Cierre de año

Cómo realizar el cierre contable en

comunidades y edificios

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¡Hola Administrador!

Al final de año toca hacer el cierre contable y en ocasiones no

tenemos muy claro por dónde empezar, ¿verdad? No te preocupes,
en ComunidadFeliz, vamos a echarte una mano así que toma papel y
boli y no perdamos más tiempo. Cuando termines de leer este
artículo serás todo un experto en cierres contables, ya lo verás.

Contabilidad de condominios

Si llevas la gestión y administración de una propiedad, sabrás que es

obligatorio llevar la contabilidad de esta, pero además hay una fecha
que es clave para ello y esa es el fin de año con el cierre contable. ¿En
qué consiste? Pues enseguida te lo cuento. Sigue leyendo.

Cierre contable

El cierre contable debe hacerse por el administrador al final del año

natural y como es un poco complejo voy a intentar explicarlo de la
forma más sencilla para que nos quede muy claro a todos.
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¿Qué es el cierre contable?

El cierre contable no es más que un cierre de cuentas con el análisis

correspondiente que nos servirá para saber en qué condiciones se
encuentra la Comunidad e informar a propietarios y vecinos de dicho
análisis.

Si has llevado las cuentas de forma ordenada y correcta durante todo

el año, por ejemplo, con un software de gestión como el de
ComunidadFeliz, no te costará mucho hacer el cierre anual.

Pasos para un llevar a cabo el cierre contable en tu comunidad

1. Comprueba que todos los datos son correctos:

Lo primero es que compruebes que los datos están correctos y
no hay errores, ni en los que manejas tú ni en los que figuran en
los Libros de Cuentas.
2. Analiza la depreciación o aumento de los activos fijos como
alquileres, nóminas o mejoras en la comunidad, etc.
3. Analiza la situación de morosidad en el edificio
4. Revisa todas las cuentas y comprueba que tampoco hay errores
en:

- Compras y gastos
- Acreedores y deudores por operaciones comerciales
- Cuotas de mantenimiento
- Facturas
- Ingresos y egresos
- Bienes adquiridos
- Nóminas
- Etc
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1. Haz un inventario

Para que el cierre cuadre deberíamos realizar también un inventario

de todo el material que hemos adquirido durante el año y que todavía
no se ha utilizado, por ejemplo, material de limpieza, etc.

2. Deudas y créditos

¿La comunidad tiene alguna deuda o crédito pendiente? Debemos

tener estos datos bien claros para hacer nuestro cierre contable y
preparar el plan para el próximo año.

3. Reajusta los periodos

Tanto los gastos como los ingresos hay que tenerlos ordenados según
las fechas en que se ocasionan para que no afecten al periodo
equivocado. Por ejemplo: En diciembre se adelanta una compra para
una fiesta que se va a celebrar a primeros de enero para festejar el
año que comienza entre vecinos. Aunque el gasto se haya efectuado
en diciembre, en realidad correspondería a la contabilidad del año
siguiente ya que la fiesta se realiza en enero.

4. Cierra todos los libros contables de la comunidad

Cuando hayas terminado todas las tareas relacionadas con el cierre

anual, entonces solo tendrás que cerrar los libros contables de la
comunidad dejando constancia de tu cierre anual.
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Forma un “estado de resultados”

Una vez que tengas todos los datos necesarios par realizar el cierre
contable de tu comunidad solo tienes que crear un estado de
resultados para saber si el ejercicio anual fue favorable o no para la
comunidad. Para ellos sólo tienes que calcular la diferencia entre los
ingresos y los egresos.

Si la diferencia es positiva se entenderá que la comunidad tiene una

economía saludable y que por lo tanto ha tenido ganancias, de lo
contrario y si el resultado es negativo es síntoma de una mala
economía o gestión del presupuesto comunitario y la comunidad
habría sufrido pérdidas y por lo tanto la cuenta de patrimonio habría
descendido. En ese caso tendrán que valorarse las acciones que sean
oportunas para solventar la situación.

Con el software de gestión de condominios de Comunidad Feliz es

muy fácil llevar la gestión y la economía de una comunidad y por lo
tanto sacar estos datos es muy cómodo, rápido y eficaz. Además de
que puedes acceder a él desde cualquier lugar y desde cualquier
dispositivo, una gran ventaja.
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Bienvenida al nuevo año contable

Una vez que tenemos todos los datos necesarios, hemos cuadrado las
cuentas y hemos visto que todo es correcto, ya tenemos el resultado
del año y sabemos si la comunidad está en pérdida o en ganancias, es
hora de poner punto final al año y comenzar un nuevo balance.

Conclusión

Hacer un cierre contable anual no es una tarea sencilla, los finales de

un año y principios de otro suelen estar en rojo en todos los
calendarios contables de los administradores de condominios. Hoy
hemos querido dar un poco de luz a esta tarea que es tan abrumante
para algunos y esperamos que te haya resultado de mucha utilidad.

No obstante, ten en cuenta que cuanto más claras y organizadas

tengas todas las cuentas de todo el año, más sencillo será realizar el
cierre que te corresponde al final.

Para hacerte la tarea un poco más sencilla, y que el proceso del cierre
contable de este año sea un poco más relajado, vamos a dejarte un
regalito por aquí abajo, para que veas que leer los artículos hasta su
final tiene sus ventajas
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Aquí te dejo un checklist que te pueda servir como hoja de ruta y que
puedas seguirlo paso a paso para hacer un cierre anual exitoso:

1. Revisa todos los balances para asegurarte de que los saldos

están cuadrados
2. Revisa el flujo de caja, este nunca puede estar en negativo
3. Revisa que todos los datos anotados en base a los ingresos de
la comunidad están debidamente justificados: multas, cobros
de alquiler, et.
4. Haz lo mismo con los egresos: nóminas, mantenimiento, etc.
5. Saca el estado de resultados: Este será la diferencia entre
ingresos y egresos
6. Revisa las deudas y créditos de la comunidad
7. Comprueba que los datos de cuenta corresponden con los
extractos correspondientes
8. Analiza la morosidad en la comunidad: intereses y tiempo de
demora
9. Haz un informe de gastos relacionados con los empleados de la
comunidad y otro correspondiente al gasto de proveedores.
10. Haz un inventario de todo el material que tienes y que no se ha
utilizado en el ejercicio anual
“ESTADO DE POSICIÓN
FINANCIERA EN ENTIDADES
CON PROPÓSITOS NO
LUCRATIVOS ENFOCADOS A
UN CONDOMINIO”
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INTRODUCCIÓN:

Esta norma tiene como objetivo establecer las reglas generales

para la elaboración y presentación de los estados financieros de las
entidades con propósitos no lucrativos, así como las revelaciones
que deben hacerse.

ASPECTOS GENERALES

Una entidad con propósitos No Lucrativos es aquella unidad

identificable que realiza actividades económicas, constituida por
combinaciones de recursos humanos, materiales y de aportación,
coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminada a
la elaboración de los fines para los cual fue creada, principalmente
de beneficio social.

Para efectos fiscales la Ley de ISR consideran como personas

morales con fines no lucrativos a diversas entidades, entre ellas:

● Colegios de profesionales y sus organismos.

● Instituciones de asistencia o beneficencia.
● Sociedades cooperativas de consumo.
● Sociedades y asociaciones civiles.
● Entre otras.

Dentro de las Asociaciones Civiles se encuentran los Condominios

que se refieren al derecho real de propiedades que pertenecen a
varias personas sobre una cosa mueble o inmueble.

Dentro de nuestro boletín nos enfocaremos al registro y

presentación del Estado de Posición Financiera de un Condominio,
que representa el resumen de la condición y circunstancias de una
entidad en una fecha determinada para la toma de decisiones”.
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ESTADOS FINANCIEROS

Los Estados Financieros básicos que las entidades con

propósitos no lucrativos deben presentar son:

● ESTADO DE POSICIÓN FINANCIERA

● ESTADO DE ACTIVIDADES
● ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
● NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Como se había comentado en los párrafos anteriores, en este

boletín solo hablaremos del Estado de Posición Financiera.

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

NORMAS DE PRESENTACIÓN

Clasificación de activos y pasivos

Dentro del estado de posición financiera, los activos y pasivos

deben presentarse clasificados en corto plazo (circulantes) y largo
plazo (no circulantes), atendiendo a su disponibilidad y exigibilidad
con base en lo establecido por la NIF A-7, “Presentación y
Revelación".

Así mismo, en el párrafo 13 de la NIF A-5, “Elementos Básicos de los

Estados Financieros”, nos indica que atendiendo a su naturaleza,
los activos se clasifican en:
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● Efectivo y equivalentes.
● Derechos a recibir efectivo o equivalentes.
● Derechos a recibir bienes o servicios.
● Bienes disponibles para la venta o para su transformación y
posterior venta.
● Bienes destinados al uso o para su construcción y posterior
uso.
● Aquellos que representan una participación en el patrimonio
contable de otras entidades.
Aquellos activos que tengan restricciones para su uso en el corto o
largo plazo deben presentarse en forma segregada del resto de los
activos que no tengan restricciones, indicando el tipo de
restricción que tienen: temporal o permanente.

Un activo restringido es por su destino para un fin específico,

mismo que debe ilustrarse en notas a los estados financieros”

La NIF A-5, Elementos básicos de los estados financieros establece

que el patrimonio contable de las entidades con propósitos no
lucrativos debe clasificarse respecto a su tipo de restricción en:

a) Patrimonio contable no restringido, no tiene restricciones para

que
sea utilizado por la entidad.

b) Patrimonio contable restringido temporalmente, está

limitado por disposiciones que expiran con el paso del
tiempo o porque se cumplen los propósitos establecidos.

c) Patrimonio contable restringido permanentemente, está

limitado por disposiciones que no expiran con el paso del
tiempo y no pueden ser eliminadas de la administración.
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Esto es que el registro inicial al patrimonio se reconocerá en cuentas

de balance, por ejemplo:

Se realiza una aportación de todos los condóminos en partes

iguales por $750,000.00 pesos en efectivo y un terreno valuado por
$1,200,000.00 pesos, quedando este como restringido
permanentemente, debido a que se indica que este terreno se
destina exclusivamente para la construcción de la casa club y no
podrá ser vendido, el registro contable quedaría de la siguiente
manera:

En el caso de aportaciones por ingresos o donativos masivos por vía

electrónica no identificados, se deberá de crear una cuenta en
Efectivo y equivalentes de efectivo denominada Efectivo
Restringido, para revelar en notas que este efectivo no ha sido
identificado.

Se reciben Cuotas de Mantenimiento por $105,000.00 pesos, de los

cuales $5,000.00 pesos no se identifican:
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De la misma manera, existen cuentas de activo adquiridas por

donaciones o adquisiciones de titulo gratuito, estas mismas,
pueden ser donaciones en efectivo sin restricciones o con
restricciones, así como donaciones en especie de activos no
circulantes que por su naturaleza casi siempre son restringidos.

En este caso, podemos hablar de las áreas comunes de un

condominio, en donde se acuerda en la asamblea anual que se
destinen las áreas verdes y recreativas que estén dentro del
condominio como áreas de uso común, en la cual se les asigna un
valor de $50,000.00 pesos para su registro, además se acuerda que
se aporte una cuota mensual por $5,000.00 pesos para el
mantenimiento de las mismas, en el último caso, los $5,000.00
pesos se deben de reclasificar cuando se realice el mantenimiento
de la siguiente manera:
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En el caso del Pasivo la NIF A-5, “Elementos Básicos de los Estados

Financieros”, nos indica que atendiendo a su naturaleza, los pasivos
se clasifican en:

- Obligaciones de transferir efectivo o equivalentes.

- Obligaciones a transferir bienes o servicios.

- Obligación de transferir instrumentos financieros emitidos

por la propia entidad.

Dentro de este rubro existe la incertidumbre, de cómo se registran

las cuotas por recuperar, que se tiene en el condominio, existen
diferentes criterios, el primero, es que se lleve una cuenta de pasivo
como cuentas por recuperar de mantenimiento, afectando una
cuenta de activo como Residentes por Cobrar; esto con el fin de
provisionar y llevar el registro contablemente de las cuotas por
mantenimiento pendientes de cobro y en el momento que ingrese
el efectivo al banco se deberán de cancelar estas cuentas
afectando ingresos contra bancos.
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El segundo criterio es el más recomendable para el control del

saldo de las cuotas por recuperar; esto es que se lleve el control y
registro en cuentas de orden, de la siguiente manera: como primer
punto se deberán de crear las cuentas de orden Residentes por
Cobrar y Cuotas por Recuperar, debidamente conciliadas con el
sistema administrativo, dentro de estas cuentas se deberán de
cargar todos los movimientos que se realicen en el mes ya sean
sólo provisiones o cobros de cuotas, en el caso de las cancelaciones
por cobros recibidos dentro de estas cuentas, se deberán afectar
conjuntamente las cuentas contables de bancos e ingresos, debido
a que las cuentas de orden son solo de control y no afectan la
situación financiera de la empresa.
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Se deberá anexar una nota en los estados financieros explicando la

naturaleza de las cuentas de orden.

NORMAS DE REVELACIÓN

La entidad debe revelar en notas a los estados financieros:

a) Una descripción de las restricciones sobre el uso de ciertos

activos y, en su caso, el plazo de éstas;
b) La naturaleza y montos de los diferentes tipos de restricciones
permanentes y temporales, incluyendo sus características
relevantes; y
c) En su caso, las asignaciones establecidas por la administración en
forma voluntaria sobre el patrimonio no restringido, así como
información de los límites propios de la naturaleza de la entidad,
del medio en el cual opera y de los objetivos establecidos en sus
estatutos.
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A continuación, se Presenta un ejemplo de Estado de Situación

Financiera de un condominio:
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CONVERGENCIA
Las NIIF no cuentan con normas particulares aplicables
específicamente a las entidades con propósitos no lucrativos.

VIGENCIA

Las disposiciones contenidas en esta NIF entraron en vigor para

ejercicios que se iniciaron a partir del 1º de enero de 2010.

Dejó sin efecto el Boletín B-16, Estados financieros de entidades con

propósitos no lucrativos.

CONCLUSIÓN

Los Estados Financieros de un Condominio requieren ser presentados

según las clasificaciones de esta norma, así mismo es significativo
considerar el análisis de la disponibilidad de los Activos, Pasivos,
Patrimonio contable para registrarlos de acuerdo a las restricciones
que tengan para su uso en el corto y largo plazo; indicando el tipo de
restricción que tienen: temporal o permanente.

Así mismo es importante llevar un control y un buen manejo de las

cuotas por recuperar, en cuentas de orden, mismas que deberán de
conciliar con el sistema administrativo.

La emisión de los estados financieros siempre debe ser autorizada por

quien tenga las facultades legales y estatutarias para ello, por
ejemplo: el Consejo de Administración, un Comité del Consejo de
Administración, uno o varios consejeros delegados, los mismos
propietarios u otros.
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ACLARACIÓN:

El comité del presente estudio corresponde ilustrativamente a la

opinión de quien elabora este boletín como a la opinión de sus
miembros de la comisión de Normas de Información Financiera del
Colegio de Contadores Públicos de la Universidad de Guadalajara, A.C.
y su objetivo es única y exclusivamente el dar a conocer al lector dicha
opinión, sin que ella se pretenda orientar, influir o bien coadyuvar en
forma alguna con el interés particular del interesado.
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