Manual de Project Avanzado

Universidad Nacional de Ingeniería
Facultad de Ingeniería Mecánica

Centro de Cómputo

Centro de Cómputo
“El mejor Centro de Cómputo”
MS PROJECT AVANZADO
Project 2016
MS PROJECT AVANZADO www.infouni.uni.edu.pe Pág. 1
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Contenido
SESIÓN 01.- ORGANIZACIÓN Y FORMATO DE UN PROYECTO ...... 3
Creación de Filtros
Ordenar y Agrupar la Información
Creación de Vistas Personalizadas
Tablas Personalizadas
Esquemas
Aplicación de Formato al Proyecto
Ejercicios Propuestos
SESIÓN 02.- TRABAJAR CON CAMPOS PERSONALIZADOS ........ 35
Utilizar Campos Personalizados

Personalizar Campos
Definir Fórmulas Personalizadas
SESIÓN 03.- CODIGOS EDT ....................................................... 51
Personalizar los códigos EDT

Ver los Códigos de Estructura de Descomposición del Trabajo
Crear los códigos EDT personalizados
Modificar el Código EDT de una Tarea Cambiar la Numeración
de los Códigos EDT
SESIÓN 04.- IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN DE UN

PROYECTO ................................................................................ 66
Exportar datos de MS Project a Excel

Importar datos de Excel a MS Project
Grabar Información en un CUBO OLAP
Grabar información en una base de datos Access
SESIÓN 05.- INFORMES DEL PROYECTO ................................... 74

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Crear Informes Generales

Crear Informes de Actividades Actuales
Crear Informes de Costos
Crear Informes de Asignaciones
Crear Informes de Carga de Trabajo
Crear Informes Personalizados
Gráfico de Curva S
SESIÓN 06.- MACROS EN PROJECT ........................................... 88
Usar Macros
Grabar Macros
Ejecutar Macros
Asignar un acceso directo para ejecutar macros
Ver y editar código de una macro
SESIÓN 07.- INTRODUCCION A PROJECT SERVER .................... 98
Conceptos básicos
Arquitectura
Servidor de aplicaciones Web de proyecto
Project Server Interface
Objetos de negocio
Bases de datos y la capa de acceso a datos
Publicación y programación del lado del servidor

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SESIÓN 01.- ORGANIZACIÓN Y FORMATO DE UN PROYECTO
Ms Project 2016 proporciona filtros predefinidos para ver aspectos específicos de tareas y
recursos. Si ninguno de estos filtros se ajusta a sus necesidades, puede crear un nuevo filtro o
modificar un filtro existente.
Filtros predefinidos: Estos son filtros incluidos en Microsoft Project. Se utilizan para filtrar tareas
o recursos, por ejemplo tareas que están incompletas o recursos sobre asignados.
Filtros personalizados: Estos son filtros que usted diseña según las necesidades propias de su
proyecto.
Auto filtros: Cuando están activados, aparecen como flechas en la parte superior de cada
columna en la vista hoja. Utilice esta opción para filtrar rápidamente los elementos de una
columna.
Hay momentos donde es necesario ver sólo un determinado tipo de información en su
proyecto. Por ejemplo desea ver sólo los hitos de su proyecto o ver las tareas que aún no han
comenzado. Si el proyecto tiene muchas tareas e implica muchos recursos los filtros pueden
ser muy útiles para ver un rango específico de información. Los filtros permiten mostrar sólo la
información que le interesa y ocultar el resto.
Puede filtrar los datos de una tarea o recurso utilizando los filtros predefinidos de Project. Si
ninguno de los filtros satisface sus necesidades puede crear un nuevo filtro o modificar un filtro
existente.
Creación de filtros
1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, seleccione un filtro de la lista de filtros.
Para aplicar un filtro que no está en la lista, haga clic en Más filtros.
• Para seleccionar un filtro de tareas, haga clic en Tarea, clic en un nombre de
filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en Aplicar.
• Para seleccionar un filtro de recurso, haga clic en Recurso, clic en un nombre
de filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en Aplicar.
No se pueden aplicar filtros de tareas en una vista de recursos o filtros de recursos en
una vista de tareas.

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2. Si aplica un filtro interactivo escriba los valores solicitados y a continuación, haga clic
en Aceptar.
3. Para desactivar un filtro, haga clic en Sin filtro en la lista de filtros.
Aplicar un color a tareas filtradas mediante un resaltado
Al filtrar tareas o recursos puede aplicar un resaltado. Las tareas o recursos resaltados
aparecen junto a otras tareas no filtradas pero con un color diferente.
1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos haga clic en un filtro en la lista de filtros y a
continuación haga clic en Más filtros.
2. Seleccione un filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en resaltar.
Sugerencia: Para aplicar un color diferente a las tareas resaltadas, utilice un estilo de texto
diferente. Haga clic en la pestaña formato y a continuación haga clic en Estilos de texto. En la
lista de Elementos a Cambiar seleccione Tareas Destacadas y luego seleccione opciones de
formato.

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Crear un filtro personalizado
1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos haga clic en la lista de filtros y a continuación
haga clic en Más filtros.
2. Realice una de las siguientes acciones:
• Para crear un filtro de tareas, haga clic en Tareas y a continuación haga clic en
Nuevo.
• Para crear un filtro de recurso, haga clic en Recursos y a continuación haga clic
en Nuevo.
3. Escriba el nombre del nuevo filtro en el cuadro Nombre.
4. Si desea que el filtro aparezca en la lista de filtros en el grupo Datos en la pestaña Ver
seleccione la opción Mostrar en menú.
5. En la columna Y/O , realice una de las siguientes acciones:
• Para mostrar las filas, que cumplen ambas condiciones haga clic en Y.
• Para mostrar las filas, que cumplan una condición u otra haga clic en O.
6. En la columna Nombre de Campo seleccione el campo que desea filtrar.
7. En la columna Prueba seleccione el operador que desee utilizar para que coincida con
el valor del campo seleccionado.

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8. En la columna Valor(es) seleccione los valores que desea hacer coincidir o escriba el
valor en el cuadro encima de la tabla de criterios de filtro.
9. Para agregar varios criterios al filtro complete varias filas en la tabla de criterios.
10. Si desea que el filtro muestre las filas de resumen para los resultados del filtro
seleccione la casilla de verificación Mostrar filas de resumen relacionadas.
Notas
• No puede aplicar filtros de tareas para vistas de recursos o aplicar filtros de
recursos a las vistas de tareas.
• Si escribe tres o más criterios dentro de un grupo de expresiones, las
declaraciones Y se evalúan antes de las declaraciones O. A través de múltiples
grupos de expresiones, sin embargo, las condiciones se evalúan en el orden en
que aparecen.
• Para agrupar los criterios de tal forma que se evalúen juntos y no con otros
criterios, deje una línea en blanco entre los conjuntos de criterios y a
continuación seleccione un operador en la columna Y/O de la fila en blanco.
• Escribir un valor “Es igual o No” es igual para un filtro, puede utilizar un carácter
comodín, como un signo de interrogación (?) para buscar cualquier carácter
individual o un asterisco (*) para buscar cualquier número de caracteres. El
Nombre de campo especificado debe contener un valor de texto, como el
Nombre en lugar de un valor numérico como Duración.
Modificar un filtro existente
1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, haga clic en la lista de filtros y a continuación
haga clic en Más filtros.
• Para modificar un filtro de tareas, haga clic en tarea, haga clic en el filtro que
desea modificar y, a continuación, haga clic en Editar.
• Para modificar un filtro de recurso, haga clic en recurso, haga clic en el filtro
que desea modificar y, a continuación, haga clic en Editar.

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3. Modificar las configuraciones del filtro mediante los controles en el cuadro de diálogo
Definición de filtro.
Utilizar Auto filtros para filtrar rápidamente
Puede aplicar un Auto filtro a campos en cualquier hoja. Además de los filtros estándar, Project
proporciona Auto filtros, visible en la parte superior de cada columna en la vista hoja.
Aplicar y quitar auto filtros
1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, haga clic en la flecha para ver la lista de filtros y
a continuación haga clic en Mostrar Auto filtro.
2. Haga clic en la flecha Auto filtro junto al encabezado de la columna que contiene la
información que desea mostrar y a continuación haga clic en un valor para filtrar la
tabla.
3. La flecha de Auto filtro y el encabezado del campo se vuelve azul.
4. Para aplicar una condición adicional basada en un valor de otra columna, repita el paso
2 para la otra columna.
5. Para quitar el filtrado en una fila específica, haga clic en Borrar Todos los Filtros en la
lista Auto filtro para ese campo.
6. Para desactivar el Auto filtro haga clic en Mostar Auto filtro nuevamente.
Si la información cambia en una de las filas en su vista, puede actualizar su configuración de
Auto filtro haciendo clic en la flecha y volviendo a seleccionar los valores de filtrado.
Crear un Auto filtro personalizado
1. Active los Auto filtros.
2. Haga clic en una flecha de Auto filtro, elija Filtro y a continuación haga clic en
Personalizar.
3. Haga clic en el operador que desee utilizar en el primer cuadro y, a continuación,
escriba o seleccione el valor que desea hacer coincidir en el segundo cuadro.
• Por ejemplo, para coincidir con una fecha específica en un campo de fecha,
haga clic en el operador igual en el primer cuadro y a continuación seleccione
la fecha que desea hacer coincidir en el segundo cuadro.

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• Para aplicar dos condiciones en un Auto filtro realice una de las siguientes
acciones:
• Para mostrar filas en su vista que cumplan ambas condiciones haga clic en el
operador y el valor que desee en la segunda fila de cuadros y a continuación,
haga clic en Y.
• Para mostrar filas en su vista que cumplan una condición u otra, haga clic en el
operador y el valor que desee en la segunda fila de cuadros y a continuación
haga clic en O.
4. Para guardar la configuración de Auto filtro haga clic en Guardar.
Si ya tiene aplicado un filtro predefinido, las condiciones establecidas para el Auto filtro son
incluidas como condiciones adicionales para el filtro actual. Cuando se guarda una opción de
Auto filtro, el filtro se guarda con otros filtros en su archivo y está disponible sólo a través del
cuadro de diálogo Más filtros.
Ordenar y Agrupar la Información
Puede utilizar Project 2016 en grupos categorizar y reportar información de proyecto en una
variedad de formas. Agrupación también le permite ver datos acumulados información de
resumen de tareas, recursos, o asignaciones en hoja Vistas.
Agrupar tareas o recursos por un criterio
1. En la ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas o Recursos de vistas, haga clic en la vista
que desee.
• Grupo de tareas, seleccione una vista de hoja, como la vista Diagrama de
Gantt, hoja de tareas o uso de tareas. También puede agrupar las tareas en la
vista Diagrama de red.
• Para agrupar recursos, seleccione una vista de hoja, como la vista Hoja de
recursos o uso de recursos.

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2. En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en el grupo que desee en el cuadro
Agrupar por.
3. Para devolver la vista a su estado no agrupada, en el cuadro Agrupar por, haga clic en
Sin agrupar.
Agrupar tareas o recursos por varios criterios
que desee.
• Grupo de tareas, seleccione una vista de hoja, como la vista Diagrama de
Gantt, hoja de tareas o uso de tareas. También puede agrupar las tareas en la
vista Diagrama de red.
• Para agrupar recursos, seleccione una vista de hoja, como la vista Hoja de
recursos o uso de recursos.

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2. En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en Más grupos en el cuadro Agrupar
por.
• En grupos, haga clic en tarea o recurso, seleccione un criterio de agrupación y,
a continuación, haga clic en Editar.
• En grupos, haga clic en tarea o recurso y a continuación, haga clic en nuevo
para crear un nuevo grupo.
4. En el Grupo por fila, en la columna Nombre del campo, haga clic en uno de los campos
que desea utilizar para agrupar las tareas o recursos.
5. En la Entonces por fila (debajo de la Grupo por fila), en la columna Nombre del campo,
haga clic en un campo adicional que desee utilizar para agrupar las tareas o recursos.
6. En la columna orden, haga clic en ascendente o descendente para cada campo.
7. Para seleccionar opciones de formato para cada campo, haga clic en la columna
Nombre del campo en el Grupo por Entonces por fila o y luego, en grupo estableciendo
para, haga clic en las opciones que desee en los cuadros fuente, el fondo de la celda y
patrón.
8. Añadir más niveles de agrupación completando filas adicionales Por entonces.
9. Haga clic en Guardar y, a continuación, haga clic en aplicar.
Sin agrupar.
Asignaciones de grupo
que desee. Para agrupar las asignaciones, seleccione la vista uso de tareas o uso de
recursos.
2. En la ficha Ver, en el grupo de datos, haga clic en Más grupos en el cuadro Agrupar
por.
3. En grupos, haga clic en tarea o recurso, seleccione un criterio de agrupación y, a
continuación, haga clic en Editar.

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4. Seleccione la casilla de verificación asignaciones del grupo, no de las tareas o
asignaciones de grupo, no de recursos.
5. Haga clic en Guardar y a continuación, haga clic en aplicar.
Sin agrupar.

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Creación de Vistas Personalizadas
Cómo crear vistas personalizadas en Project Professional
Para crear una nueva vista debemos:
Ingresar a la ficha Vista de acuerdo a la vista que queremos elegir, podemos seleccionar el
grupo de Vista de tareas o Vista de recursos.
En este caso usaremos el grupo de Vista de tareas y en Otras vistas seleccionamos Más
vistas.
Este cuadro de dialogo muestra todas las vistas generadas por el programa, nosotros daremos
un click en el botón Nueva….

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Tenemos dos alternativas:
a).- La vista combinada, donde podemos usar dos vistas al mismo tiempo.
Elegimos las vistas Gráfico de Recursos y Uso de Recursos.

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Al presionar el botón Aceptar el programa nos muestra el catálogo de vistas donde ya se
encuentra la Vista 1.
Al presionar el botón Aplicar aparecen las dos vistas horizontalmente.

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b).- Vista única, con ella podemos crear una sola vista.
Elegimos Vista única y presionamos el botón Aceptar.
Al presionar el botón Aceptar, el programa nos muestra el catálogo de vista donde ya se
encuentra la Vista 2.

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En este cuadro de dialogo digitamos el nombre de la vista, seleccionamos la pantalla, el grupo,
el tipo de filtro y marcamos resaltar filtro y mostrar en el menú.
Ahora cuando ingresemos a la ficha Vista y nos
ubiquemos en el grupo Vistas de tareas y usemos la
barra del icono Diagrama de Gantt, observaremos
que la Vista 2 se encuentra como una alternativa de
vista y al elegir esta opción nos muestra la tabla
Entrada.
Debemos crear nuevas tablas e incluso
nuevos campos para tener una vista con
nuevas alternativas de las que ya
existen.

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Crear Tabla
Cada una de las vistas está formada por varias tablas, para crear una nueva tabla primero nos
situamos en la vista donde queremos agregar la tabla y luego:
• Ingresarnos a la ficha Vista / grupo Datos / icono Tablas.
• Al desplazarse seleccionas la opción Más tablas.
Este cuadro de dialogo es
para seleccionar tablas de
tareas o de recurso
nosotros queremos crea
una tabla de tarea,
marcamos tarea y
presionamos el botón
Nueva.

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Cómo crear vistas personalizadas en Project Professional
Las Vistas personalizadas son una forma extremadamente potente para transmitir información
crítica cuando se utiliza una gran cantidad de campos personalizados de empresa (ECF).
Porque EEC, por definición, no se incluye en vistas predeterminadas, puede agregarlos a vistas
predeterminadas o crear sus propias vistas personalizadas en el plan del proyecto y agregarlos
allí.
Este artículo describe cómo crear una vista personalizada y agregarle EEC para que la vista
está disponible para todos los usuarios como parte de la plantilla Global de empresa y, a
continuación, continúa describir cómo crear un administrador de proyecto creado vista
personalizada donde la vista puede copiarse fácilmente de un proyecto a otro por la PM.
Nota: Crear una vista en la PWA para que coincida con una vista en Pro de proyecto está fuera
del alcance de este artículo.
Los pasos para crear tablas y vistas son idénticos en proyecto 2016, sin embargo, el método de
acceso es diferente debido a la cinta de opciones. Encontrará imágenes de cómo acceder a las
tablas y vistas al final de este artículo.
Administrador crea nueva vista en la plantilla Global de empresa

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El administrador de Project Server es la persona que realice cambios en la plantilla Global de
empresa y crear la nueva vista.
1. Ir a URL PWA.
2. Haga clic en configuración del servidor > Información Global de empresa.
3. Haga clic en el botón Configurar Project Professional.
4. Project Pro abrirá y desprotegerá la plantilla Global de empresa. La barra de título
muestra Microsoft Project: Checked out empresarial Global y se verá como un plan de
vacío.
5. Ir a Vista > Tabla > más grandes

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6. En el cuadro de diálogo más tablas, se copie una tabla existente y realizar
modificaciones al mismo. Aquí, haga clic en la tabla que desea copiar y elija Copy…y,
a continuación, introduzca un nuevo nombre de la tabla.

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7. En la tabla sección se enumeran las filas, puede cortar y copiar filas para moverlos y
insertar o eliminar filas. Esto es donde podemos agregar cualquier EEC creados
seleccionando el nombre del campo desplegable.
8. Para agregar un ECF, haga clic en la flecha desplegable de un campo nuevo o
existente y seleccionar el ECF. En este ejemplo, se han quitado varios campos
predeterminados y hay tres EEC todos comenzando con "EPM" que puedo añadir. Su
entorno tendrá EEC más que se puede utilizar aquí en esta lista.

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9. Una vez seleccionado, se pueden modificar cómo se alinean los datos en el campo, el
ancho, título, título alineación y contenedor de encabezado. El nombre del campo se
utilizará como el título, a menos que especifique un valor en el campo título. Como
práctica recomendada, el nombre del campo ECF debe ser corto y descriptivo mientras
satisface el campo título sin alterarse. Esto evitará confusiones cuando un usuario
pregunta sobre una columna de Project Professional que tiene un nombre diferente en
la tabla ECF que ve el administrador.
10. Si desea que la nueva tabla que se mostrarán en la vista > menú de tabla, active la
casilla Mostrar en el menú.

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11. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la nueva tabla.
12. A continuación, creará la nueva vista y agregar la nueva tabla que acabamos de crear.
13. Ir a Vista > más Vistas… y elija Copiar una vista existente. Para esta demostración
utilizaremos la vista Diagrama de Gantt.
14. Cambiar el nombre de la vista en el campo nombre, a continuación, haga clic en el
menú desplegable para la tabla y seleccione la tabla que hemos creado anteriormente.
Puede configurar un filtro y la agrupación si te gusta. Si vas a la molestia de crear una
vista personalizada para la plantilla Global de empresa, te gustará desea marcar la
casilla Mostrar en el menú. A continuación, haga clic en Aceptar.

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15. Ahora se mostrará su nueva vista en vistas > más vistas y en los principales puntos de
vista lista.

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16. Elija Archivo > Cerrar y elija Guardar y verificación en la plantilla Global de empresa.
17. Cerrar proyecto Pro.
18. Ya hemos creado la nueva tabla y ver la plantilla Global de empresa, ahora estará
disponible para cualquier administrador de proyecto que cierra y reabre el proyecto Pro

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una vez incorporada a la plantilla Global de empresa. Esto extraerá los cambios de la
plantilla Global de empresa a la aplicación cliente.
Crear vistas personalizadas para su visualización privada
1. Como un Gerente de proyecto, podrá todavía a crear sus propias vistas que son
específicas de un plan y moverlos de su plan de abrir a la plantilla global (diferente de
la plantilla Global de empresa) en el equipo local para que esté disponible para todos
los otros planes. Otros jefes de proyecto que pueden modificar su plan será capaces de
ver la vista personalizada.
2. El proceso para crear nuevas tablas y vistas es idéntica la descripción anterior, excepto
el administrador de proyectos no tendrán acceso a editar la plantilla Global de empresa.
El Gerente de proyecto simplemente abrirá un nuevo plan y comenzar a crear una
nueva tabla o vista nueva inmediatamente.
3. Una vez que se ha creado la vista, vaya a herramientas > Organizador y seleccione la
ficha vistas.
4. Seleccione la vista que acaba de crear y seleccione << Copy para copiar la plantilla
global.
5. Su plan de cierre y abrir un nuevo plan.
6. Vaya a herramientas > Organizador y seleccione la ficha vistas.

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7. Puede copiar la vista II demostración de la plantilla global al archivo de proyecto para
hacer esa opinión allí.
Crear vistas personalizadas en proyecto 2016
1. Los pasos son idénticos para crear vistas personalizadas en Project 2007.
2. Para crear nuevas tablas, vaya a la ficha Vista, grupo de datos y elegir tablas > tablas
más.

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3. Para crear una nueva vista, vaya a la ficha Vista, grupo vistas de tareas y elegir el
diagrama de Gantt > más vistas.

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Tablas Personalizadas
En Microsoft Project 2016 puede agregar columnas para personalizar cualquier tabla existente
en el diagrama de Gantt ver y guardar como una tabla personalizada para uso futuro. Muchas
veces necesitará agregar una columna a un plan de proyecto o tabla existente — por ejemplo,
trabajo, porcentaje completado o tal vez una columna de texto personalizado para agregar
comentarios. En cada archivo de Project 2016, la última columna de la derecha tiene la etiqueta
agregar nueva columna. En esta columna, puede seleccionar un tipo de columna y el nombre
de una lista desplegable o escribir un nombre nuevo personalizado para crear automáticamente
un nuevo campo personalizado.
Paso 1: Encontrar Agregar Nuevo encabezado de columna
En la vista Diagrama de Gantt, en la tabla, desplácese a la derecha. El título de la última
columna es Agregar Nueva columna.
Paso 2: Elegir el campo que desea agregar como una columna
Escriba un nombre personalizado: digite directamente en el encabezado de la columna Agregar
nueva columna. Si no existe el nombre del campo, Project creará automáticamente un nuevo
campo.
Paso 3: Mover la columna recién agregada

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Simplemente arrastre el encabezado de la columna para mover o cambiar la posición en la
tabla.
En cualquier momento puede hacer clic en el encabezado de columna y luego hacer clic en
ocultar columna para quitarlo de la tabla.
Paso 4: Guardar como una tabla personalizada
A. En la ficha Ver, en el grupo de Datos, haga clic en la flecha en Tablas para ver más
opciones.
B. En la lista desplegable Tablas, haga clic en Guardar campos como una nueva Tabla.
C. En el cuadro de diálogo Guardar como Nueva tabla, escriba el nombre personalizado (en
este ejemplo, la tabla de comentarios) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Después de guardar una tabla nueva, el nombre de la tabla se mostrará como una opción en la
lista de tablas en la sección personalizada.

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Esquemas
Es un método para organizar las tareas
Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan
características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de
resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede
usar las tareas de resumen para mostrar las fases y sub fases principales del proyecto. Las
tareas de resumen esquematizan los datos de sus sub tareas, que son las tareas agrupadas en
un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario
para reflejar la organización del proyecto.
Existen dos métodos de organización de la lista de tareas:
Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se
detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan
pronto como haya decidido las fases principales.
Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente
falte alguna fase.
Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación,
se agrupan en fases.
Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el
esquema a las tareas de resumen y sub tareas en Project.
Crear tareas de resumen y sub tareas
Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangría para crear tareas de resumen y
sub tareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangría
y las sub tareas, debajo de ellas, con sangrías aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de
resumen también puede ser una sub tarea de otra tarea superior.
1. En la vista de Diagrama de Gantt, haga clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar
la sangría como sub tarea o anular la sangría como tarea de resumen.

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2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas, haga clic en Aplicar sangría para aplicar
la sangría a la tarea, de modo que se convierta en una sub tarea.
Con el mouse puede aplicar o anular la sangría a una tarea rápidamente. Sitúe el puntero
sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble,
arrástrelo hacia la derecha para aplicar la sangría a la tarea o arrástrelo hacia la izquierda para
anular la sangría de la tarea.
La asignación de recursos a tareas de resumen puede crear duraciones y valores de
asignación impredecibles. Si tiene el mismo recurso asignado a la tarea de resumen y a su sub
tarea, no podrá resolver una sobreasignación si la tarea de resumen se programa
automáticamente. Además, los campos como % compl. suelen usarse en tareas de resumen
para indicar el progreso realizado en todas sus sub tareas. Sin embargo, si hay una asignación
en la tarea de resumen, el campo % compl. se usa para hacer un seguimiento del progreso
realizado en las sub tareas y del progreso de dicha asignación de resumen. Bajo estas
circunstancias, es posible que Project no pueda realizar un seguimiento del progreso específico
de forma precisa.
• Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las sub tareas y tareas de
resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema.
• Puede reorganizar fácilmente las fases del proyecto en su programación de esquema.
Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automáticamente se desplazan o
eliminan todas las sub tareas asociadas.

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• Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automáticamente todas sus sub
tareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus sub tareas, primero tiene
que anular la sangría de las sub tareas hasta que estén al mismo nivel que la tarea de
resumen.
• Al reorganizar una lista de tareas, cambiarán los números de esquema de los
elementos de la lista. Los números de esquema se actualizan automáticamente al
mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de
tareas. Si está usando un sistema de numeración personalizado especificado
manualmente, los números no se actualizan de forma automática. Si desplaza una
tarea, deberá ajustar manualmente los números para reflejar la nueva ubicación.
• La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias
entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, éstas deben estar vinculadas.
Después de organizar las tareas vinculadas en su programación de esquema, las
dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de
ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.
Obtener más información sobre cómo se calculan los valores de las tareas de resumen
No todos los valores de las tareas de resumen muestran el total combinado de los valores de
las sub tareas. Aunque algunos valores de las tareas de resumen (como costo y trabajo)
representan los valores totales de las sub tareas, no es el caso de otros valores (como duración
y línea de base). Por ejemplo, Project calcula la duración de una tarea de resumen como el
tiempo de trabajo total entre la fecha de inicio más reciente y la fecha de finalización más
alejada de sus sub tareas.

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Esta información de la tarea de resumen resume el período entre la fecha de inicio más
temprana y la fecha de finalización más reciente de todas las sub tareas incluidas. No muestra
la suma de todas las duraciones de las sub tareas.
Como Project calcula los valores de las tareas de resumen, la mayoría de ellos no se pueden
modificar. Si tiene que cambiar los valores de una tarea de resumen, como la duración,
actualice las sub tareas individuales. Los valores de la tarea de resumen se recalculan.
¿Por qué los botones de esquema no funcionan bien?
Existen diversos motivos por los cuales los botones de esquema parecen no funcionar
correctamente.
• Puede estar intentando anular la sangría de una tarea que ya se anuló tanto como se
pudo (o una tarea de primer nivel) En las tareas del primer nivel del esquema no se
puede anular la sangría. En su lugar, aplique la sangría a aquellas tareas que desea
incluir como sub tareas de la tarea de primer nivel.
• Puede estar intentando mover una tarea que está contenida dentro de un proyecto
consolidado (o un proyecto maestro) Cuando se trabaja con proyectos consolidados o
proyectos maestros, no se puede anular la sangría más allá del nivel de la sub tarea de
una tarea de resumen.
• Puede estar intentando aplicar o anular la sangría de asignaciones, no de tareas Las
vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran las asignaciones de tareas y recursos
con sangrías similares a las de las sub tareas. Aunque las asignaciones se puedan
mostrar y ocultar junto con las sub tareas, no se les puede aplicar ni anular la sangría.
• Puede que esté trabajando en una vista que no usa los botones de esquema Los
botones de esquema solo funcionan cuando la vista activa es Diagrama de Gantt, Hoja
de tareas o Uso de tareas. Si está usando una de estas vistas y no funcionan los
botones de esquema, asegúrese de que se muestran las tareas de resumen.
Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Opciones. En la página Opciones de
proyecto, seleccione Avanzadas. En Mostrar opciones para este proyecto, active la casilla
Mostrar tareas de resumen del proyecto.

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• Puede que las tareas estén ordenadas sin mantener la estructura del esquema Si las
tareas están actualmente ordenadas sin la estructura del esquema, no están
disponibles los botones de esquema.
Para mantener la estructura de esquema al ordenar las tareas, en la ficha Ver, en el grupo
Datos, haga clic en Ordenar y, a continuación, seleccione Ordenar por. En el cuadro de diálogo
Ordenar por, asegúrese de activar la casilla Mantener estructura de esquema.
• Puede que las tareas estén agrupadas Para quitar la agrupación, en la ficha Ver, en el
grupo Datos, haga clic en Sin agrupar en el cuadro Agrupar por.

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Aplicación de Formato al Proyecto
Las barras de Gantt lucen bastante simples pero se pueden volver confusas a medida que el
proyecto se vuelve más complejo. Personalizar las barras en una vista de Gráfico de Gantt es
frecuentemente, lo primero que hace un administrador de proyecto, es dar claridad al proyecto
para ayudar a resolver los problemas rápidamente.
Algunas categorías tienen sólo una forma de inicio (como hito), mientras que otras categorías
tienen una forma de inicio, la barra central y forma de término (como tareas de resumen).
Para resaltar una sola barra de Gantt cambiando su formato, haga clic derecho en la barra y
seleccione un color de relleno.
Cambiar las barras de Gantt rápidamente usando un estilo
Con un solo clic, puede aplicar un estilo predefinido para todas las barras en una vista de
diagrama de Gantt.
1. Aplique una vista Diagrama de Gantt. Con la ficha formato debajo se mostrará la ficha
Herramientas de diagrama de Gantt.
2. Haga clic en un estilo en el grupo Estilos de diagrama de Gantt
El estilo instantáneamente se aplica a todas las barras de la vista.
Crear un nuevo tipo de barra de Gantt
Si desea poner de relieve una determinada tarea categoría que no está representado por su
propia barra de Gantt, puede crear un nuevo estilo de barra de Gantt. Por ejemplo, puede crear
un tipo de barra de Gantt para mostrar la demora disponible o para llamar la atención sobre
retrasos de tareas.
1. Aplicar una vista Diagrama de Gantt. Con la ficha formato debajo se mostrará la ficha

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2. En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha de Formato y, a continuación, haga
clic en Estilos de barra.
También puede hacer doble clic en la parte de gráfico de una vista Diagrama de Gantt, pero no
en barras individuales.
1. En la lista de la barra de Gantt, seleccione la fila situada debajo de donde desee
insertar un nuevo estilo de barra de Gantt y, a continuación, haga clic en Insertar fila.
2. En la columna nombre de la nueva fila, escriba un nombre para el nuevo estilo de
barra.
3. En la columna Mostrar para Tareas de la nueva fila, escriba o seleccione el tipo de
tarea que se desea representar en la barra.
Si desea excluir las tareas específicas de una barra tipo, escriba no antes de la tarea de
escribir. Por ejemplo, puede definir una barra tipo como no hito para mostrar sólo las tareas que
no son tareas hitos.
Si desea mostrar una barra de Gantt para tareas de varios tipos (como las tareas que son hitos
y crítica), escriba una coma (,) después de la categoría de la tarea en el cuadro de entrada de
texto y escriba o seleccione una segunda categoría de la tarea en el campo Mostrar para
tareas.
4. En las columnas desde y hasta, escriba o seleccione los campos que desea utilizar
para posicionar el inicio y terminar los puntos de la nueva barra de Gantt.
Si desea crear un símbolo que representa una única fecha, escriba o seleccione el mismo
campo en las columnas desde y hasta.
5. Haga clic en la ficha barras y bajo Inicio, medio y final, seleccione las formas, patrones
o tipos y colores de la barra.
Para ahorrar tiempo, puede copiar un estilo de barra de Gantt existente que tiene muchos de
los atributos que desee y péguelo donde desee. En el cuadro de diálogo Estilos de barra,

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seleccione la fila que desea copiar y, a continuación, haga clic en Cortar fila. Haga clic en
Pegar fila para restaurar la fila cortada, seleccione la fila superior donde desee insertar la fila
copiada, haga clic en Pegar nueva fila y, a continuación, modifique la copia.
Agregar texto a las barras de Gantt
Puede agregar información específica del proyecto, tales como nombres, nombres de los
recursos, porcentajes de finalización e iniciación de fechas, a las barras en una vista de
diagrama de Gantt.
En la mayoría de los casos, deseará agregar texto a ciertos tipos de barras de Gantt.
1. Aplicar una vista Diagrama de Gantt. En la ficha Formato debajo se mostrará la ficha
2. En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha de Formato y, a continuación, haga
clic en Estilos de barra.
También puede hacer doble clic en la parte de gráfico de una vista Diagrama de Gantt, pero no
3. En la tabla, haga clic en el tipo de barra de Gantt (como tarea o progreso) que desea
agregar texto y, a continuación, haga clic en la ficha texto.
4. En la izquierda, derecha, superior, inferior y dentro de cajas, escriba o seleccione el
campo que contiene los datos que desea mostrar en la barra de Gantt.
Si desea agregar texto que es único para cada tarea, escriba o seleccione un campo de texto
personalizado, como por ejemplo texto1, texto2 o texto3. Texto que se introduce en estos
campos desde otros puntos de vista se agrega automáticamente a las barras de Gantt.
También puede agregar texto a una barra de Gantt específica.
1. Haga doble clic en una barra única dentro de la parte de gráfico de una vista Diagrama
de Gantt, pero no en el espacio entre las barras.
2. En el cuadro de diálogo Barra de formato, haga clic en la ficha Texto de la barra.

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3. En la izquierda, derecha, superior, inferior y dentro de cajas, escriba o seleccione el
campo que contiene los datos que desea mostrar en la barra de Gantt.
Si desea agregar texto que es único para cada tarea, escriba o seleccione un campo de texto
personalizado, como por ejemplo texto1, texto2 o Text3. Texto que se introduce en estos
campos desde otros puntos de vista se agregará automáticamente a las barras de Gantt. No se
puede agregar texto individual a las barras de Gantt sin introducir el texto en los campos de
texto personalizado.
• Para cambiar el formato de fechas en las barras de Gantt, haga clic en Diseño en el
grupo formato y, a continuación, haga clic en el formato de fecha que desee en el
cuadro formato de fecha.
• Haga clic en las otras barras para agregar información del proyecto, cuidando a las
barras y no al espacio que les rodea. Si aparece más de una barra para cada tarea,
sólo la información de la barra superior puede mostrarse haciendo clic en la barra en el
grupo Estilos de barra.
Cambiar el alto de las barras de Gantt
Para hacer las barras en el gráfico, en la vista Diagrama de Gantt, fácil de revisar puede que
desee ajustar la altura de las Barras de Gantt.
1. Aplicar una vista Diagrama de Gantt. Con la ficha formato debajo se mostrará la ficha
Herramientas del diagrama de Gantt.
2. En el grupo formato, haga clic en Diseño.
También puede hacer doble clic en la parte del gráfico de una vista Diagrama de Gantt, pero no
1. En el cuadro alto de la barra, haga clic en el tamaño que desee.
Cambiar la apariencia de las líneas de vínculo entre las barras de Gantt

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Al vincular tareas, Project muestra líneas de vínculo (línea de enlace: en el diagrama de Gantt y
diagrama de red, la línea que aparece entre dos tareas para indicar una dependencia entre
tareas.)
1. Aplicar una vista Diagrama de Gantt. Debajo de la ficha Formato se mostrará la ficha
2. En el grupo Formato, haga clic en Diseño.
También puede hacer doble clic a la línea de vínculo entre tareas en la parte de gráfico de una
vista Diagrama de Gantt, pero no en barras individuales.
1. En vínculos, haga clic en el tipo de línea de vínculo que desea utilizar. Si elige el primer
tipo de enlace, no se mostrarán las líneas de vínculo.
Si desea cambiar la relación entre las tareas (como cambiar una dependencia de fin a
comienzo de tareas a una dependencia entre tareas de comienzo a comienzo) que necesita
cambiar el tipo de dependencia de la tarea.
En este ejercicio deberá copiar el Gráfico de Gantt y las vistas de la línea de tiempo a otra
aplicación.
1. En la columna Nombre de Tarea haga clic en el nombre de la tarea 7, Fase de
Lanzamiento Interno (Internal Launch Phase).
2. En la pestaña Tareas, en el grupo Edición, haga clic en Desplazare a Tarea.
Las barras de Gantt para la tarea resumen InternalLaunch Phase y sus sub tareas se muestran.
Esto es cerca a la imagen que le gustaría copiar.

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3. En la vista Gráfico de Gantt, seleccione los nombres de las tareas 7 a la 14. Estas
son las tareas de resumen de Internal Launch Phase y sus sub tareas.
4. En la pestaña Tarea, en el grupo Porta papales, haga clic en la flecha cerca a
Copiar y luego haga clic en Copiar Imagen
En este cuadro de diálogo puede controlar como Project copia los detalles del plan
de proyecto al Porta papeles o lo guarda a un archivo. Estas dos primeras
opciones debajo de Visualizar Imagen controlan el tamaño y resolución de la
imagen del Gráfico de Gantt que copie; el tercero le permite guardar la imagen
copiada como GIF. Las opciones de Copiar y Escala de tiempo le permite afinar lo
que desee copiar. Para este ejercicio copie las filas seleccionadas en calidad de
resolución de pantalla y dejar la escala de tiempo como se muestra en pantalla.
5. Haga clic en Aceptar
Project copia una imagen gráfica del diagrama de Gantt para sólo las filas
seleccionadas en la Ventana Porta papeles.
6. En el menú inicio haga clic en Todos los Programas y en el grupo de programas
Accesorios haga clic en WorPad.

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WordPad se abre y crea un nuevo documento.
7. En WordPad haga clic en Pegar.
WordPad pega la imagen gráfica de la vista del Cuadro de Gantt en el nuevo
documento.
El Cuadro de Gantt es un formato estándar para mostrar cronogramas y puede mostrar
un poco de detalle de cronograma.
8. Regrese a Project.
9. Haga clic en cualquier parte en la vista Línea de Tiempo.
10. En la pestaña Formato, en el grupo Copiar haga clic en Copiar Línea del Tiempo.
Las Opciones de Copiar Línea de tiempo aparecen.
11. Haga clic en Tamaño Completo.
Project copia una imagen de gráfico de la línea de tiempo al Porta papeles.
12. Regrese a WordPad y luego presione la tecla Enter unas cuantas veces para
agregar un espacio debajo de la imagen del Cuadro de Gantt.
13. En WordPad haga clic en Pegar.

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WordPad pega la imagen del gráfico de la vista de la Línea de tiempo en el nuevo
documento.
14. Cierre WordPad sin grabar el documento, regrese a Project y luego haga clic en
cualquier parte en la vista del Cuadro de Gantt.
SESIÓN 02.- TRABAJAR CON CAMPOS PERSONALIZADOS
Utilizar Campos Personalizados
Crear un campo de texto personalizado
Las tablas que Project ofrece en la vista hoja a menudo le restringen a determinados tipos de
entradas. Por ejemplo, se tiene que introducir un valor numérico en cualquier campo
relacionado a costos. Project ofrece un número determinado de campos que se pueden
personalizar para sus propios fines y agregarlo en cualquier tarea o tabla de recursos. Existen
de texto, costo, número y otros tipos de campos que se pueden personalizar. Un buen acceso
directo es crear un campo personalizado en una tabla de consulta.
Una tabla de consulta le permite crear una lista desplegable de valores para ser seleccionados
desde un campo personalizado. Es decir, cuando se hace clic en una celda en el campo, puede
a continuación, hacer clic en la lista desplegable que aparece y seleccionar de una de las
entradas predefinidas. Digamos que desea agregar un campo que indica si un recurso ha
completado su entrenamiento. Al crear un campo personalizado con la tabla de consulta
ofreciendo las posibles entradas, Sí, No, y Parcial puede hacer el ingreso de datos más rápido
previniendo errores de entrada de datos que podrían ocurrir si el campo no tuviera
restricciones. De forma predeterminada, sólo las entradas en la tabla de consulta pueden
introducirse en el campo.

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Par crear y utilizar un campo de texto personalizado con una tabla de consulta, siga estos
pasos:
1. Muestre la tarea o vista de recursos y a continuación muestre la tabla que desea
personalizar.
Para mostrar las tablas elija Ver Tablas y seleccione uno de la lista que aparece.
2. Haga clic en cualquier encabezado de columna del campo y seleccione Campos
Personalizados del menú contextual que aparece.
Aparece el cuadro de diálogo Campos Personalizados.
3. Después de seleccionar otro campo de la lista de campos de ser necesario haga clic en
cambiar nombre.
4. Escriba un nombre para el campo en el cuadro de diálogo Cambiar Nombre de Campo
y haga clic en el botón Aceptar.
5. Nuevamente en la caja de dialogo Campos Personalizados (ver la siguiente figura),
haga clic en el botón Consultar.
La caja de dialogo Editar Tabla de Consulta aparece como se ve en la siguiente imagen:

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6. Introduzca un valor posible (texto para un campo de texto, una cantidad de dólares
para un campo de costo etc.) en la columna valor.
Opcionalmente, escriba una descripción para cada valor en la columna de Descripción.
7. Repita el paso 6 para ingresar valores adicionales a este campo.
8. Para definir una de las entradas como el predeterminada para el campo seleccione Usa
un valor de la Tabla como Entrada Predeterminada para la casilla de verificación
Campo, haga clic en el valor deseado en la lista y haga clic en el botón Establece como
Predeterminado.
9. Haga clic en el botón cerrar y a continuación haga clic en Aceptar para guardar la lista y
cerrar todos los cuadros de diálogo.

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10. Agregue el campo a la ubicación deseada en la tabla (consulte el capítulo 2).
La siguiente figura muestra un campo de texto personalizado con una tabla de consulta
agregada a la Vista Hoja de Recursos en un proyecto.

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Al asignar recursos es necesario tener conocimientos de una persona en cuenta. Si una
persona con menos experiencia o habilidad podría trabajar en una determinada tarea y
ahorrarle dinero porque esa persona tiene una baja tasa por hora, ¿no sería agradable poder
encontrar esos recursos fácilmente?
Project no incluye un campo Habilidad pero le permiten agregar campos propios. Puede utilizar
estos campos para cualquier cosa, pero una gran forma de utilizarlos es codificando sus
recursos por nivel de habilidad. Puede utilizar un sistema de calificación como A, B y C o usar
términos tales como Exp para un trabajador experimentado y Pri por un trabajador de nivel de
principiante.
Pasos para agregar un campo personalizado:
1. Mostrar la Hoja de Recursos (o cualquier hoja donde desee ver el campo
personalizado).
2. Desplácese hacia la derecha y haga clic en el encabezado de la columna
Agregar nueva columna.
3. Escriba un nombre para el campo y presione ENTER.
Puede escribir lo que desee en esta columna para cada recurso en su proyecto. A
continuación, puede buscar entradas específicas en este campo usando la función de
Búsqueda, o activar un filtro para mostrar únicamente los recursos con un cierto nivel de
habilidad en ese campo.
El campo personalizado creado mediante el método anterior utiliza uno de los Texto 1 hasta
Texto 30 campos disponibles para personalizar. Puedes personalizar otros tipos de campos
como campos de costo. Para acceder a más campos personalizados, haga clic en el
encabezado de columna del campo y luego haga clic en Personalizar Campo.

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Personalizar Campos
Project siempre ha incluido un gran número de campos personalizados que se pueden utilizar
como desee. El nuevo Project 2016 con su nueva IU facilita la creación de campos
personalizados.
Existen varios tipos de campos personalizados:
• Costo (hasta 10 campos)
• Fecha (hasta 10 campos)
• Duración (hasta 10 campos)
• Flag (hasta 20 "sí" o "No")
• Número (hasta 20 campos)
• Texto (hasta 30 campos)
Un campo personalizado puede contener un valor estático ingresado o puede ser un valor
calculado derivado de una fórmula.
Este es un ejemplo simple de un campo de texto personalizado aplicado a recursos. Se agregó
el campo personalizado Texto1 a la Hoja de Recursos y se renombró el nombre de campo
"Educación."
Este campo y los valores que contiene por recursos no tienen efecto sobre el plan del proyecto.

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Es sólo una manera conveniente para mí de capturar alguna información (sobre los recursos en
este caso) que Project por sí mismo no fue capaz de incluir a través de un campo integrado.
Debido a que mi campo personalizado "Educación" es un campo en una tabla, se puede usar
con características como filtrado y ordenamiento. En el siguiente ejemplo se ha filtrado la lista
de recursos para mostrar sólo aquellos recursos con grados avanzados.
En la vista Diagrama de Gantt, arrastre la barra divisora vertical a la derecha para exponer el
borde derecho de la tabla.
Digamos que en la lista de tareas, le gustaría marcar determinadas tareas que tienen
necesidades de informes adicionales para algunos trabajos de control de calidad interno. Al
tratarse de un valor simple "Sí" o "No" por tarea se usará un campo de bandera. Primero
creamos el campo personalizado.

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Al escribir el nombre de campo, tan pronto se completa el nombre del campo, Project aplica el
valor por defecto de "No" a todas las tareas.
Una vez que ha ingresado los valores que desee, puedo agrupar o filtrar por este campo.

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Para asegurarnos que el campo personalizado tendrá sentido para, también se puede indicar
un nombre descriptivo. Con el botón derecho sobre el encabezado de la columna "Flag1" y en
el menú contextual que aparece haga clic en Campos personalizados. El siguiente cuadro
de diálogo aparece:

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Este es el mismo cuadro de diálogo y funcionalidad de campo personalizado que los usuarios
de versiones anteriores de Project están familiarizados. Haga clic en Cambiar nombre,
escriba el nombre de la tarea que desee y a continuación, haga clic en Aceptar.

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También puede crear campos personalizados “on the fly”. Debido a que todos los campos
personalizados son de tipo conocido y mutuamente excluyente (costo, fecha etc.), Project
normalmente puede adivinar el tipo de campo personalizado basándose sólo en el texto que
introduzca. Digamos que desea incluir valores numéricos para mis tareas señaladas como
"Tarea de métricas ISO". Sólo empezaré a escribir un valor numérico en la columna derecha y
Project deducirá correctamente que deseo crear un campo numérico personalizado.
Ya que no he usado todavía un campo personalizado de número en este plan de proyecto,
Project comienza con el campo personalizado "Número1". Si más tarde agrega otro campo de
número personalizado, Project propondrá "Número2" y así sucesivamente.
Repitamos el mismo proceso anterior para cambiar el nombre del campo Número1 a algo más
descriptivo.
Definir Fórmulas Personalizadas
Hay muchas formas diferentes de reportar el estado de un proyecto en términos de tareas o
variación de presupuesto u otras medidas. No hay escasez de funciones en Project que apoyen
en la presentación de informes.

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En este ejercicio, se crea una vista usando campos personalizados para visualmente centrarse
en la varianza de un proyecto.
1. En la ficha Ver, en el grupo Vistas de Tareas, haga clic en Otras Vistas y a
continuación haga clic en Hoja de Tarea.
Project muestra la vista Hoja de Tareas. Actualmente contiene la tabla de costo.
Para ahorrar tiempo, hemos adaptado un campo en este archivo de proyecto el cual contiene
una fórmula que evalúa la variación de costo de cada tarea. Analizaremos la fórmula para
comprender lo que hace y a continuación los indicadores gráficos asignados al campo.
2. En la pestaña Formato, en el grupo Columnas haga clic en Campos Personalizados.
Aparece el cuadro de diálogo Campos Personalizados.
3. En el campo Tipo situado en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo haga
clic en la lista desplegable.
4. En la lista haga clic en Overbudget (Number3). Este es el campo personalizado
mencionado anteriormente.

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5. En la sección Atributos Personalizados haga clic en Fórmula.
El cuadro de diálogo de Fórmulas aparece.

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Al escribir una fórmula use estos botones para insertar campos de Project o funciones en su
fórmula.
Dependiendo del valor retornado por la formula, Project mostrará uno de estos tres indicadores
gráficos en la columna Overbudget.
6. Haga clic en la primera celda debajo de la columna Imagen (contiene una carita feliz) y
luego haga clic en la flecha de la lista desplegable.

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Aquí puede ver muchos indicadores gráficos que se pueden asociar a los valores de campos.
7. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo de indicadores Gráficos y luego
haga clic en Cancelar nuevamente para cerrar la caja de diálogo “Campos
Personalizados”.
8. En la columna Nombre de Tarea haga clic en el signo menos cerca al nombre de Tarea
1, la reunión recurrente del equipo de editores.
La lista de tareas recurrentes se colapsa para mostrar solo las tareas de resumen recurrentes.
Para terminar este ejercicio mostrará la columna Overbudget (Número 3) en la tabla Costos.
9. Al lado derecho de la tabla haga clic en Agregar Nueva.
Una lista de campos disponibles aparece.
10. En la lista de campos haga clic en Overbudget (Number3) en la lista desplegable.
También verá el mismo campo personalizado Number3 (Overbudget) en la
lista de campos.
Project mostrará la columna Overbudget en la tabla Costos.

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Como la varianza del costo de una tarea cambia de variación, también lo hacen los indicadores
gráficos según los intervalos especificados en la fórmula. Este es un formato útil para la
identificación de las tareas cuya variación de costo es más alta de lo que quisiera como se
indica por las luces amarillas o rojas. Se puede ver que las tareas 31 y 32 y en consecuencia
su tarea resumen 30, experimentaron una alta cantidad de variación en dólares y un alto
porcentaje sobre la línea de base, según lo indicado por los indicadores rojos de cara triste. Las
tareas 33 y posteriores no tienen variación debido a que aún no han comenzado.
Hasta ahora, ha identificado varianza de cronograma y presupuesto en una vista de tareas y
presupuesto en una vista de recursos — cada una es una importante medida del estado del
proyecto.

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Calcule el porcentaje planeado de las tareas
MS Project incluye un campo denominado % completado que representa el avance real de una
tarea hasta la fecha de estado, sin embargo, no existe un campo complementario que defina el
avance planeado.
El campo % planeado permitiría comparar el avance real con el avance planeado y obtener
indicadores de desempeño.
Desearíamos tener lo siguiente:
Nombre de tarea % completado % planeado Variación
Tarea 1 40 45 -5
Tarea 2 25 20 5
Por lo tanto, definamos un campo personalizado para establecer el % planeado.
Usemos el campo personalizable Número1 y le llamamos “% planeado num”
Nota: La fórmula descrita en este artículo funciona correctamente en Project 2016, en Project
2007 y también en versiones anteriores.
Definamos la fórmula del campo personalizado como sigue:
IIf([Comienzo previsto]<50000,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo
previsto])<0,IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin
previsto])>0,((Projdatediff([Comienzo previsto],[Fecha de estado])/([Duración
prevista]))*100),100),0),0)
Explicación de la fórmula:
(En los ejemplos, las tareas tienen duración de 10 días y comienzo el lunes 17 de enero de
2011, la fecha de estado es el viernes 21 de enero de 2011 y está representada por la línea
punteada roja vertical)
IIf([Comienzo previsto]<50000… permite confirmar que exista la línea base de la tarea
para hacer el cálculo. Si la línea base no existe, entonces el resultado es 0.

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Ejemplo Tarea sin línea base: % planeado = 0
IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Comienzo previsto])<0… para confirmar que la
línea base de la tarea inició antes de la fecha de estado, en caso contrario, es decir si la linea
base comienza después de la fecha de estado, el % planeado es 0.
Ejemplo Tarea con línea base posterior a la fecha de estado: % planeado = 0
IIf(datediff(“d”,[Fecha de estado],[Fin previsto])>0… si la linea base terminó antes
de la fecha de estado, el resultado de la fórmula es 100.
Ejemplo Tarea con línea base anterior a la fecha de estado: % planeado = 100
((Projdatediff([Comienzo previsto],[Fecha de estado])/([Duración
prevista]))*100) es precisamente la fórmula que calcula el % planeado.
Ejemplo Tarea en proceso: % planeado = 50, de acuerdo a la fórmula
Cómo podemos observar, para poder obtener el % planeado es necesario:
1) Que la tarea tenga línea base
2) Que esté definida la fecha de estado

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Teniendo esta definición podemos complementarla en nuestro modelo en MS Project con lo
siguiente:
• Definir un campo personalizado de tipo texto cuya fórmula sea igual al campo de %
planeado, para darle formato usando la siguiente fórmula:
Format([Número1]/100,”#0%”).
• Usar otros campos personalizados para comparar el % planeado contra el %
completado y generar indicadores de variación del avance real vs el avance planeado.
• En Project 2016, la fórmula del % planeado podría adecuarse para considerar los
casos de tareas inactivas y de tareas con programación manual.
Hay que tomar en cuenta que el cálculo propuesto aquí para el % planeado está basado en la
duración de la línea base y por lo tanto aplica muy bien en tareas con una distribución uniforme
del trabajo en el tiempo. Por otro lado, no es recomendable aplicarla a tareas de resumen
porque al estar basado en la duración de la propia tarea, el cálculo puede distorsionarse muy
fácilmente.

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SESIÓN 03.- CODIGOS EDT
Contiene el campo EDT estructura de desglose del trabajo (EDT) códigos, que son códigos
alfanuméricos que puede utilizar para representar la posición de la tarea asociada dentro de la
estructura jerárquica del proyecto. Los códigos EDT son similares a números de esquema,
excepto que puede modificar los códigos EDT o aplicar un formato específico de WBS o
máscara. Códigos EDT también son únicos; sólo puede tener un código EDT por tarea.
Existen diversas categorías de campos WBS.
Tipo de datos Texto
WBS (campo de tareas)
Tipo de entrada Calculado o introducido
Cómo se calcula El código EDT predeterminado es el número de esquema de la tarea. Puede
escribir o definir un formato para su propio código EDT personalizado. Si escribe un código
EDT, puede modificar en cualquier momento. Si borra un código EDT, devuelve el valor del
campo para el número de esquema. Si define un formato de código de WBS, o máscara,
Microsoft Office Project complete el campo EDT con un valor correspondiente al nivel de
esquema de la tarea y la máscara de código EDT. Sólo puede introducir un código EDT que
coincide con la máscara de código EDT definido.
Mejores usos Utilizando el campo EDT es más útil si su empresa utiliza un sistema de código
específico de WBS para gestión de proyectos. Agrega el campo EDT a una vista de tareas
cuando desea mostrar, introducir o cambiar los códigos EDT de las tareas.
Ejemplo Ha configurado su proyecto con la máscara de código EDT que utiliza en su
departamento, y que realmente desea ver e imprimir informes que hacen referencia a los
códigos EDT con todas las tareas. Agregar el campo EDT a la vista de hoja de tareas.
Observaciones Para configurar la máscara de código EDT, en el menú proyecto , elija WBSy,
a continuación, haga clic en Definir código. Utilice el cuadro de diálogo Definición de código
EDT para configurar la máscara de código para diferentes niveles y para escribir cualquier
prefijo aplicable al código EDT.
WBS (campo de asignación)

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Tipo de entrada Calculado
Cómo se calcula Microsoft Office Project asigna código EDT de la asignación de acuerdo al
código EDT de la tarea asociada. El código EDT predeterminado es el número de esquema de
la tarea.
Mejores usos Agregar el campo EDT de asignación a la vista uso de tareas o uso de recursos
cuando desee mostrar el código EDT asociado a una asignación de tarea. Esto puede también
ayudarle a identificar las tareas por número.
Ejemplo Al informar sobre el progreso de las asignaciones, prefiere utilizar códigos EDT, en
lugar de nombres de las tareas. Agregar el campo EDT a la vista uso de recursos.
Personalizar los códigos EDT
Project tiene un campo llamado WBS que puede personalizarse para ajustar el esquema de
numeración WBS de la organización. El código EDT predeterminado es idéntico a los números
de esquema que Project genera y almacena en el campo número de esquema. Puede mostrar
dos de estos campos en una tabla mediante la inserción de las columnas, como se muestra en
la siguiente figura:

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Para insertar estos campos en su pantalla, siga estos pasos:
1. Haga clic en el encabezado de la columna donde desee insertar la columna (campo) y
elija Insertar columna. Se abrirá el cuadro de diálogo Definición de columna. Todas las
columnas a la derecha, incluyendo la columna en donde hizo clic derecho, desplácese
a la derecha para dejar espacio a la nueva inserción de la columna.
2. En el cuadro de diálogo Definición de columna, elija Número de Esquema o WBS en la
lista desplegable en el campo Nombre del Campo.
3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definición de Columna e insertar
la columna.
Repita estos pasos para insertar la otra columna (el uno no sólo insertar), número de esquema
o WBS.
Si el equipo decide utilizar estos campos, debe tener en cuenta que el campo Número de
Esquema y campo EDT son idénticos en el modo predeterminado de Microsoft Project y el
número asociado a un paquete de trabajo cambiará si el paquete se mueve dentro del
cronograma del proyecto. Si el esquema de numeración de WBS debe seguir siendo el mismo

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durante toda la vida del proyecto, utilice un campo personalizado que luego debe mantener en
lugar del campo EDT automático proporcionado por Project.
NOTA
De forma predeterminada, el valor en el campo EDT del proyecto de Microsoft cambiará
automáticamente si un paquete de trabajo se mueve de un lugar a otro dentro de la
programación.
Ver los Códigos de Estructura de Descomposición del Trabajo
Descifrar el código EDT
En Project 2016 los códigos se utilizan para hacer que los elementos de un proyecto sean
fáciles de identificar. Estos códigos: códigos de estructura (EDT) de desglose de trabajo:
pueden generarse automáticamente para dar una identidad única a cada tarea en su proyecto
por su orden en el esquema del proyecto.
Por ejemplo, digamos que la tercera fase de un proyecto tiene nueve sub tareas y la novena
sub tarea también tiene sub tareas. El código EDT para su tercer sub tarea es 3.9.3. Este
código permite identificar todas las tareas que pertenecen a la fase 3, no importa en qué nivel
del esquema se encuentren, como se muestra en la siguiente figura. Sencillamente asignar un
código EDT a un esquema le ayuda a identificar la ubicación de tareas individuales en el
esquema de tal forma que la gente pueda encontrar y hacen referencia a ellas fácilmente.
Este concepto es similar a cómo los números de página en tabla de contenido de un libro le
ayuda a ir correctamente a la página específica.

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Mostrar un código EDT
En realidad no tiene que crear un código EDT por sí mismo debido a que la propia estructura
del esquema crea el código. Todo lo que tiene que hacer es mostrarlo. Para ello, siga estos
pasos:
1. Haga clic en el botón de Gráfico de Gantt en la pestaña Tarea de la cinta.
Aparecerá la vista Diagrama de Gantt.
2. Haga clic en cualquier encabezado de columna y a continuación, elija Insertar columna.
Aparece la lista de campos disponibles.

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3. Escriba una W para desplazarse por la lista y, a continuación, haga clic en WBS.
La columna WBS se muestra. Si agrega una tarea, mueve, promueve, o devuelve una tarea en
el esquema de su proyecto, se actualiza el código EDT automáticamente.
Personalizar el código
Para la cuarta tarea bajo la segunda fase de la primera fase del proyecto, el código EDT se
vería así por defecto:
1.2.4
A menudo tal código EDT funciona bien para los proyectos. Si desea realizar cambios Project
2016 le permite modificar el código para utilizar un prefijo, el nombre de su proyecto, un ID de
cliente, o número de su departamento. Un ejemplo de un código personalizado se muestra en
la siguiente figura.
Los elementos utilizados para hacer el código son máscaras de código. Puede especificar las
siguientes opciones para máscaras de código WBS:
Un Prefijo de Código de Project le permite agregar un identificador de proyecto que aparece al
comienzo de cada uno de los códigos.

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• Numeros (Ordenados) usa un código numérico.
• Letras en Mayúsculas (Ordenados) usa códigos de letras (tales como A, B, and C para
corresponder a la primera, segunda y tercera fases de un proyecto) con formato en
mayúsculas.
• Letras en Minúsculas (Ordenadas) también utiliza letras pero con formato en
minúsculas
• Caracteres (Sin Ordenar) se utiliza para combinaciones de letras y números. Esta
elección genera un asterisco con cualquier caracter que desee en una vista en
columna.
Para personalizar un código EDT siga los siguientes pasos:
1. Seleccione Proyecto | EDT | Definir Código

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El diálogo Definición de Código EDT aparece como se ve en la siguiente figura.
Project ofrece un campo de Pre visualización de Código de tal forma que pueda verlos cambios
que haga a medida que los hace.
2. En la caja Prefijo de Código de Project escriba un prefijo.
3. Haga clic en la parte superior de la columna Secuencia y luego seleccione una
máscara para el primer nivel.
4. Haga clic en la columna Longitud y luego seleccione una longitud para la secuencia de
la máscara que corresponden al número de tareas que espera tener a dicho nivel.
Cada número representa un caracter simple. Si selecciona 4 por ejemplo su primera tarea a
este nivel es 0001. Si no está seguro deje la opción por defecto de Cualquiera la cual permite
cualquier longitud.
5. Haga clic debajo de la columna Separador y luego seleccione un separador.

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Las opciones son un punto, guión, signo de suma o un slash.
6. Para definir elementos de código EDT para diferentes niveles de su esquema repita los
pasos del 3 al 5.
7. Cuando ha terminado haga clic en el botón OK para grabar el código nuevo.
El punto esencial del código EDT es proveer un identificador único para cada tarea en su
proyecto. El diálogo Definición de Código EDT ofrece la Verificación de Unicidad de la opción
de Códigos EDT Nuevos el cual está activo por defecto. Si desactiva esta opción no se le
alertará si inserta por ejemplo un sub proyecto que contiene números EDT duplicados.
Si no desea que Project 2016 agregue automáticamente un código EDT personalizado cuando
inserte nuevas tareas desmarque el Generar Código EDT de la casilla de selección Nueva
Tarea en el diálogo Definición de Código EDT. Si más adelante desea reenumerar todas las
tareas para acomodar nueva tareas, cambios y sub proyectos que ha insertado seleccione
Proyecto – EDT – Volver a numerar. Esta tarea puede ser útil si desea probar escenarios
“¿Qué pasaría si?” y no desea que todas sus tareas se cambien.
Crear los códigos EDT personalizados
Para personalizar el formato de código de EDT en el campo EDT de Microsoft Project, puede
generar códigos personalizados utilizando una máscara de código EDT. La máscara contiene
números o caracteres para cada nivel de esquema, con separadores entre los niveles. Hay un
límite total de 255 caracteres, que es suficiente para manejar incluso la estructura EDT más
compleja. Para los proyectos que forman parte de un programa más amplio, también puede

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incluir un código de nivel de proyecto que será un prefijo para todas las tareas dentro del
proyecto, o la puede dejar en blanco.
Para crear un código EDT personalizado, siga estos pasos:
1. Elija la pestaña Proyecto, EDT, define el Código para mostrar el cuadro de diálogo
Definición de código EDT, como se muestra en la siguiente figura:
2. Introduzca un prefijo de código para el proyecto, si es necesario, en el cuadro Prefijo de
código de Project. Identificar un separador, como una coma o punto para que sea más
fácil para el lector identificar los niveles.
3. Haga clic en la primera fila debajo de la columna Secuencia en la tabla Máscara de
Código y seleccione la opción en el menú desplegable de números o letras, como
mejor sea adecue a su organización. Puede mostrar las opciones con la flecha de lista
desplegable, que son las siguientes:
• Números (ordenados)
• Letras mayúsculas (Ordenados)
• Las letras minúsculas (Ordenados)
• Caracteres (Desordenadas)

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4. Especifique la longitud del campo o elija Ninguno para permitir flexibilidad en el número
de caracteres. Utilice la flecha de lista desplegable en la columna de longitud para
mostrar las opciones para el número de caracteres que puede utilizar para esta parte
del formato:
• Seleccione Cualquiera cuando desee editar más tarde esta parte del código, usando
una variedad de número de caracteres.
• Seleccione de 1 a 10 cuando desea establecer un número fijo de caracteres para esta
sección de formato.
5. Identificar un separador entre las opciones en el menú desplegable o escriba otro símbolo
directamente desde el teclado.
6. Repita los pasos 3, 4 y 5 para cada nivel adicional del EDT. El campo Código de Pre
visualización en la parte superior del cuadro de diálogo mostrará el código EDT
personalizado mientras crea la máscara.
7. Si desea que Project genere automáticamente los códigos EDT por usted, seleccione la
casilla Generar código EDT para Tareas Nuevas. Si esta casilla está desactivada, tendrá
que introducir los códigos manualmente, pero se requerirá que siga el formato definido en
este proceso.
8. Si desea que Project busque códigos duplicados, active la casilla Verificar Unicidad de los
Nuevos códigos EDT. La comprobación sólo se produce cuando edita los códigos, y
necesita modificar los códigos manualmente para hacerlos únicos. Generalmente es una
buena idea tener este cuadro seleccionado para evitar confusiones con los códigos EDT.
9. Haga clic en Aceptar para guardar la máscara. Project reemplaza automáticamente el
código EDT predeterminado con los nuevos códigos que han diseñado. Si el proyecto es
complejo y tiene muchos niveles, puede que necesite ensanchar la columna para ver el
código completo. Seleccione el encabezado de columna y haga doble clic en el borde de
la columna de la derecha.
NOTA
Si no se han definido suficientes niveles de la máscara para todos sus EDT, Project usará la
numeración predeterminada para los niveles inferiores.

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Puede forzar el proyecto para volver a numerar todos los códigos en su EDT, pero perderá
cualquier codificación especial que ha hecho manualmente.
Si utiliza la casilla de verificación para comprobar la unicidad de los nuevos códigos, Microsoft
Project sólo comprueba el código cuando se crea o edita. Si su archivo tiene códigos EDT
personalizados que se establecieron cuando fue deshabilitada esta función, y luego decide
activar códigos únicos, Project no comprobará los códigos existentes para la unicidad. Si es
necesario, puede forzar Project para volver a numerar todos los códigos, es decir generar
nuevos códigos para la tarea, para corregir los que no son únicos. Esto también le hace perder
todos los códigos que ha introducido manualmente.
Si desea reducir el número de niveles definidos en la máscara, puede eliminar sólo el nivel más
inferior de la tabla de secuencia. Inicie con el nivel inferior y utilice la tecla Suprimir para borrar
su máscara y, a continuación, subir en la lista, eliminando desde abajo hacia arriba.
Si es necesario, puede editar el código de cada tarea, obligando a Project a comprobar la
singularidad de cada tarea. Usted puede hacerlo rápida y fácilmente eligiendo la columna EDT,
de tal forma que todas las celdas están seleccionadas, y pulse F2 para editar la primera celda.
A continuación, presione ENTRAR para forzar a Microsoft Project 2016 hacer una verificación
de unicidad. Si el código es único, Project pasará a la siguiente celda en la selección. Presione
F2 y enter de nuevo para procesar la siguiente celda. Es fácil bajar la columna de esta manera
muy rápidamente, los códigos que se proveen siempre son únicos. De otra manera, tendrá que
detener y cambiar el código antes de que termine.
Insertar, eliminar y mover tareas con los códigos EDT personalizados
Debe estabilizar su EDT y su programación antes de agregar los códigos EDT personalizados
de tal forma que no tenga que pasar demasiado tiempo haciendo cambios en ellos. Sin
embargo, en ocasiones, encontrará que necesita agregar o eliminar tareas y quizás mover
paquetes completos a diferentes áreas de su EDT. Project hace algunos cambios de
numeración automáticamente, y debe ser consciente de cómo estos cambios funcionan si
utiliza códigos EDT personalizados.
Al insertar una nueva tarea en un paquete de trabajo (grupo de tareas de resumen), Project
automáticamente da a los siguientes el código más alto para el nivel. Si elimina una tarea,

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Project vuelve a numerar las tareas que le siguen. Si estos no son los comportamientos que
desea, necesita gestionar cuidadosamente la adición y eliminación.
Si mueve una tarea a otra fila dentro de un paquete de trabajo, mantiene su código original a
pesar de que ya no estará en la secuencia. Si mueve una tarea de un trabajo paquete a otro
(no es una práctica recomendada), adquiere el código prefijo correcto para el nuevo paquete de
trabajo. La última parte del código puede cambiar si sería un duplicado de una tarea existente
dentro del paquete.
Modificar el Código EDT de una Tarea Cambiar la Numeración de los
Códigos EDT
Editar códigos personalizados después de crea la máscara de código es sencillo. Seleccione
una tarea de resumen haciendo doble clic en cualquier campo de la fila excepto el número de
fila. Aparecerá la ventana Información de la Tarea de Resumen. Debido a que ha creado una
máscara de código EDT, en la ficha campos personalizados, un campo personalizado llamado
EDT debe ser visible. Seleccione el campo valor de EDT. Haga el cambio en la barra de
entrada inmediatamente superior del cuadro de lista nombre de campo personalizado.

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Usted editará sólo el último segmento de cualquiera de los códigos personalizados; todos los
segmentos de alto nivel se derivan de los niveles superiores (niveles de tarea de resumen). Si
la cesión hecha por Project no encaja con lo que su organización le gustaría ver, puede
cambiar los códigos de segmento a nivel de tarea de resumen.
Por ejemplo, en la siguiente figura, se han editado las fases principales como abreviaturas o
acrónimos para el nombre de la fase. AA fue el código EDT predeterminado para la
planificación de la fase de movimiento, pero se ha cambiado a PLAN. Facilita saber el lugar de
una tarea dentro del código EDT.
Si desea mostrar las tareas en su orden de código EDT, seleccione la pestaña Ver, Ordenar,
Ordenar Por y, a continuación, seleccione el campo EDT en el cuadro Ordenar Por.
Perderá sus códigos editados si editar códigos personalizados para las tareas de resumen y
luego le dice a Project para volver a numerar las tareas. Utilice los siguientes pasos para
prevenir que eso ocurra:
1. Utilizando la vista Gantt, seleccione la pestaña Formato.

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2. Desactive la casilla de verificación Mostrar tareas de resumen. Deben mostrarse las
tareas normales y el hito.
3. Elija uno de los encabezados de columna para seleccionar todas las tareas mostradas.
4. Seleccione la pestaña Proyecto, EDT, Re enumere para que aparezca el cuadro de
diálogo Volver a numerar EDT (si Volver a numerar está de plomo, una máscara de
código EDT personalizada no ha sido creada).
5. Haga clic en el botón de Tareas Seleccionadas en lugar del botón Todo el Proyecto.
6. Haga clic en Aceptar para iniciar la nueva numeración.
7. A continuación, puede restaurar la visualización de las tareas de resumen
seleccionando la ficha Formato, casilla de verificación Mostrar resumen. Haga clic en
cualquier celda para deseleccionar todas las tareas.
Se mostrará toda la lista de tareas nuevamente. Las tareas de resumen no han perdido sus
códigos editados, pero todas sus otras tareas han sido re enumeradas al orden actual del
esquema.
Cambiar la numeración de los códigos EDT personalizados
A medida que planifica su proyecto, es probable que revise la lista de tareas en algún lugar a lo
largo de la línea. Si ya ha definido los códigos EDT personalizados por ese momento, no podría
estar en secuencia después de la edición. Microsoft Project volverá a numerar los códigos EDT
para todo el proyecto, colocándolas en secuencia para usted. Siga estos pasos para volver a
numerar los códigos EDT:
1. Si sólo está re enumerando un conjunto de tareas pequeño seleccionado, elija las tareas
primero (que deben ser adyacentes a otro). La primera tarea seleccionada no se volverá a
numerar, pero será el punto de partida para cambiar la numeración del resto de la
selección.
2. Vaya a la ficha Proyecto, EDT, Volver a numerar para mostrar el diálogo Re numeración
de EDT muestra en la siguiente figura.

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3. Seleccione ya sea Tareas seleccionadas o Todo el proyecto.
4. Haga clic en Aceptar para iniciar la nueva numeración.
5. Si decide cambiar la numeración a toda la lista de tareas, Project le pedirá que confirme
su decisión. Haga clic en Sí o No según sea necesario.
Si, incluso con una advertencia que confirma su decisión, se da cuenta de que no desea volver
a numerar, pueden retroceder y utilizar la función Deshacer para restaurar los códigos
originales.
El campo Predecesoras EDT enumera los códigos de estructura de descomposición del trabajo
(EDT) asociados a las tareas predecesoras de las que depende la tarea antes de que pueda
comenzar o finalizar. Cada predecesora está vinculada a la tarea por un tipo específico de
dependencia entre tareas y por un tiempo de adelanto o tiempo de retardo.
Agregue el campo Predecesoras EDT a una hoja de tareas cuando desee mostrar una lista de
las tareas predecesoras. Utilice también el campo Predecesoras EDT para ordenar, agrupar o
filtrar por predecesoras EDT. Cada tarea predecesora está representada por un código EDT,
que puede estar seguido de un tipo de dependencia y del tiempo de adelanto o de posposición.
Los tipos de vínculo de las tareas predecesoras son FC (fin a comienzo), FF (fin a fin), CC
(comienzo a comienzo) y CF (comienzo a fin). El tiempo de adelanto está representado por un
número negativo y el de posposición por uno positivo.
Supongamos que en su proyecto utiliza una estructura de código EDT personalizada y que
desea ver las tareas predecesoras del proyecto para analizar y mejorar la programación.
Agregue el campo Predecesoras EDT a la vista Hoja de tareas. Para la tarea "Redactar

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propuesta", el campo Predecesoras EDT contiene la entrada "B.15.c [FC+3 días]". Esto
significa que la tarea con el código EDT B.15.c es una tarea predecesora de esta tarea, con
una dependencia del tipo fin a comienzo y tres días de tiempo de retardo. Antes de que esta
tarea pueda empezar, debe esperar tres días después de la finalización de la tarea B.15.c.
Puede usar el comando Vincular tareas del menú Edición para vincular las tareas
seleccionadas con dependencias fin a comienzo y cero de tiempo de retardo. También puede
vincular tareas arrastrando una tarea a otra en la parte de gráfico de las vistas Diagrama de
Gantt o de Diagrama de red. Puede establecer otros tipos de dependencia en el cuadro de
diálogo Información de la tarea. Haga clic en la tarea, en Información de la tarea y luego haga
clic la pestaña Predecesoras. Seleccione los tipos de dependencia y los retrasos en las tareas
que desee.
Si hay más de una predecesora, todas ellas se enumeran y se separan mediante el carácter
separador de lista, que puede ser la coma o el punto y coma.
Si una tarea predecesora no tiene un código EDT, el campo estará en blanco.
Si una tarea predecesora es una tarea en otro proyecto, el campo Predecesoras EDT
contendrá el nombre de ruta de acceso completo de la tarea, junto con el código EDT.

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SESIÓN 04.- IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN DE UN
PROYECTO
Exportar datos de MS Project a Excel
Exportar sólo las tareas de detalle
Con la ayuda de un filtro personalizado podrá realizar este tipo de exportación. Un filtro de
tareas de detalle también podría utilizarse para filtrar las tareas de detalle antes de ordenar las
tareas, puede ser aplicado a informes y utilizado cuando se necesitan sólo valores de tarea de
detalle. Los pasos para crear un filtro de tareas de detalle son:
Ir a | Filtros | Nuevo filtro.
Introduzca estos valores:
Ahora ya está listo para la exportación a Excel.

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1. Abra el archivo que contiene los datos que vayan a exportarse.
2. Seleccione archivo | Guardar como.
3. Guardar como tipo | Libro de Excel | Guardar.
4. El Asistente de exportación se iniciará automáticamente.
5. Haga clic en "Siguiente".
6. Seleccione datos y haga clic en "Siguiente".
7. Elija nuevo mapa y haga clic en "Siguiente" (el mapa puede guardar y reutilizar). Para
este ejemplo, seleccione Exportar incluyendo encabezados y tareas. Haga clic en
"Siguiente".
8. El formulario aparece y se introducen los siguientes datos en el formulario:
Filtro de exportación: detalle de las tareas.
Basado en tabla: entrada (lo mejor es crear tablas que contienen los campos requeridos para la
exportación).
Agregue campos adicionales o eliminar según sea necesario
9. "Siguiente" nos permitirá grabar el mapa para usarlo en el futuro; "Finalizar"
completará la exportación y no se guardará el mapa

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Mapas de exportación se guardan automáticamente en Global.mpt y pueden utilizarse con
otros cronogramas. Los filtros no se guardan y se deben copiar con el organizador. Si se utiliza
el mapa de exportación sin el filtro, no funciona, y se devolverá un mensaje de error.
Para guardar el filtro de detalle para su uso con otros programas, siga estos pasos:
Vaya a archivo | Información | Organizador. Seleccione la ficha Filtros | Detalle de tareas (en el
cuadro del lado derecho) | Copiar.
Importar datos de Excel a MS Project
Microsoft proporciona una plantilla una Plantilla de Importación de Lista de Tareas de Microsoft
Project en Excel. Esta plantilla se puede abrir desde la selección de plantillas de ejemplo en la
vista Backstage en Excel 2016.
La plantilla proporciona dos hojas de cálculo de Excel, como se muestra en la siguiente figura,
en

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donde puede especificar tareas y asignar recursos (la segunda hoja presenta ayuda de
plantilla) y luego exportar datos desde Excel a Project. (Una plantilla más compleja también
está disponible en las plantillas de ejemplo de Excel, La Plantilla de Importación y Exportación
de Microsoft Project Plan tiene tres hojas donde puede introducir datos más de cuarta hoja de
información.)

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Siga estos pasos para usar esta plantilla:
1. En Excel 2016, abra la plantilla llamada Plantilla de Importación de Lista de Tareas de
Microsoft Project.
En Excel, haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en Nuevo, haga clic en Plantillas de
Ejemplo debajo de Plantillas Disponibles y haga doble clic en el icono de la plantilla de lista de
tareas.
2. Complete la información sobre Tareas, Recursos y Fechas en las columnas adecuadas
y, a continuación, guarde el archivo.
3. Abra Project y seleccione Archivo Abrir.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
4. Seleccionar Libro de Excel en la lista tipo de archivo a la derecha del Cuadro de
Nombre de Archivo.
5. Localice el archivo de Excel que acaba de guardar de la plantilla, haga clic en él, y a
continuación, haga clic en abrir.
Aparecerá el Asistente de Importación
6. Haga clic en el botón Siguiente para iniciar al asistente.
7. Elija el botón de opción Usar mapa existente y a continuación, haga clic en el botón
Siguiente.
8. En la siguiente pantalla del asistente, seleccione Información de Tarea Predeterminada
en la lista seleccione un Mapa para su lista de sus datos y a continuación, haga clic en
el botón Siguiente.

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9. En la siguiente pantalla del asistente, elija un método para importar el archivo y a
continuación, haga clic en el botón Siguiente.
Puede importar el archivo como un Nuevo Proyecto, para anexar los datos al Proyecto Activo, o
combinar los datos en el Proyecto Activo. Si usted seleccione la tercera opción, tiene que crear
una clave de combinación que indican cómo deberían combinar los datos con tareas
existentes.
10. En la siguiente pantalla del asistente, deje la configuración sugerida para las Tareas y
Encabezados Incluidos en la Importación seleccionados y, a continuación, haga clic en
el botón Siguiente.
11. Abra la lista de Nombre de Hoja Fuente en la parte superior y haga clic en
Tarea_Table, el nombre de la hoja de cálculo que contiene los datos.
12. Examinar la asignación en la siguiente pantalla del asistente y resuelva cualquier
problema seleccionando los campos apropiados en las columna Desde y Hasta.
13. Haga clic en el botón Finalizar.
El proyecto aparece con cualquier tarea, recursos e información de asignaciones que
introduzca en un formato de plan de proyecto.
Grabar Información en un CUBO OLAP
1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.
2. En el cuadro de diálogo Informes visuales, haga clic en Guardar datos.

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3. En la sección Guardar cubo de informes, seleccione la categoría que contiene el tipo
de datos que desee guardar.
4. Haga clic en Selector de campos para modificar los campos incluidos en la lista de
datos que se va a exportar.
5. En el cuadro de diálogo Informes visuales: Selector de campos, haga clic en los
campos que desee agregar o quitar de la lista de datos que se va a exportar y, a
continuación, haga clic en Agregar, Quitar o Quitar todo para mover los campos entre
los cuadros Campos disponibles y Campos seleccionados o entre los cuadros
Campos personalizados disponibles y Campos personalizados seleccionados.
Los campos de los cuadros Campos seleccionados y Campos personalizados
seleccionados se incluyen en los datos exportados.
6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Informes visuales: Selector de
campos y haga clic en Guardar cubo.
7. Busque la ubicación en la que desee guardar los datos del cubo y, a continuación,
haga clic en Guardar.
Notas
• Los datos del cubo se guardan como un archivo .cub.
• Cuando tenga acceso a datos del cubo con Visio, el archivo .cub no se podrá
almacenar en un recurso compartido de red.
Grabar información en una base de datos Access
1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.
2. En el cuadro de diálogo Informes visuales, haga clic en Guardar datos.
3. Haga clic en Guardar base de datos.

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4. Busque la ubicación en la que desee guardar la base de datos y, a continuación, haga
clic en Guardar.
Nota Los datos se guardan como un archivo de base de datos de Microsoft Office
Access (.mdb).
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Examinar.
2. En el cuadro Archivos de tipo, haga clic en el tipo de archivo del que desea importar los
datos.
3. Navegue hasta la carpeta que contiene el archivo que desea importar y selecciónelo en
la lista de archivos.
4. Haga clic en Abrir.
5. Siga las instrucciones del Asistente para importación para importar los datos que
desee en los campos de Project correspondientes.
6. En la página Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de
asignaciones del Asistente para importación, compruebe o modifique las suposiciones
de equivalencia de Project:
Para importar los datos de un campo del archivo de origen a un campo de Project diferente,
haga clic en el campo en la columna Para, seleccione un nuevo campo y después presione
ENTRAR.
Para cambiar el nombre de un campo en el archivo de destino, haga clic en el campo en la
columna Para y escriba el nuevo nombre.
Para eliminar un campo, haga clic en él en la columna De y después haga clic en Eliminar fila.
Para insertar un nuevo campo sobre otro, haga clic en un campo de la columna De y después
haga clic en Insertar fila.

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Para quitar todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de una equivalencia de
importación, haga clic en Borrar todo.
Para agregar todos los campos de tareas, recursos y asignaciones del archivo de destino a la
equivalencia de importación, haga clic en Agregar todo.
En la página Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones
del Asistente para importación, en Vista previa, puede mostrar una vista previa del diseño de
la equivalencia de importación.
1. Para cambiar el orden de los campos en el archivo de destino, haga clic en un campo
de la columna Para y, a continuación, haga clic en los botones del comando Mover
para mover el campo a la posición que desee.
2. En la última página del Asistente para importación, haga clic en Finalizar para importar
sus datos.
Puede guardar una equivalencia de importación nueva o editada si desea utilizarla de nuevo.
En la última página del Asistente para importación, haga clic en Guardar equivalencia y escriba
un nombre en el cuadro Nombre de la equivalencia. La nueva equivalencia se agregará a la
lista de equivalencias predefinidas.

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SESIÓN 05.- INFORMES DEL PROYECTO
Crear Informes Generales
Los reportes estándares ya están diseñados para usted y ofrecen varios opciones relacionadas
a la información que puede incluir. Sólo hará unos cuantos clics en algunos cuantos botones
para generarlos. Esencialmente selecciona una categoría o reporte, seleccione un reporte
específico e imprímalo. Si la versión más simple de un reporte no está del todo bien, puede
modificar los reportes estándares de muchas maneras. También puede imprimir cualquier vista
en Project; sólo muestre la vista y haga clic en el botón Imprimir. El proyecto entero se imprime
en cualquier vista que tenga mostrándose en pantalla. También puede escoger Archivo |
Imprimir. En el diálogo Imprimir que aparece puede seleccionar imprimir cierta páginas de su
proyecto o sólo un rango de fechas específico de la escala de tiempo. Cualquier filtro o grupo
que ha aplicado se muestra en el documento impreso.
Project tiene cinco categorías de reportes estándar: Revisión, Actual, Costos, Asignaciones y
Carga de Trabajo. Cada categoría contiene varios reportes pre diseñados (como puede ver en
el diálogo Revisión de Reportes que se muestra en la siguiente figura de un total de 22 reportes
estándares.

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Los reportes estándares varían en contenido, formato (por ejemplo, una tabla versus un reporte
en columnas), y a veces página de orientación (horizontal o vertical).
Puede cambiar el nombre de cada reporte, el período de tiempo que cubre, la tabla de
información en la que esté basado y filtros aplicados. También puede ordenar la información a
medida que la genera y agrega formato como bordes o líneas de grilla.
Cualquiera de los reportes estándares son bastante simples. Puede crear una macro para
generar sus reportes con un acceso directo (leer más sobre macros en el capítulo 17)
Siga estos pasos para generar cualquier reporte estándar:
Seleccione Proyecto | Reportes
1. El diálogo Reportes aparece como se ve en la siguiente figura. Todas las 5 categorías
de reportes más una categoría de reporte personalizado se acceden desde el diálogo
Reportes.
2. Haga clic en la categoría de reporte estándar que desee y luego haga click en el botón
Seleccionar. Un cuadro de diálogo con el nombre de la categoría del reporte que ha
seleccionado aparece.
3. Haga clic en uno de los reportes estándar mostrados aquí y luego haga clic en el botón
Seleccionar.
4. Una vista preliminar del reporte similar al de Tareas Sin Empezar a la figura anterior
aparece en la vista Backstage.

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5. Para imprimir haga clic en el botón Imprimir grande sobre las opciones de imprimir en
el centro de la ventana.
También puede hacer clic en Configurar Página para cambiar la configuración de la página o
escoger las opciones en Configuración para cambiar como se pre visualiza sus reportes.
Al hacer clic en otra pestaña lo regresa a la vista anterior. Tiene que empezar de nuevo todo si
hace esto.
Cuando hace clic en Imprimir, un diálogo adicional aparece para algunos reportes preguntando
por un rango de fechas u otro dato específico para ese reporte.
Se puede editar tres categorías de modificaciones para un reporte estándar:
Definición: Incluye el nombre del reporte, el período de tiempo, la tabla de información,
cualquier filtro aplicado y si las tareas resumen deberían aparecer.

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Detalles: Los detalles se pueden incluir a tareas (tales como notas o predecesoras) y para
asignaciones de recurso (notas o costos). También puede escoger mostrar totales y agregar un
borde alrededor del reporte o líneas de división entre los detalles.
Ordenar: Puede ordenar por tres criterios en forma ascendente o descendente. Cuando
modifica los reportes estándar para crear un reporte personalizado, encontrará algunas
variaciones. Por ejemplo cuando trate de editar un reporte de Resumen de Proyecto, todo lo
que obtiene es un diálogo de formato de texto. Sin embargo la mayoría de los reportes se
editan a través de un solo cuadro de diálogo como se indica en el siguiente procedimiento.
Para editar un reporte estándar siga estos pasos:
1. Seleccione Proyecto | Reportes
El cuadro de diálogo Reportes aparece.
2. Elija Personalizar y luego clic en Seleccionar.
3. Clic en un reporte específico y luego clic en Copiar.
Dependiendo del tipo de reporte que seleccione, el Reporte Recursos, Reporte de Tareas o el
cuadro de diálogo de Reporte de Referencias Cruzadas aparece. Las configuraciones en estos
cuadros de diálogo son los mismos excepto por algunas opciones por defecto (por ejemplo que
filtro es aplicado). La siguiente figura muestra un cuadro de diálogo de Reporte de Tareas.

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4. Clic en la pestaña Definición, si no se encuentra abierta, y seleccione:
a. Seleccione los contenidos del campo Nombre y digite un nombre para el nuevo
Reporte.
b. En el diálogo Período, seleccione el período de tiempo que desee que refleje el
proyecto.
Si elige un incremento de tiempo en el campo Período, por ejemplo una semana (en vez de
elegir Todo el Proyecto), puede seleccionar el contador Contar para reflejar el número de
incrementos. Por ejemplo podría establecer Contar hasta 3 por tres semanas, el cual provee de
un reporte sobre los dato del proyecto en incrementos de tres semanas.
c. Si desea que se incluya una tabla diferente de información haga una elección
desde el campo Tabla.
Si no cambia esta configuración, la tabla que se muestra actualmente en el proyecto se utiliza.
d. Si desea aplicar filtros a tareas, seleccione una en el campo Filtro.
Para resaltar tareas que coinciden con los criterios del filtro en vez de simplemente excluir las
tareas que no coinciden con los criterios del reporte seleccione la casilla de verificación
Resaltar.
5. Haga clic en la pestaña Detalles (como se muestra en la siguiente figura) y haga sus
selecciones:
a. Seleccione varias casillas de verificación para incluir los diferentes tipos de información
como notas de tarea o costos de asignación de recursos.
b. Si desea un borde alrededor de estos elementos, seleccione la casilla Borde alrededor
de los Detalles.
c. Si desea líneas de división en el reporte, seleccione la casilla Líneas de División entre
Detalles.
d. Esto le da a su reporte una apariencia muy similar a una tabla.
e. Para incluir un total de cantidades u horas, seleccione Mostrar Tareas. Si utiliza una
moneda distinta al dólar puede establecerlo escogiendo Herramientas | Opciones y
estableciendo la moneda en la pestaña Ver.

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6. Haga clic en la pestaña Ordenar y haga su selección:
a. En el campo Ordenar Por, haga clic en un criterio de orden y luego seleccione
Ascendente o Descendente para elegir un orden de ordenamiento.
b. Si desea ordenar por un criterio adicional, repita el paso 6a con las casillas Ordenar
Por.
7. Haga clic en el botón OK para guarder sus configuraciones.
8. En el cuadro de diálogo Reportes haga clic en el botón Seleccionar para generar la
vista preliminar del reporte.
Crear Informes de Actividades Actuales
Para generar e imprimir un reporte de las actividades actuales siga los siguientes pasos:
1. Abra Proyecto | Informes.
2. Haga clic en Actividades actuales.
3. Haga clic en Seleccionar.
4. Haga clic en cualquiera de los reportes: Tareas sin comenzar, Tareas que comienzan pronto,
Tareas en curso, Tareas completadas, Tareas que deberían haber comenzado, Tareas
pospuestas.
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Crear Informes de Costos
Para generar e imprimir un reporte de las actividades actuales siga los siguientes pasos:
1. Abra Proyecto | Informes.
2. Haga clic en Costos.
3. Haga clic en Seleccionar.
4. Haga clic en cualquiera de los reportes: Flujo de caja, Presupuesto, Tareas con presupuesto
sobrepasado, Recursos con presupuesto sobrepasado, Valor acumulado.
Crear Informes de Asignaciones
En la tabla siguiente se describen los informes visuales de la categoría Uso de la asignación.
Estos informes se basan en los datos de fase temporal, que son similares a los datos que se
encuentran en las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.
Nombre Tipo Descripción
Informe de costo Utilice este informe para ver un gráfico de barras con el costo
Excel
previsto previsto, planeado y real del proyecto ilustrados a través de tareas.
Utilice este informe para ver un diagrama del proyecto dividido por
trimestres y, después, por tareas. En este informe se compara el

Informe de línea de
Visio trabajo y costo planeados con el trabajo y costo previstos. Se
base
utilizan indicadores para mostrar cuándo el trabajo planeado
excede el previsto y cuándo el costo planeado excede el previsto.
Informe de trabajo Utilice este informe para ver un gráfico de barras con el trabajo
Excel
previsto previsto, planeado y real del proyecto ilustrados a través de tareas.
Utilice este informe para ver un gráfico de barras con el costo

Informe de costo
Excel presupuestado, previsto, planeado y real ilustrados a lo largo del
presupuestado
tiempo.

Centro de Cómputo
Utilice este informe para ver un gráfico de barras con el trabajo

Informe de trabajo
Excel presupuestado, previsto, planeado y real ilustrados a lo largo del
presupuestado
tiempo.
Utilice este informe para ver un gráfico que traza el costo real del
Informe de valor
trabajo realizado (AC), el valor planeado (costo presupuestado del
acumulado a lo Excel
trabajo programado) y el valor acumulado (costo presupuestado del
largo del tiempo
trabajo realizado) a lo largo del tiempo.
Crear Informes de Carga de Trabajo
Las horas extras constantes causan agotamiento y generan trabajo deficiente. Un trabajador
menos calificado tardará más tiempo para realizar una tarea que un trabajador calificado.
Tenga en cuenta al programar el tiempo que necesitan sus recursos para completar su trabajo.
Puede hacer tres cosas para permanecer conscientes de la carga de trabajo de recursos
cuando se trabaja con Project:
Revisar siempre su plan de proyecto. Diversas herramientas, tales como la vista gráfico de
recursos (como se muestra en la siguiente figura), le permiten revisar el exceso de carga en las
tareas. Acceda a estas y otras vistas de recursos clave ya sea a través de la parte inferior del
botón Gráfico de Gantt en la ficha tarea o en las Vistas de Recursos.

Centro de Cómputo
Realice un seguimiento de la carga de trabajo de los recursos individuales. Cuando haga
seguimiento de la actividad en las tareas, recibirá una contabilidad de los recursos sobre el
tiempo real que están trabajando en las tareas. Tenga en cuenta las personas que tienen
constantemente tiempo extra para mantener sus cabezas fuera del agua.
Crear Informes Personalizados
Un reporte personalizado empieza con un tipo de reporte el cual puede ser una tarea,
recurso, calendario mensual o de referencia cruzada. Después de que escoge esa categoría
básica, simplemente trabaje con el mismo diálogo de Reportes que utiliza para editar un reporte
estándar.
Siga los siguientes pasos para crear un reporte personalizado:
1. Seleccione Proyecto | Reportes.

Centro de Cómputo
El cuadro de diálogo Reportes aparece.
2. Haga clic en la categoría Personalizar y luego haga clic en Seleccionar
El cuadro de diálogo Reportes Personalizados aparece como se muestra en la siguiente figura.
Tiene dos opciones: Editar un reporte existente o crear un nuevo reporte personalizado.
3. Decida si desea basar su reporte personalizado en un reporte existente o crear un
nuevo reporte y proceder como sea necesario:
a. Si desea basar su reporte personalizado en un reporte existente: Seleccione un
reporte de la lista de Reportes y luego haga clic en el botón Copiar.
b. Si desea crear un reporte que no está basado en ningún otro proyecto: Haga clic
en el botón Nuevo, haga clic en alguna de las categorías en el cuadro de diálogo
que aparece y luego haga clic en el botón Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo de Reportes, haga su elección para definir su nuevo reporte y
luego haga clic en el botón Aceptar.
Si crea un reporte personalizado basado en un reporte existente asegúrese de darle un nombre
único.

Centro de Cómputo
Gráfico de Curva S
Comúnmente llamada “Curva de Avance” es un método de representación gráfica de control y
parte del hecho que todas las actividades de un Proyecto tienen un factor común, las horas
hombre.
Es una curva que tiene su origen en una función de densidad (generalmente derivada de la
distribución normal “campana de Gauss”) y no es más que su función de distribución
acumulada.
La ejecución de una actividad, habitualmente no depende solo de las Horas Hombre, también
requiere de apoyo de recursos, suministro oportuno de materiales y así sucesivamente. De esta
forma, a la hora de definir el peso relativo de cada actividad, se deberán tomar en cuenta todas
esas variables que giran a su alrededor.
En definitiva, en base a las consideraciones objetivas como el tipo de Horas Hombre
mayoritariamente presente en la ejecución de la actividad, la importancia relativa que se le
asigne, su criticidad junto con otras variables que la describen detalladamente, forjarán y
justificarán el Peso Relativo que tendrá cada una de ellas para los efectos del control y para no
complicar, lo que ya de por sí es complejo, se asumirá que dicho peso se mantendrá constante
a todo lo largo de la ejecución del Proyecto.
¿Cómo se elabora la Curva S?
Tenemos el listado de las actividades, los recursos a emplear, su duración (Horas Hombre), en
fin tenemos todo lo necesario, incluso disponemos de su peso relativo, no nos queda más que
elaborar la Curva de Avance Físico (Curva S) planificada.
Solo a manera didáctica elaboraremos primero la curva de densidad (curva derivada de la
campana de Gauss) y pasaremos a elaborar su curva de distribución acumulada (Curva de
Avance o Curva S), para ello usaremos los siguientes datos:

Centro de Cómputo
Para generar esta curva, tomaremos la fecha de culminación (Fin) de cada actividad y la
graficaremos versus el peso de cada una.
Curva S (curva de avance)
Para generar esta curva, tomaremos la fecha de culminación (Fin) de cada actividad y la
graficaremos versus el peso acumulado de cada una. El punto de inflexión de esta curva es
exactamente el punto máximo de la curva de densidad.
Solo la visión integral del Proyecto garantizará el éxito del mismo, al distraernos en detalles
superfluos, no solo perdemos la concentración, perdemos también el tiempo de otros y
jugamos al fracaso.
El tiempo de los Gerentes y en especial de la alta Gerencia, es valioso, forzarlos a leer páginas
y páginas de un informe tan sólo para concluir que todo marcha bien y no se requiere
intervención alguna de su parte, es sencillamente desperdiciar su tiempo.

Centro de Cómputo
Un informe de avance no debería pasar de dos hojas en una se informaría del Avance Físico y
en la otra el Avance Financiero.
Bastaría con una gráfica de Avance, un pequeño análisis de lo ocurrido, una pequeña
descripción de los inconvenientes, si fuera el caso, y las acciones ejecutas y por ejecutar para
solventarlos.
En principio no se requieren detalles, salvo el caso en que una desviación se mantenga en el
tiempo (dos informes de avance), requiriendo así, acciones del nivel Gerencial. En todo caso,
dichos detalles serán anexos que solo serán consultados si el Gerente lo considera necesario.
Imprimir un informe básico
1. Haga clic en el grupo Proyecto.
2. En el grupo Informes, haga clic en Informes.
3. En el cuadro de diálogo Informes, haga clic en Personalizado y, a continuación, en
Seleccionar.
4. En el cuadro de diálogo Informes personalizados, seleccione un informe en la lista
Informes y, a continuación, haga clic en Imprimir.
La lista de informes contiene todos los informes que se pueden imprimir.
5. Haga clic en Configurar página.
6. Haga clic en la pestaña Encabezado o Pie de página.
7. Haga clic en la pestaña Izquierda, Centro o Derecha.
8. En el cuadro de texto, escriba o pegue el texto, agregue información del documento o
del proyecto, o inserte o pegue un gráfico.
Para agregar números de página, haga clic en Insertar números de página, Insertar número
total de páginas o en ambas.
Para agregar la fecha u hora actual, haga clic en Insertar fecha actual, Insertar hora actual o en
ambas.
Para agregar el nombre del archivo, haga clic en Insertar nombre de archivo.

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Para agregar un gráfico, haga clic en Insertar imagen.
Para dar formato a la información predefinida, seleccione el símbolo de "y" comercial (&) o el
texto al que desea dar formato, haga clic en Formato de la fuente del texto y, a continuación,
seleccione las opciones de formato que desee.
Para agregar información específica del proyecto, haga clic en la información que desee en los
cuadros General y Campos del proyecto y, a continuación, haga clic en Agregar para cada
entrada. Repita este paso para agregar más información del proyecto.
Puede crear encabezados, pies de página y leyendas de varias líneas. Al final de la primera
línea de texto o información, presione la tecla ENTRAR. Para agregar líneas después de una
imagen, haga clic en ella, coloque el cursor después de la imagen y, a continuación, presione la
tecla ENTRAR. Los encabezados pueden tener hasta cinco líneas de información. Los pies de
página y las leyendas pueden tener hasta tres líneas.

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SESIÓN 06.- MACROS EN PROJECT
Usar Macros
Muchas actividades que se realizan en Project pueden ser repetitivas. Para ahorrar tiempo,
puede grabar una macro que captura las pulsaciones de teclado y ratón para su posterior
reproducción. La macro se registra en Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), el lenguaje
de programación de macros integradas de Microsoft Office. Puedes hacer cosas sofisticadas
con VBA, pero puede grabar y reproducir macros simples sin jamás directamente ver o trabajar
con código VBA.
Las macros que se crean se almacenan en la plantilla global de forma predeterminada, para
que estén disponibles cuando se ejecute el proyecto. El plan del proyecto para el que creó
originalmente la macro no necesita ser abierto para ejecutar la macro en otros planes de
proyecto. Para examen-ple, puede utilizar el organizador para copiar el módulo VBA (que
contiene la macro) de la plantilla global a otro plan de proyecto para dar a un amigo.
Crear una instantánea de la imagen gráfica de una vista es una excelente manera de compartir
los detalles del proyecto con otros usuarios. Sin embargo, es probable que los detalles que
inicialmente captura quedaran obsoletos rápidamente mientras se actualiza el plan del
proyecto. Captura instantáneas actualizadas puede ser una tarea repetitiva que es ideal para la
automatización a través de una macro. Cuando esta tarea está automatizada, rápidamente
puede generar una nueva instantánea de imágenes GIF de un plan de proyecto y guardar la
imagen GIF en un archivo. A partir de ahí, podría adjuntar la imagen GIF a un mensaje de
correo electrónico, publicarlo en un sitio Web, insertar en un documento o compartir de otras
maneras.
Grabar Macros

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1. En la pestaña Ver, en el grupo de Macros, haga clic en la flecha abajo situada debajo
del botón de Macros y, a continuación, haga clic en grabar Macro.
Aparece el cuadro de diálogo Grabar Macro.
2. En el cuadro Nombre de Macro, escriba Capture_GIF_Image.
El nombre de una Macro debe comenzar con una letra y no pueden contener espacios. Para
mejorar la legibilidad de los nombres de macro, puede utilizar un carácter de subrayado (_) en
lugar de un espacio. Por ejemplo, en lugar de nombrar una macro CaptureGIFImage, puede
nombrarlo Capture_GIF_Image.
Para esta macro, no utilizaremos una tecla de método abreviado. Al grabar otras macros, tenga
en cuenta que no puede utilizar una combinación Ctrl + ya está reservada por Project,
combinaciones como Ctrl + F (buscar) y Ctrl + G (ir A) no están disponibles. Al hacer clic en
Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, Project le avisa si debe elegir una combinación de
teclas diferente.
3. En el cuadro de diálogo Grabar Macro haga clic en Este Proyecto para almacenar la
macro en el plan del proyecto activo.
Cuando una macro se almacena en un plan de proyecto, puede utilizar la macro por cualquier
plan de proyecto cuando el plan del proyecto que contiene la macro está abierto. La opción
predeterminada, el archivo Global, se refiere a la plantilla global. Cuando una macro se
almacena en la plantilla global, la macro puede utilizarse por cualquier proyecto en cualquier
momento porque la plantilla global está abierta cuando se ejecuta el proyecto. En este ejercicio,
ya que no queremos personalizar la plantilla global, podrá almacenar la macro en el plan del
proyecto activo.
4. En el cuadro Descripción, seleccione el texto actual y reemplácelo "Guardar una
imagen GIF de la vista Diagrama de Gantt".

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La descripción es útil para ayudar a identificar las acciones que realice la macro.
5. Haga clic en Aceptar.
Project comienza a grabar una nueva macro. Project no graba literalmente y reproduce cada
movimiento de ratón a cada segundo; registra solamente los resultados de las pulsaciones de
teclas y las acciones del ratón que realice.
6. En la ficha Ver, en el grupo Vistas de Tareas, haga clic en la flecha abajo situada
debajo del botón Diagrama de Gantt y a continuación haga clic en diagrama de Gantt.
A pesar de que el plan del proyecto ya está mostrando la vista Diagrama de Gantt, incluyendo
este paso en la macro lo que registra la acción de tal forma que si el plan del proyecto
inicialmente en una vista diferente la macro se cambie a la vista Diagrama de Gantt.
7. En la pestaña Ver, en el grupo Zoom, en el cuadro Escala temporal, haga clic en
Trimestres
Project ajusta la escala de tiempo para mostrar más del proyecto.

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8. Haga clic en el encabezado de columna Nombre de Tarea.
9. En la pestaña Tareas, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada junto
Copiar, a continuación, haga clic en Copiar Imagen.
Aparece el cuadro de diálogo Copiar Imagen.
10. En Render Imagen haga clic en "En archivo de imagen GIF" y a continuación, haga clic
en Examinar.
11. En el cuadro de diálogo Examinar, desplácese a la carpeta Chapter16 y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
12. Debajo de Copiar haga clic en Filas Seleccionadas.
13. En Escala temporal, en el cuadro Desde, escriba o seleccione el 02/04/12 y en el
cuadro Para, escriba o seleccione l 07/12/12.
Este rango de fechas coincide con el inicio y fecha fin actual del plan de proyecto. Puede ver
estas fechas para la tarea 0, la tarea de resumen del proyecto.

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14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Copiar imagen.
Project guarda la imagen GIF.
15. En la pestaña Ver, en el grupo Zoom, haga clic en Zoom y, a continuación, haga clic en
Zoom.
16. En el cuadro de diálogo Zoom, haga clic en Restablecer y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Ahora está listo para detener la grabación.
17. En la pestaña Ver, en el grupo Macros, haga clic en la flecha situada debajo del botón
de Macros y, a continuación, haga clic en Detener grabación.
Ejecutar Macros
A continuación, se ejecutará la macro para ver cómo se reproduce
18. En la ficha Ver, en el grupo de Macros, haga clic en Macros.
Aparece el cuadro de diálogo Macros.
19. En el cuadro Nombre de Macro, haga clic en Personalizar A.mpp!Capture_GIF_Image y
haga clic en Ejecutar.

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La macro empieza a ejecutarse pero se detiene tan pronto como Project genera un mensaje de
confirmación para reemplazar el archivo existente de imagen GIF (el que acaba de crear
durante la grabación de la macro).
Importante la configuración de nivel de seguridad en Project afecta la capacidad del Project de
ejecutar macros que usted graba o recibe de los demás. Puede no haber establecido el nivel de
seguridad directamente, pero se puede haber establecido cuando instaló Project o por una
directiva del sistema dentro de su organización.
20. Haga clic en Sobrescribir para sobrescribir el archivo de imagen GIF creado
previamente.
La macro vuelve a grabar la imagen GIF. A continuación, verá los resultados de las acciones de
la macro.
21. En el Explorador de Windows, desplácese a la carpeta Chapter16 y haga doble clic en
Personalizar una archivo de imagen GIF para abrirlo en su editor de imagen o visor de
imágenes.
La imagen GIF aparece en su Visor de imagen. En la siguiente imagen estamos mostrando la
imagen GIF en un explorador Web. La pantalla debe ser similar a:

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22. Cierre su imagen en la aplicación de visualización y vuelva a Personalizar un plan de
proyecto en Project.
Esta macro sería muy útil si es necesario volver a capturar la instantánea del plan de proyecto
con frecuencia. Por ejemplo, el Gerente de proyecto podría recuperarlo a intervalos regulares
durante la etapa de planificación (cuando se están elaborando los detalles) y luego

Centro de Cómputo
nuevamente durante la etapa de ejecución (cuando los efectos del progreso real cambian el
trabajo programado restante).
Asignar un acceso directo para ejecutar macros
Personalización de la cinta y la barra de herramientas de acceso rápido
Al igual que con otras aplicaciones de Office, tiene varias opciones sobre cómo trabajar con
Project. Algunas de las muchas opciones de personalización son las siguientes:
• Agregar comandos frecuentemente utilizados a la barra de herramientas de acceso
rápido.
• Personalizar una cinta existente o crear una nueva cinta que incluye todos los
comandos que desea.
A continuación veremos cómo agregar un comando a la Barra de Herramientas de Acceso
Rápido para crear una cinta personalizada.
1. En la pestaña Archivo haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Project.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Project, haga clic en la ficha Barra de
Herramientas de Acceso Rápido.
3. En la parte izquierda del cuadro de diálogo, en el cuadro "Escoger comandos desde"
haga clic en "Comandos que no están en la cinta de opciones". Project muestra la lista
de comandos que de lo contrario no podría acceder desde la cinta de opciones.
Tómese un momento para buscar comandos en toda lista para acceder rápidamente.
4. En la lista de comandos, haga clic en "ir a" y, a continuación, haga clic en Agregar.
Project agrega el comando "Ir a" al lado derecho del cuadro de diálogo.

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El comando "Ir a" es una forma práctica para navegar a un identificador de tarea específica (ID)
y desplazar la escala temporal de la vista Diagrama de Gantt, todos en una sola acción.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Project.
Project agrega el comando "Ir a" a la barra de herramientas de acceso rápido.
El comando ir a ahora aparece en la barra de herramientas de Acceso Rápido
Ahora pruebe el comando "Ir a" realizando los siguientes pasos:
6. En la barra de herramientas de Acceso Rápido, haga clic en "Ir a".

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7. En el cuadro de diálogo "Ir A", escriba 43 en el cuadro de ID y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo "Ir a" también puede introducir un valor de fecha en el campo de fecha
para desplazar la escala temporal del gráfico de Gantt para una fecha específica.
Project salta a la tarea 43 y se desplaza hacia la parte de diagrama de Gantt para mostrar la
barra de Gantt.
Si desea quitar el comando de la barra de herramientas de Acceso Rápido, realice los pasos
siguientes.
8. En la Barra de Herramientas de Acceso Rápido haga clic en el botón "Ir A" y en el
menú contextual que aparece, haga clic en quitar de la Barra de Herramientas de
Acceso Rápido.
Para concluir este ejercicio, creará una ficha personalizada y agregará un comando que ejecuta
la macro personalizada Capture_GIF_Image a ella.
9. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones.
10. En el cuadro de diálogo Opciones de Project, haga clic en la ficha Personalizar Cinta.
Project muestra opciones para personalizar la cinta de opciones.

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Aquí, puede obtener acceso a los comandos y funciones admitidas por Project.
11. En el lado derecho del cuadro de diálogo bajo Fichas Principales, haga clic en el
nombre Ver y a continuación, haga clic en Nueva Ficha.
Project crea una nueva ficha y grupo debajo (que en la cinta estará a la derecha de) la ficha
Ver.

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12. En el lado derecho del cuadro de diálogo debajo de Fichas Principales, haga clic en el
nombre Nueva Pestaña (Personalizado) y, a continuación, haga clic en Cambiar
Nombre.
Aparece el cuadro de diálogo Cambiar nombre.
13. En el campo Nombre para mostrar, escriba Personalizar y a continuación, haga clic en
Aceptar.
14. Haga clic en el elemento Nuevo Grupo (Personalizado) y, a continuación, haga clic en
Cambiar Nombre.
Aparece el cuadro de diálogo Cambiar nombre.
15. En el campo Mostrar nombre, escriba Mis Comandos y, a continuación, haga clic en
Aceptar. Ahora está listo para agregar la macro personalizada para la nueva cinta de
opciones.

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16. En la parte izquierda del cuadro de diálogo, en el cuadro Elegir comandos desde, haga
clic en Macros.
Aparece el nombre de la macro personalizada.
17. Seleccione el nombre de la A.mpp personalizar!Capture_GIF_Image macro y, a
continuación, haga clic en Agregar
Project agrega el elemento macro a su grupo personalizado.
A continuación, cambie el nombre del comando de macro y asígnele un ícono.
18. En el lado derecho del cuadro de diálogo, seleccione el nombre de la macro
Personalizar A.mpp!Capture_GIF_Image y haga clic en Cambiar Nombre.
19. En el campo Mostrar nombre, escriba Copiar GIF y en el cuadro Símbolo, seleccione la
imagen (sexto de la izquierda en la segunda fila).

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Seleccione esta imagen
20. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar nombre y, a
continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de
Project. Project agrega su ficha personalizada a la interfaz.
21. Haga clic en la ficha Personalizar.
La ficha y comando personalizar ahora aparece en la cinta
22. En la ficha Personalizar en el grupo de Mis Comandos, haga clic en Copiar GIF.
Project ejecuta la macro. Si lo desea, desplácese a la carpeta Chapter16 para ver la imagen
GIF.
Por último, se quitará la cinta personalizada para deshacer esta personalización.
23. Haga clic en Ficha Personalizar y en el menú contextual que aparece, haga clic en
Personalizar la Cinta.

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24. Del lado derecho del cuadro de diálogo Opciones de Project, haga clic en Personalizar
y en el menú contextual que aparece, haga clic en Quitar.
También puede hacer clic en el botón Restablecer para deshacer la cinta y personalizaciones
de la barra de herramientas de acceso rápido que se han hecho a su copia del Project.
25. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones del proyecto.
Project ha removido la ficha personalizada.

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Ver y editar código de una macro
La macro Capture_GIF_Image desarrollada en el capítulo Ejecutar Macro puede mejorarse.
En el ejercicio anterior se confirmaba que Project sobrescriba la imagen GIF existente. Debido
a que la intención de la macro es capturar la información más actual se necesita sobrescribir la
información más antigua. Para lograr esto se puede cambiar el código de la macro
directamente. El código de la macro reside en un módulo VBA y se trabaja con código Visual
Basic comúnmente llamado Editor de VBA.
El editor de VBA es estándar en muchos de los programas de Microsoft Office (incluido
Project). Aunque los detalles específicos de cada programa difieren, la forma general
en la que se usa VBA en cada uno de ellos es el mismo. La automatización en VBA es
una poderosa herramienta y puede utilizarse en muchos programas de Microsoft.
En este ejercicio, se trabaja en el Editor de VBA para ajustar y mejorar la macro que grabó en
el ejercicio anterior y luego ejecútelo.
1. En la ficha Ver, en el grupo de Macros, haga clic en Macros.
2. En Nombre de Macro, haga clic en Personalizar A.mpp!Capture_GIF_Image y haga
clic en Editar.
Project carga el módulo que contiene la macro en el Editor de VBA.
Este código VBA se generó cuando Project grabó la macro.
3. Haga clic en el principio de la línea ViewApplyEx Name: = "& Gantt Chart", ApplyTo: =
0 y pulse la tecla Enter.

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4. Haga clic en la nueva línea que acaba de crear, presione la tecla Tab y escriba:
Application.Alerts False.
Esta línea de código suprime el mensaje que aparece cuando se ejecuta la macro y acepta la
opción predeterminada de reemplazar el archivo de imagen GIF existente con el mismo
nombre.
A medida que escribe, unas cajas de selección y sugerencias podrían aparecer. El Editor de
VBA utiliza tales comentarios y herramientas para ayudarle a ingresar texto en un módulo
correctamente.
5. En la línea que comienza con EditCopyPicture, seleccione la fecha y la hora "02/04/12
8:00" (incluyendo las comillas) que sigue FromDate: = y, a continuación, escriba
ActiveProject.ProjectStart.
Este código VBA describe la fecha de inicio de proyecto del proyecto activo.
Aquí está la cadena de texto que ha escrito que devuelve la fecha de inicio del proyecto.
Esto hace que la macro obtenga la fecha de inicio actual del proyecto activo para la imagen GIF
que crea la macro.
6. En la misma línea, seleccione la fecha y hora "07/12/12 17:00" (incluyendo las comillas)
que sigue a continuación de ToDate ActiveProject.ProjectFinish.

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Aquí está la cadena de texto que ha escrito para devolver la fecha de fin del proyecto.
Esto hace que la macro obtenga la fecha de fin actual del proyecto activo para la imagen GIF
que la macro crea. Ahora, si se cambia la fecha de inicio o fin del proyecto o finalización
cambia, el intervalo de fechas que se utiliza al copiar la imagen GIF cambiará también.
A continuación, agregará nuevas capacidades de macro en el Editor VBA.
7. Haga clic en el principio de la línea SelectTaskColumn y presione ENTRAR.
8. Haga clic en la nueva línea que acaba de crear, presione la tecla Tab y escriba
FilterApply Nsme: = "Tareas incompletas".
Esta línea de código aplicará el filtro Tareas Incompletas a la vista actual.
9. Haga clic en el principio de la línea ZoomTimescale Reset: = True y, a continuación,
presione ENTRAR.
10. Haga clic en la nueva línea que acaba de crear y presione la tecla Tab y escriba
FilterClear.
Esta línea de código quitará el filtro tareas incompletas de la vista actual.
Aquí están las dos nuevas líneas de texto agregadas a esta macro.
11. En el menú archivo en el Editor de VBA, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft
Project.
El Editor de VBA se cierra y regresa al plan del proyecto.

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Ahora puede ejecutar la macro actualizada ahora, pero primero podrá grabar algunos avances
en las tareas.
12. Haga clic en el nombre de la tarea 31, Proofread e índice.
13. En la pestaña Tarea, en el grupo Cronograma, haga clic en la flecha hacia abajo a la
derecha del botón Marcar en Pista y a continuación haga clic en Actualizar Tareas.
Aparece el cuadro de diálogo Actualizar Tareas.
14. En el campo Duración real, escriba 16d y a continuación haga clic en Aceptar.
A continuación, podrá registrar avances parciales en otra tarea.
15. Haga clic en el nombre de tarea 32, Incorporar revisión de primeras páginas.
16. En la pestaña Tarea, en el grupo Cronograma haga clic en la flecha hacia abajo a la
derecha de la marca en el botón pista y, a continuación haga clic en Actualizar Tareas.
17. En el campo Duración real, escriba 5d y a continuación, haga clic en Aceptar.
Ahora está listo para volver a ejecutar la macro.

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18. En la pestaña Ver, en el grupo Macros, haga clic en Macros.
19. Debajo de nombre de Nombre de Macro, haga clic en Personalizar
A.mpp!Capture_GIF_Image y haga clic en ejecutar.
La macro se ejecuta y esta vez, no se le pide sobrescribir el archivo guardado anteriormente.
Para comprobar que la macro se ejecutó correctamente, podrá ver la imagen GIF actualizada
en su aplicación de imagen.
20. En el explorador de Windows, desplácese a la carpeta Chapter16 y haga doble clic en
el archivo Personalizar Un GIF para abrirlo en su editor de imagen o visor de imágenes.
La imagen GIF aparece en su aplicación de imagen.
21. Si usted está viendo la imagen en Windows Internet Explorer, dependiendo de la
resolución de su pantalla puede hacer clic en la imagen GIF para ampliarlo.
La captura de pantalla actualizado incluye la fecha de fin del proyecto actualizado y muestra las
tareas sólo incompletas porque la macro aplicó el filtro de Tareas Incompletas (Observe que la
tarea de 31, que ahora se ha completado, no aparece). Ahora puede ejecutar la macro con
tanta frecuencia como sea necesario para capturar la información más actualizada.

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22. Cierre su aplicación de visualización y vuelva a Personalizar un plan de proyecto en
Project.
Aquí hay algunos consejos adicionales para trabajar con macros de VBA en Project.
• VBA es un lenguaje de programación bien documentado. Si desea saber más de VBA
en Project, intente esto: en la ficha Ver, en el grupo de Macros, haga clic en la flecha
abajo situada debajo del botón Macros y, a continuación, haga clic en Visual Basic. En
la ventana de "Microsoft Visual Basic para Aplicaciones", en el menú Ayuda, haga clic
en "Ayuda de Microsoft Visual Basic para aplicaciones."
• Mientras trabajaba en un módulo, puede obtener ayuda sobre temas específicos tales
como objetos, propiedades y métodos. Haga clic en una palabra y, a continuación,
presione la tecla F1.

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• Para cerrar el Editor de VBA y volver al proyecto, en el menú Archivo, haga clic en
cerrar y volver a Microsoft Project.
Seguridad
Para establecer la seguridad de macros, haga clic en Opciones (en la ficha Archivo en la
cinta) y, a continuación, haga lo siguiente:
1. En el cuadro de diálogo Opciones de Project, haga clic en la ficha de Centro de
confianza y, a continuación, haga clic en Configuración del centro de confianza.
2. En el cuadro de diálogo Centro de confianza, haga clic en la ficha Configuración de
macros .
3. Para poder probar las macros sin firmar, haga clic en Deshabilitar todas las macros
con notificación, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Cuando intenta ejecutar una macro sin firmar, Project muestra el cuadro de diálogo de Aviso de
seguridad de Microsoft Project. Haga clic en Habilitar Macros para ejecutar las macros en el
proyecto.
Cuando intenta ejecutar una macro sin firmar, Project muestra el cuadro de diálogo de Aviso de
seguridad de Microsoft Project. Haga clic en Habilitar Macros para ejecutar las macros en el
proyecto.
1. Cree un proyecto para probar la cinta personalizada. Por ejemplo, cree un proyecto
denominado Alternar Color de celda para las tareas manuales.
2. Abra el Editor de Visual Basic (VBE), expanda el nodo VBAProject en el panel
Proyecto y, a continuación, haga doble clic en ThisProject para abrir la página de
códigos.
3. Crear una macro que se utilizará para la prueba. Este ejemplo utiliza la macro
ToggleManualTasksColor, pero se puede utilizar otra macro.

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Option Explicit
Sub ToggleManualTasksColor()
Dim tsks As Tasks
Dim t As Task
Dim rgbColor As Long
Set tsks = ActiveProject.Tasks
For Each t In tsks
If (Not t Is Nothing) And (Not t.Summary) Then
SelectTaskField Row:=t.ID, Column:="Name", rowrelative:=False
rgbColor = ActiveCell.CellColorEx
If t.Manual Then
' Check whether the manual task color is white.
If rgbColor = &HFFFFFF Then
Font32Ex CellColor:=&HF0D9C6 ' Change the background to light blue.
Else
Font32Ex CellColor:=&HFFFFFF ' Change the background to white.
End If
Else
' The task is automatically scheduled, so change the background to white.
Font32Ex CellColor:=&HFFFFFF
End If
End If
Next t
End Sub
La macro ToggleManualTasksColor utiliza el nuevo método de Font32Ex de Project 2016, en
lugar del método FontEx, para que los colores se pueden expresar en valores RGB
hexadecimales.
Colores hexadecimales en Project 2016 se expresan en el orden de B-G-r. Por ejemplo &
HFF0000 es azul puro. Puede utilizar el equivalente decimal, por ejemplo 15784390 es el

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mismo valor de color azul claro que & HF0D9C6, pero es más fácil determinar el color cuando
utilice valores hexadecimales.
4. Agregar algunas tareas programadas de forma automática y algunas tareas
programadas manualmente al proyecto y, a continuación, ejecutar la macro para
asegurarse de que funciona.

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SESIÓN 07.- INTRODUCCION A PROJECT SERVER
Conceptos básicos
Microsoft Project Server 2016 es un sistema de verdadera cuenta con múltiples niveles que
amplía la arquitectura introducida en Microsoft Office Project Server 2007. La arquitectura de
Project Server incluye a clientes Microsoft Project Professional 2016 y proyecto Web App en el
nivel de front-end. Las aplicaciones front-end se comunican con el nivel medio sólo a través de
los servicios Web de Project Server Interface (PSI), que a su vez se comunican con la capa de
objetos de negocio. Objetos de negocios utilizan las bases de datos a través de la capa de
acceso a datos (DAL). Las aplicaciones cliente no directamente a las bases de datos primarias;
Project Server oculta objetos de negocio y el DAL de clientes.
Las principales diferencias entre Project Server 2016 y Office Project Server 2007 son los
siguientes:
• Project Server 2016 requiere Microsoft SharePoint Server 2016 Enterprise versión para
ser instalada en el equipo que ejecuta Project Server y en todos los servidores de
aplicación Web de proyecto dentro de un entorno de SharePoint.
• La iniciativa incluye la interfaz de Windows Communication Foundation (WCF) y la
interfaz ASMX para servicios Web.
• La plataforma de flujo de trabajo de Project Server es integrada en el PSI, capa de
objetos de negocio y DAL y construida sobre Windows Workflow Foundation (WF) en la
plataforma SharePoint.
• Proyecto tarea servidor, asignación y asignación estado datos se integración con
Microsoft Exchange Server (no se muestra en la figura 1), en lugar de con un
complemento de Microsoft Outlook.

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Arquitectura
La figura 1 muestra una vista generalizada de la arquitectura de Project Server 2016, incluido
un servidor front-end de proyecto Web App opcional y una instancia de proyecto Web App en
Project Server. En Project Server 2007, puede haber varias instancias de la aplicación Web de
proyecto que se ejecuta en un servidor.

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Arquitectura general Project Server
Nota
• En Project Server 2016, puede utilizar WCF o la interfaz ASMX del PSI. Los clientes
App Web de Project y Project Professional 2016 utilizan la interfaz WCF.
• El reenviador PSI en la figura anterior consta de dos componentes, un reenviador de
WCF y un reenviador de servicio Web. Los clientes que utilizan la interfaz ASMX llaman

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la ISP mediante el reenviador de servicio Web. Los clientes que utilizan la interfaz WCF
llaman la ISP mediante el reenviador de WCF.
• Figura 1 no muestra que un servidor de aplicaciones de Web de proyecto puede ser
aislado por un cortafuego adicional en una red perimetral (también conocida como una
“zona desmilitarizada” o DMZ.
• El sitio Web de SharePoint Services es parte de SharePoint Server 2016 y no se
muestra en la figura 1. El sitio Web de SharePoint Services incluye la aplicación de
servicio de proyecto con el directorio virtual de PSI para los servicios ASMX y WCF. La
aplicación de servicio de proyecto en Project Server 2016 reemplaza la aplicación de
servicios compartidos en Project Server 2007.
El nivel de front-end incluye aplicaciones de terceros, Project Professional, y proyecto Web l/m
proyecto Web App utiliza Internet Explorer para mostrar Microsoft ASP.NET 3.5 páginas. Las
páginas de aplicación Web de proyecto utilizan Project Server Web Parts que se comunican
con el PSI y también utilizar elementos de Web estándar SharePoint Server 2016.
Las aplicaciones cliente en equipos independientes llaman la ISP a través de servidores proxy
de servicio. Clientes externos que utilizan la interfaz WCF acceder el PSI a través de
http://ServerName/ProjectServerName/_vti_bin/psi/ProjectServer.svc. Los clientes que utilizan
la interfaz de servicios Web ASMX utilizan uno de los proyectos Web App URL, como
http://server1/pwa/_vti_bin/psi/project.asmx. Si las aplicaciones no tienen acceso de intranet a
Project Server, puede utilizar un servidor de aplicación Web de proyecto en una red perimetral
(no se muestra en la figura 1).
Si puede acceder directamente el equipo de Project Server, las aplicaciones cliente y
componentes de back-end de aplicaciones de línea de negocio (LOB) Web pueden utilizar a
proxies PSI que utilizan la URL de solicitud de servicio de Project Server para los servicios Web
PSI, tales como http://server1:32843/ProjectServiceApplication/project.asmx. 32843 Puerto es
el puerto predeterminado para la aplicación de servicios Web de SharePoint en SharePoint
Server 2016. Acceso directo al directorio virtual de la aplicación de servicio de proyecto debe
utilizarse sólo cuando una aplicación necesita utilizar la suplantación o ejecutar con permisos
elevados.

Centro de Cómputo
El nivel medio incluye el PSI y la capa de lógica de negocio, que consiste en objetos de lógica
de negocios que representan entidades empresariales de Project Server. Objetos de negocios
incluyen proyecto, tareas, recursos, asignación y así sucesivamente. El PSI y el nivel de lógica
de negocio se complementa y se encuentran en el mismo servidor. Una aplicación cliente llama
a los servicios Web PSI y el PSI invoca objetos de negocios en el nivel de lógica de negocios.
El DAL permite la comunicación entre el nivel medio y la base de datos. Todos los datos de
Project Server se almacenan en bases de datos Microsoft SQL Server. Las bases de datos de
Project Server se incluyen en las siguientes tiendas: proyecto, publicado, archiving y Reporting.
Las aplicaciones cliente pueden leer la base de datos de Reporting de datos del proyecto.
Clientes deben usar sólo el PSI para acceder a las bases de datos de proyecto, publicado o
archivo. El servicio de datos (RDS, que no se muestra en la figura 1) informe actualiza la base
de datos de Reporting de datos publicados en casi tiempo real. En Project Server 2016, todas
las bases de datos de Project Server pueden estar ubicados en servidores independientes.
Los componentes de la aplicación Web de proyecto de Project Server también utilizan la base
de datos de configuración de SharePoint Foundation 2016 para la configuración del sitio de
proyecto y la base de datos de contenido para el contenido del sitio de proyecto como páginas
personalizadas, flujos de trabajo, configuración de administración, documentos y listas de
problemas, riesgos y compromisos. La configuración de SharePoint y bases de datos de
contenido características adicionales de apoyo para la gestión de proyectos, tales como las
plantillas de proyecto y espacios de trabajo, listas personalizadas para colaboración en equipo
y los informes.
Servidor de aplicaciones Web de proyecto
Puede instalar uno o más servidores de aplicación Web de proyecto dentro de una intranet
corporativa para permitir la distribución de la carga para los clientes de la intranet. Cuando una
aplicación cliente utiliza un servidor independiente de proyecto Web App, PSI llamadas se
enrutan a través de un reenviador PSI a los servicios Web PSI en el equipo de Project Server.
El reenviador PSI (el reenviador WCF o el reenviador de servicio Web) realiza las siguientes
funciones:

Centro de Cómputo
• Optimiza las llamadas a la PSI desde clientes remotos.
• Incluye una caché basada en servidor que funciona con la caché de cliente activa en
Project Professional para reducir llamadas de ida y vuelta a Project Server.
Después de que un usuario recibe una cookie de autenticación de Project Server, el reenviador
PSI transparente envía las solicitudes a los servicios Web PSI en el equipo de Project Server.
El reenviador PSI mejora el rendimiento y la fiabilidad sobre la LAN y WAN.
Proyecto Web App es desarrollada con ASP.NET 3.5. Los elementos visuales en los archivos
.aspx (HTML, controles de servidor y texto estático) son independientes de la lógica de
programación en las clases de código subyacente que se encuentran en los ensamblados
compilados (archivos .dll). Páginas del sitio de proyecto Web App, tales como la página de nivel
superior, centro de proyectos y centro de informes, pueden personalizarse mediante elementos
Web. No se pueden editar las páginas de aplicación que no tienen una opción de Editar la
página en el menú Acciones del sitio , como la página Configuración del servidor y horas de
revisión.
Project Server Interface
El PSI es la API de Project Server. El modelo de objetos PSI expone la funcionalidad de Project
Server para todas las aplicaciones externas. Proyecto profesional 2016, proyecto Web App,
LOB y otras aplicaciones de terceros utilizan el PSI para acceder a datos de Project Server en
las bases de datos de proyecto, publicado y archivado. El PSI está disponible a través de
servicios WCF y ASMX Web servicio llama por las aplicaciones LOB de back-end o a través de
un proxy PSI.
Métodos Web en PSI suelen producen o consuman objetos DataSet con tipo como medio para
intercambiar información con los objetos de negocio. La referencia PSI incluye documentación
de conjunto de datos .
Objetos de negocio
El modelo de objeto interno de Project Server incluye los objetos de negocio. Las aplicaciones
cliente acceden a objetos de negocios sólo a través de la PSI, y objetos de negocio sólo
pueden llamar al DAL.

Centro de Cómputo
Objetos de negocios son entidades lógicas que pueden clasificarse en tres tipos:
• Principales entidades son objetos como calendarios, tareas, asignaciones, recursos y
proyectos. Las entidades básicas incluyen lógica empresariales básicas como permisos y
reglas de nomenclatura.
• Entidades empresariales son objetos tales como partes de horas, carteras y modelos.
Entidades empresariales incluyen lógica empresarial adicionales y generalmente se
construyen a partir de una combinación de las entidades básicas.
• Entidades de apoyo son objetos tales como seguridad y validación.
Los desarrolladores no necesitan ser directamente afectadas con objetos de negocios. El PSI
encarga de asignación de la API para objetos de negocio.
Bases de datos y la capa de acceso a datos
El DAL es interno a Project Server y no está expuesto a aplicaciones externas. El DAL se
traduce entre la representación de entidad empresarial lógica de los datos y las tablas de base
de datos física. Cada entidad lógica se almacena en un número de diferentes tablas. El DAL
encapsula el trabajo necesario para administrar conexiones, ejecutar consultas y transacciones
de espalda empezar/confirmación/roll.
Datos del proyecto se dividen en cuatro bases de datos en SQL Server.
• El proyecto de base de datos contiene tablas para guardar proyectos inéditos de
Project Professional y otras aplicaciones. Proyecto Web App no muestra datos del
proyecto en la base de datos del proyecto.
• La base de datos publicada contiene todos los proyectos publicados y recursos de la
empresa, la plantilla global de empresa y otras plantillas de proyecto. Proyectos
publicados son visibles en proyecto Web App. La base de datos publicada también
contiene tablas que son específicas de proyecto Web App (horas, modelos, vistas etc.)
y las tablas de datos globales (campos personalizados, tablas de búsqueda, seguridad
y metadatos).
• La base de datos del archivo guarda versiones de copia de seguridad de proyectos y
otros datos.

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• La base de datos de informes (RDB) es el área de ensayo para generar informes y
cubos OLAP. Datos en la base de datos de informes es completas y se actualización
casi en tiempo real. Las tablas y vistas están optimizadas para generar un informe de
sólo lectura; por ejemplo, las tablas RDB son des normalizadas para proporcionar datos
redundantes y reducir el número de tablas relacionales.
Entidades como recurso o proyecto pueden abarcar varias tablas, y todas las tablas para una
entidad particular tienen la misma clave primaria. La clave principal es una columna que
identifica de forma exclusiva una instancia de una entidad particular. Identificadores únicos son
GUID.
Sólo el esquema de base de datos de informes está documentado. Debe obtener acceso a las
bases de datos de proyecto, publicación y archivo sólo a través de la PSI. Puede agregar
tablas de datos, los campos (Propiedades) y entidades que no están definidas en el esquema
de base de datos de Project Server 2016 para la base de datos de informes. Si agrega tablas a
las bases de datos principales, también debe proporcionar la pila completa de un ensamblado
personalizado, servicio Web, objetos de negocio y acceso a los datos. Puede modificar
fácilmente la base de datos de informes; recomendamos que no modifique las bases de datos
de Project Server core.
Publicación y programación del lado del servidor
Project Server 2016 es compatible con ambas versiones de programación proyecto manual y
automática. El proceso predeterminado es actualizar proyectos manualmente. Es decir, el
Gerente de proyecto abre el proyecto en Project Professional, aplica los cambios y luego
guarda y publica el proyecto para que los cambios estén disponibles para todos. El motor de
programación en Project Professional calcula los cambios de programación para
actualizaciones manuales.
El motor de programación en Project Server permite actualizaciones de proyectos automatizada
mediante el uso de la PSI. Project Server permite la versión publicada de un proyecto para
actualizarse, mientras que un Gerente de proyecto está utilizando la versión del proyecto,
mediante los siguientes pasos:

Centro de Cómputo
1. Project Server aplica actualizaciones y reprograma automáticamente la versión
publicada.
2. Project Server guarda la actualización para aplicar a la versión del proyecto cuando
cualquiera de los siguientes eventos:
• Project Professional abre el proyecto.
• Proyecto profesional trata de publicar el proyecto.
3. Si hay un conflicto, el Gerente de proyecto debe resolver antes de que se puede
publicar la versión del proyecto.
Hay algunas limitaciones y diferencias entre el motor de programación de Project Server y el
motor de programación de Project Professional. Por ejemplo, Project Server no
programar sub proyectos o vínculos a otros proyectos y no calcular campos de valor
acumulado. Para obtener más información, consulte la programación del proyecto en la
sección servidor en Programación de Project Server.

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Facultad de Ingeniería Mecánica

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“El mejor Centro de Cómputo”

SESIÓN 01.- ORGANIZACIÓN Y FORMATO DE UN PROYECTO ...... 3

SESIÓN 02.- TRABAJAR CON CAMPOS PERSONALIZADOS ........ 35

Utilizar Campos Personalizados

SESIÓN 03.- CODIGOS EDT ....................................................... 51

Personalizar los códigos EDT

SESIÓN 04.- IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN DE UN

Exportar datos de MS Project a Excel

SESIÓN 05.- INFORMES DEL PROYECTO ................................... 74

MS PROJECT AVANZADO www.infouni.uni.edu.pe Pág. 2

Crear Informes Generales

SESIÓN 06.- MACROS EN PROJECT ........................................... 88

SESIÓN 07.- INTRODUCCION A PROJECT SERVER .................... 98

MS PROJECT AVANZADO www.infouni.uni.edu.pe Pág. 3

SESIÓN 01.- ORGANIZACIÓN Y FORMATO DE UN PROYECTO

modificar un filtro existente.

Hay momentos donde es necesario ver sólo un determinado tipo de información en su

información que le interesa y ocultar el resto.

1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, seleccione un filtro de la lista de filtros.

• Para seleccionar un filtro de tareas, haga clic en Tarea, clic en un nombre de

filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en Aplicar.

• Para seleccionar un filtro de recurso, haga clic en Recurso, clic en un nombre

de filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en Aplicar.

No se pueden aplicar filtros de tareas en una vista de recursos o filtros de recursos en

una vista de tareas.

MS PROJECT AVANZADO www.infouni.uni.edu.pe Pág. 4

3. Para desactivar un filtro, haga clic en Sin filtro en la lista de filtros.

Aplicar un color a tareas filtradas mediante un resaltado

aparecen junto a otras tareas no filtradas pero con un color diferente.

1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos haga clic en un filtro en la lista de filtros y a

continuación haga clic en Más filtros.

2. Seleccione un filtro en la lista de filtros y a continuación haga clic en resaltar.

lista de Elementos a Cambiar seleccione Tareas Destacadas y luego seleccione opciones de

MS PROJECT AVANZADO www.infouni.uni.edu.pe Pág. 5

Crear un filtro personalizado

1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos haga clic en la lista de filtros y a continuación

haga clic en Más filtros.

2. Realice una de las siguientes acciones:

3. Escriba el nombre del nuevo filtro en el cuadro Nombre.

seleccione la opción Mostrar en menú.

5. En la columna Y/O , realice una de las siguientes acciones:

6. En la columna Nombre de Campo seleccione el campo que desea filtrar.

el valor del campo seleccionado.

MS PROJECT AVANZADO www.infouni.uni.edu.pe Pág. 6

valor en el cuadro encima de la tabla de criterios de filtro.

seleccione la casilla de verificación Mostrar filas de resumen relacionadas.

• No puede aplicar filtros de tareas para vistas de recursos o aplicar filtros de

recursos a las vistas de tareas.

• Si escribe tres o más criterios dentro de un grupo de expresiones, las

declaraciones Y se evalúan antes de las declaraciones O. A través de múltiples

grupos de expresiones, sin embargo, las condiciones se evalúan en el orden en

criterios, deje una línea en blanco entre los conjuntos de criterios y a

continuación seleccione un operador en la columna Y/O de la fila en blanco.

comodín, como un signo de interrogación (?) para buscar cualquier carácter

individual o un asterisco (*) para buscar cualquier número de caracteres. El

Nombre de campo especificado debe contener un valor de texto, como el