Excel - funciones Avanzadas

Durante este curso tendrás acceso a este archivo de Excel donde puedes hacer
click a cada módulo para acceder a temas y ejercicios.

Funciones
Funciones Lógicas
Lógicas Funciones
Funciones de
de Busqueda
Busqueda 11 Funciones
Funciones de
de Busqueda
Busqueda 22

Funciones
Funciones de
de Texto
Texto Funciones
Funciones de
de Resumen
Resumen Formato
Formato Condicional
Condicional
uedes hacer

ones
ones de
de Busqueda
Busqueda 22

mato Condicional
rmato Condicional
 Módulo 1

TEORÍA

Las funciones lógicas tienen como propósito comprobar una condición. Estas se dividen en:

CONDICIONES

Las condiciones comprueba si una relación es VERDADERA o FALSA.

<= 5 <= 2 0
>= 2 >= 2 1
< 3 < 4 1
> Ciudad > Carrera 1
= ciudad = Ciudad 1
Igual(Texto 1, Texto 2) ciudad = Ciudad 0
<> 5 <> 4 1

FUNCIÓN SI

SI(Condición, valor si condición es verdadera, valor si condición es falsa)

Ingresos $ 5,000,000 Costos $ 4,000,000 Ganancias

FUNCIÓN Y y FUNCIÓN O

Y(Condición 1, Condición 2, Condición 3, …)

 5>3 5<2 1 0 0

5>3 5>4 1 1 1

O(Condición 1, Condición 2, Condición 3, …)

Ciudad>Carro 5=4 1 0 1

Ciudad<Carro 5=4 0 0 0

FUNCIÓN SI.ERROR

Si.Error(Comprobación, si sale error)

5/0 No se puede dividir entre 0

5/1 5
 Introducción
Introducción

EJERCICIOS

1) En la columna de "Pedidos con Ganancias", escriba las ganancias si hubo o

2) Si la ciudad es Cali y tuvo ganancias, en la columna de "Ganancias por unid

3) Calcule el precio promedio para cada Producto. Recuerde que cada pedido
sólo con los ingresos.

Fecha Pedidos Ciudad

1/1/2016 Producto1 Cali
1/2/2016 Producto1 Bogotá
1/3/2016 Producto2 Bogotá
1/4/2016 Producto2 Cali
1/5/2016 Producto2 Bogotá
1/6/2016 Producto2 Bogotá
1/7/2016 Producto1 Bogotá

1/8/2016 Producto2 Bogotá

1/9/2016 Producto1 Bogotá
1/10/2016 Producto1 Bogotá
1/11/2016 Producto2 Bogotá
1/12/2016 Producto1 Bogotá
1/13/2016 Producto2 Cali

1/14/2016 Producto1 Bogotá

1/15/2016 Producto1 Bogotá

1/16/2016 Producto1 Bogotá
1/17/2016 Producto1 Cali
1/18/2016 Producto1 Bogotá
1/19/2016 Producto2 Cali
1/20/2016 Producto1 Bogotá
1/21/2016 Producto2 Bogotá
1/22/2016 Producto2 Cali
1/23/2016 Producto1 Bogotá
1/24/2016 Producto1 Bogotá
1/25/2016 Producto2 Bogotá
1/26/2016 Producto2 Bogotá
1/27/2016 Producto2 Cali
1/28/2016 Producto2 Cali

1/29/2016 Producto1 Cali

1/30/2016 Producto1 Cali
cias", escriba las ganancias si hubo o 0 si no hubo

n la columna de "Ganancias por unidad: Cali" calcule estas ganancias. Tenga en cuenta que cada pedido a Cali contiene 10 unidades

Producto. Recuerde que cada pedido a Cali es de 10 unidades y ahora para Bogotá es de 15 unidades. El precio se calcula

Ingresos Costos Utilidades Pedidos con Ganancias Ganancias por unidad: Cali
$ 220,000 $ 180,000 $ 40,000
$ 160,000 $ 230,000 $ (70,000)
$ 210,000 $ 230,000 $ (20,000)
$ 150,000 $ 200,000 $ (50,000)
$ 220,000 $ 240,000 $ (20,000)
$ 130,000 $ 200,000 $ (70,000)
$ 120,000 $ 250,000 $ (130,000)

$ 250,000 $ 120,000 $ 130,000

$ 210,000 $ 130,000 $ 80,000
$ 190,000 $ 250,000 $ (60,000)
$ 170,000 $ 200,000 $ (30,000)
$ 190,000 $ 250,000 $ (60,000)
$ 230,000 $ 60,000 $ 170,000

$ 260,000 $ 140,000 $ 120,000

$ 300,000 $ 70,000 $ 230,000

$ 240,000 $ 100,000 $ 140,000
$ 280,000 $ 230,000 $ 50,000
$ 170,000 $ 190,000 $ (20,000)
$ 250,000 $ 90,000 $ 160,000
$ 240,000 $ 220,000 $ 20,000
$ 270,000 $ 180,000 $ 90,000
$ 130,000 $ 170,000 $ (40,000)
$ 150,000 $ 120,000 $ 30,000
$ 100,000 $ 160,000 $ (60,000)
$ 240,000 $ 220,000 $ 20,000
$ 130,000 $ 140,000 $ (10,000)
$ 270,000 $ 80,000 $ 190,000
$ 280,000 $ 130,000 $ 150,000

$ 150,000 $ 180,000 $ (30,000)

$ 170,000 $ 50,000 $ 120,000
 Cali contiene 10 unidades

precio se calcula

Precio Producto 1 Precio Producto 2

 Módulo 2

TEORÍA

Las funciones de búsqueda, encuentran valores particulares en una tabla

FUNCIÓN BUSCAR

BUSCAR(Valor Buscado, Vector Comparación, Vector Resultado)

Nombre Edad
Daniel 25 Nombre a buscar Daniel
Camila 34
Laura 15 Edad 25
Felipe 41
Luisa 29

FUNCIÓN BUSCARV:

BUSCARV(Valor Buscado, Matriz a Buscar, Columna, Tipo de Coincidencia)

Nombre Edad
Daniel 25 Nombre a buscar Laura
Camila 34
Laura 15 Edad 15
Felipe 41
Luisa 29

Fecha Ciudad
1/1/2016 Bogotá Fecha 1/2/2016
1/4/2016 Cartagena
1/5/2016 Manizales Ciudad Bogotá
1/10/2016 Cali
FUNCIÓN BUSCARH:

BUSCARH(Valor Buscado, Matriz a Buscar, Fila, Tipo de Coincidencia)

Nombre Daniel Clara Lucia

Edad 24 54 16
 Introducción
Introducción

EJERCICIOS

Usted tiene dos tablas de ciudades. La primera representa l

En la tabla de bodegas encuentra el costo de producción de

Calcule para cada bodega cúal es la ciudad que le genera m

Llene la matriz de Ciudad/Bodega con las utilidades utilizan

Bodegas
Costo Producción
Nombre Clara
Edad 54
 Introducción
Introducción

as de ciudades. La primera representa las ciudades donde una empresa tiene bodegas y la segunda las ciudades de clientes
gas encuentra el costo de producción de su producto y en la tabla de clientes encuentra el precio al que puede vender su producto.

odega cúal es la ciudad que le genera más utilidades, teniendo en cuenta que si vende en la misma ciudad que produjo, su costo baja a la m
udad/Bodega con las utilidades utilizando las funciones buscarV y buscarH.

Ciudades Precio Venta

Bogotá Cartagena Pereira Bogotá $ 5,000
$ 10,000 $ 5,000 $ 7,000 Cartagena $ 3,000
Pereira $ 4,000
Medellín $ 6,000
Cali $ 6,500
Villaviciencio $ 2,500

Utilidades
Ciudad/Bodega Bogotá Cartagena Pereira
Bogotá
Cartagena
Pereira
Medellín
Cali
Villaviciencio
es de clientes
vender su producto.

produjo, su costo baja a la mitad

 Módulo 3

TEORÍA

Las funciones de búsqueda, encuentran valores particulares en una tabla

FUNCIÓN INDICE

INDICE(matriz,número de fila, número de columna)

Nombre Edad Género

Daniel 25 Masculino Fila
Camila 34 Femenino Columna
Laura 15 Femenino
Felipe 41 Masculino Resultado
Luisa 29 Femenino

FUNCIÓN COINCIDIR

COINCIDIR(Valor Buscado, Vector, Tipo de Coincidencia)

Nombre Edad Género

Daniel 25 Masculino Edad
Camila 34 Femenino
Laura 15 Femenino Fila
Felipe 41 Masculino
Luisa 29 Femenino

INDICE Y COINCIDIR

La combinación de las 2 genera un buscarV más avanzado

Nombre Edad Género

Daniel 25 Masculino Edad
Camila 34 Femenino
Laura 15 Femenino Nombre
Felipe 41 Masculino
Luisa 29 Femenino
 Introducción
Introducción
3

EJERCICIOS

Usted tiene la siguiente información:

IDCiudad
CIU001
CIU002
CIU003
3
1

Laura Debe llenar el campo de Ventas Totales(C

41

15 Genero Femenino
Laura Nombre Camila
roducción
roducción

ne la siguiente información:

Ciudad Producto Precio por Unidad Ciudad

Bogotá Producto 1 $ 2,000 CIU001
Cali Producto 2 $ 3,000 CIU002
Medellín CIU003

nar el campo de Ventas Totales(Cantidad vendida*Precio por Unidad) sin crear nuevas columnas. Puede utilizar todas las funciones de busq

Fecha Ciudad Producto Ventas Totales

1/1/2016 Medellín Producto 2
1/2/2016 Medellín Producto 1
1/3/2016 Medellín Producto 2
1/4/2016 Medellín Producto 1
1/5/2016 Cali Producto 1
1/6/2016 Medellín Producto 2
1/7/2016 Bogotá Producto 2
1/8/2016 Cali Producto 1
1/9/2016 Cali Producto 1
1/10/2016 Cali Producto 1

1/11/2016 Medellín Producto 1

1/12/2016 Medellín Producto 1
1/13/2016 Bogotá Producto 2
1/14/2016 Bogotá Producto 2
1/15/2016 Medellín Producto 2
1/16/2016 Bogotá Producto 2
1/17/2016 Medellín Producto 2
1/18/2016 Medellín Producto 2
1/19/2016 Medellín Producto 1
1/20/2016 Cali Producto 1
1/21/2016 Medellín Producto 1
1/22/2016 Cali Producto 2
1/23/2016 Medellín Producto 1
1/24/2016 Cali Producto 1
1/25/2016 Bogotá Producto 1
1/26/2016 Cali Producto 2
1/27/2016 Medellín Producto 2
1/28/2016 Cali Producto 1
1/29/2016 Bogotá Producto 1
1/30/2016 Medellín Producto 1
1/31/2016 Bogotá Producto 1
 Unidades por pedido
Producto 1 Producto 2
10 15
12 11
13 16

e utilizar todas las funciones de busqueda.

 Módulo 4

TEORÍA

Las funciones de texto le permite interactuar con texto para obtener información de interés.

FUNCIÓN CONCATENAR

CONCATENAR(Texto1, Texto2, Texto3, …)

Nombre Apellido Nombre y Apellido

Natalia Santamaría NataliaSantamaría
Pedro Gómez Pedro Gómez
Luis Salas Luis Salas

FUNCIÓN IZQUIERDA Y FUNCIÓN DERECHA

IZQUIERDA(Texto,Número de Caracteres)
DERECHA(Texto,Número de Caracteres)

PLACAS Izquierda Derecha

BSR954 BSR 954
BWX563 BWX 563
YYI112 YYI 112

FUNCIÓN EXTRA

EXTRAE(Texto, Posición Inicial, Número de Caracteres)

PLACAS Última Letra Primeros 2 números

BSR954 R 95
BWX563 X 56
YYI112 I 11

FUNCIÓN HALLAR

HALLAR(Texto Buscado, Dentro del Texto, Numero Inicial)

 Correo ¿Dónde está el @? ¿Donde está el punto del .com?
[email protected] 9 15
[email protected] 15 23
[email protected] #VALUE! 13

FUNCIÓN LARGO

LARGO(Texto)

[email protected] 18
45 2
 Introducción
Introducción

EJERCICIOS

Usted tiene la información de nuevos empleados en la empresa. Debe crear un

1) Usar la primera letra del primer nombre y la primera letra del segundo nomb
2) Si no tiene segundo nombre, entonces usar sólo la primera letra del primer n
3) Usar las últimas 5 letras del apellido, si tiene menos de 5, usar todas.
4) Usar un punto '.' como separación entre las letras del nombre y el apellido
5) En la columna ID, el tercer caracter representa el área al que va a entrar:

Letra Área
F Finanzas
C Compras
R Recursos Humanos

Si entra a finanzas o compras el correo después del arroba será administrativo.

6) En el ID encuentra tambíen el código de la ciudad en la que trabajará:

Código Ciudad
BOG Bogotá
CLO Cali
PTY Panamá

Tenga en cuenta que el código de la ciudad no se encuentra siempre en la mism

debe ser .com.co, de lo contrario sólo .com.

Puede ver unos ejemplos en las primeras dos filas y debe crear el correo en la c
Recuerde que la función que escribirá debe funcionar para todos los casos.

Primer Nombre Segundo Nombre

Daniel Felipe
Laura
Felipe
Camila
Diego Eduardo
David Ernesto
stá el punto del .com? Natalia
15 Maria Lucia
23 Camilo Andrés
13 Juan
 en la empresa. Debe crear un correo con las siguientes especificaciones:

rimera letra del segundo nombre.

lo la primera letra del primer nombre.
menos de 5, usar todas.
ras del nombre y el apellido
el área al que va a entrar:

del arroba será administrativo.com. Si entra a Recursos Humanos, será recursos.com

dad en la que trabajará:

e encuentra siempre en la misma posición. Si la ciudad es Bogotá o Cali, entonces el correo

s y debe crear el correo en la columna correo. (Puede usar todas las funciones que hemos visto)
onar para todos los casos.

Apellido Código Correo

Castaño 32F1IBOG df.stañ[email protected]
Diaz 21R122PTYG5 [email protected]
Lopez 22C293CLO
Otero AGF23PTYLO
Melo 12RBOG1
Castillo LRFBOG2
 Vargas 11CCLO999
Torres 45CCLO23
Cuervo 45RHHPTY
Tamayo FDF1PTY2
 Módulo 5

TEORÍA

Las funciones de resumen son importantes para el cálculo rápido de resultados. Se conocen la función SU
PROMEDIO, entre otras, que son de uso diario. Pero hay muchas más que generan resultados mucho más interesan

FUNCIÓN CONTAR.SI

CONTAR.SI(Rango,Criterio)

Nombre Género
Natalia Femenino Femenino 3
Pedro Masculino Masculino 2
Luis Masculino
Lina Femenino
Camila Femenino

FUNCIÓN SUMAR.SI Y PROMEDIO.SI:

SUMAR.SI(Rango, Criterio, RangoSuma)

PROMEDIO.SI(Rango, Criterio, RangoPromedio)

Clientes Ciudad Ingresos

Cliente 1 Ciudad 1 $ 35,000 Sumar Ingresos por Cliente
Cliente 1 Ciudad 1 $ 33,000 Cliente 1
Cliente 2 Ciudad 2 $ 38,000
Cliente 1 Ciudad 1 $ 47,000 Promedio de Ingresos para un nivel de ingr
Cliente 1 Ciudad 2 $ 37,000 $ 40,000.00
Cliente 1 Ciudad 2 $ 37,000
Cliente 2 Ciudad 1 $ 39,000
Cliente 1 Ciudad 1 $ 49,000

FUNCIONES PROMEDIO.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango Promedio,Rango Criterio 1, Criterio 1, Rango Criterio 2, Criterio 2,…)

Clientes Ciudad Ingresos

Cliente 1 Ciudad 1 $ 35,000 Promedio de ingresos para el Cliente 1 en l
Cliente 1 Ciudad 1 $ 33,000
Cliente 2 Ciudad 2 $ 38,000 $ 41,000.00
Cliente 1 Ciudad 1 $ 47,000
Cliente 1 Ciudad 2 $ 37,000 Contar el número de registros de la ciudad
Cliente 1 Ciudad 2 $ 37,000
Cliente 2 Ciudad 1 $ 39,000 1
Cliente 1 Ciudad 1 $ 49,000
 Introducción
Introducción

EJERCICIOS

ados. Se conocen la función SUMA, MAX, MIN, Cuenta con la siguiente información de reservas para un ho
n resultados mucho más interesantes.

ID Reserva Fecha de Entrada

1 7/12/2016
2 7/3/2016
3 7/28/2016
4 7/29/2016
5 7/24/2016
6 7/8/2016
7 7/4/2016
8 7/24/2016
9 7/11/2016
10 7/21/2016
11 7/17/2016
12 7/14/2016
13 7/1/2016
14 7/19/2016
15 7/25/2016
16 7/27/2016
mar Ingresos por Cliente
$ 238,000.00
1) En la columna de la duración, calcule la duración de la e
o de Ingresos para un nivel de ingresos
$ 48,000.00 2) Estime el ingreso promedio para cada habitación, la dura

Habitación
HAB 1
HAB 2
HAB 3
HAB 4
terio 2, Criterio 2,…) HAB 5
HAB 6
HAB 7
o de ingresos para el Cliente 1 en la Ciudad 1

3) Calcule el número de reservas que entraron después del

número de registros de la ciudad 2 entre 38000 y 45000 Número de Reservas

4) Estime la suma de ingresos de las reservas para una dura

Suma de Ingresos
ción
ción

te información de reservas para un hotel:

Fecha de Salida Huéspedes Habitación Precio por Noche Duración

7/15/2016 2 HAB 6 $ 80,000
7/8/2016 1 HAB 1 $ 80,000
7/31/2016 3 HAB 4 $ 80,000
8/2/2016 2 HAB 4 $ 100,000
7/29/2016 3 HAB 7 $ 90,000
7/9/2016 1 HAB 2 $ 90,000
7/7/2016 1 HAB 2 $ 90,000
7/28/2016 2 HAB 7 $ 90,000
7/16/2016 3 HAB 5 $ 100,000
7/22/2016 2 HAB 7 $ 80,000
7/19/2016 3 HAB 3 $ 80,000
7/17/2016 2 HAB 1 $ 90,000
7/2/2016 1 HAB 3 $ 80,000
7/21/2016 3 HAB 6 $ 80,000
7/27/2016 2 HAB 5 $ 100,000
7/29/2016 2 HAB 6 $ 90,000

a duración, calcule la duración de la estadia

romedio para cada habitación, la duración promedio y el número de reservas para cada habitación

Ing. Promedio Dur Promedio Núm Reservas

de reservas que entraron después del día 27 y salieron antes del día 29
Número de Reservas

ingresos de las reservas para una duración de al menos de 2 días, una tarifa de $100,000 y sólo para las habitaciones pares.
Suma de Ingresos
 Módulo

TEORÍA

Para hacer que un archivo de Excel tenga aún más detalle y poder de deción, mostrar de forma gráfica los r
Manejar formatos condicionales, ayuda a cumplir este objetivo ya que con colores y formas, se logra que un archivo

ESCALAS DE COLOR

19 14 11 7
8 4 1 2
20 5 17 30
21 2 21 16
20 27 30 9
8 25 15 19
8 11 26 9
25 15 20 12

BARRA DE DATOS

19 14 11 7
8 4 1 2
20 5 17 30
21 2 21 16
20 27 30 9
8 25 15 19
8 11 26 9
25 15 20 12

CONJUNTO DE DATOS

19 14 11 7
8 4 1 2
20 5 17 30
21 2 21 16
20 27 30 9
 8 25 15 19
8 11 26 9
25 15 20 12
 Módulo 6

mostrar de forma gráfica los resultados ayuda bastante.

ormas, se logra que un archivo sea más interactivo.

MODIFICAR PREDETERMINADOS

14 14 14
4 4 4
5 -10 -10
2 2 2
27 27 27
25 25 25
11 11 11
15 15 15

CREAR FORMATOS

2 2
7 7
30 30
16 16
9 9
19 19
9 9
12 12

FORMATOS POR FÓRMULA

Colorear todos los campos donde los ingresos sean mayores a $10000 pero sólo para el Cliente 1.

Cliente Ingresos
Cliente 1 5000 0
Cliente 2 30000 0
Cliente 2 2000 0
Cliente 1 11000 1
 Introducción
Introducción

EJERCICIO

Usted cuenta con información de ventas. Con formatos condicionales realice lo siguie

1) Con iconos muestre como positivo los registros que venden más del 50% del prome

2) Con barras de datos, agregue un formato condicional donde en verde muestre gana

3) Pinte de fondo Rojo y letra blanca los pedidos que son del producto 1, de la ciudad
Pinte de fondo Verde y letra amarilla los pedidos que son del producto 2 con utilida

Fecha Pedidos Ciudad Ingresos Costos

1/1/2016 Producto1 Cali $ 220,000 $ 180,000
1/5/2016 Producto1 Bogotá $ 160,000 $ 230,000
1/9/2016 Producto2 Bogotá $ 210,000 $ 230,000
1/15/2016 Producto2 Cali $ 150,000 $ 200,000
1/20/2016 Producto2 Bogotá $ 220,000 $ 240,000
1/24/2016 Producto2 Bogotá $ 130,000 $ 200,000
1/30/2016 Producto1 Bogotá $ 120,000 $ 250,000
2/5/2016 Producto2 Bogotá $ 250,000 $ 120,000
2/9/2016 Producto1 Bogotá $ 210,000 $ 130,000
2/12/2016 Producto1 Bogotá $ 190,000 $ 250,000
2/15/2016 Producto2 Bogotá $ 170,000 $ 200,000
2/20/2016 Producto1 Bogotá $ 190,000 $ 250,000
2/24/2016 Producto2 Cali $ 230,000 $ 60,000
3/1/2016 Producto1 Bogotá $ 260,000 $ 140,000
3/7/2016 Producto1 Bogotá $ 300,000 $ 70,000
3/13/2016 Producto1 Bogotá $ 240,000 $ 100,000
3/17/2016 Producto1 Cali $ 280,000 $ 230,000
o sólo para el Cliente 1. 3/20/2016 Producto1 Bogotá $ 170,000 $ 190,000
3/23/2016 Producto2 Cali $ 250,000 $ 90,000
3/29/2016 Producto1 Bogotá $ 240,000 $ 220,000
4/4/2016 Producto2 Bogotá $ 270,000 $ 180,000
4/10/2016 Producto2 Cali $ 130,000 $ 170,000
4/16/2016 Producto1 Bogotá $ 150,000 $ 120,000
4/23/2016 Producto1 Bogotá $ 100,000 $ 160,000
4/28/2016 Producto2 Bogotá $ 240,000 $ 220,000
5/1/2016 Producto2 Bogotá $ 130,000 $ 140,000
5/4/2016 Producto2 Cali $ 270,000 $ 80,000
5/11/2016 Producto2 Cali $ 280,000 $ 130,000
5/16/2016 Producto1 Cali $ 150,000 $ 180,000
5/19/2016 Producto1 Cali $ 170,000 $ 50,000
icionales realice lo siguiente:

en más del 50% del promedio en Cantidad. Y como negativo menos del 50%.

de en verde muestre ganancias y en rojo perdidas en el campo de utilidades.

producto 1, de la ciudad de Cali y el Precio mayor a $15,0000

del producto 2 con utilidades positivas y ciudad Bogotá

Utilidades Cantidad Precio

$ 40,000 14 $ 15,714.29
$ (70,000) 17 $ 9,411.76
$ (20,000) 17 $ 12,352.94
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