Compendio Excel
Compendio Excel
Compendio Excel
alfanuméricos dispuestos en forma de tablas, que estará formada por la unión de filas
y columnas. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y
funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Las operaciones se basan en cálculos
entre celdas.
Libro: Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas
de cálculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información
relacionada.
Celdas: En las hojas de cálculo, una celda es el lugar donde se pueden introducir los datos.
Es un espacio rectangular que se forma en la intersección de una fila y una columna y se les
identifica con un nombre como C4 (C es el nombre de la columna y 4 el de la fila).
Columnas: Es la línea vertical. En excel se nombra por los numeros (comenzando por el "1").
(Van de arriba a abajo).
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en
general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en
cada momento, como veremos más adelante.
La ficha Archivo
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra
pestaña.
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los
botones para minimizar , maximizar y cerrar .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello
haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre
ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone,
puedes seleccionar Más comandos....
La cinta de opciones
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,
Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones
disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de
forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos
seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos
ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del
ratón.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer
de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que
vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas
desde el botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior .
La barra de fórmulas
La barra de etiquetas
La barra de estado
1.5. La ayuda
el interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda
desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro
trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los
trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se
encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas
aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de
la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de
ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo
libro.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro
de trabajo. Es una herramienta muy útil paratodas aquellas personas que trabajen con
gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta,
dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada
que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son
vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de
rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra
hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el
área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
. Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos
que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:
Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes pasos:
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
3.1. Guardar un libro de trabajo
1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una
copia de uno existente.
2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobrescribiéndolo.
Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el
explorador que se incluye en la ventana.
demás, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e, incluso,
utilizar los paréntesis para poder crear nuestras fórmulas en Excel mucho más complejas.
Fórmulas Excel: Multiplicación y división
Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas
fórmulas de Excel.
Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en Excel es
el asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).
función PROMEDIO
La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre un grupo de
valores que le pasemos como parámetros.
Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el
conteo de los mismos.
¿Cómo se usa?
Pues bien, como te comentaba hace un momento, esta función busca obtener la media
aritmética entre los valores que le pasamos como parámetros y lo hace sumando todos
los valores entre sí, para luego dividirlos entre el conteo de estos.
Así, por ejemplo si quisieras sacar el promedio de dos valores, 15 y 5 por ejemplo, el
procedimiento sería así:
1. Cantidad de parámetros: 2
2. Suma entre 15 y 5: 20
3. Dividir el resultado entre la cantidad de parámetros: 20 / 2 = 10
4. Promedio: 10
Veamos este ejemplo en una hoja de Excel:
FUNCIÓN MAX
La función MAX sirve cuando tenemos un conjunto de números y deseamos saber cual es
el mayor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de
celdas o una combinación de ambas. Esta función ignorará aquellos valores que sean de
tipo texto o lógico. Aplicaríamos la función de la siguiente forma:
=MAX(A1:A10)
La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento será un
texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos
especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer argumento.
La función CONCATENAR nos puede ayudar en casos en los que la información está
distribuida en varias columnas y deseamos integrar la información en una sola. Por
ejemplo, tengo información de los nombres de los empleados en 3 columnas diferentes:
Para unir el nombre y los apellidos de todos los empleados en la columna D podemos
seguir los siguientes pasos.
=CONCATENAR(A2,
=CONCATENAR(A2," ",
3. Ahora puedo especificar el tercer y cuarto argumento que será el Apellido paterno
con su respectivo espacio:
=CONCATENAR(A2," ",B2," ",
Sólo resta copiar la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de los
demás nombres.