TEMA 03

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

Subtemas

2.1 La Administración y la toma de decisiones.

2.2 Productividad, eficiencia y eficacia.
2.3 Propósito de la Administración
2.4 Administración ciencia y arte
2.5 Características e importancia de la administración.

Curso: Administración Empresarial

Profesor: Mg. Chapoñan Ramírez Edgard

Lectura 06
Comentario
Una de las principales funciones de los directivos en la empresa es la planificación, entendida como
el proceso de toma de decisiones con el que es posible alcanzar los objetivos previamente
planteados. Una decisión es la elección de la alternativa más adecuada de entre varias posibilidades
con el fin de alcanzar un estado deseado, considerando la limitación de recursos. La palabra decisión
deriva del término decido que significa cortar; referido al concepto actual, se entiende que se
“corta” una alternativa finalmente elegida. Las personas encargadas de tomar una decisión son los
decisores (Davis, 2000), que serán los directivos u otros empleados de la empresa en función del
tipo de decisión.

TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA: PROCESO Y

CLASIFICACIÓN 1
Una de las principales funciones de los directivos en la empresa es la planificación, entendida como
el proceso de toma de decisiones con el que es posible alcanzar los objetivos previamente
planteados.

1
Lectura ligeramente resumida y adaptada con fines didácticos tomada de: Cano, L, Pons, C, Valero, M &
Maheut, P (2015) Toma de Decisiones en la Empresa: Proceso y Clasificación, Universidad Politécnica de
Valencia, Madrid Recuperado de:
https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/16502/TomaDecisiones.pdf
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Una decisión es la elección de la alternativa más adecuada de entre varias posibilidades con el fin
de alcanzar un estado deseado, considerando la limitación de recursos. La palabra decisión deriva
del término decido que significa cortar; referido al concepto actual, se entiende que se “corta” una
alternativa finalmente elegida. Las personas encargadas de tomar una decisión son los decisores
(Davis, 2000), que serán los directivos u otros empleados de la empresa en función del tipo de
decisión.

Existen diferentes enfoques que han estudiado el proceso de toma de decisiones. En primer lugar,
siguiendo las ideas de Simon (1980), se define la figura del decisor racional. En este caso, se
identifican y enumeran las alternativas posibles, se analizan las consecuencias derivadas de cada
una y se valoran y comparan dichas consecuencias. En cuanto al decisor, debe describir su función
de utilidad, es decir, su preferencia por distintas consecuencias.

La toma de decisiones también puede desembocar en una solución satisfactoria. Frente al racional
“hombre económico” que maximiza su comportamiento y elige la mejor alternativa, encontramos
al “hombre administrativo”, que se conforma con una solución satisfactoria. Esto encuentra su
causa en la cantidad de información disponible, que no siempre es toda con la que se debería
contar para tomar una decisión. Además, influyen las decisiones de otros decisores y otros factores
empresariales como las normas, la autoridad, la división del trabajo, etc. (Menguzzato y Renau,
1995).

Por otra parte, el enfoque del procedimiento organizacional se centra en el análisis de los canales
de comunicación, la formalización de procesos y la distinción entre estructura formal e informal
(Cyert y March, 1965). En la empresa existen personas individuales que tienen objetivos propios;
estas personas pueden agruparse de forman que comparten objetivos comunes. Por tanto, en la
empresa existen múltiples objetivos de diferente cariz. En este contexto, para evitar la
incertidumbre se siguen procedimientos estándar, reglas sencillas y se utiliza la retroalimentación.
Normalmente se elige la primera alternativa que se encuentra satisfactoria y no se siguen analizando
el resto de alternativas.

Finalmente, cabe mencionar el enfoque que considera los juegos políticos y de poder (Vitt, Luckevich
y Misner, 2003). En la empresa existen diferentes grupos de personas que tienen intereses distintos.
Por tanto, para alcanzar una solución satisfactoria se recurre a la negociación, mediante la cual se
consiguen gran parte de las reivindicaciones de cada grupo a través del consenso.

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ENFOQUES

Racional
Satisfact
or
Figura 1. Principales
Procedimiento
enfoques sobre la toma de
organizacional
decisiones.
Polític
o

Los decisores pueden adoptar cualquiera de las posturas descritas en estos enfoques listados en la
Figura 1 teniendo en cuenta en cualquier caso tanto datos cuantitativos (datos históricos, estudios
estadísticos) como cualitativos (intuición, experiencia).

Un aspecto importante en la toma de decisiones es la información de la que dispone el decisor

(Dixon, 1970). Las decisiones pueden tomarse en un contexto de certidumbre, incertidumbre o
riesgo. En el primer caso, que es el más inusual en las empresas, se conocen todos los datos
necesarios para tomar la decisión. En estado de incertidumbre los datos de las alternativas son
incompletos, por lo que la decisión se basa en supuestos. Finalmente, existe riesgo si se conocen las
probabilidades asociadas a un resultado satisfactorio para cada alternativa. Dependiendo de la
situación se pueden utilizar métodos cuantitativos de ayuda a la toma de decisiones (Vicens,
Albarracín y Palmer, 2005; Serra, 2004) y/o métodos cualitativos (Herrera, Herrera-Viedma y
Verdegay, 1996; Zimmermann, 1991).

En la toma de cualquier decisión se necesita algún tipo de información, aunque sea muy escasa. Con
la obtención de información se elaboran, sintetizan y almacenan datos sobre un determinado hecho
(González, 2001). Esta información es útil antes de la toma de decisiones, pero también enriquece
la solución final si se incorpora paulatinamente durante todo el proceso. Por supuesto, a más
información, más garantía de éxito en la toma de decisiones, pero hay que tener en cuenta la
relación directa entre la información, su coste y el tiempo de recopilación, resumen, etc.

Actualmente existe tal cantidad de información sobre cualquier hecho que llega a sobrepasar la
capacidad humana de búsqueda y síntesis, por lo que son útiles las bases de datos u otros sistemas
de información computerizados (Gil Pechuán, 1994;1996).

La información es el principio y el fin del ciclo Información-Decisión-Acción, que podemos ver en la

Figura 2 (Claver et al., 2000). Con información podemos tomar una decisión, que impulsa a la
implementación de una acción. Esta acción genera nueva información con la que se retroalimenta
el proceso y se vuelve a iniciar la necesidad de tomar nuevas decisiones.

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Información Decisión

Acción

Figura 2. El ciclo Información-Decisión-Acción.

De este modo, la toma de decisiones es el proceso que facilita la conversión de la información en

acción.

ETAPAS EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Consideramos que la toma de decisiones es un proceso porque durante un periodo de tiempo se
suceden una serie de etapas de forma secuencial como se muestra en la Figura 3.

Inteligen

Dise

Selecci

Implantac

Revisi
Figura 3. Etapas del proceso de toma de decisiones.

Las fases son las siguientes (de Miguel, 1993; Moody, 1991; Hubert, 1984; Simon, 1977):

Fase de inteligencia. Consiste en identificar y definir el problema para el que se pretende tomar una
decisión (Greenwood, 1978). En primer lugar se realiza un análisis completo interno y externo para
buscar el origen fundamental de este problema. Debemos tener en cuenta que este análisis
depende de la forma en que el decisor percibe el problema, es decir, selecciona, recibe, organiza e
interpreta la información; es necesario recopilar todos los datos disponibles acerca del problema
para optimizar la utilidad de la información. En esta etapa pueden suceder una serie de errores
bastante comunes. Por ejemplo, podemos obtener una respuesta adecuada para un problema
equivocado. En este caso, debemos volver a analizar el problema, que seguirá sin solución. También
es posible tomar una decisión inoportuna o una decisión que no conduce a la realización de una
acción. Estos errores se producen por una falta de organización que conlleva la utilización de la
intuición y no de métodos más científicos en el proceso de toma de decisiones. Otra fuente de

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confusión es realizar una mala distribución del tiempo, dando más importancia a la búsqueda de la
respuesta apropiada que a la formulación de la pregunta correcta. Finalmente, el decisor puede
considerar que la toma de decisiones es un problema y no una oportunidad.

A. Fase de diseño, modelización o concepción. Se identifican y enumeran todas las alternativas,

estrategias o vías de acción posibles. Para ello debemos hacer un análisis exhaustivo del
problema, siendo recomendable la opinión de varias personas con distintos puntos de vista,
con el fin de que no queden alternativas sin identificar.
B. Fase de selección. Consiste en la elección de una alternativa. Para ello, se evalúan todas las
líneas de acción teniendo en cuenta la concordancia de los objetivos de la empresa y los
recursos. Además, la alternativa elegida debe ser factible y contribuir a la resolución del
problema. Hay que tener en cuenta los posibles problemas futuros y las consecuencias
asociadas a cada una de las alternativas. Por supuesto, esta elección se realiza en función de
la cantidad y calidad de información disponible a tal efecto.
C. Fase de implantación. Se desarrollan las acciones que conlleva la alternativa elegida para
solucionar el problema.
D. Fase de revisión. Sirve para comprobar si la puesta en marcha de la decisión es la más
adecuada y si se alcanzan los resultados deseados. Se realiza un control evaluando las acciones
pasadas y si algo no es correcto, se reinicia el proceso.
1. Tipos de decisiones

No todas las decisiones tienen la misma importancia ni producen las mismas consecuencias.
Obviamente, no es lo mismo localizar una nueva planta de producción, contratar a un nuevo
empleado o clasificar los artículos en un inventario. En este epígrafe describimos tres
clasificaciones de las decisiones que se pueden tomar en la empresa siguiendo a Claver et al.
(2000) y Menguzzato y Renau (1995). Estas clasificaciones se presentan en la Figura 4.
Según el nivel jerárquico donde se toma la decisión:

- Decisiones estratégicas o de planificación - Decisiones

tácticas o de pilotaje.
- Decisiones operativas o de regulación Según el método
utilizado para la toma de decisiones
Figura 4. Tipos de
- Decisiones programadas.
decisiones.
- Decisiones no programadas.

Clasificación sintética

- Decisiones estructuradas (= Decisiones programadas)

- Decisiones semiestructuradas
- Decisiones no estructuradas (= Decisiones no programadas)

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En primer lugar, la clasificación por nivel distingue tres tipos de decisiones que dependen de la
posición jerárquica del decisor. Estas decisiones son: estratégicas o de planificación, tácticas o de
pilotaje y operacionales o de regulación. Sus principales características son:

1. Decisiones estratégicas o de planificación.

- Los decisores son los altos directivos.

- Se remiten a la selección de fines, objetivos generales y planes a largo plazo.
- La información debe ser oportuna y de calidad. Un error puede ser fatal.
- Ejemplos: localización, recursos financieros, productos a fabricar, etc.
- Decisiones tácticas o de pilotaje.
- Los decisores son los directivos intermedios.
- Es la puesta en práctica de las decisiones estratégicas.
- Son útiles para repartir eficientemente los recursos limitados.
- Ejemplos: distribución en planta, presupuesto, producción, etc.

2. Decisiones operacionales o de regulación.

- Los decisores son los ejecutivos más inferiores: supervisores y gerentes.

- Se refieren a las actividades funcionales y rutinarias, al día a día.
- Ejemplos: aceptación o rechazo de créditos, inventario, asignación de trabajos,
etc.
- La clasificación por métodos se realiza dependiendo del procedimiento utilizado para
elegir la alternativa final (Simon, 1977). Las diferentes decisiones son:

3. Decisiones programadas.

- Se define un procedimiento o criterio de forma que estas decisiones no tengan que

tratarse de nuevo cada vez que surjan.
- Hacen frente a los problemas estructurados, bien definidos y rutinarios.
- Se pueden definir, predecir y analizar los elementos del problema y sus relaciones.
- Su resolución se realiza utilizando hábitos, costumbres, procedimientos estandarizados,
heurísticos y/o simulación.
- Ejemplo: un cliente presenta una queja para la que se pone en marcha un protocolo de
compensación, la realización de tareas rutinarias recogidas en el manual de
procedimientos, etc.

4. Decisiones no programadas.

- Son decisiones nuevas, no estructuradas e inusualmente importantes.

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- No hay métodos preestablecidos para tratar estos sucesos inesperados.

- Para su resolución se utiliza la intuición, creatividad o criterio personal del decisor.
- Ejemplos: una catástrofe natural destruye uno de los almacenes de la empresa y se debe
decidir su reparación o su localización en otro lugar, una empresa quiere dar el salto al
mercado internacional, etc.

Finalmente, se propone una clasificación sintética basada en las dos anteriores, es decir, en función
del nivel jerárquico donde se tome la decisión y del método utilizado, distinguiendo entre decisiones
estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas (Keen y Scoot Morton, 1978).

1. Decisiones estructuradas (=decisiones programadas).

- Las tres fases principales (inteligencia, diseño y elección) son estructuradas.

- Se usan métodos matemáticos y reglas de decisión en todas las fases.
2. Decisiones semiestructuradas.
- Imposibilidad de usar métodos en la fase de inteligencia e incluso en la de diseño y
selección.
- Generalmente la fase de inteligencia no es estructurada, pero en ella, una vez
identificado el problema, es posible el uso de modelos matemáticos, de algoritmos o de
reglas de decisión.

3. Decisiones no estructuradas (=no programadas).

• No se pueden utilizar métodos matemáticos o reglas de ningún tipo.
• Ninguna de las fases es estructurada.
Bibliografía

- [1] Claver, E.; Llopis, J.; Lloret, M.; Molina, H.: “Manual de administración de empresas”,
4ª edición, Civitas, Madrid, 2000.

- [2] Cyert, R.M.; March, J.G.: “Teoría de las decisiones económicas de la empresa”, Herrero
Hermanos, México, 1965.

- [3] Davis, D.: “Investigación en administración para la toma de decisiones”, Thomson,

México, 2000.

- [4] Dixon, J.R.: “Diseño en ingeniería: inventiva, análisis y toma de decisiones”, Limusa-
Wiley, México, 1970.

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- [5] Gil Pechuán, I.: “Sistemas y tecnologías de la información para la gestión”, Universidad
Politécnica de Valencia, 1996.

- [6] Gil Pechuán, I.: “Sistemas de información para la gestión empresarial”, Universidad
Politécnica de Valencia, 1994.

- [7] González Ramírez, M.R.: “Sistemas de información para la empresa”,

Publicaciones de la Universidad de Alicante, 2001.

- [8] Greenwood, W.: “Teoría de decisiones y sistemas de información”, Trillas, México, 1978.

- [9] Herrera, F.; Herrera-Viedma, E.; Verdegay, J.L.: “Direct approach processes in group
decision making using linguistic OWA operators”, Fuzzy Sets and Systems, 79, 1996, págs.
175-190.

- [10] Huber, G.P.: “Toma de decisiones en la gerencia”, Trillas, México, 1984.

- [11] Keen, P.G.W.; Scoot Morton, M.S.: “Decision Support Systems: Organizational
perspective”, Addison Wesley, 1978.

- [12] Menguzzato, M.; Renau, J.J.: “La dirección estratégica de la empresa. Un enfoque
innovador del management”, Ariel, Barcelona, 1995.

- [13] de Miguel Fernández, E.: “Introducción a la gestión (management)”, Universidad

Politécnica de Valencia, 1993.

- [14] Moody, P.E.: “Toma de decisiones gerenciales”, Mc Graw Hill Latinoamericana, Bogotá,
1991.

- [15] Serra, D.: “Métodos cuantitativos para la toma de decisiones”, Gestión 2000, Madrid,
2004.

- [16] Simon, H.A.: “El comportamiento administrativo. Estudio de los procesos decisorios en
la organización administrativa”, Aguilar, Madrid, 1980.

- [17] Simon, H.A.: “The new science of management decision”, Prentice-Hall, Englewood
Cliffs, New Jersey, 1977.

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- [18] Vicens, E.; Albarracín, J.M.; Palmer, M.E.: “Métodos cuantitativos de ayuda a la toma de
decisiones: problemas”, Universidad Politécnica de Valencia, 2005

- [19] Vitt, E.; Luckevich, M.; Misner, S.: “Business intelligence: técnicas de análisis para la
toma de decisiones estratégicas”, Mc Graw Hill, Madrid, 2003.

- [20] Zimmermann, H.J.: “Fuzzy sets theory and its application”, Kluwer Academic Publishers,
Boston, 1991.

Invitación a reflexionar .

Según la lectura:

1. ¿Si quieres tomar una decisión cual es el proceso para que sea eficiente?
2. ¿En tu centro de trabajo que tipo de decisiones tomas, bríndanos 03 ejemplos?
3. ¿Bríndanos un problema que haya pasado en tu centro de trabajo, de qué forma has
solucionado?
4. ¿Qué se necesita para tomar una buena decisión, explica mediante un ejemplo?