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Facturación Producto - Servicio

Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación
2. ¿Qué es una Factura de Venta?
3. ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura
de Venta?
4. ¿Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Venta?
5. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una
Factura de Venta?
6. ¿Que es un Anticipo de Clientes?
7. ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Cruzar un Anticipo en
la Factura de Venta?
8. ¿Cómo Contabilizar un Anticipo de Clientes en la Factura de Venta para
Productos o Servicios?
Presentación

El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de elaboración de Factura
de Venta, el cual es un documento contable, donde quedan registrados todos los
movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos,
descuentos cargos y demás.
 ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA EN
PRODUCTO Y SERVICIO

¿Qué es una Factura de Venta?

Una Factura de Venta es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá
entregar o remitir al comprador o beneficiario del bien y/o servicio; este documento
debe reflejar toda la información de la operación comercial.

La Factura sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores
correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria;
adicional a esto el documento debe cumplir con algunos requisitos legales los cuales se
encuentran contemplados por normatividad en el Código de Comercio y el Estatuto
Tributario.

¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de

Elaborar una Factura de Venta?

Para elaborar una Factura de Venta ya sea de Producto o Servicio en SIIGO se debe
siempre conocer en forma clara la siguiente información:

 El Tipo de Factura a utilizar de las definidas en el programa (Ej. F – 1 / F – 2).

 Conocer la fecha correspondiente a la elaboración de la factura.
 Saber o conocer el Nit o C.C del tercero al cual se le va a facturar.
 Saber que centro y subcentro de costo afectara la transacción.
 Determinar el vendedor que realiza la transacción.
 Identificar el producto, servicio o cuenta a afectar.
 Confirmar con el tercero la forma de pago.
 Si la forma de pago es crédito, determinar la fecha o fechas de vencimiento de
la Factura y el valor a pagar en cada vencimiento.

Importante:
En SIGO se utiliza el Documento Tipo – F como Factura de Venta, este
documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad –
Parámetros – Parámetros de Documentos
¿Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Venta?

La ruta para elaborar Facturas de Venta es: Documentos – Documentos – Factura de

Venta

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de

Elaborar una Factura de Venta?

Al momento de elaborar una Factura de Venta el sistema habilita la siguiente pantalla

en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar:
 1. FACTURA DE VENTA CRUZA CON COTIZACION

 Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento

Factura de Venta se selecciono el campo cruza con cotización.

En esta pantalla se debe indicar cuál es la cotización que cruzara con la Factura de
Venta; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar,

con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo V
(Cotizaciones) que no han sido cruzadas.
Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro para realizar la búsqueda a
nivel de terceros (clientes).
 Importante:
Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema
trae en la Factura de Venta todos los datos digitados en la cotización,
tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser
modificados de acuerdo a las necesidades del usuario.

Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados

en la cotización.

2. FACTURA DE VENTA CRUZA CON ORDEN DE PEDIDO

 Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento

Factura de Venta se selecciono el campo cruza con pedido.

En esta pantalla se debe indicar cuál es la orden de pedido que cruzara con la Factura
de Venta; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por

cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos
Tipo Z (Ordenes de Pedido) que no han sido cruzados.
Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro para realizar la búsqueda a
nivel de terceros (clientes).
 Importante:
Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema
trae en la Factura de Venta todos los datos digitados en la orden de
pedido, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos
pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario.

Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados

en la orden de pedido.

3. FACTURA DE VENTA CRUZA CON NOTA DE REMISION

 Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento

Factura de Venta se selecciono el campo cruza con remisión.

En esta pantalla se debe indicar cuál es la nota de remisión que cruzara con la Factura
de Venta; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por

cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos
Tipo S (nota de remisión) que no han sido cruzados.
Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro para realizar la búsqueda a
nivel de terceros (clientes).
 Importante:
Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema
trae en la Factura de Venta todos los datos digitados en la nota de
remisión, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos
pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario.

Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados

en la nota de remisión.

4. FACTURA DE VENTA SIN CRUCE

DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:

 Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del

documento.

Importante:
El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de
igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el
sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento.

 Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la

búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética)
o F3 (búsqueda numérica).

Importante:
El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la
Factura de Venta, solamente digitando el número de identificación y
asignando algunos datos principales.
 Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que
maneja sucursales.
 Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,
con la tecla de Función F2 o con el icono permite consultarlos.

Importante:
Dependiendo del Tipo de SIGO y si el centro de costo está manejando
subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla.

 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este

amarrado al Nit antes digitado.
 Vendedor: El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asocio en
la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar siempre y cuando el
vendedor este creado. Se puede realizar la búsqueda con el icono o con la
tecla de función F2 (búsqueda alfabética).

 Datos Adicionales del Cliente: (Dirección – Ciudad - Teléfono), el sistema

trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del
tercero.
 Cupo: Este corresponde al cupo de crédito asignado en la creación del catalogo
de terceros.
 Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo
pendiente en cartera.
 Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de
pago.
 Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas
vencidas y por vencer).

Importante:
Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la
información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion
realizada en el catalogo de terceros.
NOTAS:
1. Los datos de Vendedor, Cupo de Crédito e Información del Cliente el sistema los
trae del catalogo del terceros.

2. Los valores de mora y saldo el sistema los trae de forma automática y se

pueden confirmar en un informe de cartera, por ejemplo un Estado de Cuenta.

 Mora: Reporta solo la Cartera Vencida (Facturas Vencidas).

 Saldo: Reporta la Cartera Vencida mas la Cartera que aun NO ha vencido
(Facturas Vencidas y Próximas a Vencer).
DATOS DE TRANSACCIONES

a. Facturación por Producto o Servicio: El proceso de facturación para

productos o servicios cuando se tiene el modulo de Inventarios es el mismo; el
sistema lee esta marcación de la creación de Líneas y Grupos (Tablas de
Inventarios).

Importante:
Se deben asignar cuentas contables diferentes para las líneas de
Producto, Servicio y Consumo.
Cuando se marca una Línea como Servicio esta no controla saldos de
inventario.
Cuando se marca una Línea como Consumo este producto como su
nombre lo indica es para consumo propio de la compañía y no permite
venderlo.
 Facturación por Servicio: Teniendo el Modulo de Inventarios, pero el servicio
NO está creado en una Línea de Inventarios (Tabla de Inventarios), por esta
razón la facturación se debe hacer por cuenta contable.

Importante:
Se debe tener en cuenta que en este caso la cuenta contable no debe
estar marcada como Ventas.
 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem
o producto registrado.
 Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar

los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2
(búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se
encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda.
Como se presenta en la siguiente descripción:

Búsqueda por Descripción

Búsqueda por Producto

Búsqueda por Referencia de Fabrica

Búsqueda por Código de Barras

Búsqueda por Marcas

Muestra todos los productos Activos e Inactivos

Conmutar tercera columna entre REFERENCIA / MARCA / COD. BARRAS

Mostar todos los productos Materia Prima y Productos Terminados

Importante:
Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema
permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica,
Cuenta Contable o Código de Barras.
 Lista de Precios: El sistema trae el valor de la lista de precios asociada en el
catálogo de terceros.

Importante:

En caso que en el campo Lista de Precio

se asigne la lista de precio

13; al momento de elaborar el documento el sistema trae el cuadro
con todas las listas de precios definidas para el producto y así el
usuario seleccionara la correspondiente.
 Centro de costo: Se debe digitar el centro de costo que afectara la
contabilización, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite
consultarlos.
 Sub-centro: Se debe digitar el sub-centro de costo que se vaya a manejar, con
la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos.

Importante:
Este campo se habilita solo si el Centro de Costos maneja Sub-Centro
dependiendo del tipo de SIIGO.

 Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga el

producto. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar

la consulta.
 Ubicación: Se debe ingresar el código de la ubicación de la cual se descarga el
producto. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar
la consulta.
 Importante:
Este campo se habilita solo si la Bodega maneja ubicaciones y
dependiendo del tipo de SIIGO.

 Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la

cuenta contable según sea el caso y permite modificarlo para la impresión.
 Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tienen en la bodega
seleccionada, el sistema trae automáticamente esta cifra.

Importante:
Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de
productos del inventario por cada una de las bodegas.

 Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a facturar.

Importante:
En caso de en el registro de control haber seleccionado el campo
Maneja segunda cantidad (Para Empresas Avícolas)

Después de haber incluido la cantidad1, Se habilitaran la ventana en

la elaboración de la factura para incluir la cantidad2.
 Cantidad 2: Se debe colocar él número de unidades a facturar.
 Saldo: El sistema por defecto mostrará el saldo de la cantidad 2.
 Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene
parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae
automáticamente.
 % Descuento: Se debe incluir el porcentaje de descuento para el producto
seleccionado, esto depende si en la Definición del documento se marco la casilla

Desc. por producto .

 Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del
producto.

Cantidad * Valor Unitario = Valor Total

------------------------------------------------------
Q * $ = $
10 * 30.000 = 300.000
DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS

a. Descuentos:

Importante:
La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de
retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición
del documento está marcada como retención el sistema trae en forma
automática el porcentaje de retención.

 Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres

primeras filas.
 Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza
el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma
se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.
 Importante:
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del
documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de
Descuentos.

b. Cargos:

Importante:
La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el
producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el
sistema trae en forma automática el porcentaje.

 Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas
filas.
 Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el
cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se
puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.
 Importante:
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del
documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de
Cargos.

CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS Y/O

SERVICIOS QUE SE VAN A FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE
FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA . El programa presentara la
siguiente ventana:

 Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de

los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no
tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.

Importante:
En los cargos totales el porcentaje de IVA siempre estará en cero y la
razón es que si se incluyeron productos y/o servicios a varias tarifas de
IVA, el sistema no hace promedios de porcentajes de IVA, pero el valor
del IVA si es la sumatorio de los valores de cada ítem del documento.
FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS

 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem

o producto registrado.
 Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al catalogo

del tercero en el campo forma de pago

pero esta información puede ser modificada. Con el ícono o con las teclas
de función F2 y F3 permite realizar la consulta.
 Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando (Ej. F – 1 / F
– 2).
 Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado.

Importante:
Los campos Tipo y Numero el sistema trae la información de manera
automática y son editables, pero NO debe ser modificada su
información porque esto altera la información en los Informes del
Modulo de Cartera y cruces de información.

 Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento(S) o cuota(S) en

caso de ser cancelada a crédito.
 Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de
acuerdo al número de días asignado en el catalogo de terceros en el campo
 periodo de pago de igual forma el sistema
permite cambiar esta fecha.
 Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la factura.

Importante:
En caso que la factura sea pagada en cuotas, en este campo se debe
colocar el valor a pagar en el primer vencimiento.

Por último el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta si en la

parametrización del documento se definió el campo , en caso

contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del
documento.
En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita un recuadro
para ingresar un mensaje fijo de este documento.

Importante:
Cada vez que se reimprima el documento será necesario volver a digitar
esta información.

De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los
cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento.

Importante:
Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las
observaciones digitadas en estos campos.

Por último el programa me permite imprimir el documento Original y las copias que se
parametrizaron en la Definición del Documento.

Importante:
El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel,
este ultimo siempre y cuando se elabore el template de documentos.
Encabezado y cuerpo del Documento:

Pie de Página:

Importante:

Cuando al elaborar una Factura de Venta de Producto o Servicio (F) el

programa cruza con algún otro documento como Cotización ( V ) u Orden
de Pedido (Z), se debe tener en cuenta que en su definición todos deben
tener creados los mismos números de CARGOS Y DESCUENTOS.
¿Qué es un Anticipo de Clientes?

Un anticipo de Clientes es un valor que se recibe antes de haber hecho entrega de un

producto o prestación de un servicio, se entiende que este valor se debe registrar
inicialmente en un documento Recibo de Caja (R) y luego el programa permite que se
pueda descargar en la elaboración de la Factura de Venta.

¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Cruzar

un Anticipo en la Factura de Venta?

Para causar un anticipo en la factura de venta se debe tener en cuenta:

 Crear la cuenta contable 280505 y detallarla por Cobrar.

 Amarrar esta cuenta contable a una forma de pago llamada Anticipo Clientes.
 Al momento de recibir el anticipo causar este ingreso en un Documento Tipo R –
Recibo de Caja con una contabilización Tipo O.

¿Cómo Contabilizar un Anticipo de Clientes en la Factura de

Venta para Productos o Servicios?

Para cruzar el anticipo de cliente en la factura de venta se debe realizar la elaboración

de la factura como se explico anteriormente.

a. Se deben ingresar los Datos Generales o de Encabezado, Campos

Transaccionales, Descuentos, Cargos, Cargos y/o Descuentos, se ubica en la
opción de Vencimientos o Formas de Pago:
b. Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes, la cual debe estar
amarrada a la cuenta 280505.

c. Después de escoger la forma de pago con la tecla de función F9 o el icono

el sistema mostrara el recibo de caja con el cual fue contabilizado el anticipo.
d. Se debe seleccionar el recibo de caja con el cual se contabilizo el anticipo
recibido de ese cliente.

e. En fecha de vencimiento y valor el sistema trae la fecha y el valor por el cual se

grabo el anticipo en el recibo de caja.
f. Se debe continuar con la tecla Enter para que el sistema habilite nuevamente la
ventana de vencimientos e poder indicar al programa la forma de pago para
cancelar el total de la factura.
g. En la impresión de la factura se discriminan las formas de pago.