GESTION DE LA COMUNICACIÓN DE UN PROYECTO

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para
asegurar que las necesidades de información del proyecto y de sus interesados se
satisfagan a través del desarrollo de objetos y de la implementación de actividades
diseñadas para lograr un intercambio eficaz de información.

Se realiza en dos partes

1. Desarrollar una estrategia para asegurar que la comunicación sea eficaz para los
interesados
2. Llevar a cabo las actividades necesarias para implementar la estrategia de
comunicación.

Comunicación: Intercambio intencionado o involuntario de información.La información

intercambiada puede ser a traves de ideas, instrucciones o emociones puede ser
o Escrita: fisico o electronicos
o Hablando: cara a cara o remoto
o Formales o informales : como en documentos formales o medios sociales de
comunicación
o Gestos: tono de voz y expresiones faciales
o Medios: imágenes, acciones o incluso solo la eleccion de palabras
o Elección de palabras: existe mas de una sola palabra para expresar una idea , pede
haber diferencias sutiles en el significado a cada una de estas palabras y frases.

Las actividades de comunicación tienen muchas dimensiones como:

o Interno: interesados dentro del proyecto
o Externa: interesados fuera del proyecto como , proveedores, clientes, otros
proyectos gobierno etc.
o Formal: informes, reuniones formales, agendas, sesiones informaticas para los
interesados, presentaciones y actas de reunion.
o Informal actividades de comunicación por correo electrónico, medios sociales, sitio
web y discusiones informales.
o Enfoque jerarquico:la posición del interesado afectara el formato y contenido del
mensaje.
§ Ascendente: interesados de la alta dirección
§ Decendente: el equipo y demas personas que contribuyen en el trabajo
§ Horizontal: pares del equipo o director del proyecto
o No oficial: comunicaciones que no estan centradas en mantener un perfil, un
reconocimiento del proyecto y en contruir relaciones fuertes entre los interesados
o escrita y oral: verbal y no verbal, medios sociales y sitios web, comunicados en los
medios.

Las comunicaciones del proyecto buscan evitar los malos entendidos pero si llega a ver
uno este no se puede eliminar pero si disminuir con las 5cs de la comunicación
 Correcto (ortogafria y gramática) El mal uso de la gramática y ortogradia
puede generar distracciones y distorciones
del mensaje disminuyendo la credibilidad
Conciso (empresiones concisas eliminar Un mensaje conciso reduce la oportunidad
exceso de palabras) de malinterpretar la intención del mensaje
Claro (proposito y expresiones) Garantiza que las necesidades y los
intereeses de la audiencia se tengan en
cienta en el mensaje
Coherente (flujo de ideas,lógico) Un flujo de ideas coherentes y lógicos con
el uso de “marcadores” como introduccion
y resúmenes de las ideas a lo largo de la
redacción
Controlado (flujo controlado de palabras e Puese involucrar gráficos o solo resumen
ideas)

Las 5cs de las comunicaciones se apoyan de las siguientes habilidades de comunicación

como:
o escucha de manera activa
o conciencia de las diferenciasculturales y personales
o Identificar, establecer y gestionar las expectativas de los interesados
o Mejorar las habilidades del grupo en : persuadir, motivar, coaching, negociar y
resolver conflictos

Atributos de las actividades de comunicación eficaces: claridad en el proposito de la

comunicación, comprender tanto al recpetor y monitorear y medir la eficacia de las
comunicaciones

Consideraciones para la adaptación

Debido a que cada proyecto es uni que se debe tener en cuenta las siguientes variables
para la adaptación
o Interesados: son internos o externos
o Unicación fisica: donde es la ubicaciones?, todos estan en el mismo lugar?
o Tecnologia de comunicaciones: que tecnologia se dispone para
desarrollar,registrar, transmitir, recuperar, hacer seguimiento y almacenar
o Idioma: se utiliza el mismo idioma?
o Gestión del conocimiento: la organización cuenta y utiliza un repositorio formal de
gestión del conocimiento

1. Planificar la gestión de las comunicaciones

Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan apropiado para las actividades de
comunicación del proyecto con base a las necesidades de información de cada
interesado o grupo en los activos de la organización disponible y en las necesidades
del proyecto
Beneficio: un enfoque documentado para involucrar a los interesados de manera
eficaz y eficiente mediante la presentación de información oportuna.

este proceso se realiza muy temprano durante la identificación de los interesados y el

desarrollo del plan para la dirección del proyecto.

Entradas
Identifica la lista de interesados
Acta de contitución del proyecto claves.Tambien puede contener
información sobre los roles y
responsabilidades de los interesados
Plan de gestión de los recursos: da una
guia de como categorizar, asignar,
gestionar y liberan los recursos del
Plan para la direccion del proyecto equipo
Plan de involucramiento de los
interesados: identifica las estrategias de
gestión necesarias para involucrar a los
interesados de manera eficaz eso se lleva
a traves de las comunicaciones
Documentación de requisitos: la
documentación de requisitos puede
Documentos del proyecto incluir comunicaciones con los
interesados del proyecto
Registro de interesados: se utiliza para
planificar actividades de comunicaciones
con los interesados
o Cultura (clima político, marco de
gobernanza)
o Politicas de gestión de personal
o Umbrales de riesgo de los
Factores amibientales interesados
o Canales, herramientas y sistemas
de comunicación establecidos
o Tendencias, practicas o habitos
globales, regionales o locales
o Distribución geografica de
instalaciones y recursos
Activos de los procesos de la o Politicas y procedimientos de la
organización organización en ( medios sociales,
 ética, seguridad, gestión de
incidentes, riesgo, cambios y
datos)
o Requisitos de comunicación
o Guias estandarizadas para el
desarrollo, intercambio
almacenamiento y recuperacion
de información
o Información historica y el
repositorio de lecciones
aprendidas
o Datos e información de proyectos
anteriores sobre los interesados y
las comunicaciones

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

JUICIO DE EXPERTOS: personas con conocimiento en temas como:

o politícas y estructuras de poder de la organización
o etorno y cultura de la organización y otras organizaciones
o enfoque y practicas de gestion de cambios en la organización
o industria o tipo de entregables
o tecnologias de comunicacióne de la organización
o Politicas y procedimientos
o Intereresados

ANÁLISIS DE REQUISITOS DE COMUNICACIÓN: el analisis de los requisitos de

comunicación determina las necesidades de información de los interesados del proyecto.
Las fuentes para identificar y definir los requisitos son:
o Requisitos de información y comunicación de los interesados del registro de
interesados y el involucramiento de los interesados
o Cantidades de canales o vias de comunicación potenciales
o Organigramas
o Organización del proyecto y responsabilidad, relaciones e interpdependecias de los
interesados
o Enfoque de desarrollo
o Disciplinas, departamentos y especialidades invilucrados en el proyecto
o Logistica del numero de personas que estaran involucradas en el proyecto y en que
ubicaciones
o Necesidades de información internas (comunicaciones dentro del ámbito de las
organizaciones)
o Nececidades información externas (comunicaciones con los medios, el público o
los contratistas)
o Requisitos legales
TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN: los metodos para tranferis unformacio entre los
interesados del proyecto pueden variar algunos metodos pueden uncluir conversaciones,
reuniones, documentos escritos,base de datos, medios sociales y sitios web.Los factores
que influyen en esa decision son

o Urgencia de la necesidad de información:

o Disponibilidad y confibialidad de la tecnologia
o Facilidad de uso
o Entorno del proyecto
o Sensibilidad y confidencialidad de la información

MODELOS DE COMUNICACIÓN: representa el proceso de comunicación

Modelo basico de comunicación emisor/receptor: describe la comunicación como un

proceso de dos partes emisor y receptor, el mensaje es entregado mas que comprendido.

Codificar: el mensaje se codifica en simbolos como texto, sonidos u otro medio (emision)
Transmitir el mensaje: el mensaje se envia a traves de un canal de comunicación
Descodoficar: los datos recibidos son traducidos de nuevo por el receptor en una forma
util para el receptor.

Modelo de comunicación interactiva: este modelo tambien reconoce la comunicación

como un proceso de dos partes (emisor y receptor), pero aquí si se asegura que el
mensaje sea comprendido. Los pasos adicionales son:

Confirmar: el receptor confirma la recepcion del mismo sin imortar su postura sobre el
mensaje solo indica que lo recibio
Retroalimentar/respuesta: el receptor codifica pensamientos o ideas en un mensaje
posterior que se transmite al emisor original. Cuando el emisor recibe la retroalimentacion
y conincide con el mensaje la comunicación fue exitosa

METODOS DE COMUNICACIÓN: existen varios metodos para compartir la informacion

entre los interesados:
o Comunicación interactiva: es entre 2 o mas partes en donde realizan un
intercambio de informacion de tipo multidireccional en tiempo real (reuniones,
llamadas, mensajeria instantanea,videoconferencias etc.)
o Comunicación tipo push (empujar): enviada o distribuida directamente a
receptores especificos que necesitan recibir la información (cartas, memorandos,
correo electronico, faxes, mensajes de voz , blogs y comunicados de prensa)
o Comunicación tipo pull (tirar): utilizados para conjuntos de información compleja
y voluminoso o para grandes audiencias, requiere que los receptores accedan a la
información (pagina web, intranet, aprendizaje virtual, repositorio de
conocimientos)
Se deben aplicar diferentes enfoques para satisfacer las necesidades de las principales
formas de comunicación definidas en el plan de gestión de las comunicaciones
§ Comunicación interpersonal: la informacion se intercambia entre los individuos
cara a cara
§ Pequeños grupos: se lleva en grupos de 3 a 6 personas
§ Pública: un unico orador que se dirige a un grupo de personas
§ Masiva: minima conexión entre las personas o grupos que envia el mensaje
§ A traves de redes y comunicación social: apoya las tendencias emergentes en
comunicación de muchos a muchos con laayuda de los medios y la tecnologia de
computacion social.

HABILIDADES INTERPERSONALES Y DE QUIPO

§ Evaluacion de estilos de comunicación: se usa para los interesados poco
colaboradores y es una tecnica usada para identificar los formatos y contenidos
prederidos de la comunicación durante las actividades planificadas.
§ Conciencia política: ayuda a el director del proyecto a planificar las
comunicaciones en base al entorno del proyecto y al entorno político, es reconocer
de las relaciones de poder formales e informales
§ Conciencia y cultura: compresion de las diferencias entre individuos, grupos y
organizaciones y a la adaptación de la estrategia de comunicación del proyecto
ayuda a disminuir la mala comunicación y los malentendidos.

REPRESENTACIÓN DE DATOS: matriz de evaluacion de involucramiento de los interesados

REUNIONES: reuniones virtuales o cara a cara

SALIDAS

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES : describela forma en que se planificará,

estructurará y monitrearán las comunicaciones del proyecto para lograr la eficacia.El plan
contiene la siguiente información.
§ Requisitos de comunicación de los interesados
§ Información a comunica (idioma, formato, contenido y nivel de detalle)
§ Proceso de escalamiento
§ Motivo de la distribución
§ Plazo y frecuencia de la distribuciñon y recepcion de la información
§ Persona responsable de comunicar
§ Persona responsable de autorizar la divulgación de info confidencial
§ Métodos y tecnologias utilizados para transmitir la informacion
§ Glosario de terminologias
§ Diagrama de flujos de la información que circula dentro del proyecto
§ Restricciones
§ Guias y plantillas para las reuniones de estado del proyecto
ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO: generar cambios en el
plan de involucramiento de los interesados

ACUALIZACIONES A DOCUMENTOS DEL PROYECTO

§ Cronograma del proyecto: puede actualizarse para reflejar actividades de
comunicación
§ Registro de interesados: refleja las comunicaciones planificadas

2. Gestionar las comunicaciones

es el proceso de garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean
oportunos y adecuados.

Beneficio: permite que el flujo de infromación sea eficaz y eficiente entre el grupo del
proyecto y los interesados

Este proceso no solo va en la distribución y aseguramiento de recibido de la información,

tambien proporciona solicitudes de información adicional, de aclaración y de discusión, las
tecnicas y consideraciones para que la gestión sea eficaz son:
§ Modelo emisor-receptos: incorpora ciclos de retroalimentación para proporcionar
oportunidades de interacción/participación y eliminar barrerad para una
comunicación eficaz
§ Elección de los medios: decisiones sobre la aplicación de los objetivos de la
comunicación y asi satisfacer las necesidades ver si es preferible escrita u oral y
otras decisiones por el estilo
§ Estilos de redacción: uso apropiado de la voz activa sobre la voz pasiva, estructura
de las oraciones y selección de palabras
§ Gestión de reuniones: preparar una agenda, invitar a los participantes esenciales y
garanntizar su asistencia
§ Presentaciones: conciencia del impacto del lenguaje corporal y el diseño de ayudas
audiovisuales
§ Facilitaciones: construir un consenso y superar los obstaculos, como dinámicas de
grupos dificiles y mantener el interes y el entusiasmo en el grupo
§ Escuchar de forma activa:

ENTRADAS
Plan para la dirección del proyecto Plan de gestión de los recursos: desribe
las comunicaciones necesarias para la
gestión de los recursos fisicos o del equipo
Plan de gestión de las comunicaciones:
describe la forma en que se planificara,
estructurara ,monitorearan y controlaran
las comunicaciones del proyecto
 Plan de involucramiento de los
interesados: describe como se involucrará
a los interesados a traves de estrategias de
comunicación.
Documentos del proyecto Registro de cambios: se utiliza para
comunicar cambios y sulicitudes de
cambio aporbadas, aplazadas y rechazadas
a los interesados
Registro de incidentes: comunica los
incidentes a los interesados afectados
Registro de lecciones aprendidas
Informe de calidad
Informe de riesgos
Registro de interesados
Informes del desempeño del trabajo Los informes de desempeño del trabajo
son distribuidos enre los interesados del
proyecto a traves de este proceso
Factores ambientales de la empresa § Cultura y clima político de
gobernanza
§ Políticas de gestión de personal
§ Umbrales de riesgo
§ Canales, herramientas y sistemas
de comunicación establecidos
§ Tendencias
§ Distribución geografica
Activos de los procesos de la organización § Politicas y procedimientos de
medios sociales, etica, seguridad,
incidentes, riesgos de cambio
§ Requisitos de comunicación
§ Guias estandarizadas
§ Información historica de proyectos
anteriores

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

TECNOLOGIA DE LA COMUNICACIÓN: Los factores que influyen es si el quipo esta ubicado

en el mismo lugar, a confidencialidad de la información

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN: Los metodos de la comunicación deberian permitir la

flexibilidad en caso que los interesados, las necesidades o expectativas cambien
HABILIDADES DE COMUNICACIÓN:
§ Competencia en comunicación: combinación de habilidades de comunicación
adaptadas que consideran factores de claridad de proposito, relaciones y el
intercambio de informacion eficaz, los comportamientos de liderazgo
 § Retroalimentación: información sobre las reacciones a las comunicaciones a un
entregable o situacion (comunicación interactiva)
§ No verbal: los miembros del equipo deben ser concientes del modo en que se
estan expresando, tanto lo que dicen y como lo dicen
§ Presentaciones: es la entrega formal de información y o documentación para que
sea claro y efectivo se debe tener: informes de avance actualizados, antecedentes
de apoyo, informacion general y especifica del proyecto
para una presentacion exitosa se debe tener en cuenta a la audiencia (sus expectativas y
necesidades) y las necesidades y objetivos del proyecto

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO (PMIS): pueden asegurar

que los interesados puedan recuperar la información que necesitan de manera oportuna.
Las herraminetas que se usan son:
§ Herraminetas electronicas para la dirección del proyecto : software de gestión de
proyectos, de soporte para reuniones y oficinas virtuales, interfaces de red,
tableros especiales
§ Gestión de comunicaciones electronicas: correo electronico, fax,
videoconferencias, conferencias web, sitios y publicaciones web
§ Gestion de medios sociales: sitios y publicaciones web, blogs y aplicaciones que
dan la oportunidad de interactuar con los interesados en linea

GENERACIÓN DE INFORMES DEL PROYECTO: es el acto de recopilar y distribuir

información del proyecto.los formatos pueden variar y deben adaptarse para la necesidad
de cada interesado.

HABILIDADES INTEPERSONALES Y DE EQUIPO :

§ Escucha de forma activa
§ Gestion de conflictos
§ Conciencia cultural
§ Gestion de reuniones: tomar medidas para asegurar que las reuniones cumplan
con sus objetivos de manera eficaz y eficiente para esto hay que preparar y
distribuir la agenda con objetivos, asegurar la hora de inicio y temrinación, esten
los participantes adecuados, centrarse en el tema, gestionar las expectativas y
registrar las acciones y responsables
§ Creación de relaciones de trabajo: interactuar con otros para intercambiar
información y desarrollar contactos, esto ayuda a resolver problemas, influyen en
las acciones de sus interesados
§ Conciencia política: ayuda al director del proyecto a involucrar adecuadamente a
los interesados para conservar su apoyo a lo largo del proyecto.

REUNIONES

SALIDAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO: Los objetos de comunicación del proyecto pueden
incluir, entre otros: los informes de desempeño, el estado de los entregables, el avance
del cronograma, los costos incurridos, las presentaciones y demás información requerida
por los interesados.

ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO: Los documentos que
pueden necesitar cambio son:

§ Plan de gestión de las comunicaciones

§ Plan de involucramiento de los interesados

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

§ Registro de incidentes: se actualiza para reflejar cualquier incidente en la

comunicación o el modo que se ha usado para influir en los incidentes de manera
positiva
§ Registro de lecciones aprendidas: se actualiza con información sobre las
dificultades encontradas y como podrian evitarse
§ Cronograma del proyecto: se actualiza para reflejar estados de las actividades de
comunicación
§ Registro de riesgos: se actualiza para recolectar los riesgos asociados a la gestion
de las comunicaciones.
§ Registro de interesados: se actualiza para incluir información sobre las actividades
de comunicación con los interesados del proyecto.

ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN: registros de

proyecto (correspondencia, memorandos, actas de reuniones) e informes y
presentaciones del proyecto

3. Monitorear las comunicaciones

es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información del
proyecto y de sus interesados

beneficio: flujo de optimo de información

monitorear las comunicaciones determina si los objetos y actividades de comunicación

planificados han tenido el efecto deseado de aumentar y mantener el apoyo de los
interesados. Los entregables y los resultados esperados del proyecto

ENTRADA
Plan para la dirección del proyecto Plan de gestión de los recursos: se utiliza
para comprender la organización real del
proyecto
 Plan de gestión de las comunicaciones:
contiene el plan actual para recopilar,
crear y distribuir información de manera
oportuna
Plan de involucramiento de los
interesados: identifica las estrategias de
comunicaciónes planificadas para
incolucrar a los interesados
Documentos del proyecto registro de incidentes: proporciona la
historia proyecto, un registro de los
problemas de involucramiento de los
interesados.
registro de lecciones aprendidas:
comunicaciones del proyecto:
información acerc de las comunicaciónes
que se han distribuido
Datos de desempeño del trabajo Contiene datos sibre los tiempos y
cantidades de comunicaciones que
efectivamente se han distribuido
Factrores ambientales de la empresa § Cultura, clima politico y
gobernanza
§ Canales, herramientas y sistemas
de comunicación establecidos
§ Tendencias, practicas o habitos
globales
§ Distribucion geografica
Activos de los procesos de la § políticas y procedimientos
organización corporativos relativos a medios
sociales, etica y seguridad
§ requisitos de comunicaciones
§ guias estandarizadas
§ información historica y
repositorio de lecciones
aprendidas
§ datos e información de proyectos
anteriores

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

JUICIO DE EXPERTOS: personas con conocimiento en comunicaciones con el público, la

comunidad, los medios y en un entorno internacional y comunicaciones y sistemas de
direccion de proyectos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (PMIS) : Proporciona un
conjunto de herramientas estandar para que el director de proyectos recolecte, almacene
y distribuya a los interesados

REPRESENTACIÓN DE DATOS: matriz de evaluación del involucramiento de los interesados

que puede proporcionar información sobre la eficacia de las actividades de comunicación

HABILIDADES INTERPERSONALES DEL EQUIPO: la observación/ conversación la discusión y

el dialogo con el equipo del proyecto ayudan a determinar la manera mas adecuada de
actualizar y comunicar el desempeño del proyecto y de responder a las solicitudes de
información por parte de los interesados.

REUNIONES: reuniones cara a cara o virtuales se utilizan para tomar decisiones, responder
a las solicitudes de los interesados y mantener discusiones con proveedores, vendedores y
otros interesados

SALIDAS

INFORMACIÓN DE DESEMPEÑOS DEL TRABAJO : Información de desempeño del trabajo

incluye información sobre el desempeño de la comunicación del proyecto medianre la
comparación de las comunicaciones implementadas con las planificadas

SOLICITUDES DE CAMBIO:

ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO: se realizan

actualizaciones en
§ plan de gestión de las comunicaciones: se actualiza con nueva información para
que la comunicación se vuelva mas eficaz
§ plan de involucramiento de los interesados: se actualiza para reflejar la situación
real de los interesados, sus necesidades de comunicaciones y su importancia

ACTUALIZACIONES DE DOCUMENTOS
§ registro de lecciones aprendidas: se actualiza con las causas de los incidentes, las
razones detrás de las acciones correctivas elegidas sobre la comunicación
§ registro de incidentes: se actualiza con nueva información sobre los incidentes que
se presenten, su avance y resolución
§ registro de interesados: se actualizan con la revision de los requisitos de
comunicación de los interesados.