La administración del tiempo es la forma de curar uno de los más importantes y grandes

problemas de la sociedad moderna, la falta del tiempo. Frecuentemente la gente se siente

abrumada por la gran cantidad de cosas que tiene que hacer.

Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de
gestión para cumplir con sus cronogramas.

Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que
supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay
que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer

Esta última parte de nuestra vida está íntimamente relacionada con el aspecto

Laboral, dado que en las sociedades modernas el trabajo es un deber casi obligatorio, si se
quiere funcionar adecuadamente dentro de las mismas y así lograr satisfacer nuestras
necesidades vitales y de cualquier otra naturaleza superior. De ese modo "la jornada cotidiana
de trabajo generalmente se define en relación con las necesidades de la producción y de la
competencia, así como por la consideración de las posibilidades físicas, de los recursos
afectivos y de las capacidades intelectuales del trabajador

• CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRAN EFICIENTEMENTE EL

TIEMPO

· Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

• · Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.

• · Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el
tiempo más corto.

• · Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas

3.1 ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

• La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de
vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos
de los administradores.

• La administración del tiempo es revisar y analizar nuestros conceptos sobre la correcta

aplicación del tiempo. Administración del tiempo" como a una aplicación administrativa de
producción, administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera
que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone. El tiempo es una simple
medida.

• La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de
vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos
de los administradores.

ALGUNAS CARACTERISTICAS:
• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le

asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

• No se puede comprar.

• No se puede atrapar, detener o regresar.

• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo
grado de efectividad.

• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el
tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:

• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15
minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

• Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda

hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce
mejores resultados.

• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20
minutos de labores, en planear el día siguiente.

• El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se
debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más
que por la pura casualidad.

• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los
emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

• El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos
de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a
la tardanza.

Administración del tiempo mejorando lo actual

• Analiza en donde se pierde el tiempo antes de comenzar a ganarlo, porque es más fácil
visualizarlo y lograr resultados rápidos.

• El tiempo no lo puedes cambiar por más que intentes atrasar el reloj, en cambio el
comportamiento si se encuentra dentro de tu resorte.

• El objetivo va de la mano de la forma de lograrlo, así que no descuides ni el uno ni el otro.

• Las herramientas de administración del tiempo existen para apoyarte, no las subestimes
no te quedes en los éxitos del pasado.

• Las rutinas son de gran ayuda cuando las utilizas en forma controlada y consciente, no las
dejas de pro vida y estás dispuesto a cambiar el hábito cuando lo merezca.
• Establece tiempo límite para realizar cualquier cosa, incluyendo pensar o meditar.

• No pierdas tiempo esperando, sin actuar, contemplando en forma excesiva.

Estrategias para administrar el tiempo.

• Administrar bien el tiempo es esencial para el éxito de su negocio y el cumplimiento de las

metas institucionales. Por ello es indispensable saber programar bien el tiempo y sacarle el
mayor provecho. La administración del tiempo se puede definir como una forma de ser y una
forma de vivir. Hoy se puede considerar el tiempo como uno de los recursos más importantes y
críticos de los administradores.

• Por ello el tiempo es uno de los recursos mas apreciados en el éxito del funcionamiento
de un negocio. Se trata de un bien que no se puede ahorrar, que pasa, no retrocede y es
imposible de recuperar. En este aspecto, si se malgasta, si se malgasta se derrocha lago muy
valioso. Por esto es fundamental aprender a valorar el tiempo y a planificar el trabajo, tanto a
corto como a mediano y largo plazo

10 reglas

• 1.- Organízate: Aprende a diferenciar cómo quieres administrar tu tiempo, para ello, quien
tiene la última palabra eres tú. Administra tu tiempo de acuerdo a tus objetivos personales y
de allí marca la pauta, tratando de cumplir con tus compromisos personales.

2.- Enumera: Enumera todos los temas pendientes que tienes que realizar, considera todas las
ideas que se te vengan a la mente.

3.- Clasifica: Una vez que has enumerado los temas pendientes, debes clasificarlos según las
áreas de tu vida (familia, trabajo, estudios, etc.), porque cada área tiene que tener su atención
y espacio, no puedes dedicarte más a una que a otra.

4.- Prioriza: Cuando queremos aprovechar mejor el tiempo, es importante que sepas priorizar
que es realmente importante hacer, hay veces que desperdiciamos el tiempo de una manera
poco provechosa, realizando tareas que no son fundamentales y que incluso podrían ser
realizados por otras personas.

5.- Elabora un Plan de Trabajo: Trata de tener los pasos concretos de lo que quieres hacer en
tu día a día, esto se traduce en un plan de trabajo. Allí podrás ver que actividades requieren tu
atención directa y en cuales podrías solicitar el apoyo de otras personas.
6.- Establece Metas: Define qué quieres lograr y aprende a establecer tiempo.

Por ejemplo:

• Terminar el inventario en el lapso de 3 días máximo el (día), (mes), (año).

• Organizar mi biblioteca en el lapso de 1 semana máximo el (día), (mes), (año).

• Terminar de hacer el informe de alguna actividad en 2 días……..etc.

7.- Delega: Si bien nos gustaría tener disponibilidad de hacer todas las cosas nosotros mismos,
a veces no es posible, aprende a delegar algunas tareas tanto en tu hogar, trabajo, estudios,
etc., que te faciliten el manejo de tu tiempo, quizás con un pago simbólico algún familiar o
amistad te puede ayudar a realizar algunas tareas, de esta forma, no sólo te beneficias tú, sino
también ayudas a otras personas.

• 8.- Sé Práctico(a): Aprende a ser práctico(a) en tu trabajo, por ejemplo, si tu labor es hacer
informes técnicos, cartas, documentos, etc., acostúmbrate a utilizar plantillas de diseño único,
esto te permitirá ahorrarte mucho tiempo porque no tendrás que diseñar a cada momento
sino tendrás la estructura armada lista para actualizarte. Dedica tus energías a lo que
realmente te pueda favorecer.

9.- Evita Distractores: Si quieres ser una persona que administra su tiempo con eficiencia,
aprende a evitar elementos distractores, por ejemplo, en la oficina cuando se usa el Skype,
chats, redes sociales, entre otros. Trata de centrarte en tu objetivo y dedícate a ello
principalmente.

10.- Evalúa tus Avances: Trata de elaborar un cronograma de trabajo, donde puedas evaluar
los avances que has realizado. Si lo consideras, puedes digitarlo en una plantilla de Excel y
tenerlo disponible en alguna parte de tu casa, oficina, cuarto de estudios, entre otros.

Recuerda, el tiempo no es sólo lo que marca el reloj o lo que señala el calendario, está
relacionado a nuestra misma esencia como seres humanos, mientras tengamos vida
tendremos capacidad de reconocerlo, valorarlo y sobre todo, aprovecharlo.

Eficiencia y efectividad

• Eficiencia: cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan.

• Eficacia: para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen; qué
objetivos se

• logran.

• El cambio de paradigma más importante que se ha producido es el relacionado con la

eficiencia y

• la eficacia (o efectividad). El concepto eficiencia expresa la relación entre insumos (gastos)

y

• resultados (ingresos), viene de la teoría económica y tiene una lógica contundente, usted
tiene

• que "producir con los costos más bajos posibles", o dicho de otra forma, "obtener los
mayores

• resultados con los mismos recursos (gastos)".

• La eficiencia actúa en el ámbito interno de la empresa, ahí es donde se puede trabajar

para reducir

• gastos. Pero ¿qué pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, es

donde tiene

• que estar muy al tanto de lo que está pasando "afuera" de la empresa para ajustar sus
estrategias

• y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas
que se

• presenten.

• La eficiencia es muy importante. Sin ella, no habría organizaciones; con ella hay menos

• organizaciones. Esto sucede porque los expertos en eficiencia están más contentos
cuando

• hay menos costos, incluso si esto implica que haya menos clientes...

Diferencias entre eficiencia y eficacia

• Eficiencia:

• Énfasis de los medios

• Hacer las cosas correctamente

• Resolver problemas ahorrar gastos

• Cumplir tareas y obligaciones

• Capacitar a los subordinados

• Eficacia:

• Enfasis en los resultados

• Hacer las cosas correctas

• Lograr objetivos

• Crear valores

• Obtener resultados

Proporcionar eficacia a los subordinados

Relación entre eficiencia y eficacia

• Eficiencia:

• Objetivos y resultados

Eficacia:

Estrategias

Planes

Políticas

Reglas y procedimientos

Acción

• Control

• Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones
de los

• demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos
con otras

• personas a quienes no podemos controlar.

Matriz para el manejo del tiempo

Una matriz para la administración del tiempo es simplemente un elemento que se utiliza por
ejecutivos o dueños de negocios para hacer rendir su tiempo al máximo posible. En este
sentido, se separan las tareas del día a día en cuatro cuadrantes que tienen por nombre:
Urgente, no Urgente, Importante y no Importante. Veamos cómo utilizarla para aprovecharla
al máximo.

• ¿Cómo se conforma?

La matriz para la gestión del tiempo se divide en cuatro cuadrantes en donde se colocan todas
las actividades o proyectos en los que trabajas durante tu día. De esta manera, contarás con
actividades urgentes e importantes, actividades urgentes y no importantes, actividades no
urgentes pero importantes y tareas no urgentes ni importantes.

Matriz para el manejo del tiempo ¿Cómo utilizarla?

• Por ejemplo: la entrega de un proyecto importante con fecha límite seguramente irá en el
cuadrante Urgente-Importante, mientras que las horas de ocio irán en No Urgente-No
Importante.

• Ahora bien, ¿dónde debes enfocar tus esfuerzos o tus actividades prioritarias? Quizás
estés tentado de decirme en el cuadrante Urgente-Importante, sin embargo, con esta óptica
estarás resolviendo crisis que surjan en el día a día y no tendrás tiempo de proyectar en el
largo plazo.

• Las personas que realmente tienen éxito en la administración del tiempo y que utilizan
correctamente esta matriz para el dominio del tiempo enfocan la mayoría de su energía
cotidiana en el cuadrante de las actividades No Urgentes-Importantes. ¿Por qué? Porque se
encuentran planificando sobre su futuro.

• Este cuadrante es también conocido como el Cuadrante del Liderazgo o del Desarrollo
Personal, ya que las actividades que están aquí exceden el día a día y te permiten llevar
adelante un proyecto de vida y una visión a futuro. Si enfocas tus energías en este cuadrante,
estarás haciendo un uso eficiente y a largo plazo de la matriz para el manejo del tiempo.

El dilema eficacia o eficiencia.

Las consideraciones anteriores conducen a la revisión de los conceptos de eficiencia y

eficacia, los cuales algunas veces suelen ser confundidos y manejados equivocadamente.
Alec Mackenzie uno de los autores pioneros de la administración del tiempo, expresa
contenidamente a diferencia entre ambos conceptos cuando dice ¨nada es tan fácil como
estar ocupado ni tan difícil cono ser eficaz¨

a) Eficiencia: se refiere a la relación producto/insumo; a la relación de cosas obtenidas,

logradas o producidas con el uso de una determinada cantidad de un recurso.
Cuando el recurso es tiempo la eficacia de una maquina se expresa en
piezas/minutos, toneladas/hora y así sucesivamente. Al hablar de las actividades de
una persona, su eficacia también puede expresarse en forma similar si su trabajo es
esencialmente fabril.
 ¿Cómo expresar la eficiencia del grupo de actividades diversas que realizamos en los
varios roles-profesional, familiar o profesional que desempeñamos en la vida? Esta
dificultad puede fácilmente conducir a la errónea identificación de eficacia con
ocupación. Muestras mas ocupado este alguien será mas eficiente, y por el contrario
si no luce totalmente ocupado será una persona ineficiente. Esta es una identidad
perversa y dañina. Alguien puede estar siempre muy atareado, quejarse de la falta
de tiempo, y a la vez hacer un pobre uso de ese recurso por cuanto a pesar de
producir muchas cosas, asistir a numerosas reuniones, atender decenas de personas,
atender numerosas llamadas, pasar gran cantidad de horas sin desprenderse del
computador, y a pesar de todo eso la persona puede estar desperdiciando su
tiempo.
a) Eficacia: la importante del concepto eficacia radica en relacionar el esfuerzo con el
logro de los objetivos, se es más eficaz cuando se obtienen más o mejores objetivos
o cuando se avanza considerablemente en procurar un objetivo mayor. La búsqueda
de la eficacia personal siempre ha estado justificada por los grandes beneficios que
aportan. Pero es a mediados del siglo XX cuando se hace más evidente la necesidad
de encontrar formas de superar las complejidades crecientes de la vida urbana e
industrial y aumentar los logros de quien crecientemente se sentía atrapado en una
maraña de compromisos, reuniones, esperas y trabajos rutinarios