SENA – Regional Caldas

Centro de Comercio y Servicios

CORREO ELECTRÓNICO
INSTRUCTOR Andrés Felipe Palacio Giraldo

Qué es el correo electrónico

El correo electrónico es un servicio gratuito en el que puedes enviar y recibir mensajes de manera
instantánea a través de Internet, incluyendo fotografías o archivos de todo tipo.

¿Qué necesitas para usar el correo electrónico?

Para usarlo, solo necesitas un computador que tenga conexión a Internet y abrir o crear una cuenta
de correo electrónico. No necesitas que las personas a las que envías mensajes estén conectadas a
Internet al mismo tiempo que tú, ni tampoco, que debas estar conectado a Internet todo el tiempo para
recibirlos.
Sabías que...

Usando el correo electrónico, los mensajes llegan a su destino sin demora ni costo alguno.
¡Maravilloso! ¿Cierto?

¿Cómo funciona el correo electrónico?

El correo electrónico es ese casillero qué pides a una empresa postal, solo que en este caso lo
solicitas a una empresa de mensajería en Internet, como Google, Outlook (msn) oYahoo!.

En resumen, abrir o crear una cuenta de correo electrónico es pedir un casillero gratuito para ti.

En Internet, tu casillero está junto a muchos otros, es algo parecido a un enorme edificio lleno de ellos.
Este edificio se llama Servidor de Correo y es propiedad de la empresa de Internet que elijas para
abrir tu cuenta (Google, Outlook, Yahoo!, entre otras).

Características de los correos electrónicos

Si quieres crear una cuenta de correo electrónico, lo primero que debes hacer es seleccionar un
proveedor o servicio de correo. Los más populares son: Gmail, Outlook y Yahoo!

Proveedores de correo más populares

Todos los proveedores o servidores de correo electrónico cuentan con las mismas herramientas. Sin
embargo, hay características que los diferencian entre sí. A continuación, verás algunas similitudes y
diferencias entre Gmail, Outlook y Yahoo! para que elijas el que más te guste y vayas al siguiente
paso: Crear o abrir tu cuenta de correo electrónico.
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Bandeja de entrada

Todos los servidores de correo cuentan con la Bandeja de Entrada, un espacio en el que puedes ver
los mensajes que te han llegado y los datos de su remitente, título o asunto, y la fecha en que se envió
el mensaje.

Administración de mensajes
Las herramientas de administración de mensajes sirven para mantener ordenado tu correo electrónico.
Todos los servicios tienen las siguientes opciones:

 Spam o correo no deseado: utiliza esta opción para identificar los mensajes que no quieres
volver a recibir y enviarlos a esta carpeta.
 Eliminar o borrar: para aquellos mensajes que no necesitas.
 Mover a: te da la posibilidad de clasificar y agrupar los mensajes en alguna de las carpetas
existentes u otra que hayas creado previamente. Por ejemplo, puedes crear una carpeta para
guardar los mensajes de tu familia, otra para el trabajo y otra distinta para tus amigos.
 Más acciones: aquí encontrarás más opciones para organizar tus mensajes o correos
electrónicos.

Panel izquierdo de opciones

Cuando ingresas a tu correo electrónico, notarás que hacia el lado izquierdo se encuentra un panel
de opciones que te permitirá ingresar a las carpetas de: Mensajes enviados,
Borradores, Spam o Correo no deseado y Eliminados o Papelera.
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¿Qué significan estas opciones?

 Enviados: Usa esta opción si quieres ver los mensajes que han salido de tu correo electrónico.

 Borradores: Con esta opción podrás ir a los mensajes que has escrito, pero que no has enviado
todavía.
 Spam o Correo no deseado: Te mostrará la lista de mensajes que provienen de sitios de correo
masivos, sitios comerciales o de promociones, y que no son relevantes.

 Eliminar o Papelera: Ingresa a esta opción para ver los mensajes que has borrado.
 La opción Chat, es una herramienta que te permite comunicarte con aquellos contactos que
estén conectados al chat al mismo tiempo que tú.

Lo importante es que gracias al correo electrónico, no solo puedes enviar y recibir mensajes, sino
hablar en tiempo real con tus contactos y administrar tus mensajes sin importar qué servicio escojas,
ya que todos cuentan con estas características en común.

Aprende a crear un correo Gmail

A continuación, vas a aprender a abrir una cuenta de correo en Gmail. ¡Ya verás que es muy sencillo!
Para hacerlo, sólo debes empezar por seguir estos pasos...
Paso 1:
Abre el navegador que usas normalmente. Allí, en la barra de direcciones, escribe la siguiente URL
o dirección web: www.gmail.com
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Paso 2:
Una vez te abra la página principal del Gmail, haz clic en la opción Crear una cuenta, ubicada debajo
del cuadro de inicio de sesión. De manera inmediata se abrirá una página nueva con el formulario que
debes llenar para registrarte en Gmail.
Paso 3:
Escribe tu Nombre completo en los espacios en blanco y recuerda que para escribir los datos que te
piden, debes hacer clic sobre ellos.
Paso 4:
Escribe el nombre que le quieres dar a tu cuenta de correo, en el campo Nombre de usuario. Por
ejemplo: [email protected], [email protected], etc. También, puedes escribir tu propio
nombre para ser fácilmente identificado por tus contactos.

Es posible que el nombre que elegiste ya haya sido escogido por otra persona; en ese caso, será
necesario escribir uno diferente y original. Si lo deseas, puedes escoger alguna de las sugerencias
que Gmail te ofrece, ya que no puede haber más de una persona usando el mismo nombre de usuario.

Los siguientes pasos, se relacionan a la seguridad de tu cuenta, sigue el paso a paso que te daremos
para terminar de diligenciar tu formulario de registro.
Paso 7:
En el campo Contraseña, escribe una palabra que funcione como tu clave secreta y vuélvela a escribir
en el espacio Confirma tu contraseña.
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Ten en cuenta que tu contraseña debe ser fácil de recordar, mas no de deducir por otras personas.
Para ello puedes utilizar una combinación de números, puntos o guiones.

Paso 8:
Luego, escribe tu fecha de nacimiento y sexo en los espacios correspondientes.
Paso 9:
Ingresa un correo electrónico alternativo (si ya tienes uno). En caso de no ser así, ingresa
tu número de teléfono móvil, para que Gmail te envíe información en caso de que hayas olvidado tu
contraseña o no puedas ingresar a tu cuenta de correo electrónico.
Paso 10:
Verás un captcha, que es un sistema que reconoce y diferencia, entre un humano y una máquina.
En el campo "Escribe el texto", digita los números que te muestran, con exactitud.
Si no logras identificar lo que ves, haz clic en el botón refrescar las veces que quieras, para intentarlo
con una imagen diferente. Otra opción para el captcha, consiste en escuchar lo que ves.
Paso 11:
En la casilla Ubicación, especifica tu país de residencia.

Paso 12:
Luego, haz clic para aceptar las políticas de servicio y privacidad de Google.
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Para finalizar con tu formulario, acepta las Condiciones de servicio y privacidad de Google, y haz
clic en Siguiente paso.

ACTIVIDAD # 1: Crear una cuenta de correo electrónico en gmail.com

Envía tu primer mensaje

Para enviar un mensaje de correo electrónico, primero debes seguir estos pasos:

Paso 1:
Ingresa a tu cuenta de correo electrónico con tu usuario y contraseña.
Paso 2:
Ubícate en la Bandeja de entrada de tu correo electrónico, es decir, en donde está la lista de los
mensajes que has recibido.
El modo de acceso varía según la cuenta de correo. Por ejemplo si accedes a Outlook, debes hacer
clic sobre el botón "Ir a Bandeja de Entrada"; en Yahoo!, sobre el botón "Ir al buzón".
En Gmail ingresas inmediatamente a la Bandeja de entrada.
Paso 3:
Ubícate y haz clic en el botón Redactar, Nuevo o Escribir mensaje. Eso depende de tu proveedor de
correo electrónico.

Paso 4:
Acabas de llegar al Panel de Escritura, es decir, la página donde encontrarás todo lo que necesitas
para escribir tu mensaje.
Aquí hay varios espacios en blanco que debes completar para poder enviar el mensaje.
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Envía tu primer mensaje

Ahora que ya has ingresado al Panel de escritura, debes aprender a usar cada uno de los campos
que allí aparecen para enviar tu primer mensaje, de forma correcta. Veamos:

 Para o Destinatarios: En este espacio, escribes la dirección de correo electrónico de la

persona a la que enviarás el mensaje.
 CC (con copia): Aquí puedes escribir las direcciones de las personas a quienes copiarás el
mensaje. Recuerda separarla con comas (,), si es más de una.

 CCO (con copia oculta): Usa este campo para escribir las direcciones de las personas que
también recibirán el mensaje sin que los demás se enteren.

Escribir un mensaje de correo

Una vez escribas las direcciones de los destinatarios, puedes empezar a redactar el asunto y contenido
de tu mensaje en los campos correspondientes.

Una vez te encuentres en el Panel de escritura, sigue estos pasos para terminar de redactar tu
mensaje:

Paso 1:
En el espacio Asunto, escribe un título que represente el motivo de tu mensaje.
Paso 2:
Escribe tu mensaje en el espacio vacío, bajo las casillas Destinatario y Asunto.

Paso 3:
Es importante que al final de cada mensaje que escribas, incluyas tu firma. Es decir, que escribas tu
nombre y datos para que te contacten
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Personaliza y corrige el texto que escribiste, con las herramientas de formato ubicadas en la parte
superior o inferior de este espacio. Puedes elegir el tipo, tamaño o color de la letra; incorporar
hipervínculos o imágenes, e incluso añadir emoticones (las caritas que expresan emociones).
Paso 4:
Finalmente, haz clic en el botón Enviar. Se abrirá una nueva página que te notificará que el mensaje
ha sido enviado.

Responder un mensaje de correo electrónico

Responder un mensaje de correo electrónico es un proceso similar al de enviar un mensaje, con la
diferencia de haber ingresado previamente al mensaje recibido.
Paso 1:
Identifica los botones: Responder, Responder a todos y Reenviar, ubicados en la parte superior del
panel de lectura.

Leer un mensaje de correo

Para responder un mensaje, primero debes saber cómo leerlo. Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:
Haz clic en el botón Recibidos, Entrada o Bandeja de entrada, según corresponda, e ingresa a
la Bandeja de entrada de tu cuenta de correo.

Paso 2:
Selecciona el mensaje que quieras leer y revisa su contenido.
Paso 3:
Identifica los botones: Responder, Responder a todos y Reenviar, ubicados en la parte superior del
panel de lectura.

Responder
Con esta opción, puedes responder al remitente el mensaje que acabas de leer. En la casilla Para,
quedará automáticamente escrita la dirección del remitente del mensaje.
En la casilla Asunto, verás el prefijo Re, que identifica tu mensaje como una respuesta, precediendo
el asunto con el que inicialmente recibiste el mensaje.
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Responder a todos
Utiliza esta opción para responder tanto al remitente, como a todas las personas a quienes se copió el
mensaje. En la casilla Para se incluirá de forma automática la dirección electrónica del remitente del
mensaje; en la casilla CC, las direcciones de las personas a quienes se copió. También, en este caso,
el prefijo Re antecede al asunto inicial del mensaje.

Reenviar
Esta opción te permite enviar a otras direcciones de correo el mensaje que has recibido. En este caso,
debes escribir las direcciones de correo de quienes quieres que reciban el mensaje.

En la casilla Asunto verás el prefijo Fwd, que indica que el mensaje había sido enviado previamente
por otro remitente.

¿Qué es un archivo adjunto?

Un archivo adjunto es un documento que se envía junto con un mensaje. Imagina un mensaje escrito
en una hoja con un clip que sostiene algunas fotos u otro documento, de esta misma forma puedes
enviar archivos adjuntos por correo electrónico.

Observa lo sencillo que es adjuntar un archivo, sigue los pasos a continuación y práctica.

Paso 1:
Luego de haber escrito tu mensaje, ubica y haz clic en el icono Insertar, Adjuntar Archivo o Archivos
adjuntos (según corresponda), que tiene forma de clip, ubicado dentro de la barra de funciones del
texto.
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Paso 2:
Se abrirá un cuadro que te muestra los archivos que tienes guardados en tu computador. Busca el que
quieras incluir al mensaje. Cuando encuentres el archivo, haz clic sobre él.

Otra manera muy práctica de adjuntar archivos, consiste en arrastrar el archivo deseado, desde su
carpeta de origen, hasta el espacio en blanco en donde estas escribiendo el mensaje.
Paso 3:
Haz clic en el botón Abrir que está ubicado en la parte inferior derecha de ese cuadro. Tendrás que
esperar unos segundos a que tu archivo se cargue. Cuando eso pase, verás que se ha añadido tu
mensaje.
Paso 4:
Ahora, envía tu mensaje con el archivo adjunto como lo haces usualmente, haciendo clic en el
botón Enviar. Puedes adjuntar más de un documento a cada mensaje, siguiendo el mismo
procedimiento.

Descargar un archivo adjunto

Te darás cuenta si alguno de tus mensajes tiene un archivo adjunto, cuando veas un clip junto a él. Lo
que debes hacer para ver el archivo es cogerlo de internet y guardarlo en tu computador, es
decir descargar el archivo adjunto.
Cómo descargar archivos desde el correo

Paso1:
Ubícate en la Bandeja de entrada de tu correo electrónico, es decir, en el listado de los mensajes que
has recibido, y haz clic en algún mensaje que tenga el ícono con forma declip.
Paso 2:
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Ya entraste al mensaje, ahora busca el item que diga Descargar o Guardar. Puedes también hacer
clic sobre la vista en miniatura del archivo a descargar, para verlo en línea o guardarlo directamente.

Paso 3:
En la parte baja de tu ventana, aparecerá una barra que te guiará en la descarga de tu archivo.
Si no deseas guardar el archivo en tu equipo, sino simplemente verlo en línea, puedes elegir la
opción Ver en línea.

Paso 5:
¡Listo!, tu archivo ha quedado guardado en tu computador. Para abrirlo, solamente tienes que buscarlo
justo en el sitio donde lo guardaste.

 Ten en cuenta que algunos mensajes pueden contener virus que afectan el rendimiento de tu
computador y hasta podrían averiar tus datos seriamente.

No debes confiar en todos los mensajes que llegan a tu cuenta.

 Para evitar que estos virus afecten tu computador, debes tener un eficiente programa de
antivirus instalado.
Aprende más del tema revisando nuestro artículo "Evita que tu computador se contagie de
virus".

ACTIVIDAD # 2: Redactar un mensaje de saludo para todos los compañeros de clase, (debe ocultar
los destinatarios)

ACTIVIDAD # 3: Descargar en tu PC, el archivo adjunto que el instructor les enviara a su correo
electrónico.

Actividad # 4: Responder el correo del instructor con un mensaje de agradecimiento.