Análisis y diseño de sistemas

En la actualidad la mayoría de los usuarios de

microcomputadoras tienen acceso a un sistema
de información o forman parte del mismo.
Todas las organizaciones cuentan con un
sistema de información de algún tipo, que sus
empleados deben utilizar. Cuando en cualquier
organización se desea implantar un nuevo
sistema, de tal forma que sus miembros sean
más productivos, obteniendo un mayor provecho
y apoyo del mismo, se requiere realizar una
serie de acciones y previsiones.

La creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en la organización, puede ser una

tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de análisis y diseño de
sistemas que auxilia en la resolución de tales problemas. El análisis y diseño de sistemas
proporciona una guía útil que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer
estos procesos.

Razones para conocer el análisis y diseño de sistemas

Aunque pareciese que es tema sólo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa una
microcomputadora se beneficiará al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez
contratado como miembro de una organización, se convierta en usuario de su sistema de
información, entonces el conocimiento del análisis y diseño de sistemas, le permitirá aumentar su
productividad personal, sirviéndole para resolver los problemas que surjan en su área de trabajo,
determinando nuevos requerimientos de información y permitiéndole colaborar con los
profesionales en informática en la resolución de tales situaciones.
Necesidad del análisis y diseño de sistemas
La instalación de un sistema sin la adecuada
planeación puede conducir a grandes frustraciones
y causar que el sistema sea subutilizado, o peor
aún, deje de ser usado al no cumplir con las
expectativas que le dieron origen. El análisis y
diseño de sistemas es una guía que permite
estructurar el proceso de desarrollo de sistemas
Consumo de recursos a lo largo de la vida del sistema de información.

Tal proceso siempre representará un esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de la
organización. Acometer tal esfuerzo de manera casual, presenta un alto grado de riesgo al no
garantizar la culminación del proyecto con éxito. Este procedimiento permite reducir al mínimo el
riesgo de fracaso de nuevos proyectos, pues es común que muchos errores surjan al utilizar nuevos
sistemas de información, bien por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o por
desempeñarse de forma inadecuada.

Ciclo de vida del desarrollo de sistemas

Antes de dar detalles sobre este proceso, se define lo que es un sistema. De manera sencilla, un
sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y elementos organizados para alcanzar
un fin. Un sistema de información se compone de elementos como hardware, software, personas,
procedimientos y datos que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el
desempeño de la organización.

La información es un recurso valioso que permite a la organización llevar a cabo la prestación de

servicios o elaboración de productos. Es común que las organizaciones deban cambiar sus sistemas
de información, motivado al crecimiento de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento
de nueva tecnología, y otros. Es decir, siempre habrán factores que modifiquen el ambiente donde
se desempeña la organización y ésta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se verá reflejado en los
sistemas que la conforman.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se

trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de
datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el
contexto de una organización particular. También es usado para analizar, diseñar e implementar
mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de
información computarizado.

Este procedimiento se lleva a cabo, en el

llamado ciclo de vida de desarrollo de sistemas,
el cual consta de seis pasos que permiten el
diagnóstico y optimización de un sistema de
información. Este ciclo puede repetirse
indefinidamente, porque como ya se señaló, las
organizaciones siempre se ven sometidas a
cambios, y sus sistemas deben renovarse
periódicamente. Los pasos del ciclo de vida de
desarrollo son los que se encuentran en la
imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a
quienes se encargan de realizar en las
empresas, el proceso de análisis y diseño de Ciclo de vida de desarrollo de sistemas de seis fases
sistemas, definiendo los lineamientos a seguir y (Haz clic sobre el diagrama)

la manera en que debe incorporarse la

tecnología de la computación para adecuar y
actualizar sus sistemas de información.

Los usuarios juegan un papel crítico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un sistema
de información, porque son quienes conocen los problemas de su área de trabajo, pudiendo
suministrar información valiosa y atinada sobre las necesidades que debería resolver tal sistema.
El desarrollo acertado de sistemas de información automatizados requiere del trabajo conjunto de
usuarios finales y de los analistas de sistemas
Tabla 1.- Resumen del ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Fase Tareas asociadas
Definir el problema Sugerir alternativas
1 Investigación preliminar
Presentar reporte breve
Recopilar datos Analizar datos Documentar
2 Análisis
resultado
Diseñar alternativas Escoger la mejor
3 Diseño
alternativa Reportar resultado
Desarrollar o adquirir software Adquirir
4 Desarrollo
hardware Probar Sistema
5 Implementación Instalación Capacitación de usuarios
Auditar nuevo sistema Evaluar
6 Mantenimiento
eriódicamente

Fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas

A continuación se trata con más detalle cada una de las fases de la metodología con la finalidad de
aclarar de qué se trata cada una de ellas.

1. Investigación Preliminar
La primera fase tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Es
muy valiosa y debe ser asumida con prudencia y atención, porque de ella depende el resto del
proyecto. La definición correcta del problema evitará desperdiciar el tiempo en un problema
equivocado. Requiere de la observación minuciosa del funcionamiento de la organización, usando las
sugerencias de los usuarios potenciales del sistema y de los demás miembros de la organización,
para resaltar los problemas que ellos probablemente ya han detectado.

Esta fase regularmente obedece a la solicitud

planteada por un usuario final o encargado de algún
área operativa, como un gerente, que no ve
resuelto sus necesidades de información en la
situación actual. Estos nuevos requerimientos dan
origen a un estudio que estará constituido por tres
tareas sucesivas: Una breve definición del
problema; sugerencia de posibles soluciones;
elaboración de un reporte breve. Este último
permite a quien dirija la organización tomar la
Determinación de problemas, oportunidades y objetivos
decisión de asumir o no el proyecto.

La definición del problema conlleva el estudio del sistema de información que se encuentra en uso.
Se trata de determinar qué información se requiere y quiénes, cuándo y por qué la necesitan
llevando a cabo entrevistas con los involucrados y realizando observaciones. Así, la propuesta de
posibles soluciones consiste en sugerir planes alternativos de solución en base a la información
recabada. Esto puede ir, desde proponer una nueva organización de trabajo, hasta hacer cambios al
sistema computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un nuevo
software comercial que se adapte a las necesidades encontradas.

Entonces, se procede a la redacción de un reporte que resuma los resultados de la investigación

previa, que sugiera las posibles soluciones o indique si se detecta que es innecesario continuar con
el proyecto. Podría incluir incluso un plan de trabajo en caso de que el proyecto continuara. En base
a este documento, los directivos tomarán su decisión de continuar o no.

2.- Análisis
Esta fase se ocupa de la reunión y estudio a detalle de los datos del sistema en operación y la
especificación de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar. Concluye en general con un
documento que recoge el resultado del análisis. Con la recopilación de datos se complementan los
datos resultantes de la fase 1, añadiendo detalles sobre el sistema actual. Son medios comunes
para acometer tal recopilación: las entrevistas, cuestionarios, encuestas a usuarios finales, así
como también, las consultas a documentos y manuales que contengan lineamientos de
funcionamiento o normas de procedimientos de operación.

Ya recopilados, los datos son analizados para

establecer cómo es el flujo de información y
detectar la posible causa de que este flujo sea
defectuoso. Se trata de evaluar el flujo de
información en la organización para determinar
si es realmente el adecuado. Es frecuente que
el funcionamiento inadecuado tenga su origen
en no llevar a cabo los procedimientos
correctamente. Si este es el caso, bastaría
entonces con entrenar al personal para ceñirse
apropiadamente a las normas y a los El análisis establece el flujo de datos y
procedimientos, siendo innecesario rediseñar o la causa de los problemas

crear un nuevo sistema.

Existen varias técnicas y herramientas útiles para el análisis de datos. Una de éstas es el uso de
diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones de la
organización de manera gráfica. Estos diagramas sirven para desarrollar el llamado diccionario de
datos, el cual contiene la definición de los datos usados en el sistema, así como sus características
de tipo, tamaño, limitaciones o especificaciones especiales. La documentación de la etapa de
análisis recoge la descripción del sistema de información en uso, los requerimientos para el nuevo
sistema y un probable plan de desarrollo en un reporte dirigido a la gerencia. Este reporte permite
tomar la decisión de proseguir o no con el proyecto.

3.- Diseño
En esta fase se delinea el nuevo sistema de información. Se compone de tres tareas que son:
diseño de sistemas alternativos, selección del mejor sistema, y la consiguiente redacción del
reporte del diseño. Casi siempre podrá desarrollarse más de un diseño que cubra las necesidades
de información. Debe ser determinada la factibilidad de cada una de las alternativas. La
factibilidad aquí referida tiene que ver con tres aspectos:

• Factibilidad económica: Verificar si los costos del nuevo sistema son justificados por los
beneficios que ofrecerá.
 • Factibilidad técnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y personal
necesarios para llevar a cabo el proyecto.

• Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podrá operar en la organización,

siendo aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el contrario habrá una resistencia
insuperable al cambio.

Para elegir el diseño adecuado, los directivos van a evaluar básicamente si el sistema cumple con
los siguientes aspectos:

a) Se adaptará al sistema general de información de la organización.

b) Tendrá flexibilidad para aceptar modificaciones futuras.
c) Ofrece seguridad contra el uso no autorizado.
d) Los beneficios obtenidos valen más que los costos.

El reporte correspondiente a esta fase describe los diseños alternativos, comparando sus costos y
beneficios y un esbozo de sus efectos en la organización. Es conveniente recomendar una de las
alternativas, la más adecuada, basándose en las comparaciones de los mismos.

4.- Desarrollo
Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de importancia al crear o personalizar
el software que formará el sistema. Esta fase consiste de las tareas de desarrollo del software,
adquisición de hardware y prueba del nuevo sistema. En realidad el software de aplicación para el
nuevo sistema de información puede conseguirse de dos formas alternativas. Es posible adquirir un
paquete comercial que cumpla las expectativas o que incluso pueda ser modificado o adaptado. Si
no es posible conseguirlo, se hará necesario elaborar uno a la medida. La elaboración de software
sigue una serie de pasos que se describen en el tema sobre Programación.

Si se opta por desarrollar un sistema a la medida,

seguramente además del analista se encontrarán
involucrados un grupo de programadores. El
analista comunica a los programadores lo que
requiere ser programado, entonces estos diseñan,
codifican y depuran los componentes de software
del sistema. El trabajo del analista también
involucra a los usuarios, para quienes deberá
desarrollar y suministrar documentación, como los
manuales de procedimientos. Tal documentación
explica al usuario cómo usar el software
Los programadores se encargan de elaborar el software
desarrollado y qué hacer en caso de que se
presenten problemas.

La adquisición de hardware o nuevos equipos no siempre es requerida, si los equipos con los que se
cuenta son adecuados. En otro caso, debe preverse las características de los mismos y el lugar
donde serán instalados. El cambio de equipos puede representar un gran costo, por lo que se debe
pensar cuidadosamente en cuestiones como: si el mismo será útil al crecer la organización; en el
caso de las redes, si podrán ampliarse sin problemas; si se requerirá someter al personal a
capacitación costosa para poder usarlo.
Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el hardware usando datos de
muestra. La información que se obtiene tras procesar los datos en el sistema, se evalúa para
acreditar que los resultados son correctos. En el período de prueba los usuarios que lo utilizan
pueden hacer observaciones valiosas para afinar el sistema haciendo las correcciones pertinentes.

5.- Implementación
En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que empiece a
trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo. Pero la instalación puede
realizarse según cuatro métodos: Directo, paralelo, piloto y en fases. Veamos en qué se diferencian
estos métodos:

• Método directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo. Esto

puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al sistema
anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo
suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema
puede significar una catástrofe, perjudicando o retrazando el desempeño entero de la
organización.

• Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que el
nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo falla, la
organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede representar
un alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos sistemas, por lo
que este método se reserva específicamente para casos en los que el costo de una falla sería
considerable.

• Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al
comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es menos
costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es controlable al
limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.

• Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van
realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la primera fase,
la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así se continúa hasta
que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más lenta la implementación, pero
sin duda tiene el menor riesgo.

Los métodos piloto y en fases suelen ser los

más practicados puesto que tienen menor
riesgo. Como se puede observar la decisión de
adoptar cualquiera de los métodos estará
influenciada por factores de riesgo y
disponibilidad de recursos. Otro aspecto
importante de esta fase es la capacitación del
personal, que cobra especial importancia para
asegurar el uso acertado del sistema. Se puede
adelantar camino al capacitar personal, antes
incluso de contar con los equipos nuevos, para
que el usuario se familiarice con el nuevo
sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario
tiene cierta experiencia, la capacitación formal
no se hace necesaria y bastarán algunas Métodos de implementación

instrucciones para ponerle al tanto.

6.- Mantenimiento
Al finalizar la fase de implementación comienza la fase de mantenimiento. Es la fase final, de gran
importancia como se demostrará a continuación, y es una fase permanente en lo que le resta de
vida al sistema. El mantenimiento se inicia con una auditoria del sistema y luego continúa con
evaluaciones periódicas. Al realizar la auditoria del nuevo sistema, se verifica que su desempeño
sea acorde a las especificaciones planteadas en la fase de diseño, para comprobar que los procesos
que han sido integrados, efectivamente son los adecuados. En caso contrario, se hace necesario un
nuevo diseño para ajustar los inconvenientes detectados.

Las evaluaciones periódicas permiten determinar,

si el sistema continúa vigente respecto a su
capacidad para realizar los procesos
adecuadamente. En caso contrario, se requiere de
nuevos ajustes, cambios o modificaciones que le
permitan al sistema adaptarse a nuevas situaciones
de las que pueda ser objeto la organización. En
este punto es bueno resaltar, que las
organizaciones son entes cambiantes, así mismo sus
sistemas componentes y específicamente los
sistemas de información, los cuales deberán ser
El mantenimiento se inicia con una auditoria al sistema sensibles a estos cambios, mediante evaluación,
para adecuarlos a responder efectivamente a las
situaciones emergentes.

El enfoque por prototipos

Una desventaja que se atribuye al proceso de análisis de seis fases, el cual se acaba de estudiar es
que puede resultar engorrosamente largo. Sobre todo porque existen situaciones en las que no es
posible contar con mucho tiempo. Existen contextos en los que no se pueda llevar a cabo la
evaluación, diseño y prueba de la manera en que se describió anteriormente.

El enfoque por prototipos consiste en la creación de un modelo preliminar del nuevo sistema, que
puede ser modificado o adaptado gradualmente antes de su instalación definitiva como sistema
funcional propiamente dicho. Entre sus ventajas se encuentra, que es una manera expedita de
generar nuevos sistemas. Los usuarios finales pueden ver desde un principio como lucirá el sistema,
aportando sus observaciones sobre los cambios necesarios para que el modelo se adapte
adecuadamente a su trabajo. Pero por otro lado, el uso exclusivo de este enfoque, tiene su riesgo.
Puede propiciar cambios o instalaciones de sistemas que no tomen en cuenta asuntos de
importancia como los costos.

Mejoras en el desarrollo de sistemas

El ciclo tradicional del análisis y diseño de sistemas puede llegar a tomar mucho tiempo, incluso
años, en el caso de desarrollos de gran magnitud en organizaciones grandes. Pero en la actualidad,
el ritmo de los negocios y de las actividades de cualquier organización tiende a intensificarse, a
hacerse más acelerado, imponiendo exigencias de tiempo y calidad para poder mantener la
operatividad y competitividad de las mismas. Por tanto, surge la necesidad de contar con ciclos de
desarrollo más acelerados, pero que mantengan su confiabilidad.

Comienzan a plantearse nuevos métodos que

intentan incrementar la velocidad, reduciendo
el tiempo requerido de desarrollo. Entre los
elementos innovadores que se integran en estos
métodos se encuentra: El uso de software o
herramientas de desarrollo (como CASE;
integración de grupos de personas bien
capacitadas, enfocadas a la producción de
aplicaciones en menor tiempo y de mayor
calidad, la diestra utilización de nuevas y no tan El uso de herramientas CASE permite acelerar
nuevas técnicas de desarrollo. el proceso de análisis y diseño

Pero es adecuado resaltar que ninguno de estos métodos debería omitir los pasos del ciclo
planteado, si se desea trabajar efectivamente. El pasar por alto alguna de las fases, podría en todo
caso, traer más problemas que provecho. Debe quedar claro que estos nuevos planteamientos
intentan optimizar y reducir el tiempo de cada fase, más que obviarlas, de manera de reducir el
tiempo total de desarrollo del sistema en general.

Para concluir
En este tema se presenta un proceso de desarrollo de sistemas, que aún con sus variaciones e
inconvenientes, sirve como base al planteamiento de nuevas metodologías que intentan hacerlo más
efectivo. Este enfoque sistémico permite estructurar los proyectos y en especial llevar a cabo el
desarrollo de sistemas computacionales. Tener conocimiento sobre el mismo, es de gran utilidad y
da una idea de cómo abordar problemas que pueden tener un alto grado de complejidad.

El ciclo de desarrollo de sistemas tradicional que se plantea en este tema, ha servido

efectivamente por muchos años de guía para la elaboración de sistemas. Aunque según diferentes
fuentes, el número de fases puede variar, siempre podrán encontrarse los pasos aquí planteados,
agrupados o listados quizá de manera diferente. Pero no cabe duda que la adopción y seguimiento
adecuado de estos pasos, influirá notablemente en conseguir con éxito la culminación del proyecto.