Ensayo Historias Clinicas en Colombia Janine Marcela Pava

INSTRUCTORA:
DIANA CAROLINA GARRIDO

BARRERA
Ficha:2208782
APRENDIZ JANINE MARCELA PAVA BARRIOS
HISTORIAS CLINICAS EN COLOMBIA

La historia clínica, es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva de las condiciones
cronológicas de salud del paciente, que posee registros escritos de los actos médicos y
procedimientos ejecutados por el equipo de salud que intervienen su atención.
1. RESEÑA HISTÓRICA DEL MANEJO DE LA HISTORIA CLÍNICA EN

COLOMBIA
En el transcurrir del tiempo la historia clínica es uno de los elementos más importantes entre el
médico y el paciente, donde muestra que es un documento de vital importancia para la prestación
de los servicios en salud. Lo cual de conformidad con la Ley 23 de 1981, corresponde al Ministerio
de Salud implantar modelos relacionados con el diligenciamiento de la Historia Clínica en el Sistema
Nacional de Salud, es decir que es necesario expedir las normas correspondientes para el
diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad conforme a los
parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación.
A partir del Decreto 2174 de 1996, se organiza el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del
SGSSS, donde se busca estimular el desarrollo de un sistema de información de la calidad, labores
de auditoria, vigilancia y control de una mayor información de los usuarios. a lo que aplica que todos
Los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención en salud
registren observaciones, conceptos, y resultados de las acciones en un proceso de vinculación de
atención.
Como podemos ver la Historia Clínica se muestra en diferentes efectos como el documento en el
cual se efectúa el registro obligatorio del estado de salud donde se divide por sección archivista asi:
 Archivo de Gestión: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios activos y
de los que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última atención.
 Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clínicas de los Usuarios que no
volvieron a usar los servicios de atención en salud del prestador, transcurridos 5 años desde
la última atención.
 Archivo Histórico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clínicas que, por su valor
científico, histórico o cultural, deben ser conservadas permanentemente
Se provee bajo la (Resolución 1995 de 1999)
para la época, el Ministerio de Salud y Protección Social, expide la Resolución 1995 de 1999,
mediante la que se dictaron normas para el manejo de la historia clínica, para el cumplimiento de
administración, conservación, custodia y confidencialidad de las mismas donde conforme a los
parámetros del ministerio de salud y en el archivo general de la nación deben cumplir con su buen
manejo y reserva de ellas, se modifica la Resolución 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones
del Ministerio de Salud y Protección Social. Bajo la resolución 839- de 2017
2. NORMATIVA VIGENTE
*Resolución 1995 de 1999 (julio 8): por la cual se establecen las normas para el manejo de
la historia clínica implantando modelos relacionados con el diligenciamiento,
administración, conservación, custodia y confidencialidad de las mismas, conforme a los
parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación.
*Resolución 839- de 2017 (23marzo): La presente resolución tiene por objeto establecer el
manejo, custodia, tiempo de retención, y disposición final de los expedientes de las historias
clínicas, así como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del
SGSSS-, para el manejo de estas en caso de liquidación.
*Ley 4107 de 2011, facultan al Ministerio de Salud y Protección Social para expedir las normas
administrativas de obligatorio cumplimiento por parte de los actores del Sistema General de
Seguridad Social en Salud — SGSSS.
*Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos, dentro de esta ley se da la necesidad de reglamentar lo
relativo a los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas,
conjunta del sector correspondiente y del Ministerio de Cultura, a través del Archivo General de la
Nación.
*Ley 019 de 2012: contempla disposiciones en relación con el procedimiento que ha de seguirse
para la custodia y conservación de la historia clínica en caso de liquidación de entidades del SGSSS,
Donde se procede a su recibo, custodia y conservación hasta por el término normativamente
previsto.
*Ley 1712 de 2014: norma de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional, cuyo objeto, es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos
para el ejercicio, garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información de personas
naturales y jurídicas, públicas o privadas que presten servicio público de salud.
Dentro de esta ley 1712 de 2014 prevé el deber para los sujetos obligados de asegurar que existan
procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos,
conforme con los lineamientos que expida para el efecto el Archivo General de la Nación.
reglamentada mediante los artículos 44 a 50 del Decreto 103 de 2015 y
*Decreto 1081 de 2015 Sector Presidencia de la República: esta normativa ocupa un espacio
central en la implementación de políticas públicas, siendo el medio a través que materializan en
gran parte las decisiones del Estado, cuenta con políticas de eliminación segura y permanente de la
información de cada persona, una vez cumplidos tiempos de retención y conservación de las
historias clínicas llega a su disposición final
* el decreto 4747 de 2007 se tiene en cuenta diferentes tipos de acuerdos de voluntades. La relación
contractual entre los prestadores y aseguradores, de acuerdo con la dinámica de la actividad
regulatoria.
Los acuerdos de voluntades son realizados entre los representantes legales de las IPS y las EPS, y
tiene que ver con la contratación de los servicios en salud, para este caso se contemplan varios
aspectos, como pueden ser:
• Término de duración.
• El valor.
• Información de la población objeto.
• Servicios contratados.
• Mecanismos y forma pago.
• Tarifas que deben ser aplicadas a las unidades de pago.
• Proceso y operación del sistema de referencia y contra referencia.
• Periodicidad en la entrega de información RIPS.
• Periodicidad y forma de auditoria.
• Mecanismos de interventoría o seguimiento.
• Mecanismos para la solución de conflictos.
• Mecanismos y términos para la liquidación.
3. IMPORTANCIA DE LA CUSTODIA DOCUMENTAL DE LA

HISTORIA CLÍNICA.
La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la
generó en el curso de la atención cumpliendo los procedimientos de archivo señalados
en las normas legales vigentes. El prestador podrá entregar copia de la historia clínica al
usuario o a su representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las
disposiciones legales vigentes. (Resolución 1995 de 1999)
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA HISTORIA CLÍNICA EN LA PARTE

DE CUSTODIA. Resolución 839- de 2017
Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la historia clínica.
 La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un

periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención.
 Los cinco (5) primeros años dicha retención y conservación se hará en el archivo de gestión
y los diez (10) años siguientes en el archivo central.
 Para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones
graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y conservación
documental se duplicarán., lo cual deberá garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre
la custodia, utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.
 la entrega de la historia clínica al usuario, su representante legal o responsable de su
custodia, de forma previa al proceso de disposición final se publicara como mínimo (2)
avisos en un diario de amplia circulación nacional, definidos por la entidad responsable de
dicha publicación, con un intervalo de ocho (8) días entre el primer aviso y el segundo, en
los que indicará el plazo y las condiciones para la citada entrega, plazo que podrá extenderse
hasta por dos (2) meses más, contados a partir de la publicación del último aviso.
DISPOSICIÓN FINAL DEL EXPEDIENTE DE HISTORIA CLÍNICA.
La disposición final y la consecuente eliminación de historias clínicas, procederá por parte del
responsable de su custodia, siempre que concurran las siguientes condiciones:
 Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación documental

 Que se haya adelantado el procedimiento de publicación en el proceso de liquidación o
cierre definitivo de servicios de salud.
 Que se haya adelantado la valoración correspondiente, orientada a determinar si la

información contenida en las historias a eliminar posee o no valor secundario n (científico,
histórico o cultural), en los términos establecidos por el Archivo General de la Nación, de lo
cual se dejará constancia en un acta, que será firmada por el representante legal de la
entidad y por el revisor fiscal cuando a ello haya lugar, acompañada del respectivo
inventario en el que se identifique la valoración realizada a cada una de aquellas. En el caso
de profesionales independientes, una vez realizado el proceso de valoración, el acta será
suscrita únicamente por dicho profesional.
PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS.

Se procederá a la eliminación de las historias clínicas, así:
*Las entidades públicas seguirán el procedimiento contemplado en el artículo 15 del Acuerdo 004
de 2013 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Es decir, Las tablas de
retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser suscritas por el Secretario
General o un funcionario administrativo o por el responsable del área de archivo y gestión
documental de la respectiva entidad.
*Las entidades privadas Y Los profesionales independientes adelantarán el siguiente
procedimiento adelantarán el siguiente procedimiento Identificarán cada una de las historias
clínicas que se vayan a eliminar, de lo cual levantarán un acta denominada "acta de eliminación",
indicando la fecha y el número de expedientes a eliminar, que será firmada por el representante
legal de la entidad, por el responsable del archivo de historias clínicas y por el revisor fiscal cuando
normativamente deba tenerlo. Dicha acta, adicionalmente deberá contener el señalamiento
expreso de que se ha cumplido con los tiempos de retención y conservación establecido. Elaborarán
el inventario documental, de conformidad con el Formato Único de Inventario Documental y su
instructivo, reglamentado por el Archivo General de la Nación. y consignada en conceptos técnicos
emitidos por el Comité de Historias Clínicas
4. IMPLICACIONES LEGALES DE LA NO APLICACIÓN DE LA NORMA.
DISPOSICIONES FINALES
 Protección de datos personales. El uso, manejo, recolección, tratamiento de la información

y disposición final de las historias clínicas, deberá observar lo correspondiente a la
protección de datos personales, de que trata la Ley 1581 de 2012, sus normas
reglamentarias y las disposiciones que las modifiquen o sustituyan.
 Normativa aplicable en el caso de personas naturales o jurídicas que custodian y manejan
historias clínicas. Las personas naturales o jurídicas que, pese a no tener la calidad de
prestadores de servicios de salud, contraten profesionales de la salud para prestar servicios
en sus sedes e instalaciones y que como tal, custodien y conserven expedientes de historias
clínicas, se sujetarán a lo dispuesto en la presente resolución.
 Sanciones. Los prestadores de servicios de salud y demás destinatarios que incumplan lo
establecido en esta resolución, incurrirán en las sanciones aplicables de conformidad con
las disposiciones legales vigentes.
 Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y
modifica en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999.
BIBLIOGRAFIA
MATERIAL APOYO COMPLEMENTARIO
https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/RESOLUCI%C3%93N%201995%20DE%201999
.pdf
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Salud/
13450090/Contenido/DocArtic/c2_resolucion_839_de2017.pdf

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1. RESEÑA HISTÓRICA DEL MANEJO DE LA HISTORIA CLÍNICA EN

3. IMPORTANCIA DE LA CUSTODIA DOCUMENTAL DE LA

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA HISTORIA CLÍNICA EN LA PARTE

Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la historia clínica.

 La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un

 Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación documental

 Que se haya adelantado la valoración correspondiente, orientada a determinar si la

PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS.

4. IMPLICACIONES LEGALES DE LA NO APLICACIÓN DE LA NORMA.

 Protección de datos personales. El uso, manejo, recolección, tratamiento de la información

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