Capítulo 8 – Diseño de salidas del sistema de cómputo.

I. COMO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE SALIDA DEL SISTEMA.

El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y

bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo
se garantice que cada elemento de la salida está diseñado para que las personas
encuentren que el sistema es fácil de emplear.

El término salida se utiliza para denotar cualquier información producida por un

sistema de información, ya sea impresa o en una pantalla. Cuando los analistas
diseñan la salida, ellos:

 Identifican la salida especifica que es necesaria para satisfacer los

requerimientos de información.
 Seleccionan los métodos para presentar la información.
 Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la
Información producida por el sistema.

Los métodos de salida varían a través de los sistemas. Por ejemplo,

Objetivos de la salida.

La salida de un sistema de información debe alanzar uno o más de los siguientes

objetivos:

1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o

proyecciones para el futuro.

2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias

3. Iniciar una acción.

4. Confirmar una acción.

El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma

independiente del uso que se dará a la salida. En otras palabras, no se puede
clasificar como "buena" una salida estéticamente atractiva o que haga uso de una
nueva tecnología a menos que satisfaga las necesidades de la organización y de
Sus usuarios. El propio proceso de diseño comienza cuando el analista de sistemas
identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que se inicia durante la
determinación de requerimientos).
Tipos de salidas.

Sin importar si la salida es un reporte o un listado del contenido de un archivo, éste

siempre es resultado de un proceso por computadora.

La salida del sistema puede ser:

1. Un reporte.

2. Un documento

3. Un mensaje

De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser impresa o
presentada en una pantalla.

1. El contenido de la salida tiene Su origen en las siguientes fuentes:

2. Recuperación de un dispositivo de almacenamiento.

3. Transmisión desde un proceso o actividad del sistema.

4. Directamente desde una fuente de entrada.

Aspectos Importantes de la salida.

Cinco preguntas, a las que debe darse respuesta en forma completa y apropiada,
ayudan a los analistas de sistemas a comprender mejor lo que debe ser la salida de
un nuevo sistema:

1. ¿Quiénes recibirán la salida?

El usuario, ¿forma o no parte de la organización? Quizá los usuarios externos
tengan requerimientos específicos que no se pueden cambiar y que dictan los
requerimientos de contenido, formato y medio de presentación.

2. ¿Cuál es el uso que se le pretende dar?

La salida, ¿presenta información (por ejemplo, un reporte sobre el volumen
de ventas), solicita una respuesta (notificación de la renovación de la licencia
de manejo), o inicia una acción (notificación de adeudo vencido)? El uso
determina el contenido, la forma y el medio a utilizarse para su generación.

3. ¿Cuántos detalles son necesarios?

Pocos detalles son necesarios para indicarle alguien que renueve una
licencia de manejo (nombre, dirección, fecha de renovación, cuota y una
identificación de la salida como aviso de renovación). Sin embargo, un
informe trimestral de ventas contiene muchos detalles con formatos
diferentes que son de ayuda para trasmitir un mensaje (qué sucedió, cómo
ocurrió y cuál fue el resultado) a todos los usuarios.
 4. ¿Cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida?
El calendario junto con la oportunidad de la salida son guías específicas de
diseño. Algunas salidas se producen con poca frecuencia y sólo cuando
aparecen ciertas condiciones: la emisión del aviso de renovación de licencia
puede ocurrir cada cuatro años, la emisión de una notificación de pago
sucede cuando el saldo de la cuenta está vencido. Sin embargo, la
organización puede requerir cada mes una salida que indique todas las
licencias que deben renovarse el próximo mes, o una salida cada semana
que señale todas aquellas cuentas cuyo saldo se venció durante la semana.

5. ¿Qué método utilizar?

La salida, ¿debe ser impresa o presentada 'en una pantalla? Si un sistema da
respuestas del tipo sí o no a las consultas ("¿Existe un lugar disponible hoy
en el vuelo 130?"), entonces a menudo es apropiado presentar la respuesta
en una pantalla. Los sistemas de conmutación electrónica utilizados por
muchas compañías telefónicas de Estados Unidos, emplean una salida de
audio para informarles sobre un nuevo número telefónico o el cambio de éste.

II. CÓMO PRESENTAR LA INFORMACION.

¿Puede usted capturar la atención de los usuarios sobre las características de la

información contenida en la salida de una computadora? La forma en que se
presenta la información determinará si la salida es clara y comprensible, si los
detalles son convincentes y si la toma de decisiones se efectúa con mayor rapidez y
exactitud.

Formato tabular.

En general, los usuarios finales están más acostumbrados a recibir información en

forma de tablas. Los contadores y todos aquellos que revisan datos financieros en
forma periódica. dependen casi exclusivamente de información tabular (en un
formato que contiene renglones y columnas). La sola mención de la palabra
“reporte" sugiere, para muchas personas, un formato tabular. Ejemplos comunes de
este tipo de formato son los informes de control de inventarios, cuentas por pagar,
contabilidad general, análisis de ventas y calendarios de producción. En general, el
formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:

 Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o

explicaciones.

 Cuando los detalles son presentados en categorías discretas.

 Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.

 Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos

componentes.
En un formato tabular cierta información es más importante y, por consiguiente,
debe resaltar sobre la demás. Lo anterior cambia de acuerdo con la aplicación, pero,
en general, se debe estar seguro de que los siguientes aspectos sean que
sobresalgan:

 Excepciones a las expectativas normales.

 Categorías más importantes de actividades o entidades.

 Resúmenes de las categorías o actividades más importantes.

 Identificación única de la información.

 Entidades que dependen del tiempo.

Se pueden añadir muchos más aspectos a la lista anterior, lo que depende de la

aplicación específica. En cualquier Caso, lo importante es garantizar que dichos
elementos resalten; el analista de sistemas debe diseñar la salida tabular con la
finalidad de alcanzar este objetivo.

Asimismo, se desea presentar la información en un formato que presente los

detalles en un orden significativo (quizá de mayor a menor valor, por código postal,
u orden alfabético), aquél donde éstos sean más sencillos de localizar.

Formato gráfico.

En el mercado se encuentran disponibles sistemas gráficos para computadoras

personales hasta mainframes, con una amplia gama de precios y características.
Las gráficas empresariales no son por sí mismas una nueva área. Las
presentaciones a nivel gerencial han experimentado mejoras desde hace mucho
tiempo gracias a las gráficas y medios audiovisuales. Sin embargo, dentro del
campo de los sistemas de Información basados en computadora, ésta es un área en
continuo crecimiento gracias a la existencia de software muy poderoso y de bajo
costo que produce diagramas y gráficas de alta calidad, y que además permite
utilizar datos provenientes de las bases de datos.

Por otra parte, las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con
varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse en
transparencias de color por medio de cámaras especiales que pueden conectarse a
la computadora. Todas estas facilidades se encuentran a disponibilidad de las
computadoras personales. con una pequeña inversión. Así como para los sistemas
de cómputo grandes para los que existe una amplia gama de opciones y costos.

Estas capacidades ofrecen diversos beneficios a los usuarios. Si bien las gráficas
pueden mejorar la presentación de la información, también existe la posibilidad de
que muchas presentaciones se vean afectadas por el deficiente uso de las gráficas
(el diseño de salida gráfica es mucho más que sólo convertir datos tabulares en
gráficas). Al mismo tiempo, pocos gerentes están dispuestos a aceptar gráficas
generadas por computadora como sustitutos de los reportes tradicionales. La
información empresarial continuará basándose en datos numéricos, aun a pesar de
que los suplementos sean bien recibidos.

Tipos de graficas.

Las gráficas empresariales emplean varios tipos de diagramas y mapas. Las

gráficas de sectores describen partes de un todo que guardan relación un desarrollo
o actividad particular. por ejemplo, una compañía que desee comparar el porcentaje
de gastos asignados a producción con los de otras categorías puede hacerlo con
una gráfica de sectores. Las gráficas de áreas muestran cambios en el desempeño
a 10 largo de varios periodos de tiempo. Una escala horizontal Indica el tiempo
(días, meses o años) mientras que otra vertical señala las unidades de medición de
interés (como dólares, porcentajes o número de unidades). La superposición de
varios objetos sobre la misma gráfica. permite al lector ver el cambio de uno en
relaci6n con los demás. Por ejemplo, señalar el aumento en los gastos de los
sistemas de producci6n, mercadotecnia y solicitudes de personal, sobre la misma
gráfica de curvas, dará mayor realce a la tendencia global de los gastos además de
indicar qué categoría de gasto es la que presenta el mayor cambio. En una gráfica
no se deben mostrar más de tres o cinco líneas. Si se emplean líneas de diferente
grosor para transmitir la información, entonces es recomendable utilizar un máximo
de tres diferentes grosores.

Las gráficas de barras y escalones también muestran cambios en categorías. Sin

embargo, más que unir cada punto (como el que representa los gastos de sistemas
de fabricación durante un año en particular), miden los puntos dato desde la escala
horizontal hasta el nivel apropiado de la escala vertical. Cada periodo puede ser
discreto, como en las gráficas de barras, o puede mostrarse de lado a lado, como en
las gráficas de escalones. Con frecuencia, se superponen varios objetos para
comparar las categorías de un año a otro.

Los mapas pueden mostrar con eficacia variaciones a través de distintas zonas
geográficas. Los mapas climáticos a menudo muestran diferencias en temperatura,
precipitaci6n pluvial o luminosidad solar. Una mirada rápida indica qué zonas del
país tendrán clima cálido o frio, seco o húmedo. Los mapas generados por
computadora tienen la misma efectividad para mostrar las ventas o la penetración
en el mercado.
III. DISENO DE SALIDA IMPRESA.

Los analistas de sistemas especifican la salida impresa cuando necesitan enviar por
correo un documento ya sea para un cliente o proveedor. imprimir un registro de
datos o notificar cierta informaci6n, o para hacer llegar al mismo tiempo un gran
volumen de información a varias personas.

El analista debe buscar el empleo de solo aquellas salidas impresas que son
absolutamente necesarias. Hasta donde sea posible, el desarrollo de un sistema de
informaci6n basado en computadora debe reducir. no aumentar, el número de
reportes impresos que circulan por toda la organizaci6n. Un reporte bien diseñado
debe reemplazar a varios mal diseñados. Y, además, el proporcionar detalles
innecesarios no ayuda a nadie, por 10 que los analistas siempre deben estar alertas
para evitar la ptoducci6n de datos.

Reportes impresos.

Los reportes impresos varían en temario, aunque los analistas a menudo emplean
los siguientes tamaños estándares:

Todos estos tamaños son para formas continuas, que son hojas de papel unidas
entre sí y que son alimentadas a la impresora una detrás de la otra.

Métodos para la salida impresa.

Todos los métodos de impresión, ya sean o no de impacto utilizan una impresora de

computadora para colocar la información de salida sobre el papel donde se imprime
el reporte. Los analistas de sistemas están empleando cada vez más la impresi6n
por láser para generar la salida impresa. Este método es más eficaz para integrar
gráficas y texto.

Tal como ya se indicó, uno de los objetivos de diseño de un sistema es el manejo

del volumen de información generada. También debe considerarse la salida en
película cuando es deseable la información impresa, pero es objetable la cantidad
de papel necesaria para hacerlo. Todas las características de la salida impresa
también se encuentran disponibles en microfilmes o microfichas, que son los dos
métodos para producir salida en película. La salida de este tipo reduce los costos en
aproximadamente una tercera Parte. Después de obtener la microficha, esta puede
almacenarse y recuperarse cuando sea necesario. Para datos de referencia que se
emplean en forma esporádica, tales como los saldos de las cuentas de ahorro que
cambian con paca frecuencia y dando intereses se depositan cada tres meses, la
 microficha puede ser útil como opci6n de salida.

Formas especiales.

Los sistemas de información basados en computadora también producen formas

especiales. Una de las más comunes la forma preimpresa que está diseñada para
incluir símbolos especiales y marcas registradas de la organización. y que se
imprime con varios colores, los que dependen de los requerimientos establecidos
por el analista o usuario.

Algunas formas utilizadas por las organizaciones tienen un formato tradicional que
permanece sin cambios, aun cuando se introduzcan sistemas de cómputo. Estas
formas son preimpresas con Id finalidad de mantener características estándares. En
sistemas basados en computadora, estos detalles son impresos por la impresora de
la misma computadora. Entre las situaciones más representativas donde debe
considerarse el uso de formas preimpresas, se encuentran las siguientes:

 Reglamentos o requerimientos legales que obligan al uso de formas

preimpresas.

 Destinatarios que esperan un formato estándar.

 La inclusión del logotipo de la organización, una marca registrada o símbolo

que debe estar incluido en la forma.

 Trabajo artístico o graficas (incluyendo líneas horizontales y verticales) que

tendrán mejor apariencia si se reimprimen.

IV. DISERO DE SALIDA EN PANTALLA.

Muchos de los principios del buen diseño estudiados hasta este momento, también
se aplican a la salida que aparecerá sobre las estaciones de trabajo o las pantallas
de las terminales. Sin embargo, debe tenerse en mente que esta clase de
dispositivos proporcionan un espacio menor para trabajar que la mayor parte de la
salida impresa. Asimismo, requieren que el usuario reciba instrucciones sobre cómo
utilizar la pantalla. Con la salida impresa se puede suponer que las personas saben
cómo buscar algo en el reporte, dar la vuelta a la siguiente página y qué pasos
seguir cuando han terminado con el reporte. No es posible hacer las mismas
suposiciones cuando se diseñan las pantallas.

Plantillas para pantallas.

Cada página de presentaci6n visual recibe el nombre de pantalla o panel. En este

caso, la plantilla facilitará o impedirá su uso. El diseño de la plantilla comienza con la
vcrificaci6n de las características de la pantalla de presentaci6n visual. Entre se
incluyen las siguientes:

 Dimensiones físicas de la pantalla.

  Numero de renglones y columnas de datos que pueden ser mostrados al
mismo tiempo.

 Grado de resolución (alta, mediana o baja).

 Numero de colores disponibles (por ejemplo, monocromático, tres colores,

Ocho colores, etc.),

 Métodos de realce (subrayado, negritas, parpadeo, diferentes intensidades).

 Métodos para el control de la intensidad (alta/baja; normal/inversa).

Diseño de pantallas.

El diseño de una pantalla comienza al reconocer que la pantalla está compuesta por
diferentes áreas. Las herramientas para elaborar plantillas ayudan al analista a
especificar el contenido de los formatos de diseño, ya sean únicos o múltiples.

Secciones de una pantalla.

Resulta útil dividir la pantalla en secciones que se emplean de manera consistente
para presentar información» identificaciones y mensajes para el usuario. La
experiencia ha demostrado que la esquina supera izquierda la visible de la pantalla.
El buen diseño de una pantalla hace el mejor uso posible de estas áreas.

Al diseñar pantallas de salida se necesitan áreas para I) encabezados y títulos. 2) el

contenido de la pantalla. 3) mensajes e instrucciones y 4) algunas explicaciones
sobre la información que se presenta. Los encabezados y títulos se colocan en la
parte superior de la pantalla, los mensajes e instrucciones en la parte inferior, y las
explicaciones, si éstas son necesarias, en el cuadrante superior Izquierdo. En buena
parte esta distribución depende de la preferencia ya que la investigaci6n en factores
humanos ha demostrado que cualquier opción puede tener la misma efectividad.

Una línea de estado proporciona al usuario información relacionada con el programa

(por ejemplo, un mensaje que indique qué la rutina de clasificacion está haciendo su
trabajo, que se está imprimiendo un informe o que se ha dejado de presionar la tecla
CAPS LOCK del teclado). No es necesario detallar la información ya que su uso
principal es servir como referencia. Ésta debe mostrarse en forma consistente y en
una región que llame la atención.

De acuerdo con la aplicación, quizá sea útil presentar visualmente una rejilla o
subdivisiones. Esta práctica Se sigue con bastante frecuencia cuando se presenta
información de contabilidad en forma de tabla o los detalles contenidos en una
factura. Las herramientas para la elaboraci6n de plantillas, ya sea de papel o
asistidas por computadora, sirven para conducir el diseño de las pantallas. El diseño
adecuado de éstas incluye un título y encabezados para las columnas (por ejemplo,
sistema de recuperación de precios, número de articulo, presentación, categoría y
unidades). Los datos en cada columna se indican de la misma manera que para la
salida impresa.