Taller de Construcción y Conservación de Documentos

TALLER DE CONSTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
La ISO 9001-2015 en el apartado 7.5 denominado Información documentada, donde

manifiesta que la organización debe incluir la información documentada exigida por la
norma y por la requerida por la organización.
Actividad:
En los equipos donde desarrollan su proyecto formativo deben:
1. Realizar la lectura de los Acuerdos 049 de 2000, Acuerdo 050 de 2000, Acuerdo
006 de 2014, Guía práctica para las entidades del distrito capital y el Sistema
integrado de conservación mig.
2. Responder las siguientes preguntas:
2.1 ¿Qué es conservación?
2.2 ¿Por qué se debe realizar la conservación de los documentos?
2.3 ¿Qué elementos se deben conservar?
2.4 ¿cuáles son las características ideales para las edificaciones?
3. La ley 594 de 2000 determina que se deben conservar los documentos al igual que
la ISO 9001- 2015.
Por lo tanto, proyecte el procedimiento para el control de la conservación de los
documentos.
También, debe construir los formato que evidenciarán cada actividad de
procedimiento.
Desarrollo
2.1.R/ Que es conservación: la conservación no es más que una estrategia
técnica específica y relativa a la conservación de los materiales tanto impreso
como digitales custodiado tanto en archivo, bibliotecas frente al deterioros, de los
años y el abandono de los documentos.
2.2 porque se debe realizar conservación de los documentos: se deben
conservar porque los documentos hacen parte fundamental de una empresa, los
archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y
la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al
día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo
el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado,
pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para
conseguir este conocimiento.
2.3. cuáles son los elementos que se deben conservar: según la lectura que
realizamos en los acuerdos y partiendo de los aspectos fundamentales para
conservación de los documentos sobre el deterioro de dicha documentación los
elementos son los siguientes:
1. prevención a tención de desastres
2.inspencion y mantenimiento de instalaciones
3.contrl de plagas
4. producción documental
5.monitoreo y control de condiciones ambientales
6. sensibilización concientización
7.almacenamientos, Re- almacenamiento
8. producción documental
2.4. cuáles son las características ideales para las edificaciones: el acuerdo
049 (mayo de 2000) este informe los muestra la gran importancia que fija el
acuerdo 040 a lo relativo hacia la gestión documental por el cual se desarrolla el
articulo del capitulo 7 condiciones de edificio y locales desinado archivo mediante
el cual se estipula los parámetros que se deben establecer para la adecuada
gestión documental.
Este acuerdo establece que los edificios locales destinado como sede de
archivo deberán cumplir con la condición de edificación, almacenamiento y
medio ambiente, de seguridad y de mantenimiento que garantice la
adecuada conservación de acervo documentales.
El acuerdo se aplica a todo el edificio o local de la empresa, entidades u
organizaciones destinada como sede de archivo.
Existen unas condiciones generales de las edificaciones para salvaguardar
documento de archivo:
Ubicación:
1.sin riesgo de humedad o riesgo de inundación
2.lejos de industria contaminante
3.amplio
4. seguro
Estructura:
1.Estanterías de 2.2 metro de alto
2.suelo con soporte 1.200k/mts2 o mayor
3.edificio o lugar debe de estar construido con material ignifugo incluyendo
la pintura.
Almacenamiento:
1. Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
a) manipulación, trasporte y seguridad de documentación
b) adecuación climática para la conservación.
Distribución:
1. El área destinada para la custodia de la documentación debe contar con los
elementos de control y aislamiento que garantice la seguridad de los
documentos
2. La zona de trabajo archivístico consulta y prestación de servicio estará
aislado de la zona de almacenamiento
3. Las áreas técnicas tendrán relación con los depósitos
Área de depósitos:
1.Estanterías: deben de estar construida en lamina metálicas, anticorrosiva.
Solidad y recubrimiento.
2. debe tener una altura 2.20 metros y cada bandeja soportara un peso de 100
kilogramo/ metros lineales
3.las baldas inferiores por lo menos a de 10 centímetro del piso y superior máximo
180 cms
4. los acabados en los bordes y ensamble de la pieza deben ser redondeado para
evitar desgarre en la documentación.
Distribución:
1.espacio ente los estándares y muro debe ser de 20cms
2.el espacio de cada modulo de estándares deben ser de mínimos 70 cms y el
corredor central de 120cms.
3.debe tener un sistema de edificación de acorde con la signatura topográfica
Autores:
Escorcia prasca maría

Jhoanna carreazo
Evelin castro rocha
Adriana Kamila Ochoa
Profesor:
Dilia
Ficha:
1753900
Programa De Tecnología gestión integrada de calidad medio ambiente seguridad y

salud ocupacional.
Cartagena De Indias, 2019

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