Guia - de - Aprendizaje Act 4

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
 Denominación del Programa de Formación: Organización Documental

 Código del Programa de Formación: 12345678
 Nombre del Proyecto N.A.
 Fase del Proyecto N.A.
 Actividad de Proyecto NA.
 Competencia: organizar archivos de gestión según la normatividad vigente
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar los principios archivísticos a los documentos para su
archivo.
 Duración de la Guía: 10 Horas
2. PRESENTACIÓN
El SENA extiende un cordial saludo de bienvenida al programa de formación Organización documental,

durante el desarrollo de la presente actividad de aprendizaje AA1. Debe aplicar los principios archivísticos
para la clasificación documental en las organizaciones, teniendo en cuenta la normatividad vigente y
legislación de la misma.
El programa propende a que fortalezca y mejore los procesos de organización de documentos en las
empresas tanto públicas y privadas, por lo que se debe conocer y estudiar los principios de la clasificación
de documentos y la legislación vigente que aplique a este tipo de labores al interior de las instituciones.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
 Descripción de la(s) Actividad(es)
Antes de abordar el tema de estudio, deberá realizar las siguientes actividades previas al proceso formativo:
 Sondeo de conocimientos previos (permite medir el nivel de conocimientos de los participantes

acerca de la temática del programa).
 Presentación en el Foro social donde realizará una corta presentación de su vida personal y experiencia
laboral o estudios en el tema (El foro social, es un espacio de encuentro entre aprendices e instructor,
donde se pueden compartir expectativas, proyectos de vida e intereses; con la participación en este
foro, se busca crear lazos de compañerismo, esparcimiento y reflexión)
 Actividad de Reflexión inicial

Partiendo de este pensamiento: Un archivo bien organizado, permite acceder a información
confiable en el momento oportuno, lo que conlleva a tomar decisiones eficaces, teniendo como
testimonio lo descrito en los documentos.
¿Qué factores inciden en la correcta organización de la información en las instituciones?
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
Nota: esta actividad no es calificable
 Actividad de Apropiación del conocimiento
Evidencia de conocimiento
Cuestionario: estructura orgánica de la empresa
El Aprendiz deberá responder un cuestionario relacionado con la estructura orgánica de la empresa, su

jerarquía, conceptos básicos de archivo, clasificación documental, serie y sub-serie, normatividad, ley
de transparencia y el derecho que tenemos todos los ciudadanos de acceder a la información.
Evidencia de desempeño
Presente en la Infografía la respuesta al interrogante planteado en la primera evidencia de esta guía de

aprendizaje, denominada: Reflexionar sobre ¿Qué factores inciden en la correcta organización de la
información en las instituciones? En el desarrollo de esta actividad, se pondrá en práctica el
conocimiento adquirido con el estudio del material de formación.
Para realizar la infografía tenga en cuenta las recomendaciones que se citan a continuación:
1. Elija el tema de la infografía (en este caso es la metodología del SENA utilizada en los procesos de
enseñanza).
2. Identifique las fuentes de información para la infografía.
3. Organice las ideas.
4. Cree un bosquejo de la infografía (hacer uso de imágenes que permitan representar los conceptos).
5. Diseñe la infografía.
6. Utilice herramientas para crear infografías.
Nota: esta actividad es calificable
 Ambiente Requerido: Aula de Clase.

 Materiales: Principios archivísticos y su clasificación dentro de una organización y Ley 1712 de 2014.
Video: Importancia de la organización documental en las empresas y La importancia de la gestión
documental.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento : Cuestionario

Evidencia de conocimiento
Cuestionario: estructura
orgánica de la empresa. Lista de Chequeo: Infografía
Evidencias de Desempeño: Identifica y clasifica los

Evidencias de documentos de archivo
Producto:Infografía: Reflexionar aplicando los principios
sobre los factores que inciden en archivísticos
la correcta organización de la
información en las instituciones
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS:
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Organización documental: conjunto de actividades técnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupación de documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo
de sus funciones o actividades
Serie documental: es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

producidos de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas
Tipo documental: unidad documental simple, originada en una actividad administrativa
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS:
García, J. C. (6 de Marzo de 2009). Archivo y Clases de Documentos. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016, de:
https://goo.gl/2oqJMt
Gómez, D. (24 de octubre de 2010). ¿Qué es un Documento de Archivo? Recuperado el 29 de Septiembre de 2016, de
slideshare.net: https://goo.gl/2SQKWQ
Monsalve, Y. (25 de Enero de 2011). Organización de Documentos. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016, de:
https://goo.gl/6rnBlB
Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. [Congreso de la República de Colombia] .Recuperado de
http://www.anticorrupcion.gov.co/SiteAssets/Paginas/Publicaciones/ley-1712.pdf
www.conasaitworks.es (2014). La importancia de la gestión documental.

Recuperado de http://www.conasa.es/blog/la-importancia-la-gestion-documental/
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Diana Murillo Ospina Instructor Centro 03/12/2019

Biotecnología
Palmira- Valle
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)

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 Denominación del Programa de Formación: Organización Documental

El SENA extiende un cordial saludo de bienvenida al programa de formación Organización documental,

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es)

 Sondeo de conocimientos previos (permite medir el nivel de conocimientos de los participantes

 Actividad de Reflexión inicial

Nota: esta actividad no es calificable

 Actividad de Apropiación del conocimiento

Cuestionario: estructura orgánica de la empresa

El Aprendiz deberá responder un cuestionario relacionado con la estructura orgánica de la empresa, su

Presente en la Infografía la respuesta al interrogante planteado en la primera evidencia de esta guía de

2. Identifique las fuentes de información para la infografía.

3. Organice las ideas.

6. Utilice herramientas para crear infografías.

Nota: esta actividad es calificable

 Ambiente Requerido: Aula de Clase.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evidencias de Conocimiento : Cuestionario

Evidencias de Desempeño: Identifica y clasifica los

Organización documental: conjunto de actividades técnicas y administrativas cuya finalidad es la

Serie documental: es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

Tipo documental: unidad documental simple, originada en una actividad administrativa

www.conasaitworks.es (2014). La importancia de la gestión documental.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Diana Murillo Ospina Instructor Centro 03/12/2019

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

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