OPERACIÓN DE BASES DE DATOS

DURACIÓN: 120 HORAS

Definición
Las bases de datos son una colección de información de cualquier tipo perteneciente a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

Una base de datos computarizada:

Es una colección de información almacenada de forma organizada en un computador. Las bases de
datos computarizadas ofrecen varias ventajas sobre sus contrapartes de papel y lápiz:

Las bases de datos son necesarias para:

Facilitar:

 El almacenamiento de grandes cantidades de información.

 La recuperación rápida y flexible de información.
 La organización y reorganización de la información.
 La impresión y distribución de información en varias formas.

Programa de base de datos:

Es una herramienta de software para organizar el almacenamiento
y la recuperación de esa información.

Las bases de datos se aplican en las industrias, bancos locales y

nacionales, compañías manufactureras, empresas e
instituciones, redes de bancos, etc. Desde
computadoras personales y en situaciones más complejas donde
se requiere que muchos usuarios compartan la información,
utilizan computadoras multiusuario ya sea, mainframes,
minis o redes.

Definición
Un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) es un software que permite manipular las bases
de datos. (Construir, Utilizar, Mantener, Reorganiza

Sistema de Gestión de Bases de Datos

Propiedades fundamentales
 Independencia de los datos
 Acceso eficiente a los datos
 Integridad y seguridad de los datos
 Administración de los datos
 Acceso concurrente y recuperación en caso de « crash »
Elementos de una Base de Datos

 Datos: Es la parte esencial de la información, es decir, la información que llega a la base de datos.
 Atributos: Son los diferentes campos que conforman la estructura de una base de datos.
 Campos: Es la unidad más pequeña de datos.
 Registro: Es un conjunto de campos o atributos relacionados entre sí.
 Archivo: Es un conjunto de registros relacionados.

Tipos de Base de Datos

Base de Datos Jerárquica:Es aquella donde los datos se presentan en nivel múltiples que represente
con raíz y sus ramificaciones.

Bases de Datos Red: Es aquella que permite la conexión de los nodos en forma multidireccional, por
lo que cada nodo puede tener varios dueños a la vez.

Base de Datos Relacional: En informática, tipo de base de datos o sistema de administración de

bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas
utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra
tabla. En una base de datos relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de
elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un registro).

1.1. IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA BASE DE DATOS.

1.1.1. TIPOS DE CAMPOS
Tipos de campos:
 Texto: Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que
no requieren cálculo, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales.
 Memo: Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones.
 Numérico: Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos
monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda).
 Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas.
 Moneda: Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos.
 Autonumérico: Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o
números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.
 Sí/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado.
 Objeto OLE: Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de
Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el
protocolo OLE (OLE: tecnología de integración de programas que se puede utilizar para compartir
información entre programas. Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).
 Hipervínculo: Se utiliza para hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se
 hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo.
1.1.2. TIPOS DE PRESENTACIÓN PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN, COLUMNA, TABULAR Y
HOJAS DE DATOS.
Una columna es un conjunto de valores de datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla. Las
columnas proporcionan la estructura según la cual se componen las filas.
Tabular: consiste en expresar valores y datos por medio de tablas.
Dentro de base de datos son tan útiles y de uso frecuente ya que se emplean para organizar toda la
información mediante tablas en donde se visualiza la información de manera clara y precisa.

Hoja de datos
Una hoja de datos es el nombre que recibe la hoja en que trabajamos dentro de una base de datos en las
cuales se almacena la información dependiendo de lo que se desee conocer o manejar.
1.1.3. TIPOS DE PRESENTACIÓN PARA LA IMPRESIÓN DE INFORMACIÓN, COLUMNA, TABULAR Y
HOJAS DE DATOS.
Informes: Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Depende de la herramienta que se utilice son los tipos de informes que puedes crear. Generalmente existen
los tabulares (tablas) y en columnas (muestran los datos verticalmente):
Tipos de informes: Hay cuatro tipos de informes básicos: tabulares, en columnas, para gráficos y para
etiquetas.
Los informes tabulares muestran los datos en filas y columnas, y son parecidos a las tablas. Pueden contener
otros elementos, como totales, fechas y subtotales. Generalmente se usan para mostrar y calcular los
subtotales de campos numéricos de grupos del informe.
Los informes en columnas muestran los datos verticalmente, con uno o más registros por página. Muestran
los datos de forma parecida a los formularios de introducción de datos, pero se utilizan para ver e imprimir
información, no para introducir datos.

1.1.4. TIPOS DE ÍNDICES

Índice de base de datos

Un índice es una estructura de datos definida sobre una columna de tabla (o varias) y que permite localizar de
forma rápida las filas de la tabla en base a su contenido en la columna indexada además de permitir recuperar
las filas de la tabla ordenadas por esa misma columna.

Tipos de índices
Índice simple y compuesto

Un índice simple está definido sobre una sola columna de la tabla mientras que un índice compuesto está
formado por varias columnas de la misma tabla (tabla sobre la cual está definido el índice). Cuando se define
un índice sobre una columna, los registros que se recuperen utilizando el índice aparecerán ordenados por el
campo indexado. Si se define un índice compuesto por las columnas col1 y col2, las filas que se recuperen
utilizando dicho índice aparecerán ordenadas por los valores de col1 y todas las filas que tengan el mismo
valor de col1' se ordenarán a su vez por los valores contenidos en col2, función igual que la cláusula ORDER
BY . Por ejemplo si definimos un índice compuesto basado en las columnas (provincia, localidad), las filas que
se recuperen utilizando este índice aparecerán ordenadas por provincia y dentro de la misma provincia por
localidad.

Índice agrupado y no agrupado

El término índice agrupado no se debe confundir con índice compuesto, el significado es totalmente diferente.
Un índice agrupado (CLUSTERED) es un índice en el que el orden lógico de los valores de clave determina el
orden físico de las filas correspondientes de la tabla. El nivel inferior, u hoja, de un índice agrupado contiene
las filas de datos en sí de la tabla. Una tabla o vista permite un solo índice agrupado al mismo tiempo. Los
índices no agrupados existentes en las tablas se vuelven a generar al crear un índice agrupado, por lo que es
conveniente crear el índice agrupado antes de crear los índices no agrupados. Un índice no agrupado
especifica la ordenación lógica de la tabla. Con un índice no agrupado, el orden físico de las filas de datos es
independiente del orden indexado.

Índice único

Índice único es aquel en el que no se permite que dos filas tengan el mismo valor en la columna de clave del
índice. Es decir que no permite valores duplicados.

Ventajas e inconvenientes de los índices

Ventajas

La utilización de índices puede mejorar el rendimiento de las consultas, ya que los datos necesarios para
satisfacer las necesidades de la consulta existen en el propio índice. Es decir, sólo se necesitan las páginas
de índice y no las páginas de datos de la tabla o el índice agrupado para recuperar los datos solicitados; por
tanto, se reduce laE/S global en el disco. Por ejemplo, una consulta de las columnas a y b de una tabla que
dispone de un índice compuesto creado en las columnas a, b y c puede recuperar los datos especificados del
propio índice.

Los índices en vistas pueden mejorar de forma significativa el rendimiento si la vista contiene agregaciones,
combinaciones de tabla o una mezcla de agregaciones y combinaciones.

Inconvenientes

Las tablas utilizadas para almacenar los índices ocupan espacio.

Los índices consumen recursos ya que cada vez que se realiza una operación de actualización, inserción o
borrado en la tabla indexada, se tienen que actualizar todas las tablas de índice definidas sobre ella (en la
actualización sólo es necesaria la actualización de los índices definidos sobre las columnas que se
actualizan). Por estos motivos no es buena idea definir índices indiscriminadamente.

Consideraciones a tener en cuenta

Hay que evitar crear demasiados índices en tablas que se actualizan con mucha frecuencia y procurar
definirlos con el menor número de columnas posible.

Es conveniente utilizar un número mayor de índices para mejorar el rendimiento de consultas en tablas con
pocas necesidades de actualización, pero con grandes volúmenes de datos. Un gran número
de índices contribuye a mejorar el rendimiento de las consultas que no modifican datos, como las
instrucciones SELECT, ya que el [[optimizador de consultas]] dispone de más índices entre los que elegir para
determinar el método de acceso más rápido.

Se recomienda utilizar una longitud corta en la clave de los índices agrupados. Los índices agrupados también
mejoran si se crean en columnas únicas o que no admitan valores NULL.

Un índice único en lugar de un índice no único con la misma combinación de columnas proporciona
información adicional al optimizador de consultas y, por tanto, resulta más útil.
 1.1.5. CLAVES PRINCIPALES Y SECUNDARIAS
Claves principales
Se utiliza para identificar a un registro de manera única. También se le conoce como identificador de la
entidad.

La clave secundaria
Es la agregación del valor de una clave primaria de una tabla en otra tabla diferente donde se quiere
establecer una relación con la tabla original mediante la duplicación del valor para establecer una referencia.
El nombre de “clave secundaria” se deriva del hecho de que la segunda tabla en la relación ya tiene una clave
primaria propia, por lo que la clave primaria que se introduce desde la primera tabla es “secundaria” a la
segunda tabla.

1.1.6. TIPOS DE ARCHIVOS

Los archivos de bases de datos almacenan datos en formato estructurado, organizados en tablas y campos
que permiten su localización y acceso más rápido.
Las entradas individuales dentro de una base de datos se llaman registros. Una base de datos es una
colección de registros relacionados lógicamente, las bases de datos se utilizan para el almacenamiento de
datos referenciados por aplicaciones de software o por sitios web dinámicos.

Los archivos pueden clasificarse en cuatro tipos básicos; que son: los archivos maestros, los archivos de
transacciones, los archivos de control y los archivos de planeamiento. Esta clasificación dependerá de la
relación lógica que tengan que tener los datos, para dar apoyo a la actividad de la organización.

Archivo maestro: Es un conjunto de registros que se refieren a algún aspecto importante de las actividades de
una organización, como por ejemplo el archivo de VENDEDORES. Un archivo maestro también puede reflejar
la historia de los eventos que afectan a una entidad determinada, como es en el caso de un archivo
HISTÓRICO DE VENTAS. Otros ejemplos son los archivos maestros de: PLAN DE CUENTAS; BANCOS,
NÓMINA DEL PERSONAL, CLIENTES, VENDEDORES, PRODUCTOS, PROVEEDORES,
COMPETIDORES.

Archivo de transacciones: Un archivo de transacciones es un archivo temporal que persigue básicamente dos
propósitos; uno es el de acumular datos de eventos en el momento que ocurran, y el segundo propósito es el
de actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales. En otras
palabras, guardan información sobre los eventos que afectan a la organización y sobre los cuales se calculan
datos; como es en el caso de los archivos de VENTAS, ORDENES DE PRODUCCIÓN o PAGO DE
SALARIOS. Otros ejemplos de archivos de transacciones son los archivos de: REGISTROS CONTABLES,
COSTOS, FACTURAS, PAGOS A RECIBIR, PROCESOS DE EXPORTACIÓN, CONSULTA DE CLIENTES,
PEDIDOS DE CLIENTES Y PEDIDOS A PROVEEDORES.
Archivos de control: Los archivos de control contienen datos de los archivos maestros y de transacciones,
para permitir el análisis del desempeño de la organización. Estos archivosgeneran medidas de control de los
negocios, como ser el VOLUMEN DE VENTA POR PRODUCTO, VOLUMEN DE VENTA POR VENDEDOR,
VOLUMEN DE VENTA POR CLIENTE, COMPRAS POR PROVEEDOR, COSTO DE REPOSICIÓN.

Archivo de planeamiento: Los archivos de planeamiento, contienen datos referentes a los niveles esperados
de los datos existentes en los archivos maestros y de transacciones; como por ejemplo: PROGRAMA DE
VENTAS, PROGRAMA DE COMPRAS, PROGRAMA DE PRODUCCIÓN; PRESUPUESTO FINANCIERO.
Por lo tanto los datos existentes en un archivo de planeamiento provienen de los archivos maestros, de
transacciones, y de control.

1.1.7. TIPOS DE OPERADORES: ARITMÉTICOS, LÓGICOS Y DE CADENA

Un operador es un signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se realiza en una expresión. Hay
operadores matemáticos, de comparación, lógicos y de referencia. Access admite diversos operadores,
incluidos los operadores aritméticos como +, -, de multiplicación (*) y división (/), además de los operadores de
comparación para comparar valores, los operadores de texto para concatenar texto y los operadores lógicos
para determinar valores verdadero o falsos. En este artículo se proporciona información sobre el uso de estos
operadores.

Operadores aritméticos
Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor de dos o más números, o cambiar el signo de un
número de positivo a negativo o viceversa.
Operador Propósito Ejemplo
+ Suma dos números. [Subtotal]+[ImpuestoSobreVentas]
- Busca la diferencia entre dos números o indica el valor [Precio]-[Descuento]
negativo de un número.
* Multiplica dos números. [Cantidad]*[Precio]
/ Divide el primer número entre el segundo. [Total]/[RecuentoDeElementos]
\ Redondea ambos números a enteros, divide el primer [Registradas]\[Salas]
número entre el segundo y, después, trunca el resultado a
un entero.
Resto Divide el primer número entre el segundo y después [Registradas] Resto [Salas]
devuelve únicamente el resto.
^ Eleva un número a la potencia de un exponente. Número ^ Exponente
Operadores lógicos
Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores Booleanos y devolver un resultado verdadero,
falso o nulo. Los operadores lógicos también se denominan operadores Booleanos.

Operador Propósito Ejemplo

Y Devuelve True cuando Expresión1 y Expresión2 son verdaderas. Expresión1 Y
Expresión2
O Devuelve True cuando Expresión1 o Expresión2 es verdadera. Expresión1 O
Expresión2
Eqv Devuelve True cuando tanto Expresión1 como Expresión2 son Expresión1 Eqv
verdaderas, o cuando Expresión1 y Expresión2 son falsas. Expresión2
No Devuelve True cuando la Expresión no es verdadera. No Expresión
Xor Devuelve True si Expresión1 es verdadera o Expresión2 es verdadera, Expresión1 Xor
pero no ambas. Expresión2

Operadores de concatenación
Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en uno.

Operador Propósito Ejemplo

& Combina dos cadenas para formar una. cadena1 &
cadena2
+ Combina dos cadenas para formar una y propaga los valores Null (si un valor cadena1 +
es Null, toda la expresión se evalúa como Null). cadena2

2.1. REALIZAR EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN PARA GENERAR UNA

BASE DE DATOS.

Una Base de Datos está compuesta por un conjunto de tablas o archivos. Para una mayor comprensión
podemos ejemplificar la siguiente Base de Datos de compras.

ARCHIVO DE PRODUCTOS

Código artículo Descripción del material Unidad Cantidad

1.01.01 CD-ROM RW IDE Unidad 10

1.01.02 Disco rígido ATA 66 Unidad 20

1.02.01 Disco Flexible de 3 1/2" 1,44 Mbytes Caja de 10 20

2.01.01 Sonido de 16 bit Unidad 5

 3.01.01 Papel carta para impresora. Resma 100 hojas 25

4.01.01 Pentium II 200Mhz Unidad 7

4.01.02 Pentium III 500Mhz Unidad 8

4.01.03 Pentium III 800Mhz Unidad 9

ARCHIVO DE PROVEEDORES

Código proveedor Nombre del proveedor Teléfono del proveedor Dirección del proveedor
001 Inca Tel 4923-4803 Av. La Plata 365

002 Infocad 4633-2520 Doblas 1578

003 Herrera Compusistem 4232-7711 Av. Rivadavia 3558

ARCHIVO DE ORIGEN DE LOS PRODUCTOS

Código proveedor Código del artículo Precio

001 1.01.01 70,00

002 1.01.01 80,00

003 1.01.01 75,00

002 2.01.01 50

001 4.01.03 450

Esta Base de Datos contiene información de tres Entidades:

 Datos sobre productos (Entidad producto), almacenados en el archivo de PRODUCTOS;

 Datos sobre proveedores (Entidad proveedores), almacenados en el archivo PROVEEDORES y;
 Datos sobre el origen de los productos (Entidad origen del producto), o sea, los productos son
provistos por cada proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL PRODUCTO.

La información almacenada en cada uno de estos archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto
una entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de interés para la organización y acerca
del cual se capturan, almacenan o procesan datos.

Además, cada uno de estos archivos está formado por un conjunto de registros que describe, a través de los
atributos o datos (columna), cada entidad en él almacenado. Un atributo es pues, cualquier detalle que sirve
para identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad.

Todos los registros de un archivo, identificados por las filas de cada tabla, poseen el mismo formato, o sea
tienen el mismo conjunto de datos o atributos, identificados por las columnas, que describen a las entidades.
En otras palabras los registros están formados por un conjunto de datos almacenados en los campos de cada
atributo; y cada registro debe contener el conjunto de atributos necesarios, para describir completamente cada
entidad sobre la cual una organización necesita almacenar y obtener información.

2.1.1. IDENTIFICA EL PROBLEMA A RESOLVER.

Comprender el propósito de tu base de datos determinará tus opciones en todo el proceso de diseño.
Asegúrate de observar la base de datos desde todas las perspectivas. Por ejemplo, si estuvieras creando una
base de datos para una biblioteca pública, deberías considerar las formas en que los clientes y bibliotecarios
necesitarían acceder a los datos.

2.1.2. CLASIFICA LA INFORMACIÓN

Aquí se muestra algunas formas de reunir información antes de crear la base de datos:
Entrevistar a las personas que la usarán.
Analizar formularios de negocio, como facturas, plantillas de horas trabajadas, encuestas.
Examinar cualquier sistema de datos existente (incluidos archivos físicos y digitales).
Comienza reuniendo cualquier dato existente que se incluirá en la base de datos. Luego enumera los tipos de
datos que quieres almacenar y las entidades o personas, cosas, ubicaciones y eventos que esos datos
describen, del siguiente modo:
CLIENTES PRODUCTOS PEDIDOS
Nombre Nombre Número del pedido
Dirección Precio Representante de ventas
Ciudad, estado, código postal Cantidad en stock Fecha
Dirección de correo electrónico Cantidad en el pedido Producto(s)
CANTIDAD
Precio
Total
Más adelante, esta información se volverá parte del directorio de datos, que describe las tablas y los campos
dentro de la base de datos. Asegúrate de dividir la información en partes útiles lo más pequeñas posibles. Por
ejemplo, considera separar el nombre de la calle del país para poder filtrar más adelante a los individuos
según su país de residencia. Además, evita ubicar el mismo punto de datos en más de una tabla porque
agregarás una complejidad innecesaria.

Cuando sepas qué tipos de datos incluirán las bases de datos, de dónde provienen esos datos y cómo se
usarán, estarás listo para comenzar a planificar la base de datos real.
 2.1.3. IDENTIFICAR LAS TABLAS NECESARIAS
Dentro de una base de datos, los datos relacionados se agrupan en tablas, cada una de ellas consiste en filas
(también llamadas "tuplas") y columnas, como una hoja de cálculo.
Para convertir tus listas de datos en tablas, comienza creando una tabla para cada tipo de entidad, como
productos, ventas, clientes y pedidos. Te mostramos un ejemplo a continuación:
Cada fila de una tabla se llama "registro". Los registros incluyen datos sobre algo o alguien, como un cliente
específico. En cambio, las columnas (también conocidas como "campos" o "atributos") contienen un único tipo
de información que aparece en cada registro, como las direcciones de todos los clientes enumerados en la
tabla.

Nombre Apellido Edad Código postal

Roger Williams 43 34760

Jerrica Jorgensen 32 97453

Samantha Hopkins 56 64829

Con el fin de que los datos sean consistentes de un registro al siguiente, asigna el tipo de datos apropiado a
cada columna. Los tipos de datos comunes incluyen:

 Texto: Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que
no requieren cálculo, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales.
 Memo: Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones.
 Numérico: Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos
monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda).
 Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas.
 Moneda: Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos.
 Autonumérico: Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o
números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.
 Sí/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado.
 Objeto OLE: Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de
Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el
protocolo OLE (OLE: tecnología de integración de programas que se puede utilizar para compartir
información entre programas. Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).
 Hipervínculo: Se utiliza para hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se
hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo.

2.1.4. IDENTIFICAR LA RELACIÓN DE INFORMACIÓN EN LAS TABLAS

Relación

Es un vínculo que nos permite definir una dependencia entre varias entidades, es decir, nos permite exigir que
varias entidades compartan ciertos atributos de forma indispensable.

Por ejemplo, los empleados del taller (de la entidad "Empleados") tienen un cargo (según la entidad "Cargo
del empleado"). Es decir, un atributo de la entidad "Empleados" especificará que cargo tiene en el taller, y
tiene que ser idéntico al que ya existe en la entidad "Cargo del empleado".

Las relaciones se muestran en los diagramas como rombos, que se unen a las entidades mediante líneas.
Yo, bajo mi punto de vista, entiendo mejor esto en una tabla (de una implementación en una BBDD), por lo
que voy a poner el ejemplo de como se representaría (resaltada la relación, que posteriormente veremos
como se haría).

Empleados
ID del cargo Descripción
Nombre DNI Cargo

001 Jefe de taller

Carlos Sánchez 45338600L 001

Pepe Sánchez 02405068K 002 002 Mecánico

Juan Sánchez 40588860J 002

Cargo del empleado

Relaciones de cardinalidad

Podemos encontrar distintos tipos de relaciones según como participen en ellas las entidades. Es decir, en el
caso anterior cada empleado puede tener un cargo, pero un mismo cargo lo pueden compartir varios
empleados.

Esto complementa a las representaciones de las relaciones, mediante un intervalo en cada extremo de la
relación que especifica cuantos objetos o cosas (de cada entidad) pueden intervenir en esa relación.

Uno a uno: Una entidad se relaciona únicamente con otra y viceversa. Por ejemplo, si tuviésemos una
entidad con distintos chasis y otra con matrículas deberíamos de determinar que cada chasis solo puede tener
una matrícula (y cada matrícula un chasis, ni más en ningún caso).

Uno a varios o varios a uno: determina que un registro de una entidad puede estar relacionado con varios de
otra entidad, pero en esta entidad existir solo una vez. Como ha sido en el caso anterior del trabajador del
taller.

Varios a varios: determina que una entidad puede relacionarse con otra con ninguno o varios registros y
viceversa. Por ejemplo, en el taller un coche puede ser reparado por varios mecánicos distintos y esos
mecánicos pueden reparar varios coches distintos.
Los indicadores numéricos indican el primero el número mínimo de registros en una relación y posteriormente
el máximo (si no hay límite se representa con una "n").

2.1.5. INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN

El término integridad de datos se refiere la correctitud y completitud de la informacion en una base de datos.
Cuando los contenidos se modifican con sentencias INSERT, DELETE o UPDATE, la integridad de los datos
almacenados puede perderse de muchas maneras diferentes. Pueden añadirse datos no válidos a la base de
datos, tales como un pedido que especifica un producto no existente.

Pueden modificarse datos existentes tomando un valor incorrecto, como por ejemplo si se reasigna un
vendedor a una oficina no existente. Los cambios en la base de datos pueden perderse debido a un error del
sistema o a un fallo en el suministro de energía. Los cambios pueden ser aplicados parcialmente, como por
ejemplo si se añade un pedido de un producto sin ajustar la cantidad disponible para vender.

Una de las funciones importantes de un DBMS relacional es preservar la integridad de sus datos almacenados
en la mayor medida posible.

Tipos de restricciones de integridad

 Integridad de dominio: La integridad de dominio es la validez de las restricciones que debe cumplir una
determinada columna de la tabla.
 Datos Requeridos: establece que una columna tenga un valor no NULL. Se define efectuando la
declaración de una columna es NOT NULL cuando la tabla que contiene las columnas se crea por
primera vez, como parte de la sentencia CREATE TABLE.
 Chequeo de Validez: cuando se crea una tabla cada columna tiene un tipo de datos y el DBMS
asegura que solamente los datos del tipo especificado sean ingresados en la tabla.
 Integridad de entidad: establece que la clave primaria de una tabla debe tener un valor único para cada fila
de la tabla; si no, la base de datos perderá su integridad. Se especifica en la sentencia CREATE TABLE.
El DBMS comprueba automáticamente la unicidad del valor de la clave primaria con cada sentencia
INSERT Y UPDATE. Un intento de insertar o actualizar una fila con un valor de la clave primaria ya
existente fallará.
 Integridad referencial: asegura la integridad entre las llaves foráneas y primarias (relaciones padre/hijo).
Existen cuatro actualizaciones de la base de datos que pueden corromper la integridad referencial:
 La inserción de una fila hijo se produce cuando no coincide la llave foránea con la llave primaria del
padre.
 La actualización en la llave foránea de la fila hijo, donde se produce una actualización en la clave
ajena de la fila hijo con una sentencia UPDATE y la misma no coincide con ninguna llave primaria.
 La supresión de una fila padre, con la que, si una fila padre -que tiene uno o más hijos- se suprime,
las filas hijos quedarán huérfanas.
 La actualización de la clave primaria de una fila padre, donde si en una fila padre, que tiene uno o
más hijos se actualiza su llave primaria, las filas hijos quedarán huérfanas.
 3.1. IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS PRINCIPALES DEL MANEJADOR DE LA
BASE DE DATOS.

3.1.1. BARRA DE TITULO

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el

momento actual y en su extremo derecho están los botones para acceder a la ayuda

,minimizar , maximizar/restaurar / y cerrar .

3.1.2. BARRA DE ACCESO RÁPIDO.

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access

como Guardar , Deshacer o Rehacer .

3.1.3. CINTA DE OPCIONES.

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías
o grupos.

3.1.4. LA BARRA DE ESTADO

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado
de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.
 3.1.5. EL ÁREA DE TRABAJO
Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de trabajo:

4.1. UTILIZAR UNA BASE DE DATOS.

4.1.1. ACCEDER A LA INFORMACIÓN

Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:

Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas al abrir Access:

Como vimos en el tema anterior, nada más abrir Access aparece la vista Backstage con la lista de bases de
datos Recientes, las últimas abiertas. Si la base de datos está en la lista solo tendremos que hacer clic
sobre ella, y si no hacer clic sobre la opción Abrir otros archivos que nos llevará a la opción Abrir de la
pestaña Archivo que te explicamos a continuación.

Desde la opción Abrir de la pestaña Archivo:

Desde la opción Abrir podemos abrir una de las bases de datos Recientes.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes de la primera pantalla de Access como
en esta pantalla, se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la última vez que se abrió. Esto quiere decir
que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista
quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no es capaz de
encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás buscar manualmente el archivo en su actual carpeta
contenedora.

Si la base de datos no está en la lista de recientes la podemos buscar manualmente seleccionando Equipo:

Pulsando el botón Examinar se abre el cuadro de diálogo Abrir de Windows para que selecciones el
archivo que quieres abrir:
Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien
seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.
Desde las teclas rápidas CTRL+A.
Pulsando Ctrl+A se abre directamente la opción Abrir de la pestaña Archivo.

Para abrir la tabla

Si la tabla no está abierta, desde el Panel de Navegación:
- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.
- O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opción en el menú contextual.
Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseño:
- Desde la pestaña Diseño o Inicio > grupo Vista > botón Ver, cambiaremos la vista.

- También desde el botón de la barra de estado.

La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:

4.1.2. MODIFICA REGISTROS

Para modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a
escribir.
4.1.3. INSERTAR REGISTROS
Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos
del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenará, no es
necesario guardar los cambios de la tabla.
Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o cambiar de vista, según lo que quieras hacer a continuación
 4.1.4 BORRAR REGISTROS
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
En la pestaña Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar. O bien pulsar la tecla SUPR del teclado.

De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y utilizamos el botón Eliminar.

4.1.5 BUSCAR REGISTROS

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus
campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscarde
Access 2013.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de
datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic
en el botón Buscar de la pestaña Inicio o bien pulsar las teclas CTRL+B:

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge
el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo
pulsa sobre Campo actual y selecciona en la lista Documento actual.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque
coincidir exactamente con él.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Después podemos indicarle en qué registros Buscar:

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último.
Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y
minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).
Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el
primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre
el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Después cerrar el cuadro de diálogo.

4.1.6 ORDENAR REGISTROS

Probablemente, ordenar es la manera más sencilla de observar tus datos; de esta manera se agrupan los
registros en cierto orden. En la librería, por ejemplo, se pueden ordenar los datos de diferentes maneras:
 Basándote en la fecha de realización de las mismas.
 Organizada por clientes, el Estado en el que viven, o por el código de área.
 Ordenadas en libros: por autor, categoría, o precio.
Access 2007 te permite organizar los registros en las tablas basándote en un campo o valor que puede ser
texto (como apellidos) o numérico (como precios). Dependiendo del tipo de valor, tienes varias opciones para
ordenar.
Ordenar texto
Cuando Access ordena texto, ofrece dos opciones para ordenar el texto. De la A a la Z que quiere decir que
los registros comienzan a ordenarse por orden alfabético comenzando por la A. También de la Z a la A, que
organiza los registros comenzando por la Z.
Agrupar valores de texto
Paso 1: Haz clic en la flecha desplegable que se encuentra en la parte superior de la columna.
Paso 2: Cuando el menú aparezca, selecciona la opción Ordenar de la A a Z o la opción Ordenar de la Z a
la A.
Paso 3: Con la opción de la A a la Z , los registros aparecerán ordenados basados en la columna que
seleccionaste, organizando, ésta misma, en orden alfabético comenzando por la A, tal como se ve a
continuación.
Paso 4: Con la Z a la A, los registros se organizarán tomando como referencia la columna seleccionada en
orden alfabético invertido, comenzando por la Z.

Los comandos para ordenar en el grupo Ordenar y Filtrar en la pestaña o ficha Inicio de la Cinta de opciones,
es otra manera de organizar los datos.

Ordenar números y organizar valores numéricos

Microsoft Access también ofrece dos opciones cuando debes ordenar valores numéricos.
De números pequeños a grandes
Los valores cercanos a 1 están desplegados primero.
Del más grande al más pequeño
Los valores más alejados de 1 comienzan al principio de la lista.
Organizar valores numéricos
Para organizar valores numéricos:
Paso 1: Haz clic en la flecha desplegable del encabezado o título de la columna por la que se deseas
organizar toda la lista.
Paso 2: Cuando aparece el menú, selecciona entre las opciones Ordenar de mayor a menor u Ordenar de
menor a mayor.

Paso 3: Con la opción Ordenar de menor a mayor, los registros se organizarán basándose en los valores de
los campos escogidos, comenzando la lista con el número más cercano a 1.

Paso 4: Con la opción Ordenar de mayor a menor, los registros se organizarán basándose en los valores de
los campos escogidos, comenzando la lista con el número más lejano de 1.
Eliminar un orden
Paso 1: Haz clic en el comando Borrar todos los criterios de ordenación ubicado en el grupo Organizar y
Filtrar en la pestaña o Ficha de Inicio.
 4.1.7 USAR CRITERIOS DE SELECCIÓN

5.1. Crear y utilizar una tabla

5.1.1. Crear una tabla
5.1.2. Definir los tipos de campos
5.1.3. Crear campos de la tabla
5.1.4. Establecer una clave principal
5.1.5. Crear índices
5.1.6. Establecer relaciones entre tablas
5.1.7. Crear pantalla de captura de información
5.1.7. Crear informe para la presentación de la información
6.1. Crear e interpretar consultas
6.1.1. Elementos que integran las consultas
6.1.2. Crear consultas para obtener información de una o mas tablas
6.1.3. Establecer criterios de selección
6.1.4. Establecer criterios aritméticos, lógicos y de comparación
6.1.5. Interpretar la información obtenida.
6.1.7. Detectar errores de consultas
6.1.8. Utilizar el diseñador de consultas
7.1. Utilizar asistentes
7.1.1. Asistente para crear bases de datos
7.1.2. Asistente para crear tablas