PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS AL CREDITO Y CONTADO

Una vez al mes el jefe del departamento contable deberá participar en la

toma física de inventario, en calidad de observador, verificando el adecuado
conteo de la mercadería y conciliación de las diferencias que pudieran
presentarse.

El acceso a la bodega debe estar restringido e ingresar solamente el jefe de

bodega.

Realizar corte de los documentos de compras mensualmente a fin de verificar

el control secuencial. Adicionalmente, se controlará el cumplimiento de las
metas de compra de mercadería

Objetivo

Establecer los procedimientos que se deben seguir para la compra,

recepción y pago de la mercadería garantizando el cumplimiento de las
políticas de la empresa PIL.

Responsabilidades
 Jefe de
Bodegas

Responsable de: Realizar toma física de inventario

Elaborar orden de
pedido Recibir la
mercadería

Gerente financiero

Responsable de: Revisar el informe de toma física

Aprobar la orden de pedido

Emitir la orden de compra de la

mercadería Aprobar el pago al
proveedor

Proveedor

Responsable de: Despachar la mercadería solicitada

Emitir notas de crédito por la mercadería faltante

Contabilidad

Responsable de: Observar la toma física (mensualmente)

Ingresar en el sistema contable las factura

de compra Elaborar la devolución de
mercadería
Ingresar las notas de crédito en el
sistema Cancelar las cuentas por
pagar al proveedor

Definiciones

Refiérase a la toma física de existencias.

 La toma física de mercadería en bodegas se realiza todos los días viernes
en la tarde.

 La toma física la realiza el jefe de bodegas con la observación del jefe de

contabilidad (mensualmente)
 Se emite un reporte numerado del stock de la mercadería y es entregado a
la gerencia financiero y al departamento de contabilidad.

Refiérase a la elaboración de la Orden de Pedido

 Se toma como referencia el reporte de la toma física para elaborar orden de

pedido, numerada de la mercadería necesaria para las ventas de la
semana.

 Refiérase a la recepción de mercadería

 Determinar cantidades de productos recibidos
 Detectar mercadería no despachada, dañada o en mal estado
 En la copia de la factura se indica que productos no se han recibido.
 Elaborar informe de recepción de mercadería con las novedades
presentadas.
 Entregar a contabilidad factura original e informe de recepción de
mercadería.

Refiérase a la observación de toma física

 El jefe del departamento contable, observará una vez al mes la toma física
de inventario, sin notificación previa.

Refiérase a la orden de pedido y emisión de orden de compra

 La orden de pedio emitida por el jefe de bodegas es revisada por la

gerencia financiera para su aprobación.

 En base a la orden de pedido y las metas de compras que se deben

alcanzar con el proveedor se elabora la orden de compra de la mercadería
 definitiva.
 Se envía por mail la orden de compra al proveedor para que se proceda al
despacho.

Refiérase al despacho de la mercadería

 El proveedor despacha la mercadería, solicitada mediante las órdenes de

pedido, todos los días sábados por la mañana. Los pedidos se despachan
una semana después de su requerimiento.

 La mercadería entregada por el proveedor es revisada junto al jefe de

bodegas y el personal del proveedor.
 El proveedor emite una nota de crédito por la mercadería que no fue
despachada completa o correctamente, en caso de que se diera

Refiérase revisión de toma física

 Se coteja el reporte de conteo con el kardex de inventario.

Refiérase al ingreso de factura

 Se registra la factura en el sistema contable de la Distribuidora, de esta

manera, las cantidades del inventario se actualizan.

Refiérase a la devolución de mercadería

 Con el informe de recepción de mercadería el departamento contable

registra internamente una devolución por los productos no despachados,
con el objetivo de mantener el stock de inventario debidamente actualizado.

 Solicita al proveedor la nota de crédito por los productos devueltos o

facturados y no despachados.
 La nota de crédito es registrada en el sistema contable, únicamente para
proceder a los ajustes contables.
Refiérase al pago del principal proveedor

 El día sábado que el proveedor despacha la mercadería y se ingresa la

factura al sistema contable, se emite el comprobante de retención en la
fuente y el comprobante de pago para que, el departamento financiero
apruebe los pagos y se cancele el día lunes.

DESCRIPCIÓN

El jefe de bodega debe realizar todos los días viernes en la mañana la toma
física del inventario para obtener el stock de existencias en bodegas cierto,
detallando las diferencias si existieran.

Sorpresivamente un día viernes del mes el jefe del departamento contable,

participará en calidad de observador de la toma física realizada por el jefe
de bodega.

Emite informe enumerado del stock actual de la mercadería, del cual se

entregará una copia al departamento financiero y otra al departamento
contable. El original permanecerá en custodia del departamento de bodega.

Con el informe de toma física, el jefe de bodega elabora la Orden de

Pedido, en un formato en Excel enumerado y aprobado por el proveedor.
En dicho formato se detalla la mercadería necesaria para mantener los
niveles de stock y cubrir la demanda de venta de la Distribuidora.

La orden de pedido, se envía a la gerencia financiera mediante correo

electrónico.

La gerencia financiera es responsable de revisar la orden de pedido, para lo

cual verifica que las cantidades de productos requeridos sean los correctos
y sean los requeridos para cumplir las metas que les impone el proveedor.
La gerencia financiera imprime la orden definitiva y firma en constancia de
aprobación. El documento impreso, será escaneado y enviado al proveedor por
correo electrónico.

El proveedor realiza los despachos de mercadería los días sábados por la

mañana y el pedido solicitado el día viernes es despachado al siguiente día
sábado.

La mercadería es recibida por el personal de bodega. El jefe de bodega

revisa junto al personal del proveedor, las cantidades y estado de la
mercadería. El jefe de bodega es responsable de cuantificar las cantidades
de productos recibidos, detectar la mercadería no despachada y/o dañada.
En caso de existir algún faltante, el jefe de bodega deberá detallar en la
factura (original y copias) la mercadería no despachada. Adicionalmente, el
personal del proveedor, deberá firmar al pie de las observaciones, en
aceptación de las mismas.

El jefe de bodega deberá elaborar un Informe numerado de Recepción de

mercadería que será entregado a financiero y a contabilidad junto con la
factura original y una copia del informe de recepción de mercadería.

El departamento de bodega, entrega la factura original emitida por el

proveedor, al departamento contable.

El departamento de contabilidad ingresa la factura al sistema contable,

considerando las observaciones reportadas en la factura. En caso de existir
mercadería facturada y no despachada, el departamento contable registra
en el sistema una devolución de mercadería, para así mantener el stock de
inventario actualizado.

El departamento de contabilidad elabora una solicitud de devolución de

mercadería, por el stock que fue facturado y no despachado. La solicitud de
devolución se envia al proveedor por correo electrónico

Cuando se recibe la nota de crédito por parte del proveedor, el

departamento de contabilidad realiza el ajuste contable, sin afectar el
kardex.

Cuando se ingresa ingresar la factura al sistema contable, se elabora el

comprobante de retención en fuente y el comprobante de egreso.

La gerencia financiera recibe los comprobantes de egreso, los revisa y

aprueba. Su aprobación se evidencia mediante la firma en el documento.
Los comprobantes de egreso aprobados, regresan al departamento
contable quienes realizan los pagos al proveedor los días lunes.

El proveedor, firma en el comprobante de egreso como constancia de la

recepción de los valores.

El comprobante de egreso, se archiva en el departamento contable

PROCEDIMIENTO PARA VENTAS AL CREDITO Y CONTADO

El número de facturación que se registre en el sistema debe ser igual al

número de factura tiene el block pre-impreso autorizado por el Servicio de
Rentas Internas (SRI).

Verificar que las cantidades despachadas por bodega, sean conforme con
las cantidades facturadas.

Revisar la mercadería devuelta el cliente determinando los motivos de la

devolución.

Conciliar el efectivo recibido por las recaudaciones de clientes, con las

facturas enviadas a cobro.

Realizar análisis de antigüedad de cartera periódicamente.

Objetivo

Establecer los procedimientos que se deben seguir para la venta de

mercadería, recaudación a clientes y análisis de cartera, garantizando el
cumplimiento de las políticas de la empresa.
Responsabilidades

Vendedores

Responsable de: Visitar a los clientes, darles a conocer los

productos y sus promociones.
Realizar la toma de los pedidos.

Ingresar las órdenes de pedido en el

sistema de la distribuidora.

Crédito

Responsable de: Revisar los pedidos ingresados

Liberar los pedidos para su facturación

Elaborar el informe de facturas pendientes enviado al cobro

Registrar los cobros realizados

Emitir el informe de las facturas cobradas

Facturación

Responsable de: Ingresar datos en el sistema para la emisión

de facturas Asignar guía de despacho
Asignar guía de embarque de
pedidos Emitir estadísticas
de ventas
 Bodega

Responsable de: Despachar la mercadería de bodega

Revisar mercadería devuelta

Emite el informe de mercadería devuelta

Logística

Responsable de: Recibir la mercadería de bodega

Embarcar la mercadería en los camiones

para despacho Recibir mercadería devuelta
Cobrar las factura por la mercadería
despachada a clientes
Cobrar facturas que hubiesen estado pendientes

Contabilidad

Responsable de: Registrar a mercadería devuelta

Registrar depósito de la cobranza realizada

Definiciones

Refiérase a la visita de clientes

 Los vendedores tienen un punto de encuentro antes de iniciar su

recorrido para organizar la ruta del día.
 Las visitas a clientes se realizan en horas de la mañana, hasta el medio
día.
 Durante la visita se entrega a los clientes los afiches de productos, y se
da a conocer las promociones, en caso de que existan.
 Se toma el pedido de los productos requeridos por el cliente.
Refiérase al ingreso de la orden de pedido

 Cada vendedor, va a las oficinas de la Distribuidora por la tarde, y con

su clave ingresa al sistema y carga los pedidos del día para que sean
aprobados y facturados.

Refiérase a revisión y liberación de pedidos

 El jefe de crédito revisa los pedidos ingresados por los vendedores, a fin
de controlar los créditos que se otorguen a clientes que mantengan
saldos vencidos.
Libera los pedidos de los clientes que no tengan deuda pendiente de valor
considerable.

Refiérase al informe de facturas pendientes

 En un formato de Excel se elabora un informe de las facturas pendientes

de cobro y de las que serán enviadas a cobros el dia siguiente. (estatus
de facturación).
 El informe de facturas pendientes es entregado a logística junto con una
copia de las facturas que deben ser cobradas el día siguiente y una
copia del informe se entrega a contabilidad, para su control.

Refiérase al cobro de facturas

 El departamento contable registra en el sistema los valores cobrados en

el día
 Emite informe de facturas cobradas de lo despachado en el día y de las
facturas pendientes que se enviaron a cobro.

Refiérase a la elaboración de factura

 Con los pedidos liberados, el departamento de facturación ingresa los

datos de las facturas y procede a generar la factura en el sistema.
 Asigna la guía de despacho para que bodega entregue a logística la
 mercadería por despachar.
 Asigna guía de despacho para el personal de logística.

Refiérase a emisión de estadísticas de ventas

 Semanalmente el encargado de facturación debe emitir un informe de lo
facturado en toda la semana y entregar a financiero para su revisión

Refiérase al despacho de la mercadería

 Con la guía de despacho emitida por facturación, el jefe de bodega

realiza el despacho de la mercadería al personal de logística.
 La copia de la guía de despacho debe ser firmada por el jefe de logística.

Refiérase a la recepción de mercadería devuelta

 La mercadería devuelta por estar caducada se recibe por separado de la

mercadería que el cliente no acepto al momento del despacho.
 De la mercadería devuelta por estar caducada se emite un informe para
dejar constancia e indicar que dicha mercadería se le reemplazará al
cliente al día siguiente.
 El informe de mercadería devuelta se entrega a contabilidad.

Refiérase a mercadería recibida, embarcada y despachada

 Recibe mercadería detallada en la Guía de Despacho la cual jefe de

logística debe firmar la copia dejando constancia la recepción.
 El personal de Logística para el embarque de la mercadería en los
camiones toma como referencia la Orden de embarque en la cual se
hace referencia que camión llevara tal pedido.
Los camiones quedan cargados al final de la tarde y al día siguiente sale desde
muy temprano al despacho de la mercadería
Refiérase al cobro de mercadería despachada

 En su mayoría, los clientes cancelan la mercadería en el momento en

que es despachada. El pago lo realizan en efectivo principalmente, y en
muy pocos casos, realizan pagos mediante cheque.
 Se realizan cobros de facturas que se encuentran pendientes por
cancelar y de las que los clientes solicitaron crédito.
 El reporte otorgado de facturas pendientes de cobro por el departamento
de crédito es utilizado por el personal de logística para llevar un mejor
control de dichas facturas, las cuales son diferentes a las que se
despacharon ese día.

Refiérase al registro de devolución de mercadería

 En base al informe emitido por el jefe de bodegas sobre la mercadería

devuelta, se registra la devolución para actualizar el stock de productos.

 Refiérase a registrar dépositos en cuente de las recaudaciones

Se registran los depósitos realizados y los valores se cotejan con el informe
que emite el departamento de crédito de las facturas cobradas en el día.

DESCRIPCIÓN

Diariamente, los vendedores se encontrarán en un punto acordado

previamente, para recibir las indicaciones de la ruta del día, entrega de
material publicitario y comunicación de promociones. Este encuentro será a
primera hora en la mañana o al final de la tarde del día anterior a las visitas.

Las visitas a clientes, se realizarán siempre durante las horas de la

mañana, hasta el medio día.

Al llegar a cada cliente asignado, los vendedores deberán identificarse con

su credencial. Luego darán a conocer los nuevos productos, promociones y
entregarán el material publicitario.
Cada vendedor contará con un block de órdenes de pedido debidamente
pre- enumerados. La orden de pedido es un formato pre-impreso, en el que
se detallan todos los productos que comercializa la Distribuidora AJ,
agilizando de esta manera la toma del pedido.

Luego de realizar las visitas, los vendedores asistirán a la oficina de la

Distribuidora AJ, para ingresar con su clave al sistema contable-administrativo
y cargar los pedidos solicitados por su cartera de clientes. Para realizar la
carga del pedido, ingresarán al módulo de inventarios, opción toma de pedidos,
donde se mostrará la siguiente ventana:

La guía de despacho es entregada a bodega y la guía de embarque es

entregada al personal de logística, junto con las facturas de los pedidos
solicitados (original y una copia).

El jefe de bodega en base a la guía de despacho entrega al departamento

de logística la mercadería para el embarque en el camión y le hace firmar la
copia de la guía de despacho como constancia y acuerdo en las cantidades
entregadas.

El personal de departamento de logística recibe la mercadería de bodega y la

embarca en los camiones, de conformidad con las guías de embarque

Cada camión tiene asignada una ruta fija por un determinado sector. La
Distribuidora posee 3 camiones, los cuales se alimentan con los pedidos de
tres vendedores, previamente establecidos.

Para que el personal de logística realice un trabajo efectivo todos los días,
al finalizar la tarde se deja sobre un escritorio la factura original y la copia
verde, se deja un formato de Excel impreso para que registren las
devoluciones de mercadería y aparte el informe que emite el departamento
de crédito y cobranzas para la recaudación de facturas pendientes de cobro
con las copias verdes.
El encargado de facturación elaborará en Excel un formato sencillo en el
que consten todos los productos que comercializa la distribuidora y una
columna para colocar cantidad y otra para observación en el que se
detallara el número de la factura y el motivo de la devolución o el motivo por
lo que no se realizo el despacho.

El departamento de crédito revisará la carpeta de las facturas que se

encuentran pendientes de pago y elaborará un formato en Excel de las
facturas (copia verde) que se entregarán al departamento de logística para
que realice la recaudación al día siguiente.

El departamento de logística recibirá el formato de Excel y la copia verde de las

facturas.

El personal de logística, visita los clientes para realizar el despacho de la

mercadería. El cliente firma la factura en aceptación de su conformidad con
los productos recibidos, y cancela la factura. El chofer del camión, es el
encargado realizar las recaudaciones y hacer constar en la copia de la
factura que fue cancelada.

Si al momento de realizar un despacho el cliente no se encuentra, o no

desea tomar el pedido, o desea tomarlo parcialmente, el personal de
logística reportará esta novedad en el formato de Excel que le entrega el
departamento de facturación.

Al terminar las entregas de mercadería a todos los clientes que se

programó para el día, el personal de logística retorna a la oficina y reporta a
bodega la mercadería devuelta con el formato de Excel que le proporciona
el área de facturación.

El chofer del camión procede al conteo del efectivo recaudado, y deposita el

dinero en las cuentas bancarias de la Distribuidora.

El jefe de bodega entrega a contabilidad el reporte de la mercadería

devuelta para que se proceda a realizar el ingreso de esa mercadería al
sistema y actualice las existencias en kardex.

Mientras los despachadores descargan los camiones con lo devuelto, el chofer

de cada camión se dirige al jefe de crédito y cobranzas para reportar todos los
valores cobrados durante el día y los cobros efectuados por las facturas que se
encontraban pendientes.

Los cobros son ingresados al sistema por el encargado de crédito e imprime

un detalle de todos los valores cancelados y junto a las papeletas de
depósitos entrega a contabilidad dicha documentación.

Contabilidad se encarga de cotejar los valores depositados con los valores

cobrados ya que se deben determinar los sobrantes y faltantes de dinero. El
chofer indica los motivos del faltante ya que en algunas ocasiones surgen
situaciones en las que deben entregar dinero a una persona para evitar ser
asaltados o pagar a otra persona que los ayude a descargar la mercadería