PT-9650-029 Procedimiento Comunicación, Participacion y Consultas

Mayo 2020
Versión B

PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN,
PARTICIPACION Y CONSULTAS

PT-9650-029

TOMA CONOCIMIENTO TOMA CONOCIMIENTO TOMA CONOCIMIENTO

Coordinador Técnico RyQ Asesor de Prevención de Administrador de Contrato
Nombre
Riesgos RyQ CODELCO ANDINA

Firma

Fecha

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre
Hector Paez Figueroa Adrian Blau Álvaro Rodriguez
Firma

Cargo Jefe SSOMA Jefe Calidad Administrador de Contrato

Fecha UR 25-05-2020 25-05-2020 25-05-2020

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Contenido

1. OBJETIVOS....................................................................................................................................3
2. ALCANCES.....................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES..............................................................................................................................3
4. RESPONSABILIDADES...............................................................................................................3
5. DESARROLLO...............................................................................................................................5
6. REGISTROS...................................................................................................................................9
7. ANEXOS.........................................................................................................................................9
8. HISTORIAL DE MODIFICACIONES...........................................................................................9
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1. OBJETIVOS

Establecer las distintas instancias comunicacionales internas entre los diversos niveles y
funciones, para lograr la efectiva participación e involucramiento de todo el personal en los temas
relevantes aplicables al contrato.

Definir el método de las comunicaciones con los contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo
en materias de SSO.

Establecer el método para recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de

las partes interesadas.

2. ALCANCES

El presente documento aplica a todo el personal del contrato N° 4400239650 “Reposición Sistema
de Ventilación Sector Sur Mina Subterránea”.

3. DEFINICIONES

Comunicación Interna: Transmisión de información relevante dentro de los estamentos de la

organización, con el objeto de difundir temas específicos al personal de una determinada área.

Comunicación Externa: Transmisión de información desde o hacia las partes interesadas

externas de la organización, ya sea con fines de percepción de imagen, difusión o de respuesta a
interrogantes concretas.

Documento: Información y su medio de soporte.

Parte Interesada: Individuo o grupo involucrado, interesado o afectado por el desarrollo de las
actividades realizadas por nuestra organización en relación con la seguridad y salud ocupacional.

Partes Interesadas Externas: Son todos aquellos sectores externos que tienen algún interés en
los temas del contrato como son: clientes, contratistas, proveedores, comunidad, servicios
generales, SEREMI de Salud, Inspección del Trabajo, Superintendencia de Seguridad Social,
Sernageomín, Mutual C.CH.C, Carabineros de Chile, Policía de Investigaciones de Chile.

Representantes de los Trabajadores: esta responsabilidad está asignada al CPHS del Contrato
y representa a los trabajadores en materias de consultas, decisiones y definiciones de
documentos aplicables al contrato (IPER-Procedimientos-Instructivos).
4. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE FUNCIONES
Gerente General  Definir los canales de comunicación adecuados para transmitir
información, tanto interna como externa, relacionados con los asuntos
relacionados con el SGI.
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RESPONSABLE FUNCIONES
 Entregar respuestas de comunicación a las partes externas
interesadas (clientes, fiscalizadores, comunidad).
 Emitir respuestas a los requerimientos internos de la
organización.
 Preparar comunicaciones de respuestas a las partes externas
interesadas, ante temas de relevancia estratégica en materias del
Representante de
SGI.
Gerencia del SGI
 Establece el canal de comunicación interna para difundir temas
específicos y generales relacionados con el SGI.
 Implementar y utilizar los canales de comunicación para
transmitir información, tanto interna como externa de los asuntos
relacionados con el SGI.
Gerente de
 Entregar respuestas de comunicación a las partes externas
Operaciones
interesadas (clientes y contratistas).
 Entregar respuestas de comunicación a los requerimientos
internos de la organización.
 Entregar respuestas de comunicación a las partes internas y
externas interesadas (clientes y contratistas).
Administrador de
 Mantener activo el protocolo de comunicación con los trabajadores, a
Contrato
través de reuniones grupales, charlas y Notas Internas.
 Responder los requerimientos del Comité Paritario de Higiene y
Seguridad del Contrato.
 Implementar y utilizar los canales internos de comunicación
adecuados para transmitir información oportuna de todos los asuntos
relacionados con el Contrato.
Experto en
 Establecer los canales comunicacionales en materias de SSO y MA
Prevención de
con empresas contratistas, subcontratistas y visitas.
Riesgos de Obras
 Analizar con representantes de los trabajadores (CPHS) las acciones
que puedan impactar la salud o la seguridad de los trabajadores o al
medioambiente.
 Es el responsable de representar a los trabajadores en materias de
consulta y participación de documentos aplicables al contrato.
Comité Paritario de
 Transferir información de seguridad y salud ocupacional a todos los
Higiene y Seguridad
trabajadores de la obra.
del contrato
 Responder inquietudes de seguridad de los trabajadores.
(CPHS)
 Analizar con los representantes de la empresa las acciones que
puedan impactar la salud o la seguridad de los trabajadores.
Trabajadores en  Hacer uso de los canales de comunicación establecidos en la
general organización.

5. DESARROLLO
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5.1 COMUNICACIONES INTERNAS

Toda información de carácter relevante, relacionada con el contrato, debe ser comunicada a la
organización mediante los canales establecidos en el presente procedimiento. Estas actividades
deben quedar registradas y estar disponibles cuando estas sean requeridas.

Todo documento nuevo o cambio que afecte al contrato, debe ser comunicado a los distintos
estamentos de la organización, de manera de obtener el involucramiento y retroalimentación que
aseguren la mejora continua del sistema.

5.2 CANALES DE COMUNICACIÓN

Los mecanismos establecidos por la Administracion del Contrato para una comunicación interna
expedita, ascendente y descendente, entre los diferentes niveles y funciones del Contrato son:

 Reuniones:
- Reuniones grupales:
 Administrador de Contrato - Trabajadores - Supervisión
 Supervisores - Trabajadores (comunicaciones de seguridad o
instrucciones para el trabajo)
- Reuniones con representantes de los trabajadores: Comité Paritario de Higiene
y Seguridad (CPHS).

 Comunicaciones de Seguridad: Considera la necesidad de comunicar y difundir los

peligros y evaluación de riegos a todos los trabajadores propios, contratistas,
subcontratistas y visitas relacionados con la ejecución de las obras. Esta comunicación
está determinada por:

 El Programa de Capacitación del Contrato.

 Programa de Liderazgo Mensual de comunicaciones Preventivas y
Reconocimiento.

Su implementación es responsabilidad del Administrador de Contrato y del Departamento de

Prevención de Riesgos de Obras. Además, el CPHS de obras actúa como el canal de
comunicación entre la administración de la obra y sus trabajadores.
Cualquier trabajador o grupo de trabajadores podrá plantear al CPHS algún tema relacionado con
la SSO y MA a través de uno de sus representados. Estas inquietudes serán analizadas por el
Experto en Prevención del Contrato para establecer las medidas y la solución más viable
propuesta.
Todas las comunicaciones internas de los diversos estamentos que planteen consultas,
sugerencias, quejas o propuestas de mejoras en materias de SSO y MA, son canalizadas a través
del CPHS. Los análisis y respuestas serán resueltos por los encargados de mayor conocimiento
en el tema, cuyas respuestas serán comunicadas por escrito o transmitidas en reuniones grupales
a los trabajadores.
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Cuando existan empresas contratistas, subcontratistas o visitas en obras y faenas, se define que
sea el Experto de Prevención de Riesgos del Contrato quien, a través de los canales
comunicacionales ya descritos anteriormente, difunda y comunique, oportunamente, los
lineamientos que deben adoptar esas empresas contratistas y visitas.

 Publicaciones:
- Notas Internas
- Correo Electrónico Corporativos (comunicados internos)
- Procedimientos
- Registros de Comunicación
- Charlas
- Murales (ficheros, tableros)
- Afiches y publicaciones de seguridad
- Actas de reuniones del CPHS
- Buzones (reportes de cuasis y recomendaciones para el mejoramiento)
- Dípticos
- Reglamento Interno de Higiene y Seguridad
- Página web

 Comunicaciones Especiales:
- Cartas de reconocimiento individual
- Cartas de sanción individual (amonestación escrita)

 Comunicaciones Internas:

Entre las comunicaciones internas se cuenta:

 Difusión de Política de Gestión Integrada de la empresa
 Información de comunicación de peligros a trabajadores
 Información sobre accidentes graves, fatales, cuasi-accidentes de alto
potencial e incidentes ambientales.
 Resultados de Auditorias, tanto Internas como Externas.
 Acuerdos tomados en las Revisiones de Gerencia

5.3 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

La Administración del Contrato ha definido que el canal de comunicación, participación y consulta

de los temas de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio ambiente, entre los trabajadores y sus
respectivas líneas de mando, es a través del Comité Paritario de Higiene y Seguridad (CPHS), los
cuales pueden trasmitir su inquietudes al Departamento de Prevención de Riesgos, a través del
Administrador del Contrato y/o Experto en Prevención. Las discusiones y análisis de los temas de
interés particular son materializadas en las respectivas reuniones de dicho comité.

El CPHS como Representante de los Trabajadores debe realizar la investigación de todos los
incidentes (Accidentes Con Tiempo Perdido “CTP”, Accidentes Sin Tiempo Perdidos “STP”, Cuasi
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Accidentes de Alto Potencial e Incidentes Ambientales) que ocurran en el Contrato, ejerciendo su

derecho de establecer si el accidente se debió a una negligencia inexcusable del trabajador
accidentado.

El CPHS como Representante de los Trabajadores participará en el confección, desarrollo y

revisión de IPER (Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos), Instructivos y
Procedimientos de Trabajo.

5.4 COMUNICACIONES EXTERNAS

5.4.1 CANALES DE COMUNICACIÓN

Las comunicaciones a partes interesadas externas son recibidas y emitidas a través de los
siguientes medios:

 Cartas
 Correo Electrónicos Corporativos
 Teléfonos
 Libro de Obras Digital (LOD)
 Reuniones de Coordinación con el cliente
 Reuniones de Seguridad con el cliente
 Página web

5.4.2 METODOLOGÍAS COMUNICACIONALES EXTERNAS

5.4.2.1 COMUNICACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTION INTEGRADA

Para garantizar la disponibilidad de la Política de Gestión Integrada a personas externas, público

general y partes interesadas, ésta se encuentra disponible y ubicada en todas las instalaciones del
contrato.

5.4.2.2 COMUNICACION CON EL CLIENTE:

Durante la ejecución del contrato, las comunicaciones son canalizadas por el Administrador de
Contrato y el Experto de Prevención de Riesgos, los cuales deben asegurar el cumplimiento de los
plazos de respuesta desde la fecha de la consulta. En caso que los requerimientos escapen a una
acción resolutiva del mencionado estamento, el responsable transmitirá esta comunicación a la
Gerencia General o Gerente de Operaciones, quienes en un plazo razonable emitirá una
respuesta a quien corresponda. Medios: cartas, correos electrónicos, LOD.

La Administración del Contrato no comunicará externamente hacia la comunidad, vecinos y otras

partes interesadas externas, ninguna información técnica de seguridad y aspectos ambientales
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significativos del contrato en ejecución. Esta instancia es de exclusiva responsabilidad de nuestro

cliente, de acuerdo a sus políticas internas y planes comunicacionales que dispongan.

5.4.2.3 COMUNICACIONES CON AUTORIDADES Y ORGANISMOS FISCALIZADORES

Las comunicaciones con las Autoridades Políticas, los Organismos Fiscalizadores y otros entes
relacionados, ante temas de relevancia estratégica del contrato, como así también de todas las
materias relacionadas con Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente serán responsabilidad
exclusiva del Gerente General o la persona a quien designe para determinadas circunstancias y
materias técnicas. Medios: cartas, correos electrónicos, entrevistas y comunicados escritos.
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6. REGISTROS

 RE-64 “REGISTRO DE CAPACITACION”

7. ANEXOS

 No

8. HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Rev. Nº Identificación de la modificación Fecha

B Emitido Para Revisión y Comentario 25.05.2020