Enunciado de Alcance - Eliardo Benoit - 20186332

Caso de estudio
Coastline Systems Consulting es un proveedor de gestión de redes de computadoras y servicios web

ubicados en Santiago, R.D. El equipo de trabajo de siete técnicos de TI, diseñadores web, y los
integradores de sistemas proveen un rango de soluciones de redes, de hardware de computadoras, y de
software a las áreas de negocio. Coastline trabaja con los clientes para analizar sus necesidades de
negocio. Ellos proveen una solución empaquetada que a menudo combina servicios web, redes y
hardware de computadoras, software adquiridos, y programación personalizada. En adición a los siete
técnicos, Coastline tiene una recepcionista/archivista. Como empresa pequeña, Coastline es informal,
ambiente de trabajo manga cortas. Todos se llaman con su primer nombre, inclusive con Peter Charles,
el presidente.
Como el soporte a los clients de Coastline y la complejidad de las instalaciones han crecido, mantener
rastros de las configuraciones del hardware y software de los clients se está convirtiendo en una
pesadilla. Cada PC de un cliente contiene varios components, como tarjetas de video, tarjetas de red y
teclados, los cuales son reemplazados en ocasiones distintas y por tanto tienen periodos de garantía
diferentes que deben rastrearse. Cada cliente tiene múltiples PCs y dispositivos de red, cuyas
contraseñas y configuraciones deben ser accedidas por técnicos en la oficina de Coastline y en el
terreno. Un técnico está de retén cada semana, lo cual significa que los datos tienen que ser accedidos
desde la casa de igual forma. Esto tiene que ser organizado de un modo que sea fácil de acceder por un
técnico a cualquier hora o lugar pero con la seguridad de que no entren usuarios no autorizados. En
adición al rastreo de componentes y contraseñas, los clientes llaman y envían e-mail a la oficina de
Coastline en cuanto tienen cualquier tipo de problema con el hardware o software. Estas solicitudes y el
trabajo realizado para resolverlo necesitan ser organizados y documentados. El president, Peter Charles,
quiere desarrollar un sistema que sea tanto receptivo para los clientes y de ayuda para los técnicos. A él
le gustaría ver un sistema que permita a los técnicos acceder y actualizar las configuraciones de los
equipos de hardware y software de los clientes. Él quiere un modo fácil para que los técnicos rastreen la
instalación de un nuevo componente de hardware, posiblemente utilizando escaneo de código de barra.
Quiere que el sistema permita a los clientes directamente entrar sus solicitudes de servicio, permitir a
los técnicos documentar el trabajo realizado con esas solicitudes, y que todos sean capaces de ver el
historial y el estatus de cada solicitud. Charles también quiere que el sistema sea capaz de generar
estadísticas y reportes para que él pueda dar seguimiento a las mejoras continuas en esta área.
Solución Declaración de Alcance
 Necesidad del Negocio

Coastline Systems Consulting está experimentando problemas con la organización de
información de sus productos/servicios. Mantener los rastros de las configuraciones del
Hardware y Software de los clientes se está convirtiendo una pesadilla. Esto trae por
consecuente una mayor complejidad a la hora de los servicios y/o instalaciones y por
ende han costado mucho tiempo y dinero a la empresa. Se necesita tener una mejor
organización de la información de la empresa, que vendría con la forma de un nuevo
sistema que registre toda esta información. Este nuevo sistema debe estar disponible en
todo tiempo a todo lugar para tanto para los clientes como para los técnicos.
 Justificación del Proyecto

La nueva creación de este sistema reducirá el tiempo extra que toman tanto los técnicos
como a la recepcionista a la hora de ayudar a los clientes. No solo eso, sino que
permitirá una mejor comunicación y seguimiento de los clientes con sus solicitudes a la
empresa. Debido al nuevo sistema también se podrán generar reportes de estadísticas
que permitirán un mejor manejo de las finanzas de la empresa.
 Descripción de Producto
El producto del proyecto es la creación de un nuevo sistema que será usado por todos
los integrantes de Coastline Systems Consulting y sus respectivos clientes. La creación
de este nuevo sistema incluye los siguientes módulos: módulo de rastreo de garantía de
cada componente de equipo de los clientes, módulo de guardado de los cambios de
contraseñas y configuraciones de los equipos del cliente, módulo de autenticación de
usuario, historial de solicitudes y soluciones acerca de las solicitudes hechas por los
clientes, módulo de rastreo de actualizaciones y/o cambios de componentes, módulo de
seguimiento de solicitudes de clientes, módulo de generación de reportes de estadística
y nuevo desarrollo de base de datos.
 Entregables del Proyecto
o Análisis de raíz de la problemática
o Diseño conceptual del nuevo sistema
o Desarrollo de cada módulo
o Interfaces administrativas y no administrativas
o Sistema final con módulos funcionales
o Instalación del nuevo sistema
o Documentación de uso
o Entrenamiento a usuarios
 Objetivos de costo, tiempo y calidad del proyecto

De costo
o El costo de producción rondara los USD$25,000 a USD$30,000 dólares tomando
en cuenta la duración y el tamaño del equipo.
De tiempo
o El análisis de la problemática deberá ser completado a más tardar el viernes 09
de octubre del 2020.
o El diseño conceptual deberá ser completado a más tardar el viernes 23 de
octubre del 2020.
o La entrega de todos los módulos deberá ser completada a más tardar el martes
23 de marzo del 2021.
o La entrega de la interfaz del sistema deberá ser completada a más tardar el
viernes 23 de abril del 2021.
o La entrega del sistema final deberá ser completado el viernes 30 de abril del
2021.
o Implementación del sistema deberá ser completada el viernes 7 de abril del
2021.
De calidad
o Costos de horas perdidas por los técnicos reducido en un potencial de USD$3900
anual (posible USD$75 semanal x 52 semanas).
o Viajes extras reducidos al 0.5% 60 días luego de la implementación y reducción
casi absoluta en los 90 días luego de implementación.
o Reducción de un aproximado de 5 horas a la semana de atención al cliente a los
60 días luego de la implementación.
 Restricciones del Proyecto
o El trabajo usual de los empleados de la empresa no se puede ver afectado.
o Los equipos y servidores no se pueden ver afectados en tiempo de oficio, las
pruebas e instalaciones deberán de producirse fuera de horario de trabajo.
 Supuestos del Proyecto

o El volumen de clientela de la empresa crecerá notablemente.
o Las informaciones previamente documentadas se mantendrán por al menos 1
años después de la implementación del nuevo sistema.
Matriz de problemáticas y oportunidades

Fortalezas
o Atención casi inmediata al cliente
o Empleados serviciales y productivos
Oportunidades
o Buena relación con clientes
o Implementación de un nuevo sistema de manejo de datos
o Amplio catálogo de servicios y/o productos
Debilidades
o Mala gestión de datos, productos y servicios ofrecidos a los clientes
o Dobles visitas a clientes por falta de conocimiento de trabajos anteriores
o Perdida de horas por la mala gestión de datos
o Equipos relativamente obsoletos.
Amenazas
o Existen competidores con menos problemáticas y por ende mejor servicio al cliente que
nuestra empresa.

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 Necesidad del Negocio

 Justificación del Proyecto

 Objetivos de costo, tiempo y calidad del proyecto

 Supuestos del Proyecto

Matriz de problemáticas y oportunidades

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