LOS COSTOS EN LA AVICULTURA

La casi totalidad de empresas avícolas no cuentan con sistemas de

contabilidad de costos articulados con la contabilidad general que sean una
fuente de información confiable.

Hablar de costos en la avicultura es hablar de un tema bastante complejo,

problemático, de uno de los requerimientos más importantes, pero del que
generalmente adolecen las empresas por una serie de razones que
comentaremos más adelante. Pese a la tecnología disponible, en costos aún
nos encontramos en una etapa bastante elemental. La casi totalidad de
empresas avícolas no cuentan con sistemas de contabilidad de costos
articulados con la contabilidad general que sean una fuente de información
confiable. Aún muchos realizan la determinación del costo de venta de manera
empírica y global. Cuando hablamos de determinación de costos, estamos
asumiendo que los procedimientos para obtenerlos están ligados a la
contabilidad general, pues al final la suma de todo lo que se obtiene en detalle,
esto es lote por lote, producto por producto, o carga por carga, debe estar
conciliada con los totales que se obtengan en los registros contables. La
pregunta que nos podríamos hacer es ¿Para qué necesitamos los costos?
Todos los Gerentes lo saben: Se necesitan para el proceso de toma de
decisiones y también para el cumplimiento de obligaciones tributarias, pero lo
más importante en el plano gerencial es que su utilidad radica en que facilita el
buen manejo de la empresa. Si se quiere contar con un registro analítico de
costos para estar en condiciones de efectuar análisis exhaustivos de su
comportamiento, es necesario implementar un sistema por computador.

Las empresas generalmente modifican las fórmulas de sus alimentos

semanalmente y, además, manejan muchos lotes en levante, postura, engorde
e incubación. Por todo ello, no resulta práctico efectuar en forma manual la
enorme cantidad de cálculos y registros que se ejecutarán. El control de la
producción en términos generales maneja todos los datos necesarios para
efectuar procedimientos de costeo correctos y confiables, pero no están
articulados con la contabilidad general. La avicultura es un conjunto de
industrias y cada industria es distinta, por lo menos desde el punto de vista de
costeo. En algunos casos la cadena llega hasta nuestro reconocido pollo a la
brasa y empieza desde la agricultura, entonces cuando el maíz sube 10
céntimos, el incremento irá trasladándose a través de todos los procesos hasta
la última etapa. Para ello, su sistema de costeo deberá ser lo suficientemente
rápido y confiable para obtener la información de costos que nos permita tomar
decisiones en función a los cambios que se vayan produciendo, por incremento
de precios o por variaciones de los volúmenes de producción. El comerciante
que gana dinero de una mano a otra, compra y vende, pero siempre sabe
cuánto cuesta lo que vende, simplemente con su factura de compra. Un
comerciante nunca podrá aceptar no saber el costo de lo que va a vender,
nunca se le pasó por la cabeza carecer de esa información. El industrial no lo
sabe, tan solo lo calcula, lo estima, lo intuye, muchas veces el empresario
avícola acepta que su negocio es un gran riesgo, un juego de azar y que sus
niveles de adrenalina alcanzan sus picos máximos al iniciar cada lote. Es un
empresario al que le gusta el peligro. La mayoría de empresas avícolas
importantes cuenta con tecnología de punta en los procesos de producción,
pero además en los últimos tiempos han incrementado su inversión en los
aspectos administrativos para dotarse de sofisticadas computadoras,
impresoras, y otros medios de registro y comunicación, pero utilizados de
manera simple.

La prueba está en que los principales ejecutivos dominan Excel, que los ayuda
a sumar y calcular para obtener información básica y rudimentaria para tomar
decisiones, sin nada que la respalde y sin estar convencidos que no ocultan
errores significativos. Esto quiere decir que se mal utilizan las herramientas que
se ponen a disposición de los responsables de proveer buena información.
Todas las empresas, hasta las más pequeñas, deberían de contar con un

sistema de contabilidad de costos computarizado que facilite observar los

vaivenes que sufren los costos permanentemente, en cada una de sus etapas.
Actualmente la Gerencia General recibe información de distintas áreas, todas
diferentes, algunas le informan que ganan, otras que pierden, pero ninguna
tiene sustento, no “cuadra” con los gastos registrados por la contabilidad
general, y entre esas alternativas el Gerente deberá elegir a quien creer. Esta
situación no puede seguir por más tiempo. Si la información de costos es tan
importante para que las empresas puedan manejarse eficientemente, si los
costos pueden ser motivo de dificultades con los fiscalizadores tributarios y si
todas las tecnologías modernas se basan en contar con esta información, ¿No
podría pensarse que al no obtenerla a pesar de muchos intentos ya rebasó el
nivel inferior y debe ser afrontada directamente por la Gerencia General?
Nuestra experiencia nos permite afirmar que todos los sistemas de costos que
hemos implantado en industrias de Perú, Ecuador y Colombia -las cuales
periódicamente obtienen el costo de cada uno de sus productos, de manera
oportuna, correcta y confiable- han sido encabezados por el Gerente General.
Si el Gerente General, decide implementar un sistema de costos, su sola
presencia a la cabeza del proyecto logrará que todos nos pongamos en fila,
dispuestos a aportar lo mejor de cada uno. Un proyecto de esta naturaleza no
lo puede ejecutar una sola persona. La elaboración de un buen sistema de
contabilidad de costos requiere la participación del Control de Producción,
Contabilidad General e Informática. Estas tres áreas tienen que trabajar de la
mano, en forma muy unida. Para hacer un sistema de costos, tiene que
convocarse a:

- Contador General,

- Contador de Costos,

- Gerente de Producción y

- Gerente de Sistemas

Ellos mismos, que, trabajando en equipo, pondrán, cada uno, los datos de que
dispongan al servicio del proyecto.

Gerente de producción:

Se encargará de proveer de los datos de las operaciones realizadas, los

consumos efectuados y el control de los avances de cada fabricación en base a
sus unidades de control (horas/hombre, horas/máquina, unidades procesadas,
etc.).

Contador General:

Proveerá al sistema de los gastos realizados, tanto para los lotes procesados y
en proceso, como para cada uno de los centros de costo que se determinarán
en el sistema.

Contador de Costos:

Será responsable de operar o dirigir el buen manejo de los datos recibidos, de

la carga de los mismos o la supervisión respectiva, así como del ingreso
manual de los datos que no estuvieran disponibles en medios electrónicos para
efectuar una transferencia automática (interface). Finalmente se responsabiliza
del análisis inicial de la información resultante.

Gerente de Sistemas:

Será el responsable de administrar el software en la medida que no sea posible

por el propio usuario, así como de efectuar el soporte de la operatividad del
mismo, al enlazarse con los demás sistemas y redes de la organización.
Mediante un software personalizado a la medida de los requerimientos de la
empresa, se debe obtener el costo unitario de cada uno de los bienes que
produce la empresa, de tal manera que permita su análisis detallado. El
Gerente General al contar con esta información en forma periódica estará en
mejores condiciones de tomar decisiones, la misión de los asesores y
consultores es poder proporcionarle al Gerente General y la Alta Dirección
“buena información”, que él sabrá decidir, pues conoce mejor que nadie su
negocio. Para iniciar los trabajos lo primero que deben fijarse son los objetivos
y los únicos que deben participar en dicha definición son los usuarios de los
resultados que se obtengan, esto quiere decir, el Gerente General, el Gerente
de Producción y el Contador General. El primero porque utilizará dicha
información para tomar decisiones sobre la forma de conducir el rumbo de su
empresa, el segundo porque al conocer los costos de producción podrá
aconsejar acerca de cómo mejorar los procesos, disminuir consumos
innecesarios, reducir los gastos de operación sin mermar la calidad de los
productos y el último porque debe cumplir requerimientos tributarios. Definido lo
que se busca con el proyecto, es indispensable seguir una metodología de
trabajo muy clara y sencilla que tendrá las siguientes etapas:

1. Relevamiento
Que consiste en visitar la planta para conocer los procedimientos de
control de los diferentes procesos de producción, pues la Contabilidad
registra “Hechos” y si no se conocen los hechos, cómo va a efectuarse
el correspondiente registro. Además, permitirá determinar el alcance del
sistema en base a los controles internos establecidos. De este modo se
podrá plantear lo que se puede hacer (nivel de detalle del sistema de
costos) con lo que se tiene (grado de control interno) y las posibilidades
de mejoras inmediatas y a mediano plazo.

2. Diseño
Que consiste en definir la estructura que acumulará los datos de cada
período y los procedimientos para la asignación de los costos directos,
así como la posterior distribución de los costos indirectos entre los
productos.
3. Implantación
Es la etapa en la que se cargan los datos en el software de costos, de
manera muy clara y precisa, sin secretos, para poder disponer de
información analítica de costos unitarios confiables.
Por ejemplo, a algunas empresas avícolas les cuesta asimilar que las
recetas de los alimentos se encontrarán en la base de datos del sistema.
La única forma de asimilar este hecho es responsabilizando del manejo
del sistema de costos a una persona de su entera confianza.
Un buen sistema de costos, no es más que separar todos los procesos de
producción en segmentos (centros de costo o actividades) para acumular los
costos indirectos que ocasionaron en su operación y luego cada segmento los
distribuya razonablemente entre los productos que benefició con su operación.
No está demás aclarar que los costos indirectos que se mencionan no son
estimaciones ni tarifas, son los costos reales del período que provienen de los
registros contables. En la industria avícola peruana, dado que tiene muchos
procesos integrados, pues generalmente cuenta con un molino de alimentos,
levante de reproductoras, postura de reproductoras, incubación y engorde de
pollos de carne, el sistema de costeo tiene que ser secuencial. Esto quiere
decir que se empieza con la preparación de los alimentos balanceados y luego
va costeando los diferentes procesos hasta llegar a la determinación del costo
del pollo de carne que se vende. Cada uno de los procesos requiere un sistema
de contabilidad de costos especialmente diseñado para tal efecto, el cual será
diferente de los otros procesos, en sus procedimientos de recojo de datos, de
asignación de costos directos y de distribución de costos indirectos.

Determinación del costo de alimentos balanceados:

Consiste en determinar el costo del consumo de las materias primas de cada
lote producido de acuerdo a las recetas utilizadas, más una cuota de los costos
indirectos del molino sobre la base de las unidades (kilos) producidos. En el
caso que se produzca no sólo harina sino además pellets, se deberá separar
los costos indirectos de la producción de harina y de pellets.
La distribución de los costos de harina se efectuará a todos los productos y los
costos de pellets sólo a los productos en presentación de pellets. En ambos
casos, la distribución tomará como base las unidades procesadas. El costo de
los alimentos nos permite valorizar los ingresos a inventarios por la producción
y, además, valorizar los traslados que se efectúan a las granjas de levante de
reproductoras, de postura de reproductoras y de engorde de pollos de carne.

Determinación del costo de levante de reproductoras:

Consiste en determinar el costo de los alimentos balanceados consumidos por
cada lote de reproductoras en levante, más el costo de las reproductoras
“bebe”, así como una cuota de los costos indirectos de la granja de levante
sobre la base de los días que permaneció el lote en levante en el período. El
costo de los lotes de reproductoras en levante nos permite valorizar los
ingresos a activos fijos de la producción de reproductoras adultas según
nuestra legislación y, posteriormente, calcular la depreciación correspondiente.

Determinación del costo de producción de huevos fértiles:

Consiste en determinar el costo de los alimentos balanceados consumidos por
cada lote de reproductoras en postura, más la depreciación de las
reproductoras, así como una cuota de los costos indirectos de la granja de
postura sobre la base de los días que permaneció el lote de postura en el
período. El costo acumulado de los lotes de reproductoras en postura, menos
el valor de los huevos comerciales obtenidos (valor de mercado), nos permite
valorizar los ingresos de los huevos fértiles producidos y transferidos a la planta
de incubación.

Determinación del costo de incubación:

Consiste en determinar el costo de los huevos fértiles consumidos por cada
carga a incubación y eventualmente las vacunas utilizadas, más una cuota de
los costos indirectos de la planta de incubación sobre la base de los días que
permaneció la carga en el proceso de incubación en el período. El costo de los
pollitos “bb” de carne nos permite valorizar los ingresos a inventarios por la
producción y, además, valorizar los traslados que se efectúan a las granjas de
engorde de pollos de carne.

Determinación del costo de producción de pollos de carne:

Consiste en determinar el costo de los pollitos “bb” de carne consumidos por
cada lote en engorde, el alimento consumido, las vacunas y medicinas
utilizadas, más una cuota de los costos indirectos de la granja de engorde
sobre la base de los días que permaneció el lote en el proceso de engorde en
el período. El costo de los pollos de carne nos permite valorizar los ingresos a
inventarios por la producción y, además, valorizar los pollos vendidos.