ANÁLISIS DEL AMBIENTE INTERNO

Se debe tener cuidado de explorar el medio ambiente interno. Debido a que las empresas
consideran básico para el éxito la cultura orientada a los trabajadores, realizar auditorías
culturales para examinar las actitudes y actividades de la fuerza laboral. En esencia, dichas
auditorias comprenden discusiones entre gerentes de alto nivel sobre cómo se difunde la
cultura organizacional a los trabajadores y cómo influir en ella o mejorarla

Los factores internos

La medición del desempeño y realizar la comparación con períodos anteriores y promedios de

la industria. Asimismo, se pueden llevar a cabo diversos tipos de encuestas a efecto de
escudriñar factores internos, como serían el ánimo de los trabajadores, la eficiencia de la
producción, la eficacia de la publicidad y la lealtad de los clientes.

PRESUPUESTO DE LOS RR. HH.

Los planes de fuerza de trabajo deben constituir la base para asegurar la cantidad de personal
y poder anticiparse, en lugar de tener que reaccionar simplemente a los problemas de exceso
o déficit. Pero la preocupación por los RR. HH no se limita a conseguir y retener trabajadores,
sino que se extiende a la necesidad de controlar que se emplee de tal manera que conduzca a
incrementar la productividad y evitar el desperdicio o el exceso de trabajadores en una misma
ocupación.

Cuando existe un estimado de ventas o un programa de producción detallado, la cantidad de

mano de obra directa dependerá del volumen de producción presupuestado en cada centro de
costos, traducido de unidades de producto a horas planeadas, mediante la aplicación del
estándar de horas por unidad, cuando se tiene.

TERMINOLOGÍA DE PROYECCIONES

Se utilizan cuatro términos básicos en las proyecciones:

• Tendencia a largo plazo

• Las variaciones cíclicas
• Las variaciones estacionales
• Las variaciones aleatorias

TECNICAS DE PROYECCION DE RR. HH.

La proyección con base cero utiliza el nivel de empleo de la organización como punto de
partida para determinar las futuras necesidades de personal.

En el fondo, se emplea el mismo procedimiento para la planeación de RR. HH. que para la
presupuestación de base cero, según la cual todo presupuesto debe justificarse cada año. Si un
empleado se jubila, lo despiden o se retira de la empresa por cualquier otra razón, la vacante
no se ocupa de manera automática. Mas bien se realiza un análisis para determinar si la
empresa puede justificar que vuelva a ocuparse.

Se tiene igual cuidado para crear nuevos puestos cuando se manifiesta su necesidad.

Enfoque de la base hacia arriba

Este enfoque se base en el principio de que el gerente de cada unidad es el que conoce mejor
los requerimientos de empleo.

En el enfoque de la base hacia arriba, cada nivel sucesivo de la organización a partir del más
bajo proyecta sus necesidades, lo que significa en última instancia una proyección agregada de
las necesidades de empleados.

Es frecuente que la proyección de RR. HH sea más efectiva cuando los gerentes proyectan
periódicamente sus necesidades a este respecto, comparando sus niveles actuales y
anticipados y proporcionando al departamento de RR. HH suficiente tiempo de anticipación
para explotar fuentes internas y externas.

USO DE VARIABLES PREDICTORAS

Las variables predictores son aquellos factores que se sabe que han tenido algún efecto en los
niveles de empleo.

Uno de los predictores más útiles de los niveles de empleo es el volumen de ventas. La relación
entre la demanda y el número de trabajadores necesarios es positiva.

Como podemos ver en la figura siguiente el volumen de ventas de una empresa se representa
en el eje horizontal, y el número de empleados requeridos se muestra en el eje vertical.

En este ejemplo, a medida que se elevan las ventas, también lo hace el número de empleados.
Con este método, los gerentes pueden aproximarse al número de empleados que se requieren
en diferentes niveles de demanda.

SIMULACIÓN
La simulación es una técnica que representa una situación del mundo real mediante un
modelo matemático. Un modelo es una abstracción del mundo real. De manera que un
modelo de simulación es un intento de representación de una situación del mundo real
mediante la lógica matemática con el fin de predecir lo que sucederá.

La simulación auxilia al gerente de RR. HH al permitirle preguntar “¿qué pasa si...?”, sin tener
que tomar una decisión que tenga consecuencias en el mundo real.

En la administración de RR. HH se podría desarrollar un modelo de simulación que represente

las interrelaciones que se dan entre los niveles de empleo y muchas otras variables

LA PROYECCION DE LA DISPONIBILIDAD DE RR. HH

FUENTES INTERNAS DE SUMINISTRO

Inventarios gerenciales. El talento gerencial es un recurso esencial en toda organización. De

manera que las empresas mantienen mejor información sobre las habilidades de sus gerentes
que de sus no gerentes.

Planeación de la sucesión. Las organizaciones tienen que desarrollar un perfil del tipo de
individuos que pueden conducir efectivamente la organización en la actualidad y en el futuro.

Cuadro de puestos: Muestra en cada cuadro el nombre del puesto y el nombre de quien lo
ocupa. Inventario de habilidades.

Un inventario de habilidades es la información que se conserva sobre la disponibilidad de

empleados no gerentes para ser trasladados a puestos de nivel superior o de manera lateral en
la organización.

SUMINISTRO EXTERNO

Si la compañía posee información que revela dónde se reclutaron sus empleados actuales,
puede preparar estadísticas que indiquen las mejores fuentes.

 Colegios profesionales
 Universidades
 Agencias especializadas de selección de personal

EXCEDENTES DE TRABAJADORES

Contratación limitada Cuando una empresa implanta una política de contratación limitada,
reduce la fuerza de trabajo al no remplazar a los empleados que se van de la organización. Se
contratan nuevos trabajadores sólo cuando puede resultar afectado el desempeño global de la
organización.

Reducción de horas También se puede enfrentar una reducción de la demanda mediante la

disminución del número total de horas trabajadas.

Jubilación temprana Cuando una empresa implanta una política de contratación limitada,
reduce la fuerza de trabajo al no remplazar a los empleados que se van de la organización. Se
contratan nuevos trabajadores sólo cuando puede resultar afectado el desempeño global de la
organización.

Suspensiones
En ocasiones, una compañía no tiene otra opción que suspender parte de su fuerza de trabajo.
Una suspensión no es lo mismo que un despido, pero tiene el mismo efecto básico que el
trabajador ya no tiene empleo. Cuando la empresa tiene sindicato, los procedimientos de
suspensión suelen estar indicados claramente en los contratos colectivos. Los trabajadores que
tienen la menor antigüedad suelen ser los primeros sancionados con base en la contribución
de la persona, no en el título de su puesto. Suspensión perfecta Suspensión imperfecta.

REDUCCION DEL TAMAÑO

• La reducción de tamaño está vinculada muy estrechamente con los despidos, y

también se conoce como reestructuración y rectificación del tamaño.
• La reducción de tamaño ha sido por cierto un hecho frecuente en los años
recientes en las compañías de servicios públicos, que tradicionalmente han podido
sobrevivir en tiempos difíciles con el incremento de las tarifas.
• Sin embargo, la reducción de tamaño a menudo no alcanza el éxito. La razón de
esto es que las reducciones de tamaño no han podido resolver las causas
fundamentales de los problemas.

EJEMPLO DE PLANEACION DE RR. HH.

Metas organizacionales Para que sea relevante, un proceso de planeación de RR. HH debe
estar vinculado claramente con las metas estratégicas de la organización.

Los RR. HH necesitan proyecciones Un segundo elemento del proceso de planeación es la

proyección de las necesidades de RR. HH con base en las estrategias del negocio, los planes de
producción y los diversos indicadores de cambios en la tecnología y métodos de operación.

Información de empleados Un tercer elemento del proceso de planeación es el

mantenimiento de información precisa respecto de la integración, las tareas y la capacidad de
la fuerza de trabajo actual

PROYECCIONES DE DISPONIBILIDAD DE RR. HH.

El cuarto elemento del proceso de planeación es la estimación de cuales empleados actuales

pueden estar disponibles en el futuro

El análisis y evaluación de brechas en los RR. HH.

El quinto elemento del proceso de planeación es la comparación de lo que se necesita con lo

que está disponible en términos de cantidades, mezcla, habilidades y tecnologías. Esta
comparación permite que el gerente de RR. HH determine las brechas y los sitios en que es
probable que tengan lugar los desajustes más serios

Generación y comprobación de alternativas

El análisis de los RR. HH amplia una gama de políticas y prácticas, tales como planes para el
personal, prácticas y políticas de ascensos, diseño organizacional, programas de capacitación y
desarrollo, planeación de sueldos y administración de carrera.

ANALISIS Y EVALUACION DE BRECHA EN LOS RR. HH.

Es la comparación de lo que se necesita con lo que está disponible. Ayuda a la gerencia a
centrarse en temas como:

• ¿Se están produciendo desequilibrios entre los requerimientos y la disponibilidad

proyectada de RR. HH?
• ¿Existen problemas de bloqueo y obsolescencia de carrera?
• ¿Existen problemas de rotación en algunos puestos?

GENERACIÓN Y COMPROBACIÓN DE ALTERNATIVAS

Algunos sistemas utilizan modelos de simulación para observar los cambios que resultarían al
modificar estrategias o políticas específicas.

IMPLANTACIÓN DE UN PROGRAMA GLOBAL DE RR. HH

Se detalla en programas operativos con planes, fechas límites, calendarios y compromisos de

recursos específicos.

SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS

• ¿Funciona bien el plan?

• ¿El plan es efectivo en costos?
• ¿Cuáles son las debilidades del plan?
• ¿Qué cambios se necesitaran durante el siguiente ciclo de planeación?

SISTEMA DE INFORMACION DE RR. HH.

Es un enfoque organizado para obtener información relevante y oportuna que se puedan basar
las decisiones en RR. HH. Un SIRH efectivo es determinante para una toma sólida de decisiones
en RR. HH; suele emplear computadora y otras tecnologías avanzadas para procesar datos que
reflejan las operaciones diarias de una compañía, organizados como información que facilite el
proceso de toma de decisiones.

UN SIRH ES EFECTIVO CUANDO LA INFORMACIÓN QUE PROPORCIONA ES:

Oportuna, Precisa, Concisa, Relevante, Completa

También produce informes importantes.

• Informes rutinarios: Datos del negocio que se resumen sobre una base
programada.
• Informes de Desviaciones: Destacan las variaciones producidas en las operaciones.
• Reportes a petición de parte: Proporciona información en respuesta a una solicitud
específica.
• Proyecciones: Aplica modelos predictivos a situaciones específicas.

LA CREACIÓN DEL SIRH

• Se necesita tomar en cuenta cuatro pasos en el diseño de un SIRH. Estos pasos no son
separados y distintos de hecho, existe una superposición considerable. El desarrollo de un SIRH
no es simplemente el diseño correcto del sistema, veamos lo siguiente:

1. Estudio el sistema actual

1) ¿Qué se desea del nuevo sistema y cuál es el flujo actual de información?

 2) ¿Cómo se utiliza la información?

3) ¿En qué medida es valiosa esta información para la toma de decisiones?

2. Desarrollo una prioridad para la información y un diseño conceptual

• Hay cierta información que debe tener un gerente si va a tomar decisiones

correctas, pero algunos aspectos que es bueno tener no son sin embargo
determinantes para el desempeño del puesto de gerente.
• El diseño de la SIRH debe cerciorarse de proporcionar información de alta
prioridad.
• Para fijar las prioridades en las necesidades de información, los gerentes
individuales deben desarrollar sus propias listas de prioridades, que luego serán
unificadas en una sola para toda la organización.

3. Desarrollo un nuevo sistema de información

• Se debe desarrollar y representar en un diagrama de informes necesarios.

• Se considera toda la organización como una unidad para eliminar la duplicación de
información (centralizar en una sola fuente)

4. Implemente el SIRH terminado

• Una vez terminado el modelo formal el proceso debe hacerse operacional.

• Se le concede espacio, se selecciona el equipo de computadoras, y se terminan
todos los aspectos estructurales de su implantación. Una vez que se toman estas
decisiones, debe comenzar el programa de capacitación.
• Visión panorámica

VISIÓN PANORÁMICA DE UN SIRH

Informe de desempeño Inventarios de Habilidades

Datos de Nomina Inventarios Generales
Datos de renuncia y SISTEMA DE Informes de desarrollo en
liquidaciones INFORMACI RRHH
Lugar de Capacitación ON DE Informes de Compensación
Acciones Disciplinarias RECURSOS Informes de Ausentismo
Registros médicos / HUMANOS Informes de Planeación de
Accidentes RRHH

Objetivos de un SIRH

• Automatizar y llevar un control detallado del reclutamiento, selección y

contratación de personal.
• Administrar y controlar los movimientos de personal.
• Llevar un control automatizado de la estructura organizacional del gobierno del
estado y de las plantillas de personal.
• Tener procesos automatizados, dinámicos y transparentes en materia de RR. HH.
• Brindar información segura y oportuna referente a los RR. HH. para la toma de
decisiones.
DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES PRINCIPALES

Calendario Laboral. En este apartado se le da mantenimiento al calendario, que sirve para

regir las reglas de tiempo dentro del SIRH. Se puede crear un calendario predeterminado
contemplando los días festivos, los laborales, no laboral.

Perfiles de Puestos. En el módulo de perfiles de puestos encontramos la descripción de las

características deseables de los diferentes puestos, los requerimientos y las funciones
primordiales que debe de realizar, las cuales sirven para la toma de decisiones cuando se está
elaborando una requisición de personal.

Fuente de Reclutamiento. En este módulo se da mantenimiento a los aspirantes a

trabajadores, registrando sus datos personales, datos laborales, datos escolares, referencias
personales y sus entrevistas Envío de Correos Electrónicos. Una característica más de este
sistema es que se puede configurar que para ciertas actividades se informe a determinadas
personas, y al llevarse a cabo estas, se les envía de manera automática un correo electrónico.

Empleados. El módulo de trabajadores sirve para la administración del personal. Se tiene un

registro electrónico de todos los datos del trabajador: datos personales (incluyendo foto, firma
y huella dactilar), datos estudios y capacitación, datos laborales, datos familiares, licencias de
conducir, bienes en resguardo, nombramientos.

Organigramas. Por medio de este módulo es posible realizar y dar mantenimiento a los
organigramas de cada dependencia.

Gráficas de Seguimiento de los procesos que se llevan a cabo en el SIRH. Para cada proceso
que se lleve en el sistema se pueden graficar los tiempos que tarda la solicitud en cada una de
las etapas.