Proyecto 2020

PROPUESTA DE MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA SERPFAL
INTERNACIONAL S.A.S
JULIETH TATIANA SOMAZA MORA
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERÍA
PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SAN JOSÉ DE CÚCUTA
2020
INTERNACIONAL S.A.S
JULIETH TATIANA SOMAZA MORA
CÓDIGO: 1191794
Anteproyecto presentado como requisito para 1er Previo de la asignatura Prácticas
Industriales
Docente
RAQUEL IRENE LAGUADO RAMIREZ
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE INGENIERÍA
PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SAN JOSÉ DE CÚCUTA
2020
Contenido
pág.
Introducción.....................................................................................................................................8
1. El Problema.................................................................................................................................9
1.1 Titulo..................................................................................................................................9
1.2 Planteamiento del Problema...............................................................................................9
1.3 Formulación del Problema................................................................................................10
1.4 Justificación......................................................................................................................10
1.4.1 A nivel de la empresa................................................................................................10
1.4.2 A nivel del estudiante................................................................................................11
1.5 Objetivos...........................................................................................................................11
1.5.3 Objetivo general........................................................................................................11
1.5.2 Objetivos específicos................................................................................................11
1.6 Alcances y Limitaciones...................................................................................................12
1.6.1 Alcances....................................................................................................................12
1.6.2 Limitaciones..............................................................................................................12
2. Marco Referencial.....................................................................................................................13
2.1 Antecedentes.....................................................................................................................13
2.1.1 A nivel internacional.................................................................................................13
2.1.2 A nivel nacional........................................................................................................15

2.1.3 A nivel local..............................................................................................................16
2.2 Marco Teórico..................................................................................................................18
2.2.1. La empresa...............................................................................................................18
2.2.2. Organigrama............................................................................................................19
2.2.3. Manual de funciones................................................................................................22
2.2.4. Estructura Organizacional........................................................................................22
2.3 Marco Conceptual.............................................................................................................24
2.4 Marco Contextual.............................................................................................................26
2.2.1 Descripción de la empresa........................................................................................26
2.2.2 Misión.......................................................................................................................26
2.2.3 Visión........................................................................................................................26
2.2.4 Valores corporativos.................................................................................................26
2.2.5 Servicios que presta..................................................................................................26
3. Diseño Metodológico.................................................................................................................28
3.1 Tipo de Investigación.......................................................................................................28
3.2 Población y Muestra.........................................................................................................28
3.2.1 Población...................................................................................................................28
3.2.2 Muestra.....................................................................................................................28
3.3 Instrumentos o Técnicas para la Recolección de Información.........................................29
3.3.1 Fuentes primarias......................................................................................................29

3.3.2 Fuentes secundarias..................................................................................................29
3.4 Análisis de la Información................................................................................................29
4. Desarrollo del Proyecto.............................................................................................................30
4.1 Diseñar el organigrama para Serpfal Internacional S.A.S., con el fin de definir las
diferentes áreas de trabajo, las líneas de autoridad y responsabilidad....................................30
4.1.1 Recolección de información de la empresa..............................................................30
4.1.2 Identificación de cada una de las áreas del puesto de trabajo...................................30
4.1.3 Evaluación de cada puesto de trabajo.......................................................................30
4.1.4 Diseño del organigrama general de la empresa........................................................31
4.2 Identificar los perfiles laborales para cada cargo de trabajo.............................................32
4.2.1 Diseño del formato de la ficha técnica......................................................................32
4.2.2 Aplicación de la encuesta a los empleados de la empresa........................................34
4.2.3 Identificar cada uno de los perfiles y puestos de trabajo..........................................34
4.3 Definir las funciones de cada cargo de la empresa, mediante el análisis de perfiles.......34
4.3.1 Análisis de la información recogida por medio de los formatos..............................34
4.3.2 Diseño del formato del manual de funciones a utilizar.............................................34
4.3.3 Propuesta del manual de funciones para la empresa Serpfal Internacional S.A.S....36
Referencias....................................................................................................................................57
Lista de Tablas
pág.
Tabla1. Servicios prestados por Serpfal Internacional S.A.S........................................................27
Tabla 2. Cuadro Orgánico de Cargos............................................................................................31
Tabla 3. Formato de ficha técnica..................................................................................................33

Lista de Figuras
Pág.
Figura 1. Ejemplo Organigrama General.......................................................................................21
Figura 2. Organigrama General de Serpfal Internacional S.A.S...................................................31
Figura 3. Formato manual de funciones Serpfal Internacional S.A.S...........................................35

Introducción
La mayoría de empresas en la actualidad tienen un manual de funciones, sobre todo aquellas
empresas que son de grandes dimensiones, pues este ayuda a llevar un control de las funciones
que debe tener el personal en la empresa, dado que es un instrumento eficaz de ayuda para el
desarrollo de la estrategia de una empresa, el cual determina y delimita los campos de actuación
de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo. Este manual consiste en la definición
de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes
puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos.
Por esta razón, es muy indispensable que la empresa Serpfal Internacional S.A.S, que es una
empresa dedicada a prestar servicios de asesoría, instalación, mantenimiento y reparación de
aires acondicionados, la cual trabaja para dar los mejores resultados en la productividad y
competitividad de sus clientes, cuente con este documento.
El presente proyecto propone el manual de funciones para Serpfal Internacional S.A.S, por la
importancia que tiene dentro del desarrollo de los procesos administrativos para la organización,
además de permitir el orden operativo en cada una de sus áreas donde las personas tendrán un
mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación,
integración y desarrollo.
1. El Problema
1.1 Titulo
INTERNACIONAL S.A.S
1.2 Planteamiento del Problema
El manual de funciones para una empresa hoy en día es muy importante ya que plasma parte
de la forma de la organización y sirve como guía para todo el personal. Da a conocer cuáles son
las funciones, objetivos, características, requisitos y responsabilidades de cada cargo en la
empresa. Este documento facilita el proceso de inducción del personal y permite la orientación
de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados. También proporciona
información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia y
coordinación para el cumplimiento de sus funciones. Su uso interno y diario, minimiza los
conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la productividad
individual y organizacional.
Cada organización es diferente, cuenta con características propias, es por esto que los
manuales de funciones no son un estándar; por lo tanto, la descripción de análisis de cargos debe
ser adecuada a las necesidades de la empresa y a las de cada área de trabajo, logrando la
optimización de las operaciones de la organización (Calderón & Cortes, 2018).

En la actualidad la estructura organizacional de Serpfal Internacional S.A.S ha crecido de una
forma desorganizada lo cual provoca que actividades técnico-operativas de la empresa se
desarrollen bajo procesos cambiantes no documentados, presentando dificultad en algunas
funciones o responsabilidades de los trabajadores.
Por lo anterior, se presenta la necesidad de proponer un manual de funciones para Serpfal
Internacional S.A.S donde se especifique las funciones, requisitos, formación y competencias
que requiere el personal en su lugar de trabajo; e optimice el desempeño y coordinación de estos,
con el propósito de optimizar los recursos y aumentar mucho más la eficiencia de sus servicios.
1.3 Formulación del Problema
¿Es posible mejorar, los procesos administrativos y de organización para la empresa Serpfal
Internacional S.A.S con una mejor claridad de las funciones y competencias requeridas que debe
adquirir el personal, a través de un manual de funciones?
1.4 Justificación
1.4.1 A nivel de la empresa. Para Serpfal Internacional S.A.S., es fundamental atender,
cuidar, preservar y mejorar el buen funcionamiento de sus servicios.
Por tal motivo, mediante la propuesta de un Manual de funciones, se busca que la empresa
pueda alcanzar un mejor desempeño, con una descripción detallada de todas las actividades,
competencias, experiencias, funciones y niveles académicos que deben tener sus empleados, el
cual le permitirá a la empresa dar una mejor orientación del desarrollo de las actividades
operacionales, tendientes a obtener una mayor eficiencia y así pueda evitar la duplicidad de
funciones, eliminando los posibles errores y aumentando así la eficiencia del servicio que presta.
1.4.2 A nivel del estudiante. Mediante la ejecución de este proyecto, se buscará fortalecer los
conocimientos sobre cómo elaborar un manual de funciones, así reforzar los conocimientos
administrativos desarrollados durante toda la carrera, básicamente en proponer, planear y hacer
un proyecto de investigación adquiriendo habilidades y destrezas, a su vez da la oportunidad de
vivir una experiencia gratificante al profundizar en un área del conocimiento de gran
importancia.
1.5 Objetivos
1.5.3 Objetivo general. Proponer un manual de funciones para la empresa Serpfal
Internacional S.A.S., ubicada en la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander.
1.5.2 Objetivos específicos. Diseñar el organigrama para Serpfal Internacional S.A.S., con el
fin de definir las diferentes áreas de trabajo, las líneas de autoridad y responsabilidad.
Identificar los perfiles laborales para cada cargo de trabajo.
Definir las funciones de cada cargo de la empresa, mediante el análisis de perfiles.

1.6 Alcances y Limitaciones
1.6.1 Alcances. El proyecto a desarrollar, tiene como alcance la conceptualización sobre la
empresa, el diagnóstico de la situación de la empresa y la temática principal que es el manual de
funciones.
1.6.2 Limitaciones. En el desarrollo del proyecto se podrán presentar limitaciones, tales
como las escasas fuentes de información, dificultad para aplicar las técnicas de recolección de
datos, lugar en el que se desarrollan la mayoría de sus actividades, y asimismo un apoyo
ocasional por parte de los funcionarios de la empresa.

2. Marco Referencial
2.1 Antecedentes
2.1.1 A nivel internacional. León, T. (2013). Implementación de un manual de funciones en
el área administrativa de la compañía Torres & Asociados S.A. Proyecto de grado, Milagro,
Universidad Estatal del Milagro.
Este documento, es la implementación de un manual de funciones en el área administrativa de
la compañía Torres y Asociados S.A.S. El objetivo principal, ha sido realizar un estudio que
permita conocer de qué manera influye la implementación de un Manual de Funciones en el área
administrativa de la empresa, mediante un análisis de la situación organizacional y de procesos
para mermar las pérdidas de la compañía, incrementar las utilidades, y tener un mejor control de
las tareas que deban asignarse al personal.
Para llevar a cabo este proyecto se necesitó hacer, reuniones de trabajo con el personal
involucrado en el proceso del área administrativa, análisis la situación de los servicios que brinda
la compañía, y las funciones que involucra al personal y capacitaciones periódicas para actualizar
el personal.
Con la información obtenida dio como resultado que existe un bajo nivel de cumplimiento a
tareas asignadas, que la carencia de un manual de funciones arroja un escenario donde los
empleados hacen sus trabajos por inercia mientras que la gerencia presume que todo va bien y no
ejecuta actividades que deberán estar escritas en el Manual de Funciones por la razón que no
tienen conocimiento de la existencia de este.

El proyecto consultado con anterioridad presenta la implementación de un manual de
funciones que les permitió a Torres y Asociados S.A. definir e identificar su estructura
organizacional, esto ayudará al actual proyecto a dar una visión clara del tema y brindará una
estructura para la construcción de los marcos teóricos y conceptual, como también a la estructura
del cuerpo de trabajo.
Andrade A, (2016). Propuesta de un manual de procesos y funciones para la empresa
Ferrecon, ubicada en el sector Norte de la ciudad de Quito. Trabajo de grado. Ingeniería
Comercial. Pontifica Universidad Católica del Ecuador. Quito, Ecuador.
El trabajo de grado tiene como objetivo “proponer la implementación de un manual de
procesos y funciones que permita incrementar la calidad del servicio, optimizar el tiempo y los
recursos con el fin de alcanzar un nivel óptimo en el desarrollo del control interno de la empresa.
Se optó por la elaboración del manual por cuanto se evidenció la deficiencia en ciertas
actividades que no agregan valor a la empresa y al cliente, lo cual genera tiempos ociosos que
afectan al desarrollo de FERRECON; por lo tanto se realizó un relevamiento total de las
actividades y se reconoció oportunidades de mejora, las mismas que fueron propuestas en el
Manual de Procesos”.
Este proyecto servirá como guía para hallar métodos y técnicas que sirvan para el análisis
inicial de la empresa y el diseño de organigrama con el fin de definir la estructura organizacional
de la empresa.
2.1.2 A nivel nacional. Balceiro, C, Luna, B y Zúñiga, F. (2007). Rediseño de los manuales
de funciones y diseños de nuevos cargos, reestructura orgánica de las funciones, modificación
de tareas y actividades de tenaris tubocaribe. Trabajo de grado. Administración de empresas.
Universidad Tecnológica de Bolívar. Cartagena, Colombia.
La Empresa TUBOCARIBE, líder en el suministro de productos energéticos para conducción,
exploración, producción de hidrocarburos y para las más exigentes aplicaciones de la industria
del petróleo y el gas en el mundo, presenta una realidad de cambios administrativos, derivados
del proceso de venta de la empresa. También cambios culturales, y modificaciones de los
enfoques visiónales. Por esta razón se ve en la necesidad de rediseñar los manuales de funciones
y diseñar nuevos cargos, como consecuencia de la fusión concebida entre Tubocaribe y Tenaris,
que permita el correcto funcionamiento de la empresa.
Después de haber recopilado datos, cotejada la información suministrada por cada trabajador
de su puesto de trabajo, establecida las debilidades ocasionadas por la fusión Tubocaribe -
Tenaris a la estructura administrativa, el grupo investigador pudo valorar a través de esos
aspectos los requerimientos necesarios para rediseñar el manual de funciones de la nueva
organización, a fin de asegurar el correcto funcionamiento de las actividades de esta nueva
empresa y optimizar los niveles de eficiencia y productividad para la misma.
En este proyecto se usan conceptos relacionados con el objeto de estudio del presente
proyecto, por lo que será de ayuda para el desarrollo de los objetivos planteados.
Moreno E. (2019). Diseño de manuales de funciones aplicado a la empresa Transportadora
Gaviria S.A.S en las diferentes áreas que la conforman. Trabajo de grado. Contaduría Pública.
Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia.

“Este trabajo tiene como propósito ofrecer un diseño del manual de funciones para la empresa
Transportadora Gaviria SAS, el cual le facilite la organización y el establecimiento de tareas para
cada área de trabajo, lo cual le permita cumplir los objetivos planteados de una manera eficiente
y eficaz”. Los objetivos que se contemplaron para la ejecución del proyecto consultado fue:
Analizar el estado de la organización de la empresa, para establecer que puestos son necesarios y
de qué manera se han venido ejecutando. Entrevistar y encuestar a cada empleado para que
especifique que tareas desempeña y que tan eficiente se han desarrollado. Delimitar y determinar
los campos de actuación de cada empleado. Eliminar desequilibrios en la cantidad de funciones
por cargo, funciones repetidas, tareas innecesarias, sobrecargas o subutilización de tareas. Incluir
todas las áreas definitivas, dividiéndolas por cargo y dependencia para implementar su manual de
funciones.
A partir de la realización de los objetivos del estudio anterior, se disminuyó el inconformismo
por parte de los empleados, se instauró el correcto desarrollo de las funciones a realizar por cada
una de las dependencias y se documentaron las responsabilidades y políticas para el
cumplimiento de las funciones. Se podrá entonces ver cómo se diseñó e implementó el manual
de funciones en una empresa para ayudar a definir sus funciones aun siendo una empresa
pequeña y la importancia que se le debe otorgar para evitar consecuencias en el futuro que en
ocasiones se presentan cuando no hay un manual de funciones definido.
2.1.3 A nivel local. Duarte Y. & Prado A., (2015). Propuesta Manual de Funciones del
Centro Comercial Dulce Amanecer propiedad horizontal del municipio de Ocaña. Trabajo de
Grado. Técnica Profesional en Gestión Comercial y Financiera. Universidad Francisco de Paula
Santander. Ocaña, Norte de Santander.

La siguiente propuesta se realizó con el propósito de crear una estructura organizacional a
través de un manual de funciones con una metodología descriptiva y a su vez cualitativa debido a
que es aplicable a las personas que laboran en el centro comercial dulce amanecer, observando
que con esta le da un dimensionamiento más amplio en la toma de decisiones y la partea
administrativa.
Se inició con el diseño del organigrama para el centro comercial con el fin de definir las
diferentes áreas de trabajo, las líneas de autoridad y responsabilidad. Por consiguiente se realizó
la identificación de perfiles laborales para cada puesto de trabajo, mediante fichas técnicas, con
el fin de mejorar en el proceso de vinculación del personal y para finalizar se definieron las
funciones de cada cargo del Centro Comercial, mediante el respectivo análisis de perfiles, con el
fin de lograr la eficacia en el desempeño laboral.
Como resultado de esta investigación se dejó como herramienta la localización y
especificación de las diferentes áreas con que cuenta dicho centro comercial como es el caso de
un organigrama y un manual de funciones, recomendando que para el cumplimiento de esta
propuesta se debía establecer, publicar y dar a conocer a cada uno de sus trabajadores.
El proyecto realizado al Centro Comercial, pertenecientes al municipio de Ocaña, es una base
estructural al desarrollo del presente proyecto debido a que aporta elementos importantes; en
primer lugar, sirve como base para adaptar metodología y herramientas para el desarrollo de los
tres objetivos específicos por el contexto de su problema y muestra la documentación diseñada
para el cumplimiento del objetivo general.

2.2 Marco Teórico
2.2.1. La empresa. Para Chiavenato I., (1993), autor del libro "Iniciación a la Organización y
Técnica Comercial", la empresa "es una organización social que utiliza una gran variedad de
recursos para alcanzar determinados objetivos". Explicando este concepto, el autor menciona que
la empresa "es una organización social por ser una asociación de personas para la explotación de
un negocio y que tiene por fin un determinado objetivo, que puede ser el lucro o la atención de
una necesidad social".
Para Ribeiro L. (2001), una empresa es "solo una conversación, un diálogo que existe y se
perpetúa a través del lenguaje usado por quienes la componen". Este concepto se apoya en la
afirmación de Rafael Echeverría, autor del libro "Ontología del Lenguaje", donde menciona que
las organizaciones son fenómenos lingüísticos "unidades construidas a partir de conversaciones
específicas que están basadas en la capacidad de los seres humanos para efectuar compromisos
mutuos cuando se comunican entre sí. (Por tanto), una empresa es una red estable de
conversaciones. Si se quiere comprender una empresa, se debe examinar las conversaciones que
la constituyeron en el pasado y las que la constituyen en la actualidad".
Según lo dicho por los autores anteriores, la empresa es una organización social que realiza un
conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de recursos (financieros, materiales,
tecnológicos y humanos) para lograr determinados objetivos, como la satisfacción de una
necesidad o deseo de su mercado meta con la finalidad de lucrar o no; y que es construida a
partir de conversaciones específicas basadas en compromisos mutuos entre las personas que la
conforman.
2.2.2. Organigrama. Según Franklin E., (1996), el organigrama se define como la
representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe
reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva
relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. Indica los aspectos
importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
función respectiva.
Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles
jerárquicos superiores a los inferiores. Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que
existe especialización y correlación. Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte
media del recuadro, indican "mando sobre”. Cuando la línea horizontal está colocada
lateralmente indica una relación de apoyo (la cual está colocada al lado de la unidad principal).
Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar relaciones
de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la organización. Las líneas
verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha indican continuidad de la
organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes que no están expresadas
dentro de la estructura.
Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan: "La división de
funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales
de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada
grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos
puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma." (FRANKLIN, ENRIQUE,
1996) Según el concepto de organigrama, este muestra:

● Un elemento (figuras)
● La estructura de la organización.
● Los aspectos más importantes de la organización.
● Las funciones.
● Las relaciones entre las unidades estructurales.
● Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
● Las comunicaciones y sus vías.
● Las vías de supervisión.
● Los niveles y los estratos jerárquicos.
● Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
Las unidades de categoría especial. Por lo expuesto se infiere que los organigramas:
● Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
● Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que
integran una dependencia o entidad.
● Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
● Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples
relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de
supervisión y control.
● Representan las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos
niveles jerárquicos.
● Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en los
organismos debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
● Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
● Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
● Muestra quién depende de quién.
● Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus
puntos fuertes y débiles.
● Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
● Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
● Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
Organización.
Figura 1. Ejemplo Organigrama General

Fuente: ICETEX.
2.2.3. Manual de funciones. Los manuales de funciones son documentos que contienen todas
las actividades, responsabilidades de cada persona que forman parte de la compañía, con el fin de
organizar, delimitar, guiar y centrar a cada persona en realizar sus correspondientes tareas dentro
de la empresa, evitando que se repitan las actividades y responsabilidades compartidas que no
solo ocasionan pérdidas de tiempo sino también la dilución de responsabilidades entre los
empleados.
Según Vivanco M., (2017): “Los manuales de procedimiento son la mejor herramienta, idónea
para plasmar el proceso de actividades específicas dentro de una organización en las cuales se
especifican políticas, aspectos legales, procedimientos, controles para realizar actividades de una
manera eficaz y eficiente”.
Díaz, (2011), señala: El manual de funciones es una herramienta indispensable en el área
administrativa, debido a que la misma contiene los objetivos y procedimientos a desarrollar por
todo el personal. Por otra parte el manual de funciones brinda las pautas a seguir en la realización
de los diferentes objetivos establecidos, así como el personal encargado de llevar a cabo dichas
acciones y la responsabilidad de las mismas (p.96).
2.2.4. Estructura Organizacional. A menudo, los conceptos de estructura y diseño
organizacionales se ven como sinónimos. Normalmente la estructura organizacional es
“representada por un organigrama formal que muestra las relaciones de autoridad, los canales
formales de autoridad, los grupos formales de trabajo, los departamentos o divisiones y las líneas
formales de responsabilidad” (…) además, “describe las relaciones internas, la división de mano
de obra y el medio de coordinar la actividad dentro de la organización” (Hodge, 2003, p. 34 y
18). Para Strategor (1995), la estructura es el conjunto de las funciones y de las relaciones que
determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de
comunicación entre cada unidad. Según Hall (1996) la estructura organizacional es “el arreglo de
las partes de la organización”.
Para Hall (1996), Ranson, Hinings y Greenwood (1980, Citado por Hall, 1996) y Hodge
(2003) la estructura debe de ser contingente, es decir que sepa adaptarse a cada situación de la
organización, a los cambios de los miembros entre otros, por tanto, la estructura de una
organización no debe estar fija nunca. En su obra, Hall (1996) logra hacer una aproximación
desde diferentes concepciones acerca del concepto de estructura. La primera de ellas es la de
Blau (citado por Hall: 1996) según la cual la estructura organizacional es “la distribución a lo
largo de varias líneas, de personas entre posiciones sociales que influyen en las relaciones de los
papeles entre la gente”. Esta concepción se centra en aclarar que toda estructura organizacional
debe tener tres elementos clave: la división del trabajo, las reglas y la jerarquía. Otra definición
es la de Sewel (citado por Hall, 1996), quien considera “la importancia de las interacciones
humanas en la formación de las estructuras, puesto que las estructuras configuran las prácticas de
la gente, pero también es cierto que las prácticas de la gente constituyen la estructura”. Moreno,
C. F. P., & del Pilar Liz, A. (2009).

2.3 Marco Conceptual
Para el desarrollo del proyecto se aplican los siguientes términos y definiciones:
Cargo: Persona que desempeña un oficio específico e identificado con la obligación de hacer
cumplir sus funciones asignadas que van de acuerdo con lo que desarrolla.
Competencias laborales: son los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios para
llevar a cabo exitosamente una determinada actividad laboral.
Condiciones de Trabajo: es cualquier aspecto del trabajo con posibles consecuencias
negativas para la salud de los trabajadores, incluyendo, además de los aspectos ambientales y los
tecnológicos, las cuestiones de organización y ordenación del trabajo.
Descripción del cargo: es la explicación minuciosa de los procesos o procedimientos para el
desarrollo de alguna actividad, esta tiende a ser concisa, clara y objetiva completada en ocasiones
con gráficos o imágenes, para realizar la descripción es necesario seguir los siguientes pasos:
observar, seleccionar lo más significativo, clasificar y ordenar los datos.
Identificación cargo: es una herramienta que permite reunir en un sólo documento las
atribuciones, funciones y condiciones de un cargo, desplegadas en relación a su aporte de
valor en la organización.
Manual: es una herramienta o medio de comunicación escrita, normalmente impreso que, por
lo general, contiene información fija y espacio para concluir información variable.

Manual de funciones: es la versión detallada por escrito de la institución formal a través de
la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de
trabajo que componen su estructura.
Organigrama: es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de
una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la
componen.
Organización: asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de
determinados fines.
Relaciones de Trabajo: son todas las estrategias de comunicación enfocadas a crear un
vínculo que produzca una imagen positiva con el público al cual van dirigidas estas acciones.
Relaciones Internas: son las relaciones establecidas entre las direcciones y los trabajadores
buscando la satisfacción laboral y las oportunidades de progreso, trato equitativo, disciplina las
cuales deben ser desarrolladas y mantenidas conciliando intereses en ambas partes.
Relaciones Externas: son aquellas que se encargan de tomar acciones relacionadas con las
posiciones, valores, lineamientos y actuaciones de la empresa hacia diversos entes y grupos
humanos que hacen vida en la sociedad.
Responsabilidades: es el nivel de compromiso que asume un empleado para ganar una mejor
posición dentro de la empresa.

2.4 Marco Contextual
2.2.1 Descripción de la empresa. La empresa Serpfal Internacional S.A.S, es una compañía
del sector de mantenimiento de aires acondicionados, constituida en el año 2014, surge en la
ciudad de San José de Cúcuta, esta empresa está encargada de prestar servicios de
mantenimiento, reparación e instalación de aires acondicionados. Cuenta con 8 empleados en la
actualidad, es una empresa pequeña, pero por el excelente servicio que presta y personal
capacitado con el que cuenta ha venido adquiriendo grandes contratos en la ciudad de Cúcuta.
2.2.2 Misión. Somos una empresa integral, dedicada a prestar servicios de asesoría,
consultorías y acompañamiento, dando los mejores resultados para mejorar la productividad, la
innovación y la competitividad de nuestros clientes, preservando la vida humana y fomentando el
respeto por el medio ambiente.
2.2.3 Visión. SERPFAL INTERNACIONAL S.A.S será reconocida a nivel regional, nacional
e internacional como la mejor opción de servicios empresariales, brindado a nuestros clientes
seguridad y profesionalismo en nuestras responsabilidades y/o compromisos.
2.2.4 Valores corporativos. Responsabilidad, honestidad, calidad, eficacia, eficiencia,
confiabilidad, agilidad y dinamismo.
2.2.5 Servicios que presta. A continuación, se darán a conocer los servicios que ofrece
SERPFAL INTERNACIONAL S.A.S.

Tabla1. Servicios prestados por Serpfal Internacional S.A.S
SERVICIOS
Suministro, instalación, puesta a punto y

mantenimiento de sistemas de aire
acondicionado y refrigeración.
Mantenimiento industrial; planes de

mantenimiento TPM, software, equipos en
general etc.
Implementación de sistemas de energía a base de

fuentes renovables; Solar, Eólica, Biomasa. Con
los respectivos estudios técnico – económicos.
Diseño, automatización y mantenimiento

industrial.
Suministro y mantenimiento de equipos y

maquinaria para la industria minera y energética,
equipos biomédicos, computadores y agro en
general.
Implementación de planes de uso eficiente y

racional de la energía, ISO 50001.
3. Diseño Metodológico
3.1 Tipo de Investigación
Este trabajo es una investigación de tipo descriptiva, puesto que, según Salinas P., (2012), la
investigación descriptiva: “Es aquella que se refiere a la descripción de algún objeto, sujeto,
fenómeno, etc. en total o parte del mismo, tal como un aparato, técnica, método, procedimiento,
proceso (…), este tipo de investigación se parte del supuesto que la descripción que se va a
realizar no ha sido hecha anteriormente”. De acuerdo con esto se puede decir que la presente
investigación busca recoger una serie de acontecimientos y situaciones para así transfórmalo en
información básica y fundamental que le permita a la empresa obtener un producto nuevo, en
este caso el manual de funciones. El cual determinará los roles, las funciones, competencias,
responsabilidades y los perfiles del personal de la empresa. Tomando como información el
análisis de datos que será extraído de las fichas técnicas y que tomará como población todos los
procesos de la empresa Serpfal Internacional S.A.S y como muestra el área administrativa y
operativa.
3.2 Población y Muestra
3.2.1 Población. La población objeto para el desarrollo del presente trabajo estará
conformada por la empresa de Serpfal Internacional S.A.S.
3.2.2 Muestra. El tamaño de la muestra estudio para el desarrollo del proyecto serán las áreas
administrativas que cuenta con 4 empleados y operativa que cuenta con 4 empleados.
3.3 Instrumentos o Técnicas para la Recolección de Información
3.3.1 Fuentes primarias. Se recogerá la información del proyecto, empleando como fuentes
primarias, entrevistas por medio de fichas técnicas (ver Anexo 1), realizadas a los empleados de
la empresa Serpfal tanto del área administrativa como operativa, así mismo, se empleara la
observación directa de los distintos procesos que se lleven a cabo en la empresa.
3.3.2 Fuentes secundarias. También se tomará la información para la recolección de fuentes
secundarias encontradas en proyectos similares al que se está realizando, libros, documentos y
textos encontrados en internet.
3.4 Análisis de la Información. Para el análisis de la información recolectada, se realizará una
lectura técnica de los documentos realizados en Word, donde se plasma un formato de fichas
técnicas, las cuales se llevaron a cabo por medio de entrevistas a los empleados de la empresa.
Para esa lectura técnica se subraya la información importante, se saca un pequeño resumen de las
tareas y actividades de cada empleado. Después de hacer la lectura, se diseña un nuevo
documento en Word, donde se plasma toda la información analizada y queda la propuesta de
manual de funciones final. Para el tratamiento y análisis de datos, se utilizará Microsoft Excel.
4. Desarrollo del Proyecto
4.1 Diseñar el organigrama para Serpfal Internacional S.A.S., con el fin de definir las
diferentes áreas de trabajo, las líneas de autoridad y responsabilidad.
Serpfal Internacional no cuenta con una representación de su estructura organizacional la cual
muestra las áreas que se compone una empresa, los diferentes puestos de trabajo, las líneas de
poder y responsabilidad.
4.1.1 Recolección de información de la empresa.
Se recoge toda la información acerca de la empresa como: Nit, misión, visión, valores
corporativos, descripción de la empresa (expuestos en el marco contextual del proyecto) y
cantidad de empleados con que cuentan en la empresa, la cual en este momentos cuenta con 8
empleados.
4.1.2 Identificación de cada una de las áreas del puesto de trabajo.
Una vez se tenga esta información acerca de la empresa, por medio de observación directa se
identifica cada una de las áreas del puesto de trabajo:
La empresa cuanta con dos áreas, el área administrativa y el área operativa.
4.1.3 Evaluación de cada puesto de trabajo.
Identificada cada una de las áreas con las que cuenta la empresa, se procede a evaluar cada
puesto de trabajo, es decir mirar en que jerarquía va cada puesto de acuerdo a su órgano de
dirección y de apoyo.
Para el caso de la empresa la jerarquía quedaría de la siguiente manera: Gerente general como
máxima autoridad, el ingeniero mecánico y el contador son órganos de dirección pero tienen
dependencia del gerente, los técnicos mecánicos y el auxiliar contable quedando como órganos
de apoyo del ingeniero y contador, creándose con estos puestos de trabajo las áreas
administrativa y operativa en Serpfal Internacional S.A.S.
4.1.4 Diseño del organigrama general de la empresa.
Basado en la información anterior podemos concluir que el organigrama que más se acomoda
para el Serpfal Internacional S.A.S, teniendo en cuenta un orden jerárquico, quedaría de la
siguiente manera:
Figura 2. Organigrama General de Serpfal Internacional S.A.S

Tecnico Mecanico
Tecnico Mecanico
Ingeniero
Mecanico
Tecnico Mecanico
GERENTE GENERAL
Tecnico Mecanico
Contador Auxiliar Contable
Fuente: Autor del proyecto
Tabla 2. Cuadro Orgánico de Cargos
DENOMINACION DEL TOTAL

N° DE CARGO CARGO NECESARIO DEPENDENCIA
ORGANO DE DIRECCION
1 GERENTE GENERAL 1 NINGUNA
2 INGENIERO MECANICO 1 GERENTE
2.1 CONTADOR 1 GERENTE
ORGANO DE APOYO
ING
3 TECNICO MECANICO 4 MECANICO
3.1 AUXILIAR CONTABLE 1 CONTADOR
4.2 Identificar los perfiles laborales para cada cargo de trabajo.
Para la identificación de los perfiles laborales para cada cargo o puesto de trabajo se debe
hacer un retrato detallado y un análisis minucioso de todas y cada una de las tareas que se
realizan en el puesto de trabajo. Es indispensable que se establezca por escrito tanto la
descripción como la especificación del puesto a analizar. En este sentido, la descripción del
puesto, debe establecer los lineamientos que caracterizan un determinado puesto de
trabajo(Alcalá, 2013).
4.2.1 Diseño del formato de la ficha técnica.
Diseñar un formato de ficha técnica de recolección de datos de los empleados, en este formato
se especifica las características particulares que debe tener un puesto de trabajo. Este incluye:
 Nombre del cargo.
 Localización del cargo.
 Área ya sea administrativa u operativa de la empresa.
 Jornada laboral que debe cumplir el cargo.
 Tipos de relaciones de trabajo tanto internas como externas.
 Objetivo u propósito del cargo.
 Requisitos de formación como nivel de estudios, formación y experiencia.
 Competencias que sea requeridas para el cargo.
 Funciones específicas y detalladas que debe cumplir el cargo.
 Responsabilidades que maneja el cargo de acuerdo a los lineamientos de la empresa,
escogen el nivel que consideren para el cargo.

 Las condiciones de trabajo en el cual se encuentra el cargo de acuerdo también a los
lineamientos de la empresa escogen el nivel que consideren.
Tabla 3. Formato de ficha técnica

INFORMACION DE LOS EMPLEADOS
NOMBRE DEL CARGO
LOCALIZACION/CIUDAD
DEPARTAMENTO/AREA
JORNADA LABORAL
RELACIONES DE TRABAJO INTERNAS EXTERNAS

OBJETIVO DEL CARGO

REQUISITOS DE FORMACION EDUCACION
FORMACION
EXPERIENCIA
COMPETENCIAS REQUERIDAS
PARA EL CARGO
FUNCIONES DEL CARGO O

ACTIVIDADES A DESEMPEÑAR
RESPONSABILIDADES ALTO MEDIO BAJO N/A
Por supervisión de personal

Manejo de recursos
Por información confidencial
Por equipos
Por toma de Decisiones
Nivel de Autonomía
CONDICIONES DE TRABAJO Ambiente de trabajo el cargo se realiza en ambiente
cerrado
Ambiente de trabajo el cargo se realiza en ambiente
iluminado
Ambiente de trabajo el cargo se realiza en ambiente
ventilado
Ambiente de trabajo mantiene contacto con agentes
contaminantes
Ambiente de trabajo mantiene contacto con agentes
químicos
Riesgo el cargo es sometido a accidentes de trabajo
Riesgo con posibilidades de ocurrencias
Riesgo ergonómico en su ambiente de trabajo
Riesgo locativos en el ambiente de trabajo
Riesgo público en el ambiente de trabajo
Riesgo psicosocial en el ambiente de trabajo
Esfuerzo el cargo exige esfuerzo físico
Esfuerzo el cargo se realiza sentado
Esfuerzo el cargo exige un grado de precisión manual
4.2.2 Aplicación de la encuesta a los empleados de la empresa.
Luego de diseñar la ficha técnica se aplica la entrevista con ese formato a los empleados de la
empresa Serpfal Internacional S.A.S en cada uno de los puestos de trabajo.
4.2.3 Identificar cada uno de los perfiles y puestos de trabajo.
Con la entrevista realizada a los empleados, se identifica cada uno de los perfiles y cargos de
trabajo, dentro de la organización pues se obtiene cuáles son sus objetivos, funciones principales
y tareas necesarias.
4.3 Definir las funciones de cada cargo de la empresa, mediante el análisis de perfiles.
4.3.1 Análisis de la información recogida por medio de los formatos.
Se realiza el análisis a la información recolectada en los formatos de ficha técnica, se plasma
lo escrito en los formatos en un lenguaje más técnico y como información complementaria para
la propuesta del manual de funciones se apoya de otros documentos o manuales similares
encontrados en internet.
4.3.2 Diseño del formato del manual de funciones a utilizar.
Teniendo ya clara la información que se va a reflejar en la propuesta del manual de funciones,
se procede a diseñar el formato en el cual se va a plasmar toda la información recolectada, este
formato es similar al formato de encuesta pero con información adicional como: el encabezado
que lleva logo de la empresa, nombre, la versión del formato, fecha de elaboración y página, por
último se le agrega al formato, las actividades que hacen los empleados con respecto a la
responsabilidad en el sistema integrado de gestión (HSEQ). El formato diseñado es el siguiente:

Figura 3. Formato manual de funciones Serpfal Internacional S.A.S
Ve rsi ón :
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL SERFPAL
Fe ch a:
INTERNACIONAL S.A.S
Pági n a
1.IDENTIFIC AC IÓ N
NO MBRE DEL C ARGO :
LO C ALIZAC IÓ N/ C IUDAD :
DEPARTAMENTO / ÁREA :
JO RNADA LAB O RAL :
2. RELAC IO NES DE TRABAJO
¿PARA FREC UENC IA

C O NTAC TO S ¿C O N Q UIÉN?
Q UÉ? P ermanent e Ocasional Esporádica
RELAC IO NES
EXTERNAS
RELAC IO NES
INTERNAS :
3. MIS IÓ N/ O B JETIVO DEL C ARGO
PERIO C IDAD(se m an al ,pe rm an e nte ,

4. FUNC IO NES /AC TIVIDADES
m e n s u al ,e tc)
5. EDUC AC IÓ N, C O NO C IMIENTO S ADIC IO NALES Y EXPERIENC IA

Edu caci ón :
C onoci m i e n tos Adi ci on al e s :
Expe ri e n ci a:
6. C O MPETENC IAS Y RES PO NS AB ILIDADES
C om pe te n ci as
Re s pon s abi l i dade s ALTA MEDIA BAJA N/A

P or supervisión de personal
Manejo de recursos
P or información confidencial
P or equipos
P or t oma de Decisiones
Nivel de Aut onomía
7. RES PO NS AB ILIDADES C O N EL SIS TEMAS INTEGRADO DE GES TIO N (HS EQ )
AC TIVIDAD
8. C O NDIC IO NES DE TRABAJO

AC TIVIDAD ALTO MEDIO B AJO
Am bi e n te de trabajo el cargo se realiza en ambient e cerrado
Am bi e n te de trabajo el cargo se realiza en ambient e iluminado
Am bi e n te de trabajo el cargo se realiza en ambient e vent ilado
Am bi e n te de trabajo mant iene cont act o con agent es cont aminant es
Am bi e n te de trabajo mant iene cont act o con agent es químicos
Ri e s go el cargo es somet ido a accident es de t rabajo
Ri e s go con posibilidades de ocurrencias
Ri e s go ergonómico en su ambient e de t rabajo
Ri e s go locat ivos en el ambient e de t rabajo
Ri e s go público en el ambient e de t rabajo
Ri e s go psicosocial en el ambient e de t rabajo
Es fue rz o el cargo exige esfuerzo físico
Es fue rz o el cargo se realiza sent ado
Es fue rz o el cargo exige un grado de precisión manual
Es fue rz o el cargo exige un grado de precisión visual
4.3.3 Propuesta del manual de funciones para la empresa Serpfal Internacional S.A.S.
La propuesta del manual de funciones es construida, con el propósito de ayudar al personal
del Serpfal Internacional S.A.S para una adecuada realización de sus funciones laborales, con lo
que se quiere lograr la efectividad de los empleados en todos y cada uno de sus aspectos.
El documento contiene los diferentes cargos y áreas que existen actualmente en Serpfal
Internacional S.A.S para el buen desarrollo de su actividad y así lograr cumplir con los objetivos
establecidos.
La propuesta del manual de funciones es la siguiente:

Versión:2.0
MANUAL DE FUNCIONES
Y PERFIL SERFPAL Fecha: 20/01/2020
INTERNACIONAL S.A.S
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1.IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO : Gerente
LOCALIZACIÓN/ CIUDAD : Cúcuta y Municipios de Norte de Santander

DEPARTAMENTO/ ÁREA : Administración
JORNADA LABORAL : Lunes a viernes : 8am – 12pm y 2pm - 6pm
2. RELACIONES DE TRABAJO
FRECUENCIA
CONTACTOS ¿CON QUIÉN? ¿PARA QUÉ?
Permanent Ocasiona Esporádica
e l
Cliente Cierres de contratación
de prestación de
RELACIONES servicio de la empresa.
EXTERNAS Selección y
Proveedores
adquisición de X
suministros de
productos
Conciliación de pagos
y/o adelantos de facturas
vencidas
Personal Comunicaciones
RELACIONES empresarial y supervisión
INTERNAS: de actividades a sus
subordinados
x
3. MISIÓN/ OBJETIVO DEL CARGO
El Gerente de Serfpal Internacional S.A.S será el representante legal de la empresa y tendrá a su cargo la dirección y la administración de los negocios
comerciales, fijar las políticas operativas, administrativas y de calidad.
Es responsable ante los socios, por los resultados de las operaciones financieras y el desempeño de productividad de la empresa y la optimización de
recursos, como también velar por el cumplimiento de todos los requisitos legales que afecten los negocios y operaciones de ésta.
Periodicidad (Ej.:
4. FUNCIONES /ACTIVIDADES Semanal,
Permanente, Mensual,
,etc.)
A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto,
Permanente
mediano y largo plazo.
Abrir, cerrar y administrar cuentas bancarias, sean corrientes, de ahorro, crédito o cualquier otra naturaleza, con o sin garantía.
Girar cheques sobre los saldos acreedores, deudores o en sobregiros autorizados en las cuentas bancarias que Serfpal Permanente
Internacional S.A.S tenga abiertas en instituciones bancarias de la ciudad o del país.
Adoptar los reglamentos, manuales de funciones y dictar normas y procedimientos necesarios para el cumplimiento de las
Permanente
actividades de Serfpal Internacional S.A.S
Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto de obtener información valiosa de la posición
Permanente
financiera de Serfpal Internacional S.A.S
Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos. Permanente
Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones. Permanente
Versión:2.0
MANUAL DE FUNCIONES Y
PERFIL SERFPAL Fecha: 20/01/2020
INTERNACIONAL S.A.S
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Auditar contratos y documentos para su aprobación y firma correspondiente. Permanente

Auditoria, control y vigilancia a los contratos, ejecución, vencimiento y actualización de estos. Permanente
Autorizar órdenes de compra. Permanente
Celebrar los contratos con los trabajadores y remover a los empleados de la Empresa. Permanente
Celebrar todas las operaciones comprendidas en el objeto Serfpal Internacional de los diferentes contratos realizados con los
Permanente
clientes
Creación de las funciones y perfiles de cada uno de los cargos de Serfpal Internacional, orientado a los procesos,
Permanente
procedimientos, actividades y tareas propias de cargo.
Dar respuesta por propuesta, licitaciones, portafolio de servicios, quejas, reclamos e informes solicitados.
Permanente
Definir controles en la optimización del tiempo y los recursos de Empresa. Permanente
Definir los objetivos y políticas de Serpfal Internacional. Permanente
Definir mecanismos de marketing en la Empresa. Permanente
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Permanente
Desarrollar un clima organizacional en pro de los empleados y los objetivos de la empresa Permanente
Desarrollar y ejecutar planes y estrategias empresariales en mejoramiento de la calidad de los procesos y servicios
Permanente
Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las actividades de la empresa en cumplimiento de
Permanente
las políticas adoptadas por Serpfal Internacional
Diseñar y ejecutar los planes de desarrollo, los planes de acción anual y los programas de inversión, mantenimiento y
Permanente
gastos.
Ejercer un liderazgo dinámico Permanente
Emisión de circulares para el personal en general. Permanente
Exigir las garantías y contratar las pólizas de seguros necesarias para la protección de los bienes e intereses patrimoniales
de la empresa y otros riesgos cuyo amparo se estime social y económicamente Permanente
provechosos a los empleados
Firmar de los cheques de la empresa para los pagos pertinentes de la empresa. Permanente
Implementar todos los controles disciplinarios necesarios para el éxito en la consecución de los objetivos de la Empresa.
Permanente
Informes de procesos y legalización de costos y gastos de procesos jurídicos de la empresa.
Permanente
Liderar el proceso de planeación estratégica de la empresa, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los
Permanente
objetivos y metas específicas de Serpfal Internacional.
Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución
(Autocontrol y Control de Gestión). Permanente
Elaborar diseños y estudios para la instalación de equipos de aire acondicionado.
Permanente
Elaborar propuestas técnicas según requerimientos del cliente.
Permanente
Proveer contactos y relaciones empresariales
Permanente
Gestionar clientes, proveedores y empleados.
Permanente
Visitar e inspeccionar sitios de obra.
Permanente
Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y créditos encargados de los Permanente
aspectos financieros de todas las compras que se realizan en Serpfal Internacional.
Programar y representar a la empresa en reuniones y eventos con clientes, proveedores, entes de control y/o empleados
Permanente
Representar a Serpfal Internacional como persona jurídica y autorizar con su firma los actos y contratos en que ella tenga que
Permanente
intervenir.
Resolver los conflictos que surjan dentro de la empresa. Permanente
Salvaguardar archivos, documentos de confidencialidad de Serpfal Internacional. Permanente
Seguimiento y control de indicadores de calidad e informes a los entes de control. Permanente
Selección y entrenamiento de talento humano de Serpfal Internacional calificado para el cumplimiento de las políticas, objetivos
Permanente
y metas de la empresa.
Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el fin de tomar decisiones
Permanente
adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño de la empresa
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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Supervisar que las funciones de los empleados se ejecuten correctamente en pro de la empresa Permanente
Velar porque los empleados actúen de acuerdo al logro de los objetivos trazados. Permanente
Velar porque se cumplan las metas y estrategias establecidas por la Empresa. Permanente
Velar que el personal cumpla con las políticas de la empresa. Permanente
Verificación por el cumplimiento de horario y presentación del personal de la empresa Permanente
Verificar el vencimiento y documentación de contratos con empleados Permanente
Verificar el vencimiento y documentación de contratos donde este prestando el servicio. Permanente
5. EDUCACIÓN, CONOCIMIENTOS ADICIONALES Y EXPERIENCIA
Educación: Profesional Universitario como administrador de empresas/ Ingeniero Industrial o Gestión Administrativa
Conocimientos Adicionales:
 Curso avanzado trabajo seguro en alturas.
 Manejo ambiental de las sustancias refrigerantes y aire acondicionado.
Experiencia: Tres (8) años en empresas del sector.
6. COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES
Competencias
 Servicio
 Calidad
 Responsabilidad
 Trabajo en equipo
 Creatividad
 Comunicación
 Construcción de relaciones.
 Responsabilidad
 Compromiso con la organización
 Toma de decisiones
 Dirección y desarrollo del personal
 Liderazgo en grupos de trabajo
 Lealtad
 Comunicación asertiva
 Seguridad y confianza
 Tolerancia a la presión
 Orientación a resultados
 Tolerancia a la frustración
 Asignar tareas
 Satisfacción
 Actitud positiva y perseverante
 Ética profesional
 Por supervisión de personal
 Manejo de recursos
 Por manejo de información confidencial
 Por equipos
 Por toma de Decisiones
 Nivel de Autonomía
Responsabilidades AL MEDI BAJA N/A
TA A
Por supervisión de personal x
Manejo de recursos x
Por información confidencial x
Por equipos x
Por toma de Decisiones x
Nivel de Autonomía x
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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7. RESPONSABILIDADES CON EL SISTEMAS INTEGRADO DE GESTION (HSEQ)
ACTIVIDAD
Aprobar las políticas de la organización
Establecer los objetivos HSEQ.
Asignar los recursos necesarios para una adecuada implementación del SIG.
Establecer las funciones, responsabilidades, rendición de cuentas y autoridad del personal de la empresas
Participar en el proceso de investigación de incidentes, según su impacto.
Garantizar la eficacia de los mecanismos establecidos para la comunicación, participación y consulta de las partes interesadas en el SIG.
Realizar seguimiento a la eficacia y cierre de acciones preventivas y correctivas.
Liderar las reuniones del SIG.
Atender auditorías internas y externas.
Brindar apoyo para la conformación y entrenamiento de las brigadas de emergencia.
Participar en la identificación de necesidades de capacitación para la mejora continua del SIG.
Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestión Integral, para detectar las deficiencias e implantación de las acciones correctivas y preventivas
necesarias en forma cronológica o consecutiva.
Almacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestión.
Mantener el archivo organizado correspondiente a su gestión.
Hacer cumplir las políticas, programas y procedimientos establecidos en Seguridad, Salud y Ambiente.
Participar conjuntamente con el personal del Proceso de HSEQ en la elaboración y levantamiento de la Matriz General de Factores de Riesgo, así como las
medidas de control que sean asignadas.
Reportar todo acto inseguro o condición, que puedan generar incidentes y/o accidentes ambientales y ocupacionales, en un tiempo inferior a 48 horas y
participar de la investigación si es necesario.
Realizar una adecuada clasificación de los residuos.
8. CONDICIONES DE TRABAJO
ACTIVIDAD ALTO MEDIO BAJO
Ambiente de trabajo el cargo se realiza en ambiente cerrado X

Ambiente de trabajo el cargo se realiza en ambiente iluminado X
Ambiente de trabajo el cargo se realiza en ambiente ventilado X
Ambiente de trabajo mantiene contacto con agentes contaminantes X
Ambiente de trabajo mantiene contacto con agentes químicos X
Riesgo el cargo es sometido a accidentes de trabajo x
Riesgo con posibilidades de ocurrencias x
Riesgo ergonómico en su ambiente de trabajo X
Riesgo locativos en el ambiente de trabajo X
Riesgo público en el ambiente de trabajo x
Riesgo psicosocial en el ambiente de trabajo x
Esfuerzo el cargo exige esfuerzo físico x
Esfuerzo el cargo se realiza sentado X
Esfuerzo el cargo exige un grado de precisión manual X
Esfuerzo el cargo exige un grado de precisión visual X
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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1.IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO : Contador Publico

JORNADA LABORAL Lunes a viernes : 8am – 12pm y 2pm - 6pm
CARGO SUPERIOR INMEDIATO : Gerente
FRECUENCIA
CONTACTOS ¿CON ¿PARA QUÉ?
QUIÉN? Permanent Ocasiona Esporádica
e l
Entes de Control Auditorias de control para la
inspección y verificación de la
RELACIONES contabilidad de la empresa , libros
EXTERNAS contables, declaraciones X
Tributarias y Balances.
Bancos Entrega de informes y solicitudes
X
de préstamos y conciliaciones.
Entrega de informes , proyectos,

Gerente
estados financieros de la empresa X
RELACIONES
INTERNAS Apoyo de informes contables
Auxiliar
X
Contable
Analizar la información contenida en los documentos contables generados del proceso de contabilidad de la empresa; verificando su exactitud a fin de
garantizar estados financieros confiables y oportunos; así mismo ayudar en el fortalecimiento administrativo de la empresa mediante el ejercicio contable y
con el cumplimiento con la normatividad vigente.
Periodicidad (Ej.:
Semanal,
4. FUNCIONES /ACTIVIDADES Permanente,
Mensual, , etc.)
Analiza los diversos movimientos de los registros contables. Permanente
Apoyar y asesorar en la solución de problemas y necesidades en el área Contable y todas las dependencias de la Empresa.
Permanente
Codifica las cuentas de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos. Diario
Controlar todos los documentos contables que se originan de las transacciones diarias de la Empresa. Diario
Corrige los registros contables. Diario
Debe colaborar con el auxiliar contable en el manejo de los soportes de Contabilidad y en la precisión de la presentación de los
Permanente
documentos contables en general.
Debe elaborar las declaraciones de Renta y Complementarios y de Industria y Comercio para presentar los respectivos informes
Anual
tributarios.
Debe elaborar, analizar, e interpretar y certificar los estados financieros de la empresa Permanente
Debe especificar las normas contables a seguir en la Organización Permanente
Debe organizar y dirigir los servicios de contabilidad de la Empresa y del personal de su área. Diario
Elabora comprobantes de los movimientos contables. Permanente
Elabora los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos de la unidad de registro, en la documentación
Diario
asignada.
Versión:2.0
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Elaboración de Información Exógena sobre la información contable Anual

Examina y analiza la información que contienen los documentos que le sean asignados. Permanente
Generar informes sobre la situación financiera y económica de la entidad. Permanente
Liquidación de prestaciones sociales y aportes parafiscales. Mensual
Lleva el control bancario de los ingresos de la Institución que entran por caja. Mensual
Lleva el control de cuentas por pagar. Permanente
Supervisar que se lleve a cabo el archivo, control y custodia de la información generada en el área, así
como de la que es recibida de las distintas dependencias de la Institución Permanente
Prepara proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables. Permanente
Presentar declaraciones virtuales de retención en la fuente e IVA Mensual
Recibe y clasifica todos los documentos, debidamente enumerados que le sean asignado (comprobante de ingreso, cheques
Diario
nulos, cheques pagados, cuentas por cobrar y otros).
Revisar registros contables estén sujetos a los principios de contabilidad general aceptada en Colombia. Permanente
Verificar el trabajo del Asistente o auxiliar contable. Permanente
Desarrollar la demás funciones que contribuyan al logro de los objetivos de su cargo y las que indique su jefe inmediato y la
Permanente
política de la empresa
Supervisar que las funciones de los empleados se ejecuten correctamente en pro de la empresa Permanente
Velar porque se cumplan las metas y estrategias establecidas por la Empresa. Permanente
Verificación por el cumplimiento de horario y presentación del personal de la empresa Permanente
Verificar el vencimiento y documentación de contratos con empleados Permanente
Educación: Contador Público con Tarjeta Profesional.
 Abogado
 Especialista en Gerencia Tributaria
 Magister en Tributación y Política Fiscal
Competencias
 Servicio
 Calidad
 Responsabilidad
 Creatividad
 Comunicación
 Organizar, controlar, supervisar y registrar los movimientos de ingresos, gastos y costos reportes contables principales y auxiliares respectivos.
 Participación en elaboración de los informes contables y financieros.
 Adaptación al cambio
 disciplina
 Relaciones interpersonales
 Asignar tareas
 Aprendizaje continuo
Versión:2.0
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Responsabilidades AL MEDI BAJA N/A

TA A
Por supervisión de personal x
Por información confidencial X
Por equipos x

ACTIVIDAD
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento detectadas en su proceso

Participar en las inspecciones de seguridad, ambiental y calidad especificadas por la compañía
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo y ambientales
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestión.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo.
Participar en las actividades de capacitación programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes interesadas
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión
Procurar el cuidado integral de su salud
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
Hacer una buena clasificación de residuos sólidos
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios de sus actividades
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general
Atender las auditorías internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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Riesgo el cargo es sometido a accidentes de trabajo X

Riesgo con posibilidades de ocurrencias X
Riesgo psicosocial en el ambiente de trabajo X

Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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1.IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO : Auxiliar Contable

JORNADA LABORAL Lunes a viernes : 8am – 12pm y 2pm - 6pm
CARGO SUPERIOR INMEDIATO : Contador
FRECUENCIA
e l
RELACIONES EXTERNAS Proveedores ,consultores , Recibir comunicaciones X

Asesores
Gerente y Contador Anticipos, reembolso de

RELACIONES INTERNAS: anticipo, Archivo X
Apoyar todas las actividades administrativas y contables que se indiquen de acuerdo con las políticas y estrategias de la empresa con el fin de facilitar y
agilizar los procesos, los registros, la revisión, la clasificación y captura de documentación contables prestando un óptimo servicio a través de una
excelente comunicación e interrelación con todas las áreas de la empresa, manteniendo una excelente organización para el cumplimiento de todas las
actividades.
Periodicidad (Ej.: Semanal,

4. FUNCIONES /ACTIVIDADES Permanente,
Mensual, , etc.)
Acudir a las reuniones que organice el jefe inmediato, con el propósito de evaluar la contabilidad de la empresa, así
Permanente
como los programas presupuestales establecidos.
Apoyar en el registro de los movimientos de ingresos, gastos y costos en los reportes contables y financieros.
Diario
Apoyar en la elaboración de los informes y reportes, periódicos y eventuales, que le solicite la gerencia a
su jefe inmediato Mensual
Apoyo en el cierre mensual a la dependencia de contabilidad Mensual
Archivar, controlar y custodiar la información contable generada por la empresa.
Permanente
Concentrar, con la supervisión del contador, los reportes de ingresos, a efecto de realizar el movimiento diario de los
Diario
recursos.
Efectuar las cancelaciones de los comprobantes de gastos, así como controlar la documentación que respalda a los
Permanente
reportes contables.
Efectuar y mantener actualizados los registros contables, provisiones, prestaciones sociales, parafiscales, causaciones
Permanente
en los libros contables.
Elaboración de conciliación bancaria Mensual
Elaborar y expedir certificaciones de retención en la fuente Permanente
Elaborar de cronograma de las futuras por vencer y demás pagos para realizar programación de pagos
con la gerencia Mensual
Mantener actualizado y garantizar que el archivo de documentos contables cuente con todos los soportes, esté
Mensual
debidamente organizado y en forma cronológica. Se deben archivar de la siguiente manera.
Manejo y Control de seguimientos, vencimiento de términos de asuntos pendientes. Diario
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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Participar en la elaboración de proyectos de presupuestos y estados financieros Permanente

Participar en las reuniones y comités que la Gerencia Convoque Mensual
Participar, con el jefe inmediato, en la elaboración y preparación de los estados financieros, tales como: estado de resultados de
Mensual
operación y estado de posición financiera.
Preparación y elaboración de medios magnéticos Mensual
Proporcionar información y documentos, si es el caso, en lo relativo a saldos de cuentas, reportes periódicos, ingresos por
Permanente
diversos conceptos y para lo cual estén autorizados.
Propuesta de pago a proveedores Quincenal
Realizar cálculos de los aportes parafiscales y prestaciones sociales. Mensual
Realizar creación de proveedores y terceros en el Sotf Ward – TNS Mensual
Realizar las tareas y actividades orientadas a la organización del área, manejo de documentos y demás de carácter secretarial
Diario
requeridas para el normal funcionamiento del área
Recepción de llamadas Telefónicas de clientes externos Diario
Reportes, seguimiento e informes que requiera la Gerencia Mensual
Revisar y verificar los soportes contables recibidos sea correcto y se apeguen a la normatividad vigente, y
en su caso, informar a su jefe inmediato de cualquier irregularidad o anomalía que se detecte Permanente
Validación de consecutivos de facturas Semanal
Desarrollar la demás funciones que contribuyan al logro de los objetivos de su cargo y las que indique si jefe inmediato y la
Permanente
política de la empresa
Educación: Secretariado contable y/o auxiliar contable; últimos semestres Contaduría Publica
Conocimientos Adicionales: sistema básica, manejo de Windows (Word, Excel, power point.)
Competencias
 Servicio
 Calidad
 Responsabilidad
 Creatividad
 Comunicación
 Responsabilidad
 Lealtad
 Asignar tareas
 Satisfacción
 Direccionar las cuentas contables de acuerdo a las políticas contables que aplican a la empresa
 Garantizar que las cifras reflejadas en los estados financieros estén registradas bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados.
 Manejo y seguimiento al proceso; Flexibilidad y apoyo

ACTIVIDAD
Conocer y tener clara la política integral del Sistema de Gestión
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema Integrado de Gestión
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos, aspectos e impactos y salidas no conformes latentes en su sitio de trabajo
Participar en las actividades de capacitación programadas por el Sistema Integrado de Gestión y demás partes interesadas
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión
Procurar el cuidado integral de su salud
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
Participar activamente y contribuir con el desarrollo de los programas que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo se implementen en la Organización
Reportar todo incidente, accidente, condiciones y actos inseguros generados durante la ejecución de las labores propias de su actividad y aquellas que aun no
siendo suyas puedan afectar la seguridad o salud laboral
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
Participar activamente en las campañas ambientales propuestas por el sistema de gestión
Aportar para el cumplimiento de los indicadores de agua, energía, papel y otros
Identificar, comunicar y trabajar activamente en la minimización de los aspectos e impactos ambientales propios de sus actividades
Solicitar productos ecológicos, biodegradables, amigables con el medio ambiente
Cerrar los grifos cuando no se necesiten para no malgastar agua
Apagar los aparatos cuando termina la jornada o si van a estar inactivos durante más de 15 minutos
Desconectar los alimentadores de corriente al final de la jornada
Mantener organizado y aseado el puesto de trabajo como la oficina en general
Atender las auditorías internas y las del ente certificador cada vez que a ello haya lugar
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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Responsabilidades AL MED BAJ N/A

TA IA A
Por supervisión de personal X
Por equipos x
Versión:2.0
MANUAL DE FUNCIONES Y Fecha: 20/01/2020
PERFIL SERFPAL
INTERNACIONAL S.A.S Página 12/ 18

Riesgo público en el ambiente de trabajo X
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
Página 13/ 18
1.IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO : Técnico en refrigeración

DEPARTAMENTO/ ÁREA : Mantenimiento
JORNADA LABORAL : Lunes a jueves (7–12am y 2–6pm), viernes (7-12am y 2-5 pm) y
Sábados (7-11 am) y horas extras.
CARGO SUPERIOR INMEDIATO : Ingeniero mecánico
FRECUENCIA
Permanente Ocasiona Esporádica
l
Ingeniero del área servicios Inspección de la labor
generales realizada en el lugar que
RELACIONES X
EXTERNAS se presta el servicio.
Ingeniero mecánico Supervisión, apoyo y

comunicación de
RELACIONES cualquier anomalía en el
INTERNAS: ente donde se esté x
prestando el servicio
Instalación, mantenimiento, reparación y diagnóstico de equipos de refrigeración, sistemas de aire acondicionado y neveras.
Periodicidad (Ej.:
,etc.)
Velar por herramientas y materiales a utilizar esté en óptimas condiciones. Diario
Garantizar la puntualidad y cumplimiento con las tareas a realizar. Diario
Trasladar los materiales necesarios, hasta el sitio de instalación de la unidad de aire acondicionado Diario
Dar inmediata atención a cualquier falla que se pueda presentar en los sistemas de aire acondicionado con el fin de garantizar un Diario
óptimo funcionamiento de los equipos.
Realizar una adecuada organización, limpieza y orden del lugar de trabajo y herramientas a cargo Diario
Aplicar los procedimientos operativos a su cargo Permanente
Diligenciar las órdenes de servicios del trabajo realizado. Diario
Realizar pruebas y análisis de equipos de aire acondicionado, para determinar su funcionamiento, resistencia y otras Diario
características.
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
Página 14/ 18
Demostrar buena conducta y respeto frente a sus clientes. Permanente

Realizar mantenimiento preventivo de los aires acondicionados y neveras. Permanente
Realizar mantenimiento correctivo de los aires acondicionados y neveras. Diario
Educación: Técnico en refrigeración o Técnico en mantenimiento de sistemas de aire acondicionado
 Primeros auxilios.
Competencias
 Servicio
 Calidad
 Responsabilidad
 Creatividad
 Comunicación
 Orientación al logro
 Empatía
 Orden y aseo en el ambiente de trabajo
 Responsabilidad a nivel organizacional
 Compromiso con la Organización
 Planeación
 Conocimiento del entorno
 Liderazgo de Grupos de Trabajo
 Disciplina
 Colaboración
AL MED BAJ N/A

Responsabilidades
TA IA A
Manejo de recursos X
Por equipos X
Por toma de Decisiones X
Nivel de Autonomía X
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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Esfuerzo el cargo exige esfuerzo físico X
ACTIVIDAD

Dar disposición final a los residuos generados durante la instalación y mantenimiento
Velar por su propia seguridad y salud en su puesto de trabajo, cumpliendo las medidas preventivas impuestas y la protección adecuada
Cumplir con su trabajo de una manera organizada y profesional, contribuyendo al orden y aseo del ambiente de trabajo.
Garantizar el uso apropiado de elementos de protección personal.
Utilizar de forma correcta la dotación asignada.
Cumplir con las políticas de la organización
Contribuir al alcance de los objetivos HSEQ.
Asistir a las reuniones del SIG.
Atender auditorías internas y externas
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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1.IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL CARGO : Ingeniero Mecánico

JORNADA LABORAL : Lunes a viernes : 8am – 12pm y 2pm - 6pm
CARGO SUPERIOR INMEDIATO : Gerente
FRECUENCIA
e l
Indicaciones sobre el
Ingenieros trabajos realizado por los X
RELACIONES técnicos.
EXTERNAS:
Informe servicio prestado,
Gerente compras y/o algún X
problema presentado en la
RELACIONES entidad.
INTERNAS: Apoyo de cualquier X
Técnicos inquietud o anomalía con
el servicio
Coordinar y supervisar al personal que este a su cargo que realice el trabajo de manera eficaz y eficiente y garantizándole el mejor servicio al cliente e
inspeccionar el montaje, instalación, mantenimiento, reparación de equipos de refrigeración y sistemas de aire acondicionado
Periodicidad (Ej.:
,etc.)
Coordinar que el personal que este a su cargo realice el trabajo de manera eficaz y eficiente y garantizándole el mejor servicio al
Permanente
cliente
Realizar la evaluación del desempeño del personal a su cargo. Permanente
Asesorar al cliente cuando requiera un sistema de aire acondicionado cumpla con las especificaciones del lugar.
Permanente
Velar por la seguridad del personal que utilice el correcto y adecuado equipo de protección personal.
Permanente
Apoyar en la preparación de diseños, dibujos y especificaciones técnicas para la instalación y mantenimiento de equipos de aires Permanente
acondicionados.
Coordinar los mantenimientos preventivos de los aires que deben realizar los técnicos periódicamente Permanente
Organización de documentos de los equipos reparados con respecto a inventario, materiales y ficha técnica de los equipos. Permanente
Identificar y resolver los problemas que surjan en el curso de su trabajo Permanente
Seguir los planes de mantenimiento diseñados a corto, medio y largo plazo Permanente
Cumplir la normativa de seguridad establecida Permanente
Realizar las actividades o reajustes oportunos en la maquinaria, piezas o herramientas necesarias para adaptarlas a las Permanente
necesidades de reparación y a las tendencias del mercado, y garantizar su funcionamiento satisfactorio
Recibe, revida y firma documentos de área de su trabajo Permanente
Autoriza notas de pedido de bodegas para poder retirar materiales, herramientas y equipos Permanente
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
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Educación: Profesional Universitario en Ingeniería mecánica

 Primeros auxilios.
 Magister en Gerencia en la Industria de los Hidrocarburos
 Especialista en Gerencia de Empresas
Competencias
 Servicio
 Calidad
 Responsabilidad
 Creatividad
 Comunicación
 Responsabilidad
 Lealtad
 Tolerancia a la frustración
 Asignar tareas
 Satisfacción
 Por supervisión de personal
 Manejo de recursos
 Por información confidencial
 Por equipos
 Por toma de Decisiones
 Nivel de Autonomía
AL MED BAJ N/A

Responsabilidades
TA IA A
Manejo de recursos X
Por equipos X
Por toma de Decisiones X
Nivel de Autonomía X
56
Versión:2.0
INTERNACIONAL S.A.S
Página 18/ 18
ACTIVIDAD
Dar disposición final a los residuos generados durante la instalación y mantenimiento
Velar por su propia seguridad y salud en su puesto de trabajo, cumpliendo las medidas preventivas impuestas y la protección adecuada
Cumplir con su trabajo de una manera organizada y profesional, contribuyendo al orden y aseo del ambiente de trabajo.
Garantizar el uso apropiado de elementos de protección personal.
Utilizar de forma correcta la dotación asignada.
Cumplir con las políticas de la organización
Contribuir al alcance de los objetivos HSEQ.
Asistir a las reuniones del SIG.
Atender auditorías internas y externas
Vigilar, prestando especial atención, cualquier situación crítica que pueda surgir, para adoptar tan pronto como sea posible las medidas correctivas oportunas
Informar a los trabajadores expuestos de los riesgos que existen en sus puestos de trabajo y de las medidas preventivas que deben adoptar, así como de la
protección que deben usar
Elaborar y transmitir los procedimientos relativos a los trabajos realizados en su área pertinente
Participar juntamente con el personal del Proceso de HSEQ en la elaboración y levantamiento de la Matriz General de Factores de Riesgo, así como las
medidas de control que sean asignadas
Participar en la identificación de necesidades de capacitación para la mejora continua del SIG
Brindar y hacerse participe en la conformación y entrenamiento de las brigadas de emergencia

Riesgo el cargo es sometido a accidentes de trabajo X x
Riesgo con posibilidades de ocurrencias
Riesgo público en el ambiente de trabajo X
Esfuerzo el cargo exige esfuerzo físico X
57

5. Conclusiones
Se consiguió una visión más precisa de la estructura organizacional de Serpfal Internacional
S.A.S a través del organigrama propuesto, donde se tuvo en cuenta el alcance de autoridad y las
relaciones jerárquicas de comunicación y de coordinación de cada uno de los cargos de la
empresa.
Por medio de la elaboración de la propuesta de manual de funciones, se pudo determinar los
perfiles del personal que labora en Serpfal Internacional S.A.S. Mediante las diferentes fichas
técnicas aplicadas a cada cargo, se pudo determinar las funciones específicas a desarrollar, las
relaciones tanto internas como externas, las competencias y responsabilidades, los requisitos de
formación y las condiciones físicas y ambientales en las que se ejecutan estas funciones entre
otros aspectos, logrando así una herramienta guía para que los miembros de la organización
sepan cada fase en la realización de su trabajo.
Finalmente, se puede decir que la elaboración meticulosa del manual de funciones facilitan los
procesos de las actividades de la empresa, evitando confusión al recibir órdenes y duplicidad de
funciones, estas funciones no pueden ser consideras completas, ya que debe evolucionar con la
organización.
58
6. Recomendaciones
Dar a conocer el Organigrama de la organización a todos y cada uno de los integrantes de este
para aclarar dudas de las jerarquías del mismo.
Se recomienda analizar la propuesta de trabajo planteada en este proyecto para la
implementación del manual de funciones al interior de la organización, para que así cada
trabajador se adueñe de su cargo y contribuya al logro de los objetivos propuestos.
Es necesario la inducción del manual de funciones a cada uno de uno de los empleados para
un mayor cumplimiento de la realización de las labores y mejorar el desempeño de estos. Se le
recomienda la elaboración de un manual de procedimientos que les sirva de soporte a cada una
de las funciones a desempeñar por los trabajadores.
El manual de funciones debe ser revisado temporalmente con el fin de identificar que cargos
han adquirido nuevas funciones y la complejidad de las mismas.
Se recomienda a la compañía inculcar en los empleados la importancia de documentar las
actividades que realizan y de mantener actualizada dicha información, ya que esto mejora la
eficiencia en las relaciones existentes entre los diferentes procesos y los beneficia a ellos mismos
en la realización de sus labores rutinarias. También son un elemento probatorio del buen
desempeño.
59
Referencias
Acertiva. (2017). Ventajas y desventajas del método de observación. Recuperado de:

https://www.acertiva.com/blog/2017/01/04/observacion/.
Alcalá, M., Gómez, D., De, N. S.-M. para optar el título de A., & 2013, U. (2013). Técnicas
para la elaboración de perfiles de puestos de trabajo basados en competencias para orientar el
direccionamiento del recurso humano.
Salinas, P. (2012). Metodología de la investigación científica. Mérida-Venezuela: Universidad de

Los Andes.
Franklin E., (1996) Organización de empresas.1ra Edición, México.
Moreno, C. F. P., & del Pilar Liz, A. (2009). La estructura organizacional y el diseño
organizacional, una revisión bibliográfica. Gestión & Sociedad, 2(1), 97-108.
Thompson, I. (2006). Concepto de empresa. Promonegocios.net. Recuperado de:

http://www.promonegocios.net.
Chiavenato I. (1993) Iniciación a la Organización y Técnica Comercial, de Idalberto Chiavenato,

Mc Graw Hill, Pág. 4. México.
Ribeiro L., (2001). Generar Beneficios. Editorial Uranio. México. Pág. 99.
Duarte Y. & Prado A., (2015). Propuesta Manual de Funciones del Centro Comercial Dulce
Amanecer propiedad horizontal del municipio de Ocaña. Trabajo de Grado. Técnica
Profesional en Gestión Comercial y Financiera. Universidad Francisco de Paula Santander.
Ocaña, Norte de Santander.
Vivanco Vergara, M. E. (2017). Los manuales de procedimientos como herramientas de control

interno de una organización. Revista Universidad y Sociedad, 247-252.
León, T. (2013). Implementación de un manual de funciones en el área administrativa de la

compañía Torres & Asociados S.A. Proyecto de grado. Ingeniería en contaduría pública y
auditoría. Universidad Estatal de Milagro. Milagro, Ecuador.
60
Andrade A, (2016). Propuesta de un manual de procesos y funciones para la empresa

FERRECON, ubicada en el sector Norte de la ciudad de Quito. Trabajo de grado. Ingeniería
Comercial. Pontifica Universidad Católica del Ecuador. Quito, Ecuador.
Balceiro, C, Luna, B y Zúñiga, F. (2007). Rediseño de los manuales de funciones y diseños de

nuevos cargos, reestructura orgánica de las funciones, modificación de tareas y actividades
de TENARIS TUBOCARIBE. Trabajo de grado. Administración de empresas. Universidad
Tecnológica de Bolívar. Cartagena, Colombia.
Moreno E. (2019). Diseño de manuales de funciones aplicado a la empresa Transportadora

Gaviria S.A.S en las diferentes áreas que la conforman. Trabajo de grado. Contaduría
Pública. Universidad Cooperativa de Colombia. Medellín, Colombia.

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PROPUESTA DE MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA SERPFAL

JULIETH TATIANA SOMAZA MORA

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

JULIETH TATIANA SOMAZA MORA

Anteproyecto presentado como requisito para 1er Previo de la asignatura Prácticas

RAQUEL IRENE LAGUADO RAMIREZ

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

1.2 Planteamiento del Problema...............................................................................................9

1.3 Formulación del Problema................................................................................................10

1.4.1 A nivel de la empresa................................................................................................10

1.4.2 A nivel del estudiante................................................................................................11

1.5.3 Objetivo general........................................................................................................11

1.5.2 Objetivos específicos................................................................................................11

1.6 Alcances y Limitaciones...................................................................................................12

2.1.1 A nivel internacional.................................................................................................13

2.1.2 A nivel nacional........................................................................................................15

2.2 Marco Teórico..................................................................................................................18

2.2.3. Manual de funciones................................................................................................22

2.2.4. Estructura Organizacional........................................................................................22

2.3 Marco Conceptual.............................................................................................................24

2.4 Marco Contextual.............................................................................................................26

2.2.1 Descripción de la empresa........................................................................................26

2.2.4 Valores corporativos.................................................................................................26

2.2.5 Servicios que presta..................................................................................................26

3.1 Tipo de Investigación.......................................................................................................28

3.2 Población y Muestra.........................................................................................................28

3.3 Instrumentos o Técnicas para la Recolección de Información.........................................29

3.3.1 Fuentes primarias......................................................................................................29

3.4 Análisis de la Información................................................................................................29

4. Desarrollo del Proyecto.............................................................................................................30

diferentes áreas de trabajo, las líneas de autoridad y responsabilidad....................................30

4.1.1 Recolección de información de la empresa..............................................................30

4.1.2 Identificación de cada una de las áreas del puesto de trabajo...................................30

4.1.3 Evaluación de cada puesto de trabajo.......................................................................30

4.1.4 Diseño del organigrama general de la empresa........................................................31

4.2 Identificar los perfiles laborales para cada cargo de trabajo.............................................32

4.2.1 Diseño del formato de la ficha técnica......................................................................32

4.2.2 Aplicación de la encuesta a los empleados de la empresa........................................34

4.2.3 Identificar cada uno de los perfiles y puestos de trabajo..........................................34

4.3.1 Análisis de la información recogida por medio de los formatos..............................34

4.3.2 Diseño del formato del manual de funciones a utilizar.............................................34

Tabla1. Servicios prestados por Serpfal Internacional S.A.S........................................................27

Tabla 2. Cuadro Orgánico de Cargos............................................................................................31

Tabla 3. Formato de ficha técnica..................................................................................................33

Figura 1. Ejemplo Organigrama General.......................................................................................21

Figura 2. Organigrama General de Serpfal Internacional S.A.S...................................................31

Figura 3. Formato manual de funciones Serpfal Internacional S.A.S...........................................35

La mayoría de empresas en la actualidad tienen un manual de funciones, sobre todo aquellas

de la estructura organizativa de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes

puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos.

empresa dedicada a prestar servicios de asesoría, instalación, mantenimiento y reparación de

competitividad de sus clientes, cuente con este documento.

mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación,

PROPUESTA DE MANUAL DE FUNCIONES PARA LA EMPRESA SERPFAL

1.2 Planteamiento del Problema