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DIPLOMADO SISTEMAS INTEGRADOS

DE GESTIÓN HSEQ

MODULO
DOCUMENTACIÓN

Rev: 15 Noviembre 2011


CONTENIDO

 Importancia de la documentación
 Estructura de la documentación de un sistema integrado.
 Requisitos de la documentación en un SIG HSEQ
 Tipos de documentos.
 Requisitos para el control de los documentos y los registros.

2
OBJETIVO

 Mostrar la importancia de la documentación en un sistema de


gestión.
 Divulgar los tipos de documentos que existen.
 Divulgar los documentos solicitados por los sistemas de
gestión.
 Aprender a realizar los documentos de un sistema de gestión.
 Aprender a documentar un sistema integrado de gestión
HSEQ.

3
Requisitos de la
Documentación

Todas las normas de sistemas de gestión contienen


requisitos relacionados con la documentación
Requisitos de las normas
NORMA ISO 9001:2008 Cláusula 4.2
NORMA ISO 14001:2004 numerales 4.4.4 - 4.4.5 - 4.5.4
NORMA OHSAS 18001 numerales 4.4.4 - 4.4.5 - 4.5.4
SISTEMAS DE GESTION

REQUISITOS
GENERALES (en las
tres normas).

La organización debe
establecer, documentar,
implementar y mejorar
continuamente un
sistema de gestión ….

5
DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

Documentación Control de Control de


documentos registros
Manuales

Procedimientos

Programas,
planes

Instructivos

6
DOCUMENTACIÓN 1

DEFINICIONES Norma ISO 9000

DOCUMENTO: Información y sus medio de soporte.


MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema
de gestión de la calidad de una organización.
PLAN DE LA CALIDAD: Documento que especifica que
procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién
debe aplicarlos y cuándo a un proyecto, proceso, producto o
contrato especifico.
PROCEDIMIENTO: Forma especifica de llevar a cabo una
actividad o proceso.
Cuando un procedimiento esta documentado se utiliza el término
“Procedimiento escrito o procedimiento documentado”.

7
DOCUMENTACIÓN 2

DEFINICIONES ISO 9000


ESPECIFICACIÓN : Documento que establece requisitos.

INSTRUCIONES DE TRABAJO: Descripción detallada de cómo


realizar y registrar las tareas

FORMULARIO: Documento utilizado para registrar los datos


requeridos por el sistema de gestión

INFORMACIÓN: Datos que poseen un significado.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o


proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

8
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN 1

LA DOCUMENTACION ES UNO DE LOS PILARES DE UN


SISTEMA DE GESTION
LA NORMA ISO 9000 CLASIFICA A LA DOCUMENTACIÓN
COMO UNO DE LOS FUNDAMENTOS DE LOS
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
 Valor de la documentación
La documentación permite la comunicación del propósito y la
coherencia de la acción. Su utilización contribuye a:
a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la
mejora de la calidad;
b) proveer la formación apropiada;

9
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN 2

c) La repetibilidad y la trazabilidad;
d) proporcionar evidencias objetivas, y
e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del
sistema de gestión.

 La elaboración de la documentación no debería ser


un fin en si mismo, sino que debería ser una actividad
que aporte valor.

10
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN 3

La Documentación es esencial en los sistemas de gestión

 Es la base para la estandarización de los procesos.


 Si un proceso no esta documentado no se puede
garantizar su repetibilidad.
 Garantiza la transferencia del conocimiento de una
generación a otra dentro de la organización.
 Esencial en la investigación de problemas
 Esencial para las acciones correctivas / preventivas.
 Deben estar en los sitios de uso.

11
TIPOS DE DOCUMENTOS.1

Tipos de documentos utilizados en los sistemas de gestión


Los siguientes tipos de documentos son utilizados en los
sistemas de gestión:
a) Documentos que proporcionan información coherente,
interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la
organización; tales documentos se denominan manuales de
gestión;
b) Documentos que describen cómo se aplica el sistema de
gestión de la calidad a un producto, proyecto o contrato
especifico; tales documentos se denominan planes de la
calidad;
c) Documentos que establecen requisitos; tales documentos se
denominan especificaciones;

12
TIPOS DE DOCUMENTOS. 2

d) Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias;


tales documentos se denominan guías;
e) Documentos que proporcionan información sobre cómo
efectuar las actividades y los procesos de manera coherente;
tales documentos pueden incluir procedimientos
documentados, instrucciones de trabajo y planos;
f) Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las
actividades realizadas o resultados obtenidos; tales
documentos son conocidos como registros.

13
TIPOS DE DOCUMENTOS. 3

Aclaraciones:
 Como se estudió en las diapositivas anteriores existen varios
tipos de documentos.
 Se tiene la creencia que solo donde las normas dicen
“Procedimiento documentado” es donde solicitan que esté
documentado.
 Las normas solicitan además de los procedimientos
documentados otros tipos de documentos.
 En este módulo estudiaremos la documentación de un SIG
HSEQ, no solo los procedimientos documentados.
 No se debe exceder la documentación.
 Los documentos pueden estar en cualquier medio: Físico,
Magnético, Audiovisual.

14
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN, DEPENDE DE:

El tamaño y el tipo de organización.


La complejidad de sus procesos y sus interacciones.
Los peligros y riesgos asociados al desarrollo de la
actividad
Los aspectos e impactos ambientales.
La competencia del personal.

15
DOCUMENTACIÓN:

La documentación del sistema de gestión debe ser:


 Funcional (que responda a las actividades de la organización),
 Entendible,
 Disponibles en los sitios de uso.

 El objetivo de la documentación es facilitar la estandarización de los


procesos.
 La documentación no es para que la organización se llene de
papeles que no le sirvan a la eficacia de la operación del sistema de
gestión.

16
DOCUMENTACIÓN

La documentación determina:

QUÉ SE HACE PARA LA EMPRESA


∗ BENEFICIOS
 POR QUÉ SE HACE PARA EL PERSONAL

 QUIÉN LO HACE ∗ PARTICIPACIÓN

 CUÁNDO LO HACE ∗ TIEMPO

 DÓNDE LO HACE ∗ EN LA EMPRESA

 CÓMO SE HACE ∗ METODOLOGÍA

17
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Lenguaje claro y sencillo
2. Deben ser realizados por quienes están involucrados en el
proceso.
3. Lenguaje de dominio general
4. Evitar supuestos / Evitar la ambigüedad
5. Tener en cuenta la flexibilidad
6. Fácil actualización
7. Seguir secuencia del proceso
8. Lo mas concreto posible
9. Incluir parámetros de control
10. Plantear objetivos y ver que se cumplen en el
procedimiento
11. Validar el procedimiento antes de su implementación
18
DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE
GESTION INTEGRADO 1

La Documentación de un sistema integrado de gestión,

incluye entre otros:

 Políticas / Objetivos

 Manual de gestión (manual de la calidad)

Planes de la Calidad

Procedimientos Mandatarios por las normas

Procedimientos operativos

Instrucciones de Trabajo

Fichas técnicas, fichas de producto.


19
DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE
GESTION INTEGRADO 2

Planos, especificaciones.

Matrices Ambientales.

 Matrices SYSO

Programas ambientales

Programas de S&SO

 Caracterizaciones de procesos.

Documentos externos: leyes, decretos, documentos de

los clientes,

Registros.
20
DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE
GESTION INTEGRADO

Todos los documentos se deben controlar bajo un

mismo procedimiento y bajo la misma

metodología.

No mantener controles separados.

21
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL

MANUALES

Planes, Programas,
Procedimientos

Instructivos

Registros

22
REGISTROS

• Documento que presenta resultados obtenidos o


proporciona evidencias de actividades desempeñadas. (3.7.6
norma ISO 9000)

• Normalmente se presentar como formatos prediseñados con


el objetivo de facilitar la recolección de información.

23
LOS REGISTROS SON BASE PARA

Garantizar confianza al cliente


Demostrar operación
eficaz del Sistema de Demostrar conformidad
Gestión de la Calidad producto

Demostrar conformidad Auditorias internas


con los requisitos
Establecer acciones
Realizar la revisión gerencial preventivas y correctivas

Detectar oportunidades de
mejoramiento

24
NECESIDAD DE REGISTROS

Antes de iniciar la recolección de datos, tener en cuenta las


siguientes preguntas:

• ¿Por qué se requieren los datos? (objetivo)

• ¿De dónde serán recolectados? (procedencia)

• ¿Cuándo se tomaran los datos? (frecuencia)

• ¿Quién va a recolectar los datos? (competencia)

• ¿Cómo van a ser recolectados? (metodología)

25
BUEN DISEÑO DE FORMATOS

Facilidad para introducir los datos:


• Espacios suficientes
• Columnas y filas espaciadas.
• Visibilidad, legibilidad.
• Títulos claros
• Información ordenada
• Coherencia con otros formatos afines
• Solo la información necesaria. No campos
innecesarios.
• Coherencia entre datos y títulos
• Identificación adecuada: Títulos, Código
• Campos para la revisión y aprobación de la
información

26
DOCUMENTOS
REQUERIDOS POR LAS NORMAS

27
DOCUMENTOS POR ISO 9001

La norma ISO 9001: 2008 en la cláusula 4.2.1 solicita los


siguientes documentos.

 Política y Objetivos
 Manual de la Calidad
 Procedimientos documentados para: control de los
documentos, Control de los registros, auditorias internas,
Control de producto no conforme, acciones correctivas,
acciones preventivas.
 Documentos para la eficaz planeación, operación y control de
los procesos.
 Los registros.

28
DOCUMENTOS POR ISO 14001

La norma ISO 14001: 2004 solicita los siguientes documentos.


 Política ambiental.
 El alcance del SGA.
 Identificación de aspectos ambientales.
 Identificación de requisitos legales
 Objetivos y metas ambientales.
 Programas ambientales
 Funciones, responsabilidades y autoridad.
 Comunicaciones con partes interesadas
 Documento que describa el alcance y el SGA (manual)
 Procedimientos documentados de control operacional.
 Preparación y respuesta ante emergencias.
 Documentos para la eficaz planeación y operación del SGA
 Los registros.
29
DOCUMENTOS POR OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001: 2007 solicita los siguientes documentos.


 Política SYSO.
 El alcance del SG SYSO.
 Identificación de peligros, valoración de riesgos, controles.
 Identificación de requisitos legales
 Objetivos SYSO.
 Programas SYSO
 Funciones, responsabilidades, rendición de cuentas y autoridad.
 Comunicaciones con partes interesadas
 Documento que describa el alcance y el SG SYSO (manual)
 Procedimientos documentados de control operacional.
 Preparación y respuesta ante emergencias.
 Documentos para la eficaz planeación y operación del SG SYSO
 Los registros.
30
MODELOS DE DOCUMENTOS
DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÓN

31
MANUAL DEL SIG

Manual: Documento que describe el Sistema de gestión.

 Alcance del SIG


 Descripción de la
Organización
Políticas
 Objetivos
Procesos
 Aspectos ambientales
 Peligros SYSO

32
MANUAL DEL SIG

No es mandatario pero se recomienda realizar un Manual del SIG


que describa los componentes y el funcionamiento del SIG.

 El manual debe contener lo máximo posible no lo mínimo


requerido.
 Debe ser de utilidad para entender el funcionamiento del
sistema.
 Documento dinámico. Debe ser actualizado de acuerdo al
cambio del SIG.

33
MANUAL DEL SIG

 Debe ser genérico y no muy puntual para evitar ser


actualizado por cambios menores de los documentos.
 Es de los últimos documentos en realizarse ya que debe
referenciar los documentos y el funcionamiento del SIG.
 Debe estar estructurado por capítulos.
 Con un manual integrado se da cumplimiento a las cláusulas
4.2.2 de ISO 9001 y a la 4.4.4 de ISO 14001 y OHSAS 18001

34
CONTENIDO MANUAL DEL SIG

 Descripción de la organización: Historia. Productos/ mercados.


Sedes. Misión. Visión.
 Estructura Organizacional.
 Alcance del SIG
 Descripción del SIG.
 Política integrada /políticas individuales.
 Exclusiones (para ISO 9001)
 Objetivos organizacionales / Objetivos de los sistemas.
 Descripción de los procesos.
 Aspectos / Impactos ambientales
 Peligros / Riesgos de SySO
 Referenciación de los procedimientos y documentos del SIG,
incluyendo los documentos externos.

35
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

El manual de calidad es
el documento que orienta la
consolidación del Sistema
de Gestión de Calidad,

36
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

Permite describir y comunicar la política


VENTAJAS de la calidad, los objetivos y metas, los
MANUAL CALIDAD procedimientos y los de la organización.
requisitos

Facilita demostrar a usuarios y partes


interesadas, las capacidades institucionales para
la producción de bienes o prestación de
servicios.

Proporciona un mecanismo de control adecuado


a los métodos y procedimientos y facilita las actividades
de evaluación
proporcionando un marco de operación claro y efectivo. Sistema de gestión
de calidad

37
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

Suministra una base documental para el ejercicio


de auditoria y del mejoramiento continuo de la
VENTAJAS entidad, también presenta el sistema para
MANUAL CALIDAD propósitos externos, vale decir la conformidad
con los requisitos en procesos de auditoria de
tercera parte.

Permite una adecuada capacitación, inducción y reinducción


de los empleados de organización

Establece y permite exigir en situaciones contractuales por e


ejemplo requisitos para los proveedores de la entidad. Sistema de gestión
de calidad
38
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

DESCRIPCIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN

MARCO LEGAL ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIIZACUIOBAL

FUNCIONES

DIRECIONAMIENTO
ESTRATÉGICO

39
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

OBJETO

ALCANCE

EXCLUSIONES

JUSTIFICACACIÓN DE LAS
EXCLUSIONES

40
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

REQUISITOS GENERALES

REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN

RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

41
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

REQUISITOS GENERALES

REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN

RESPONSABILIDAD DE LA
DIRECCIÓN

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

42
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO


Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

MEDICIÓN ANÁLISIS Y
MEJORA

TERMINOLOGÍA

43
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
MANUAL DE CALIDAD
Numeral 4.2.2;NTC ISO 9001:2008; ISO 10013:1995

REVISIÓN Y A PROBACIÓN POR


EL COMITÉ DE CALIDAD

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO


FINAL POR EL REPRESENTANTE
LEGAL

CONTROL DE VERSIONES
Y COPIAS

44
FORMAS DE DOCUMENTAR
PROCEDIMIENTOS

 Descriptiva: La más común y tradicional


 Flujo grama
 Video / Foto
 Interactivo
 Dibujo

45
PROCEDIMIENTOS / INSTRUCTIVOS.

Contenido de un Procedimiento /
• Un procedimiento Instructivo.
Determina Quién
Título, Encabezado.
hace Qué, Cuándo,
Objetivo
dónde, Como.
Alcance
Documenta
 Responsabilidad y Autoridad
procesos
Definiciones
Un Instructivo: es
Descripción de las actividades, de
limitado a una acuerdo a la secuencia de las operaciones
actividad especifica. Registros
Más especifico que
Anexos.
el procedimiento
46
TITULO DEL PROCEDIMIENTO

FECHA PÁGINA REVISIÓN No. CODIGO


COPIA No.

Controlada: SI NO

PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTOS Y
ETAPA FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REGISTROS

Definir con claridad que se va a hacer (la actividad Documentos que se van a usar
puede estar segregada en sus actividades, se y los registros que se van a
recomienda describirla en forma detallada. llevar como evidencia objetiva

La manera secuencial como se hace la actividad El responsable por la actividad

Número en el que se encuentra segregada una actividad, o sea el número de


subactividades que se deben ejecutar para dar cumplida la actividad
47
DOCUMENTO: DF-17-001 A12
FECHA: 05-02-01
DIAGRAMA DE FLUJO REVISIÓN: HOJA 1/2

PROCEDIMIENTO DE XXXXXX

QUIÉN
FASE QUÉ CUÁNDO DÓNDE CÓMO
Director de Director Asg. Calidad Director de Área Usuaria Analista de Procesos

10

11

12

13
48
TALLER ELABORACION DE
DOCUMENTOS

OBJETIVO

Realizar un procedimiento operativo.

METODOLOGÍA

En grupos de dos estudiantes realizar un procedimiento de


carácter operativo. El procedimiento es seleccionado por el grupo
Lo pueden elaborar utilizando cualquiera de las metodologías de
documentación.

49
CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

Las caracterizaciones de procesos no son un requisito por


ninguna norma pero son una excelente herramienta para
identificar todos los factores que componen un proceso.

Contenido de una caracterización de proceso:


 Encabezado - Nombre del proceso .
 Objetivo del proceso
 Proveedor / Entradas
 Actividades del proceso
 Cliente / Salidas
 Responsables
 Recursos
 Documentos del proceso.
 Registros
 Indicadores.
50
LOGO EMPRESA
CODIGO:
EMPRESA _____________________
MANUAL DE LA CALIDAD
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE ______________________
Responsable :
Objetivos :

PROVEEDORES ENTRADAS QUE SE HACE SALIDAS CLIENTES

RECURSOS REQUISITOS POR CUMPLIR DOCUMENTOS PROCESOS SOPORTE SEGUIMIENTO

REGISTROS INDICADORES

Documento : Codigo Proceso


Versión : 0 Aprobado:
Fecha : dia/mes/año Responsable de la Aprobaciòn
Tot. Pág. : 1

51
PLAN DE CALIDAD

Documento que especifica cuales procesos, procedimientos y recursos


asociados se aplicarán, por quién y cuándo, para cumplir los requisitos
del proyecto, producto o contrato específico.

Notas
Estos procedimientos generalmente incluyen a los relativos a los procesos de
gestión de la calidad y a los procesos de realización del producto.
Un plan de la calidad hace referencia con frecuencia a partes del manual de la
calidad o a procedimientos documentados.
Un plan de la calidad es generalmente uno de los resultados de la planificación
de la calidad.

52
DESARROLLO DE UN PLAN DE LA CALIDAD

Se necesita un plan de calidad cuando……¡


la organización necesita mostrar como se aplica el S.G.C a un caso
específico.

 Requiere cumplir con los requisitos legales, reglamentarios o del


cliente.

 Se desarrollan y validan nuevos productos o procesos.

 Quiere demostrar, interna y/o externamente, cómo se cumplirá


con los requisitos de calidad.

53
DESARROLLO DE UN PLAN DE LA CALIDAD
Se necesita un plan de calidad cuando……¡

Es útil organizar y gestionar actividades para cumplir requisitos de


calidad y objetivos de la calidad.

Se busca optimizar el uso de recursos para el cumplimiento de los


objetivos de calidad.

 Hay que minimizar el riesgo de no cumplir con los requisitos de calidad.

 Sirve como base para dar seguimiento y evaluar el cumplimiento de los


requisitos de calidad.

 No se cuenta con un sistema de gestión de calidad formalizado.

54
CONTENIDO DEL PLAN DE LA CALIDAD
Alcance

Se debe expresar claramente en el plan de calidad, debería incluir:

• Declaración simple del propósito y el resultado esperado del caso


específico.

• Los aspectos del caso específico al que se aplicará, incluyendo


limitaciones particulares del mismo.

• Las condiciones de su validez (en términos técnicos, condiciones del


mercado o estado de certificación del sistema.

55
DESARROLLO DE UN PLAN DE LA CALIDAD

Se debe determinar que actividades serán cubiertas por el plan de

calidad y qué está o será cubierto por otros documentos, debería

evitarse la duplicación innecesaria.

El alcance del plan dependerá de varios factores, a saber:

• Procesos y características de calidad que son particulares al caso

específico.

56
PLAN DE CALIDAD CONTENIDO

• Alcance,

• objetivos, responsabilidades,

• control de documentos y registros,

• recursos,

• Diseño,

• Especificaciones

• compras,

• producción,

• seguimiento y medición,

• auditorias.
57
PLAN DE CALIDAD DE INSPECCIÓN Y ENSAYO

Proceso Documento Equipo Característica Parámetro Prueba Equipo de Frecuencia Registro Responsable
o actIvidad A controlar De control de medición
Control

01

02

03

04

05

58
MATRICES

Las Matrices son una herramienta de identificación de los


aspectos, impactos, peligros, riesgos de un proceso.

 En las normas ISO 14001 y OHSAS 18001 son una valiosa


herramienta documental.
 Permiten identificar correlaciones.
 Son de fácil entendimiento.
 Didácticas y pedagógicas.
 Matrices ambientales: Matriz de aspectos / Impactos, Matriz de
requisitos legales.

59
Contenido de la Matriz de Aspectos e Impactos
Ambientales
Formato HSE XXX
Formato para la Identificación y Valoración de Aspectos/Impactos y Peligros/Daños del Medio Ambiente,
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional

Obra / Proyecto:
Fecha de elaboración de la matriz: Fecha aprobación de la matriz:
Integrantes grupo de trabajo que
elaboró:
Aprobó: Próxima fecha de actualización:

IDENTIFICACIÓN VALORACIÓN GESTIÓN


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Eficacia
de
las
Accione
Aspecto ac
Tarea o s
/ Impacto/ cio
Área Act Respon Frecuen Severida de
Proceso Pe Da Riesgo ne
física ivid sable cia d co
lig ño s
ad ntr
ro de
ol
co
ntr
ol

60
Contenido de una Matriz de Requisitos Legales
para Medio ambiente

Aspecto Impacto Origen Art., Obligación Cumple Acciones Periodicidad


Aplicable Si/No para de
Verificar, Seguimiento
Garantía de
Cumplimient
o

Consumo de Agotamiento Presidencia de Decreto Artículo 9: El No Los retales que


lamina de de recursos no la Republica 2811/74 uso de quedan del
acero renovables elementos corte de la
ambientales y lamina nueva
de recursos se pueden
naturales aprovechar
renovables, cortando
debe hacerse corbatas.
de acuerdo con El
los siguientes almacenamient
principios o de la
chatarra debe
tener un mejor
reciclaje, una
opción seria un
cuarto o
canecas
solamente para
este fin.

61
PROGRAMAS AMBIENTALES

Los programas ambientales son una descripción documentada


de los medios para lograr los objetivos y metas
medioambientales

 Pueden estar en forma de documento descriptivo (estilo


procedimiento) o en forma de matriz .

CONTENIDO
 Titulo del programa
 objetivo / meta
 Recursos
 Responsables
 Actividades
 Fechas de cumplimiento.
62
Programa Objetivo general

Programa de manejo de residuos En dos años reducir en 50% los


sólidos generados en la planta XXX residuos sólidos entregados a la
empresa de recolección.

OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLE FECHA


ESPECÍFICOS CUMPLIMIENTO

63
PLANES DE MANEJO AMBIENTAL

En los proyectos de infraestructura o en actividades que pueden


causar impactos negativos al medio ambiente es común la
exigencia legal de tener un plan de manejo ambiental.

Un plan de manejo ambiental es aquel que de manera detallada,


establece las acciones que se requieren para prevenir, mitigar,
controlar, compensar y corregir los posibles efectos o impactos
ambientales negativos causados en desarrollo de un proyecto,
obra o actividad incluye también los planes de seguimiento,
evaluación. Monitoreo y los de contingencia.

64
PLANES DE MANEJO AMBIENTAL

Los planes de manejo ambiental en la mayoría de los casos son


documentos de extensión mediana, pero el tamaño
fundamentalmente depende del tipo de proyecto y de los posibles
impactos.

El contenido cambia de acuerdo al proyecto y los impactos y las


acciones de mitigación.

También se puede presentar en forma de tabla para proyectos de


bajo impacto.

65
PLAN DE MANEJO AMBIENTAL

Proceso Sitio Aspecto Impacto Medidas de Control Frecuencia Responsable


o Actividad Ambiental Mitigación

01

02

03

04

05

66
Contenido de un Programa de Salud
Ocupacional

 Información Básica de la Empresa: Sedes, N° trabajadores,


Horarios de trabajo.
 Estructura Orgánica, (Organigrama)
 Política de Salud Ocupacional
 Marco Legal
 Definiciones y Términos
 Responsabilidades,
 Del Empleador
 De los trabajadores
 Del Comité Paritario
 Diagnostico de Condiciones de trabajo
 Panorama de Factores de riesgo (peligros)

67
Contenido de un Programa de Salud
Ocupacional

 Entrenamiento y capacitación
 Recursos.
 Preparación y respuesta ante emergencias.
 Investigación de accidentes
 Indicadores de Salud ocupacional: de accidentalidad, de
ausentismo.
 Ficha técnica para maquina, equipos y herramientas
 Ficha técnica de residuos o desechos industriales
 Ficha técnica de Insumos y Sustancias
 Inspección de Seguridad
 Elementos de Protección Personal

68
Contenido de la Matriz de Panorama de
Riesgos 1 Sec.

DESCRIPCIÓN CONTROL
TRAB
PROCESO/ FUENTE TIEMPO
EXP.
ACTIVIDAD. FACTOR DE DE DESCRIPCIÓN EFECTOS
PUESTO DE RIESGO
TARBAJO EXP./ DÍA F M T DEL CONTROL PROBABLES

Continúan columnas
Diapositiva siguiente

69
Contenido de la Matriz de Panorama de
Riesgos 2.
Continuación

Consecuencias Probabilidad Exposición Calf G.R Int. F.P GR Int 2. Observaciones


Recomendaciones

70
DOCUMENTOS MODELO

 Los prototipos de documentos mostrados anteriormente son


genéricos y no se pretende que estos sean usados por las
empresas sin una adecuación previa.
 Cada organización debe diseñar sus documentos de la forma
más adecuada a la organización.
 Cada organización es única y los documentos que le sirven a
una organización no necesariamente son útiles para otras.
 Lo importante es que los documentos le sean de utilidad a la
organización y que cumplan lo requerido por las normas y por
los requisitos legales.

71
DOCUMENTOS DEL SIG HSEQ

 Algunas personas tienen la creencia errónea que para ser un


SIG HSEQ en un mismo documento de un proceso determinado
deben estar los aspectos de calidad, ambiental y de SYSO. En
un SIG HSEQ los documentos de cada tema pueden estar
independientes.
 Lo que se requiere es que la metodología de control sea única
para los documentos de calidad, Ambiental y de SYSO.
 Es como mejor se adapte al funcionamiento de cada
organización.

72
PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS
POR LAS NORMAS

73
CONTROL DE DOCUMENTOS

Los documentos del sistema de gestión integrado deben


controlarse.
El Procedimiento de control de documentos debe contener los
controles para:
 Aprobación de documentos.
 Actualización y revisión
 Identificación de cambios
 Disponibles en sus sitios de uso
 Versiones actualizadas
 Documentos legibles y fácilmente identificables
 Control de documentos externos
 Control de documentos obsoletos.
74
CONTROL DE DOCUMENTOS

75
CONTROL DE DOCUMENTOS

Lista Maestra de Control de documentos


Fecha:

Nombre Documento Código Versión Fecha Sitios de Ubicación

76
TALLER CONTROL DE DOCUMENTOS

OBJETIVO

Identificar y comprender los requisito establecidos para el control


de documentos

METODOLOGÍA

Analizar los requisitos relacionados con documentación

• Elaborar un procedimiento que permita el control de los


documentos del sistema de gestión.

77
CONTROL DE LOS REGISTROS

 Procedimiento documentado con los controles para:


 La identificación,
 el almacenamiento,
 la protección,
 la recuperación,
 el tiempo de retención
 la disposición de los registros.

 Registros legibles, confiables, oportunos, fácilmente identificables y


recuperables.

78
CONTROL DE LOS REGISTROS

79
EMPRESA
LOGO
COD: VERSION No. PAG DE

CONTROL DE REGISTROS

BASE BOGOTA AREA AMBIENTAL CALIDAD SI&SO OTRO

FECHA ACTUALIZACION RESPONSABLE DE LA ACTUALIZACION

IDENTIFICACION RECOLECCION DISPOSICION


CLASIFICA- ALMACENA-
# INDIZACION ACCESO CONSERVACION
CION MIENTO CON AUTORIZADA
CODIGO NOMBRE FRECUEN-CIA RESPONSABLE DESTRUIR
ACTA POR

80
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS

QUE SE NECESITA:
PROCEDIMIENTO
DOCUMENTADO.
Planificar auditorias
internas.
Realizar auditorias
internas.
Implementar acciones
correctivas a las no
conformidades y su
respectivo seguimiento.
Formación de
auditores internos.

81
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL PRODUCTO
NO CONFORME

QUE SE NECESITA:

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO.
Identificación y segregación del producto no conforme
(disposiciones y criterios).
Definir responsabilidades para el control del producto no conforme.
Determinar las acciones (remedial y correctiva) a realizar respecto
del producto no conforme.
Mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y del
tratamiento dado.
Todas las disposiciones con llevan a una verificación del producto.

82
83
PROCEDIMIENTOS DE ACCION
CORRECTIVA Y PREVENTIVA

84
4.4.6 CONTROL OPERATIVO
ISO 14001
 Considerar a todas aquellas actividades
 Las operaciones y actividades que pueden estar relacionadas con
asociadas con aspectos aspectos significativos, por ejemplo:
ambientales significativos, se  Operaciones de procesos de
deben realizar bajo condiciones producción
especificadas por:  Compras y contrataciones
 Procedimientos  Manejo y almacenamiento de
documentados que incluyan materias primas
criterios de operación  Laboratorios
* estos deben comunicarse a  Almacenamiento y transportación
los proveedores y de productos
contratistas
 Estas actividades pueden integrarse
en:
 Prevención de la contaminación
 Practicas diarias
 Actividades estratégicas para
anticiparse a requerimientos legales
cambiantes
85
4.4.6 CONTROL OPERATIVO
OHSAS 18001

Riesgos Establecimiento y mantenimiento de


Identificados procedimientos documentados de
operación.
Incluyendo criterios operativos.
La organización debe Establecimiento y mantenimiento de
identificar las actividades u procedimientos de uso de productos,
operaciones (incluyendo el equipos y servicios.
mantenimiento), que
Comunicación a contratistas y
requieren medidas de
proveedores los requisitos relevantes.
control.
Establecimiento y mantenimiento de
Operación en situación: procedimientos para diseño del lugar de
o Normal trabajo, procesos, instalaciones,
o Anormal y maquinaria.
o Emergencia
Adaptación a las capacidades humanas

86
¡GRACIAS!

87
NIVEL 2 PROCEDIMIENTOS
PASOS PARA ELABORAR UN PROCEDIMIENTO

88
TALLER: CONCEPTUALIZACIÓN
PARA CONSTRUIR UN PROCEDIMIENTO
EJEMPLO. NUDO DE CORBATA

89
NIVEL 2 PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS NTC ISO 9001:2008

PRE P
P R

E P
Sistema de gestión
de calidad

90
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001:2008

OBJETIVO

Establecer los lineamientos y


directrices necesarios para solicitar,
elaborar, revisar, aprobar y controlar
los documentos internos y externos
que hacen parte del SGC,
proporcionando de esta manera
evidencia de la conformidad con los
requisitos exigidos por las normas
NTC ISO 9001:2008.

91
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001:2008
Aprobación de
documentos
(emisión)

Revisión y
actualización

Identificación de cambios
Sistema de gestión
de calidad
Documentos legibles
E inidentificables

Identificación de Identificación de
Documentos Documentos
externos obsoletos

92
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS

93
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Numeral 4.2.4 NTC ISO 9001:2008

OBJETIVO
Establecer,implementar, mantener y
mejorar los formatos y registros de
calidad dentro del Sistema de Gestión
de Calidad, garantizando que los
Listados mismos permanezcan legibles,
fácilmente identificables y
recuperables, definiendo controles
necesarios para la identificación,
almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y
disposición de los mismos.

94
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Numeral 4.2.4 NTC ISO 9001:2008

Establecerse y
mantenerse

Evidencia de la
conformidad

Legibles, identificables y
Sistema de gestión recuperables
de calidad

Definir los controles

Protección, recuperación
Identificación , Retención y
almacenamiento `disposición

95
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE REGISTROS

96
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Numeral 8.2.2 NTC ISO 9001:2008

OBJETIVO
Verificar y evaluar el cumplimiento de
las políticas, normas, procesos,
procedimientos, ejecutados en la
INDEPENDIENTE organización; identificando las
acciones preventivas, detectivas y
correctivas que aseguren el
mejoramiento del Sistema de Gestión de
Registrar Calidad
resultados
verificación

97
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Numeral 8.2.2 NTC ISO 9001:2008
Intervalos planificados

Evaluar la
conformidad

Planificar un programa de
Sistema de gestión auditorias
de calidad
Definir los criterios
De auditorias

Plan de acción para


Selección de los Acciones preventivas
auditores Y correctivas

98
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

99
PROCEDIMIENTO CONTROL
DEL PRODUCTO NO CONFORME
Numeral 8.3 NTC ISO 9001:2008

OBJETIVO
Conformidad
requisitos

Establecer los mecanicismos para


controlar el producto no conforme con
Producto
las especificaciones y requisitos; e
identificar y controlar su uso o
entrega a los clientes finales.

100
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Numeral 8.3 NTC ISO 9001:2008
Eliminar la no
Conformidad
detectada

Autorizar su uso

Liberación o aceptación
Sistema de gestión
de calidad

Mantener registros

Plan de acción para


Someterse a una nueva Acciones preventivas
verificación Y correctivas

101
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

102
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS
Numeral 8.5.2 NTC ISO 9001:2008

OBJETIVO
Conformidad
requisitos

Este procedimiento define el conjunto de acciones o


actividades para identificar, analizar y
Producto eliminar las causas de las no conformidades
detectadas en el sistema de gestión de calidad
de la Entidad, a fin prevenir que estas situaciones
puedan presentarse de nuevo.

103
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS
Numeral 8.5.2 NTC ISO 9001:2008
Revisar la no
Conformidad
detectada

Incluir las quejas y


reclamos

Determinar las causas de las


Sistema de gestión No conformidades
de calidad
Adoptar acciones para
Eliminar las causas

Registrar los resultados Plan de acción para


de las acciones Acciones preventivas
tomadas Y correctivas

104
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
ACCIONES CORRECTIVAS

105
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS
Numeral 8.5.3 NTC ISO 9001:2008

OBJETIVO
Conformidad
requisitos

Este procedimiento define el conjunto de acciones o


actividades para identificar, analizar y
Producto eliminar las causas de las no conformidades
potenciales en el sistema de gestión de calidad
de la organización, a fin prevenir que estas
situaciones se presenten.

106
REQUISITOS DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS
Numeral 8.5.3 NTC ISO 9001:2008
Revisar la no
Conformidad
detectada

Identificar los niveles


potenciales

Determinar las causas de las


Sistema de gestión No conformidades
de calidad
Adoptar acciones para
Prevenir la ocurrencia

Registrar los resultados Plan de acción para


de las acciones Acciones preventivas
tomadas Y correctivas

107
TALLER: NIVEL 2 DOCUMENTOS
CONSTRUIR EL PROCEDIMIENTO
ACCIONES PREVENTIVAS

108
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 3 INSTRUCTIVOS
GTC-ISO/TR 10013

Instructivos

Los instructivos de trabajo describen cómo se realiza


una tarea. Se puede extraer lo que se
desea realizar del procedimiento

109
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 3 INSTRUCTIVOS
GTC-ISO/TR 10013

Instructivos
Los instructivos, aunque semejantes en la forma a
los procedimientos, se diferencian de éstos en
su fondo; mientras los procedimientos indican
también responsabilidades,
los instructivos son
interpersonales y se limitan a indicar o clarificar la
forma de operar, utilizar o realizar algo.

110
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 3 INSTRUCTIVOS
GTC-ISO/TR 10013

Instructivos
Los instructivos de trabajo suelen estar adaptados a equipos,
instalaciones y actividades o
a procesos específicos que pueden incidir en la calidad del producto o
servicio. Generalmente
se encuentran en:
• Dibujos o planos (señales de tránsito).
• Especificaciones e Instrucciones de los procesos (flujograma).
• Criterios de medición y seguimiento.
• Métodos de embalaje (muestra representativa).
• Instrucciones de calibración.

111
EJEMPLO
NIVEL 3 INSTRUCTIVO PARA ARMAR A ESCALA
UN AVIÓN INVISIBLE

112
EJEMPLO
NIVEL 3 INSTRUCTIVO PARA ARMAR A ESCALA
UN AVIÓN INVISIBLE

113
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 3 DOCUMENTOS EXTERNOS
GTC-ISO/TR 10013

Documentos Externos
Especificaciones La organización debe considerar los documentos externos
y su control en el Sistema de Gestión de la Calidad
Especificaciones
Planes Los documentos externos pueden incluir planos del
cliente,especificaciones, requisitos legales o
reglamentarios, normas, códigos, etc.

114
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013

Formatos
Para el SGC , es necesario diferenciar el concepto de
Especificaciones
formato y registro, donde el formato se convierte en
Especificaciones aquellas plantillas, documentos, tablas, entre otros, que
Planes nos sirven para registrar la información después de
realizar o ejecutar las actividades, es así como el
formato se convierte en el instrumento para recolectar las
evidencias del SGC.

115
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013

Registros

“Documento que representa resultados


obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas”.
ISO 9000:2005.

116
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013

Registros
Las consideraciones que debemos
tener frente a estos desde el requisito 4.2.4 de la norma NTC-ISO
9001:2000, son:
• Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar
evidencia de la conformidad
con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC.
• Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
• Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios
para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación el
tiempo de
retención y disposición de los registros.

117
LOS REGISTROS ISO 9001:2008
Y NTCGP 1000:2004

118
LOS REGISTROS ISO 9001:2008
Y NTCGP 1000:2004

119
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013

Importancia de los Registros

Los registros de calidad proveen las evidencias necesarias para


demostrar el cumplimiento
de los requisitos del SGC y las mejoras de los procesos, productos o
servicios. De igual
forma, son necesarios para realizar la trazabilidad4 de los productos, los
procesos y los
servicios. Los registros pueden ser almacenados en cualquier soporte de
datos.

120
JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN
NIVEL 4 FORMATOS Y REGISTROS
GTC-ISO/TR 10013

Fundamentación y uso de Registros

Los registros se fundamentan en la veracidad de la información que


soporta; por esta razón es
necesario que quienes los diligencien, tengan pleno conocimiento del
proceso que los origina.
Su utilidad sirve para
.Revisar y mejorar el servicio
• Analizar tendencias
• Planear acciones correctivas y preventivas
• Evaluar el desempeño de proveedores
• Planear acciones de entrenamiento hacia las mejoras potenciales
• Determinar mediciones de fiabilidad
• Renegociar componentes o formas de mejoramiento

121
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013

Revisión y Aprobación
Antes de su emisión, los documentos deben ser revisados
por personal autorizado para asegurar la claridad,
exactitud, adecuación y estructura adecuada.

Los usuarios también debe tener la oportunidad de evaluar


y comentar sobre la facilidad del uso de los documentos.
La liberación de los documentos debe ser aprobada por el
área responsable de su implementación.
Evidencia de la aprobación de los documentos.

122
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013

Distribución
El método de distribución de los documentos por el
personal autorizado debe asegurar que las ediciones
pertinentes esten disponibles para todo el personal.

La distribución de documentos tales como nmanual de


calidad, plan de calidad puede incluir partes
externas(clientes, organismos de certificación y
autoridades reglamentarias).

123
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013

Incorporación de Cambios

Se debe proporcionar un proceso para el inicio, desarrollo,


revisión, control e incorporaciónde los cambios a los
documentos.

Ej: Procedimiento de Normalización de Documentos

124
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013

Emisión y Control de Cambios


La emisión y control de cambios son esenciales para
asegurar que el contenido de los documentos es aprobado
apropiadamente por el personal autorizado y que la
aprobación es fácilmente identificable.

Deberái establecerse un proceso para asegurarque sólo los


documentos apropiados están en uso.

El listado maestro de documentos puede utilizarse para


asegurar que el usuario tenga la edición vigente.

125
PROCESO DE APROBACIÓN,EMISIÓN
Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
GTC-ISO/TR 10013

Copias No Contraladas

Para el propósito de ofertas, uso del cliente fuera de la


organización y otra distribución especial de los
documentos en los que no se pretende el control de los
cambios, tales documentos distribuidosdeberían estar
claramente identificados como copias no controladas.

126

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