Documentos contables

Todos los documentos de tipo contable sirven de respaldo a transacciones que realiza la
empresa y se utilizan en la contabilidad, para calcular ingresos, egresos y patrimonios; sin
embargo, es importante que dentro de los documentos contables identifiques dos categorías:
documentos contables internos y documentos contables externos; a continuación te
nombramos algunos ejemplos de estos documentos.

Tipo de documentos contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar
la contabilidad; dentro de ellos están:

1. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega
al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el

crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.
Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado
ya que para ellas el soporte es la factura.

1.2. RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar

efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias

como las necesidades de la empresa lo exijan.
1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS
DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que

suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al
depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene
dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de
bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.

1.4 FACTURA DE VENTA

1.4.1. Concepto

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de

los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de
los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se
causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y
del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se
entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la
contabilidad.

1.4.2. Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

 Estar denominada expresamente como factura de venta.

(preimpreso).
 Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de
quien preste el servicio. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o
servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados.
 Valor total de la operación
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
(preimpreso).
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos

equivalentes a la factura:

 Los tiquetes de maquinas registradoras

 Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
 Los tiquetes de transporte.
 Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los
establecimientos de educación reconocidos por el gobierno
  Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos
comprobantes de pago
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de
inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de
inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de
cesantías.
 Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el
documento computacional que soporta una transacción de venta
de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje
estándar universal denominado EDIFACT de un computador a
otro

1.4.3.1. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran

obligados a expedir factura en sus operaciones:

 Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados

en relación con las operaciones financieras que realicen
 Los responsables inscritos en el régimen simplificado.
 Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del
petróleo, en lo referente a estos productos.
 Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta
actividad
 Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios,
cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada
para cada año por el gobierno nacional
 Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en
relación con esta actividad
 Las empresas que prestan el servicio de transporte público
urbano o metropolitano de pasajeros

Factura de venta de Mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita

comercio al por mayor y al por menor, si la mercancía no esta
gravada; si esta gravada se acredita también la cuenta impuesto sobre
ventas por pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la
mercancía no esta gravada se debita además impuesto sobre las ventas
por pagar, y se acredita bancos o caja

Factura de venta de Mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su

organización contable, así: original para cartera, una copia para el
cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra
mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les
cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones
de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las
solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de
mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido,
por haber, presentado la mejor cotización.
1.5. Comprobante de venta con tarjeta de crédito.

1.5.1. Concepto de tarjeta de crédito

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que

utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y

utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y
una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta
habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e
intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los
valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través
de este medio

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un

contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se
compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago
de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a
pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta
habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que
oscila entre el 5% y el 10%.

1.5.2. Consignación del comprobante de venta:

El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito
en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la
liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

1.6. Cheque

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada «girador»,
ordena a un banco llamado «girado» que pague una determinada suma
de dinero a la orden de un tercero llamado «beneficiario».

1.7. Comprobante de pago o de egreso

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un

soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para

anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago
queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario.
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,
expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan
en una empresa.

1.8. Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional

de pago que da una persona llamada «girador» a otra llamada
«girado», para que pague a la orden o al portador, cierta suma de
dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en
compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a
sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las
letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

1.9. Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta

cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se
utiliza para respaldar los créditos bancarios.
1.10. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la

liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por

mora en el pago de sus obligaciones.

1.11 Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén

liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza
un comprobante llamado nota crédito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para

el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
1.12 Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en
efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque,
para ello se establece un fondo denominado caja menor.

2. SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

2.1 Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones

que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre.
 2.2.

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen,
descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas
con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y
soportes que lo justifiquen.

El Almacén Extraluz Ltda. Realiza las siguientes transacciones

comerciales en el mes de octubre de:

a. Vende mercancía al contado a varios clientes, personas

naturales, según factura Nos. 3456 al 3520, por valor de $
1.327.586; IVA, 16%.

b. Vende mercancías a créditos:

Factura No. 3521 a Luís Agreda por $ 387.250, IVA, 16%

Factura No. 3522 a Diana Gómez por $ 435.00; IVA, 16%

Factura No. 3523 a Andrés Salas por $ 547.600.; IVA, 16%

c. Consigna en el Bancomercio el valor recibido por las ventas de

contado y pago de clientes.

d. Compra mercancías al contado a Distrinar S.A., según factura

No. 7890 por $ 1.374.400; IVA, 16%. Retención en la fuente,
3.5%, pagada con cheque No. 4024760 del Bancomercio.

e. Compra mercancías a crédito: IVA, 16%, Y RETENCION EN

LA FUENTE, 3.5%, Así:

Factura No. 4520 de Almacén Prix por $ 874.300: proveedor gran

contribuyente.

Factura No. 4520 de Casa Nova por $ 743.800: proveedor régimen

común.

Factura No. 4520 de Fabrica Santy $ 465.600: proveedor gran

contribuyente.

3. Traslado a libros mayores y auxiliares:

La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares

Las columnas Debe y Haber se trasladan al libro diario columnario.

Tres socios constituyen la empresa Surtí modas Ltda. El 1 de julio

mediante escritura publica No. 4863 de la Notaria 4ª. De Bogota, con
los siguientes datos:

El socio Jorge Dávila aporta un terreno por valor de $ 2.500.000,

según escritura publica No. 40, Notaria 4ª. De Bogota.

El socio Javier Zaruma aporta $ 2.500.000, y muebles para oficina por

valor de (1.800.000, según factura No. 450.

El socio Iván Rosero aporta mercancías por valor de (1.200.000,

según factura No. 320; (2.000.000 con cheque No. 239045 de Banco
Nacional, según recibo de caja No. 002.
Tipos de documentos contables externos:
Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las empresas,
pero la diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por
otra empresa o por otro servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna
de la compañía. Algunos de los ejemplos de documentos contables externos son:

 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre otros.

Ahora bien, es importante que sepas que existen otros tipos de documentos denominados no
contables, que a pesar de que también juegan una parte importante en la contabilidad, su rol
no es activo, debido a que son de carácter informativo; incluso, algunas personas deciden
llamar a este tipo de documentos contables como documentos empresariales informativos,
ya que a pesar de que son importantes y respaldan muchas transacciones, solamente sirven
para soportarlas, es decir que brindan información y detalles útiles para llevar a cabo ciertas
contabilidades, pero no para efectuar procedimientos contables.