Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté localizado el

punto de emisión.

 Número de RUC.

Denominación del Comprobante:

“BOLETA DE VENTA”

Numeración

Serie y número correlativo

Datos de la imprenta que realizo la impresión:

Número de RUC

Fecha de impresión

Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT:

Que debe estar junto con los datos de la empresa gráfica

Destino del original y las copias:

En el original:

EMISOR

En la primera copia:
ADQUIRIENTE O USUARIO

Factura
Casos en los cuales se emitirán facturas:

En las operaciones entre empresas o personas que necesitan acreditar costo o

gasto para efecto tributario, sustentar el pago del IGV por la operación
efectuada y poder ejercer, de esta manera, el derecho al crédito fiscal.

En operaciones con sujetos del Nuevo Régimen Único Simplificado

En la operaciones de exportación.

En los servicios de comisión mercantil prestados a sujetos no domiciliados,

conforme los incisos e) y g) del artículo 4 del Reglamento de Comprobantes
de Pago.

Requisitos de las facturas:

INFORMACIÓN IMPRESA

 Datos de identificación del obligado:

 Apellidos y nombres, denominación o razón social
 Además deben consignar su nombre comercial si lo tuvieran.
 Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté localizado el
punto de emisión.
 Número de RUC

Denominación del Comprobante:

“FACTURA”

Datos de la imprenta que realizo la impresión:

 Número de RUC
 Fecha de impresión

Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT:

Que debe estar junto con los datos de la empresa gráfica

Destino del original y las copias:

 En el original: ADQUIRIENTE O USUARIO

 En la primera copia: EMISOR
 En la segunda copia: SUNAT
 En las copias se consignará la leyenda “COPIA SIN DERECHO A CRÉDITO
FISCAL DEL IGV”
Ticket o cinta emitida por máquina
registradora
Casos en los cuales se emitirán tickets o cinta emitida por máquina
registradora:

En las operaciones con consumidores finales, en este caso no se tendrá

derecho a ejercer crédito fiscal ni sustentar gasto o costo para efecto
tributario.

En operaciones realizadas por los sujetos del Régimen único Simplificado

Estos comprobantes permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal, sustentar

gasto o costo para efecto tributario, siempre que contengan:

El número de RUC, apellidos y nombres o denominación o razón social del

adquiriente o usuario

Se emitan como mínimo en original y una copia además de la cinta testigo.

Se discrimine el monto del impuesto.

Requisitos del ticket o cinta emitida por máquina registradora:

INFORMACIÓN IMPRESA

Datos de identificación del emisor

Apellidos y nombres, denominación o razón social
Además deben consignar su nombre comercial si lo tuvieran
Dirección del establecimiento en el cual se emite el ticket
Número de RUC
Numeración correlativa y autogenerada por la máquina registradora
Número de serie de fabricación de la máquina registradora
Bien vendido, servicio prestado y/o código que lo identifique
Importe de la venta o del servicio prestado
Fecha y hora de emisión
Debe ser emitido como mínimo en original y cinta testigo.
Para que este documento sirva para ejercer derecho a crédito fiscal o
sustentar costo o gasto para efecto tributario, debe ser emitido en original y
una copia, además de la cinta testigo y deben contener:
El número de RUC, apellidos y nombres o denominación o razón social del
adquiriente o usuario
Se discrimine el monto del impuesto

Liquidación de Compra
Casos en los que se emitirán Liquidación de Compra:
Serán emitidas por las personas naturales y jurídicas por las adquisiciones
que efectúen a personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos
primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal y extracción
de madera, de productos silvestres, minería aurífera artesanal, artesanía,
desperdicios y desechos metálicos, desechos de papel y desperdicios de
caucho, siempre que estas personas no otorguen comprobantes de pago por
carecer de número de RUC.
Podrán ser empleadas para sustentar gasto o costo para efecto tributario.
Asimismo es preciso señalar que permitirán ejercer el derecho al crédito fiscal
y debe considerarse que el impuesto deberá ser retenido y pagado por el
comprador, quien queda designado como agente de retención.
Requisitos de la liquidación de compra:
INFORMACIÓN IMPRESA
Datos de identificación del comprador
Apellidos y nombres, denominación o razón social
Además deben consignar su nombre comercial si lo tuvieran.
Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté localizado el
punto de emisión.
Número de RUC.
Denominación del Comprobante:
“LIQUIDACIÓN DE COMPRA”
Numeración
Serie y número correlativo
Datos de la imprenta que realizo la impresión:
Número de RUC
Fecha de impresión
Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT:
que debe estar junto con los datos de la empresa gráfica
Destino del original y las copias:

En el original: COMPRADOR
En la primera copia: VENDEDOR
En la segunda copia: SUNAT
En las copias se consignará la leyenda “COPIA SIN DERECHO A CRÉDITO
FISCAL DEL IGV”

Comprobante de Operaciones - Ley N° 29972

Casos en los que se emitirá el Comprobante de Operaciones - Ley N° 29972:
Se emitirán por las cooperativas agrarias, si adquieren de sus socios bienes
muebles y/o servicios, de conformidad con la Ley N° 29972
Permitirán sustentar costo o gasto para efecto tributario
Requisitos de las comprobante de operaciones – Ley 29972:
INFORMACIÓN IMPRESA
Datos de identificación del adquiriente o usuario:
Denominación
Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté localizado el
punto de emisión.
Número de RUC
Denominación del Comprobante:

“COMPROBANTE DE OPERACIONES – LEY 29972”

Numeración
Serie y número correlativo
Datos de la imprenta que realizo la impresión:
Número de RUC
Fecha de impresión
Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT: que debe estar
junto con los datos de la empresa gráfica
Destino del original y las copias
En el original: ADQUIRIENTE O USUARIO
En la primera copia: VENDEDOR O PRESTADOR
En la segunda copia: SUNAT
Ahora ya es posible emitir comprobantes por vía internet
Que ya es posible emitir comprobantes de pago por Internet:
Facturas electrónicas
Recibos por honorarios electrónicos.
Para emitirlos debe ingresar a Operaciones en Línea – SOL y afiliarse al
Sistema de Emisión Electrónica – SEE.

Nota de Débito

Definición de Nota de Débito

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento
incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la
facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.

La nota de débito es un escrito en el que una empresa reconoce ante un cliente haber
facturado y cobrado cierta suma de dinero; por lo general, la nota de débito se utiliza
para notificar un cobro extra y erróneo.

La nota de débito es equivalente a la cantidad de dinero que haya sido motivo de la falla
y que el cliente podrá canjear por productos, servicios o efectivo en el establecimiento
que expidió dicha nota.

Requisitos de las Notas de Débito

De acuerdo a la normativa de cada país, las notas de débitos tendrán que cumplir
los requisitos legales de ese país. Por ejemplo, se puede exigir que se emitan
solamente al mismo comprador o beneficiario del servicio al que se le emitió la
factura original. Generalmente, también debe incluir el motivo del aumento de la
deuda, el importe y el monto de IVA.

¿Para qué sirve una Nota de Débito?

Una nota de débito brinda información sobre una próxima factura o puede servir
como recordatorio de un monto adeudado. El comprador usa la nota de débito
para registrar el aumento de su deuda. Para el vendedor, la nota de débito
también sirve para registrar una transacción en su sistema contable.

En algunos casos, las notas de débito se emiten como simples cartas

informativas, que incluyen información sobre una próxima factura, medios de
pago e información sobre los productos y servicios brindados.

No todas las empresas usan notas de débito, muchas simplemente envían

facturas luego de producirse la obligación. Las notas de débitos son mas usadas
en las transacciones entre empresas (Business to Business), pero también usan,
aunque no tan frecuentemente, en las transacciones con clientes finales. Muchas
empresas que realizan transacciones frecuentemente, tienen cuentas abiertas
que se cancelan a fin de mes, mediante el envío de una factura. Las
transacciones que se realizan antes del envío de la factura, se informan mediante
notas de débito.

Nota de Débito y Factura

Una nota de débito no requiere un pago inmediato, generalmente se usa solo
para informar a los clientes de las futuras obligaciones. En un futuro próximo, se
generará una factura para la cancelación de estas obligaciones.

La nota de débito puede incluir una referencia a la factura, cuando la factura ya

ha sido emitida con anterioridad. Por ejemplo, si se ha emitido una nota de
débito para corregir errores en una factura anterior.

Una factura es un documento que se considera un pedido de pago. Cuando se

emite una factura, el comprador ya debe dinero al vendedor.

Nota de Débito versus Nota de Crédito

Una nota de débito informa de un incremento de deuda por parte del cliente,
mientras que una nota de crédito informa sobre una disminución de la deuda, o
bien, sobre un aumento del saldo a favor de un cliente.

Función de la Nota de Débito

Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea
por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.

En qué casos se usa la Nota de Débito

En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se
aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.

En los comercios: Cuando se pagó el flete por envío de una mercadería;

cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
 Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de
que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota
de Débito. Las causas que generan su emisión pueden ser:

Error en menos en la facturación.

Intereses.
Gastos por fletes.
Gastos bancarios, etc.

Datos Obligatorios de la Nota de Débito

Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura,
numeración, importe, cantidad que devuelves, importe total.

Cuál es la información básica que debe tener la

Nota de Débito
Las notas de débito deben contener información del emisor, de los costos,
gastos o intereses, del comprobante de venta al que hace referencia e
identificación de quien la recibe; así como los datos de la autorización y de su
caducidad. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación.

Usos de las notas de débito

Algunas de las situaciones más frecuentes para emitir notas de débito son:

o Error en la facturación. Se ha facturado menos dinero del que corresponde y se

envía una nota de débito con el incremento que corresponde.
o No incluir el IVA. En ocasiones se envían notas de débito al cliente porque no se ha
incluido el IVA en la factura, para subsanar este error se emite el documento.
o Retrasos en el pago: Si se ofrece un descuento por pronto pago y al final el cliente
paga más tarde de lo acordado.
o Gastos de envío: También es frecuente enviar notas de débito por los gastos de
envío que se han incrementado.
o Gastos bancarios.  Cuando se carga una comisión que se aplicó un cheque
depositado.

En definitiva, cualquier motivo que incremente el pago del cliente y que no estaba
contemplado.
 Nota de Crédito
Una nota de crédito es un documento que se utiliza para anular facturas.

Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de

compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la
factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más,
devolución de bienes.

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la

devolución de un valor determinado por el concepto que se indica en la misma
nota.

Ejemplo

La empresa A envía una factura a B. B contacta con A, dado que la factura es

errónea y no había contratado el servicio completo.

A, una vez de acuerdo con B, envía una nota de crédito a B con el importe de
la anulación de la factura original.

Como mencionamos anteriormente, una nota de débito siempre se

traduce en un ingreso para la empresa que la emite; en este sentido, la
misma le permite al vendedor solucionar algunos errores que se hayan
dado al momento de emitir la factura o la boleta, pudiendo así mediante
una nota de débito recuperar su dinero.

Al igual que sucede con la nota de crédito, la de débito debe ser

entregada junto a la factura original de manera que le informe al cliente
sobre el aumento y que refleje la cantidad que será adicionada bajo un
concepto dado. Para que esta sea legal, deberá cumplir con ciertos
requisitos, los cuales serían: el valor del aumento de la deuda y el
número de la factura a la que corresponde dicho incremento.

Rectifica facturas con notas de crédito

Como bien establece la ley, queda prohibido eliminar facturas emitidas. Por
ello, cuando cometas un error en una factura, crea una nota de crédito por el
valor de la factura en negativo.

Cheque
El cheque es un documento mercantil, aceptado como medio de pago, que
emite y firma una persona (librador), para que una entidad financiera
(librador) pague la cantidad consignada en el mismo a otra persona (tenedor
o beneficiario), siempre y cuando disponga de fondos en la cuenta contra la
que se libra el cheque.

El librador: Sería el que tiene la deuda que puede ser una persona, física o
jurídica, que se compromete a pagar la cantidad reflejada en el cheque

Medios de pago- librado: Es la entidad financiera que le da al librador

(deudor) el cheque. Tiene que tener una cuenta abierta en esa entidad para
hacer frente a la cantidad reflejada en el cheque.

El beneficiario: Es quien tiene en su poder el cheque y es quién va a cobrar

la cantidad reflejada en él mismo. También se le conoce por “tomador” o
“tenedor” del cheque.

Por lo tanto cualquier persona física o jurídica con capacidad legal que tenga
abierta una cuenta en una entidad financiera puede emitir un cheque. Esta
entidad le entregará a su cliente un talonario de cheques y podrá usar cada
uno de ellos como medio de pago

Tipos de Cheques

Cheque cruzado: es un cheque al cual se le trazan dos líneas rectas

paralelas y en diagonal en el frente. Al hacer esto el cheque no se puede
cobrar en efectivo y solo se puede depositar en una cuenta.

Cheque al portador: se denomina "cheque al portador" al cheque que no

tiene especificado un beneficiario y puede ser cobrado por cualquiera que lo
tenga en su poder.

Cheque a la Orden: es un cheque que solo puede cobrar el beneficiario al

cual fue hecho el cheque. Se puede endosar.

Cheque certificado: el banco certifica que el cheque tiene fondos,

reservando los mismos hasta que sea cobrado.

Cheque de caja: es un cheque expedido por una institución de crédito para

ser pagado en sus propias sucursales.

Cheques de viajero: son los cheques expedidos por una institución bancaria
para ser pagados en alguna de sus sucursales dentro del pais o en el exterior.
Cheque para acreditar en cuenta: cuando un cheque tiene escrita la
leyenda "para acreditar en cuenta", el mismo no podrá ser cobrado en
efectivo y tendrá que ser depositado en la cuenta.

Cheque no a la orden: es un cheque que no se puede endosar y debe cobrarlo

para quien fue extendido.

Cheques de pago diferido: constituyen una orden de pago librada a una

fecha futura.

Cheque Cancela torio: constituye un medio de pago asimilable a la entrega

de dinero en efectivo.

UN RECIBO
El recibo es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad
de dinero, emitido por la persona acreedora (quien recibe), y dirigido a la
persona deudora (quien paga).

No existe regulación mercantil específica del recibo, siendo las instrucciones

del Consejo Superior Bancario y las prácticas bancarias y comerciales las
normas supletorias de protección jurídica. De acuerdo con estas, el recibo es
considerado un efecto de comercio con características similares a la letra y al
pagare, pudiéndose endosarse y descontarse siempre que este aceptado.

El pago del recibo suele domiciliarse en cuenta bancaria, pero también se

acostumbra a cobrar en el domicilio del pagador-librado.

En el caso de domiciliación bancaria del recibo es necesaria la autorización

escrita del deudor para que la entidad bancaria cargue o adeude en cuenta su
pago. Una vez realizada esta anotación, la entidad envía al deudor el
documento del recibo como justificante del abono.

Actualmente, en la práctica diaria, rara vez se llega a imprimir este

documento ya que lo habitual es transmitir esta información de cobro a
nuestro banco para que él se encargue del cobro del recibo en la cuenta y
banco que nuestro cliente nos ha dado como domiciliación.

Normalmente de suelen agrupar varios recibos de cobro a clientes para

enviarlos al banco, este grupo de recibos es lo que comúnmente se llama
remesa de recibos.

La información de la remesa se suele trasmitir a nuestra entidad bancaria en

formato electrónico, introduciendo los datos de cada recibo de la remesa en la
propia web del banco, o incluso importando en ésta un archivo informático
con todos los datos que ha generado nuestro programa de facturación.

El recibo domiciliado tiene un formato normalizado y su estructura es

como se indica en la siguiente imagen

El pagaré
El pagaré es un documento que contiene la obligación incondicional de pago
por parte del emisor a una segunda persona (beneficiaria o tenedora).
Actualmente, este documento se utiliza como medio de pago en transacciones
comerciales.

La historia del factoring o adelanto de facturas es mucho más larga de lo que

en principio podemos pensar. Ya en la época de Mesopotamia, exactamente
en el reinado de Hammurabi de Babilonia, se sientan las primeras bases que
permitirán

Endoso de un pagare
El endoso es una cláusula escrita en el pagare o en un suplemento del mismo,
por la que el endosante (tenedor del pagaré), mediante su firma, transmite a
un tercero (endosatario), todos los derechos derivados del mismo,
convirtiéndose desde ese momento en el dueño del Pagare

LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio es un documento por el que una persona física o jurídica
(librador) ordena a otra (librado) que pague una cantidad a favor de un
tercero (tenedor o tomador), en una fecha determinada (vencimiento).

El librado es la persona que emite la letra. Si surge de una relación comercial

el librador es el vendedor. (Debe firmarla)
El librado es la persona que en condiciones normales paga la letra. Siguiendo
el ejemplo anterior seria el comprador. El librado para quedar comprometido a
pagar la letra tiene que aceptarla. La aceptación es un reconocimiento formal
de la deuda, hace exigible la letra a cobrar o a pagar.

El tenedor o tomador es la entidad a quien se ha de efectuar el pago, es decir

quien cobra en nombre del librador (intermediario financiero).

El Plan General Contable establece las mismas cuentas de balance para

contabilizar los efectos comerciales, ya sean letras de cambio, pagarés o
libranzas, si bien la empresa puede abrir subcuentas para diferenciarlas.

Qué es el giro bancario

El giro bancario es un método de pago en el que una persona envía cierta
cantidad de dinero a otra a través de un documento denominado cheque
bancario que es emitido por el banco, el banco de la persona que emite el

dinero. Este documento debe de tener una estructura en la que aparezcan

unos datos mínimos para que se cumpla la trasferencia de dinero, estos son:

 El nombre de la entidad bancaria emisora del documento.

 El importe de dinero trasmitido.
 La identidad tanto del emisor como del receptor del importe.
 El banco donde se enviarán los fondos o el número de cuenta entre
otros datos

Modalidades de giro Bancario

Giro Bancario Cruzado: En este documento aparecen dos líneas entre el
nombre del banco que se encarga del cobro para que únicamente sea este el
que pueda facilitar el pago a través de una transacción bancaria por cuenta
corriente y no a través de dinero en efectivo.

Giro bancario Comercial: Quien emite este tipo de cheques suele ser una
empresa para el pago de sus operaciones comerciales.

Cheque Internacional: Se trata de un cheque emitido por un particular a un

país extranjero, este cheque es emitido en moneda local.