7 - Los Soportes de Contabilidad

S E N A – Formación Complementaría - Contabilidad Básica Aplicada 1
LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD
Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de
una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de
elaborarlos, estos se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la
empresa exijan.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas
en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean
justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas,
es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y
títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus
principales características.
Documentos contables
Todos los documentos de tipo contable sirven de respaldo a transacciones que realiza
la empresa y se utilizan en la contabilidad, para calcular ingresos, egresos y
patrimonios; sin embargo, es importante que dentro de los documentos contables
identifiques dos categorías: documentos contables internos y documentos contables
externos; a continuación te nombramos algunos ejemplos de estos documentos.
Tipo de documentos contables internos:

Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la hora de
llevar la contabilidad; dentro de ellos están:
 La factura de venta;
 recibos de cobro;
 presupuestos;
 vales;
 recibos de pago, entre otros.
Tipos de documentos contables externos:

Los documentos externos también se tienen en cuenta en la contabilidad de las
empresas, pero la diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son
elaborados por otra empresa o por otro servicio que se adquiera y que no haga parte
de la estructura interna de la compañía. Algunos de los ejemplos de documentos
contables externos son:
 Recibo de caja;
 comprobante de pago;
 comprobante de devolución;
 consignaciones;
 letras de cambio;
 factura de compra, entre otros.
Tipos de documentos denominados no contables, que a pesar de que también juegan

una parte importante en la contabilidad, su rol no es activo, debido a que son de
carácter informativo; incluso, algunas personas deciden llamar a este tipo de
documentos contables como documentos empresariales informativos, ya que a pesar
de que son importantes y respaldan muchas transacciones, solamente sirven para

soportarlas, es decir que brindan información y detalles útiles para llevar a cabo ciertas
contabilidades, pero no para efectuar procedimientos contables.
Conservación de los soportes de contabilidad
Para efectos mercantiles, el período de conservación de los soportes contables es

de diez años, mientras que para fines fiscales es el mismo que se necesita para que la
respectiva declaración quede en firme, así lo contempla el artículo 46 de la Ley 962 de
2005 modificado por la reforma tributaria.
las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán

conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero
del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos,
informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de
Impuestos, cuando ésta así lo requiera
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, solo puede solicitar los

soportes de la contabilidad en el tiempo en que haya de quedar en firme la declaración
de renta, así, por ejemplo, si la declaración queda en firme en tres años (con la Ley
1819 de 2016 se modificó el artículo 714 del ET que regula el término general de
firmeza de las declaraciones tributarias, el cual pasó de dos a tres años), la Dian solo
dispone de dicho tiempo para pedir los libros contables, entre otros.
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del
comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables
de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes
de contabilidad son:
1. Recibo de caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de

acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte
de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
2. Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello
del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la
empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exija
3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a
sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su
cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con
la cuantía y exigencia del cliente.
4. Factura de compra-venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o
vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
El parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados
a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a
partir del 1 de enero del año 2019.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos
copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la
contabilidad. además que la Dian queda con una copia de la facturación electrónica.
5. Cheque
Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco
llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario".
6. Comprobante de pago
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio
de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para
anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el
titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en
forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa
7. Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da
una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al
portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y
ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se
llaman letras por pagar.
8. Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los
créditos bancarios.
9. Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los
intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.
10. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo
denominado caja menor.
12. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen
un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
13. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación
y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación,
así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen.
Procedimiento contable clasificación, análisis y codificación de los soportes

Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de
contabilidad.

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LOS SOPORTES DE CONTABILIDAD

Tipo de documentos contables internos:

Tipos de documentos contables externos:

Tipos de documentos denominados no contables, que a pesar de que también juegan

de que son importantes y respaldan muchas transacciones, solamente sirven para

Conservación de los soportes de contabilidad

Para efectos mercantiles, el período de conservación de los soportes contables es

las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, solo puede solicitar los

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de

2. Recibo de consignación bancaria

3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

10. Nota Crédito

11. Recibo de caja menor

12. Nota de contabilidad

13. Comprobante diario de contabilidad

Procedimiento contable clasificación, análisis y codificación de los soportes

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