Registro Proveedor Secop Ii

Pasos previos:
Registro de Proveedores
en el SECOP II
REGISTRO DE PROVEEDORES EN EL SECOP II
Código CCE-SEC-GI-07 Página 2 de 23
Vigencia 07 de septiembre de 2020
Versión No. 01
Tabla de contenido
Con el fin de apoyar el proceso de formación de los diferentes participes del Sistema de Compra
Pública y difundir las practicas oficiales del uso técnico del Sistema Electrónico de Contratación
Pública – SECOP II, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente –
ANCP – CCE, pone a disposición de los interesados la presente guía sobre: Registro de
Proveedores.
I. Tipos de usuarios.................................................................................................. 3
II. Registro de usuarios............................................................................................. 3
III. Documentos requeridos para el registro de una cuenta de Proveedor ............. 7
IV. Registro de la cuenta del Proveedor .................................................................. 10
V. Solicitud de acceso de un usuario a una cuenta de Proveedor ....................... 16
VI. Actualizar datos como usuario del SECOP II ..................................................... 19
Mesa de servicio ........................................................................................................ 22
2
Versión No. 01
En su nueva versión SECOP II es una plataforma transaccional para gestionar en línea todos los
Procesos de Contratación, con cuentas para las Entidades Estatales, Proveedores y vista pública
para cualquier tercero interesado en hacer seguimiento a la contratación pública.
Cada cuenta (Entidad Estatal o Proveedor) tiene usuarios asociados a ella. Desde sus cuentas, los
Proveedores pueden participar en los Procesos de Contratación que adelanten las entidades
públicas, hacer comentarios a los documentos del proceso, presentar ofertas y seguir el proceso de
selección en línea. Asimismo, el Proveedor puede administrar la información de sus ofertas y
contratos en un solo lugar.
El SECOP II beneficia a Compradores Públicos y a Proveedores, ya que, reduce los costos

asociados a la impresión, fotocopias y desplazamientos, permite la presentación en línea de ofertas,
hace más fácil el seguimiento a los Procesos de Contratación, el control disciplinario y fiscal, pues
permite seguir el detalle en tiempo real de las etapas del proceso de compra pública.
I. Tipos de usuarios
Existen dos tipos de usuario en el SECOP II, el usuario administrador y el usuario proveedor:
• Usuario administrador: Es el usuario que se encarga de crear y configurar la cuenta del

Proveedor en el SECOP II. La configuración comprende: i) autorizar el acceso por parte de
los usuarios a la cuenta del Proveedor; y (ii) administrar la biblioteca de documentos. El
usuario administrador es el primer usuario de la cuenta que debe registrarse en el SECOP
II. Cada cuenta de Proveedor debe tener por lo menos un usuario administrador.
• Usuario proveedor: Es el usuario que participa en los Procesos de Contratación usando la
cuenta del Proveedor en el SECOP II. Puede participar en cualquiera de las fases del
proceso (por ejemplo, en la presentación de observaciones, la presentación de oferta,
observaciones a los informes de evaluación y en la gestión contractual). Para hacerlo,
primero debe registrarse y luego solicitar acceso a la cuenta del Proveedor correspondiente.
NOTA: Si usted es una persona natural o veedor ciudadano puede registrarse en el SECOP II con
una cuenta de un único usuario. Es decir, usted cumple el rol de usuario administrador y proveedor
simultáneamente.
II. Registro de usuarios
Los usuarios del SECOP II son responsables de cualquier actuación efectuada con su usuario. En
consecuencia, la responsabilidad del manejo y confidencialidad de los usuarios y contraseñas recae
única y exclusivamente en el titular del mismo y no en la ANCP – CCE. Tenga en cuenta, que su
usuario es personal e intransferible.
Para registrarse como usuario en el SECOPII ingrese al siguiente enlace:

https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index esto lo lleva a la página de inicio de SECOP
II, una vez allí haga clic en “Registro”.
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Versión No. 01
Esta acción lo lleva al formulario de registro de usuarios del SECOP II, dividido en tres secciones:
1.Registrar usuario, 2.Confirmar registro, 3. Crear o solicitar acceso a una Entidad. En la primera
sección debe diligenciar sus datos personales como usuario del SECOP II. Una vez la plataforma le
indique que ingreso la información de forma correcta, haga clic en “Continuar”.
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Versión No. 01
Tenga en cuenta el
usuario y contraseña que
asignó para continuar
con el registro.
Con esta confirmación

está aceptando los
términos y condiciones
de uso de SECOP II
haga clic aquí para
consultarlos
Recomendaciones:
1. El usuario debe indicar un correo electrónico al cual tenga acceso en el momento del registro.
Recomendamos que sea el de uso profesional, toda vez que SECOP II, envía notificaciones
de los Procesos de Contratación en los que está participando. Tenga en cuanta, que el
correo relacionado le permite recuperar sus datos, usuario y contraseña.
2. La contraseña debe tener por lo menos 8 caracteres e incluir letras, números y caracteres
especiales.
3. La zona horaria debe ser configurada de acuerdo con la ubicación del proveedor; si se trata
de un Proveedor colombiano la zona horaria debe ser configurada como “(UTC-05:00)
Bogotá, lima, Quito”.
4. En el campo “Nombre de la Entidad” los usuarios Proveedores bien sea Persona jurídica,
Empresa Sin ánimo de Lucro, o Veeduría Ciudadana deben seleccionar de la lista
desplegable la cuenta a la que solicitará acceso.
NOTA: Si usted es una persona natural o veedor ciudadano en el campo “Nombre de la Entidad”
debe poner su nombre y apellidos completos.
En la segunda sección de “Confirmar registro” debe activar su usuario. SECOP II le indica que al
correo electrónico ingresado previamente le llegara un correo electrónico para que realicé esta
activación.
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Versión No. 01
Ingrese a su correo electrónico. Tenga en cuenta, verificar la bandeja de Spam o de correo no

deseado. Haga clic en el enlace incluido en el cuerpo del correo para continuar con su registro.
En el correo electrónico
encuentra el nombre de
su usuario en SECOP II.
Esta acción lo lleva nuevamente al formulario de registro en donde debe ingresar el usuario y
contraseña relacionados previamente una vez incluya esta información haga clic en “Entrar”.
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Versión No. 01
Esta acción lo llevara a la tercera sección del formulario de registro “Crear o solicitar acceso a una
Entidad”. Si es el usuario responsable de crear la cuenta del Proveedor en SECOP II debe continuar
con el registro de esta, si por el contrario, es un usuario proveedor debe solicitar acceso a la cuenta
del Proveedor que ya se encuentra registrada en SECOP II.
III. Documentos requeridos para el registro de una cuenta de Proveedor
Si usted es el usuario responsable de crear o registrar la cuenta del Proveedor en el SECOP II, debe
tener disponibles los siguientes documentos:
TIPO DOCUMENTOS
1. Certificado con indicadores de capacidad financiera y
organizacional. Descárguelo de la sección “Formatos Compradores
y Proveedores” del SECOP II.
2. Lista de contratos que acrediten su experiencia con el sector
público y/o privado. Descargue el formato de la sección “Formatos
Compradores y Proveedores” del SECOP II.
3. Estados financieros auditados a 31 de diciembre del año anterior
Persona Jurídica
suscritos por el representante legal con notas. Si la antigüedad del
interesado es insuficiente, debe anexar los estados financieros
trimestrales o de apertura.
4. Documento de autorización para que en caso de ser necesario las
Entidades Estatales puedan consultar las bases de datos para fines
institucionales, suscrito por el representante legal. En el documento
debe establecer si autoriza o no la consulta.
Persona Natural público y/o privado. Descargue el formato de la sección “Formatos
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Versión No. 01
2. Constancia – Persona Natural no obligada a llevar contabilidad,

adjunte formato de la sección “Formatos Compradores y
Proveedores”.
3. Documento de identidad para persona natural adjuntando con
marca de agua indicando que sólo es válido para registro en
SECOP II.
institucionales, suscrito por la persona natural. En el documento
1. Formato de indicadores de Entidades Sin Ánimo de Lucro.
Descárguelo de la sección “Formatos Compradores y Proveedores”
del SECOP II.
público y/o privado. Descargue el formato de la sección “Formatos
Empresas Sin 3. Estados financieros auditados a 31 de diciembre del año anterior
Ánimo de Lucro suscritos por el representante legal con notas. Si la antigüedad del
interesado es insuficiente, debe anexar los estados financieros
trimestrales o de apertura.
institucionales, suscrito por el representante legal. En el documento
1. Constancia de veedor ciudadano “Formatos Compradores y
Proveedores” del SECOP II.
2. Documento de identidad para veedor ciudadano adjuntando con
marca de agua indicando que sólo es válido para registro en
Veedor
SECOP II.
Ciudadano
institucionales, suscrito por el veedor ciudadano. En el documento
1. Constancia de veeduría ciudadana “Formatos Compradores y
Proveedores” del SECOP II.
2. Acta de creación de la Veeduría Ciudadana.
Veeduría
Ciudadana
institucionales, suscrito por la veeduría ciudadana. En el
documento debe establecer si autoriza o no la consulta.
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Versión No. 01
Puede descargar formatos de certificado de experiencia, indicadores de capacidad financiera y

organizacional, indicadores de Entidades Sin Ánimo de Lucro y constancia de veedor - veeduría
ciudadana desde el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii/formatos-para-
compradores-y-proveedores-del-secop-ii en la sección “Formatos para Compradores y Proveedores
del SECOP II”.
Si usted es una persona natural no obligada a llevar contabilidad puede adjuntar una constancia
indicando esta situación como equivalente a los estados financieros e indicadores de capacidad
financiera y organizacional, tenga en cuenta, que las personas naturales no están obligadas a llevar
contabilidad de acuerdo con el artículo 48 del Código de Comercio; ahora bien, si pertenece al
régimen común de impuestos a las ventas está obligado a llevar contabilidad. Desde el punto de
vista Tributario las personas que pertenecen al régimen simplificado en el impuesto a las ventas no
deben llevar contabilidad, pero de acuerdo con el Código de Comercio si son comerciantes si están
obligados (artículo 19 del Código de Comercio). O si es una Entidad Sin Ánimo de Lucro, puede
adjuntar el formato de indicadores de Entidades Sin ánimo de lucro como este equivalente.
NOTA: Una vez anexe los documentos y finalice el registro de la cuenta de Proveedor bien sea
persona natural, jurídica, Empresa Sin ánimo de Lucro, Veedor Ciudadano, Veeduría Ciudadana, su
cuenta queda activa en SECOP II. Por lo cual, estos documentos son visibles para los usuarios que
tienen acceso a una cuenta (Entidad Estatal y/o Proveedor) a través del Directorio SECOP. Si
considera que su información tiene carácter de confidencialidad anexe en los campos requeridos
para los documentos una constancia manifestando esta situación o incluya en los documentos una
marca de agua indicando el uso exclusivo para SECOP II.
En todo caso, estos documentos son requeridos únicamente para el registro de la cuenta de
Proveedor en SECOP II y no remplazan los solicitados por las Entidades Estatales para participar
en un Proceso de Contratación.
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Versión No. 01
IV. Registro de la cuenta del Proveedor
Una vez ingresa su usuario y contraseña, el SECOP II le habilita la tercera sección del formulario de
registro “Crear o solicitar acceso a una Entidad”, Como usuario responsable de crear la cuenta del
Proveedor en el SECOP II, debe proceder con el registro de esta.
En primer lugar, debe verificar que la cuenta del Proveedor no haya sido registrada previamente para
ello, ingrese el Nombre del Proveedor (Si es un Proveedor – Persona jurídica debe indicar el nombre
con el que legalmente se encuentra registrada su empresa, si es un Proveedor – Persona natural
debe indicar sus nombres y apellidos completos) y el número de identificación (Si es un Proveedor
– Persona jurídica debe indicar el NIT, sin código de verificación, si es un Proveedor – Persona
natural debe indicar su número de identificación). Luego haga clic en “Validar”. SECOP II le indicará
que no ha sido encontrada ninguna Entidad Estatal (cuenta de Entidad Estatal o Proveedor) y por
tanto puede continuar con la creación de esa cuenta. Haga clic en “Registrar Entidad”.
Esta acción lo llevara a habilitar el formulario de registro de la cuenta. En primer lugar, confirme el
país, en “Tipo” seleccione el tipo de cuenta “Proveedor”, seleccione el área de negocio del Proveedor
entre “Privado” o “Público y privado” y finalmente escoja el tipo de organización que le corresponde
(Por ejemplo, Sociedad Anónima, Persona natural colombiana, Entidad Sin Ánimo de Lucro, Veedor
o Veeduría Ciudadana, etc.) verifique la información y haga clic en “Generar formulario”.
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Versión No. 01
El SECOP II le habilita un formulario para diligenciar los datos generales del Proveedor, la
información general y la opción para cargar los documentos requeridos para el registro de la cuenta
del Proveedor en el SECOP II. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. En el campo “Nombre de la Entidad Estatal”, escriba el nombre con el que está legalmente
constituido el Proveedor (si es un Proveedor – Persona natural debe indicar sus nombres y
apellidos completos).
2. En “Nombre Abreviado” escriba un nombre corto o las siglas si así lo identifican como
Proveedor (preferiblemente en mayúsculas) si no indique lo mismo que indico en el campo
de “Nombre de la Entidad Estatal” (si es un Proveedor – Persona natural debe indicar sus
nombres y apellidos completos).
3. En “Nit”, escriba el número sin código de verificación.
4. Seleccione si se encuentra o no registrado como “Mipyme”.
5. Seleccione su régimen tributario.
6. Seleccione la ubicación física (Ciudad o municipio colombiano) donde se encuentra ubicado,

ingrese la dirección (Ubicación de las oficinas de la persona jurídica, Entidad Sin ánimo de
Lucro, veeduría ciudadana o el lugar de residencia de la persona natural o veedor ciudadano)
y el teléfono de contacto sin extensiones.
7. En los campos para ingresar el correo electrónico. Tenga en cuenta que, al correo que
ingrese en el campo de “Correo electrónico para notificaciones SECOP II” llegarán todos los
mensajes o alertas que el SECOP II genera de todas las acciones que se realicen desde la
cuenta del Proveedor.
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Versión No. 01
Haga clic en la “Lupa”

para seleccionar la
ubicación.
8. La información financiera es opcional así como los datos de la cuenta bancaria. Tenga en
cuenta que, si relaciona esta información será visible para todos los usuarios que tengan
acceso a una cuenta de Entidad Estatal o Proveedor.
9. Ingrese los datos del Representante Legal . Si es persona natural o veedor ciudadano
ingrese sus datos personales.
Por último, en la sección de “Anexar documentos” debe adjuntar los documentos requeridos para el
registro de la cuenta del Proveedor en el SECOP II. Tenga en cuenta, las indicaciones explicadas
en la sección de III. Documentos requeridos para el registro de una cuenta de Proveedor de esta
guía. Debe anexar los documentos que se encuentran determinados como obligatorios.
Para anexar un documento haga clic en “Anexar documento”.

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Versión No. 01
El SECOP II le muestra una ventana emergente para cargar el documento. Haga clic en “Buscar
Documentos”. Seleccione el documento que va a ingresar. El SECOP II le permite cargar todo tipo
de documentos excepto los siguientes: .psd, .gif, .jar, .bat, .rtf, .thmx, .exe, .bat, .odt, .dot, .gif, .7z,
.bmp, .emf, .eml, .gsheet, .gz, .isz, .jpe, .oxps, .p7z, .ppsx, .ppt, .dll, .txt, .xlsb, .gif, .pptx.
Ubique el documento en su computador, luego haga clic en “Anexar” y “Cerrar”.
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Versión No. 01
Una vez, termine de adjuntar todos los documentos verifique que todos los campos obligatorios se
encuentren diligenciados y haga clic en “Finalizar”.
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Versión No. 01
SECOP II le confirma la creación de la cuenta para ellos haga clic en “Haga clic aquí para continuar”.
Una vez realiza esta confirmación su cuenta queda automáticamente activa. Tenga en cuenta que,
la ANCP – CCE, no realiza ninguna validación adicional de los datos o documentos registrados en
su cuenta como Proveedor en el SECOP II.
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Versión No. 01
V. Solicitud de acceso de un usuario a una cuenta de Proveedor
Una vez se registre a SECOP II como usuario debe solicitar acceso a la cuenta del Proveedor
(Persona jurídica, Entidad Sin Ánimo de Lucro, Veeduría ciudadana, etc.) desde la cual va a
participar en los diferentes Procesos de Contratación. En la tercera sección del formulario de registro
a SECOP II de “Crear o solicitar acceso a una Entidad” ingrese el nombre o número de Nit de la
cuenta de Proveedor a la que quiere solicitar acceso en los campos correspondientes y haga clic en
“Validar”.
Una vez SECOP II verifica que la cuenta se encuentra registrada, le muestra la opción de “Solicitud
de acceso” haga clic ahí y luego en “Finalizar”.
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Versión No. 01
El estado de su solicitud quedara “Esperando aprobación”.
Esta es la vista de su
usuario cuando no tiene
acceso a una cuenta en
SECOP II
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Versión No. 01
Cuando el usuario administrador acepte su solicitud de acceso, recibirá un correo electrónico de

confirmación del SECOP II indicándole que ya puede actuar como usuario del SECOP II a nombre
de esa cuenta de Proveedor.
A. Solicitud de acceso a una cuenta como usuario activo:
SECOP II, permite que un usuario pueda actuar en más de una cuenta (usted puede pertenecer a
las cuentas de varios Proveedores o a la cuenta de su Proveedor y de a la de un Proponente Plural,
un consorcio o unión temporal, etc., creado a través del SECOP II) o si por el contrario ya se registró
como usuario en SECOP II y debe solicitar acceso a una cuenta de Proveedor.
Ingrese al SECOP II con su usuario y contraseña, haga clic en la imagen de usuario de la esquina
superior derecha de la pantalla de acceso, y luego en” Configuraciones del usuario”.
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Versión No. 01
Haga clic en “Mis registros” y luego en “Nuevo registro”.

Puede verificar el estado
de su solicitud.
SECOP II, habilita una ventana emergente para buscar la cuenta del Proveedor al que desee solicitar
acceso. Recuerde diligenciar el nombre completo de la cuenta el número de NIT haga clic en “Buscar”
verifique la información y haga clic en “Solicitar”.
VI. Actualizar datos como usuario del SECOP II
SECOP II le permite actualizar sus datos como usuario de la plataforma para ello, diríjase en el
escritorio al módulo de configuración, haga clic en la imagen superior derecha de la pantalla allí
encontrará el menú de configuración, haga clic en “Configuración del usuario”.
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Versión No. 01
Esta acción lo lleva al menú de configuración del usuario. En este puede actualizar en primer lugar
sus datos personales como usuario del SECOP II para ello, haga clic en “Editar”. Tenga en cuenta
que, los usuarios en SECOP II son personales por lo cual, verifique que su información se encuentre
debidamente diligenciada.
Adicionalmente, en la sección de “Accesos del usuario” puede actualizar sus credenciales de acceso
a SECOP II, nombre de usuario y contraseña. A través de esta sección puede verificar el histórico
de acceso de su usuario a la plataforma (cada vez que inicia y cierra sesión).
20
Versión No. 01
21
Versión No. 01
Mesa de servicio
Comuníquese con la Mesa de Servicio para resolver cualquier inquietud o diríjase al Minisitio del
SECOP II para acceder a más información.
Diríjase a la solución que mejor se adapte a su problema
22
Versión No. 01
FICHA TECNICA DEL DOCUMENTO

I. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL DOCUMENTO
Guía sobre el uso del SECOP II para Proveedores – Pasos previos: Registro de
Título:
Proveedores
Fecha de
Fecha de elaboración: 04 Septiembre 2020 07 Septiembre 2020
aprobación:
La guía establece el procedimiento técnico realizar el registro como Proveedor al Sistema
Electrónico de Contratación Pública – SECOP II en cuanto, a el registro de usuario, registro
Resumen de contenido: de la cuenta de Proveedor, requisitos para realizar el registro y solicitud de acceso a una
cuenta de Proveedor ya registrada así como, prácticas oficiales de uso técnico de la
plataforma.
Área / Dependencia: Subdirección de Información y Desarrollo Tecnológico – Equipo de Formación de SECOP
Código: CCE-SEC-GI-07 Estado: Aprobado
Categoría - Tipo de
Guía
documento
Autor / Autores: Gabriela Góngora Bermúdez
Aprobación Cargo: Subdirector Información y Desarrollo Tecnológico
por: Nombre: Rigoberto Rodríguez Peralta
Información adicional:
Tipo de documento:
Físico ( ) Electrónico (X)
(Marque X)
Ubicación: (especifique donde se aloja o reposa el documento)
II. AUTORIZACIONES RESPONSABLES

Acción Nombre Cargo / Perfil Fecha Firma
Contratista / Subdirección
Gabriela Góngora
Elaboró de Información y 04 Sep 2020
Bermúdez
Desarrollo Tecnológico
Contratista / Subdirección
Revisó Felipe Ruiz Fernández de Información y 04 Sep 2020
Desarrollo Tecnológico
Rigoberto Rodríguez Subdirector Información y
Aprobó 07 Sep 2020
Peralta Desarrollo Tecnológico
¿Aprobación mediante comité interno? A continuación, Marque X en SI o NO SI NO X
Nombre de comité interno: N/A
Acto administrativo de conformación comité interno: N/A
Fecha de conformación de comité interno: N/A
Medio de Aprobación de este documento: N/A
_______
Nota1: Si ha marcado (NO) en la sección de: “¿Aprobación mediante comité interno?” marque N/A (No aplica) en los
siguientes 4 espacios de preguntas correspondientes a la sección de autorizaciones responsables.
Nota2: Diligenciar las fechas de la siguiente manera Dia: diligenciar dos dígitos en números; Mes: diligenciar el mes con
las tres primeras letras del mes, ejemplo: Ene = Enero, Ago = Ago. Año: Diligenciar el año con los cuatro dígitos.
III. CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO Versión vigente del documento: 1

VERSI
FECHA DESCRIPCIÓN DE AJUSTES ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
ÓN
Rigoberto
Gabriela Góngora Felipe Ruiz Rodríguez
1 07/09/2020 Elaboración de la guía Bermúdez Fernández Peralta
Contratista Contratista Subdirector de
IDT
______
Nota: El control de cambios en el documento, se refiere a cualquier ajuste que se efectúe sobre el documento que
describe ficha técnica del presente documento.
23

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Pasos previos:

II. Registro de usuarios............................................................................................. 3

III. Documentos requeridos para el registro de una cuenta de Proveedor ............. 7

IV. Registro de la cuenta del Proveedor .................................................................. 10

V. Solicitud de acceso de un usuario a una cuenta de Proveedor ....................... 16

VI. Actualizar datos como usuario del SECOP II ..................................................... 19

Mesa de servicio ........................................................................................................ 22

El SECOP II beneficia a Compradores Públicos y a Proveedores, ya que, reduce los costos

• Usuario administrador: Es el usuario que se encarga de crear y configurar la cuenta del

II. Registro de usuarios

Para registrarse como usuario en el SECOPII ingrese al siguiente enlace:

Con esta confirmación

Ingrese a su correo electrónico. Tenga en cuenta, verificar la bandeja de Spam o de correo no

III. Documentos requeridos para el registro de una cuenta de Proveedor

2. Constancia – Persona Natural no obligada a llevar contabilidad,

Puede descargar formatos de certificado de experiencia, indicadores de capacidad financiera y

IV. Registro de la cuenta del Proveedor

6. Seleccione la ubicación física (Ciudad o municipio colombiano) donde se encuentra ubicado,

Haga clic en la “Lupa”

Para anexar un documento haga clic en “Anexar documento”.

Ubique el documento en su computador, luego haga clic en “Anexar” y “Cerrar”.

V. Solicitud de acceso de un usuario a una cuenta de Proveedor

El estado de su solicitud quedara “Esperando aprobación”.

Cuando el usuario administrador acepte su solicitud de acceso, recibirá un correo electrónico de

A. Solicitud de acceso a una cuenta como usuario activo:

Haga clic en “Mis registros” y luego en “Nuevo registro”.

VI. Actualizar datos como usuario del SECOP II

Diríjase a la solución que mejor se adapte a su problema

FICHA TECNICA DEL DOCUMENTO

II. AUTORIZACIONES RESPONSABLES

III. CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO Versión vigente del documento: 1

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