ASIENTO DE PLANILLA

 
Como por ejemplo la Empresa ALFA SA realiza el cálculo de los
conceptos a pagar en su planilla del mes
 
El 31 de enero se realiza la liquidación de la planilla de sueldos de los
cinco (05) trabajadores de la empresa
Teniendo lo siguientes datos luego que a cerrado la planilla del mes.
 
Aporte Empleador Aporte trabajador Total
Concepto Remuneración Asignación Adelanto
Familiar EsSALUD ONP de AFP
sueldos
Vera Vera.
1,500.00 150.00 135.00 195.00 500.00   955.00
Gerardo
Espino
1,450.00   130.50 188.50 400.00   861.50
Stuar, Julio
Vera Gallo,
1,350.00   121.50 175.50 200.00   974.50
Walter
Alonzo
Pinto, 1,150.00 115.00 103.50 149.50 200.00   915.50
Crispin
Calderón
Mejía, 1,050.00   94.50     141.75 908.25
María
Totales 6,500.00 265.00 585.00 708.50 1,300.00 141.75 4,614.75
 
 
Nota: el señor Gerardo Vera Vera y  Crispin Alonzo Pinto acreditan tener
carga familiar por lo que se les asigna "Asignación Familiar"
 
La planilla detalla lo siguiente:
Remuneraciones                S/. 6,500.00
Asignación Familiar            S/.   265.00
Adelanto de sueldos          S/. 1,300.00
EsSalud 9%                        S/.    585.00
ONP 13%                            S/.    708.50
AFP                                       S/.     141.75
                                                                                                                    
DEBE                 HABER
 
-------------------Asiento 1 -----------------------
 
62 GASTOS DE PERSONAL, DIRECTORES Y
GERENTES        7,350.00
     621 Remuneraciones                         6,500.00
     622 Otras remuneraciones                   265.00
     627 Seguridad,  previsión social
             y otras contribuciones                    585.00
             6271 Régimen de prestaciones
                       de salud
14 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL,
      A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS), DIRECTORES
      Y GERENTES                                                                                 
1,300.00
     141 Personal
              1412 Adelantos de remuneraciones
40 TRIBUTOS CONTRAPRESTACIONES
      Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES
      Y DE SALUD POR PAGAR                               
1,435.25
     403 Instituciones publicas   
               4031 EsSALUD               585.00
               4032 ONP                         708.50    
     407 Administradoras
             de fondo de pensiones      141.75             
41 REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES
     POR
PAGAR                                                                                                         
     4,614.75
     411 Remuneraciones por pagar   
              4111 Sueldos y salarios por
pagar                                                      
31/01 Por las compras del mes, según
el Registro de Compras del folio
Numero ...
 
-------------------Asiento 2 -----------------------
 
94 GASTOS ADMINISTRATIVOS                                          7,350.00
79 CARGAS IMPUTABLES
     A CUENTA DE
COSTOS                                                                                        7,350.00
 31/01 Por el destino
 
-------------------Asiento3 -----------------------
 
41 REMUNERACIONES  Y PARTICIPACIONES
     POR PAGAR                                                                            4,614.75
     411 Remuneraciones por pagar
10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO                               
4,614.75
      101 Caja

Análisis y dinámica de la cuenta 18

38 Cargas Diferidas:
• Concepto:
Agrupa las cuentas divisionarias que representan, por un lado, la renta de capital calculadas o pagadas que
se devengarán en fecha posterior al cierre del ejercicio; y, por otro lado los egresos relacionados
con serviciosfuturos que van a ser absorbidos como gastos en el ejercicio o los ejercicios siguientes.
• Subcuentas que agrupa:
381 Intereses por devengar
382 Seguros pagados por adelantado
383 Alquileres pagados por adelantado
384 Entrega a rendir cuentas
385 Adelanto de remuneraciones
388 Gastos anticipados – ACM
389 Otras cargas diferidas

Han existido muchos cambios en el PLAN CONTABLE GENERAL PARA EMPRESAS uno de los más
resaltantes es el que mostraremos a continuación, con respecto a la aparición de la cuenta  18 servicios y
otros contratados por anticipado, la cual sustituye a la cuenta 38 cargas diferidas del PCGR.

18 Servicios y otros contratados por anticipado:

• Concepto:
Agrupa las subcuentas que representan los servicios contratados a recibir en el futuro, o que habiendo sido
recibidos, los beneficios asociados se extienden a más de un ejercicio económico, que luego van a ser
absorbidos como gastos (en el ejercicio o los ejercicios siguientes), así como las primas pagadas por opciones
financieras cuyo vencimiento es posterior.
• Subcuentas que agrupa:
181 Intereses
182 Seguros
183 Alquileres
184 Primas pagadas por opciones
185 Mantenimiento de activos inmovilizados
189 Otros gastos contratados por anticipado

¿Dónde encontramos las subcuentas de la cuenta 38 cargas diferidas?

En esta cuenta (18 servicios y otros contratados por anticipado) se ha reclasificado casi todas las divisionarias
de la cuenta 38 Cargas diferidas del Plan Contable General Revisado, a excepción de los adelantos de
remuneraciones y las entregas a rendir cuentas que se han considerado en la cuenta 14 Cuentas por cobrar
al personal, a los accionistas, directores y gerentes.
A continuación un pequeño cuadro en el que podemos apreciar lo antes mencionado:
PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL
38 CARGAS DIFERIDAS 18 SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO
381 Intereses por devengar 181 costos financieros
382 Seguros pagados por adelantado 182 Seguros
383 Alquileres pagados por adelantado 183 Alquileres
184 Primas pagadas por opción
185 Mantenimientos de activos inmovilizados
389 Otras cargas diferidas 189 Otros gastos contratados por anticipado

PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL

38 CARGAS DIFERIDAS 14 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS(SOCIOS),
DIRECTORES Y GERENTES
384 Entrega a rendir cuenta 1413 Entregas a rendir cuenta
385 Adelanto de remuneraciones 1412 Adelanto de remuneraciones.
Ahora haremos un ejemplo con la cuenta 38 cargas diferidas y la cuenta 18 servicios y otros contratados por
anticipado; relacionado con los seguros:

CASO PRÁCTICO:
Se registra una prima de seguro por S/8,000 la cual cubre un periodo de un año.

 SEGÚN EL PCGR:
DEBE HABER
38 CARGA DIFERIDAS 8,000
382 Seguros pagados por adelantado
40 TRIBUTOS POR PAGAR 1,520
401 Gobierno Central
4011 IGV
42 PROVEEDORES 9,520
421 Facturas por pagar
x/x Por la adquisición de la prima que cubre un año
X
65 CARGAS DIVERSAS DE GESTIÓN 667
651 Seguros
38 CARGAS DIFERIDAS 667
382 Seguros pagados por adelantado
x/x Por el devengo de la prima de seguro

Mensualmente se registra como gasto la doceava parte del monto de la cuenta 38 Cargas diferidas.
Para ello hacemos la siguiente operación:8000/12=667
Lo mismo sucede ahora con la cuenta 18 servicios y otros contratados por anticipado del Plan Contable
General Empresarial, como lo veremos en el siguiente asiento.

 SEGÚN EL PCGE:
DEBE HABER
18 SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 8,000
182 Seguros
40 TRIBUTOS, CONTRAPRSTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR
PAGAR 1,520
401 Gobierno central
4011 IGV
40111 IGV-cuenta propia
42 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES-TERCEROS 9,520
421 Facturas boletas y otros comprobantes por pagar
x/x Por la adquisición de la prima que cubre un año
X
65 OTROS GASTOS DE GESTIÓN 667
651 Seguros
18 SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS POR ANTICIPADO 667
182 Seguros
x/x Por el devengo de la prima de seguro correspondiente al primer mes

(Para continuar aprendiendo descargue el archivo adjunto)

Descargar AnailisisCta18.pdf

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FONDO FIJO: CAJA CHICA - y TRATAMIENTO CONTABLE

FONDO FIJO: CAJA CHICA

Su Tratamiento Contable, y otros procedimientos

El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la
emisión de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.

Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar
ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.

EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.- Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el
Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros ,
siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una
cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al
inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante
desembolsos autorizados son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la
cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben también el nombre de
Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha
gastado parte o totalmente de estos fondos, así sucesivamente.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede tener dos clases de
fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo

b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al
inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores,
que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o
el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable
cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad
superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a
la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable,
es decir que puede variar.

EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para
realizar pagos de menor cuantía.
- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiquín
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y periódicos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos de3 servicios de limpieza
- Gastos de artículos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de susministros excepcionalmente
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

b).- Este tipo de gastos se efctua el pago en efectivo.

c).- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es
conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos
(llamase Recibo de Egresos)

HABLANDO ALGO MAS DEL LIBRO DE CAJA CHICA

Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo.
En el sector privado no es necesario una Resolución para la creación de
Fondos para la caja chica, basta un memorandum de Gerencia Financiera o del Gerente General.

La Caja Chica es una cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un
empleado, en caja, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el
sistema de fondo fijo, el monto
de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con
chequera. De acuerdo a la Ley de la Bancarizacion

ASPECTO TECNICO
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:
. Mediante un memorandum de Gerencia Financiera autoriza la creación o aumento de acuerdo a
sus requerimientos un monto determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a
realizar
Siempre sujetándose a la Ley de Bancarizacion y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF,
según Ley Nº 29194.

. El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y urgentes Diarios de la Empresa,
tales como:

. Movilidad Local
. Movilidad Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del Territorio
de nuestra Republica.
. Útiles de Escritorio, de Limpieza, compra de útiles de Botiquín y
Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viáticos, Llamadas de teléfono, fletes embalajes, otros
gastos menudos y urgentes no programados.

. Compras de Suministros y otros, hoy en día algunas empresas lo están utilizando esta caja chica
para pagos de cantidades mayores como ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de
Mercaderías etc.
¿Porque razones?, por la sencilla razón de que son empresas Unipersonales Y La Ley de
Bancarizacion y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, según Ley Nº 29194. Exigen tener
una Cuenta Corriente en cualquier Entidad Financiera y tener Chequera; además especifican las
normas que mayor de S/. 3,500.00 Nuevos Soles y mayor de $ 1,000.00 DOLARES AMERICANOS, se
girara Cheque no Negociable, por todas las transacciones comerciales que se realicen Y las
(Persona Natural con Negocio) y ellos no tienen cuenta corriente para girar cheques, conforme
hacen la cobranza de sus facturas que emiten cheques no negociables, y/o si no ha pasado el
limite de la Ley de Bancarizacion ,que ordena, para el año 2008, se debe girar cheques No
Negociable partir de S/. 3,500.00 y /o de $ 1,000.00 Dolares americanos.

¿Entonces como hacen para sus comprar?, lo hacen en efectivo pidiendo facturas de
compras a sus Proveedores que no pasen del importe considerado de s/. 3,500.00 Nuevos soles. Y
también hay algunas Empresas Jurídicas vienen haciendo esto, porque ellos venden directamente
al consumidor y es difícil estar visitando al Banco para depositar el efectivo adquirido en el día.,
producto de las ventas al consumidor directo.
Y el pago de Impuesto porque no tienen chequera vigente y/o Cuenta Corriente en alguna
identidad Financiera, Porque si se va al Banco a comprar un Cheque de Gerencia a nombre del
Banco de la Nación / Sunat. Cuesta bastante dinero, y eso depende de que Banco se visite. Como
importe promedio de un Cheque de S/. 3250.00, se pagara S/. 150.00, entonces como se ve no es
negocio es preferible pagarlo en efectivo y para su control interno y/o el FONDO FIJO.

Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes
columnas.

1.- Columna para la fecha de operación.

2.- Columna para el detalle o explicación
3.- Columna para numeración de los documentos y/o comprobantes.
4.- Columna para entradas o reposición de fondos.
5.- Columna para las salidas o pagos realizados.
6.- Columna para distribución de pagos, en gastos de ventas y Administración.
7.- Si no se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas necesarias, simplemente se hará
una relación, conteniendo lo más esencial para la conformidad del Control Interno (fecha de
ingreso de los Cheques de Reposición y/o inicio, codificación de los documentos pagados, y/o
salidos, registrados en el Registro de Compras y pagados por caja Chica,
si los hubiere, formando en dos columnas Ingresos y Egresos, siempre incluyendo el saldo anterior
y se determina el saldo para el futuro rendimiento de cuentas de Caja Chica y/o Fondo Fijo.).

El Importe del Fondo Fijo es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa

automáticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto
fijado según el memorandum, por eso se llama fondo fijo. Utilice un voucher para efectuar la
imputacion contable.

El Fondo Fijo estará a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser cuidado celosamente su
utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de la empresa. Dinero de curso legal.
Exclusivamente para fines de la empresa.

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que excedan
dicho límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta solo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su
eliminación.

La unidad de teoría podrá girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para
el fondo, indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en
dicho periodo.

La reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado
como máximo 80% del monto asignado y será equivalente a la rendición sustentada con los
documentados debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa y
calificación por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos pagados de lo cual deberá
dejarse evidencia en el Libro Caja Chica y en el comprobante de pago. y/o relación de sustención
de gastos pagados.

Debe haber una sola persona responsable de caja chica. Fidelidad del personal que aplique las
políticas de la empresa.

La persona responsable de la caja chica. Fidelidad del personal que aplique las políticas de la
empresa.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni los Cobros, ni
a la Caja Principal

A la reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo

El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifiquen en los
comprobantes pagados por caja chica

Los comprobantes tienen que ser numerados correlativamente como control interno, todos los
documentos de egreso deberán ser aprobados previamente por otra persona autorizada y
especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

Como mecanismo de control, se recomienda hacer arqueos de caja periódicos y sorpresivos,

dejándose una constancia escrita, la cual debe ser firmada por el encargado y por la persona
responsable del arqueo por disposición del gerente financiero o el administrador o contador,
según el conducto regular. El error en el manejo de Caja Chica puede ocasionarse al final de
operación un sobrante o faltante que es necesario revisar antes de pasar dichos documentos al
Cajero o al Contador para su reposición de esta manera evitar errores en las operaciones de
cierre.

El documento que se atienda en forma provisional deberá ser liquidado dentro de las 48 horas
siguientes del desembolso. La persona que tenga pendiente una rendición no podrá realizar nuevo
requerimiento del fondo fijo hasta que efectué la liquidación correspondiente.

El encargado único debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el libro de la Caja Chica a efecto
de facilitar la determinación del saldo diario y los correspondientes arqueos.

Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos de
Transferencia, que se registraran en el Libro Diario.

La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de

centralización.

Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administración y

Finanzas o al Gerente Financiero para la acción correctiva.

UN EJEMPLO PRÁCTICO DEL TRATAMIENTO CONTABLE DEL FONDO FIJO.

Enunciado:
La empresa El Pez de Oro SAC, crea un fondo de Caja Chica para atender gastos menudos por un
importe de S/.3,000.00, para lo cual retira de su cuenta la suma necesaria ¿Cómo se debe
registrar esta operación en el Libro Diario?

Solución:
De acuerdo con los datos proporcionados la salida de los recursos para constituir el fondo fijo con
que atender los pagos menudos de la empresa debe contabilizarse de la siguiente forma:

REGISTRO CONTABLE EN EL LIBRO DIARIO

---------------------- X ------------------------------

10 CAJA Y BANCOS 3,000.00

102 Fondo fijo de caja chica

10 CAJA Y BANCOS 3,000.00

104 Cuentas Corrientes

x/x Por la transferencia de efectivo en la apertura de un fondo fijo.

--------------------------------xx-----------------------------------------

REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DE CUSTODIA

PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE
CAJA CHICA
1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES
1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen
por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el
desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero en
efectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar
el uso del dinero en efectivo.

1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable
en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos
menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques.

1.3 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Oficina Financiera en cuando con el
Departamento de Tesorería y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y
práctico. .Los gastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de bienes y servicios
para el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa.

1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la
Tesorería, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica
cuyo monto escara acorde con la importancia y función de la unidad solicitante

1.5 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designara al
responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser
cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.

a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva.

b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la gerencia
financiera, con la base en la información que le suministre el jefe de la dependencia
correspondiente.

En ambos casos, el jefe inmediato procederá a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de
la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido
conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad de la
Empresa.

1.6 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El
responsable esta en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice
plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros
sobrantes serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero
deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica.

1.7 La omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algún encargado,
será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la custodia y administración de
la Caja Chica.

1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica, se realizara el
arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositara de inmediato a
favor de la empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.

1.9 Es de responsabilid del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de la
presente directiva.

2. PROHIBICIONES
2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderías, activos
fijos, materiales o suministros, cuando:

2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escala contemplada en el

Numeral 1.4
2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
2.1.3 Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría
de la empresa.

2.2 El empleado encargado del manejo de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar compras o
servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el artículo 2.1 del presente
reglamento.

2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobemos dudosa, a lápiz con tachaduras, roturas,
borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad.

2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier
aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.

2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan
ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido
mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan
ninguna relación con el fondo.

2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas a las que se
destinan dichos fondos.

2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por las
normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, el o los funcionarios
responsables, deberán reintegrar el monto erogado.

3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

3.1 Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso
adjuntado los comprobantes

Se indicara claramente el código de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse
dicha erogación. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante

3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener
el visto bueno de la sección de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario.

3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser
diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe
emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado.

Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o

adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente
ante el responsable del manejo de la caja chica.

3.4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la
presentación de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente
autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC,
importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo
deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento,
para el control de entrada y salida respectiva.

3.5 La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de Caja Chica,
en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la
Gerencia General.

3.6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la
autorización del Gerente General.

3.7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna
de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA

1.1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación
sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual
a los gastos efectuados, y no podrá ser inteferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja
Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al
requerimientos de lo que se necesite.

1.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente
y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja
Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.

1.3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los
documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del
Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposición del fondo. Copia de esta
solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica

1.4 El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos

sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el
departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.

1.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en
que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser
mayores al asignado.

1.6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del
cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto
asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estará a cargo
de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Area y de la

Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS FONDOS FIJOS EN EL LIBRO DIARIO.

-------------------------------------X--------------------------------------------

10 CAJA Y BANCOS XX
102Fondos Fijos

10 CAJA Y BANCOS XX
104 Cuentas Corrientes
Xx/xxx Por la creación del Fondo Fijo en Caja Chica

-----------------------------xxx----------------------------------------------

60 COMPRAS XXX
606 Suministros Diversos

65 CARGAS DIVERSAS DE GETSION XXX

65.9 Otras cargas diversas de gestion.

40 TRIBUTOS POR PAGAR XXX

401 Gobierno Central

10 CAJA Y BANCOS XXXXX

10.2 Fondos Fijos

Xxx/xxx Por el Gasto de Caja Chica según

Documentos sustenta torios de fecha.

.-------------------------xxxx--------------------------------------

94 GASTOS DE ADMINISTRACION XXXX

95 GASTOS DE VENTAS XXXX

79 CARTAS IMP. A LA CTA. DE COSTOS. XXXXX

XXXX/XXXX Por la Transferencia de las cuentas y sus Divisionarias.

----------------------------xxxxx---------------------------

10 CAJA Y BANCOS XXXX

10.2 Fondos Fijos

10 CAJA Y BANCOS XXXX

10.4 Cuentas Corrientes

Xxx/xxx Por el giro del Cheque para Rembolsar

El fondo de Caja Chica, del mes

------------------------------xxxxx--------------------------

16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXXXX

168 Fondos bajo responsabilid

76 INGRESOS DIVERSOS XXXXX

76.9 Fondos Sobrantes en Caja Chica
Xxxx/xxx Por el sobrante de dinero del Fondo Fijo de Caja Chica, según el Arqueo de Fecha……

--------------------------------xxxxxx----------------------------

10 CAJA Y BANCOS XXXX

10.2 Fondos Fijos

16 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS XXXX

168. Fondos bajo responsabilidad

Xxx/xxx Por la Regularización de los Fondos

Fijos bajo la responsabilidad del Cajero.

----------------------------------------xxx-----------------------

10 CAJA Y BANCOS XXX

10.4 Cuenta Corriente

10 CAJA Y BANCOS XXXX

10.2 Fondo Fijo

Xxx/xxx Por el depósito en cuenta corriente el dinero

Sobrante en el fondo fijo de Caja Chica del mes.

--------------------------xxx------------------------------

38 CARGAS DIFERIDAS XXX

38.5 Fondos Fijos a rendir cuentas

10 CAJA Y BANCOS XXXX

10.2 Fondo Fijo

Xx/xx Por el Gasto del Fondo Fijo, gastado el Cajero

Correspondiente de Caja Chica.

-------------------------xxx----------------------------------

41 REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXX

41.1 Sueldo

38 CARGAS DIFERIDAS XXX

38.5 Fondos Fijos a rendir Cuentas

Xx/xxx Por la regularización del Fondo Fijo gastado por el Cajero y

Descontado de su Sueldo mensual.

-------------------------------xxx-------------------------
62 CARGAS DE PERSONAL XXXX
62.1 Sueldos-
627. Seguridad y Previsión Social

41 REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXXX

41.1 sueldos
Por la provision del sueldo del cajero del mes.

-------------------------------------------xxxx--------------------------------

94 GASTO DE ADMINISTRACION XXX

79 CARGAS IMPUTABLES A LA CUENTA DE COSTOS XXX

XX/XX Por la Transferencia de las cargas a su respectiva cuenta.

---------------------------xxxx----------------------------------

TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE PRESENTA EN

LA PRACTICA DIARIA Y EL REGISTRO EN EL LIBRO CAJA ITALIANA DEL
FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.

PRIMER PROCEDIMIENTO.- EJEMPLO PRACTICO

La Empresa Punto Azul SAC., con fecha 01/09/2007, apertura el Fondo Fijo por el importe de
S/. 1,000.00 con cheque Nº 25510 a orden de Juan Benítes Pérez, del Banco Continental..

- Con fecha 20/09/2007 solicito renovación del Fondo Fijo, presentado la relación de
documentos de los siguientes gastos:
Fact. 01-0269, de la Librería el Horizonte SRL., por compra de bolígrafos y papel bon A-4,
por el importe de S/. 450.00 incluido el IGV.
Fact. 01-568, de la Empresa la Fumigadora SAC, por la compra de útiles de Limpieza por el
importe de S/. 389.00 incluido el IGV.
Fact. 001-007665, de la Empresa Comercial Rey ERIL., por el pago de gastos de consumo de
LA Gerencia por el importe de S/.61.00
Recibo de egresos Nº 001.235, de la empresa por el adelanto de sueldo a la Secretaria Srta.
Lucy Paredes Pinto, por el importe de S/. 100.00
Y una vez presentado el Sr. Juan Benítez Pérez, su liquidación de gastos le giran un Cheque
Nº 25529, por el importe S/.1,000.00.
El día 30 /09/2007, solicita renovación del Fondo Fijo, presentando los siguientes
documentos de gastos: Y Girando el Chq/. 25589 por el importe de S/. 1000.00
Recibo de Nº 01-290, del C.E. Nº 266, por donación de Niños excepcionales por el importe de
S/. 550.00
Fact. Nº 02-1345, de la Empresa Representaciones Sist. Energía SRL. Por la compra de
Repuesto para las Computadoras, por el importe de S/. 450.00 incluido el IGV.

PARA LA SOLUCION DEL PRIMER PROCEDIMIENTO LO REALIZAREMOS EN EL

LIBRO CAJA ITALIANA, Y UBICAREMOS HOJA ,POR HOJA TANTO EL DEBE COMO
EL HABER.

HOJA DEL LADO DEBE DE CAJA ITALIANA

FECHA CTA. DETALLE SUB IMPORTE IMPORTE TOTAL

01/09/07 10 CAJA Y BANCOS S/. 1,000.00
104 Cuenta Corriente
Bco. Continental
Cheq/,Nº 25510 O/. Juan B.,P.

20/09/07 10 CAJA Y BANCOS s/. 1,000.00

102 Fondo Fijo
Por Regularización del Fondo
Fijo según Chq/.25510

10 CAJA Y BANCOS S/. 1,000.00

104 Cuenta Corriente
Banco Continental
Cheq./ Nº 25529 O/. Juan B.P

30/09/07 10 CAJA Y BANCOS S/. 1,000.00

102 Fondos Fijos
Por regularización del Fondo
Fijo según Cheq/. 25529

30/09/07 10 CAJA Y BANCOS S/. 1,000.00

104 Cuenta Corriente
Banco Continental
Cheq./. N° 25589 O/ Juan B.P.
.

TOTAL (LADO DEBE DE CAJA)…………. .S/. 5,000.00

LADO DE LA HOJA CAJA ITALIANA - HABER -

01/09/07 10 CAJA Y BANCOS S/. 1,000.00
102 Apertura del Fondo Fijo
Cajero Juan Benites Pérez
Según Cheque Nº 25510
20/09/07 42 PROVEEDORES S/. 900.00
421 Facturas por pagar
Por la Compra de Útiles de Limpieza
De Útiles de Oficina y gastos
De consumo del personal.
Según Registro de Compras F/Nº 101

20/09/07 38 CARGAS DIFERIDAS S/. 100.

385 Adelanto de Remuneraciones
Sr. Lucy Paredes Pinto
Según Rec. Egresos Nº 01-235

20/09/07 10 CAJA Y BANCOS S/. 1,000.00

102 fondo Fijo
Por la renovación de Fondo
Fijo.

30/09/07 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS S/. 550.00

469. Otras cunetas por pagar
469.2 Donación
C.E. Nº 266-Según Recibo 01-290
30/09/07 42 PROVEEDORES S/. 450.00
421 Facturas por pagar
Fact. Nº 02-1345

TOTAL HOJA DEL LADO HABER S/. 4,000.00

Saldo de caja chica……………………. S/. 1,000.00

TOTAL HOJA LADO HABER S/. 5,000.00

LOS ASIENTOS EN EL LIBRO DIARIO SERAN LOS SIGUIENTES

---------------------- XXX -----------------------------

60 COMPRAS 705.04
606 Suministros Diversos
606.6 Útiles de Limpieza s/. 326.89
606.8 Utiles de Oficiana s/. 378.15

63 SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS S/. 51.26

637 Publicidad y RR.PP.
637.2 Gastos de Representación

40 TRIBUTOS POR PAGAR S/. 143.70

401 Gobierno Central
401.1 IGV

42 PROVEEDORES S/. 900.00

421 Facturas por pagar

Xx/xx Por la regularización de Fondo Fijo, según

Registro de compras folio 101

------------------xxx----------------------------

41 REMUNERACIONES Y Part. POR PAGAR S/. 100.00

41.1. Remuneraciones por pagar
41.1.1. Sueldos

38 CARGAS DIFERIDAS /. 100.00

385 Adelanto a Cta., Remuneraciones
Por el adelanto de remuneraciones a la
Srta. Lucy Paredes Pinto.
---------------xxxx-----------

SE ENTIENDE QUE LA PROVISION DE LA PLANILLA

62 CARGAS DE PERSONAL XXXX

621 Sueldos
627 Seguridad y previsión Social
627.1 Es Salud
40 TRIBUTOS POR PAGAR XXXX
403 Contribuciones a Inst. Publio.
403.1 Es Salud
403.2 O.N.P.

41 REMUNERACIONES Y PART. POR PAGAR XXXX

41.1. Remuneraciones por pagar
411.1 Sueldos-
Por la Previsión de la planilla de sueldos del mes

----------------------xxx---------------------
65 CARGAS DIVERSAS DE GESTION S/. 550.00
654 Donaciones
654.1 C.E.N° 266- , Según Recibo

60 COMPRAS S/. 378.15

606 Suministros Diversos
606.3 Repuestos y Accesorios.

40 TRIBUTOS POR PAGAR S/. 71.85

401 Gobierno Central
401 .1. IGV
46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS S/. 550.00
469. Cuentas por pagar Diversas
469.2 Donaciones
42 PROVEEDORES S/. 450.00
421 Facturas por pagar
Por la regularización de la Caja Chica, según
Registro de Compras folio 1002

------------------------xxxx-----------------------

26 SUMINISTROS DIVERSOS S/. 1,083.19

61 VARIACION DE EXISTINCIAS S/. 1,083.15

Xxx/xx Por el ingreso al Almacén

----------------------- xxx -----------------------

92 COSTOS DEL SERVICIO XXXX

94 GASTOS ADMINISTRATIVOS XXXX
95 GASTOS DE VENTAS XXXXX
79 CARGAS IMPUTABLES A CTA. DE COSTOS XXXXX
Por la Distribución de los gastos según su
Naturaleza.

---------------------------xxxx------------------------

61 VARIACION DE EXISTENCIA XXXX

26 SUMINSTROS DIVERSOS XXXX

Por el consumo de los Suministros Diversos

--------------------------------xxx-----------------
79 CARGAS IMPUTABLES A LA CTA. DE COSTOS XXX
92 COSTO DEL SERVICIO XXXX
94 GASTOS ADMINISTRATIVOS XXXX
95 GASTOS DE VENTAS XXXX
Por el Registro de la Cuenta de Resultados y/o
Cancelación de la clase 9.
-----------------xxxx---------------------------------
Nota hay dos procedimientos mas, eso ya mas adelante
Lo publicaremos. Gracias.

.--------------------xxxx-------------

FUENTE: http://www.entrelineas.com.pe/Indicadores/ind_tributarios/ind_trib21.php
http://www.caballerobustamante.com.pe/
Dr. Julio Panez Meza
Caballero Bastamente
CPC. EUGENIO SALVADOR CLAUDIO
CPC. Ecom. Demetrio Giraldo Jara
Publicado por EL ECO DEL CONTADOR en 4/29/2008 10:14:00 a. m. 
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11 comentarios:

Anónimo dijo...
ESTA MUY BIEN EL PUBLICADO ME AYUDO EN RESOLVER TAREAS.
BUENO QUIERO UN AYUDA REFERIDO A LIBRO CAJA CHICA.
EL RAYADO,ETC
ME PUEDEN ENVIAR A MI CORREO ELECTRONICO.
[email protected]
21 de mayo de 2008, 17:47

Anónimo dijo...
me pueden decir cuales son los pasos para crear una caja chica por favor es para
hoy . se los agradezco
28 de mayo de 2008, 15:12

Daibelis dijo...
Hola. Quiero saber que cuentas afecta caja chica y cuales no. Necesito esa
informacion para hoy espero puedan ayudarme. gracias.
16 de junio de 2008, 12:46

Anónimo dijo...
Estoy elaborando la directiva para el Manejo de Caja Chica, pero me falta
implementar el libro de caja chica. Le agradeceré mucho enviarme el rayado del
 libro o un modelo al correo [email protected]
Gracias
14 de agosto de 2008, 13:58

carla dijo...
ESTOY TRATANDO DE IMPLEMENTAR UNA CAJA CHICA PARA EL NEGOCIO QUE LABORO,
PERO ESTOY NECESITANDO FORMATOS PARA EL CONTROL DE LA MISMA Y SI ES POSIBLE
UN MANUAL, LES AGRADECERIA, CUALQUIER INFORMACION ENVIAR A MI CORREO
[email protected]