Introducción a SAP

ERP.
¿Qué es SAP?

SAP es todo un sistema. Un programa, software para la

computadora. Estamos hablando de una tecnología para organizar y
optimizar todo lo que haga una empresa. Y cuando decimos "todo",
es TODO. Hay miles, quizás miles de miles, hasta millones de
procesos que puede hacer SAP, y es actualmente el software mejor
cotizado en el mundo.

Es de origen Alemán, y las siglas de S.A.P (en inglés se dice "S" "A"
"P", y en español se lee directamente como una palabra: "SAP"),
significa: "Sistemas, Aplicaciones y Procesos", aunque si nos
ponemos estrictos con lo que los alemanes quisieron decir cuando
llamaron a su producto SAP, la traducción del alemán al inglés sería:
"Systems, Applications, Products in Data Processing".

Desde sus inicios (allá por 1970), es un programa para aplicaciones

de negocios. "SAP SE" es la empresa multinacional alemana creadora
de lo que hoy todo el mundo conoce como SAP. Ellos son los
responsables de todo lo que hoy el mundo realiza con este potente
programa, y de todas las metodologías y "buenas prácticas" que han
ido desarrollando y el mundo ha ido aplicando a lo largo de los años.

Cuando se habla de que SAP es un ERP (¿qué es un ERP?), es porque

partiendo de la definición de ERP (Enterprise Resource Planning) que
en castellano sería Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales, SAP es sin lugar a dudas esto y mucho más... al ser un
sistema modular que combina muchísimas áreas de la organización
entre sí formando así un todo integrado que posibilita la
comunicación e interacción de los datos, procesando así grandes
cantidades de datos y obteniendo información útil para la toma de
decisiones.
Antes de seguir, debemos tener en cuenta que el sistema SAP como
programa tiene dos partes inseparables: por un lado el servidor
(donde está la base de datos), éste es el motor de SAP. Por otra
parte, está el cliente SAP que se lo denomina SAP Logon que es lo
que se instala en cada PC de una empresa. Todo esto está en nuestro
curso inicial gratuito de SAP, busca el mismo como CSAP1.

¿Para qué sirve SAP?

SAP es un sistema informático, sirve para brindar información. Se
alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro de un
entorno, y el sistema se encargará (de acuerdo a la configuración
realizada por el usuario -consultores SAP) de producir con esos datos
información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos
datos de forma tal que puedan ser interpretados por los
interlocutores interesados.

Podrá procesar miles de millones de datos, lo que sea que tenga tu

empresa, todo podrá hacer SAP. No hay nada que no haga, lleva
muchos años en el mercado, y es impresionante la cantidad de
productos, sub-productos y aplicaciones que tiene SAP. Desde bases
de datos, hasta sistemas móviles, puede lograr hacer lo imposible
con los datos que le brindes.
Arquitectura Cliente / Servidor

SAP GUI

SAP GUI
SAP GUI

SAP GUI
SAP GUI

SAP GUI SAP GUI

SAP GUI
ES UN SISTEMA MODULAR
1. Logística

· Módulo SAP MM: centrado en el área de logística, permite controlar

el stock y los procesos de entrada de materiales y productos en una
empresa. Las MM hacen referencia a Materials Management, e
incluye la planificación de compras, verificación de facturas o
distribución de mercancías.
· Módulo SAP SD: otra de las modalidades del SAP en logística es el
módulo SAP SD (Sales and Distribution), que permite gestionar las
fases del ciclo de venta de una empresa y la entrega del producto al
cliente.

2. Finanzas

· Módulo SAP FI: este módulo permite gestionar los procesos

financieros y contables, gestionar las cuentas contables, definir los
planes de cuentas, etc.
· Módulo SAP TR: se encarga de los procesos de tesorería.
· Módulo SAP CO: hace referencia a los costes de la empresa. Sus
siglas significan “controlling", ya que permite un análisis de la gestión
interna de la empresa, atendiendo a los costes y beneficios de la
misma.

3. Recursos Humanos

· Módulo SAP HCM: sus siglas significan Human Capital Management,

y es un módulo que está asociado a todo lo relacionado con el área
de recursos humanos, desde la gestión del personal hasta las
nóminas.
4. Gestión de proyectos

· Módulo SAP PS: Project System son las siglas de este módulo, que
hace referencia a la gestión de proyectos de una empresa y que
permite planificar todas las fases de desarrollo del mismo

5. Business Suite

· Módulo SAP CRM: sus siglas hacen referencia a Customer

Relationship Management, y sirve para gestionar las relaciones con
los clientes.

·Módulo SAP SCM: sus siglas Supply Chain Management hacen

referencia a la relación de la empresa con los proveedores.
· Módulo SAP Business One: dirigido a las PYMES, está enfocado a los
procesos de gestión de empresas. Incluye formación en logística,
finanzas, implantación y soporte.
Es un esquema que define cómo está
organizada la empresa en cada unidad
funcional
Todos los Datos Maestros y
Transaccionales deben especificar a qué
Unidad Organizativa aplican

Material A creado para:

Solo puede ser utilizado en estos

centros
Diferentes esquemas para cada Unidad
Funcional

Compañía

Centro 1 Centro 3
Centro 2

Almacén 1 Almacén 2 Almacén 1

ABAP: Advanced Business Application Programming. Lenguaje de
programación desarrollado por SAP para propósitos de desarrollo
sobre dicha herramienta. Todas las aplicaciones de R/3 están escritas
en ABAP4.

Almacén: Un almacén es el lugar donde está depositado físicamente

el stock dentro de un centro. A nivel de almacén los stocks se
gestionan sólo cuantitativamente y no en base al valor. Los
almacenes siempre son creados para un centro. El inventario se
efectúa a nivel de almacén dentro de un centro puede haber uno o
varios almacenes.

API: Aplication Program Interface.

Área de valoración: se define especificando en qué nivel se valoran

los stocks de material, es decir, a nivel de sociedad o a nivel de
centro.

ASAP: Accelerate SAP Implementetion Assistant. Metodología de

implantación de SAP.
Bloqueo de documento de ventas: Un documento de ventas estará
en status de bloqueo cuando ha de ser aprobado por la persona
correspondiente para que se pueda crear el documento posterior.

BPML: Business Process Master List. Lista de procesos de negocio del

ASAP.

Cabecera de un documento: supone todo aquello que afecta o es

común a cualquier documento.

Canal de Distribución: Elemento que describe a través de qué canal

se distribuirán las mercancías y/o servicios al cliente.
Categoría de valoración: agrupación de materiales o servicios que se
determinan contablemente de igual forma

Centro de coste: unidad organizativa perteneciente a una sociedad

de controlling que representa áreas únicas de responsabilidad en la
empresa que pueden generar costes e influir sobre ellos.

Centro de emplazamiento: Centro en el que están instalados los

objetos técnicos (ubicaciones y equipos) de la empresa.

Centro de planificación de mantenimiento: Es el centro donde se

planifican y preparan las medidas de mantenimiento para un objeto
técnico. En él, se pueden definir varios grupos de planificación.

Centro: unidad organizativa asignada a una sociedad, con dirección,

idioma, moneda y datos maestros propios. Los materiales se valoran
y se gestiona su stock en este nivel.

Clase de actividad: representa la cesión de un recurso por parte de

un centro de coste a otro objeto (elemento PEP, centro de coste,
orden de controlling...). Lleva asociada una clase de coste y una tarifa
(por cada centro de coste). Económicamente, la cesión se representa
con un abono en el centro de coste y un cargo en el objeto receptor
por un importe igual al producto de la tarifa por la cantidad del
recurso utilizado.
Clase de coste: clasificación del consumo valorado de factores
productivos dentro de una sociedad de controlling. Pueden ser
primarios (costes que se originan fuera de la empresa) o secundarios
(costes generados en procesos internos)
.
Clase de desarrollo: Conjunto de desarrollos y parametrizaciones
que guardan una relación lógica entre sí y deben ser transportados
conjuntamente.

Clase de movimiento: clave que identifica todos y cada uno de los

movimientos de mercancía posibles en el sistema.

Clases de activos: Criterio principal para clasificar activos según los

requerimientos legales y de la empresa. Cada clase de activos llevará
asociada la cuenta de mayor correspondiente para que la
contabilización sea automática.

Clave de modificación del objeto: Al intentar modificar un objeto

estándar de SAP el sistema pide una clave que se obtiene vía OSS o
Sapnet.

CME (Cuenta de Mayor Especial): son cuentas utilizadas para

contabilizar anticipos y efectos comerciales. Funcionan igual que las
cuentas auxiliares de terceros.

Complejos de AF (activo fijo): Un complejo de activo fijo es un

objeto, un derecho o cualquier otro valor económico que está
permanentemente a disposición de la empresa. Un complejo de AF
puede representarse en el sistema con una o más entradas de activo
maestro.
Condición de precios: Se considera como condición de precios todos
aquellos elementos a partir de los cuales se determina el importe
total de la realización de un proyecto o la prestación de un servicio.
(Ej. : precios, descuentos, impuestos...).

Condiciones: suponen recargos o reducciones que afectan al precio

de un material o servicio y que por norma general se reflejan en el
valor de este en el inventario.

Creación de un documento de ventas con referencia a otro: Al

referenciar un documento a otro el sistema leerá los datos del
documento origen y los llevará al documento destino siendo siempre
susceptibles de modificación.

Crear proveedor por Central: supone dar de alta un proveedor con

todos sus datos, es decir: datos generales, financieros y de compras
.
Crear proveedor por Compras: supone dar de alta un proveedor
únicamente con los datos generales y de compras.

Cuenta simbólica: objeto de cuenta de nómina usado para

contabilizar resultados en contabilidad. El número de las cuentas
simbólicas y sus respectivas características representan los
diferentes gastos y pagos en que se incurren como coste de personal
dentro de la contabilidad de nómina y que puede contabilizarse en
Contabilidad. Las cuentas simbólicas están asociadas a cuentas
financieras. Esto garantiza que la determinación de la cuenta se lleva
a cabo urante la contabilización.

Customizing Organizer: Herramienta para organizar el Customizing

de un proyecto, forma parte del entorno de Corrección y Transporte.
Diccionario ABAP: Almacén de todos los objetos de la base de datos
(tablas, estructuras, dominios, etc) R/3. Son los objetos que se
podrán usar en el ABAP Workbench.

Distribución: proceso de imputación de costes primarios a diferentes

objetos de costes. Se pierde la naturaleza del coste en el origen, que
se traspasa al receptor bajo la clase de coste primaria original.

Documento de material: o documento de logística, es el registro que

realiza el sistema después de haberse producido un movimiento
físico de material. Puede ir acompañado o no por un documento
financiero.

Documento de ventas: Llamaremos documento de ventas a la

oferta, pedido, solicitud de abono, solicitud de cargo...

Documento financiero: o documento contable, es el registro

(apunte contable) que realiza el sistema después de haberse
producido un movimiento de valor. Puede ir acompañado o no de un
documento de material.

Documento preliminar: es el registro previo a la contabilización de

una factura de proveedor procedente de un pedido de compras. No
realiza apunte contable.

Documentos preliminares: son documentos que se graban en SAP

pero sin contabilizarse. Cuando el documento está validado y
aprobado se procede a su contabilización.
Elemento PEP: Elemento individual que forma parte de la estructura
jerárquica de un proyecto (WBS). Representa una tarea que puede
ser dividida a su vez en subtareas. Es el objeto que recoge la
información económica para el seguimiento del proyecto.

Entorno de Corrección y Transporte (Correction & Transport

Organizer): Entorno donde se guardan las modificaciones del
Repositorio así como del Customizing para su posterior transporte a
otros sistemas.

Entrada de mercancías: es la entrada que se produce en el sistema

de todos aquellos pedidos de material o servicio del Maestro de
Materiales o de cualquiera otro (inmovilizado) exceptuando los del
Maestro de Servicios.

Entregable: Documento formal resultado de una tarea específica del

proyecto SerpA.

EPC: Event process content.

Equipo: Objeto técnico que representa todas las máquinas o

dispositivos susceptibles de mantenimiento.

Equipo de Desarrollo: Grupo de personas encargadas de realizar los

desarrollos que sean necesarios.

Equipo Tecnológico: Grupo de personas encargadas de la

administración del sistema.

Estrategia de liberación: supone el conjunto de pasos que se pueden

dar en el tratamiento de una solicitud de pedido (necesidad interna)
para bloquear o liberar dicho documento.
Estructura info: Tablas estadísticas especiales que contienen datos
básicos de distintas aplicaciones.

FIT: Ajuste. Término en inglés que se utiliza para describir si SAP

cumple el requisito y cómo lo cumple.

Flujo de trabajo: Secuencia de pasos que son procesados por

personas o automáticamente por el sistema.

Formulario: Documento de ventas o factura impreso.

Función interlocutor: supone las diferentes funciones que puede

reflejar un mismo proveedor para distintas situaciones en relación al
Instinto.

GAP: Hueco. Término en inglés que se utiliza para describir los

requerimientos que no cumple SAP. Supone normalmente realizar
un desarrollo para cubrirlo.

Grafo: es la representación de un conjunto de operaciones a realizar

dentro de un proyecto, y las relaciones de ordenación entre dichas
operaciones. Las operaciones del grafo se utilizan para realizar la
asignación de recursos al proyecto y controlar las fechas y
capacidades.

Grupo de clientes: Clasificación de clientes. Se pueden hacer

clasificaciones de clientes según distintos criterios, por ejemplo
clientes nacionales, extranjeros, defensa...
Grupo de cuentas: clasificación que se puede realizar de los
proveedores del Instituto atendiendo a los criterios necesarios.
Grupo de planificación: Grupo de planificadores que pertenece a un
centro de planificación de mantenimiento en el que se planifican y
preparan medidas de mantenimiento para un objeto técnico.

Grupo de Vendedores: Grupo de personas responsables de la

gestión de ventas para determinados productos o prestaciones de
servicios.

Grupos de artículos: clasificación de los materiales o servicios

atendiendo a la familia o subfamilia a la que pertenecen. Supone el
criterio de búsqueda más importante y de mayor uso dentro de las
estadísticas de compras, después de la Organización de Compras.

Grupos de compras: clasificación de los solicitantes, compradores o

grupos de compradores del Instituto para los diferentes
procedimientos de compras del Instituto. Un mismo grupo de
compras puede estar asociado a distintas organizaciones de
Compras.

Hoja de ruta de mantenimiento: Secuencia de operaciones a realizar

durante la ejecución de una orden de mantenimiento.
IFs. Interfases. Programa que relaciona a otros dos programas o
aplicaciones.

Interlocutor Comercial: Distintas funciones que puede tener un

cliente. Los interlocutores comerciales estándar pueden ser
solicitante (el que realiza el pedido), destinatario de mercancías (a
quien se va a enviar la mercancía), destinatario de factura (quien va
a recibir el documento de la factura) y el responsable de pago (quien
va a realizar el pago).
Línea de una posición: posición dentro de otra posición cuando se
trata la compra de servicios del Maestro de Servicios.

Mandante. Mínima unidad de gestión de SAP R/3, que es

independiente y contiene sus propios registros maestros y de datos.

Mantenimiento correctivo: Conjunto de medidas de mantenimiento

que no han sido generadas a partir de un plan previo.

Mantenimiento preventivo: Medidas de mantenimiento que se

realizan periódicamente, generadas a partir de un plan definido
previamente.

Material de Libre utilización: status o situación del material en el

stock de almacén para que pueda ser libremente utilizado por
cualquiera y para cualquier uso.

Material en stock EM bloqueado: status o situación previa del

material, servicio o inmovilizado (Maestro de materiales) al
momento de ser recepcionado en el sistema.

Nota OSS: Nota obtenida de OSS para la resolución de un error.

Objeto técnico: Término de SAP que agrupa tanto las ubicaciones
técnicas como los equipos en mantenimiento.

Oficina de Ventas: Delegación responsable de la comercialización de

determinados productos y servicios en una determinada zona
geográfica.

Operación: Es cada una de las actividades a realizar dentro de un

proyecto. Se les asignan fechas de inicio y fin y puede ser realizada
por recursos internos a la empresa o externos.
Orden de coste: se utilizan para planificar, monitorizar y liquidar
costes de operaciones específicas realizadas en el ámbito de la
empresa. Representan un nivel operativo más detallado que la
imputación a centros de coste.

Organización de compras: unidad organizativa independiente de

negociación de Compras y asociada al Centro o Sociedad.

Organización de ventas: Unidad organizativa responsable de la

comercialización de determinados productos o servicios.

OSS: Online Service Support. Servicio de asistencia que da SAP vía

remota para busca de notas y resolución de problemas.

PCB. Project Control BooK. Herramienta de control de proyecto. La

oficina de proyecto informa de su funcionamiento.

Plan de valoración: se utiliza para incluir lkas amortizaciones dentro

de una sociedad. Normalmente solo se abrirá un plan de valoración
por sociedad que incluirá todas las áreas de valoración.

Plazo entrega previsto: plazo de tiempo en días, semanas, etc., que

tarda un proveedor en suministrar una mercancia.

Pool de facturación: Creación masiva de facturas. El pool de

facturación aparecerá como un listado de todos los documentos
liberados para facturación. Seleccionando de esa lista los que se
quieren facturar se crean las facturas automáticamente.
Pool de trabajo: son agrupaciones para trabajar de forma masiva con
datos que tienen las mismas características.

Posición de un documento de ventas/factura: Cada una de las líneas

del documento de ventas o factura. Cada posición incluye datos
propios como datos de material y cantidad solicitada.

Posición: supone el mínimo desglose posible dentro de cualquier

documento.

Proyecto: Estructura jerárquica de tareas que se define dentro de

una sociedad de controlling y que se utiliza para controlar plazos,
recursos (materiales, equipo, recursos humanos...), capacidades de
los recursos asociados al proyecto, costes e ingresos planificados y
reales .

QA (Quality Assurance): Quality Assurance. Proceso que define las

actividades a realizar con el fin de prevenir posibles defectos de
calidad o riesgos que podrían afectar al proyecto en la consecución
de sus objetivos.

Query: Programa que lee ciertos elementos de datos y los muestra

en una lista.

Ramo: una de las unidades identificativas en la clasificación que se

puede hacer de los tipos de material según, entre otras cosas, del
orden en que se presentarán los mismos datos en el sistema.

Report: listado, informe o consulta de cualquier conjunto de datos

existente en el sistema. Repositorio: Objetos desarrollados en el
ABAP Workbench.
Sapscript: Herramienta base para sacar los formularios de los
documentos de ventas y/o facturas.

Sector: Agrupación de materiales, productos y servicios.

Servicio: prestación de trabajos externos o subcontrataciones

realizadas. Esta prestación se puede mantener en un fichero o
Maestro de Materiales y tratar el servicio como tal; o en el Maestro
de Servicios y tratarlo como servicio.

SI. Sistema de información.

SIL (Sistema de Información para Logística): Los sistemas de

información del área de Logística son herramientas flexibles para
agrupar, integrar y analizar datos de aplicaciones activas. Esto
permite reconocer zonas problemáticas existentes y analizar las
causas lo antes posible mediante ratios fiables. Estos ratios se basan
en operaciones que se realizan con frecuencia.

Sociedad: Unidad financiera independiente. Elemento organizativo

legal de la contabilidad.

Solicitante: persona que manifiesta o realiza una necesidad o

solicitud de pedido.

Status de bloqueo: situación que puede tener un objeto (material,

proveedor,...) que le imposibilita ser utilizado temporalmente.

Status de material: situación de un material dentro del stock (libre

utilización, bloqueado por calidad, etc.)
Stock de proyecto: cantidad de material ligado exclusivamente al
stock existente en todos los proyectos.

Stock especial: diferentes tipos de stock que se pueden utilizar, por

ejemplo: stock (normal), stock en consignación. No confundir con
status, que es la situación del material dentro del mismo tipo de
stock.

Subnúmero: número, que en combinación con el número principal

de activo identifica inequívocamente un activo en el sistema. Usando
el subnúmero de activo hace posible representar activos fijos en el
sistema. El activo fijo complejo es identificado por el número
principal del activo. Cada una de las partes individuales de un activo
o sucesivas adquisiciones pueden representarse por un subnúmero.
Se especificará separadamente un dato maestro para cada
subnúmero.

Subreparto: proceso de imputación de costes primarios y

secundarios a diferentes objetos de coste. Se pierde la naturaleza del
coste en el destino, que se recoge bajo una clase de coste de
subreparto (secundaria).

Tabla de planificación de proyectos: Pantalla del sistema a través de

la que el Jefe de Proyecto puede controlar un proyecto de forma
global, ajustar fechas de operaciones mediante el Diagrama de Gantt
y visualizar características de las operaciones del proyecto tales
como los costes planificados y reales, recursos asignados, etc.

Tarifa: Precio por unidad de recurso que puede ceder un centro de

coste.
Tipo de actos: Un tipo de acto es la descripción generalizada de un
curso. Todos los actos que se creen dentro de un tipo de acto
deberían impartir una misma materia.

Tipo de imputación: clave que indica si una posición (de solicitud de

pedido, pedido, etc) ha de cargarse contra los centros de coste,
orden de CO, inmovilizado, proyecto, etc.

Tipo de material: criterio de clasificación de los materiales en su

nivel más agregado, según lo que se permite hacer o no con él
(compras, vender, producir, valorar, almacenar, etc).

Tipo de posición: clave que indica cómo se va a controlar el

aprovisionamiento de cada una de las posiciones del documento de
compras, para un material o servicio.

Ubicación técnica: Objeto técnico que representa todas las

localizaciones donde se encuentran instalados los equipos.

UMB: Unidad de Medida Base. Unidad de almacenamiento en la que

se define cada material.

UMP: Unidad de Medida de Pedido. Unidad de compras en la que se

determina la compra de un material o servicio.

UMPP: Unidad de Medida del Precio del Pedido. Unidad de pago al

proveedor en la factura.

User exit: Programa mediante el cual se consiguen funcionalidades

que no da SAP estándar.
Vale de acompañamiento de mercancías: albarán interno que sirve
de acompañamiento a cada movimiento físico del material en el
sistema.

Valores estadísticos: base de referencia para el cálculo de

distribuciones y subrepartos.

Verificación de facturas: procedimiento por el que se contabilizan

las facturas del proveedor

Vista: conjuntos de campos de los Maestros agrupados por

conceptos (Vista de compras, de almacenamiento, de contabilidad,
etc.)