CAPACITACION WOR NIVEL 4

DESARROLLO DE LA GUIA EN WORD

2 DE SEPTIEMBRE DE 2019
LUZ DARY ACOSTA
ORITO PUTUMAYO
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1 Contenido
ACTIVIDAD 5................................................................................................................................................. 2
2 Capítulo 10: Plantillas............................................................................................................................ 2
10.1 Utilización de plantillas en Word ...................................................................................................... 3
3 10.2 Modificar plantillas........................................................................................................................ 4
4 Capítulo 11 Imágenes y gráficos ............................................................................................................ 5
5 11.2 Tipos de archivos gráficos .............................................................................................................. 6
6 11.3 Insertar imágenes.......................................................................................................................... 6
7 Imagines Prediseñadas ........................................................................................................................ 6
8 Desde archivo ....................................................................................................................................... 7
9 11.4 Manipular imágenes ...................................................................................................................... 7
10 11.5 Insertar Formas y dibujar.......................................................................................................... 9
11 11.6 Añadir texto a los gráficos ...................................................................................................... 10
12 11.7 Modificar gráficos................................................................................................................... 10
13 11.8 Insertar Word......................................................................................................................... 12
14 11.9 insertar gráficos de Excel .................................................................................................... 13
15 11.10 Insertar imágenes desde el portapapeles .............................................................................. 14
16 Capítulo #13: Combinar correspondencia ....................................................................................... 14
17 13.1 Conceptos previos .................................................................................................................. 15
18 13.2 Crear el documento principal.................................................................................................. 15
19 13.3 La pestaña Correspondencia ................................................................................................... 16
13.4 Insertar campos de combinación .................................................................................................... 17
20 Agregar campos de combinación individuales ................................................................................ 18
21 13.5 Ver datos combinados ............................................................................................................ 19
22 13.7 Buscar un registro .................................................................................................................. 19
13.8 Editar documentos individuales ..................................................................................................... 20
23 13.9 Combinar al imprimir.............................................................................................................. 21
Capítulo 14: Tablas de contenido e ilustraciones. ........................................................................................ 21
Si faltan entradas ................................................................................................................................ 22
24 14.3 Tablas de ilustraciones ........................................................................................................... 23
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ACTIVIDAD 5.
Para desarrollar los siguientes temas: a) Identifique los conceptos y procedimientos necesarios

2 Capítulo 10: Plantillas

Una Plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente
el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los
formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies
de página.
Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por
ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar
al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.

Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de documento es plantilla
de documento (.dotx)

La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los
datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos
utilizar cuantas veces queramos.

Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la
plantilla Normal.dotx.

Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es
la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos
nuevos.

En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato de Fuente,
hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos,
esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx.

Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y
posteriormente guardarla.

Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nos acordamos cómo estaba en su
estado original podemos volver a tener la plantilla original borrándola, es decir eliminar el
archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La próxima vez que abramos Word con un documento nuevo se
creará automáticamente.

Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a
utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y
también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.

Para utilizar las Plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botón Office , como puedes ver
en esta imagen.
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10.1 Utilización de plantillas en Word

Para utilizar las Plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botón Office , como puedes ver
en esta imagen.

Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puedes ver en esta
Imagen.
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas
más habituales cuando estamos creando un nuevo documento,
como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo
documento a partir de otro ya existente. También nos permite
crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que
vamos a ver a continuación.
Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la
hora de elegir una plantilla:
Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción
accedemos al sitio web de Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta
página Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos.
Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del
ordenador.
Destacado te permite elegir entre las plantillas más usadas en el ordenador.
Mis plantillas, donde aparecerán las que haya creado. Este cuadro de diálogo nos muestra las
plantillas disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese.
Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que
ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.
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3 10.2 Modificar plantillas

Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto las plantillas
proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de documentos Word 2007, como
veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla
Primero hay que abrirla, para ello desde el Botón Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de
la misma forma que hemos visto en el punto anterior. Se abrirá un cuadro de diálogo como éste.

Seleccionar la categoría donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax Profesional.
Si no dispones de esa plantilla, puedes utilizar otra parecida.
Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, así una
vez modificada la plantilla, la guardará como plantilla y no como documento Word.
Haremos clic en Crear y se abrirá la plantilla Fax profesional (tendrá el diseño que ya vimos en el punto
anterior).

Sobre esa plantilla podremos hacer todas las

modificaciones en el diseño que queramos. Por
ejemplo, sustituiremos Compañía por el nombre de nuestra organización, así ya no tendremos que
introducirlo cada vez. También cambiaremos el tamaño y el tipo de letra de "Fax", etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseño, como muestra esta imagen. Ahora sólo nos quedaría guardar la
plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecerá un cuadro de diálogo como el que
vemos a continuación.
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4 Capítulo 11 Imágenes y gráficos

11.1 Introducción
Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que
sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.
Un excelente procesador de textos como es Word2007 no podía dejar de tener en cuenta que la imagen
cada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este
aspecto como vamos a ir viendo.
En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para
saber a qué nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los
elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y
gráficos:
Imágenes
Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene
organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más
grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las
forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como
un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también
son imágenes vectoriales.
Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de
Internet, de programas como Protosol, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre
estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se
pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada
uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de
tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden
perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de
imágenes no vectoriales
Gráficos
Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.
WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.
SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.
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Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Hay algunos objetos más que podrían ampliar esta relación, como el sonido y los vídeos digitales, aunque
esto lo trataremos en la próxima ampliación de este curso.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar
el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a
continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las
pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica
atractiva

5 11.2 Tipos de archivos gráficos

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados.
Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por
ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.

6 11.3 Insertar imágenes

Al hacer clic en la pestaña Insertar aparecerá una sección con estas opciones.
Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, los puntos siguientes veremos el
resto de las opciones.

7 Imagines Prediseñadas
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes
ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que
buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles.
Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto, como
puedes ver en la imagen de más a la derecha.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, por
ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.
En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos;
también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo,
podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG.
Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el disco de Word2007 para
copiar la imagen a tu disco duro.
Puedes ver cómo insertar imágenes prediseñadas con más detalle en este tema básico.
También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office Online.
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8 Desde archivo
Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya
conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará
en nuestro documento

9 11.4 Manipular imágenes

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la
imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos.
Una vez seleccionada podremos manipularla seleccionando la pestaña Formato:

Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una
doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.
Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la sección Tamaño de esta pestaña:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se
activará el modo de recorte.
Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrástralo hasta a la posición que deseas enmarcar.
Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.
Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.
En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de recorte
utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
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Mediante esta pestaña podrás acceder a otras muchas opciones, veámoslas:

Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen

Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.

Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable también
encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes con
determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).
Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las
seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.
Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo,
podemos volver a la imagen original mediante este botón.
Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la
ventana.

Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver
en los iconos de esta ventana.
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Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel.
Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel.
Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.
Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.
Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen
Desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de poder añadirle un contorno o
enmarcarla en determinada forma.
Utiliza los Estilos predeterminados para añadir mayor vistosidad al resultado final.

10 11.5 Insertar Formas y dibujar

Dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás de multitud
de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.
Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano
alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.
Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer
el tamaño que tendrá la forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres
que tome la forma.
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11 11.6 Añadir texto a los gráficos

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato,
deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el
texto, y a continuación insertar el texto
Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el
botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y
automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.
Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

12 11.7 Modificar gráficos

Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones.
Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y
aparecerán unos puntos de control a su alrededor.
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Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la
derecha.

Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las
esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original.

Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del
gráfico. En este caso un triángulo isósceles se ha convertido en escaleno.

Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el círculo verde que vemos en la parte superior central
de la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el
ratón.
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También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D,...
Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.
Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las
imágenes, además de estilos rápidos y de forma.

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. Y
tipo de contorno discontinuo.

13 11.8 Insertar Word

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que
introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word
creará un objeto gráfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto
quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y
también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí.
Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.
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A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado.

Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.
También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio Formato.

14 11.9 insertar gráficos de Excel

Word 2007 utiliza Excel para representar información numérica en forma gráfica.
Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico.
Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que quieres insertar.
Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.
Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.
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Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.
Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos,
desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El gráfico se dibuja automáticamente a
partir de los datos introducidos.

Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico , que aparece en la
pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.
También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las opciones de
presentación del gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc...

Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y visualización del
gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

15 11.10 Insertar imágenes desde el portapapeles

11.11 Insertar imágenes desde el portapapeles

16 Capítulo #13: Combinar correspondencia

Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se
repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta
según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas
existan en el lugar donde están almacenados los datos.
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Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de

sobres, generar recibos, etc.

17 13.1 Conceptos previos

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento
principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de
datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta
naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un
registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una
tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por
ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta
potente utilidad de Word.
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto
fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en
la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy
sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de
correo electrónico, sobres, etc...)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

18 13.2 Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto
fijo.
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Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en
la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer

paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va
preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la
opción deseada.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que

queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico,
sobres, etc...)

Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo

paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento

que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el
documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos
una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic

en Siguiente para continuar con el asistente.

19 13.3 La pestaña Correspondencia

Correspondencia: En esta pestaña se podrán encontrar funciones como:
Crear: En este recuadro se pueden modificar el documento para poder crear con el sobres o etiquetas que
son usadas para las cartas.
Iniciar combinación de correspondencia: En este recuadro se puede ajustar e iniciar la combinación de
correspondencia que consiste en traer nombres y otra información de una base de datos.
Escribir e insertar campos: En este recuadro podrá especificar los datos que quiere que sean reemplazados
por la información de la carta modelo.
Vista previa de resultados: En este recuadro se muestra como sería el resultado al realizar la acción
anteriormente nombrada.
Finalizar: En este recuadro se finaliza la combinación de datos reemplazados.
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Revisar: En esta pestaña se podrán encontrar funciones como:

Revisar: En este recuadro se puede activar la función de revisión ortográfica que corrige todos los errores
que tenga el documento.
Comentarios: En este recuadro se puede insertar un comentario al finalizar el documento.
Seguimiento: Controla diferentes cambios que se le hayan realizados al documento.
Cambios: En este recuadro se pueden aceptar o rechazar los cambios propuestos por el sistema para el
documento de Word.
Comparar: En este recuadro se puede comparar o combinar las versiones de un documento.
Proteger: En este recuadro se puede restringir los cambios que se le pueden hacer al documento.
Vista: En esta pestaña se podrán encontrar funciones como:
Vistas de Documento: En este recuadro se puede especificar el tipo de vista que se desea.
Mostrar u Ocultar: En este recuadro se puede especificar lo que desea que se vea en la ventana de trabajo.
Zoom: En este recuadro se puede ajustar el tamaño de la hoja en la que se está trabajando. Ventana:
En este recuadro se da la ayuda al usuario de cuando copia de un documento a otro organizar las ventanas

13.4 Insertar campos de combinación

Cuando haya conectado un origen de datos al documento, agregar campos de combinación es una forma de
personalizar un documento con información del origen de datos. Los campos de combinación proceden de
los encabezados de columna del origen de datos.
Podrían extraer datos de una hoja de cálculo de Excel en una circular.
Windows macos
Aquí se muestra un ejemplo de cómo las colecciones de Bloque de direcciones y Línea de saludo de los
campos de combinación

Datos colocados en los campos de combinación de correspondencia

Los campos Bloque de direcciones y Línea de saludo son colecciones de campos de combinación.
Agregar un Bloque de direcciones
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Haga clic o pulse en el lugar del documento donde quiera agregar el bloque de direcciones.
En la pestaña Correspondencia, elija Bloque de direcciones.
Word ofrece opciones para elegir la formalidad del nombre en la dirección.
Agregar una Línea de saludo
Haga clic o pulse en el lugar del documento donde quiera agregar el saludo.
Elija Línea de saludo.
Elija el estilo de nombre que quiera usar y establezca otras opciones.

Opciones de Línea de saludo

20 Agregar campos de combinación individuales

Para incluir datos como números telefónicos o direcciones de correo electrónico, debe insertar esos campos
de combinación específicamente. Asimismo, un campo de combinación como Nombre no tiene que formar
parte de un Bloque de direcciones o Línea de saludo. Si quiere personalizar un documento incluyendo los
nombres de los destinatarios, inserte el campo de combinación Nombre por sí solo.
Haga clic o pulse en el lugar donde quiera el campo de combinación.
Elija la flecha abajo situada junto a Insertar campo de combinación y seleccione un campo.

Menú de campos disponibles Insertar campo de combinación

Si no ve el nombre del campo en la lista, elija Insertar campo de combinación Elija Campos de base de datos
para ver la lista de campos que están en el origen de datos
Elija Insertar.
Usar reglas para una personalización más sofisticada
Es posible que quiera que el mensaje sea diferente en función de los datos de determinados campos del
origen de datos. Por ejemplo, las facturas podrían incluir las palabras "Vencido" para los clientes cuyo valor
del campo Fecha de vencimiento sea una fecha en el pasado.
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Este nivel de sofisticación varía en función de la configuración de reglas y códigos de campo. En la pestaña
Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, elija Reglas y seleccione el tipo de regla que quiere
agregar.
Para obtener más información sobre cómo puede usar las reglas de combinación de correspondencia, vea
Configurar reglas de combinación de correspondencia.

21 13.5 Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el botón .
Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de
datos.

Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de
son del origen de datos, una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono

, los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

22 13.7 Buscar un registro

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto
pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón

. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo

lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a
la derecha.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.

Hacer clic en el botón Buscar siguiente.

Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
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La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro
no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos
devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un cuadro de diálogo

donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas características.

13.8 Editar documentos individuales.

Introducimos estos campos, con las técnicas descritas en otras entradas. Hay que ser muy cuidadoso con los
espacios en blanco, saltos de párrafo y el salto de página.
Así preparamos el documento con campos condicionales, texto y campos de combinación.
El primer campo:
Esta condicional comprueba si hay un solo DNI, en cuyo caso pone el número y las facturas que tiene, Si hay
más de uno, nuestro caso, no pone nada. Es lo que significa “”.
El segundo campo:
{Set DNI1 {mergefield DNI}}
Selecciona el primer DNI de la columna DNI de nuestra base de datos, para preparar la siguiente operación.
El tercer campo:
Si el DNI siguiente es diferente del anterior, entonces introduce un salto de página y escribe el texto que
pongamos y los dos campos de combinación DNI y todas las facturas que tenga. El valor falso de la
condición, cuando ya no hay más DNI diferentes: introduce el último DNI y sus facturas.
Una vez introducidos, cuidadosamente los campos con el texto que necesitemos y nuestros propios campos
de combinación (los encabezados de las columnas de la base de datos), hacemos la combinación de
correspondencia:
1. En Iniciar combinación de correspondencia, elegimos Directorio
2. En Seleccionar destinatarios, nuestra base de datos
3. Finalmente clic en Editar documentos individuales… desde Finalizar > Finalizar y combinar.
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Este es el resultado final con tres hojas, una por DNI cada una con las tres facturas que adeuda.

23 13.9 Combinar al imprimir

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha.

Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el
primero.
En hasta ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el
último,

Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2Hasta: en blanco); los
tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3Capítulo 14: Tablas de contenido e ilustraciones

Capítulo 14: Tablas de contenido e ilustraciones.

Preparar tabla de contenidos

1. Coloque el cursor en el lugar donde desea agregar la tabla de contenido.

2. Vaya a Referencias > Tabla de contenido. y elija un estilo automático.
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3. Si realiza cambios en el documento que afectan a la tabla de contenido, actualice la tabla de contenido
haciendo clic con el botón secundario en la tabla de contenido y seleccionando Actualizar campo.

Para actualizar la tabla de contenido manualmente, consulte actualizar una tabla de contenido.

Si faltan entradas

Las entradas que faltan suelen suceder porque los títulos no tienen formato de título.

1. Para cada título que desee en la tabla de contenido, seleccione el texto del título.
2. Vaya a la Página de inicio > estilos y, después, haga clic en Título 1.

3. Actualice la tabla de contenido.

Para actualizar la tabla de contenido manualmente, consulte actualizar una tabla de contenido

. Generar la tabla de contenidos

1. Colocar el curso en el punto donde se quiere insertar la tabla de contenido, en este caso al inicio de
cada capítulo. 2. Seleccionar del menú principal la opción Insertar y dentro del submenú la opción
Índice y tablas Figura 1.2 Inserción de Índice y Tablas en Word 2000. Una vez seleccionada está
opción aparecerá la Pantalla de Índice y tablas, se debe seleccionar la pestaña correspondiente a
Tabla de contenido. Figura 1.3. Pantalla para Tablas de Contenido en Word 2000 Dentro de esta
pantalla seleccionar el formato Clásico y en la opción Mostrar Niveles cuantos se necesiten. Por
ejemplo 4.2.1 sería un tercer nivel, si existe un 4.2.1.2 se trata de 4 niveles. Presionar Aceptar, en
ese momento aparecerá en el punto seleccionado el índice generado. En algunos casos por error o
de forma automática un texto queda marcado como título 1, titulo 2, titulo 3, etc. sin serlo; lo cual
genera que aparezcan viñetas extrañas y hasta párrafos en tabla de contenido automática, en ese
caso: Diríjase a la liga errónea generada desde la tabla de contenido, marque el texto con el cursor
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y asigne en la barra de herramienta el valor Normal en sustitución del valor Titulo n. Regrese a la
tabla de contenido automática y colóquese sobre la misma (se coloreará de gris) y presione el
botón derecho

Actualizar la tabla de contenidos

1. Presionar la opción Actualizar campos Aparecerá la pantalla Actualizar la tabla de contenido:

Figura 1.5 Actualización de Tabla de Contenido en Word 2000 Seleccione la opción Actualizar toda
la tabla y el botón Aceptar. El mismo proceso de corrección de texto marcado equívocamente se
puede utilizar cuando se hagan modificaciones al texto de la tesis para que actualice apartados de
la Tabla de contenido y se modificaciones los números asignados a los apartados.

24 14.3 Tablas de ilustraciones

Preparar la tabla de contenido.

Generar la tabla de ilustraciones

Actualizar tabla de contenido.
Utilice como material didáctico de apoyo el documento CURSO DE WORD 2016 EN ESPAÑOL (Anexo a la
Guía de Aprendizaje).
b) Elija un concepto de investigación (Libre) para cada tema y ponga en práctica cada procedimiento
estudiado. Aplique normas ICONTEC para la presentación de trabajos escrito
Guarde el documento con el nombre CAPACITACION WORD NIVEL 4, envíe los resultados por el aplicativo
Sofía Plus.