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SODEXO SOLUCIONES DE
1550 2070.23-73 CONTRATOS Y/O CONVENIOS DE EGRESOS 14898 MOTIVACION COLOMBIA S.A. 800219876 1 2014-04-08 2015-05-21 9615 4 193 P
Entregado: Diana Rocio Oviedo Calderon Recibido: Natalia Elizabeth Plata Peñafort
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OBJETO Describir la finalidad del inventario. Ej. Transferencia al Archivo Central de acuerdo a la TRD, eliminación documental o entrega al archivo de gestión, inventario individual por desvinculación o traslado
SERIE / SUBSERIE Nombre asginado en la TRD para cada serie y subserie documental
IDENTIFICADOR Campo numérico o alfanumèrico de los expedientes, llave o dato principal de acceso al documento. Ej. Número de contrato, de cédula, NIT, etc.
NOMBRE Nombre particular del expediente. Ej. Nombre del servidor público, persona natural o jurídica
FECHAS EXTREMAS Relacione la fecha inicial y final del expediente. Debe digitar AAAA-MM-DD
CANTIDAD DE FOLIOS Indique el número total de folios contenido en cada unidad de conservación
SOPORTE Indique las unidades de conservación vienen en papel (P), magnéticos (M) ópticos (O)
Consignar datos relevantes, tales como:
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, registre: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en
diferentes documentos.
Para los expedientes debe registrarse los anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento
OBSERVACIONES principal; de estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo.
Así mismo se anota información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de