Sistema Empresarial

TS-SEM 6.7
MANUAL DEL USUARIO

6.7
 SISTEMA EMPRESARIAL SEM 6.7
© 1993 - 2015

Sistema Empresarial - SEM, es un sistema multiempresa, multisucursal y multiusuario,

completamente en español, que brinda apoyo en la gestión administrativa de cualquier empresa,
comercializadora de bienes, servicios u otros, que tiene la característica principal de integrar las
diferentes áreas de la empresa en una sola herramienta y una misma base de datos.

El Sistema es una solución integrada y flexible que provee las herramientas necesarias para
Centralizar y Estandarizar los Procesos de Información de su Empresa, ayudándole a incrementar
la Competitividad y Rentabilidad de la misma, que la llevaran al camino del Crecimiento.

Es muy fácil de aprender, que le ofrece una interface clara y consistente a través de todos sus
módulos, para ayudarle a capturar de una manera ágil y rápida los datos, eliminando el registro
redundante de los mismos, con lo cual se asegura una consistencia y veracidad en todo proceso
administrativo de la Empresa.
 INGRESO AL SISTEMA
Podrá ingresar al sistema haciendo doble clic sobre el icono del Sistema Empresarial - SEM, al
hacerlo se verá la ventana de Ingreso al Sistema, como la que aparece a continuación:

Se deberá entonces ingresar el nombre del Usuario y su Contraseña, registradas con anterioridad
por el Administrador del Sistema.

Luego de ingresar correctamente el Usuario y Contraseña, si el Sistema tiene registradas más de

dos Empresas, le mostrara una ventana, donde deberá seleccionar la empresa con la desea
trabajar:
 CATÁLOGOS DE INVENTARIOS
CATÁLOGO DE TIPOS DE INVENTARIO.
En esta opción puedes definir los Tipos de Inventarios que manejaras dentro del sistema. Para ello
existen varias clasificaciones entre ellas están:

Producto Inventariable:
Con esta opción puedes manejar productos con sus existencias.

Servicios (Producto No Inventariable):

Con esta opción manejaras Servicios, que no requerirán de existencias.

Producto Terminado (Producción):

Con esta opción manejaras Productos Inventariables que lleva un proceso de producción.

Licores (IDB):
Con esta opción puedes controlar Productos Inventariables (Licores), con su respectivo calculo del
Impuesto de Distribución de Bebidas (IDB).

Producto Consignado (Proveedores):

Puedes clasificar a tus inventarios como Productos Consignados por tus Proveedores.

CATÁLOGO DE LÍNEAS DE INVENTARIO.

En este Catálogo podrás ingresar las Líneas o Clasificaciones de tu Inventario. Podrás Ingresar,
Modificar y Eliminar los registros.

Campos a Ingresar:

Línea:
Se refiere al No. de la Línea de Inventario a ingresar.

% IDB:
Es el porcentaje del Impuesto de Distribución de Bebidas (IDB).
Nombre:
Escribe la Descripción o Nombre de la Línea.

Cta. Contable Inventario:

Coloca la Cta. Contable del Inventario de esta Línea, con este campo se afectara el Módulo
Contable.

Cta. Contable Ventas:

Coloca la Cta. Contable de Ventas de esta Línea, con este campo se afectara el Modulo Contable.

CATÁLOGO DE MARCAS DE INVENTARIO.

En este Catálogo podrás ingresar las Descripciones de la Marcas de tu Inventario, para una mayor
referencia y ordenamiento del catálogo de Inventarios. Podrás Ingresar, Modificar y Eliminar los
registros.

Campos a Ingresar:

Descripción:
En este campo indica las Descripciones de las Marcas.
CATÁLOGO DE UNIDADES DE MEDIDA.

En este Catálogo podrás ingresar las descripciones de las Unidades de Medida que utilices en el
manejo del Inventario. En este Catálogo podrás Ingresar, Modificar y Eliminar los registros.

Campos a Ingresar:

Descripción:
Ingresa las descripciones de las Unidades de Medida.

MANTENIMIENTO DE INVENTARIOS

Este catálogo contiene toda la información sobre los Productos o Servicios que maneja tu
empresa, tales como Precios, Claves de Producto, Líneas de Producto, Existencias, etc.

Cuentas con un Menú de lado izquierdo, en el cual encuentras las siguientes opciones:
Ingresar: Con esta opción podrás ingresar un nuevo registro.

Consultar: Podrás consultar la Ficha del Producto y/o Servicio con todos sus datos.

Buscar: Podrás realizar búsquedas por diferentes opciones.

Modificar: Puedes Modificar la Ficha de un Producto.

Eliminar: Puedes Borrar por completo la Ficha de un Producto, siempre y cuando no tenga
existencias.

Códigos de Barra: Puedes agregar Códigos de Barra asociados a ciertos productos.

Números de Serie: En esta opción podrás consultar el status de los Nos. de Serie que contenga un
Producto. Podrás saber si aún esta en el Inventario o si ya fue descargado del mismo.

Campos a Ingresar:
Código del Producto:
Indica la Clave que identifica al producto y puede poseer hasta 20 caracteres alfanuméricos.

Código Equivalente:
En este campo puedes ingresar algún Código Alterno que posean ciertos productos.

Tipo:
Selecciona el tipo de registro que estas ingresando, si es un Producto Inventariable, Servicio,
Producto Terminado, Licores o Producto Consignado.

Marca:
Podrás seleccionar la Marca del Producto.

Unidad/Medida para Entradas y Salidas:

Estos dos campos indican la unidad de medida en la que se registran las entradas y las salidas de
los productos que no necesariamente son iguales. Por ejemplo.: si el producto que entra a tu
inventario lo compras por toneladas y lo vendes por kilogramos.

Factor entre Unidades:

En este campo ingresa el factor que expresa la relación que existe entre la unidad de entrada y la
unida de salida

Por ejemplo: Se compra Producto por Cajas y cada Caja contiene 20 unidades y la Salida se maneja
por Unidades, entonces, el Factor entre unidades será 20.

Descripción para Compras:

En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripción del
mismo para efectos de Compras.
Línea de Producto:
Selecciona de la lista de Líneas de Inventario a la que pertenezca el producto que estás dando de
alta.

Proveedor Preferido:
Puedes seleccionar al Proveedor que regularmente te provee del producto que estas ingresando.

Descripción para Ventas:

En este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripción del
mismo para efectos de Ventas.

Precio de Venta 1, 2, 3, 4 y 5:
Puedes capturar hasta 5 diferentes precios aplicables al producto que se este dando de alta.

Precios en US$:
Seleccionando esta opción, estaremos definiendo que los precios del Producto y/o Servicio están
expresados en Dólares. Los cuales al momento de Facturar serán expresados en Quetzales,
tomando como referencia la Tasa de Cambio que se encuentra en el Catálogo de Agencias.

Costo Ultimo/Prom. Q:
Estos son campos informativos que reflejan el historial de los Costos del Producto expresados en
Quetzales, actualizándose automáticamente con base en los movimientos de Entrada y Salida del
Producto.

Costo Ultimo/Prom. $:
Estos son campos informativos que reflejan el historial de los costos del producto expresados en
Dólares, actualizándose automáticamente con base en los movimientos de entrada y salida del
producto.

Existencia:
Aquí se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. Esta cantidad está
expresada en términos de la unidad de salida y de entrada del producto.

Cantidad Órdenes:
Este campo representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al
proveedor, pero que no nos ha sido entregado. Siempre que elabores una Orden de Compra (en
Compras), automáticamente se registrará en este campo la cantidad pedida.

Tot. / Existencias:
Este campo te mostrara la suma de la Existencia Física mas la Cantidad pendiente por Recibir

Stock Mínimo:
En este campo debe indicarse la cantidad mínima de existencias que debe haber en el inventario,
con la finalidad de satisfacer la demanda de tus clientes.

Stock Mínimo:
Aquí debes anotar la cantidad máxima de un artículo que se debe tener en almacén, tal que sea
suficiente para tener cubierta la demanda, pero cuidando que tu volumen no eleve demasiado el
costo por mantener dichas existencias en bodega.

Aplicación:
En este Campo cuentas con varias líneas para incluir comentarios importantes con respecto al
producto y/o servicio que se esta capturando.

Producto Inactivo:
Al Modificar un Producto o Servicio y marcar esta opción, estaremos inhabilitando el registro, es
decir, no se podrán hacer movimientos de entrada y salida para dicho registro.

Cambiar Precio Automático:

Al seleccionar esta opción, tendremos la opción de cambiar los precios de venta de forma masiva
por medio de un proceso.

Asociar No. de Lote y Fecha de Vencimiento:

Con esta opción podremos manejar números de lote y fechas de caducidad para productos
perecederos.

Asociar No. de Serie:

Con esta opción podremos manejar números de serie para productos que los contengan.

Fechas de Última Entrada y Salida:

Estos campos nos mostraran las Fechas de la ultima Entrada y Salida del Inventario, del Producto
que estemos consultando.

KARDEX DE INVENTARIO
 CATÁLOGO DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO

Antes de comenzar a ingresar Movimientos al Inventario (Kardex), es necesario definir primero

los tipos de movimientos que utilizara tu empresa. Aquí se Ingresan, Modifican y Consultan
aquellos conceptos que identifican a las Entradas o Salidas del inventario; por ejemplo, Ventas,
Entradas de Fabricación, Ajustes, etc.

El sistema incluye los conceptos más usados y es recomendable no borrar los conceptos ya
existentes.

Para que un concepto sea reconocido como movimiento de Entrada, es necesario asignarle un
número dentro del rango 1 al 50 y, para que sea considerado de Salida, debe estar en el rango 51
al 99.

Campos a Ingresar:

No. de Movimiento:
Anota el número de concepto que corresponda.

Nombre:
Indica la descripción del concepto que a ingresar.
Cta. Contable:
En este campo podrás asociar a cada concepto de movimiento al Inventario una cuenta contable
para la contabilización de cada movimiento que se registre bajo este concepto.

Correlativo/Serie:
Indica el número y serie, si tuviese, con el que comenzaras a hacer estos movimientos, el sistema
llevara un correlativo para cada concepto.

Modifica Correlativo:
Al seleccionar esta opción podrás modificar el correlativo cuando estés dando de alta un
movimiento.

Promedia Costo de Inventario:

Con esta opción, cuando generes cualquier movimiento se promediaran los costos de los
Inventarios que utilices.

Modifica Costo en Movimientos:

Al seleccionar esta opción podrás modificar el Costo del producto cuando estés capturando un
movimiento al inventario.

CONSULTA DE KARDEX

Esta consulta presenta todos los movimientos al inventario de un producto ordenado por las
fechas en que fueron realizados. Con ello se facilita conocer sus existencias, sus entradas y salidas.

Para obtener la consulta de Kardex del producto debes tenerlo seleccionado y hacer un clic en el
botón Consultar del menú o hacer doble clic sobre el registro.

Puedes consultar el Kardex de un Producto seleccionando la opción Historia, que te mostrara

todos los movimientos y tienes también la opción para seleccionar un rango de fechas. Al hacer
doble clic sobre algún movimiento, se muestra el detalle del mismo.

Debido a que los servicios no son Inventariables, no existe una consulta de Kardex para ellos.
 MANTENIMIENTO DE KARDEX

Esta opción es donde se ingresarán os movimientos de entradas y salidas a los productos

inventariables que se manejan en la empresa.

Campos a Ingresar:
No. de Movimiento:
Indica el número del concepto con el que registraras el movimiento.

No. de Documento / Serie:

Indica el número de documento, que te permitirá identificar y organizar el movimiento.

Fecha:
Ingresa la fecha en la cual deseas registrar el movimiento.

Observaciones:
Puedes ingresar alguna observación por la cual se esta realizando el movimiento.

Agregar, Modificar Eliminar:

Con estas opciones se ingresaran los códigos de lo productos de inventario que se les dará el
ingreso o salida al Kardex.
 MÓDULO DE CLIENTES

En este módulo se podrá Agregar, Modificar o Eliminar la información de los Clientes de la

empresa.

Al ingresar los datos de un cliente por primera vez, el sistema muestra una ventana con tres
pestañas, que solicitan la información principal del cliente.

Al guardar un registro de cliente y posteriormente modificarlo o consultarlo, el sistema mostrara

otras pestañas adicionales, para ingresar información más detallada del cliente.

Campos Principales de la ficha de Clientes:

Código de Cliente:
Aquí se deberá indicar la clave del cliente que lo identificara posteriormente al momento de
utilizarlo en conjunto con otros módulos.

Status:
Este campo nos indicara los diferentes estados del Cliente. El mismo deberá de estar de Alta para
poder utilizarlo en conjunto con otros módulos del sistema.

Nombre/Razón Social:
Indica el Nombre de la Persona o Razón Social de la empresa que se está ingresando como un
Cliente.

Dirección:
Indica la dirección del domicilio del cliente que se está ingresando.

Clasificación:
Este campo te servirá para agrupar los clientes de acuerdo a ciertas características de venta de la
empresa. Para esta clasificación existe un Catálogo de Clasificación de Clientes (ver adelante).

N.I.T.:
Ingresar el NIT del cliente que se utilizara en el ingreso de facturas. Este puede ser validado por el
sistema, para saber si es un NIT valido por la SAT (ver Parámetros del Sistema)

Atención:
Puedes ingresar el nombre de la personas de contacto de la empresa, para comunicación, ventas
o pedidos.

Teléfono/Fax:
Indica los números de teléfonos y fax si lo tuviesen.

Email:
Para una mayor información del cliente, ingresar la dirección de correo electrónico, para tenerla
de referencia para envío de información vía e-mail.

Crédito Autorizado:
Esta opción se utiliza en el módulo de facturación. Si esta la misma está marcada, el sistema ya
no validará el límite de crédito con respecto al saldo del cliente, y no solicitará ninguna
autorización por exceder el límite de crédito o si el cliente tiene facturas en mora.

Forma de Pago Facturación:

Podemos asignarle al cliente la forma de pago que siempre realiza, Por ejemplo: Si seleccionamos
Contado, no se podrá hacer una factura al Crédito para este cliente y viceversa. O bien, se puede
elegir la opción Opcional, para elegir en el momento de la facturación si es de contado o crédito
la factura.

Nombre a Facturar:
En este campo podemos especificar el nombre que aparecerá impreso en la Factura, en el caso
que fuera diferente al Nombre o Razón Social que anteriormente se ingresó. Si este campo se
encuentra vació, en la Factura aparecerá impreso el Nombre o Razón Social indicado
anteriormente.

Saldo Q.:
El sistema mostrara cual es el saldo en quetzales que posee el cliente. Únicamente se muestra
como consulta, no puede ser modificado este valor. Este saldo se modifica con el ingreso de
facturas, o los cargos y abonos de la cuenta x cobrar.

Saldo US$:
El sistema mostrara cual es el saldo en dólares americanos, que posee el cliente. Igualmente que
el saldo en quetzales, este campo solo se modifica por el ingreso de facturas al crédito o cuentas
x cobrar del cliente.

Límite de Crédito:
Este campo se utiliza en el Módulo de Facturas y en los movimientos de Cuentas por Cobrar. Si el
monto de la venta a crédito sumado al saldo del cliente es mayor al límite de éste, el sistema
solicitará autorización para proseguir con el proceso. Si se deja este campo con valor cero, el
sistema asumirá que el cliente tiene un crédito ilimitado.

Anticipos:
Este campo muestra el monto que tiene el cliente por concepto de anticipos de dinero, efectuados
por el cliente y que están pendientes de ser aplicados a algún cargo de la cuenta x cobrar del
cliente.

Días de Crédito:
Indica el número de días de crédito que se utilizará en el Módulo de Facturación para calcular la
fecha de vencimiento de las facturas que se ingresen a los clientes.

Promedio de Pago:
Este campo nos mostrara un promedio de días, en los cuales nuestros clientes realizan algún pago
o abono a su cuenta.

Días de Gracia en Facturación:

Este valor en días, se utiliza para especificar días de crédito extra a la fecha de pago de los
documentos, para evitar que el sistema pida autorización para emitir facturas al cliente si tiene
ya cargos en mora en su cuenta x cobrar.

Mínimo a Facturar:
En este campo le sirve al sistema para saber el monto mínimo que debe de consumir el cliente
para poder facturarle. Si el monto a facturar es menor al ingresado en este campo, el sistema
permitirá ingresar la facturarle al cliente.

Vendedor y Cobrador:
Indica el código de Vendedor y Cobrador que atiende al cliente regularmente.
Catálogo de Clasificación de Clientes

En esta opción de ingresaran las diferentes opciones de clasificación que se le quiera dar a los
clientes ingresados en el sistema.
Esta clasificación se podrá utilizar para agrupar los datos de los clientes en los reportes de los
clientes.
Cuentas x Cobrar

Es en esta opción del módulo de clientes, se manejara el estado de cuenta por cobrar de los
mismos, por medio de cargos y abonos que se ingresan a los códigos de los clientes.
Estos cargos y abonos son controlados por un “Catálogo de Movimientos” en donde se detalla un
número de movimiento, que puede ser un cargo o un abono.

 Para cada cargo en el estado de cuenta de un cliente, puede existir varios abonos al
mismo.
 Los cargos ingresados al estado de cuenta no pueden ser anulados, por lo cual, se deberá
de hacer su respectivo abono para dejar el saldo con valor cero.
 Los abonos si pueden ser anulados, desde la opción de consulta del estado de cuenta, y
filtrando los movimientos en la opción “Solo Abonos”
 Cada movimiento de cargo o abono, puede llevar su correlativo por serie.
 MÓDULO DE PROVEEDORES

En este módulo se podrá Agregar, Modificar o Eliminar la información de los Proveedores de la

empresa.

Al ingresar un proveedor por primera vez, el sistema muestra una ventana con dos pestañas, que
solicitan la información principal del proveedor.

Al guardar un registro de proveedor y posteriormente modificarlo o consultarlo, el sistema

mostrara otras pestañas adicionales, para ingresar información más detallada del proveedor.

Campos Principales de la ficha de Proveedores:

Código de Proveedor:
En este campo se deberá indicar la clave del proveedor que lo identificara posteriormente al
momento de utilizarlo en conjunto con otros módulos.

Status:
Este campo nos indicara si el Proveedor esta de Alta o de Baja.

Nombre/Razón Social:
Indica el Nombre de la Persona o Razón Social de la empresa que se está ingresando como un
Proveedor.

Dirección:
Indica la dirección del domicilio del proveedor que se está ingresando.

Clasificación:
Este campo te servirá para clasificar a los proveedores. Al igual que los clientes, existe un catálogo
de clasificación de proveedores, (ver adelante).

N.I.T.:
Ingresar el NIT del proveedor que se utilizara en el ingreso de facturas de compras. Este puede ser
validado por el sistema, para saber si es un NIT valido por la SAT (ver Parámetros del Sistema)

Atención:
Nombre de la persona responsable con la que se mantiene comunicación directa y constante, para
compras u órdenes de compras.

Teléfono/Fax:
Indica los números de teléfonos y fax del proveedor.
Email:
Para una mayor comunicación con el proveedor, se puede ingresar su dirección de correo
electrónico.

Nombre para Pagos/Cheques:

En este campo se puede especificar el nombre que aparecerá impreso al momento de emitir un
cheque al proveedor, en el caso que fuera diferente al Nombre o Razón Social que anteriormente
se ingresó. Si este campo se encuentra vació, en el cheque aparecerá impreso lo que se ingresó
en Nombre o Razón Social de la pestaña anterior.

Saldo Q.:
En este campo el sistema mostrara cual es el saldo en quetzales que se tiene con el proveedor.
Únicamente se muestra como consulta, no puede ser modificado este valor. Este saldo se modifica
con el ingreso de facturas de compras, o los cargos y abonos de la cuenta x pagar.

Saldo US$:
El sistema mostrara cual es el saldo en dólares americanos, que se tiene con el proveedor. Al igual
que el saldo en quetzales, este campo solo se puede modificar desde las compras o cuentas x
cobrar del cliente.

Anticipos:
Este campo muestra el monto que se por concepto de anticipos de dinero, efectuados por la
empresa al proveedor y que están pendientes de ser aplicados a algún cargo de la cuenta x pagar
del proveedor.

Días de Crédito:
Indica los días de crédito otorgados a la empresa por el proveedor.

Cuenta Contable Proveedores:

En este campo se puede ingresar la cuenta contable del proveedor, que se utilizara en las pólizas
contables. Si no se especifica ningún valor, se tomara la cuenta contable ingresada en parámetros
del sistema.

Cuenta Contable Retención ISR:

En este campo se puede ingresar la cuenta contable paras las retenciones de ISR del proveedor,
que se utilizara en las pólizas contables. Si no se especifica ningún valor, se tomara la cuenta
contable ingresada en parámetros del sistema.

Régimen ISR:
Este campo servirá para definir el régimen de ISR del proveedor, para efectos de cálculo de
retenciones de ISR. El cual puede ser el de Utilidades (31%) o Definitivo (5%). Para la opción del
régimen Definitivo, se puede configurar para que el sistema siempre genera la retención del 5%
aunque el monto base de la factura no sea igual o mayor a Q. 2,500.00, definiéndolo como
(Retener)

Es agente Retenedor IVA:

Si este campo está marcado como “Si”, el sistema no hará la retención de ISR a este proveedor.

Es agente pequeño Contribuyente:

Si este campo está marcado como “Si”, el sistema no generara IVA crédito en el libro de Compras,
por las facturas emitidas por este proveedor.

Cuentas x Pagar

Es en esta opción del módulo de proveedores, se manejara el estado de cuenta por pagar de los
mismos, por medio de cargos y abonos que se ingresan a los códigos de cada proveedor.
Estos cargos y abonos son controlados por un “Catálogo de Movimientos” en donde se detalla un
número de movimiento, que puede ser un cargo o un abono.
 Para cada cargo en el estado de cuenta de un proveedor, puede existir varios abonos al
mismo.
 Los cargos ingresados al estado de cuenta no pueden ser anulados, por lo cual, se deberá
de hacer su respectivo abono para dejar el saldo con valor cero.
 Los abonos si pueden ser anulados, desde la opción de consulta del estado de cuenta, y
filtrando los movimientos en la opción “Solo Abonos”
 Cada movimiento de cargo o abono, puede llevar su correlativo por serie.
 MÓDULO DE FACTURACIÓN
Es en este módulo, se ingresan las facturas de ventas, de forma manual a los clientes ya ingresados
en el sistema.

Para ingresar una factura de venta se deberá de acceder en el menú principal la opción:
Facturas -> Ingreso
O bien, presionar el icono de ingreso de factura en la barra principal de acceso directo del sistema:

Una factura de venta tiene las siguientes características:

  Puede contener en su detalle, productos inventariables, los cuales deben de tener una
existencia para poder facturarlos, o bien, pueden ser servicios, los cuales no necesitan
tener una existencia para ser facturados.
 La forma de pago de una factura pueden ser de contado o de crédito. Si la forma de pago
es de contado, se pedirá la forma de pago de la misma (efectivo, cheque, transferencia,
tarjeta de crédito), o si es de crédito, se cargara el valor de la factura al estado de cuenta
por cobrar del cliente.
 Si la forma de pago de una factura de venta es al crédito, se deberá de ingresar un código
de cliente ya ingresado en el módulo de clientes, y tener un status de alta.
 Si la forma de pago de la factura de venta es de contado, se pueden ingresar un código de
cliente de crédito, o bien ingresar su NIT, el cual será guardado para próximas ventas, o
bien ingresar las letras CF, y el sistema lo tomara con un cliente Consumidor Final.
 No puede ser modificada después de haber sido ingresada al sistema
 Genera automáticamente transacciones de cargo a cuentas por cobrar, si la forma de pago
es de crédito, iva libro de ventas, descarga la existencia del producto inventariable.
 Las facturas pueden ser anuladas durante el mes que se emitió la misma. Si se necesita
anularla en el mes siguiente, se deberá de ingresar una nota de crédito para tal efecto.
 La impresión de las facturas se hace una sola vez.

Consulta de Facturas de Venta

Las facturas ingresadas al sistema, pueden ser consultadas cuando se necesite, ya que el sistema
guarda un historial de las mismas, y se pueden buscar por No. de Factura, Serie, Fecha o por
nombre del Cliente.
 MÓDULO DE COMPRAS
Es en este módulo, se ingresan las facturas de compra, de forma manual a los clientes ya
ingresados en el sistema.

Para ingresar una factura de compra se deberá de acceder en el menú principal la opción:
Compras -> Ingreso
O bien, presionar el icono de ingreso de factura en la barra principal de acceso directo del sistema:
Una factura de compras tiene las siguientes características:
 Puede contener en su detalle, productos inventariables, , o bien, pueden ser. Pero
también es posible ingresar detalle de gastos, asociados a cuentas contables.
 La forma de pago de una factura de compra pueden ser de contado o de crédito. Si la
forma de pago es de crédito, se cargara el valor de la factura al estado de cuenta por pagar
del proveedor.
 No puede ser modificada después de haber sido ingresada al sistema.
 Puede ser anulada, no importando la fecha de la misma.
 Una factura de compra anulada, puede ser Eliminada, con lo cual, también se eliminara su
registro de iva del libro de compras.
 Genera automáticamente transacciones de cargo a cuentas por pagar, si la forma de pago
es de crédito, iva libro de compras, carga la existencia del producto inventariable.
 Puede asociarse a una factura de compra, una orden de compra, con lo cual, el detalle de
la misma será llenado con el detalle de la orden de compra. Para poder asociar una orden
de compra, se debe primero ingresar el código del proveedor, y luego, presionar la
etiqueta Orden de Compra, en la parte inferior del detalle de la compra.

Consulta de Facturas de Compra

Las facturas de compra ingresadas al sistema, pueden ser consultadas cuando se necesite, ya que
el sistema guarda un historial de las mismas, y se pueden buscar por No. de Factura, Serie, Fecha
o por nombre del Proveedor.
Órdenes de Compra
En esta opción del módulo de compras, se ingresaran las órdenes de compra para los proveedores.

Para ingresar una orden de compra se deberá de acceder en el menú principal la opción:
Compras -> Órdenes de Compra -> Ingresos

Una orden de compra tiene las siguientes características:

 Es necesario ingresar un código de proveedor ingresado previamente en el módulo de
proveedores, y el mismo deberá de estar con estatus de alta.
 Puede contener en su detalle, productos inventariables, o bien, pueden ser servicios.
También es posible ingresar detalle de gastos, asociados a cuentas contables.
 Puede ser modificada después de haber sido ingresada al sistema, solo si la misma no ha
sido asociada a una factura de compra.
 Puede asociarse a una orden de compra, una orden requisición de compra, con lo cual, el
detalle de la misma será llenado con el detalle de la requisición. Para poder asociar una
 requisición de compra, se debe primero ingresar el código del proveedor, y luego,
presionar el botón , en la parte inferior del detalle de la orden de compra.

Requisiciones de Compras

En esta opción del módulo de compras, se ingresan las requisiciones de compra. Esta opción del
sistema sirve para generar un pre-orden de compra, para poder cotizar a diferentes proveedores
los productos o servicios que se requieren en la empresa.

Para ingresar una requisición de compra se deberá de acceder en el menú principal la opción:
Compras -> Requisiciones de Compra -> Ingresos

Una requisición de compra tiene las siguientes características:

 Puede contener en su detalle, productos inventariables, o bien, pueden ser servicios.
 Puede ser modificada después de haber sido ingresada.
 Es posible agregar archivos como hojas electrónicas XLS, documentos Word DOC, archivos
PDF, imágenes JPG,BMP, etc.
 Puede tener varias autorizaciones antes de ser aprobada.
 MÓDULO DE BANCOS
En este módulo, se llevará el control de las cuentas bancarias conque cuente la empresa.
Es posible llevar el control de hasta 99 cuentas bancarias por empresa.

Para ingresar una cuenta bancaria se deberá de acceder en el menú principal la opción:
Bancos -> Cuentas Bancarias -> Ingresar

Una cuenta de bancos tiene las siguientes características:

 Puede manejar distintos tipos de moneda, así como, colocar el símbolo de cada moneda.
 Cada cuenta de banco se le puede especificar su formato de cheque, normal o Boucher.
 Se le puede asignar el saldo inicial, con lo que se iniciará el control del saldo de la cuenta
bancaria
 También es posible asignarle su cuenta contable

Ya teniendo ingresado los datos de las cuentas bancarias, es posible llevar el control por cuenta
de:
 Cheques
 Débitos y Créditos de la cuenta
o Depósitos
o Notas de Crédito
o Transferencias
o Etc.
 Solicitudes de cheques para pago de proveedores o terceros
 Diario de Bancos
 Conciliación Bancaria
Ingreso de Cheques
Con esta opción, se pueden ingresar cheques de cuentas bancarias

Para ingresar a la opción de ingreso de cheques se deberá de acceder en el menú principal la

opción:
Bancos -> Cheques -> Mantenimiento -> Ingresar
O bien, presionar el icono de Mantenimiento de Cheques en la barra principal de acceso directo
del sistema:

El ingreso de un cheque tiene las siguientes características:

 Es posible generar la póliza contable al momento de ingresarlo, o bien marcar la opción
de ingresar el cheque sin póliza contable
 Se puede llevar el correlativo de cheques por cuenta bancaria.
 Es posible adjuntarle documentos de facturas de compra
  Un cheque ya ingresado no es posible modificarlo
 Los cheques son filtrados por mes y año contable

Débitos y Créditos de Bancos

Con esta opción, se pueden ingresar todos los movimientos de débitos y créditos de las cuentas
bancarias.

Para ingresar a la opción de ingreso de débitos y créditos se deberá de acceder en el menú

principal la opción:
Bancos -> Débitos y Créditos -> Mantenimiento -> Ingresar

Para poder ingresar un movimiento de débito o crédito a una cuenta bancaria, es necesario
ingresar primeramente números de movimiento en el Catálogo de Movimientos Bancarios, en la
opción del menú principal:
Bancos -> Catálogo de Movimientos Bancarios
Dentro de las opciones de débitos y créditos de bancos, está la opción de Depósitos:

Con esta opción es posible unificar los módulos de Bancos + Contabilidad + Cuentas x Cobrar de
Clientes.

En cualquiera de las opciones anteriores, es posible generar la póliza contable asociada o marcar
que no lleva póliza contable.
Adicional, también dentro de esta opción de débitos y créditos, está la opción de Transferencias,
Locales o a Terceros:
 MÓDULO DE CONTABILIDAD
El módulo de Contabilidad, es el módulo central del Sistema Empresarial - SEM, ya que es donde
se concentra todos los datos de los otros módulos auxiliares del sistema que serán procesados en
partidas contables para obtener toda la información financiera contable de la empresa.

Nomenclatura Contable

La base de la contabilidad se encuentra en la nomenclatura contable, la cual es un catálogo o lista

de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación contable que serán utilizadas para
realizar las partidas contables. Este catálogo se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo,
patrimonio) y se incluyen también las cuentas de resultados.

Los campos que se solicitan al momento de ingresar una cuenta contable son los siguientes:

CAMPO DESCRIPCION
No. Cuenta Cada cuenta contable debe estar identificada por un No. de
cuenta alfanumérico de 20 posiciones a lo máximo. Se puede
 dividir por puntos o guiones para separar cada uno de los sub-
niveles de las cuentas, o bien, sin puntos ni guiones.
Ejemplo:
1 Activo
11 Circulante
1101 Caja y Bancos
....

1 Activo
1-1 Circulante
1-1-01 Caja y Bancos
....

1 Activo
1.1 Circulante
1.1.01 Caja y Bancos

Descripción Descripción de la cuenta contable

Tipo Se debe de marcar si la cuenta va a ser Acumulativa o de

Detalle. La diferencia es que solo las cuentas de Detalle serán
utilizadas en las partidas contables. Las cuentas Acumulativas
servirán para dividir cada uno de los sub-niveles de las cuentas
contables.

Para su debido control del movimiento contable, se proporciona una serie de Catálogos para
ordenar de mejor manera los registros contables, los cuales se muestran en la siguiente imagen.

Cada una de las opciones cuenta con las opciones de Mantenimiento general de los mismos, para
poder Ingresar, Modificar, Consultar e Eliminar los datos ingresados en los mismos.

Centro de Costos: Departamentos y Secciones Contables

Las dos primeras opciones de estos catálogos determinan dos de los tres centros de costos con los
que cuenta el Sistema Empresarial (El otro centro de costo, es el del Catálogo de Agencias), con lo
que estas opciones de centro de costos se proporciona una herramienta muy poderosa para evitar
generar una nomenclatura contable demasiado grande. Estos centros de costo, se ingresaran en
las partidas contables.

Tipos de Pólizas Contables

Este catálogo es otra herramienta se utiliza para clasificar los distintos Tipos de Pólizas que se
pueden ingresar en el Sistema Empresarial - SEM. Cada tipo de póliza es definido por un código
de dos letras, la primera mayúscula y la segunda minúscula, por ejemplo:
Dr = Diario
Ve = Ventas
Ch = Cheque
....

Para cada tipo de Póliza, se llevará un correlativo, para cada mes contable de trabajo, iniciando
cada mes con el No. 1.

Los datos que se solicitan al momento de ingresar un Tipo de Póliza son los siguientes:

CAMPO DESCRIPCIÓN
Código Cada Tipo de Póliza debe estar identificado por un Código de
dos letras, la primera mayúscula y la segunda minúscula.

Nombre Nombre del Tipo de Póliza

Grupos de Cuentas Contables

Con este catálogo, se proporciona la opción con la cual se clasificará la Nomenclatura Contable,
según los grupos de las cuentas de balance (Activo, Pasivo, Patrimonio), así como las cuentas de
resultados (Ingresos y Gastos). Para agrupar dichos grupos, se utilizaran las cuentas Acumulativas.
Los datos que se solicitan al momento de ingresar un Tipo de Póliza son los siguientes:

CAMPO DESCRIPCIÓN
No. Cuenta Se deberá ingresar el No. de Cuenta contable acumulativa

Nombre Nombre de la Cuenta Contable acumulativa ingresada

Grupo Se debe de seleccionar a que grupo de cuenta pertenece, de

la lista ya definida por el Sistema Empresarial - SEM, la cual
es la siguiente:

01 = Activo
02 = Pasivo
03 = Capital
04 = Ventas
05 = Compras
06 = Variaciones
07 = Gastos/Operación
08 = Gastos Financieros
09 = Productos Financieros
 MÓDULO DE NOMINA
El módulo de Nómina será el encargado de llevar el control de los Recursos de Personal de la
empresa. Este módulo se integra totalmente con la Contabilidad, con lo cual, el trabajo del control
de personal se hace más eficiente.
Las opciones de este módulo de Nómina, se puede acceden desde las opciones mostradas en la
imagen abajo mostrada.

Empleados
La base del módulo de nóminas son los datos de los empleados, los cuales, se ingresan en tres
grupos principales, por medio de tres pestañas:
· Datos Generales
· Datos Laborales
· Otros / Observaciones
Datos Generales
Los datos generales se dividen en 4 sub-grupos, con campos que servirán para identificar a los
empleados, datos que posteriormente son utilizados en el reporte estadístico anual, solicitado
por el ministerio de trabajo.

Datos Laborales
Los datos laborales serán utilizados por el sistema para el cálculo de prestaciones y deducciones
que se harán a los empleados.
CAMPOS DESCRIPCIÓN

Puesto Se debe de ingresar un Código de Puesto que ocupa el empleado en la

empresa. Este código se ingresa en la opción de Catálogo de Puestos de
Puestos. Esta información también se utilizará para ingresarla en el
catálogo de Historial de Puesto e Incremento Salarial del empleado,
automáticamente.

Fecha de Alta Este campo nos indicara la fecha de inicio de labores del empleado en la
empresa. Esta fecha también se utilizará para ingresarla en el catálogo de
Historial de Puesto e Incremento Salarial del empleado,
automáticamente. El formato de ingreso de esta fecha es: día/mes/año

Sueldo Diario En este campo se deberá ingresar el monto del Sueldo Diario que
devengará el empleado. Este campo también se puede definir como
sueldo mensual ingresando los montos para la primera y segunda
quincena, si se desea trabajarlo de esa manera. Esto se podrá hacer en el
diálogo que aparece presionando el botón con las puntas de flecha hacia
abajo, que están al lado derecho de este campo.

Bonificación Mensual En este campo se deberá ingresar el monto de la Bonificación Mensual,

que por decreto son Q. 250.00, pero se puede modificar al monto que la
empresa proporcione como bonificación al empleado. En este campo
también se puede definir otros dos campos de Bonificaciones adicionales,
ingresando dichos montos en el diálogo que aparece presionando el botón
con las puntas de flecha hacia abajo, que están al lado derecho de este
campo.
Viáticos Este es un campo opcional, para ingresar el monto que se le asigne a un
empleado por concepto de viáticos, si la empresa lo proporciona.

Gasolina Este es otro campo opcional, para ingresar el monto que se le asigne a un
empleado por concepto de gasolina, si la empresa lo proporciona.

Paga IGSS Este campo nos indica si el empleado será afecto a descontarle el
Impuesto del Seguro Social (IGSS)

Paga ISR Este campo nos indica si el empleado será afecto a calcularle y descontarle
el Impuesto Sobre la Renta (ISR). Si se marca como “Si” es afecto, se
deberá de hacer la Proyección de ISR de Personal, en el módulo de
Percepciones y Deducciones de la Nómina, para que se le pueda descontar
dicho impuesto.

No. Afiliación IGSS En este campo, se ingresará el No. de afiliación al Seguro Social, el cual
será utilizado en la impresión del reporte de la Planilla de IGSS.

No. Carnet IRTRA En este campo, se ingresará el No. de Carnet del Instituto de Recreación
de los Trabajadores (IRTRA).

Forma de Pago Con este campo se puede definir la forma de pago del empleado, la cual
puede ser:
· Cheque
· Efectivo
· Transferencia Bancaria

Esta definición será utilizada en la impresión de reporte por forma de pago

de la Nómina.

Cta./Banco Campo para ingresar el No. de cuenta bancaria que será utilizada en el
reporte de transferencia bancaria.

Nombre/Banco Campo para ingresar el Nombre del banco que será utilizado en el reporte
de transferencia bancaria.
Agencia Se debe de ingresar el Código de Agencia a la que pertenece el empleado
en la empresa. Este código se ingresa en la opción de Catálogo de
Agencias.

Departamento Se debe de ingresar el Código de Departamento al que pertenece el

empleado en la empresa. Este código se ingresa en la opción de Catálogo
de Departamentos Contables.

Secciones Se debe de ingresar el Código de Sección a la que pertenece el empleado

en la empresa. Este código se ingresa en la opción de Catálogo de
Secciones Contables.

Paga IGSS Este campo nos indica si el empleado se le podrá pagar horas extras.

Jornada Laboral En este campo se debe de ingresar el Código de Jornada laboral a la que
pertenece el empleado en la empresa. Este código se ingresa en la opción
de Catálogo de Jornadas de Trabajo de Nomina.

Otros / Observaciones
En esta última pestaña de datos, se ingresan datos adicionales de indentificacion del empleado,
en donde, algunos de estos campos también serán utilizados en el reporte estadístico anual,
solicitado por el ministerio de trabajo.