Leccion 4 Curso Uso Basico de Maprex

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Curso Uso Básico de MaPreX Lecciones 4, 5 y 6 2018

CONTENIDO DEL CURSO “USO BASICO DE MAPREX®” (versión A818)

Lección 4: Creación de Presupuestos. Módulo Presupuestos

Duración Presencial: 45 minutos

Preliminar: Base de Datos a utilizar en los cursos 2018


Interna (modificable): DataLaing Julio 2018.mdb y
Externa (no modificable): BDLaing16072018.lai
Con estas Bases de Datos serán elaborados los ejercicios (Presupuesto y Valuación) utilizados en los
cursos 2018.
En la instrucción de la Lección 5, este presupuesto con fecha de Julio 2018, será actualizado al mes
de celebración del curso, a efectos de apreciar la variación de los costos, pero el ejercicio de
presupuesto y valuación se basará en la fecha de Julio de 2018.

Contenido: creación de un Presupuesto basado en un ejercicio guía, evaluando que los resultados
sean iguales al modelo suministrado. Introducción de Datos Generales e Inserción de Logos.
Herramientas de facilitación en la creación de Presupuestos. Inserción de Partidas. Impresión digital de
los reportes básicos del programa.
Objetivo: Al finalizar esta Lección, el Participante estará en capacidad de crear y manipular
Presupuestos, desarrollando habilidades en las opciones Básicas y sus diferentes componentes.

Soporte y Definiciones Básicas:

El concepto de Presupuesto tiene varias aplicaciones, por lo general vinculadas al área de las
Finanzas y la Economía. El Presupuesto es, en este sentido, la cantidad de dinero que se estima que
será necesaria para hacer frente a ciertos gastos previstos. También se puede decir que es un plan de
acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones supuestas, este concepto se aplica a cada
centro de responsabilidad de la organización.

Presupuesto (en la construcción de obras): se entiende por Presupuesto al conjunto de “Partidas”


(actividades) debidamente descritas, expresadas en un formato normalizado, presentadas en forma
secuencial y codificadas con unidad de medidas y cantidades, que, al multiplicar el precio unitario por
la cantidad, resulta el total de esa partida. La sumatoria de los totales por partida, arroja el total general
del Presupuesto de la Obra. Este monto total, es la previsión de recursos para hacer frente a la Obra
(según el contrato respectivo).

* Definición de Partidas: se entiende por PARTIDA, a la descripción de una actividad a ejecutar dentro
de un proceso constructivo que abarca la metodología de ejecución. La descripción y unidad de cada
partida está relacionado con especificaciones, que generalmente en Venezuela se refiere a las Normas
COVENIN de Carreteras, Edificios, etc. En otros Países se refiere a descripciones de Partidas de
normas internacionales, tales como MasterFormat (Canadá - EEUU), OmniClass (EEUU - Construction
Classification System), UnitFormat (EEUU - ASTM), Uniclass (Clasificación Unificada para la Industria
de la Construcción - Inglaterra).

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Explicación Lección 4

4.1.- Pestaña Presupuestos: Ubicar en el Menú Principal de MaPreX®, el Módulo (pestaña) de


“Presupuestos”. Desde esta opción se creará un muevo archivo de presupuesto de acuerdo con los
siguientes procedimientos:

4.1.1 Crear Presupuestos. Al hacer clic sobre la pestaña “Presupuestos”, se desplegarán las
diferentes opciones del módulo (se puede bajar con la flecha): Nuevo, Abrir, Cronograma, Mas
Reciente, Plantillas, Eliminar, Exportar, Importar, Capítulos, Actualizar Cap., Unir, Crear Plantillas,
Ganancia Pérdidas. En esta inducción básica, se abordará inicialmente la opción “Nuevo”.

4.1.2- Nuevo: Al hacer clic sobre la primera opción denominada “Nuevo” se desplegarán una ventana
emergente denominada “Presupuesto Nuevo” con tres botones a seleccionar:
a) “Nuevo (Vacío)” para crear un nuevo archivo de presupuesto vacío, extensión “.prx” (inicialmente
sin partidas);
b) “A Partir de uno Existente (Duplicar Presupuesto/Guardar Como)” para duplicar un archivo de
un presupuesto existente; y
c) “A Partir de Plantillas de Presupuestos DataLaing” mediante el cual se puede crear a partir de los
presupuestos típicos que el sistema tiene almacenado como plantillas de obras comunes, las cuales
están almacenadas como inmodificables (extensión “.plx”), sólo se pueden hacer copias a partir de
cada uno de ellos.

4.2.- Nombre y Datos Generales del Presupuesto. Para el ejercicio del Curso se debe hacer clic en
la primera opción “Nuevo (Vacío)”, inmediatamente se despliega una ventana denominada “Nuevo
Presupuesto” donde se debe colocar el nombre del archivo a crear (extensión. prx). Allí se debe colocar
el nombre sugerido al archivo de Presupuesto para este curso “PRES_MAPREX_BASICO.prx”. La
extensión “.prx” la coloca el sistema automáticamente. Al designar el nombre el archivo de presupuesto
aparecerá luego la pantalla “Datos Generales del Presupuesto”, donde se debe ingresar los siguientes
datos:

4.2.1.- Datos de la Empresa que elabora el Presupuesto. Hacer clic en el botón que está arriba y a
la derecha “…” (tiene una ayuda que indica: “Ir a Datos de la Empresa”), se abrirá la pantalla “Empresa”,
allí se deben llenar los datos de la empresa (Empresa, R.I.F., Dirección, etc.) y si desea, se puede
colocar un logo identificativo de la empresa. Luego se hace clic en “Guardar” para almacenar los Datos
de la Empresa y luego salir para devolverse a la pantalla de “Datos Generales” y continuar. Estos datos
se almacenan sólo para el presupuesto en curso. Nota: en los campos de color amarillo, no se puede
escribir directamente sobre ellos.

4.2.2.- Crear una Empresa. Si se desea que los datos de la Empresa queden guardados en la
Base de Datos en curso, para ser usado en otro Presupuesto, se debe realizar el mismo
procedimiento anterior, con el siguiente añadido:
-En lugar de llenar los datos en la pantalla “Empresa”, se debe hacer clic en el botón identificado con
tres puntos “…” al final del campo “Empresa”,
-Luego hacer clic en el botón “Empresa” y allí se debe hacer clic nuevamente en el botón “Nuevo” y
llenar todos los campos necesarios para la creación de la empresa.
-Una vez llenado los campos accione “Guardar”, luego “Salir”. Ya habrá quedado grabada la empresa
en la Base de Datos interna en uso para que pueda ser reclamada para otro archivo de presupuestos.
-Si desea usarla en el Presupuesto actual, debe hacer clic en el botón “Capturar Empresa para
Presupuesto”, luego “Guardar” y nuevamente “Guardar” en los Datos Generales del Presupuesto.

4.2.3.- Campos Obligatorios en Datos Generales: Luego se deben llenar todos los campos
obligatorios, los cuales son los que tienen un asterisco (*) al final del nombre del campo.
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4.2.4.- Firmas en Datos Generales: se puede llenar los campos de las personas que firman (al menos
uno, para efectos de los reportes y las impresiones).

4.2.5 Información y opciones por defecto que aplican al Presupuesto en Datos Generales: Luego
se indican las siguientes opciones, que usualmente se dejan las que el sistema contempla por defecto:

 Opción IVA: diferentes opciones, siendo la más usual, Aplicar IVA al presupuesto.
 Horas Laborales al día: 8 Horas.
 Considerar el bono como sueldo: no seleccionar, a menos que así sea.
 Tipo de Presupuesto: estándar (el otro es tipo petrolero).
 Importar Especificación: si se desea colocar un archivo pdf adjunto.
 Opción reemplazar partidas/insumos: Por defecto respeta los precios que estén dentro del
presupuesto.
 Aplicar % de Administración o %Utilidad: si se deja por defecto, aplica a todo el análisis de
precios.
 Costo Unitario del presupuesto: si se desea colocar una unidad al presupuesto (por ejemplo,
m2 de construcción).
 Imprimir: reporte de los datos generales del presupuesto.

4.2.6.- Guardar Datos Generales: haciendo clic en el botón “Guardar” se almacenan los Datos
Generales del Presupuesto y luego automáticamente se despliega la Pantalla Principal del Módulo de
Presupuestos (inicialmente sin partidas).

4.3.- Capturar Partidas en el Presupuesto: Para capturar partidas al presupuesto, MaPreX®


tiene cuatro opciones (botones) en la parte inferior de la pantalla:
-B.D. MaPreX (capturaría de la Base de datos externa DataLaing en uso),
-B.D. Interna (capturaría de la Base de datos Interna en uso, que sería nuestro caso),
-B.D. Presupuesto (capturaría partidas del propio presupuesto en uso),
-B.D. otro Presup. (captura partidas de cualquier otro presupuesto MaPreX ya guardado).

Procedimiento de captura:

-Hacer clic en el botón “B.D. Interna”, que llevará a la Base de Datos de Partidas Interna en uso que
esté “apuntada” (debería ser: DataLaing Julio 2018.mdb),
-Ejecutar Buscar / Filtrar las partidas de acuerdo con las contenidas en el ejercicio suministrado. Se
puede usar la herramienta de Búsqueda o el filtro rápido, escribiendo directamente.
-Una vez ubicada la partida deseada, se debe hacer doble clic sobre ella (o arrastrarla hasta el
contenedor con el botón izquierdo del mouse presionado) para llevarla al “Contenedor de Partidas
Seleccionadas”.
Repetir este proceso con todas las partidas necesarias para llenar el presupuesto del ejercicio.
-Una vez se tengan todas las partidas deseadas en el contenedor se debe hacer clic en el botón
“Capturar Partidas”, esta acción llevará todas las partidas seleccionadas al presupuesto. Nota: También
se puede llevar de una en una o en el número de partidas deseadas.

Nota: Una vez capturada una o varias partidas al presupuesto, se puede ingresar a cada una de ellas,
ubicándose sobre la partida deseada, realizando doble clic sobre ella o sobre el botón “Ver APU”
ubicado en la parte inferior derecha de la Pantalla. Al desplegar el APU, puede realizar los cambios
deseados y solo se aplicarán al presupuesto en uso, ya que el mismo se ha “Independizado” de la Base
de Datos y este archivo contiene toda la data necesaria para ser autónomo.

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4.4.- Ingresar cantidades de obra: A continuación, en la pantalla de presupuesto, se procede


a ingresar las cantidades de las partidas en la columna azul de acuerdo con los valores del
ejercicio. Se debe verificar que el resultado del presupuesto sea el mismo monto que el del
ejercicio del curso (este presupuesto es la base para la continuidad de los ejercicios).

4.5.- Ingresar Capítulos: una vez ingresadas las partidas, verificando su orden y el resultado correcto,
se debe agregar los Capítulos:

4.5.1.- Agrupar Partidas en Capítulos: Para ello se debe seleccionar las partidas a las que se desea
agrupar en un Capítulo (seleccionar con botón izquierdo del mouse).

4.5.2.- Clic en el botón “Capítulos”. Se despliega la pantalla “Capítulos y Sub-Capítulos”. Allí se debe
seleccionar el capítulo deseado (para el ejercicio del curso el primero es “Obras Preliminares”), luego
hacer clic en el botón “Capturar”, se debe realizar el mismo proceso para agrupar el resto de las partidas
en cada uno de los capítulos del ejercicio.

Acá finaliza este ejercicio, verificando que el presupuesto sea igual al ejercicio suministrado.

4.6.- Duplicar Presupuesto: A continuación, se duplicará el presupuesto creado para usar la copia en
otros ejercicios, ya que se necesita que el original no sea modificado.

4.6.1 Guardar una copia del presupuesto. Para esto se debe salir a la Pantalla Principal del
MaPreX, luego, en el Módulo/Pestaña de Presupuestos, hacer clic en la opción “Nuevo”, allí
seleccionar la segunda opción “A Partir de uno Existente (Duplicar Presupuesto/Guardar Como)”, ahora
se debe seleccionar el archivo existente que se desea duplicar (PRES_MAPREX_BASICO.prx) y
estando seleccionado hacer clic en “Abrir”. En la siguiente pantalla que se abre, se le debe colocar un
nuevo nombre al archivo. Para efectos del curso el nombre será “PRESUPUESTO_COPIA1.prx” y
luego clic en “Guardar”. Una vez hecho estos pasos, se abrirá la Pantalla Principal de Presupuestos,
del archivo seleccionado y duplicado.

4.7.- Opciones Básicas de Presupuesto - Botones para mover partidas, eliminarlas o


añadir espacios. Verificar que se está trabajando en el Presupuesto
“PRESUPUESTO_COPIA1.prx”. En la parte inferior derecha del Grid de presupuestos se encuentran
una serie de botones:

Botón “ ” para agregar una o varias filas o partidas al presupuesto;


Botón “ “ para eliminar una o varias partidas del presupuesto;
Botón “ ” para mover una partida o un lote de ellas a una determinada posición;
Botón “ ” para mover la partida seleccionada a la primera posición;
Botón “ ” para mover la partida seleccionada una fila hacia arriba;
Botón “ ” para mover la partida seleccionada una fila hacia abajo;
Botón “ ” para mover la partida seleccionada a la última posición.

4.8.- Opciones Básicas de Presupuesto - Botones de herramientas y acciones. Verificar


que se está trabajando en el Presupuesto “PRESUPUESTO_COPIA1.prx”. En la parte superior
derecha del Grid de presupuestos se encuentran una serie de botones, con las cuales puede
experimentar:

Botón “ ” acceso directo a la Calculadora de Windows®;


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Botón “ ” opción de búsqueda de partidas dentro del presupuesto;


Botón “ ” para filtrar partidas dentro del presupuesto (por varias opciones), muestra las partidas
filtradas y el resto las oculta temporalmente;
Botón “ ” para limpiar (eliminar) todos los capítulos contenidos en el presupuesto o quitarle los
Capítulos a las partidas seleccionadas;
Botón “ ” para manejar de manera global todos los insumos contenidos dentro del presupuesto (usar
con cuidado, ya que realiza cambios generales en el presupuesto, sin ver los cambios en el APU). Es
una importante opción que permite ver en una sola pantalla todos los insumos y realizar cambios o
sustituciones globales. Recomendada para usuarios con experiencia;
Botón “ ” esta opción permite asociar un cálculo de FCAS que se tenga en la base de datos general
de FCAS, al presupuesto (no realiza ninguna modificación en el cálculo al presupuesto, es solo un dato
asociado);
Botón “ ” es para calcular el precio por unidad del presupuesto. En el caso que desee establecer el
precio global del presupuesto referido a una unidad, por ejemplo, el m2 de construcción, el km de
vialidad, etc.

4.9.- Impresión y Exportaciones básicas de los APU del Presupuesto. Para continuar, se debe
dejar de trabajar con el presupuesto “PRESUPUESTO_COPIA1.prx” (cambiar por el ejercicio original).
Para ello se debe salir a la Pantalla Principal del MaPreX, ubicar el Módulo/Pestaña de Presupuestos
y seleccionar la opción “Abrir”, donde se desplegará la pantalla de “Abrir Presupuesto”, deberá elegir el
“PRES_MAPREX_BASICO.prx”. Se explicarán algunas opciones de impresiones y exportaciones:

4.9.1 Imprimir APU


-Imprimir APU: Hacer clic en el botón “Ver A.P.U.” estando ubicado sobre cualquier partida del
presupuesto, luego hacer clic en el botón “Imprimir” y se desplegará la Pantalla “Tipo de Impresión”,
- Allí se debe hacer clic en las opciones deseadas, por ejemplo “Imprimir todas las Partidas” y
seleccionar “Logo Seleccionado”.
-Luego clic en “Imprimir”, se muestra una impresión digital del o de los APU indicados.
-Para imprimirlos en papel (según la configuración de Windows de la impresora por defecto en su
computador), se debe hacer clic sobre los botones ubicados en la parte superior izquierda de la pantalla.
-Exportaciones básicas: También se puede mediante esos botones exportar a “pdf” (según su
configuración de impresoras), a Word o Excel (sin formato ni formulas), aunque MaPreX contempla una
opción exclusiva, formateada y formulada, desde la pantalla “Hoja de Cálculo” (tratada en otra Lección
“Exportaciones a Excel diseñadas por MaPreX”);
-Salir de la pantalla de Reporte: haciendo clic en el botón rojo que está en la parte superior derecha del
reporte, vuelve a la pantalla “Tipo de Impresión”, luego con “Salir” va a la pantalla de APU.

4.10.- Impresión del Presupuesto. A continuación, se explica la forma de visualizar los


formatos de impresión del presupuesto:
-Desde la pantalla de Presupuestos, se debe hacer clic en el botón “Reportes”, que despliega la ventana
“Tipo de Reporte”.
-Seleccionar el formato que se desea y marcar la opción “Añadir Logo Seleccionado”,
-Luego clic en “Aceptar” para visualizar el reporte de impresión.
-Para imprimirlos en papel o exportar a pdf (según la configuración de Windows de la impresora por
defecto en su computador), se debe hacer clic sobre los botones ubicados en la parte superior izquierda
de la pantalla,
-Salir de la pantalla de Reporte: haciendo clic en el botón rojo que está en la parte superior derecha del
reporte, vuelve a la pantalla “Tipo de Reporte”, luego con “Salir” va a la pantalla de Presupuesto.

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