1MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS DE DHL EN

LA SEDE DE PUENTE ARANDA

Andrés Fernando Núñez Ordoñez

Katherine Arias Varela

Víctor Hugo Bernal Rodríguez
José Luis Archila Pérez

Abril 2020.

Universidad de Cundinamarca
Cundinamarca
Gestión de Proyectos
Abstract
En el siguiente documento se va a describir de manera detallada como se va a realizar el

plan de gestión del proyecto que se va a llevar a cabo en la organización DHL, en la sede

ubicada en Puente Aranda. En este documento se detallará el alcance que va a tener el

proyecto, un tiempo estimado para su ejecución y los costos para su realización uso de los

planes más importantes para poder presentar el proyecto y lograr que el patrocinador

quede satisfecho con la idea del proyecto.

Tabla de contenido
DHL.....................................................................................................................................4
FACTORES AMBIENTALES............................................................................................6
ENTORNO DE DHL.........................................................................................................10
MATRIZ DAFO................................................................................................................12
REQUISITOS GENERALES DEL SPONSOR Y/O CLIENTE......................................13
CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS...............................................14
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO..................................................................................19
Planteamiento del problema...........................................................................................19
Descripción del Proyecto...............................................................................................19
Metas y objetivos del proyecto......................................................................................20
Alcance del Proyecto.....................................................................................................20
Factores críticos de éxito...............................................................................................21
Supuestos.......................................................................................................................22
Restricciones..................................................................................................................22
Responsables del proyecto e hitos.....................................................................................22
Financiación.......................................................................................................................22
Principales hitos del proyecto........................................................................................23
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO..............................................................................24
Estructura del Proyecto..................................................................................................24
Roles y Responsabilidades.............................................................................................24
Matriz de Responsabilidades.........................................................................................26
Instalaciones y recursos del Proyecto............................................................................27
Puntos de Contacto............................................................................................................27
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE............................................................................28
Estructura del desglose del trabajo..................................................................................1
Verificación del alcance...................................................................................................2
Control del alcance..........................................................................................................2
PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO..................................................................................3
Actividades......................................................................................................................3
Secuencia de las actividades............................................................................................3
Cronograma del proyecto.................................................................................................1
Control del cronograma...................................................................................................2
Plan de gestión de los costos................................................................................................2
Costos estimados..............................................................................................................2
PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS.................................................................................3
Bibliografía..........................................................................................................................7

DHL

Con 380.000 empleados en más de 220 países y territorios de todo el mundo, DHL es en

la actualidad una compañía de transporte líder con una historia y unos servicios que le

han posicionado como una referencia a nivel mundial.

Fue fundada en 1969 por tres socios: Adrian Dalsey, Larry Hillblom y Robert Lynn (las

siglas de la compañía son fruto de la unión de las tres iniciales de sus apellidos). En sus

inicios, se encargaba solo del envío de los documentos aduaneros necesarios para

autorizar los envíos de contenedores marítimos.

En los años 80, DHL reorganizó el negocio para dedicarse al envío de paquetería urgente,

aunque solo mediante el transporte marítimo. Fue en el año 2003 cuando la organización

fue adquirida por Deutsche Post, operador del servicio de correos en Alemania, y se

convirtió en la gran corporación que conocemos hoy en día.

Actualmente, a familia de DHL está compuesta de divisiones independientes, pero

conectadas con un claro enfoque de gestión común. Estos departamentos ofrecen una

amplia gama de alternativas de logística y de transporte de mercancías, abarcando

servicios que van desde la entrega de paquetes a nivel nacional e internacional hasta

servicios de transporte express, por carretera, aéreo y marítimo. En la compañía también

existe un área especialmente dedicada a la gestión de cadenas de suministro en todas sus

fases.

Visión:

Ser la compañía logística para el Mundo (Ser el proveedor logístico al cual recurre la

gente: ser su primera opción por excelencia, no solo para los clientes que necesitan enviar

mercancías, sino también para los empleados y los inversores.)

Misión:
 Queremos simplificar la vida de nuestros clientes.

 Hacemos más exitosos a nuestros clientes, empleados e inversores.

 Contribuir positivamente con nuestro planeta.

 Siempre demostramos respeto en la consecución de nuestros resultados

financieros.
FACTORES AMBIENTALES

Los factores ambientales son todos aquellos elementos, tantos internos como externos

que pueden definir el éxito de un proyecto. Estos factores pueden aumentar o restringir

las opciones de la dirección de proyectos y pueden influir de manera positiva o negativa

sobre el resultado. (Uncategorized, 2013)

PRODUCTOS

 Express ofrece servicios internacionales y nacionales de entrega de paquetes y

documentos para clientes comerciales.

 Servicios de paquetes estándar, tanto nacionales como internacionales, para

clientes comerciales y clientes individuales, además de servicios de facilitación y

logística de comercio electrónico.

 Los expertos en envíos Aéreos, Marítimos & Terrestres a nivel Mundial.

CLIENTES

En el mundo de los fabricantes de bienes de consumo, las tendencias impulsadas por los

clientes, la expansión global constante de la clase media y el deseo de obtener productos

sostenibles y asequibles demuestran la rapidez de cambio presente en la industria. En

consecuencia, las cadenas de suministro deben ser ágiles. En DHL, abordamos estos

desafíos con la frente en alto: ofrecemos soluciones de colaboración e innovación en

conjunto con usted.

COMPETENCIA

Primeramente, el sector puede dividirse en cinco subsegmentos: servicio de mensajería

ordinarios, servicios de mensajería 24 horas, servicios de entrega urgente en el mismo

día, servicios de mensajería internacionales y servicios de transporte urgente de paletas.

En el sector hay dos fundamentales tipos de participantes: las grandes empresas de

servicios de entrega urgente FedEx, UPS, DHL y TNT, que recogen y despachan envíos a

escala nacional e internacional e internacional con furgones, camiones y aviones, a través

de plataformas y empresas de entrega a mano, mensajería y entrega local que utiliza

furgones, camiones, bicicletas u otros medios para entregar documentos y paquetes

dentro de una determinada área metropolitana.

PROVEEDORES
ENTORNO DE DHL

ASPECTOS POLITICOS:

 Inestabilidad política del país.

 Desarrollo de política nacional de logística CONPES 3547(2008)

 Seguimiento a la política nacional de logística en CONPES 3568 (2009)

 Impuestos generales a los combustibles

 El comercio exterior se rige por la legislación internacional.

 Reducción de salvaguardia a las importaciones o derecho aduanero.

ASPECTOS ECONOMICOS:

 Los TLC son oportunidades de competencia entre grandes y pequeños

empresarios.

 Tendencia descendente del empleo en Colombia.

 Variabilidad del dólar, por las exportaciones e importaciones.

 La crisis económica internacional, la tendencia decreciente de la inflación

mundial y nacional.

 Deuda externa.

 Aumento en la tarifa de peajes nacionales.

ASPECTOS SOCIALES

 Falta de garantías ante la inseguridad y delincuencia.

 La corrupción en las instituciones.

 Contratación de personal no idóneo en materia de comercio exterior y

operadores logísticos.

 La negligencia de algunos funcionarios genera demora en las operaciones e

incrementa costos.

ASPECTOS TECNOLOGICOS

 Implementación del modelo básico de ventanilla única de registro (VUR)

 Adaptación del sistema bancario para el pago de impuestos por medios

electrónicos.

 Implementación de la firma digital

 Infraestructura de roles y telecomunicaciones.

 Educación virtual para formación de profesionales tecnólogos y técnicos.

MATRIZ DAFO

La matriz DOFA (también conocida como matriz FODA, matriz DAFO o análisis SWOT

en inglés), es una herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategias.

El análisis DOFA permite descubrir cuál es la situación de una empresa o proyecto para,

en base al diagnóstico, plantear la estrategia a seguir. (turismo, 2015)

REQUISITOS GENERALES DEL SPONSOR Y/O CLIENTE

Cualitativos

Conocimiento e historia de la empresa.

Descripción detallada del negocio.

Los canales de distribución de la mercancía.

Principales clientes y proveedores.

Estructura corporativa que tiene la compañía.

Principales procesos de inventarios que realiza la compañía.

Cuantitativos

Información financiera del negocio.

Liquidez y recursos de capital para llevar a cabo un proyecto.

Descripción de los principales activos de la compañía

RIESGOS Y OPORTUNIDADES INICIALES DEL PROYECTO

Oportunidades de mejora en la cadena de suministros, en el área de almacenamiento y

distribución IT, para dar mayor control a los inventarios y el manejo que se le da a la

mercancía, dando una mejor trazabilidad que permita ubicar fácilmente la mercancía y

sea distribuida de forma correcta evitando retrasos en los pedidos y posibles devoluciones

de los clientes, lo que evitaría sobrecostos por malos manejos.

Los riesgos que se pueden presentar son el cambio de mentalidad del equipo de trabajo de

las áreas de logística y bodega debido a que al realizar un cambio de procedimiento se

pueden presentar barreras al cambio que no permitan llevar a cabo el proyecto de forma

adecuada y conveniente.

Otro factor de riesgo es el cambio en partes de la infraestructura de algunas áreas en las

que se trabajen por que se hará necesario redistribuir algunas partes de la bodega que

permitan realizar una mejora sustancial del trabajo.

CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Las organizaciones siempre tienen algunas falencias en los procesos que llevan a cabo, es

por ello que se establecen cuáles son los niveles críticos y que se deben mejorar en la

organización para brindar un mejor servicio al cliente. DHL es una organización dedicada

a la distribución de paquetería a nivel nacional e internacional teniendo una amplia

selección de clientes a los cuales presta una variedad de servicios, al tener una amplia

variedad en sus servicios le ocasiona que no pueda cumplir a cabalidad con las entregas a

los clientes, lo cual causa inconformidades y disminución de clientes por la insatisfacción

con el servicio. Este tipo de retrasos se deben a diferentes factores tanto internos como

externos a la organización que afectan al tener que cumplir con algunas normas

gubernamentales y ambientales, donde se deben establecer nuevos procesos para las

entregas. (postgrados, 2018)

Partiendo de lo anterior al realizar el análisis a DHL se detectó que la principal

problemática es el manejo de los inventarios, ya que no hay un correcto manejo del

sistema de inventarios con el que se cuenta actualmente, lo cual provoca que el manejo de

la mercancía no se realiza de la manera adecuada ya que se debe tener en cuenta una

selección previa de acuerdo al tipo de mercancía y los tiempos para sus entrega, teniendo

en cuenta esta problemática se debe identificar cuáles son los activos de los procesos que

los debemos tener en cuenta en el proyecto ya que ellos nos permiten tener unas bases

respecto a las políticas y estándares que se deben tener en cuenta para la ejecución del

proyecto también se debe tener en cuenta proyecto realizados anteriormente que permita

visualizar como fue su desarrollo y cuáles fueron las debilidades para no cometer los

mismos errores en el proyecto que se va a realizar . El ciclo de vida se ocupa del proceso

y de la metodología para desarrollar un Proyecto, dependiendo del alcance que se ha

definido para el proyecto con el fin de cumplir con los objetivos propuestos. El ciclo de

vida del proyecto tiene varias fases para su ejecución. (BUSIO, 2015)

Fase de Inicio; en esta fase se tiene definido el alcance el cual es la verificación del inicio

de actividades en el stock IT en las que se definirá el paso a paso de forma clara y

efectiva

la administración y manejo de producto entrantes y salientes del almacén, con la debida

actualización del sistema para garantizar el debido manejo de los inventarios.

Fase de Planeación: en esta fase Para esta fase se tendrá un tiempo estimado de 10 a 12

meses para que el proyecto se pueda realizar de forma adecuada, teniendo en cuenta los

recursos económicos que según contrato establecido son de $15.000.000 sin contar

imprevistos que se pueden dar en la realización del proyecto, así mismo los recursos

tecnológicos necesarios serán suministrados por DHL y los encargados del proyecto

proveerán el software necesario en el sistema de inventarios.

Por ultimo todo el personal involucrado en el proyecto tanto directa como indirectamente;

para ello tenemos las siguientes personas que pueden afectar tanto de manera positiva o

negativa en la ejecución del proyecto: El gerente de operación; encargado de Planificar,

organizar y coordinar todo el funcionamiento de la organización (incluyendo los servicios

al cliente, la gestión del personal y la administración).El director de inventarios;

Mantiene informado al jefe de la Unidad de Contabilidad, sobre el control contable y

físico de los bienes de la Institución y de los inventarios de materiales existentes.

Coordinador de proyectos; Encargado de ordenar los diferentes aspectos que conforman

las actividades de un equipo para asegurar que se alcancen los objetivos propuestos, ya

que implica planificar y dirigir varias tareas de forma simultánea. Supervisor operativo;

encargado de realizar seguimiento constante del cumplimiento de los objetivos y metas

propuestas. Analista de inventarios; encargado de Recopilar los informes diarios,

semanales y mensuales que se realizan en la empresa en cuanto a los niveles de

disponibilidad de mercancía de la empresa. Operadores logísticos; encargados de los

procesos de una o varias etapas de la cadena de suministro como son el

aprovisionamiento, transporte, almacenaje y distribución. Cliente: encargado de solicitar

el servicio. Y por último los proveedores que son los encargados de abastecer a la

organización. (Ballou, 1991)

Fase de ejecución: En esta fase se implementan cronogramas de actividades que

detallaran los tiempos de ejecución de cada proceso que se realizara en el proyecto esto

con el fin de cumplir con los plazos estipulados y velar por que se cumplan con los

objetivos que se plantearon en el proyecto. Cabe resaltar que en esta etapa se evaluara los
riesgos que se presentan en los procesos y líneas de inventarios y evaluar las soluciones

para mitigarlos;

también se debe tener en cuenta los lineamientos que se encuentran establecidos en la

organización para el manejo de la mercancía que se transporte para lograr cumplir con los

requerimientos de los clientes y las normas gubernamentales establecidas respecto a su

almacenamiento y papeleo para su transporte.

Fase de seguimiento y control: En esta fase el seguimiento a cada proceso que se realice

en la ejecución del proyecto será permanente para así determinar si los procesos que se

están realizando son los adecuados o si por el contrario hay que evaluar un cambio en

alguno de ellos para mejorar, esto nos permitirá controlar de forma adecuada y pertinente

que el proyecto cumpla el fin por el cual se está realizando. Esta etapa del proyecto ira de

la mano con la fase de ejecución para así evitar riesgos o perdidas innecesarias del

proyecto.

Por último, el proyecto finaliza una vez se tenga el cumplimiento de cada uno de los

objetivos establecidos en el inicio del proyecto, con la satisfacción de los clientes al

recibir su mercancía a tiempo. Por otro lado, la mejora en los procesos internos ya que

debe mejorar el control en el momento de entradas y salidas; y para la alta gerencia le

permitirá tener datos reales y actualizados de lo que se tiene en el inventario. Es muy

importantes que a la finalización del proyecto se cumpla con los objetivos propuestos

dentro de los tiempos establecidos, con ello se garantiza que el presupuesto propuesto en

su momento va a ser el mismo. (MDAP, 2012)

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Planteamiento del problema

DHL es una empresa de logística internacional creada en 1969 en EEUU, cuenta con

380000 personas en más de 220 países. Realizando una observación y centrándonos en la

cadena de suministros, en el área de almacenamiento y distribución IT, se encuentran

algunas inconsistencias en manejo de los inventarios y en la distribución de la mercancía,

entre ellas malas trazabilidades que no permiten ubicar efectivamente un producto,

equipos que no aparecen físicamente y en el sistema están registrados, desorden en el

estibado y mala manipulación de la mercancía; ocasionando mermas elevadas, demoras

en los alistamientos, entregas fuera de tiempos estipulados , costos elevados de

mantenimiento y reprocesos.

Descripción del Proyecto

DHL es una empresa de logística internacional creada en 1969 en EEUU, cuenta con

380000 personas en más de 220 países. Realizando una observación y centrándonos en la

cadena de suministros, en el área de almacenamiento y distribución IT, se encuentran

algunas inconsistencias en manejo de los inventarios y en la distribución de la mercancía,

entre ellas malas trazabilidades que no permiten ubicar efectivamente un producto,

equipos que no aparecen físicamente y en el sistema están registrados, desorden en el

estibado y mala manipulación de la mercancía; ocasionando mermas elevadas, demoras

en los alistamientos, entregas fuera de tiempos estipulados , costos elevados de

mantenimiento y reprocesos.
 Metas y objetivos del proyecto

GENERAL:

Implementar alternativas que apoyen y generen la eficiencia y efectividad en el manejo,

control y administración de los inventarios en el área de tecnología, garantizando la

trazabilidad en la entrega oportuna y ubicación de los productos, reduciendo costos de

mantenimiento, alistamientos y posterior distribución.

ESPECIFICOS:

1. Diseñar Check List (listas de verificación) para reducir excesos de confianza y

garantizar el buen manejo y administración de los inventarios en el área IT.

2. Implementar un cuadro de mando o tablero de indicadores que permita llevar el

control de la eficiencia de los inventarios, capacidades, rotación y actualizaciones en

sistema.

3. Generar jornadas de capacitación en manipulación, ERP, Estibado, control y

administración de los productos, para garantizar el correcto funcionamiento de los

inventarios del área IT.

Alcance del Proyecto

Aspectos que incluye el proyecto

El proyecto tiene su foco en de trabajo en diseño de listas de verificación de los stock de

inventarios, que detallaran el paso a paso para el manejo y administración de productos

que entran y salen del almacén.

El área operativa y logística tendrá capacitaciones en ciertos periodos de tiempo que

será aprobada y supervisada por el equipo de gestión del proyecto

 Aspectos que incluye el proyecto
Se implementaran cuadros de indicadores de eficiencia dirigidos al área tecnológica que

permita llevar un control adecuado de las operaciones que se realizaran en el proyecto.

Aspectos excluidos del proyecto

Se aclara que por ningún motivo ningún colaborador logístico podrá hacer

modificaciones a los equipos.

No se podrán hacer traslados o modificaciones de los inventarios sin previa

autorización.
No se debe afectar los inventarios que permanecen en custodia hasta que se haga su

respectiva revisión.

Factores críticos de éxito

La principal característica para el éxito de este proyecto es la entrega y compromiso por

parte de cada una de las personas involucradas en logística e inventarios de la compañía

DHL, así como el compromiso y lealtad del equipo de trabajo con el que cuenta el

director de proyectos reconociendo sus habilidades y conocimientos para llevar a cabo las

actividades en función del cumplimiento con éxito del proyecto planteado.

Supuestos

Se iniciará el proyecto trabajando con los supuestos de que la organización DHL estará

abierta a proporcionar toda la información relevante que necesite el equipo del proyecto

que permita analizar y dar posibles mejoras, así como contar con los recursos físicos y

económicos que permitan llevar un trabajo optimo y un ambiente laboral sano en pro de
los objetivos del proyecto. Las expectativas de terminar el proyecto son altas pues ha de

suponerse que los miembros o colaboradores de la empresa contaran con los tiempos

suficientes para realizar las labores y actividades que se plantean en el cronograma de

actividades y que no se presente ningún retraso en la ejecución del proyecto.

Restricciones

Se puede ver afectado por temas de tiempos que la compañía ofrezca a sus empleados

para las capacitaciones que se necesitan para la ejecución y puesta en marcha del

proyecto.

Responsables del proyecto e hitos

Financiación

El monto del proyecto es de $15.000.000 de pesos que serán autorizado por el gerente

general y pagados por el gerente financiero con la siguiente modalidad: 50% al iniciar el

proyecto 25% al realizar la mitad del proyecto y el otro 25% al finalizar el proyecto.

Principales hitos del proyecto

Hito / Entregable Fecha Meta

Reflexión equipo de trabajo y director de proyecto 25 febrero 2020
Evaluación inicial del proyecto con novedades o innovaciones 28 febrero 2020
Hito / Entregable Fecha Meta
Presentación de objetivos 15 marzo de 2020
Presentación del proyecto a los empleados 28 marzo de 2020
Presentación de recursos y herramientas de trabajo 1 marzo de 2020
15 de mayo de
Evaluación de avances en actividades del proyecto
2020
Presentación parcial de informes de avances en el proyecto 20 junio de 2020
30 de marzo de
Evaluación final del proyecto
2021
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Estructura del Proyecto

ALTA GERENCIA
(DHL)

DIRECTOR DEL PROYECTO

(José Archila)

EQUIPO DE
TRABAJO

COORDINADOR1 (KATHERIN COORDINADOR 2 (VICTOR

ARIAS) BERNAL)

DIRECTOR DE GERENTE DE GERENTE

PROVEEDORES CLIENTE FINAL
INVENTARIOS OPERACIONES LOGISTICA

ANALISTA DE SUPERVISOR OPERADOR

INVENTARIOS OPERATIVO LOGISTICO

Roles y Responsabilidades

Director del proyecto: Estará presente desde el inicio y fin del proyecto y se encargará

que el equipo de trabajo funcione de manera organizada y alineada cumpliendo con los

objetivos trazados para que el proyecto llegue a su finalidad.

Coordinadores: Son los encargados de realizar las funciones determinadas por el director

del proyecto realizando funciones específicas de manejo de la información analizando los

cambios posibles e informando al director para aprobar o cambiar metodologías en el

proyecto.

Director de inventarios: Se encargará de brindar información pertinente del trabajo que se

realiza para que el director tome las medidas adecuadas de los cambios que se pueden

realizar para la mejora del área de inventarios.

Analista de inventarios: Es la persona directamente involucrada en la labor y la que sabe

cómo se maneja cada proceso de inventarios por ello es la persona que está más

susceptible al cambio.

Gerente de operaciones: Se encargará de suministrar la información de cómo se llevan los

procesos y operaciones de la compañía dentro y fuera del país lo cual permitirá al director

del proyecto tener un panorama global de la compañía y deben estar siempre en constante

comunicación acerca de las decisiones que se tomen con respecto a cambios que se

puedan realizar en alguna operación.

Gerente Logístico: la responsabilidad de esta persona es tener todas las estrategias que se

toman en el área logística y comunicarlas al director del proyecto para analizar en

conjunto cuáles serán los cambios que se pueden realizar en las operaciones y mejorar los

procesos.

Proveedores: Tomaran parte indirecta en el proyecto, pero deben ser notificados de los

cambios que se puedan presentar en la compañía.

Cliente final: Es la Compañía a quien se le comunicara todos los aspectos que el proyecto

tiene.
Matriz de Responsabilidades

ROLES

GERENTE DE OPERACIÓNES
DIRECTOR INVENTARRIOS

ANALISTA DE INVENTARIOS

COORDINADOR DE PROYECTO

SUPERVISOR OPERATIVO
OPERADOR LOGISTICA

ORGANIZACIÓN

PROVEEDORES
CLIENTE FINAL-USUARIO
ACTIVIDADES

Definición del problema. R R A R R R C C C

Diseño de objetivos R R R R C C R I I
Definición del alcance del proyecto I I R I I I I I I
Coordinación de ciclo de vida del R R A R R R R I I
proyecto
Diseño de capacitaciones R C A R C C R I I
Diseño de procesos R C R R R C C I I
Supervisión de la operación I R A R R C I I I
Control de inventarios R R A I I R I I I
Manejo ERP y actualización de R C A R C C I I I
mercancia
Control de tableros de indicadores C C A R C R I I I
Equipamiento de insumos y materias R R A R C C I I I
primas
Control y administración del R R R R R R R C I
proyecto
Mantenimiento de los inventarios R R A I I R I I I
Evaluación de productos entregados C C A C C R R I I
I: informado R: responsable C: consultado A: aprobado
Instalaciones y recursos del Proyecto

Requerimientos de recursos Responsable

Oficinas cliente
Equipos de computo Equipo de trabajo proyecto
Información logística Director logístico
Requerimientos de recursos Responsable
Información proceso Gerente de operaciones
operaciones
Información de la empresa Gerente general
Información proceso de Director de inventarios
bodega
Describir las necesidades de servicios y recursos del proyecto, tales como espacio de

oficina, instalaciones especiales, equipo de cómputo, equipo de oficina y herramientas de

apoyo. Identificar las responsabilidades de provisión de los aspectos necesarios para

apoyar el desarrollo del proyecto.

Puntos de Contacto

Identificar y proporcionar información de los contactos principales y secundarios del

proyecto

Rol Nombre / Cargo / Organización Teléfono Email

[email protected]
Director del proyecto Jose Luis Archila 3132657727
u.co

[email protected].
Coordinador 1 Katherin Arias Varela 3222520615
co

[email protected]
Coordinador 2 Victor Hugo Bernal 3115499799
u.co

Gerente general DHL 3132725658 [email protected]

PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

Planificación del alcance del proyecto

La planificación del alcance del proyecto será definida por el director del proyecto

dependiendo de hasta donde se pueda abarcar para la ejecución del proyecto y las

diferentes modificaciones dentro de os procesos que se llevan a cabo en la organización,

al igual que el desglose de trabajo y los procesos de verificación y control en donde

tendrá voz y voto cada uno de los participantes del proyecto pero que será definido

finalmente, por el director de proyecto.

Enunciado del alcance del Proyecto

El equipo encargado del proyecto y en relación al área de tecnología, dirigirán su foco de

trabajo en el diseño de las listas de verificación para el inicio de las actividades en el

stock IT, listas de las cuales detallarán el paso a paso en forma clara y efectiva para el

manejo y administración de los productos entrantes y salientes del almacén, así como su

debida actualización en el sistema para garantizar el correcto funcionamiento de los

inventarios.

El área operativa tendrá una jornada de capacitación medida y especificada por ciertos

periodos de tiempo, la frecuencia de dicha actividad será estipulada por el proyecto y

supervisado por el área de gestión de proyectos. Los cuadros de indicadores para la

eficiencia serán implementados y dirigidos por la operación de tecnología, los datos y

elaboración se harán de manera diaria para llevar un control especifico de las actividades.
Estructura del desglose del trabajo

Mejoramiento del sistema de

inventarios de DHL en la sede
de Puente Aranda

FASE 1.ANÁLISIS FASE

FASE 2:DISEÑO FASE 3. DESARROLLO FASE 4. IMPLEMENTACIÓN

1.1. EVALUACIÓN DEL 2.1.DISEÑO DE 3.1. PROGRAMACIÓN DEL 5.

PROCESO ACTUAL DE LOS 4.1. CAPACITACIÓN AL SEG
MODIFICACIONES AL SISTEMA
INVENTARIOS PERSONAL LOGISTICO DE
SOFTWARE. OPERACIÓN.

1.2. ENTREVISTAS A LOS 2.2. DISEÑO DE PROCESO 3.2. EJECUCIÓN DE

OPERADORES LOGISTICOS. PARA LA OPERACIÓN PRUEBAS PILOTO 4.2.CAPACITACIÓN AL
LOGISTICA ANALISTA DE
INVENTARIOS

3.3.EVALUACIÓN DE
1.3. DESCRIPCIÓN DEL 2.3. DISEÑO DE BASE DE RESULTADOS DE PRUEBAS
FUNCIONAMIENTO Y DATOS PILOTO 4.3 EJECUCIÓN DE
PARAMETRIZACIÓN DEL PRUEBAS.
SOFTWARE.

2.4.PRESENTACIÓN DE 3.4. CREACIÓN DE

PROTOTIPO ESTRATEGIAS PARA 4.4.EVALUACIÓN DE
MEJORAS EN LA RESULTADOS DE LAS
IMPLEMENTACIÓN PRUEBAS
FASE 1 ANÁLISIS:

Para la primera fase de análisis se evaluarán los procesos actuales del manejo de

inventarios, teniendo en cuenta las partes implicadas dentro del proyecto a fin de evaluar

cuales son las falencias que se presentan, y determinar planes de acción para mejorarlas,

otra parte importantes es evaluar como es el funcionamiento del software de inventarios y

cuál es la parametrización que determinaron el momento de su implementación para

determinar si quedo mal parametrizado o no hay un manejo adecuado de él.

FASE 2. DISEÑO

Para esta fase se deben considerar los resultados de la etapa anterior ya que con los

resultados podemos proceder a diseñar las mejoras para el software y para el proceso de

los operadores logísticos; teniendo en cuenta esto se crea un plan para ejecutar de manera

detallada creando un prototipo que permita visualizar cuales son las mejoras que se

obtienen con el desarrollo de estas mejoras.

FASE 3. DESARROLLO

Teniendo el plan a ejecutar se procede a su desarrollo, en esta etapa se procede con las

modificaciones al software de ser necesario y al proceso que llevan los operadores

logísticos. En esta etapa se deben realizar unas pruebas piloto para verificar cómo se

comportan los interesados frente a los cambios, se evalúan estos resultados para tomar

mejoras para el momento de su implementación.

FASE 4. IMPLEMENTACIÓN

En la fase de implementación en primer lugar se deben capacitar a todos los involucrados

en este proceso, en este caso los operadores logísticos y el analista de inventarios para
que realicen los procedimientos de manera correcta. Con la capacitación ya se procede

con la ejecución del proyecto para lo cual se debe realizar un seguimiento en las primeras

semanas para saber que falencias se han presentado e irlas mejorando para la entrega a la

junta directiva de la organización.

FASE 5. ENTREGA DEL PROYECTO

Para esta fase se toman todo el seguimiento y control de la implementación del proyecto a

fin de que se encuentre funcionando correctamente en un tiempo aproximado de 2 a 3

meses.

Verificación del alcance

El alcance definido por el equipo de proyectos tendrá derecho a modificar cualquiera de

las actividades definidas en un principio siempre y cuando sea necesario para la ejecución

del proyecto; estas modificaciones siempre deben ser aprobadas y verificadas por el

director de proyectos quien evaluara la viabilidad de estas modificaciones.

Control del alcance

El alcance siempre debe tener el control y seguimiento, ya que se debe cumplir con lo que

se estableció en el momento de iniciar el proyecto. La operación logística no deberá hacer

configuraciones a los equipos almacenados, como tampoco trasladarlos sin suma

autorización, tampoco realizar modificaciones, ni realizar prestamos temporales

afectando el inventario.
PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO

Actividades

Las actividades que se definieron para la ejecución del proyecto son las siguiente:

Actividad
1.1. Evaluación del proceso actual de los inventarios.
1.2. Entrevista a los operadores logísticos.
1.3. Descripción del funcionamiento y parametrización
del software.
2.1. Diseño de modificaciones al software.
2.2. Diseño de proceso para operación logística.
2.3. Diseño de bases de datos.
2.4. Presentación de prototipo.
3.1. Programación del sistema.
3.2. Ejecución de pruebas piloto.
3.3. Evaluación de resultados de pruebas piloto.
3.4. Creación de estrategias para mejoras en la
implementación.
4.1. Capacitación al personal logístico de operación.
4.2. Capacitación al analista de inventarios.
4.3. Ejecución de pruebas.
4.4. Evaluación de resultados de las pruebas.

5.1. Control y seguimiento del proyecto

Ilustración 2. Tabla de actividades

Secuencia de las actividades

La secuencia de las actividades se organizó de acuerdo a cada una de las fases del

proyecto que están definidas de la siguiente manera:

Fases Actividad
1.1. Evaluación del proceso actual de los inventarios.
1.2. Entrevista a los operadores logísticos.
1.3. Descripción del funcionamiento y parametrización
FASE 1. ANALISIS del software.
2.1. Diseño de modificaciones al software.
2.2. Diseño de proceso para operación logística.
FASE 2. DISEÑO 2.3. Diseño de bases de datos.
 2.4. Presentación de prototipo.
3.1. Programación del sistema.
3.2. Ejecución de pruebas piloto.
3.3. Evaluación de resultados de pruebas piloto.
3.4. Creación de estrategias para mejoras en la
FASE 3. DESARROLLO implementación.
4.1. Capacitación al personal logístico de operación.
4.2. Capacitación al analista de inventarios.
4.3. Ejecución de pruebas.
FASE 4. IMPLEMENTACIÓN 4.4. Evaluación de resultados de las pruebas.

FASE 5. ENTREGA DEL PROYECTO 5.1. Control y seguimiento del proyecto

Ilustración 3. Tabla de fases y actividades

 Cronograma del proyecto

En este se evidencia el tiempo estimado para realización de cada una de las actividades y de las fases:

Ilustración 4. Cronograma de actividades

Control del cronograma

Para el control de este cronograma se debe ejecutar cada una de las tareas dentro de los

tiempos establecidos, y comparar con el tiempo de ejecución real del proyecto.

Plan de gestión de los costos

Costos estimados

Los costos estimados para cada una de las actividades de proyecto son las siguientes:

Ilustración 5. Tabla de costos

Las estimaciones de los costos para la ejecución del proyecto son de quince millones de

pesos ya que el proyecto implica una mejora en el proceso ejecución en la cual es

necesario mano de obra para su ejecución ya que la empresa ya cuenta con un software

de inventarios, para el control de estos costos en cada una de las fases depende en que el

tiempo que se programo sea el mismo en la ejecución; ya que de no ser así se

incrementaran los costos del proyecto.

 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS

OBJETIVO:

Realizar solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los

entregables, a los documentos del proyecto, a los activos de los procesos de la

organización y a los planes subsidiarios de gestión.

TIPO DE CAMBIO:

 Cambio en el cronograma del proyecto

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS:

1. Solicitud del cambio

2. Análisis de la solicitud

3. Resolución de la solicitud

4. Impacto de la aprobación o no aprobación.

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD - CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN No 1 2 3
FECHA DE CREACIÓN 5/04/2020    
CAMBIO DE NUMERO N/A    
SOLICITADO POR Director de Operaciones    
APROBADO POR Director de Proyecto    
FECHA DE REVISIÓN 15/04/2020    
ENCARGADO DEL CAMBIO ACTUALIZACIÓN Analista de Inventarios    

SOLICITUD DEL CAMBIO:

1. Información del solicitante

Director de operaciones:

Administrar los recursos internos de producción, administración y recursos humanos

para el desarrollo conveniente de las actividades integrando los procesos internos de la

empresa.
 2. Descripción del cambio solicitado

De acuerdo al plan específico del proyecto, se solicita de manera formal el cambio,

renovación o reestructuración del cronograma de actividades propuesto para el

desarrollo del proyecto, inicialmente generado para 10 a 12 meses de duración, esto

con el fin de evaluar algunos factores o variables tanto internas como externas a la

organización.

3. Tipo de cambio

Cambio en el cronograma del proyecto

4. Justificación

Se solicita generar cambio en cronograma de actividades porque se encuentra varios

factores los cuales no han sido tomados en cuenta como: Poco personal en operación

(Vacaciones, Teletrabajo), COVID-19 (retraso y suspensión de operaciones,

disminución de demanda) lo cual no permite que dicho cronograma se desarrolle a

cabalidad, ya que se debe integrar toda la operación de la sede (Operadores

logísticos y administrativos).

5. Consecuencias de no hacer el cambio

o Desajustes en el desarrollo del proyecto.

o No cumplimiento de objetivos propuestos.

o Personal sin capacitación ni conocimiento del proyecto.

o Actividades sin cumplimiento.

6. Alternativa de solución

Se debe renovar, replantear, rediseñar el cronograma de actividades propuesto para el

proyecto, teniendo en cuenta, personal en operación, factores, variables y presupuesto.

7. Tiempo de fecha máxima para realizar el cambio

8 días hábiles a partir de la fecha de solicitud.

 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD – SOLICITUD DEL CAMBIO

Director de Operaciones:
Administrar los recursos internos de
INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE producción, administración y recursos
humanos para el desarrollo conveniente
de las actividades integrando los procesos
internos de la empresa.

De acuerdo al plan específico del

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO proyecto, se solicita de manera formal el
cambio, renovación o reestructuración del
cronograma de actividades propuesto
para el desarrollo del proyecto,
inicialmente generado para 10 a 12 meses
de duración, esto con el fin de evaluar
algunos factores o variables tanto internas
como externas a la organización.

TIPO DE CAMBIO Cambio en el cronograma del proyecto.

Se solicita generar cambio en cronograma

de actividades porque se encuentra varios
factores los cuales no han sido tomados
en cuenta como: Poco personal en
operación (Vacaciones, Teletrabajo),
JUSTIFICACIÓN COVID-19 (retraso y suspensión de
operaciones, disminución de demanda) lo
cual no permite que dicho cronograma se
desarrolle a cabalidad, ya que se debe
integrar toda la operación de la sede
(Operadores logísticos y administrativos).

 Desajustes en el desarrollo del

proyecto.
 No cumplimiento de objetivos
CONCECUENCIA DE NO HACER EL propuestos.
CAMBIO  Personal sin capacitación ni
conocimiento del proyecto.
 Actividades sin cumplimiento.

Se debe renovar, replantear, rediseñar el

cronograma de actividades propuesto
ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN para el proyecto, teniendo en cuenta,
personal en operación, factores, variables
 y presupuesto.

TIEMPO FECHA MAXIMA PARA 8 días hábiles a partir de la fecha de

REALIZAR EL CAMBIO solicitud.
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