EXCEL INTERMEDIO – AVANZADO

Manual del Estudiante

Módulo III
 INTRODUCCIÓN

Excel le ofrece la capacidad para proteger su trabajo, ya sea para evitar que alguien
abre un libro sin una contraseña, conceder acceso de solo lectura a un libro o incluso
proteger una hoja de cálculo para que no eliminar accidentalmente las fórmulas.

En este módulo se explica las distintas maneras en que se puede utilizar para proteger
y distribuir los archivos de Excel. Para controlar el nivel de acceso de los usuarios deben
tener a un archivo de Excel, usar la protección de nivel de archivo.

Supongamos que cada hoja de cálculo en el libro de informe de estado contiene los
datos comunes a todas las hojas de cálculo, como filas de encabezado o un diseño de
informe específico, y realmente no desea que nadie lo cambie. Al proteger la hoja de
cálculo, puede especificar que los usuarios solo pueden realizar funciones específicas
en una hoja. Por ejemplo, puede conceder a los usuarios la capacidad de introducir
datos, pero impedir que eliminar filas o columnas, o solo insertar hipervínculos u
ordenar los datos, puede cifrar un archivo de Excel compartido, así como para activar
la protección del libro y hoja de cálculo, mientras utiliza solo protección de hoja de
cálculo en un libro personal solo para que no se elimina accidentalmente las fórmulas,
en este módulo también aprenderemos brevemente acerca del análisis de hipótesis,
SOLVER y macros de Excel. ¡ÉXITO!

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 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 2
UNIDAD XI. SEGURIDAD EN EXCEL ......................................................................................... 5
11. Establecer Protección en un Libro al Abrirse.................................................................. 5
11.1. ¿Cómo compartir un libro de Excel con otros usuarios? ............................................ 5
11.2. Establecer Protección a Libros y Celdas Específicas .................................................. 8
11.3. ¿Cómo saber si su libro está protegido? ....................................................................... 9
11.4. Ocultar Formulas o Datos en una Celda de Excel ..................................................... 10
11.5. ¿Cómo ocultar celdas en Excel? .................................................................................. 11
11.6. ¿Cómo ocultar filas y columnas en Excel? .................................................................. 13
11.7. ¿Cómo ocultar comentarios en Excel? ........................................................................ 14
11.8. ¿Cómo ocultar formulas en Excel 2016? ..................................................................... 16
11.9. Cómo ocultar texto extenso en Excel ......................................................................... 19
11.10. ¿Cómo ocultar las líneas de cuadricula en Excel? ................................................... 21
UNIDAD XII. AUDITORÍAS DE FÓRMULAS .......................................................................... 23
12. Ventana de Inspección...................................................................................................... 23
12.1. Pestaña Fórmulas en Excel ........................................................................................... 23
12.2. Categorías de funciones................................................................................................ 23
12.3. ¿Cómo crear una función en Excel? ............................................................................. 25
12.4. Comando Insertar Función............................................................................................ 28
12.5. Ajustar y combinar celdas en Excel ............................................................................. 30
12.6. Combinar y centrar......................................................................................................... 31
12.7. ¿Cómo usar Buscar y Reemplazar en Excel?............................................................... 31
12.8. ¿Cómo reemplazar el contenido de una celda? ......................................................... 33
12.9. ¿Cómo usar el corrector gramatical? ........................................................................... 34
UNIDAD XIII. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS .................................................................................. 56
13. Búsqueda de objetivos ..................................................................................................... 56
13.1. Herramienta de análisis buscar objetivo .................................................................... 56
13.2. Herramienta de análisis Administrador de escenarios ........................................... 58
UNIDAD XIV. SOLVER .............................................................................................................. 61
14. Objetivo MIN y MÁX ......................................................................................................... 61
14.1. Sintaxis de MIN ............................................................................................................... 61

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 14.2. Sintaxis de MÁX ............................................................................................................. 62
UNIDAD XV. MACROS Y VBA ................................................................................................. 64
15. Inicio rápido: Crear una macro ........................................................................................ 64
15.1. Antes de grabar una macro.......................................................................................... 64
15.2. Lenguaje de VBA ............................................................................................................ 69
15.3. Las macros de Excel ....................................................................................................... 69
15.4 Descripción de la pestaña Desarrollador ................................................................... 70
15.5 Asignar una macro .......................................................................................................... 71
15.6. El entorno de desarrollo VBE ..................................................................................... 72
15.7. Configuración del editor VBA..................................................................................... 74
15.8. Configuración de la introducción de código .............................................................. 75
15.9. Manejo de errores .......................................................................................................... 75
15.10. Vista Backstage de Excel ............................................................................................ 76
16. Creando el Formulario (Botones y Programación) ...................................................... 82
16.1. Crear un botón arrastrando una macro a un formulario ......................................... 83
16.2. Crear un botón de comando sin usar ningún asistente ........................................... 84
16.3. Personalizar un botón de comando ............................................................................ 85
16.4. Macros y VBA en – Evento Change, IF, ELSE. ............................................................. 87

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 UNIDAD XI. SEGURIDAD EN EXCEL

Excel le ofrece la capacidad para proteger su trabajo, ya sea para evitar que alguien
abre un libro sin una contraseña, conceder acceso de solo lectura a un libro o incluso
proteger una hoja de cálculo para que no eliminar accidentalmente las fórmulas. En
este tema se explica las distintas maneras en que puede utilizar principal opciones para
proteger y distribuir los archivos de Excel.

11. Establecer Protección en un Libro al Abrirse

Para proteger la estructura del libro, es muy sencillo y se recomienda seguir los
siguientes pasos:

❖ Haga clic en Revisar > Proteger libro. ...

❖ Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña. ...
❖ En Excel para Windows, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña
para confirmarla y, después, haga clic en Aceptar.

11.1. ¿Cómo compartir un libro de Excel con otros usuarios?

Para compartir un archivo de Excel, debemos seguir los siguientes pasos:

❖ En la pestaña Revisar seleccionamos el comando Compartir libro.

❖ Una vez abierto el formulario, en la pestaña Cambios marcamos la opción
Permitir la modificación por varios usuarios a la vez

NOTA IMPORTANTE:

❖ Si olvida o pierde la contraseña, Microsoft no puede recuperar por usted.

❖ No debe asumir que simplemente porque proteger un libro o una hoja de
cálculo con una contraseña que es seguro - debe tener siempre dos veces antes
de distribuir libros de Excel que podrían contener información personal
confidencial, como números de tarjetas de crédito, Social Número de
seguridad, la identificación del empleado, entre otros.
❖ Protección de nivel de hoja de cálculo no está pensado como una característica
de seguridad. Simplemente impide que los usuarios modifiquen las celdas
bloqueadas dentro de la hoja de cálculo.

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 SIGUIENTE ES LAS DISTINTAS OPCIONES DISPONIBLES PARA PROTEGER LOS DATOS
DE EXCEL:

❖ Nivel de archivo: esta opción hace referencia a la capacidad de bloquear el

archivo de Excel mediante la especificación de una contraseña para que los
usuarios no pueden abrir o modificar.
❖ Cifrado de archivos: cuando se elige esta opción, especifique una contraseña
y bloquear el archivo de Excel. Impide que otros usuarios abrir el archivo. Para
obtener más información, vea proteger un archivo de Excel.
❖ Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo: especificar una
contraseña para abrir o modificar un archivo. Use esta opción cuando tenga que
asigne a solo lectura o editar el acceso a diferentes usuarios. Para obtener más
información, vea proteger un archivo de Excel.
❖ Marcar como Final: Utilice esta opción si desea marcar el archivo de Excel que
la versión final y desea evitar que otros usuarios más cambios. Para obtener
más información, vea Agregar o quitar protección en su documento, libro o
presentación.
❖ Restringir el acceso: si su organización tiene permisos de configurar el uso de
Information Rights Management (IRM), puede aplicar cualquiera de los
permisos de IRM disponibles al documento. Para obtener más información,
vea Agregar o quitar protección en su documento, libro o presentación.
❖ Firma digital: puede agregar firmas digitales a su archivo de Excel. Para
obtener más información, vea Agregar o quitar una firma digital en archivos de
Office.

NOTA: PARA AGREGAR UNA FIRMA DIGITAL, DEBE OBTENER UN CERTIFICADO

DE UNA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN (CA)

❖ Nivel de libro: puede bloquear la estructura del libro especificando una

contraseña. Al bloquear la estructura del libro, evita que otros usuarios puedan
agregar, mover, eliminar, ocultar y cambiar el nombre de las hojas de cálculo.
Para obtener más información sobre la protección de libros, vea proteger un
libro.
❖ Nivel de hoja de cálculo: con protección de la hoja, puede controlar cómo un
usuario puede trabajar en hojas de cálculo. Puede especificar qué exactamente
un usuario puede realizar dentro de una hoja, con ello, asegurarse de que
ninguno de los datos importantes en la hoja de cálculo se ven afectado. Por
ejemplo, es recomendable que un usuario solo para agregar filas y columnas o
solo ordenar y usar el filtro automático. Una vez habilitada la protección de la
hoja, puede proteger otros elementos, como celdas, rangos, fórmulas y
controles ActiveX o formulario. Para obtener más información sobre la
protección de hojas de cálculo, vea proteger una hoja de cálculo.

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 NIVEL DE PROTECCIÓN QUE DEBO USAR

❖ Para controlar el nivel de acceso de los usuarios deben tener a un archivo de

Excel, usar la protección de nivel de archivo. Supongamos que tiene un informe
de estado semanal de los integrantes del grupo en un archivo de Excel. No
desea que nadie fuera del equipo puedan incluso abrir el archivo.

EXISTEN DOS OPCIONES:

❖ Si no desea que otras personas para abrir el archivo: Puede cifrar el

archivo de Excel, que es la técnica más comunes. Básicamente, esto
significa bloquea con una contraseña y nadie excepto usted puede
abrirlo.
❖ Si desea habilitar el acceso de solo lectura o edición a diferentes
usuarios: Quizá, desee los administradores en su equipo para poder
editar el informe de estado semanales, pero los miembros del equipo
solo deben tener acceso de solo lectura. Si desea proteger el archivo de
Excel, especificar dos contraseñas: uno para abrir y otro para modificar.
Más adelante, puede compartir las contraseñas adecuadas con el equipo
según el acceso que se les debe asignar.
❖ Para controlar cómo los usuarios deben trabajar con hojas de cálculo
dentro de una estructura del libro, usar la protección de nivel de
libro. Supongamos que su libro de informe de estado tiene varias hojas
de cálculo y cada hoja de cálculo se denomina a partir de un miembro
del equipo. Desea asegurarse de que cada miembro del equipo puede
agregar datos a su propia hoja de cálculo, pero no podrá modificar
cualquiera de las hojas de cálculo en el libro, independientemente de
que se agrega una nueva hoja de cálculo o desplazarse hojas de cálculo
dentro del libro.
❖ Para controlar cómo los usuarios deben trabajar dentro de una hoja de
cálculo individual, usar la protección de nivel de hoja de
cálculo. Supongamos que cada hoja de cálculo en el libro de informe de
estado contiene los datos comunes a todas las hojas de cálculo, como
filas de encabezado o un diseño de informe específico, y realmente no
desea que nadie lo cambia. Al proteger la hoja de cálculo, puede
especificar que los usuarios solo pueden realizar funciones específicas
en una hoja. Por ejemplo, puede conceder a los usuarios la capacidad de
introducir datos, pero impedir que eliminar filas o columnas, o solo
insertar hipervínculos u ordenar los datos.

Puede usar uno o varios niveles de protección de los datos de Excel según las
necesidades de su organización. Puede utilizar todas las opciones disponibles o
una combinación de opciones, es completamente hasta el nivel de seguridad
que desee para los datos de Excel. Por ejemplo, puede cifrar un archivo de Excel
compartido, así como para activar la protección del libro y hoja de cálculo,
mientras utiliza solo protección de hoja de cálculo en un libro personal solo para
que no se elimine accidentalmente las fórmulas.

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 11.2. Establecer Protección a Libros y Celdas Específicas

Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar, mover,
eliminar u ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, puede proteger la
estructura de un libro de Excel con una contraseña.

NOTA IMPORTANTE:

Proteger un libro no es lo mismo que proteger una hoja de cálculo o un archivo de Excel
con una contraseña. Para más información, vea lo siguiente:

❖ Para bloquear el archivo de modo que otros usuarios no pueden abrirlo,

vea Proteger un archivo de Excel.
❖ Para proteger de otros usuarios determinadas áreas de los datos en la hoja de
cálculo, debe proteger la hoja de cálculo. Para más información, vea Proteger
una hoja de cálculo.
❖ Para saber la diferencia entre proteger el archivo, un libro o una hoja de cálculo
de Excel, vea Protección y seguridad en Excel.

EJEMPLO:

Para proteger la estructura del libro, siga estos pasos:

❖ Haga clic en Revisar > Proteger libro

Gráfico 1 Estructura del libro

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 ❖ Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña

La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede

desproteger y cambiar el libro. Si escribe una contraseña, asegúrese de elegir una
contraseña que sea fácil de recordar. Anote las contraseñas y guárdelas en un lugar
seguro. Si las pierde, Excel no puede recuperarlas por usted.

Las contraseñas de Excel para Mac pueden tener un máximo de 15 caracteres. No

podrá abrir un libro o documento protegido por contraseña en la versión de Excel
basada en Windows o si la contraseña tiene más de 15 caracteres. Si quiere abrir el
archivo en Excel para Mac, pida al autor basado en Windows que ajuste la longitud de
la contraseña.

En Excel para Windows, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para
confirmarla y, después, haga clic en Aceptar

11.3. ¿Cómo saber si su libro está protegido?

En la pestaña Revisar, vea el icono Proteger libro. Si se resalta el libro está protegido.

Gráfico 2 Proteger libro

Si hace clic en la parte inferior de una hoja en el libro, observará que no está disponible
ninguna de las opciones para cambiar la estructura del libro, como, por
ejemplo, Insertar, Eliminar, Cambiar nombre, mover, Copiar, Ocultar y Mostrar hoja.

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 Gráfico 3 Estructura del libro

De forma adicional, en Excel para Windows, la opción Proteger libro del

menú Información también indica que la estructura del libro está protegida. Para ver
esta opción, haga clic en Archivo > Información > Proteger libro.

Gráfico 4 Protección del libro

11.4. Ocultar Formulas o Datos en una Celda de Excel

Pasos que debes seguir para poder ocultar celdas, columnas, fórmulas o comentarios
en Excel.

Gráfico 5 Ocultar celdas

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 Excel 2016 nos ofrece múltiples opciones para todo el proceso de administración y
representación de los datos, independiente del tipo de datos y de la cantidad, que
hacen que la información final sea breve y sencilla de entender para el usuario final.

Hay momentos en que por alguna tarea administrativa o por razones de privacidad
debemos ocultar determinados elementos de la hoja de cálculo como filas, celdas o
comentarios para que no sean visibles a otros usuarios. En esta oportunidad veremos
cómo realizar este proceso de forma práctica en Excel 2016.

Dentro de las tareas cotidianas en Excel 2016 a menudo tenemos datos de muchos
tipos como texto, números, fechas, y sobre las cuales es necesario aplicar fórmulas
para obtener resultados específicos o añadir comentarios para resaltar determinada
celda.

Gráfico 6 Ocultar celdas

Alguno de estos procesos no es recomendable que otras personas lo conozcan por lo

cual es una buena práctica el ocultar dichos datos o formulas y así conservar la
integridad y privacidad del documento.

11.5. ¿Cómo ocultar celdas en Excel?

PASO 1: Podemos ocultar una o varias celdas en una hoja de Excel 2016, si deseamos
seleccionar múltiples celdas debemos usar la tecla Shift y elegir las celdas a ocultar.
Una vez seleccionadas las celdas a ocultar damos clic derecho sobre ellas y en el menú
desplegado elegimos la opción Formato de celdas.

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 Gráfico 7 Formato de celdas

PASO 2: En la ventana desplegada debemos tener en cuenta tres aspectos

fundamentales:

❖ Ir a la pestaña Numero
❖ Seleccionar la línea Personalizada
❖ En el campo Tipo ingresamos tres puntos y coma

Gráfico 8 Aspectos fundamentales

PASO 3: Pulsamos en Aceptar y podremos ver que los datos de dichas celdas han sido
ocultos:

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 Gráfico 9 Datos ocultos

Si deseamos que los datos ingresados sean nuevamente visibles debemos ir a Formato
de celdas de nuevo y seleccionar la línea Número y escoger el formato adecuado.

11.6. ¿Cómo ocultar filas y columnas en Excel?

Es posible que en determinado momento deseemos ocultar una serie de fila o

columnas en Excel 2016 por temas de espacio o privacidad. El proceso para esto es
sencillo, podemos ocultar una o varias filas simultáneamente.

PASO 1: Seleccionamos las filas a ocultar y damos clic derecho sobre ellas y en la lista
desplegada elegimos la opción Ocultar.

Gráfico 10 Ocultar filas o columnas

PASO 2: Podemos ver que las filas seleccionadas han sido ocultas en la hoja de trabajo.
Podemos ver que se ha creado una doble línea en el espacio donde se encontraban las
filas, si deseamos visualizar de nuevo las filas daremos clic derecho sobre dicha línea y

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 seleccionamos la opción Mostrar. Para ocultar las columnas el proceso es
exactamente el mismo.

Gráfico 11 Ocultar columnas

11.7. ¿Cómo ocultar comentarios en Excel?

Los comentarios en una hoja de cálculo son bastante útiles cuando deseamos tener
información detallada acerca de un valor específico, pero es probable que no
deseemos que dicho comentario sea visible para otros usuarios. Los comentarios en
una celda están representados por un triángulo rojo en la esquina superior derecha y
cada vez que pasemos el mouse por allí se desplegara el comentario.

PASO 1: Para ocultar estos comentarios en Excel 2016 vamos a la ficha Archivo y en la
ventana desplegada seleccionamos Opciones.

Gráfico 12 Ocultar comentarios

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 PASO 2: En la ventana desplegada vamos a la línea Avanzadas y en el panel central
seleccionamos vamos al campo Mostrar y allí activamos la casilla sin comentarios ni
indicadores ubicada sobre la línea. Para las celdas con comentarios, mostrar

Gráfico 13 línea Avanzadas

PASO 3: Pulsamos en Aceptar para guardar los cambios. Podemos ver que el icono de
comentarios ha sido eliminado de forma automática:

Gráfico 14. Eliminar comentarios

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 PASO 4: Aunque hemos usado la opción de no mostrar los comentarios en la hoja de
trabajo, estos aún están incluidos en ella, si deseamos verlos vamos a la
pestaña Revisar y allí pulsamos sobre la opción Mostrar todos los comentarios y de
forma automática serán desplegados todos los comentarios que estén en la hoja
actual:

Gráfico 15. Mostrar todos los comentarios

Si deseamos ver el comentario de una celda en particular, seleccionamos dicha celda y

pulsamos en la opción Mostrar u ocultar comentarios

11.8. ¿Cómo ocultar formulas en Excel 2016?

Para ocultar una formula en una hoja de trabajo en Excel 2016 será necesario realizar
dos tareas:

❖ Ocultar la celda
❖ Proteger la hoja activa

PASO 1: En primer lugar seleccionamos las celdas que contienen las formulas a ocultar
y daremos clic derecho sobre ellas y seleccionamos la opción Formato de celdas.

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 Gráfico 16. Formato de celdas

PASO 2: En la ventana desplegada vamos a la pestaña Proteger y activamos la

casilla Oculta

PASO 3: Pulsamos en Aceptar para guardar los cambios. Podemos ver que las formulas
aún son visible ya que debemos proteger la hoja de trabajo, para esto pulsamos en la
opción Proteger hoja ubicada en el grupo cambios.

Gráfico 17 Proteger hoja

PASO 4: Se desplegará el siguiente asistente donde es recomendable establecer la

contraseña segura para evitar modificaciones en los parámetros de la hoja:

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 Gráfico 18 Parámetros de la hoja

PASO 5: Así mismo activamos las casillas con los permisos que los usuarios tendrán
sobre la hoja, una vez definidos pulsamos en Aceptar y será necesario confirmar la
contraseña asignada:

Gráfico 19 Confirmar contraseña

PASO 6: Pulsamos de nuevo en Aceptar para aplicar el cambio. Ahora podemos

observar que las formulas ya no son visibles para los usuarios:

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 Gráfico 20 Formulas visibles

PASO 7: Para mostrar nuevamente las formulas pulsamos en la opción Desproteger

hoja e ingresaremos la contraseña asignada:

Gráfico 21 Desproteger hoja

11.9. Cómo ocultar texto extenso en Excel

PASO 1: Es común que cuando manejamos datos de tipo texto este sobresalga el límite
de la celda y cubra otras celdas adyacentes:

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 Gráfico 22 Ocultar texto extenso

PASO 2: Si deseamos ajustar este texto y que la hoja tenga una mejor presentación
daremos clic derecho sobre la celda que contiene el texto y seleccionamos la
opción Formato de celdas.

Gráfico 23 Formato de celdas

PASO 3: En la ventana desplegada vamos a la pestaña Alineación y en el

campo Horizontal establecemos el valor Rellenar.

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 Gráfico 24 Pestaña Alineación

Pulsamos en aceptar y podemos ver el resultado:

Gráfico 25 Campo Horizontal

11.10. ¿Cómo ocultar las líneas de cuadricula en Excel?

Por algún tema de presentación es ideal ocultar las líneas de la cuadricula de la hoja de
trabajo actual. Para esto vamos a la ficha Vista y en el grupo Mostrar desactivamos la
casilla Líneas de cuadricula y podremos ver que el fondo de la hoja actual es
totalmente blanco mejorando su apariencia:

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 Gráfico 26 Líneas de la cuadricula

Excel 2016 nos ofrece opciones de seguridad en los múltiples elementos de sus hojas
de trabajo.

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 UNIDAD XII. AUDITORÍAS DE FÓRMULAS

El principal uso de Excel es crear documentos en donde se manejan cifras, en este

programa encontraremos un grupo de comandos que te permitirán utilizar diversas
funciones para realizar cualquier operación.

12. Ventana de Inspección

12.1. Pestaña Fórmulas en Excel
Pero ¿qué es una función? Es una fórmula predefinida que te ayuda a realizar cálculos
rápidamente. En Excel 2016 encontrarás una pestaña llamada Fórmulas, en donde
estarán reunidas todas las herramientas que necesitas para realizar operaciones
matemáticas. Veamos cómo está conformada.

Gráfico 27 Pestaña Fórmulas

12.2. Categorías de funciones

Existen diferentes tipos de funciones y se agrupan en Excel en categorías como

Financieras, Lógicas, Texto, Matemáticas y trigonométricas, entre otras. Al hacer clic
sobre una categoría, se desplegará un menú donde encontrarás las diferentes
funciones que puedes usar.

❖ Botón Insertar función

Al hacer clic sobre este botón, se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás
insertar la función que quieras en una celda o en un grupo de celdas que debes
haber seleccionado anteriormente. Si no sabes cuál es la función que necesitas,
la puedes describir y el programa te sugerirá la más cercana a tus necesidades.

❖ Autosuma

Esta es la función que usamos para sumar el contenido de varias celdas al mismo
tiempo y el total aparecerá en la celda siguiente a la última celda sumada. Allí
también se desplegará un menú donde podrás elegir otras funciones, como
encontrar el promedio, el máximo y el mínimo, entre otras.

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 Gráfico 28 Autosuma

❖ Nombres definidos

Aquí encontrarás opciones como Administrador de nombres, Asignar

nombre y Crear desde la selección que te permitirán controlar, crear y buscar
los nombres en la hoja o libro de cálculo en que estés trabajando.

❖ Auditoria de fórmulas

En esta parte de la Cinta de opciones encontrarás las herramientas necesarias

para tener control sobre las fórmulas que uses.

❖ Ventana de inspección

Te permite estar al tanto de los valores de ciertas celdas mientras realizas

cambios en la hoja de cálculo. Los valores se mantienen en una hoja separada
que siempre tendrás a la vista.

❖ Opciones para el cálculo

Al hacer clic sobre este comando podrás elegir si quieres insertar las fórmulas
de forma automática o manual.

Gráfico 29 Comando para el cálculo

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 12.3. ¿Cómo crear una función en Excel?

Como vimos en la página anterior, Excel 2016 tiene una pestaña donde podrás
encontrar todas las funciones disponibles. Estas funciones están agrupadas en nueve
categorías que son:

❖ Autosuma: te permite acceder a las funciones

como Suma, Promedio, Máximo y Mínimo, entre otras cosas.
❖ Usado recientemente: desde este comando podrás acceder
a las funciones con las que hayas trabajado recientemente.
❖ Financieras: esta categoría contiene funciones
especializadas en operaciones contables y financieras.
❖ Lógicas: aquí encontrarás funciones que te ayudarán a
revisar los argumentos de las condiciones o valores de la
tabla que estés creando. Por ejemplo, si una orden tiene un
valor inferior a 50 dólares, añadirle 5 dólares de envío, pero
si tiene un valor igual o mayor a 50 dólares, no añadirle nada.
❖ Texto: contiene funciones que te ayudarán a trabajar con
texto en una tabla para que el sistema lo puede tener en
cuenta al construir fórmulas o usar otras funciones.
❖ Fecha y hora: en esta categoría encontrarás funciones para
trabajar con datos de fechas y horas en la tabla.
❖ Búsqueda y referencia: aquí encontrarás funciones
como Hipervínculo para añadir un enlace a una celda
o Dirección para crear una referencia a una celda en
particular.
❖ Matemáticas y trigonométricas: este comando incluye
funciones para crear argumentos numéricos, como por
ejemplo, redondear un valor o calcular un subtotal.
❖ Más funciones: en esta categoría están agrupadas otras
funciones bajo las categorías
de Estadísticas, Ingeniería, Cubo, Información
Compatibilidad y Web.

Junto a estas categorías encontrarás el botón insertar función que te ayudará a buscar
la función que necesites.

Gráfico 30 Botón insertar función

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 Al hacer clic sobre alguna de estas categorías, se desplegará un menú en donde
encontrarás las diferentes funciones que puedes utilizar. Sin embargo, el proceso no
es el mismo al usar una de las opciones de Autosuma y una función de cualquier otra
categoría.

Con Autosuma:

En el comando Autosuma encontrarás las opciones:

❖ Suma: esta es una función que usamos para añadir las cantidades de
diferentes celdas rápidamente.
❖ Promedio: esta opción te permite calcular el promedio de las celdas
seleccionadas.
❖ Contar números: esta opción se encarga de enumerar la cantidad de
objetos.
❖ Max: esta función determina el valor más alto entre las celdas
seleccionadas.
❖ Min: esta función muestra la celda de valor más bajo entre las celdas
seleccionadas.

VEAMOS CÓMO PUEDES INSERTAR UNA DE ESTAS FUNCIONES:

PASO 1: Selecciona la celda en donde quieres insertar la función

PASO 2: En la pestaña Fórmulas, haz clic en el comando Autosuma

PASO 3: Se desplegará un menú donde encontrarás las

opciones Suma, Promedio, Contar número, Max y Min. Haz clic sobre la función que
quieras utilizar.

PASO 4: Inmediatamente aparecerá la función seleccionada en la celda señalada. Por

ejemplo, si seleccionamos la función Suma, se sumarán todos los valores de la columna
en que hayas seleccionado la celda. Si Excel falla al seleccionar el rango de celdas,
puedes cambiarlo manualmente.

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 Gráfico 31 Función Suma

CON OTRAS CATEGORÍAS:

PASO 1: Después de seleccionar la celda en donde irá la función, en la

pestaña Fórmulas, haz clic en la categoría de la tarea que debes realizar.

PASO 2: Allí se desplegará un menú donde podrás seleccionar la función que vas a usar.

Gráfico 32 Función pestaña fórmulas

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 PASO 3: Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás introducir los argumentos de la
función. Este espacio cambiará dependiendo del tipo de función que utilices. Una vez
que termines, haz clic en Aceptar.

Gráfico 33 Argumentos de la función

PASO 4: El resultado de la función aparecerá en la celda que seleccionaste al inicio. Para

copiar la función a otras celdas, haz clic en la esquina inferior derecha de la celda y
arrastra el puntero hacía las otras celdas.

Gráfico 34 Resultados de la función

12.4. Comando Insertar Función

En Excel 2016 tienes una amplia biblioteca de funciones en la pestaña Fórmulas, pero
puede suceder que no sepas cuál es la función que debes usar. En estos casos puedes
usar el comando Insertar Función. Veamos cómo: En este ejemplo queremos calcular
la cantidad de días que pasaron entre que se ordenó y llegó un producto en el
inventario. Así que usaremos la información que hay en las columnas E y F, para anotar
el resultado en la columna G.

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 PASO 1: Selecciona la celda en donde irá la función

PASO 2: Ve a la pestaña Fórmulas en la Cinta de opciones y haz clic en el botón Insertar

función.

Gráfico 35 Cinta de opciones

PASO 3: Verás que el sistema te dará una serie de funciones que pueden servir para lo
que quieres hacer. En la parte inferior del cuadro aparecerá una pequeña descripción
de cada una de las funciones. Selecciona la función que desees usar y haz clic
en Aceptar. Para este ejemplo usaremos la función DIAS. LAB.

PASO 4: Después, se abrirá un cuadro donde podrás añadir los argumentos de la

función. Aquí debes seleccionar las celdas que se tendrán en cuenta en la función. En
nuestro caso, pondremos E3 en el espacio de Fecha inicial y F3 en Fecha final. Al
finalizar, haremos clic en Aceptar.

Gráfico 36 Argumentos de la función

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 PASO 5: La función hará el cálculo y el resultado aparecerá en la celda que
seleccionaste al inicio. Para copiar la función a las otras celdas, haz clic en la esquina
inferior derecha de la celda y arrastra el puntero a todas las celdas donde quieras
copiar la función.

Gráfico 37 Copiar la función

12.5. Ajustar y combinar celdas en Excel

Ajustar texto y Combinar y centrar son dos herramientas de Excel que te permitirán
modificar la forma de las celdas y cómo se acomoda el contenido en ellas. Veamos
cómo funciona cada uno de estos botones.

❖ Ajustar texto

Esta herramienta organiza el texto insertado en una celda al ancho de ésta, de manera
que se despliegue en varias líneas.

PASO 1: Selecciona la celda o celdas en que quieres ajustar el texto.

PASO 2: Haz clic en el comando Ajustar texto, que estará en la pestaña Inicio. El texto
se ajustará en las celdas que hayas seleccionado.

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 Gráfico 38 Ajustar texto

12.6. Combinar y centrar

Este comando te permite combinar dos o más celdas, y centrar el contenido que hay
en ellas. Es muy útil al hacer encabezados o títulos de tablas.

PASO 1: Selecciona las celdas que quieres combinar. Por ejemplo, de A1 a E1.

PASO 2: Haz clic en el comando Combinar y centrar, que estará junto al

comando Ajustar texto, en la pestaña Inicio. Las celdas seleccionadas se combinarán y
verás que desaparecerán las líneas que dividen las celdas.

Gráfico 39 Combinar y centrar

12.7. ¿Cómo usar Buscar y Reemplazar en Excel?

Cuando trabajas con mucha información en Excel, puede ser difícil encontrar un dato
específico, para lo cual puedes usar el comando Buscar, y en caso que necesites
cambiar parte del contenido, puedes usar el comando Reemplazar. Veamos cómo usar
estas dos herramientas de Excel.

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 ❖ ¿Cómo encontrar contenido?

PASO 1: En la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, haz clic en el comando Buscar y

seleccionar.

PASO 2: Se desplegará un menú. Allí, selecciona la opción Buscar.

Gráfico 40 Combinar y centrar

PASO 3: Se abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Allí, escribe el contenido

que estés buscando y haz clic en el botón Buscar siguiente.

PASO 4: Una vez que el sistema haya encontrado algo que concuerde con tu búsqueda,
seleccionará la celda en donde esté. Haz clic en Buscar siguiente para ver si el siguiente
resultado de la búsqueda o Buscar todo para que el sistema te muestre todos los
resultados de la búsqueda.

Gráfico 41 Buscar y reemplazar

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 Cuando termines, haz clic en Cerrar para salir del cuadro de diálogo. Después podrás
seguir trabajando normalmente en la hoja de cálculo.

También puedes usar el comando CTRl + F de tu teclado para acceder a la

función Buscar.

12.8. ¿Cómo reemplazar el contenido de una celda?

En caso que necesites cambiar el contenido de una celda, puedes usar la herramienta
Reemplazar para encontrarlo y sustituirlo.

PASO 1: Haz clic en el comando Buscar y seleccionar, que verás en la pestaña Inicio de
la Cinta de opciones.

PASO 2: Se desplegará un menú. Allí, haz clic en la opción Reemplazar.

Gráfico 42 Herramienta para Reemplazar

PASO 3: Se abrirá el cuadro de diálogo de Buscar y reemplazar. En el espacio Buscar,

escribe el contenido que desees encontrar, y en el espacio de Reemplazar, escribe el
contenido con que deseas sustituirlo. Al finalizar, haz clic en el botón Buscar siguiente.

PASO 4: El sistema te mostrará los resultados que concuerden con tu búsqueda.

Revísalos antes de hacer cualquier cambio y, después, haz clic en la
opción Reemplazar para cambiar el primer resultado que te muestre el sistema,
o Reemplazar todos, para cambiar el contenido de todas las celdas que concuerden
con la búsqueda. El sistema ejecutará el cambio que le hayas indicado.

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 Gráfico 43 Herramienta para Reemplazar

12.9. ¿Cómo usar el corrector gramatical?

PASO 1: Desde la pestaña Revisar, haz clic en el comando Ortografía

Gráfico 44 Herramienta para Reemplazar

PASO 2: Se abrirá el cuadro de diálogo de Ortografía. Allí, verás uno por uno los errores
ortográficos que haya en tu texto.

Gráfico 45 Cuadro de diálogo de Ortografía

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 Para cada uno de ellos, el sistema te dará sugerencias para corregir el error. Selecciona
la opción que desees usar y haz clic en el botón Cambiar. El programa hará el cambio
inmediatamente.

PASO 3: Una vez que el programa no encuentre más errores, un cuadro de diálogo te
lo informará. Allí, haz clic en el botón Aceptar para terminar la corrección gramatical.

Gráfico 46 Corrección gramatical

❖ Omitir correcciones ortográficas

Aunque el corrector de ortografía de Excel es muy bueno, en ocasiones puede marcar

palabras o nombres propios que están bien escritos como incorrectos. En estos casos,
puedes elegir no cambiar la palabra usando las siguientes opciones:

❖ Omitir una vez: el programa se saltará la palabra

seleccionada sin realizar ningún cambio.
❖ Omitir todo: esta opción hará que el programa salté esa
palabra sin realizar ningún cambio a lo largo de toda la hoja
de cálculo.
❖ Agregar al diccionario: con esta opción agregas la palabra al
diccionario del programa, así nunca más la marcará como un
error. Asegúrate de que la palabra esté perfectamente
escrita antes de elegir esta opción.

❖ Inmovilizar paneles y otras opciones de vista

Cuando estás trabajando con muchos datos en una hoja o libro de cálculo en
Excel, es difícil comparar la información, así que te enseñaremos cómo usar
diferentes opciones de la pestaña Vista para que trabajes mejor en el
programa.

❖ Inmovilizar la primera fila o columna:

Comencemos por ver cómo puedes inmovilizar la primera fila o columna de una
hoja de cálculo.

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 PASO 1: En la pestaña Vista, haz clic en el comando Inmovilizar.

PASO 2: Se desplegará un menú en donde encontrarás las opciones Inmovilizar fila

superior el n movilizar primera columna. Solamente haz clic sobre la opción que
necesites usar, dependiendo de cómo esté constituida tu hoja de cálculo.

Gráfico 47 Inmovilizar fila superior

❖ Inmovilizar paneles

Si la fila o columna que necesitas congelar no es la primera, también tienes la opción

de inmovilizar otros paneles en la hoja de cálculo. Veamos cómo funciona. Para este
caso vamos a inmovilizar las primeras dos filas de nuestra hoja de cálculo.

PASO 1: Selecciona la fila que esté debajo de las filas que vas a inmovilizar. En caso que
quieras congelar una columna, selecciona la columna que esté a la derecha.

PARA ESTE EJEMPLO SELECCIONAREMOS LA TERCERA FILA.

PASO 2: En la pestaña Vista, haz clic en el comando Inmovilizar. Allí se desplegará un

menú en el que debes seleccionar la opción Inmovilizar paneles.

PASO 3: Las filas 1 y 2 quedarán congeladas. Sin importar en que parte de la hoja de
cálculo te encuentres, siempre podrás ver los paneles que hayas inmovilizado.

Gráfico 48 Hoja de cálculo

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 ❖ Volver a movilizar columnas y filas

Simplemente, haz clic en el comando Inmovilizar para desplegar el menú. Después, haz
clic en la opción Movilizar paneles.

Gráfico 49 Movilizar columnas y filas

Si quieres utilizar otra opción de visualización, antes deberás descongelar los paneles
que hayas inmovilizados.

OTRAS OPCIONES EN VISTA

Además de inmovilizar paneles, en la pestaña Vista de Excel 2016 encontrarás otras

opciones para visualizar datos en una hoja de cálculo.

❖ Usar una nueva ventana

Haciendo clic en el comando Nueva ventana, Excel te permite abrir varias ventanas con
el mismo libro de trabajo para que puedas comparar el contenido más fácilmente.

Puedes hacer clic en el comando Organizar para acomodar las ventanas y verlas al
mismo tiempo en la pantalla.

Gráfico 50 Nueva ventana

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 ❖ Dividir una hoja de cálculo

Puedes dividir una hoja de cálculo para comparar diferentes datos y ver dos partes de
ésta al mismo tiempo. Primero, selecciona la celda desde donde quieres dividir la hoja
de cálculo y haz clic en el comando Dividir. La hoja se dividirá en dos y te podrás mover
independientemente en cada una de las partes.

Gráfico 51 Dividir una hoja de cálculo

❖ Cómo organizar

A medida que añades más información a una hoja de cálculo, la organización se torna
aún más importante. En esta página aprenderás a manejar algunas de las herramientas
que puedes encontrar en Excel 2016 para clasificar y ordenar datos.

Debes tener en cuenta que Excel te permitirá ordenar toda la hoja o solo una porción
de ella, según lo prefieras. En este ejemplo organizaremos la hoja de cálculo de un
pedido de camisetas de acuerdo al orden alfabético de los apellidos de las personas
que realizaron el encargo. Veamos cómo hacerlo.

PASO 1: Selecciona una celda de la columna que usarás para organizar la hoja de
cálculo. Por ejemplo, nosotros seleccionaremos una celda de la columna Apellido.

Gráfico 52 Organizar la hoja de cálculo

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 PASO 2: En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, haz clic en el comando A-Z para
organizar el contenido de la columna seleccionada en orden alfabético de la A a la Z o
el comando Z-A para hacerlo de la Z a la A. En este caso, nosotros usaremos la
opción A-Z.

Gráfico 53 Datos de la Cinta de opciones

PASO 3: La hoja de cálculo se ordenará de acuerdo a la organización de la columna que

hemos modificado.

❖ Organizar una porción de la página

PASO 1: Selecciona el rango de celdas que quieres organizar.

PASO 2: En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, haz clic en el comando Ordenar.

Gráfico 54 Datos de la Cinta de opciones

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 PASO 3: Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar. Allí, en el espacio Columna, elige por
cuál de las columnas que componen el rango seleccionado quieres ordenarlo.

PASO 4: En Criterio de ordenación escoge que tipo de orden quieres implementar.

PASO 5: Una vez termines esto, haz clic en Aceptar. La porción de celdas que hayas
elegido se organizará conforme a la columna seleccionada y el tipo de orden que hayas
elegido.

Gráfico 55 Comando Ordenar

❖ Filtrar datos

Filtrar los datos de una hoja de cálculo de Excel te permite ver sólo la información que
deseas. Esta es una herramienta que puede ser útil cuando necesitas estudiar un
documento muy grande.

Para que los filtros funcionen bien, la tabla que construyas debe tener un fila de
encabezado donde se identifique el nombre de cada columna, como en el ejemplo que
usaremos.

VEAMOS CÓMO ACTIVAR LOS FILTROS

PASO 1: En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, haz clic en el comando Filtro.

Gráfico 56 Comando Filtro

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 PASO 2: Al lado de cada una de las celdas de la primera fila aparecerá una flecha que
desplegará un menú donde podrás elegir que información quieres ver con relación a
esa columna en particular. Allí, deja seleccionado únicamente el tipo de información
que quieres ver.

Gráfico 57 Elegir Columna

Por ejemplo, en este caso queremos ver sólo la información relacionada a las cámaras,
así que haremos clic en cada uno de los marcadores junto al tipo de información que
no queremos tener en cuenta para quitarles la selección preestablecida. Una forma
sencilla y rápida para borrar todas las casillas es hacer clic sobre Seleccionar todo, si
está seleccionado. Después, únicamente selecciona la opción u opciones que quieras
usar.

PASO 3: Al finalizar, haz clic en el botón aceptar

❖ Usar varios filtros

Puedes usar más de un filtro en una hoja de cálculo en Excel y, así, filtrar aún más la
información que estás buscando. Veamos cómo hacerlo:

Supongamos que ya le has aplicado un filtro a la hoja de cálculo en que estás

trabajando, por ejemplo, nosotros seleccionamos en la columna Tipo que solo
queremos ver la información relacionada a los portátiles y a los proyectores. Pero
ahora queremos ver únicamente cuáles de esos equipos fueron utilizados en
Septiembre, así que desplegaremos el menú de la columna Fecha de salida y dejaremos
seleccionado solo la opción Septiembre. Para finalizar, haremos clic en el
botón Aceptar.

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 EL SISTEMA NOS MOSTRARÁ ÚNICAMENTE LA INFORMACIÓN QUE SEA COMPATIBLE
CON LOS FILTROS QUE HEMOS ESTABLECIDO.

Gráfico 58 Filtro en una hoja de cálculo

OPCIONES AVANZADAS DE FILTROS

Existen opciones avanzadas para filtrar la información que quieres ver en una hoja de
cálculo.

PASO 1: Despliega el menú de filtros de la columna que te interesa haciendo clic en la

flecha que está junto a la celda de encabezado.

PASO 2: Allí, se desplegará un menú donde debes seleccionar la opción Filtros de

texto, si la columna está compuesta por texto, Filtros de número, si la columna está
constituida por cifras, o Filtros de fecha, si la columna es de fechas.

PASO 3: Se abrirá otro menú donde verás diferentes opciones por podrás usar para
organizar y filtrar la información.

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 Gráfico 59 Filtros de texto

Allí también verás una opción llamada Filtro personalizado. Esto te permitirá crear un
filtro específico con las especificaciones que necesites.

Gráfico 60 Filtro personalizado

OTROS GRUPOS DE EXCEL

Saber cómo agrupar datos en Excel 2016 puede servirte para organizar la información
y visualizarla de la manera en que necesites, ya que esta opción te permitirá esconder
o ver diferentes secciones de una hoja de cálculo.

❖ Agrupar columnas o filas

PASO 1: Selecciona las filas o columnas que quieres agrupar

PASO 2: En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, haz clic en el comando Agrupar.

PASO 3: Las columnas o filas seleccionadas se agruparán

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 Gráfico 61 Comando Agrupar

❖ Desagrupar columnas o filas

PASO 1: Selecciona el grupo de filas o columnas que quieras desagrupar.

PASO 2: En la pestaña Datos, haz clic en el comando Desagrupar.

Gráfico 62 Comando desagrupar

Al formar un grupo de celdas, en la parte superior de la hoja de cálculo aparecerá un

signo Menos (-) con el cuál podrás esconder el grupo. Para ver nuevamente las filas o
columnas escondidas, haz clic en el signo Más (+) que estará en la parte superior de la
hoja de cálculo.

Gráfico 63 Comando agrupar columnas o filas

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 ❖ Subtotales

El comando Subtotal te permitirá crear grupos automáticamente y usar funciones

como Suma o Porcentaje para resumir datos en una hoja de cálculo. Por ejemplo, si
tienes un gran inventario, pero solo estás interesado en una parte de él, esta función
agrupará la información para que sea más fácil encontrarla.

❖ Crear un subtotal

PASO 1: Organiza la información a partir de la cual crearás el subtotal. Para ver cómo
hacer esto, haz clic en el siguiente enlace: Cómo organizar y filtrar datos en Excel 2016.

PASO 2: Selecciona las columnas o filas de las que crearás subtotales y, en la

pestaña Datos, haz clic en el comando Subtotal.

Gráfico 64 Organizar y filtrar datos

PASO 3: Se abrirá el cuadro de diálogo de Subtotal. Haz clic en el campo Para cada
cambio en e: para seleccionar la columna donde quieres que se aplique el subtotal.

PASO 4: Despliega el menú de Usar función haciendo clic en la flecha que estará junto
a esta función para elegir la función que deseas aplicar a los grupos que se creen en la
columna seleccionada.

PASO 5: En el espacio de Agregar subtotal a, selecciona la columna donde quieres que

el subtotal aparezca.

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 Gráfico 65 Organizar subtotal

PASO 6: Haz clic en el botón Aceptar para guardar las modificaciones hechas. La hoja
de cálculo será resumida en grupos y el subtotal estará debajo de cada grupo creado.

Al crear subtotales, la hoja de cálculo se divide en diferentes niveles. Al lado izquierdo

encontrarás los botones de los niveles. Al hacer clic en ellos, podrás controlar cuanta
información estará visible. Recuerda que Excel puede crear hasta ocho niveles.

Gráfico 66 Guardar modificaciones

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 ❖ ¿Cómo remover subtotales?

PASO 1: Selecciona las columnas o filas de las que removerás los subtotales y, en la
pestaña Datos, haz clic en el comando Subtotal.

PASO 2: Se abrirá el cuadro de diálogo de Subtotal. Allí, haz clic en el botón Quitar
todos.

PASO 3: Todo el contenido de la hoja de cálculo se desagrupará y los subtotales serán

removidos.

Gráfico 67 Desagrupar subtotales

❖ ¿Cómo formar una tabla?

Una vez que has ingresado información a una hoja de cálculo, puedes darle formato de
tabla para mejorar la presentación de los datos. En Excel encontrarás diferentes tipos
de herramientas y estilos predefinidos para ayudarte a crear una tabla fácil y
rápidamente. Por ejemplo, digamos que tienes preparado tu presupuesto anual y
quieres mejorar su diseño para ver mejor la información allí registrada, ¿cómo lo
puedes hacer?

❖ ¿Cómo insertar una tabla?

PASO 1: Selecciona las celdas a las cuales deseas darles formato de tabla.

PASO 2: En la pestaña Inicio, haz clic en el comando dar formato como tabla

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 Gráfico 68 Comando dar formato

PASO 3: Se desplegará un menú en que verás diferentes estilos predeterminados. Haz

clic sobre el tema que quieres usar.

Gráfico 69 Estilos predeterminados

PASO 4: Al escoger un estilo, se abrirá un cuadro de diálogo. Allí selecciona el cajón La

tabla tiene encabezados y después haz clic en el botón Aceptar. El estilo de la tabla se
establecerá inmediatamente en las celdas seleccionadas.

Gráfico 70 Estilos de la tabla

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 ❖ ¿Cómo crear un estilo de tabla?

Si no encuentras un estilo adecuado para la tabla que quieres crear, sigue estos pasos:

PASO 1: Haz clic en la opción Nuevo estilo de tabla, que estará en el menú desplegable
de dar formato como tabla.

Gráfico 71 Nuevo estilo de tabla

PASO 2: Se abrirá un cuadro donde podrás decidir qué estilo quieres que tenga cada
una de las filas o columnas de la tabla que estás creando, por ejemplo puedes editar
cómo se verá la Fila de encabezado o la Primera columna. Selecciona un elemento de
la tabla y haz clic en el botón Formato.

Gráfico 72 Elemento de la tabla

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 PASO 3: Se abrirá un segundo cuadro, donde podrás escoger la fuente, el borde y el
relleno del elemento de la tabla que seleccionaste.

PASO 4: Al finalizar, haz clic en el botón Aceptar para guardar y aplicar los cambios
hechos. Puedes repetir los pasos 2, 3 y 4 con todos los elementos de la tabla a los que
quieras darle un formato especial.

Gráfico 73 Nuevo estilo de tabla

Si lo deseas, puedes guardar el estilo que acabas de crear, seleccionando la casilla

Establecer como estilo de tabla predeterminado para este documento

❖ ¿Cómo borrar una tabla?

PASO 1: Selecciona una celda de la tabla que quieres borrar.

PASO 2: En la pestaña Diseño, de la Cinta de opciones, haz clic en el comando Convertir

en rango.

Gráfico 74 Cinta de opciones

PASO 3: Se abrirá un cuadro de diálogo pidiendo que confirmes si quieres convertir la

tabla en un rango normal. Haz clic en Sí.

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 Gráfico 75 Convertir la tabla

PASO 4: Para terminar de limpiar las celdas, selecciona la tabla y en la pestaña Inicio,
haz clic en el comando Borrar. Allí se desplegará un menú donde debes seleccionar la
opción Borrar formatos.

Gráfico 76 Limpiar celdas

❖ Modificar una tabla

Ya que sabes cómo crear e insertar una tabla, ahora veamos cómo puedes modificar
sus características. En esta página aprenderemos cómo añadir más filas y columnas a
una tabla y cómo puedes cambiar el estilo de una tabla una vez que ya la ha creado.

❖ Añadir contenido a una tabla

¿Qué pasaría si una vez que has terminado de crear una tabla, te das cuenta que te hizo
falta incluir algún contenido? Puedes hacerlo de dos maneras:

• Introduce el contenido nuevo en una fila o columna consecutiva a la tabla. El

sistema inmediatamente anexará está nueva información a la tabla.

• Haz clic en el botón que estará en la esquina inferior derecha de la tabla y

arrástralo para crear nuevas filas o columnas. Después introduce el contenido
que desees en los nuevos espacios.

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 Gráfico 77 Añadir filas o columnas

❖ Cómo cambiar el estilo de una tabla

Tal vez después de crear una tabla quieras cambiar el estilo que esta tiene, ya sea
porque no atiende a las especificaciones que necesitas o porque no te agrada el diseño.
Para hacerlo, sigue estos pasos:

PASO 1: Selecciona una celda de la tabla

PASO 2: En la pestaña Diseño, haz clic en la flecha del menú de estilos de tabla para
desplegar el menú.

Gráfico 78 Estilos de tabla para desplegar

PASO 3: Selecciona del menú el estilo de tabla que quieres usar y éste se aplicará
inmediatamente.

Gráfico 79 Estilos de tablas

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 ❖ Modificar las opciones de un estilo de tabla

Digamos que ya has elegido un estilo de tabla que te gusta mucho, pero no se acomoda
perfectamente a tus necesidades. En ese caso puedes modificar la tabla activando o
desactivando algunas opciones como Fila de encabezado, Fila de totales, Filas con
bandas, Primera Columna, Última columna, Columnas con bandas y Botón de filtro.
Veamos cómo hacerlo:

PASO 1: Selecciona cualquier celda en tu tabla y haz clic en la pestaña Diseño.

PASO 2: En la Cinta de opciones encontrarás las Opciones de estilo de tabla. Allí, haz
clic sobre las opciones que quieras activar y desactivar. En nuestro caso, necesitamos
resaltar en nuestra tabla la primera columna y la fila de totales, pero no estamos
interesados en los filtros y en que las filas tengan bandas, así que haremos clic
en Primera columna y Fila de totales para activar estas opciones, y haremos clic
en Botón de filtro y Filas con bandas para desactivarlas.

Los cambios se insertaran inmediatamente en la tabla

Gráfico 80 Opciones de estilo de tabla

❖ Insertar un gráfico

Los gráficos pueden ser una gran herramienta para representar los datos que tengas
en una hoja de cálculo. Existen diferentes tipos de gráficos que puedes utilizar, entre
los cuales están:

❖ Gráfico de columnas o de barras: son usados frecuentemente

para comparar información, pero pueden ser utilizados para
diferentes tipos de funciones. En este tipo de gráficos las barras
pueden ser horizontales o verticales.
❖ Gráfico de líneas: este tipo de gráfico es usado especialmente
para mostrar tendencias. Se caracteriza porque los puntos que
representan los datos van unidos por líneas, lo que hace más
fácil ver cómo una tendencia crece o decrece en el tiempo.

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 ❖ Gráfico circular: este tipo de gráficos también los suelen llamar
de torta o de queso. Es muy usado para representar porcentajes
y comparar valores.
❖ Gráficos de área: son muy similares a los gráficos de líneas, pero
estos tienen relleno el área que está debajo de cada línea con el
fin de marcar la diferencia entre las variables que se están
manejando en la tabla.
❖ Gráficos de superficie y radiales: este tipo de gráficos te permite
combinar dos conjuntos de datos diferentes. La forma en que
presenta los datos se asemeja a un mapa topográfico.
❖ Gráficos de jerarquías: estos gráficos comparan y muestran
información de forma jerárquica, es decir, de mayor a menor.
❖ Gráfico de cascada: te permite ver cómo un total acumulado se
ve afectado por valores que se suman o se restan.

AHORA VEAMOS QUE DEBES HACER PARA INSERTAR UN GRÁFICO.

PASO 1: Selecciona todas las celdas o la tabla con los datos que quieres representar
en el gráfico, incluyendo los títulos o la referencia de los datos.

En nuestro caso, tenemos un presupuesto de gastos mensuales y queremos crear un

gráfico que nos muestre en qué se gastó más dinero durante el mes de enero, así que
seleccionaremos la columna donde está detallado el tipo de gasto y la columna donde
están los datos del mes que nos interesa.

Gráfico 81 Insertar un gráfico

PASO 2: En la pestaña Insertar encontrarás nueve categorías de gráficos. Al hacer clic

sobre cualquiera de ellas, se desplegará un menú con los gráficos entre los que puedes
escoger de esa categoría. Allí, haz clic sobre el que quieras usar.

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 En nuestro caso haremos clic en el comando de Insertar gráfico circular o de anillos y
en el menú desplegable seleccionaremos una de las opciones.

PASO 3: El gráfico que hayas elegido se insertará inmediatamente en la hoja de cálculo.

Gráfico 82 Categorías de gráficos

En caso que no sepas qué tipo de gráfico quieres utilizar, puedes usar el
comando Gráfico recomendado, que te hará varias sugerencias con base en la
información de las celdas que has seleccionado.

Gráfico 83 Comando Gráfico recomendado

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 UNIDAD XIII. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

El análisis de hipótesis es útil cuando necesitas cambiar los valores de las celdas para
ver cómo afectan éstos al resultado de las fórmulas en tu hoja de cálculo. Sin embargo
en esta Unidad, nos concentraremos en una llamada Búsqueda de objetivo.

13. Búsqueda de objetivos

La búsqueda de objetivos toma un resultado y determina los valores de entrada

posibles que producen ese resultado. Por ejemplo, supongamos que necesitas un
préstamo de TeX parse error: Misplaced & 400.000 mensuales. Sin embargo, no estás
seguro de cuál va a ser la tasa de interés.

En la imagen que verás a continuación, puedes ver que la tasa de interés se deja en
blanco y el pago es TeX parse error: Misplaced & 333,33 sería el pago mensual, si no
existiera el interés ( TeX parse error: Misplaced &

13.1. Herramienta de análisis buscar objetivo

La herramienta de análisis Buscar objetivo te ayudará a encontrar la tasa de interés

más alta que deberás pagar por tu préstamo.

PASOS PARA ENCONTRAR LA TASA DE INTERÉS CON LA HERRAMIENTA BUSCAR

OBJETIVO:

PASO 1: Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Análisis y si. Verás que se
muestra una lista desplegable. Allí, selecciona la opción Buscar objetivo.

Gráfico 84 Comando Gráfico recomendado

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 PASO 2: Aparecerá un cuadro de diálogo que contiene 3 campos:

❖ Definir la celda: Esta es la celda que contendrá el resultado

deseado que en este caso, será el pago mensual. En el ejemplo
que estamos trabajando, vamos a utilizar la celda B5. No importa
si se trata de una referencia absoluta o relativa.
❖ Con el valor: Este es el resultado deseado. En este ejemplo,
vamos a ponerlo en -400. Ya que estamos haciendo un pago que
restará del préstamo, se tiene que ingresar como número
negativo.
❖ Para cambiar celda: Se trata de la celda donde se ubicará la
respuesta de la búsqueda de objetivos. En este caso, la tasa de
interés. En el ejemplo, se usará la celda B4.

Gráfico 85 Cuadro de diálogo

PASO 3: Cuando hayas finalizado, haz clic en el botón Aceptar. El cuadro de diálogo te
dirá si Buscar objetivo fue capaz de encontrar una solución. En este ejemplo la
solución es 1.64% y se ha ubicado en la celda B4. Esto nos dice que la tasa de interés
1.64% nos dará un pago de TeX parse error: Misplaced & 20.000.000 que se paga en 60
meses.

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 Gráfico 86 Buscar objetivo

13.2. Herramienta de análisis Administrador de escenarios

Para proyectos más avanzados, es posible que quieras utilizar los escenarios. Esta
opción te permite probar varios valores y ver cómo cambia el resultado.

Los escenarios permiten sustituir los valores de varias celdas (hasta 32) al mismo
tiempo. Es especialmente adecuado para mostrar el mejor y el peor de los casos.
Puedes crear tantos escenarios como quieras y, a continuación, compararlos sin tener
que cambiar manualmente todos los valores.

PASOS PARA USAR EL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS:

En el siguiente ejemplo, cada escenario contiene un plazo y una tasa de interés. Al

seleccionar cada escenario, se reemplazarán los valores de la hoja de cálculo con sus
propios valores y el resultado será recalculado.

PASO 1: Ubica la pestaña Datos y haz clic en el comando Análisis y si. Luego, selecciona
la opción Administrador de escenarios.

Gráfico 87 Comando Análisis y si

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 PASO 2: Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Allí, debes hacer
clic en el botón Agregar.

Gráfico 88 Administrador de escenarios

PASO 3: Verás que aparece el cuadro de diálogo Agregar escenario. Allí, debes escribir
un nombre para tu escenario en el espacio en blanco correspondiente.

PASO 4: A continuación, haz clic en las celdas cuyos datos vayas a cambiar. Luego, haz
clic en el botón Aceptar ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Gráfico 89 Comando análisis y si

PASO 5: Aparecerá el cuadro de diálogo Valores del escenario. Allí, escribe los nuevos
valores para las celdas que seleccionaste y haz clic en el botón Aceptar.

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 Gráfico 90 Valores del escenario

PASO 6: Una vez has creado el escenario, volverás al cuadro de diálogo Administrador
de escenarios. Allí, haz clic en Mostrar para probar los nuevos valores y ver cómo se
modifica el resultado de los valores que tenías anteriormente.

Gráfico 91 Administrador de escenarios

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 UNIDAD XIV. SOLVER

Solver es un programa de complemento de Microsoft Excel que puede usar para llevar
a cabo análisis y si. Use Solver para encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para
una fórmula en una celda, la celda objetivo, que está sujeta a restricciones o
limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula de una hoja de cálculo. Solver
trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión o,
simplemente, celdas de variables que se usan para calcular fórmulas en las celdas
objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores de las celdas de variables de decisión
para que cumplan con los límites de las celdas de restricción y den el resultado deseado
en la celda objetivo. Puede usar Solver para determinar el valor máximo o mínimo de
una celda cambiando otras celdas. Por ejemplo, puede cambiar el importe del
presupuesto de publicidad proyectado y ver el efecto en el beneficio proyectado.
La función MIN en Excel. La función MIN nos devuelve el valor mínimo de una lista de
valores omitiendo los valores lógicos y el texto. Como argumentos de la
función podemos ingresar directamente los números que deseamos evaluar o
podemos indicar una referencia a una celda o el rango que contiene los valores
numéricos.

14. Objetivo MIN y MÁX

Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de
oficina Microsoft Office. Es una aplicación utilizada en tareas financieras y contables,
con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.

14.1. Sintaxis de MIN

MIN (número1, [número2], ...) La sintaxis de la función MIN tiene los siguientes
argumentos: Número1, número2... Número1 es opcional, los números siguientes son
opcionales. De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

OBSERVACIONES

❖ Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que

contengan números.
❖ Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de
números escritos directamente en la lista de argumentos.
❖ Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números
contenidos en la matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los
valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

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 ❖ Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
❖ Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a
números provocan errores.
❖ Si desea incluir valores lógicos y representaciones de texto de los números en
una referencia como parte del cálculo, use la función MINA.

EJEMPLO

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una hoja
de cálculo nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los resultados,
selecciónelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de
las columnas para ver todos los datos.

Datos Fórmula Descripción Resultado

10

27

=MIN(A2:A6) El valor menor de los 2

números del rango
A2:A6.

=MIN(A2:A6;0) El valor menor de los 0

números del rango
A2:A6 y 0.

14.2. Sintaxis de MÁX

MAX (número1, [número2],...)

La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos:

Número1, número2... Número1 es obligatorio, los números siguientes son

opcionales. De 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

OBSERVACIONES

Los argumentos pueden ser números o nombres, matrices o referencias que

contengan números. Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones
textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

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62
 Si el argumento es una matriz o una referencia, solo se usarán los números contenidos
en la matriz o en la referencia. Se ignorarán las celdas vacías, los valores lógicos o el
texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0 (cero).

Los argumentos que son valores de error o texto que no se pueden traducir a números
provocan errores.

Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una

referencia como parte del cálculo, use la función MAXA.

EJEMPLO

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una hoja
de cálculo nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los resultados,
selecciónelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de
las columnas para ver todos los datos.

Datos Fórmula Descripción Resultado

=MAX(A2:A6) El valor más alto del rango 27

A2:A6
=MAX(A2:A6;30) 30
El valor más alto del rango
A2:A6 y el valor 30.

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63
 UNIDAD XV. MACROS Y VBA

Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las
veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las
pulsaciones de las teclas. Para qué sirve una macro en Excel? ... Una macro nos ayuda
a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de
instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser
ejecutadas cuando lo necesitemos.

15. Inicio rápido: Crear una macro

Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro
para automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede
ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del
mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla
para realizar cambios menores en su funcionamiento.

Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento
contable. Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en
rojo y en negrita. Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique rápidamente
estos cambios de formato en las celdas seleccionadas.

15.1. Antes de grabar una macro

Las macros y las herramientas de VBA se pueden encontrar en la

pestaña Desarrollador, que está oculta de forma predeterminada, por lo que el primer
paso consiste en habilitarla. Para más información, vea Mostrar la pestaña
Programador.

Gráfico 92 Las macros y las herramientas de VBA

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64
 ❖ Grabar una macro

En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro.

De manera opcional, escriba un nombre para la macro en el cuadro Nombre de la

macro, especifique una tecla de método abreviado en el cuadro Tecla de método
abreviado, y una descripción en el cuadro Descripción. A continuación, haga clic
en Aceptar para comenzar a grabar.

Gráfico 93 Grabar macro

Realice las acciones que desee automatizar, como escribir texto repetitivo o completar
hacia abajo una columna de datos. En la pestaña Programador, haga clic en Detener
grabación.

Gráfico 94 Detener grabación

❖ Examine la macro y pruébela

Al modificar una macro, puede aprender un poco acerca del lenguaje de programación
Visual Basic.

Para modificar una macro, en el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic
en Macros, seleccione el nombre de la macro y haga clic en Editar. Esta acción hará que
se inicie el Editor de Visual Basic.

Observe el código y vea de qué manera las acciones que ha grabado aparecen como
código. Es probable que entienda bien algo del código y que otra parte le resulte un
poco misteriosa.

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65
 Experimente con el código, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro
nuevamente. Esta vez observe si sucede algo distinto.

❖ Automatizar tareas con la grabadora de macros

Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar un macro con la grabadora de
macros en Microsoft Excel. Imagine que tiene fechas en formatos aleatorios y desea
aplicar un formato solo a todas ellas. Una macro puede hacerlo por usted. Puede
grabar una macro que aplicar el formato que desee y, a continuación, reproducir la
macro siempre que sea necesario.

Al grabar una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos en código de Visual
Basic para Aplicaciones (VBA). Estos pasos pueden incluir acciones como escribir texto
o números, hacer clic en celdas o comandos de la cinta o de los menús, dar formato a
celdas, filas o columnas, o incluso importar datos desde un origen externo, como
Microsoft Access. Visual Basic Application (VBA) es un subconjunto del potente
lenguaje de programación de Visual Basic y se incluye con la mayoría de las aplicaciones
de Office. Aunque VBA le ofrece la capacidad de automatizar procesos dentro de las
aplicaciones de Office y entre ellas, no es necesario conocer el código de VBA ni tener
conocimientos de programación si la grabadora de macros hace lo que usted quiere.
Es importante saber que, al grabar una macro, la grabadora de macros captura casi
todos los movimientos que haga. Así, si comete un error en la secuencia (por ejemplo,
haciendo clic en un botón en el que no quería hacer clic), la grabadora de macros lo
grabará. La solución pasa por volver a grabar toda la secuencia o modificar el código
de VBA. Por este motivo, siempre que grabe algo, lo mejor es grabar un proceso con el
que ya esté bastante familiarizado. Si graba una secuencia de forma sencilla, la macro
se ejecutará con mayor eficacia cuando la reproduzca.

Las macros y las herramientas de VBA se pueden encontrar en la

pestaña Desarrollador, que está oculta de forma predeterminada, por lo que el primer
paso consiste en habilitarla. Para más información, vea Mostrar la pestaña
Programador.

Gráfico 95 Detener grabación

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66
 ❖ Grabar una macro

HAY ALGUNOS PUNTOS ÚTILES QUE LE INTERESA SABER SOBRE LAS MACROS:

• Al grabar una macro para llevar a cabo una serie de tareas en un rango de Excel,
la macro solo se ejecutará en las celdas del rango. Así, si ha agregado otra fila
al rango, la macro no ejecutará el proceso en la fila nueva, sino solo en las celdas
del rango.
• Si ha planeado grabar un proceso largo de tareas, plantéese tener macros
relevantes más pequeñas en lugar de tener una macro larga.
• No es necesario que grabe en una macro solo tareas de Excel, ya que el proceso
de la macro se puede ampliar a otras aplicaciones de Office y a cualquier otra
aplicación que admita Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, puede
grabar una macro en la que primero actualice una tabla de Excel y luego abra
Outlook para enviar la tabla por correo electrónico a una dirección de correo.

SIGA ESTOS PASOS PARA GRABAR UNA MACRO

En el grupo Código de la pestaña Desarrollador, haga clic en Grabar macro, o

presione Alt+T+M+R.

Gráfico 96 Grabar macro

En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. Cree un nombre

lo más descriptivo posible para que pueda encontrarlo rápidamente si crea más de una
macro.

Nota: El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres
posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No puede usar
espacios en un nombre de macro; puede usar un carácter de subrayado para separar
palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede
aparecer un mensaje de error que indica que el nombre de la macro no es válido.

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 ❖ Si quiere asignar un método abreviado de teclado para ejecutar la macro, en el
cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra (valen tanto
mayúsculas como minúsculas) que quiera usar. Es mejor usar las combinaciones
de teclas Ctrl + Mayús (mayúscula), ya que la combinación de teclas de la macro
invalidará cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente de
Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Por ejemplo, si
usa Ctrl+Z (deshacer), perderá la posibilidad de deshacer en esa instancia de
Excel.
❖ En la lista Guardar macro en, seleccione la ubicación en la que quiera guardar la
macro.
❖ Por lo general, puede guardar la macro en la ubicación Este libro, pero si quiere
que la macro esté disponible siempre que use Excel, seleccione Libro de macros
personal. Si selecciona Libro de macros personal, Excel creará un libro de
macros personal oculto (Personal.xlsb), si aún no existe, y guardará en él la
macro.
❖ En el cuadro Descripción, de manera opcional, escriba una descripción breve de
la función del calendario.

Aunque el campo de descripción es opcional, se recomienda que escriba una

descripción. Intente también indicar una descripción apropiada con información que
pueda ser útil para usted o para otros usuarios que vayan a ejecutar la macro. Si crea
una gran cantidad de macros, la descripción le puede ayudar a identificar rápidamente
qué macro hace qué; de lo contrario, tendrá que ir probando.

• Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

• Realice las acciones que desee grabar.
• En el grupo Código en la pestaña Desarrollador, haga clic en Detener
grabación, o Presione Alt+T+M+R.

❖ Trabajar con macros grabadas en Excel

En la pestaña Programador, haga clic en Macros para ver las macros asociadas a un
libro. O bien presioneAlt+F8. Se abrirá el cuadro de diálogo Macro.

Gráfico 97 Grabar macro

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68
 15.2. Lenguaje de VBA

Visual Basic para Aplicaciones (VBA) es el lenguaje de programación común a todas

las aplicaciones del paquete Microsoft Office 2016 (Word, Access, Excel, Outlook y
PowerPoint).

Objetivos del lenguaje VBA

Trabajando en Excel, el lenguaje VBA permite:

❖ Automatizar acciones repetitivas: con VBA puede realizar en una única

operación todo un grupo de comandos de Excel.
❖ Interactuar sobre los libros de Excel: el contenido y la presentación de todos
los elementos incluidos en un libro (hojas, celdas, gráficos, etc.) se pueden
modificar a través de código VBA.
❖ Crear formularios personalizados: los formularios son los cuadros de diálogo
compuestos por controles ActiveX (cuadros de texto, listas desplegables, etc.),
a los que se les puede asociar código VBA. Los formularios permiten crear
interfaces amigables para la entrada o la salida de información.
❖ Generar automáticamente tablas dinámicas y gráficos: así podrá automatizar la
creación de estadísticas a partir de sus datos de Excel (o de los datos de la
empresa exportados a Excel).

❖ Personalizar la interfaz de Excel: la cinta de opciones de Office 2016 es

totalmente personalizable y se pueden asociar macros creadas en lenguaje VBA
a los comandos de la cinta o a la barra de herramientas de acceso rápido.
❖ Modificar las opciones de Excel: a cada opción de Excel le corresponde una
propiedad de un objeto VBA. Por ejemplo, puede modificar el tipo de fuente.

15.3. Las macros de Excel

Para escribir macros, ejecutar macros grabadas o crear aplicaciones de Excel, debe
mostrar la pestaña Desarrollador de la siguiente manera:

❖ Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Opciones.

❖ Seleccione la categoría Personalizar cinta de opciones.
❖ Dentro de Personalizar cinta de opciones, en la lista Pestañas principales,
marque la opción Desarrollador.
❖ Haga clic en el botón Aceptar: la pestaña Desarrollador se añadirá a la cinta de
opciones de Excel, a la derecha de la pestaña Vista.

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69
 15.4 Descripción de la pestaña Desarrollador

Veamos a continuación capture de la pestaña.

Gráfico 98 Pestaña Desarrollador

a. Grupo Código

Conozcamos en detalle la función de cada botón

Gráfico 99 Código

b. Grupo Complementos

Veamos que comprenden los complementos de esta función

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70
 Gráfico 100 Complementos de una función

c. Grupo Controles

Los grupos de controles son dos.

Gráfico 101 Grupos de controles

15.5 Asignar una macro

Una macro se puede asociar a los siguientes elementos:

❖ Comandos personalizados en la cinta de opciones.

❖ Botones de comando en la barra de herramientas de acceso rápido.
❖ Controles u objetos insertados en las hojas de Excel (botones de comando,
imágenes, etc.).

❖ Acceso a una macro desde la cinta de opciones

Microsoft Office 2016 ofrece la posibilidad de personalizar la cinta de opciones: puede

agregar, eliminar o reasignar las pestañas, grupos y comandos de la cinta para disponer
de aplicaciones personalizadas.

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 PARA PERSONALIZAR LA CINTA DE OPCIONES:

Haga clic en el botón derecho del ratón sobre la cinta y seleccione la

opción Personalizar la cinta de opciones, O Haga clic en la pestaña Archivo, luego
en Opciones y seleccione la categoría Personalizar cinta de opciones.

Aparecerá el siguiente cuadro:

Gráfico 102 Cinta de opciones

Para insertar macros en una nueva pestaña:

❖ Haga clic en el botón Nueva pestaña. Se agregará una pestaña y un grupo a la

lista de pestañas principales.
❖ Para cambiar el nombre de la pestaña y del grupo que acaba de crear, haga clic
en el botón Cambiar nombre. El menú contextual también le permite agregar
pestañas o grupos.
❖ Despliegue las opciones dentro de Comandos disponibles en: (a la izquierda y
arriba) y seleccione Macros. Aparecerá la lista de macros disponibles.
❖ Seleccione la macro que desea agregar al grupo y haga clic en Agregar.

15.6. El entorno de desarrollo VBE

VBE (Visual Basic Editor) es el entorno en el que puede escribir, modificar y probar su
código VBA. Este entorno se llama también IDE (Integrated Development Environment)
o editor de VBA.

El entorno VBE pone a su disposición numerosas herramientas para facilitar la

programación y la puesta a punto de su código VBA: herramientas de depuración,
introducción asistida, explorador de objetos, etc.

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 ❖ Acceso al entorno VBE

Para acceder al entorno VBE desde Excel, haga clic en el botón de la pestaña
Desarrollador o pulse la combinación [Alt][F11].

❖ Cerrar el entorno VBE

Para cerrar el entorno VBE y volver a Excel:

Haga clic en el aspa roja ubicada arriba a la derecha de la ventana principal del
entorno VBE. O Haga clic en la opción Cerrar y volver a Microsoft Excel del
menú Archivo.

❖ Volver a Excel

Para volver a Excel sin cerrar el entorno VBE, use cualquiera de estas dos
posibilidades:

• Haga clic en el icono de la barra de herramientas Estándar.

• Pulse el método abreviado [Alt][F11].

❖ Descripción del entorno VBE

Gráfico 103 Entorno VBE

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73
 Todas las ventanas del entorno VBE se pueden visualizar desde el menú Ver.

(1) La barra de herramientas Estándar

Gráfico 104 Herramientas Estándar

15.7. Configuración del editor VBA

❖ Configuración de la tipografía

Las palabras clave, las funciones y las instrucciones VBA aparecen en azul; los objetos,
métodos y propiedades, en negro, y los comentarios, en verde. Las instrucciones que
contienen errores se destacan en rojo.

Para modificar el estilo (color, tipo de letra, tamaño) de los diferentes tipos de código,
seleccione Opciones en el menú Herramientas y haga clic en la pestaña Formato del
editor.

Gráfico 105 Editor VBA

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74
 15.8. Configuración de la introducción de código

Existen diferentes herramientas que facilitan la introducción y la actualización del código

VBA: por ejemplo, la comprobación automática de la sintaxis, la declaración obligatoria de
las variables, las instrucciones que se completan automáticamente, etc.

Para activar estas opciones, seleccione Opciones en el menú Herramientas y haga clic en la
pestaña Editor.

Gráfico 106 Introducción y la actualización del código

15.9. Manejo de errores

Las opciones de interceptación de errores permiten establecer si la ejecución del código

se interrumpirá al ocurrir un error de ejecución.

Para activar esta opción, seleccione Opciones en el menú Herramientas y haga clic en la
pestaña General.

Gráfico 107 Manejo de errores

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 Si su código VBA incluye una gestión de errores, seleccione la opción Interrumpir en
errores no controlados o no se tendrán en cuenta las instrucciones de gestión de errores.

15.10. Vista Backstage de Excel

En la vista de Backstage de Excel 2016 encontrarás las opciones para crear un nuevo
archivo, abrir, guardar, imprimir e incluso compartir documentos, entre muchas otras
cosas.

Para ir al Backstage, haz clic en la pestaña Archivo, que estará en la Cinta de opciones.

Gráfico 108 Backstage de Excel

La vista Backstage está compuesta por dos paneles. En el panel del la izquierda estará
el menú de funciones. Por otro lado, en el panel de la derecha se desplegará la función
que elijas del menú.

LAS FUNCIONES QUE ENCONTRARÁS EN BACKSTAGE SON:

❖ Información

Siempre que vayas a la vista Backstage, ésta será, por defecto, la opción que se abrirá.
Aquí encontrarás la información general del archivo con que estés trabajando, además
de opciones para proteger, inspeccionar y administrar el documento.

❖ Nuevo

Desde esta opción puedes crear nuevos libros de cálculo. Podrás crear un libro en
blanco o utilizar una plantilla prediseñada. ¿Quieres ver en video cómo puedes crear
un libro nuevo en Excel 2016?

❖ Abrir

Aquí podrás abrir libros de cálculo que hayas trabajado antes y estén guardados en tu
equipo o cuenta OneDrive.

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76
 ❖ Guardar y Guardar como

Estas dos opciones son útiles para guardar el archivo en que estés trabajando.

Gráfico 109 Guardar el archivo

❖ Imprimir

Esta función te dirige al panel de impresión de Excel . Desde aquí podrás editar los
ajustes de impresión de tu libro de cálculo.

❖ Compartir

Esta función te permitirá compartir el archivo con otras personas para que lo puedan
ver o trabajar. Desde aquí también podrás enviar tu libro de cálculo a través de correo
electrónico.

❖ Exportar

Esta opción permite exportar un libro de cálculo a otro formato al predefinido, por
ejemplo, PDF.

❖ Publicar

Desde aquí puedes publicar tu libro de cálculo en Power BI u otros servicios para libros
de cálculo.

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 ❖ Cerrar

Esta opción te permite cerrar el libro de cálculo en que estés trabajando, aunque no el
programa.

❖ Cuenta

Desde el panel de Cuenta puedes acceder a la información de tu cuenta Microsoft,

modificar el tema y cerrar tu sesión en el programa.

❖ Opciones

Aquí encontrarás opciones generales de Excel con las que podrás cambiar la forma en
que se ven las funciones del programa.

Excel 2016 tiene una variedad de opciones de vista que te pueden ayudar en diferentes
tareas, especialmente cuando vas a imprimir una hoja de cálculo. Estos comandos
están localizados en la esquina inferior derecha de la página. Puedes elegir entre vista
Normal, vista Diseño de página o vista Salto de página. Solamente desde hacer clic
sobre la opción de vista que desees elegir.

AHORA APRENDAMOS UN POCO MÁS DE CADA UNA DE LAS OPCIONES QUE

TENEMOS:

Gráfico 110 Opciones generales de Excel

❖ Vista Normal

Esta es la vista que usamos por defecto cuando estamos trabajando en una hoja de
cálculo en Excel.

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78
 Gráfico 111 Vista Normal

Agregar un control de cuadro de texto a un formulario o informe

El cuadro de texto es el control estándar de Access que se usa para ver y editar datos
en formularios e informes. Se pueden mostrar varios tipos diferentes de datos en los
cuadros de texto y también se pueden usar para realizar cálculos. Este artículo explica
cómo crear y usar un cuadro de texto y también explica algunas propiedades
importante de los cuadros de texto.

Agregar un cuadro de texto dependiente

Un cuadro de texto dependiente muestra los datos de un campo en una tabla o

consulta. En un formulario, puede usar un cuadro de texto que sea dependiente a un
origen de registros actualizable para escribir o editar datos en un campo. Los cambios
que realice en el cuadro de texto se reflejarán en la tabla subyacente.

Una forma rápida de crear un cuadro de texto dependiente es arrastrando un campo

desde el panel Lista de campos al formulario o informe. Access crea automáticamente
un cuadro de texto para los campos con los siguientes tipos de datos:

❖ Texto corto
❖ Texto largo
❖ Número
❖ Fecha y hora
❖ Moneda
❖ Hipervínculo
❖ Calculado

Arrastrar los campos de otros tipos de datos crea distintos tipos de controles. Por
ejemplo, si arrastra un campo Sí/No desde el panel Lista de campos a un formulario o

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79
 informe, Access crea una casilla de verificación. Si arrastra un campo Objeto OLE a un
formulario o informe, Access crea un marco de objeto dependiente y, si arrastra un
campo datos adjuntos a un formulario o informe, Access crea un control de datos
adjuntos.

Agregar un cuadro de texto dependiente a un formulario o informe arrastrando un

campo desde el panel Lista de campos

❖ Para abrir el formulario o informe en la vista Presentación o la vista Diseño,

haga clic en el formulario o informe con el botón secundario en el panel de
navegación y, a continuación, haga clic en la vista que desee.
❖ En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos

Existentes.

❖ En el panel Lista de campos, expanda la tabla que contiene el campo que desee
enlazar al cuadro de texto.

❖ Arrastre el campo desde el panel Lista de campos al formulario o informe.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con el panel Lista de campos, vea
el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.

También puede agregar un cuadro de texto dependiente a un formulario o informe

agregando primero un cuadro de texto independiente y, a continuación, estableciendo
la propiedad Origen del control del cuadro de texto al campo que quiere enlazar.

Agregar un cuadro de texto independiente

Un cuadro de texto independiente no está conectado a ningún campo en una tabla o

consulta. Puede usar un cuadro de texto independiente para mostrar los resultados de
un cálculo o para aceptar una entrada que no desea guardar directamente en una tabla.
Es más fácil agregar un cuadro de texto independiente en la vista Diseño.

❖ Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic en él con el botón
secundario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
❖ En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Cuadro de texto.
❖ Sitúe el puntero donde desea que se coloque el cuadro de texto en el
formulario o informe y, a continuación, haga clic para insertar el cuadro de
texto.

Otra forma de crear un cuadro de texto independiente es crear primero un cuadro de

texto dependiente arrastrando un campo desde el panel Lista de campos en el
formulario o informe y, después, eliminar el valor en su propiedad Origen del Control.
Si lo hace en la vista Diseño, el cuadro de texto mostrará "Independiente" en lugar del
nombre de campo. En la Vista Presentación, el cuadro de texto no mostrará datos, de
hecho, estará en blanco.

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 AGREGAR UN CUADRO DE TEXTO CALCULADO

❖ Para abrir el formulario o informe en la vista Diseño, haga clic en él con el botón
secundario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
❖ En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Cuadro de texto.
❖ Sitúe el puntero donde desea que se coloque el cuadro de texto en el
formulario o informe y, a continuación, haga clic para insertar el cuadro de
texto.

SIGA UNO DE ESTOS PROCEDIMIENTOS:

❖ Coloque el cursor en el cuadro de texto y, a continuación, escriba un expresión

que calcule un total.
❖ Seleccione el cuadro de texto, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades
y escriba la expresión en el cuadro de propiedades Origen del control. Para usar

el Expression Builder para crear la expresión, haga clic en junto al cuadro

de propiedades Origen del control.
❖ Guarde el formulario o informe y, a continuación, cambie a vista formulario o
vista informe para comprobar los resultados.

NOTAS:

❖ Si necesita más espacio para escribir una expresión en el cuadro de

propiedades Origen del control, presione MAYÚS+F2 para abrir el cuadro Zoom.
❖ Si el formulario o informe se basa en una consulta, es recomendable colocar la
expresión en la consulta en lugar de en un control calculado. Esto puede mejorar
el rendimiento y si va a calcular totales de grupos de registros, es más fácil usar el
nombre de un campo calculado en un función de agregado.

Comprender las propiedades del cuadro de texto

Independientemente de cómo haya creado un cuadro de texto, algunas propiedades

deben configurarse para que el cuadro de texto funcione y tenga la apariencia que
desea.

LA SIGUIENTE LISTA MUESTRA ALGUNAS DE LAS PROPIEDADES MÁS IMPORTANTES

DE LOS CUADROS DE TEXTO:

❖ Nombre: Tiene que proporcionar al cuadro de texto un nombre corto y descriptivo

para que pueda saber fácilmente los datos que contiene. Esto le permite hacer
referencia a expresiones que puede usar en otros cuadros de texto. Algunos

Desarrolladores de bases de datos prefieren agregar un prefijo, como txt, al nombres

del cuadro de texto para distinguir fácilmente los cuadros de texto de otros tipos de
controles, por ejemplo, txtNombre o txtDirección.

Al crear un cuadro de texto dependiente arrastrando un campo desde el panel Lista de

campos, Access usa el nombre del campo como nombre del cuadro de texto. Esto
funciona normalmente, pero si va a editar la propiedad Origen del control y crear una

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 expresión, es buena idea cambiar el nombre del cuadro de texto para que sea diferente
del nombre del campo. En caso contrario, puede que Access no sea capaz de
determinar si hace referencia al cuadro de texto o al campo de la tabla. Por ejemplo,
supongamos que tiene un informe que contiene un cuadro de texto denominado
Nombre y que está enlazado a un campo de tabla denominado Nombre. Si desea
recortar espacios que preceden al valor en el campo Nombre, puede establecer la
propiedad Origen del control del cuadro de texto a:

=Trim ([First Name])

Sin embargo, esto ocasiona que aparezca #Error en el cuadro de texto, porque Access
no puede determinar si la expresión hace referencia al campo o al cuadro de texto.
Para solucionar este problema, cambie el nombre de los cuadros de texto para que
tengan nombres únicos.

❖ Controlar la fuente: Esta propiedad determina si el cuadro de texto está enlazado, es

independiente o calculado.

Si el valor de la propiedad Origen del control del cuadro es el nombre de un

campo en una tabla, el cuadro de texto está enlazado a dicho campo.

Si el valor de Origen del control está en blanco, el cuadro de texto es

independiente.

Si el valor de Origen del control es una expresión, el cuadro de texto es un

cuadro de texto calculado.

❖ Formato de texto: Si el cuadro de texto está enlazado a un campo de Texto largo,

puede establecer el valor en el cuadro de propiedades Formato del texto en Texto
enriquecido. Esto permite aplicar varios estilos de formato para el texto incluido en el
cuadro de texto. Por ejemplo, puede aplicar formato de negrita a una palabra y
subrayar otra.
❖ Puede aumentar: Esta propiedad es especialmente útil en informes para los cuadros
de texto enlazados a campos de Texto corto o largo. La configuración predeterminada
es No. Si hay demasiado texto para mostrar en el cuadro de texto, el texto se trunca
(se corta). Sin embargo, si establece el valor del cuadro de propiedades Puede
crecer en Sí, el cuadro de texto ajusta automáticamente su tamaño vertical para
imprimir o para la vista preliminar de todos los datos que contiene.

16. Creando el Formulario (Botones y Programación)

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 Puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de
comando realice una acción, escriba una macro o procedimiento de evento y adjúntelo
a la propiedad del botón de comando Al hacer clic. También puede insertar una macro
directamente en la propiedad Al hacer clic del botón de comando. Esto hace que sea
posible copiar el botón de comando a otros formularios sin perder la funcionalidad del
botón.

Agregar un botón de comando a un formulario mediante un asistente.

Con el Asistente para botones de comando, puede crear rápidamente botones de

comando para realizar una gran variedad de tareas, como cerrar el formulario, abrir un
informe, buscar un registro o ejecutar una macro.

❖ Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y

luego haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
❖ En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que esté
seleccionada la opción Utilizar Asistentes para controles
❖ En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Botón.
❖ En la cuadrícula de diseño, haga clic donde desee insertar el botón de comando.
❖ Se iniciará el Asistente para botones de comando.
❖ Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.

El asistente crea el botón de comando e incrusta una macro en la propiedad del

botón Al hacer clic. La macro contiene acciones que realizan la tarea que ha elegido en
el asistente.

Ver o modificar una macro incrustada en un botón de comando

❖ En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el formulario que

contiene el botón de comando y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño o Vista Presentación en el menú contextual.
❖ Haga clic en el botón de comando para seleccionarlo y, después, presione F4
para abrir su hoja de propiedades.
❖ En la pestaña Evento de la hoja de propiedades, el cuadro de propiedad Al hacer
clic</ui> debería mostrar [Macro incrustada]. Haga clic en el cuadro de
propiedad y, a continuación, haga clic en en el lado derecho del cuadro.

Se abrirá el Generador de macros, que muestra la acción o acciones que conforman la

macro incrustada.

16.1. Crear un botón arrastrando una macro a un formulario

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 Si ya ha creado y guardado una macro, puede crear fácilmente un botón de comando
que ejecute la macro arrastrándola desde el panel de navegación hasta un formulario
que esté abierto en la vista Diseño.

❖ Para abrir el formulario en la vista Diseño, haga clic en él con el botón

secundario en el formulario en el panel de navegación, y, a continuación, haga
clic en Vista Diseño en el menú contextual.
❖ En el panel de navegación, busque la macro que desea que ejecute el nuevo
botón de comando y, después, arrastre la macro hasta el formulario.

Access crea automáticamente un botón de comando y usa el nombre de la macro como

título del botón. Access también inserta el nombre de la macro en la propiedad Al
hacer clic del botón de comando para que la macro se ejecute al hacer clic en el botón.
Access usa un nombre genérico para el botón, por lo que es buena idea escribir un
nombre más significativo en la propiedad Nombre del botón. Para mostrar la hoja de
propiedades del botón de comando mientras el formulario está abierto en la vista
Diseño, haga clic en el botón y, a continuación, presione F4.

16.2. Crear un botón de comando sin usar ningún asistente

Puede crear un botón de comando sin usar el Asistente para botones de comando. Para
llevar a cabo este proceso es necesario colocar el botón en el formulario y, a
continuación, establecer algunas propiedades.

❖ Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y

luego haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
❖ En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que no esté
seleccionada la opción Utilizar Asistentes para controles.
❖ En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Botón.
❖ Haga clic en la ubicación del formulario donde desea colocar el botón de
comando.

Access coloca el botón de comando en el formulario.

Puesto que Utilizar Asistentes para controles está desactivado, Access no realiza
ningún otro proceso. Si se inicia el Asistente para botones de comando al colocar el
botón de comando en el formulario, puede hacer clic en Cancelar en el asistente.

❖ Con el botón de comando seleccionado, presione F4 para abrir su hoja de

propiedades.
❖ Haga clic en la pestaña Todas para mostrar todas las propiedades del botón de
comando.
❖ Establezca las propiedades para completar el diseño del botón de comando,
como se muestra en la tabla siguiente.

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 Propiedad Descripción

Nombre De forma predeterminada, Access nombra un nuevo botón de comando

como Comando, seguido de un número, por ejemplo, Comando34. Aunque no
es necesario, es buena idea cambiar el nombre por uno que refleje la función
del botón (por ejemplo, Comando Informe Ventas o Botón Cerrar Formulario).
Esto le ayudará más adelante, si necesita hacer referencia al botón de una
macro o procedimiento de evento.

Título Escriba la etiqueta que desea que aparezca en el botón de comando. Por
ejemplo, Informe de ventas o Cerrar el formulario.

Nota: El título no aparece si se especifica una imagen en la propiedad Imagen.

Al hacer Use esta propiedad para especificar qué ocurre cuando se hace clic en el botón
clic de comando. Para establecer la propiedad, haga clic en el cuadro de propiedad
y, después, siga uno de estos procedimientos:

• Para hacer que el botón de comando ejecute una macro guardada, haga clic en
la flecha desplegable y haga clic en el nombre de la macro.
• Para hacer que el botón de comando ejecute una función integrada o una
función VBA, escriba un signo igual (=) seguido del nombre de la función; por
ejemplo,=CuadroMsj("Hola a todos") o =MyFunction(argumentos).
• Para crear una expresión, haga clic en y, a continuación, haga clic
en Generador de expresiones.
• Para empezar a crear un procedimiento de evento que utiliza Visual Basic para

aplicaciones (VBA), haga clic en y, a continuación, haga clic en Generador

de código. Para crear una nueva macro incrustada que contenga las acciones
que desea que realice el botón de comando, haga clic en y, a continuación,
haga clic en Generador de macros.

Nota: Las bases de datos de Access que contienen el código VBA deben ser de
confianza antes de poder ejecutar el código.

16.3. Personalizar un botón de comando

Access ofrece varias formas de personalizar los botones de comando para que tengan
el aspecto y funcionalidad que desee en el formulario. Por ejemplo, puede crear una
fila de botones de comando en un acuerdo tabular o apilado, o puede hacer que los
botones de comando se parezcan más a hipervínculos.

❖ Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y

luego haga clic en Vista Diseño.

REALIZA UNA DE LAS OPERACIONES SIGUIENTES:

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 Crear un diseño horizontal (tabular) o vertical (apilado) de botones de comando

Puede agregar botones de comando a un diseño tabular o apilado para crear una fila o
columna de botones alineados con precisión. A continuación, puede mover los botones
como un grupo, lo cual facilita modificar los formularios. También puede aplicar estilos
de formato a la fila o columna completa de botones de comando a la vez y puede
separar los botones mediante el uso de las líneas de cuadrícula.

❖ Haga clic en uno de los botones de comando que desee agregar al diseño y,
a continuación, seleccione Diseño en el menú contextual.
❖ Haga clic en Tabular para iniciar una fila de botones horizontal o haga clic
en apiladas para crear una columna vertical de botones.

Access dibuja bordes alrededor del botón de comando para indicar el diseño. Cada
botón tiene asociada una etiqueta que no puede eliminar, pero puede reducir la
etiqueta a un tamaño muy pequeño, si no es necesaria.

La ilustración siguiente muestra un botón de comando y su etiqueta asociada en un

diseño tabular. Observe cómo la etiqueta está en la siguiente sección superior, esto
impide que las etiquetas se repitan para cada registro de detalle.

Gráfico 112 Botón de comando para indicar el diseño

La ilustración siguiente muestra un botón de comando y su etiqueta asociada en un

diseño apilado. En un diseño apilado, la etiqueta y el botón siempre están en la misma
sección.

Gráfico 113 Botón de comando y su etiqueta asociada

Agregue más botones de comando al diseño arrastrándolos hasta el área de diseño.

Mientras arrastra un botón de comando por el área de diseño, Access dibuja una barra

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 de inserción horizontal (en un diseño tabular) o una barra de inserción vertical (en un
diseño apilado) para indicar dónde se colocará el botón de comando cuando suelte el
botón del mouse.

16.4. Macros y VBA en – Evento Change, IF, ELSE.

Gráfico 114 Macros y VBA

Cuando suelta el botón del mouse, el control se agrega al diseño

Gráfico 115 Macros y VBA diseño tabular

Subir o bajar una sección los botones de comando sección en un diseño tabular Si
desea mantener un botón de comando en un diseño tabular, pero desea moverlo a otra
sección del formulario (por ejemplo, de la sección Detalles al Encabezado del
formulario), haga lo siguiente:

❖ Seleccione el botón de comando.

❖ Haga clic en Subir o Bajar en la pestaña Organizar.

El botón de comando se desplaza hacia arriba o hacia abajo hasta la siguiente sección,
pero permanece dentro del diseño tabular. Si ya hay un control en la posición a la que
está moviendo este control, los dos controles intercambiarán su posición.

Nota: Los comandos Subir y Bajar están deshabilitados para los diseños apilados

❖ Mover un diseño completo de botones de comando

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 • Haga clic en cualquiera de los botones de comando en el diseño.
• Un selector de diseño aparece en la esquina superior izquierda del diseño.
• Arrastre el selector de diseño para mover el diseño a una nueva ubicación.

❖ Agregar líneas de división a un diseño de botones de comando

• Seleccione uno de los botones de comando en el diseño.

• Haga clic en el comando Líneas de división en la pestaña Organizar y, a
continuación, haga clic en el estilo de líneas de división que desee.

❖ Hacer transparente un botón de comando

Al convertir un botón de comando en transparente, puede colocarlo sobre cualquier

objeto del formulario y proporcionar la funcionalidad de un botón de comando al
objeto. Por ejemplo, tiene una imagen que desea dividir en áreas independientes, en
las que al hacer clic se inician macros diferentes. Puede hacerlo mediante la colocación
de varios botones de comando transparentes sobre la imagen.

❖ Haga clic en el botón de comando que quiere hacer transparente y, a continuación,

presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del botón de comando.
❖ En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, haga clic en el cuadro de
propiedades Transparente.
❖ Seleccione Sí en la lista desplegable.

Aún podrá ver el contorno del botón de comando en la vista Diseño, pero el botón no
es visible en la vista Formulario.

Nota: Establecer la propiedad Transparente de botón de comando en Sí no es la mismo

que establecer su propiedad Visible en No. Ambas operaciones ocultan el botón de
comando, pero al establecer la propiedad Transparente en Sí, el botón permanece
habilitado. Establecer la propiedad Visible en No deshabilita el botón

HACER QUE UN BOTÓN DE COMANDO APAREZCA COMO UN HIPERVÍNCULO

Si lo desea, puede ocultar un botón de comando, pero dejar visible su título. El

resultado tiene una apariencia similar a la de una etiqueta, pero funciona como un
botón de comando. También puede subrayar el texto del título y cambiar el color para
que parezca un hipervínculo.

❖ Haga clic en el botón de comando para seleccionarlo y, después, presione F4 para

abrir su hoja de propiedades.
❖ En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, haga clic en el cuadro de
propiedades Estilo del fondo.
❖ En la lista desplegable, seleccione Transparente.

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 El cuerpo del botón de comando está oculto, pero su título permanece visible.

Para subrayar o cambiar el color del texto del título, use las herramientas del
grupo Fuente en la pestaña Diseño.

Gráfico 116 Herramientas del grupo Fuente

❖ Crear un botón Cancelar

• Haga clic en el botón de comando y, a continuación, presione F4 para abrir su

hoja de propiedades.
• En el cuadro de propiedades Cancelar, haga clic en Sí.

Cuando se establece la propiedad Cancelar de un botón de comando en Sí y el

formulario es el formulario activo, un usuario puede seleccionar el botón de comando
haciendo clic en él, presionando la tecla ESC o presionando Entrar cuando el botón de
comando tiene foco. Cuando la propiedad Cancelarse establece en Sí para cualquier
botón de comando, esta propiedad se establece automáticamente enNo para todos los
otros botones de comando del formulario.

Para hacer que un botón Cancelar cancele todas las acciones que se han realizado en
un cuadro de diálogo o formulario, tendrá que escribir una macro o procedimiento de
evento y adjuntarlo a la propiedad del botón Al hacer clic.

Nota: Para un formulario que permite operaciones irreversibles, como eliminaciones,

le recomendamos que convierta el botón Cancelar en el botón de comando
predeterminado del formulario. Para hacerlo, establezca la propiedad Cancelar y la
propiedad Predeterminado en Sí.

❖ Mostrar una imagen en un botón de comando En la propiedad Imagen del botón

de comando, escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de un archivo de
imagen (como .bmp, .ico o .dib). Si no está seguro de la ruta de acceso o nombre de
archivo, haga clic en para abrir el Generador de imágenes.

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 Gráfico 117 Herramientas del grupo Fuente

❖ Haga clic en Examinar para buscar la imagen que desea usar o, alternativamente,
haga clic en una de las imágenes de la lista Imágenes disponibles para obtener una
vista previa de las imágenes creadas profesionalmente que puede usar. Si
encuentra la imagen que desea, haga clic en Aceptar para agregarla al botón de
comando.

De forma predeterminada, Access establece la propiedad Tipo de

imagen en Incrustada. Al asignar un gráfico a la propiedad Imagen de un botón de
comando, se crea una copia de la imagen y se almacena en el archivo de base de datos
de Access. Los cambios posteriores en la imagen original no se reflejarán en el botón
de comando. Para crear un vínculo a la imagen original para que los cambios realizados
en la imagen se reflejen en el botón de comando, cambie la propiedad Tipo de
imagen a Vinculada. Debe mantener el archivo de imagen original en su ubicación
original. Si mueve el archivo de imagen o cambia su nombre, Access mostrará un
mensaje de error al abrir la base de datos y el botón de comando mostrará su título en
lugar de la imagen.

MOSTRAR UNA IMAGEN Y UN TÍTULO EN UN BOTÓN DE COMANDO

Puede mostrar a la vez un título y una imagen en un botón de comando. Use el

procedimiento siguiente:

❖ Agregue una imagen al botón de comando mediante el procedimiento

descrito anteriormente en esta sección.
❖ Seleccione el cotón de comando. Si aún no se muestra la hoja de
propiedades, presione F4 para mostrarla.
❖ En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, escriba el título que
desee en el cuadro de propiedades Título.
❖ Haga clic en la flecha desplegable del cuadro de
propiedades Organización de pies de imagen y, después, seleccione la
organización que desee. Por ejemplo, para mostrar el título debajo de
la imagen, seleccione Inferior. Para mostrar el título a la derecha de la
imagen, seleccione Derecha. Para hacer que la organización dependa de
la configuración regional, seleccione General. Al usar esta
configuración, el título aparecerá en la parte derecha para los idiomas
que se leen de izquierda a derecha y aparecerá a la izquierda para los
idiomas que se leen de derecha a izquierda.

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 TUTORIALES RECOMENDADOS

❖ Auditorias de formulas Excel 2016 y demás versiones

https://www.youtube.com/watch?v=zbYePGbhuWY

❖ Análisis de hipótesis Excel 2016

https://www.youtube.com/watch?v=n0kpHhOify4

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91 El siguiente material ha sido una recopilación de información en la web de varios autores, con el objetivo
único de Enseñar