MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. DEFINICION DE MOF
Es un instrumento de gestión, el cual describe las funciones específicas,
líneas de autoridad y responsabilidad y
requisitos mínimos de cada uno de los
cargos asignados para las diferentes
Unidades Orgánicas, teniendo en cuenta la
estructura orgánica y las funciones
generales establecidas en el Reglamento
de Organización y Funciones (ROF), así
como los requerimientos de los cargos
considerados en el Cuadro para
Asignación de Personal (CAP).
2. UTILIDAD DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

2.1. Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo,

cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos
funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las
responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo,
en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente.

2.2. Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y

ubicación en la estructura orgánica de la entidad.

2.3. Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información

sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al
ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una
etapa o pasó en el flujo de procedimientos.

2.4. Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de

orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad
las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han
sido asignados, así como la aplicación de programas de capacitación.

3. IMPORTANCIA DEL MOF

El MOF es importante porque:

 Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias

orientando a la eficiencia y eficacia.

 Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el

personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y
requisitos mínimos para el cargo específico.
  Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las
actividades de cada órgano.

 Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos

que integran cada puesto.

 Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus

labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las
forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

 Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos

de la institución.

4. OBJETIVOS DEL MOF

 Define y establece las responsabilidades, atribuciones, funciones,

relaciones internas y externas y los requisitos de los cargos establecidos
en el Cuadro para Asignación de Personal
• Establecer las bases para mantener un
efectivo sistema de control interno y facilitar
el control de las tareas delegadas.

 Facilitar el desarrollo de las funciones

operativas y administrativas, así como la
coordinación y la comunicación de todos
sus integrantes, eliminando la duplicidad
de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las
funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo
.
 Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e
información para entrenar capacitar y orientación permanente al personal.

5. CARACTERÍSTICAS DEL MOF

 El MOF debe guardar concordancia con la ley orgánica, el reglamento de

organización y funciones y el cuadro de asignación de personal.

 El MOF no debe contener funciones que ya se encuentran establecidas en

el reglamento de organización y funciones.

 El manual debe estar referido a las funciones y responsabilidades

correspondientes a cada uno de los cargos que se encuentren habilitados
para cumplir con los objetivos de la entidad.
6. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL MOF:
Las entidades deberán tomar en cuenta los siguientes criterios para la
elaboración del MOF:

5.1. En el MOF no se deberá crear nuevas unidades orgánicas distintas a las

contenidas en el Reglamento de Organización y Funciones, ni
modificarlos.

5.2. En el MOF no se deberá crear cargos o puestos de trabajo adicionales,

ni modificar los establecidos oficialmente en el Cuadro para Asignación de
Personal.
5.3. El MOF será elaborado en forma independiente en las unidades orgánicas
del segundo nivel organizacional de las entidades.

7. ELEMENTOS A TOMAR EN CUENTA EN LA FORMULACIÓN DEL MOF

 Que se necesita para elaborar un MOF

 La participación y compromiso de toda la

organización, especialmente de los
directivos.

Que los directivos que toman las decisiones

separen unas horas para las decisiones
referentes a estos temas.

 Formar una Comisión de Trabajo que lidere el proceso de formulación.

 Que la organización tenga su Plan Estratégico vigente, sin embrago no

es restrictivo para formular el MOF.

 Poner el MOF a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, copia a

cada integrante de la organización.

 El perfil del Puesto

Perfil del puesto

Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes,
cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada
ocupación. Para la elaboración del perfil es conveniente tomar en cuenta la
experiencia laboral el nivel de formación adquirida y las condiciones de
trabajo.
 Pasos para la elaboración del perfil del puesto

Los pasos para construir el perfil son:

1º Paso: Análisis de cargos/puestos.

Revisar la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica

del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de
coordinación.

2º Paso: Análisis desde los

objetivos estratégicos.

Análisis de cargos para identificar si

realmente corresponde al perfil que la
organización desea y necesita para
mejorar el desarrollo de sus
funciones;
Se revisara la conducta requerida a los empleados, las condiciones de
trabajo y los requerimientos humanos.
3º Paso: Elaborar la descripción del puesto.

Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y

especificación del puesto:

 La descripción del puesto incluye las responsabilidades inherentes al

mismo así como las características importantes y las condiciones de
trabajo.

 La especificación del puesto resume las cualidades personales

necesarias para el desempeño del puesto.

8. PREGUNTAS CLAVES PARA ELABORAR EL MOF

 PREG. 1: ¿Qué está haciendo mi personal?

Relevar o inventariar las funciones de todo el Personal, para realizarlo

tienen que elaborar un cuestionario de preguntas para obtener la
información referente al puesto y las funciones que realiza, tiene que
responder cuestiones básicas como: Ubicación del puesto dentro de la
organización, a quien cree que reporta, con quien coordina, a quien
supervisa, cuál es su función principal en la organización, que tareas o
actividades realiza y otras.
 PREG. 2: ¿Cómo usa el tiempo mi personal?

Eficiencia en el uso del tiempo, un tema fundamental es estimar o medir el

tiempo que utiliza para realizar cada actividad pues con ello nos daremos
cuenta de:

a) si la persona en el puesto está sobrecargada o no.

b) Identificar actividades o funciones que le demanda gran tiempo, para

poder optimizarlas o si amerita automatizarlas.

 PREG. 3: ¿Lo que hacemos contribuye a los objetivos

organizacionales?

Realizar un estudio de EFICIENCIA, hacer este análisis implica utilizar

el planeamiento estratégico y/o operativo, y determinar si esas acciones
definidas, están como funciones en los diversos puestos. Además te
ayudan a identificar y diferenciar que funciones y puestos son estratégicos
o no.

 PREG. 4: ¿Qué características debe tener la persona para realizar las

funciones del puesto?

Luego de hacer los pasos anteriores y hacer los ajustes necesarios, lo

siguiente es diseñar el PERFIL del puesto, es decir determinar las
características que debe tener una persona para realizar con excelencia las
funciones descritas en un puesto, y para que sean operativas deben poder
ser medidas a través de pruebas psicológicas, análisis objetivo de la
experiencia y referencias de los candidatos o postulantes al puesto para la
selección de personal o para los programa de desarrollo o capacitación
interna.

 PREG. 5: ¿Cómo sabremos si esta persona se desempeña bien?

Diseñar una batería de indicadores de evaluación de desempeño, es

fundamental para monitorear los
resultados que van teniendo las
personas en un determinado puesto.
Estos deben estar orientados a:
a) ¿Qué hace? El logro de las metas y
objetivos del puesto.

b) ¿Cómo lo hace? A través de los

valores y competencias alineadas a la organización y al puesto.

Al final deberás colocar toda esta información de cada puesto en una ficha
de puesto, y así tendrás un instrumento de gestión potente, como es
el Manual de Organización y funciones (MOF), que debe ser compartido y
utilizado por todos en la organización.
9. CONTENIDO DEL MOF (ESQUEMA GENERAL)

 Carátula de identificación.

Deberá contener el nombre de la Unidad orgánica de segundo nivel

organizacional, la denominación del manual, lugar y fecha de aprobación y
el número de la resolución aprobatoria. También se podrá incluir la fecha
de actualización cuando fuera el caso.
 Índice.

Describe la relación clasificada de capítulos que contiene el manual,

señalando su respectiva ubicación por el número de página.

 Capítulo I - Objetivo y alcance del MOF.

o En el objetivo se debe especificar lo que se pretende alcanzar a través

de la aplicación del contenido del manual.

o En el Alcance se define el campo de aplicación del MOF.

 Capítulo II - Base legal.

Se señalan los dispositivos legales que aprueban los documentos de

gestión referidos a la organización.

 Capítulo III - Criterios del Diseño.

Se describe en forma resumida los criterios de la administración y de las

normas sobre modernización del estado que son aplicables en la
elaboración de MOF, cómo son: efectividad, eficiencia, calidad, unidad de
mando, sistematización, especialización, integración, interrelación de los
cargos y de sus funciones con los procedimientos y criterios de medición
y evaluación.

 Capítulo IV - Estructura Orgánica y Organigramas estructural y

Funcional.
Se describe la conformación de la unidad orgánica del segundo nivel
organizacional según el ROF aprobado, que debe ser acompañado de un
organigrama de tipo estructural, que lo represente gráficamente,
considerando el nivel de dirección del cual depende y las unidades
orgánicas hasta el tercer nivel organizacional sobre las que tiene mando
o dirección, a efectos de tener una visión general sobre la ubicación del
órgano dentro de la estructura general de la entidad.

También se podrá incluir un organigrama de tipo funcional donde se

podrán graficar los equipos de trabajo que siempre son de naturaleza
temporal, salvo en los casos que se hayan conformado equipos de trabajo
permanente.
  Capítulo V - Cuadro Orgánico de cargos.

Trascripción del CAP aprobado y vigente de la unidad orgánica de

segundo nivel organizacional o del tercer nivel que depende directamente
del órgano de dirección de la entidad indicando el código, la denominación
del cargo, y los cargos de cada unidad orgánica que conforma el citado
órgano.

 Capítulo VI - Descripción de Funciones de los cargos.

En este capítulo se describen las funciones específicas de los cargos en

el formato Ficha de descripción de funciones de los cargos o puestos de
trabajo (F-ORG02-08), en el orden establecido en el cuadro orgánico de
cargos. En los casos que se hayan conformado equipos de trabajo se
ordenará la presentación de los cítados formatos agrupados por equipos.

10. PASOS PARA ELABORA EL MOF

 PASO 1: Recopilación de información

Recopilar Información relacionada con la ubicación, funciones, líneas de

autoridad e información general de cada cargo.

 PASO 2: Descripción de las funciones especificas

Una vez analizada la información, las funciones de los cargos, serán

descritas como funciones específicas.

 PASO 3: Remisión del mof a la dirección

Concluido el MOF de la unidad orgánica respectiva, se enviara a la

dirección para su revisión de su coherencia y consistencia de las funciones
específicas.

11. ¿CUÁLES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEÑO DEL

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

 Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y

formalidades.

 Que sea un documento desconocido por el personal en general.

 Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en

ausencia de éste con el plan de capacitación.

 Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y

sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.
12. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MOF

12.1. Ventajas

 Presentar una visión conjunto de la unidad administrativa.

 Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para

evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

 Colaborar en la ejecución correcta de

las actividades encomendadas al
personal y proporcionarla uniformidad.

 Permitir el ahorro del tiempo y

esfuerzo en la ejecución de las
funciones, evitando la repetición de
instrucciones y directrices.

 Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar

medidas de modernización administrativa. Servir como medio de
integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e
inducción a las distintas áreas. Ser un instrumento útil de orientaciones
información sobre las funciones o atribuciones asignadas a
las unidades responsables.

 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a

través del tiempo.

 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

 Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones

escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepción.

12.2. Desventajas

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.

 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso

preparar un manual y conservarlo al día.

 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y

rigidez.
  Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.

 El costo de producción y actualización puede ser alto.

 Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

 Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado

los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

 Muy sintética carece de utilidad, muy detallada los convierte en

complicados.

13. RECOMENDACION
Se recomienda crear y utilizar los manuales en una empresa para poder
realizar las labores de una manera más eficiente y así también evaluar su
funcionamiento y de haber algo disfuncional, reformarlos.

14. CONCLUSIÓN

Utilizar el Manual de Organización y Funciones contribuye al crecimiento

y desarrollo de una empresa ya que estos ayudan a la organización y
coordinación entre los departamentos existentes para poder ofrecer un
producto o servicio de manera más eficiente y evitar muchos problemas
internos y externos.