Manual
Manual
Manual
DE GESTIÓN HSEQ
MODULO
DOCUMENTACIÓN
Importancia de la documentación
Estructura de la documentación de un sistema integrado.
Requisitos de la documentación en un SIG HSEQ
Tipos de documentos.
Requisitos para el control de los documentos y los registros.
2
OBJETIVO
3
Requisitos de la
Documentación
REQUISITOS
GENERALES (en las
tres normas).
La organización debe
establecer, documentar,
implementar y mejorar
continuamente un
sistema de gestión ….
5
DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
Procedimientos
Programas,
planes
Instructivos
6
DOCUMENTACIÓN 1
7
DOCUMENTACIÓN 2
8
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN 1
9
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN 2
c) La repetibilidad y la trazabilidad;
d) proporcionar evidencias objetivas, y
e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del
sistema de gestión.
10
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN 3
11
TIPOS DE DOCUMENTOS.1
12
TIPOS DE DOCUMENTOS. 2
13
TIPOS DE DOCUMENTOS. 3
Aclaraciones:
Como se estudió en las diapositivas anteriores existen varios
tipos de documentos.
Se tiene la creencia que solo donde las normas dicen
“Procedimiento documentado” es donde solicitan que esté
documentado.
Las normas solicitan además de los procedimientos
documentados otros tipos de documentos.
En este módulo estudiaremos la documentación de un SIG
HSEQ, no solo los procedimientos documentados.
No se debe exceder la documentación.
Los documentos pueden estar en cualquier medio: Físico,
Magnético, Audiovisual.
14
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
15
DOCUMENTACIÓN:
16
DOCUMENTACIÓN
La documentación determina:
17
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Lenguaje claro y sencillo
2. Deben ser realizados por quienes están involucrados en el
proceso.
3. Lenguaje de dominio general
4. Evitar supuestos / Evitar la ambigüedad
5. Tener en cuenta la flexibilidad
6. Fácil actualización
7. Seguir secuencia del proceso
8. Lo mas concreto posible
9. Incluir parámetros de control
10. Plantear objetivos y ver que se cumplen en el
procedimiento
11. Validar el procedimiento antes de su implementación
18
DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE
GESTION INTEGRADO 1
Políticas / Objetivos
Planes de la Calidad
Procedimientos operativos
Instrucciones de Trabajo
Planos, especificaciones.
Matrices Ambientales.
Matrices SYSO
Programas ambientales
Programas de S&SO
Caracterizaciones de procesos.
los clientes,
Registros.
20
DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE
GESTION INTEGRADO
metodología.
21
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
MANUALES
Planes, Programas,
Procedimientos
Instructivos
Registros
22
REGISTROS
23
LOS REGISTROS SON BASE PARA
Detectar oportunidades de
mejoramiento
24
NECESIDAD DE REGISTROS
25
BUEN DISEÑO DE FORMATOS
26
DOCUMENTOS
REQUERIDOS POR LAS NORMAS
27
DOCUMENTOS POR ISO 9001
Política y Objetivos
Manual de la Calidad
Procedimientos documentados para: control de los
documentos, Control de los registros, auditorias internas,
Control de producto no conforme, acciones correctivas,
acciones preventivas.
Documentos para la eficaz planeación, operación y control de
los procesos.
Los registros.
28
DOCUMENTOS POR ISO 14001
31
MANUAL DEL SIG
32
MANUAL DEL SIG
33
MANUAL DEL SIG
34
CONTENIDO MANUAL DEL SIG
35
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995
El manual de calidad es
el documento que orienta la
consolidación del Sistema
de Gestión de Calidad,
36
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995
37
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995
DESCRIPCIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANIIZACUIOBAL
FUNCIONES
DIRECIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
39
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995
OBJETO
ALCANCE
EXCLUSIONES
JUSTIFICACACIÓN DE LAS
EXCLUSIONES
40
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995
REQUISITOS GENERALES
REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN
41
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995
REQUISITOS GENERALES
REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN
42
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995
MEDICIÓN ANÁLISIS Y
MEJORA
TERMINOLOGÍA
43
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995
CONTROL DE VERSIONES
Y COPIAS
44
FORMAS DE DOCUMENTAR
PROCEDIMIENTOS
45
PROCEDIMIENTOS / INSTRUCTIVOS.
Contenido de un Procedimiento /
• Un procedimiento Instructivo.
Determina Quién
Título, Encabezado.
hace Qué, Cuándo,
Objetivo
dónde, Como.
Alcance
Documenta
Responsabilidad y Autoridad
procesos
Definiciones
Un Instructivo: es
Descripción de las actividades, de
limitado a una acuerdo a la secuencia de las operaciones
actividad especifica. Registros
Más especifico que
Anexos.
el procedimiento
46
TITULO DEL PROCEDIMIENTO
Controlada: SI NO
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTOS Y
ETAPA FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REGISTROS
Definir con claridad que se va a hacer (la actividad Documentos que se van a usar
puede estar segregada en sus actividades, se y los registros que se van a
recomienda describirla en forma detallada. llevar como evidencia objetiva
PROCEDIMIENTO DE XXXXXX
QUIÉN
FASE QUÉ CUÁNDO DÓNDE CÓMO
Director de Director Asg. Calidad Director de Área Usuaria Analista de Procesos
10
11
12
13
48
TALLER ELABORACION DE
DOCUMENTOS
OBJETIVO
METODOLOGÍA
49
CARACTERIZACIONES DE PROCESOS
REGISTROS INDICADORES
51
PLAN DE CALIDAD
Notas
Estos procedimientos generalmente incluyen a los relativos a los procesos de
gestión de la calidad y a los procesos de realización del producto.
Un plan de la calidad hace referencia con frecuencia a partes del manual de la
calidad o a procedimientos documentados.
Un plan de la calidad es generalmente uno de los resultados de la planificación
de la calidad.
52
DESARROLLO DE UN PLAN DE LA CALIDAD
53
DESARROLLO DE UN PLAN DE LA CALIDAD
Se necesita un plan de calidad cuando……¡
54
CONTENIDO DEL PLAN DE LA CALIDAD
Alcance
55
DESARROLLO DE UN PLAN DE LA CALIDAD
específico.
56
PLAN DE CALIDAD CONTENIDO
• Alcance,
• objetivos, responsabilidades,
• recursos,
• Diseño,
• Especificaciones
• compras,
• producción,
• seguimiento y medición,
• auditorias.
57
PLAN DE CALIDAD DE INSPECCIÓN Y ENSAYO
Proceso Documento Equipo Característica Parámetro Prueba Equipo de Frecuencia Registro Responsable
o actIvidad A controlar De control de medición
Control
01
02
03
04
05
58
MATRICES
59
Contenido de la Matriz de Aspectos e Impactos
Ambientales
Formato HSE XXX
Formato para la Identificación y Valoración de Aspectos/Impactos y Peligros/Daños del Medio Ambiente,
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
Obra / Proyecto:
Fecha de elaboración de la matriz: Fecha aprobación de la matriz:
Integrantes grupo de trabajo que
elaboró:
Aprobó: Próxima fecha de actualización:
60
Contenido de una Matriz de Requisitos Legales
para Medio ambiente
61
PROGRAMAS AMBIENTALES
CONTENIDO
Titulo del programa
objetivo / meta
Recursos
Responsables
Actividades
Fechas de cumplimiento.
62
Programa Objetivo general
63
PLANES DE MANEJO AMBIENTAL
64
PLANES DE MANEJO AMBIENTAL
65
PLAN DE MANEJO AMBIENTAL
01
02
03
04
05
66
Contenido de un Programa de Salud
Ocupacional
67
Contenido de un Programa de Salud
Ocupacional
Entrenamiento y capacitación
Recursos.
Preparación y respuesta ante emergencias.
Investigación de accidentes
Indicadores de Salud ocupacional: de accidentalidad, de
ausentismo.
Ficha técnica para maquina, equipos y herramientas
Ficha técnica de residuos o desechos industriales
Ficha técnica de Insumos y Sustancias
Inspección de Seguridad
Elementos de Protección Personal
68
Contenido de la Matriz de Panorama de
Riesgos 1 Sec.
DESCRIPCIÓN CONTROL
TRAB
PROCESO/ FUENTE TIEMPO
EXP.
ACTIVIDAD. FACTOR DE DE DESCRIPCIÓN EFECTOS
PUESTO DE RIESGO
TARBAJO EXP./ DÍA F M T DEL CONTROL PROBABLES
Continúan columnas
Diapositiva siguiente
69
Contenido de la Matriz de Panorama de
Riesgos 2.
Continuación
70
DOCUMENTOS MODELO
71
DOCUMENTOS DEL SIG HSEQ
72
PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS
POR LAS NORMAS
73
CONTROL DE DOCUMENTOS
75
CONTROL DE DOCUMENTOS
76
TALLER CONTROL DE DOCUMENTOS
OBJETIVO
METODOLOGÍA
77
CONTROL DE LOS REGISTROS
78
CONTROL DE LOS REGISTROS
79
EMPRESA
LOGO
COD: VERSION No. PAG DE
CONTROL DE REGISTROS
80
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
QUE SE NECESITA:
PROCEDIMIENTO
DOCUMENTADO.
Planificar auditorias
internas.
Realizar auditorias
internas.
Implementar acciones
correctivas a las no
conformidades y su
respectivo seguimiento.
Formación de
auditores internos.
81
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL PRODUCTO
NO CONFORME
QUE SE NECESITA:
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO.
Identificación y segregación del producto no conforme
(disposiciones y criterios).
Definir responsabilidades para el control del producto no conforme.
Determinar las acciones (remedial y correctiva) a realizar respecto
del producto no conforme.
Mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y del
tratamiento dado.
Todas las disposiciones con llevan a una verificación del producto.
82
83
PROCEDIMIENTOS DE ACCION
CORRECTIVA Y PREVENTIVA
84
4.4.6 CONTROL OPERATIVO
ISO 14001
Considerar a todas aquellas actividades
Las operaciones y actividades que pueden estar relacionadas con
asociadas con aspectos aspectos significativos, por ejemplo:
ambientales significativos, se Operaciones de procesos de
deben realizar bajo condiciones producción
especificadas por: Compras y contrataciones
Procedimientos Manejo y almacenamiento de
documentados que incluyan materias primas
criterios de operación Laboratorios
* estos deben comunicarse a Almacenamiento y transportación
los proveedores y de productos
contratistas
Estas actividades pueden integrarse
en:
Prevención de la contaminación
Practicas diarias
Actividades estratégicas para
anticiparse a requerimientos legales
cambiantes
85
4.4.6 CONTROL OPERATIVO
OHSAS 18001
86
¡GRACIAS!
87
NIVEL 2 PROCEDIMIENTOS
PASOS PARA ELABORAR UN PROCEDIMIENTO
88
TALLER: CONCEPTUALIZACIÓN
PARA CONSTRUIR UN PROCEDIMIENTO
EJEMPLO. NUDO DE CORBATA
89
NIVEL 2 PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS NTC ISO 9001:2008
PRE P
P R
E P
Sistema de gestión
de calidad
90
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001:2008
OBJETIVO
91
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001:2008
Aprobación de
documentos
(emisión)
Revisión y
actualización
Identificación de cambios
Sistema de gestión
de calidad
Documentos legibles
E inidentificables
Identificación de Identificación de
Documentos Documentos
externos obsoletos
92
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
93
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Numeral 4.2.4 NTC ISO 9001:2008
OBJETIVO
Establecer,implementar, mantener y
mejorar los formatos y registros de
calidad dentro del Sistema de Gestión
de Calidad, garantizando que los
Listados mismos permanezcan legibles,
fácilmente identificables y
recuperables, definiendo controles
necesarios para la identificación,
almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y
disposición de los mismos.
94
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Numeral 4.2.4 NTC ISO 9001:2008
Establecerse y
mantenerse
Evidencia de la
conformidad
Legibles, identificables y
Sistema de gestión recuperables
de calidad
Protección, recuperación
Identificación , Retención y
almacenamiento `disposición
95
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS
96
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Numeral 8.2.2 NTC ISO 9001:2008
OBJETIVO
Verificar y evaluar el cumplimiento de
las políticas, normas, procesos,
procedimientos, ejecutados en la
INDEPENDIENTE organización; identificando las
acciones preventivas, detectivas y
correctivas que aseguren el
mejoramiento del Sistema de Gestión de
Registrar Calidad
resultados
verificación
97
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Numeral 8.2.2 NTC ISO 9001:2008
Intervalos planificados
Evaluar la
conformidad
Planificar un programa de
Sistema de gestión auditorias
de calidad
Definir los criterios
De auditorias
98
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
99
PROCEDIMIENTO CONTROL
DEL PRODUCTO NO CONFORME
Numeral 8.3 NTC ISO 9001:2008
OBJETIVO
Conformidad
requisitos
100
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Numeral 8.3 NTC ISO 9001:2008
Eliminar la no
Conformidad
detectada
Autorizar su uso
Liberación o aceptación
Sistema de gestión
de calidad
Mantener registros
101
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
102
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS
Numeral 8.5.2 NTC ISO 9001:2008
OBJETIVO
Conformidad
requisitos
103
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS
Numeral 8.5.2 NTC ISO 9001:2008
Revisar la no
Conformidad
detectada
104
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS
105
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS
Numeral 8.5.3 NTC ISO 9001:2008
OBJETIVO
Conformidad
requisitos
106
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS
Numeral 8.5.3 NTC ISO 9001:2008
Revisar la no
Conformidad
detectada
107
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS
108
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 3 INSTRUCTIVOS
GTC-ISO/TR 10013
Instructivos
109
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 3 INSTRUCTIVOS
GTC-ISO/TR 10013
Instructivos
Los instructivos, aunque semejantes en la forma a
los procedimientos, se diferencian de éstos en
su fondo; mientras los procedimientos indican
también responsabilidades,
los instructivos son
interpersonales y se limitan a indicar o clarificar la
forma de operar, utilizar o realizar algo.
110
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 3 INSTRUCTIVOS
GTC-ISO/TR 10013
Instructivos
Los instructivos de trabajo suelen estar adaptados a equipos,
instalaciones y actividades o
a procesos específicos que pueden incidir en la calidad del producto o
servicio. Generalmente
se encuentran en:
• Dibujos o planos (señales de tránsito).
• Especificaciones e Instrucciones de los procesos (flujograma).
• Criterios de medición y seguimiento.
• Métodos de embalaje (muestra representativa).
• Instrucciones de calibración.
111
EJEMPLO
NIVEL 3 INSTRUCTIVO PARA ARMAR A ESCALA
UN AVIÓN INVISIBLE
112
EJEMPLO
NIVEL 3 INSTRUCTIVO PARA ARMAR A ESCALA
UN AVIÓN INVISIBLE
113
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 3 DOCUMENTOS EXTERNOS
GTC-ISO/TR 10013
Documentos Externos
Especificaciones La organización debe considerar los documentos externos
y su control en el Sistema de Gestión de la Calidad
Especificaciones
Planes Los documentos externos pueden incluir planos del
cliente,especificaciones, requisitos legales o
reglamentarios, normas, códigos, etc.
114
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013
Formatos
Para el SGC , es necesario diferenciar el concepto de
Especificaciones
formato y registro, donde el formato se convierte en
Especificaciones aquellas plantillas, documentos, tablas, entre otros, que
Planes nos sirven para registrar la información después de
realizar o ejecutar las actividades, es así como el
formato se convierte en el instrumento para recolectar las
evidencias del SGC.
115
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013
Registros
116
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013
Registros
Las consideraciones que debemos
tener frente a estos desde el requisito 4.2.4 de la norma NTC-ISO
9001:2000, son:
• Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar
evidencia de la conformidad
con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC.
• Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
• Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios
para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación el
tiempo de
retención y disposición de los registros.
117
LOS REGISTROS ISO 9001:2008
Y NTCGP 1000:2004
118
LOS REGISTROS ISO 9001:2008
Y NTCGP 1000:2004
119
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013
120
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013
121
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013
Revisión y Aprobación
Antes de su emisión, los documentos deben ser revisados
por personal autorizado para asegurar la claridad,
exactitud, adecuación y estructura adecuada.
122
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013
Distribución
El método de distribución de los documentos por el
personal autorizado debe asegurar que las ediciones
pertinentes esten disponibles para todo el personal.
123
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013
Incorporación de Cambios
124
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013
125
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013
Copias No Contraladas
126