Informe Tecnico Administrativo HCB Pisba

F8.MO12.
PP 5/11/2018
PROCESO
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Versión 2 Página 1 de 14
FORMATO INFORME TECNICO DE ACTIVIDADES MENSUALES

Clasificación de la Información:
Pública
INFORME TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO MENSUAL

SERVICIOS DE PRIMERA INFANCIA
Instrucciones generales de diligenciamiento:

1. El formato se encuentra predeterminado con algunas obligaciones contractuales, sin embargo se deben incluir las obligaciones tal y como se estipulan contractualmente. El diligenciamiento de este formato es un insumo fundamental para la elaboración del informe de supervisión.
2. Frente al porcentaje de avance, escriba el % de ejecución entendiendo que el máximo porcentaje de cumplimiento a obtener por periodo, es el resultado de dividir 100% en el numero de meses establecido en el contrato. Por ejemplo, si un contrato contempla 10 meses el porcentaje máximo de avance por mes es el 10%.
3. En el caso de que se presenten prórrogas o terminaciones anticipadas se recalculará el porcentaje sin afectar los informes de ejecución anteriores.
Ej 1: En un contrato de 10 meses, en el mes 7 se determina que se realiza una prórroga por 2 meses, quedando el contrato por 12 meses. Así las cosas como el 60% del contrato inicial ya se había ejecutado (el ultimo informe presentado correspondía al mes 6), el porcentaje que queda pendiente por ejecutar corresponde
al 40%, el cual deberá ser dividido por los 6 meses pendientes por ejecutar.
Ej 2: En un contratro de 10 meses, en el mes 7 se determina que en ese mismo mes se realiza una terminación anticipada. Como ya se había ejecutado el 60% del contrato (el ultimo informe presentado correspondía al mes 6), el porcentaje que queda pendiente por ejecutar corresponde al 40%, el cual deberá ser cumplido
en el mes que está en ejecución.
3. La información solicitada como fuente de verificación o los documentos de origen de la misma pueden ser objeto de solicitud y revisión en el ejercicio de supervisión.
1. INFORMACIÓN GENERAL
Contrato de aporte Número: 394 Servicio que presta:HCB

Cupos: 90
Fecha de Inicio de la Prestación del Servicio: 28-01-2019 Período reportado: MARZO
Municipio(s) en el que se ubica el servicio: PISBA N° de unidades de

servicio:
Nombre de la Entidad Administradora del Servicio (EAS): ASOCIACION DE PADRES USUARIOS DE LOS HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMILIAR, OTRAS Nombre del Representante Legal de la (EAS): ANA ELVIA PIDICHE ESTUPIÑAN
MODALIDADES DE ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA Y MADRES COMUNITARTIAS DEL SECTOR PISBA
Regional: BOYACA Centro(s) Zonal(es) que supervisa(n): SOGAMOSO
Nombre(s) del (los) Supervisor(es): MAGDA ROCIO MORANTES

2. INFORME DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES
2.1. OBLIGACIONES GENERALES
ACCIONES DESARROLLADAS DURANTE EL PERIODO ALERTAS, INCONVENIENTES O SITUACIONES

% DE AVANCE EN EL
ITEM REPORTADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA ESPECIALES QUE AFECTEN EL CUMPLIMIENTO FUENTE DE VERIFICACION
CUMPLIMIENTO
OBLIGACION DE LA OBLIGACIÓN
1. Registros de Asistencia Mensual (Deben estar disponibles

SE PRESTA EL SEVICIO DE ACUERDO A LO
1 1. Cumplir cabalmente con el objeto del presente contrato. NO HAY INCOVENIENTES en las UDS)
ESTABLECIDO EN CADA MES
2. Registro de coberturas atendidas
1.Formato diligenciado de Informe Técnico y Administrativo,

SE A PRESENTADO LA INFORMACION EN LOS NO TENEMOS EQUIPOS DE COMPUTO PROPIOS acorde al avance de ejecución del contrato.
2. Mantener actualizada la información técnica, administrativa, financiera y jurídica relacionada
2 PERIODOS ESTABLECIDOS EN LA MEDIDA DE LO PARA TENER TODO A TIEMPO Y EL SERVICIO DE 2. Formato diligenciado de Informe Financiero, acorde al
con la ejecución del contrato de aporte.
POSIBLE INTERNET ES ESCASO avance de ejecución del contrato., acorde al avance de
ejecución del contrato.
1. Carta o correo donde presentar al Supervisor la visita a

realizar que de cuenta de la persona o entidad que solicita el
espacio, objeto de la visita, tiempo, resultados esperados. En
el caso de que se realice una visita cuyo objeto sea una
investigación debe remitirse a la Subdirección de Monitoreo y
Evaluación con copia a la Dirección de Primera Infancia.
3. Solicitar por escrito al ICBF la autorización para el ingreso al lugar donde se brinda el servicio SE CUENTA CON EL PROTOCOLO EN CADA UNIDAD DE NO HAN INGRESADO PERSONAS A LAS UDS
3 2. Carta o correo donde se le informa al Supervisor que se
de periodistas, capacitadores, investigadores y demás personas ajenas a la prestación servicio SERVICIO DE INGRESO A TERCEROS SEGÚN LO INFORMADO
tomará registro fotográfico y/o de video y que se cuenta con la
autorización de los padres. En el caso de que se requiera
realización de entrevistas o registro fotográfico de los niños se
debe contar en la UDS con las autorizaciones de los padres
de familia y/o acudientes, en caso de requerirlo el supervisor
puede solicitar copia de estas autorizaciones.
4. Abstenerse de realizar o permitir que se realicen en las Unidades de Servicio -UDS- donde se
1. El Centro Zonal revisa y valida que no se hayan presentado
4 brinda la atención, cualquier tipo de actividad proselitista, como fijar o distribuir anuncios y afiches
quejas por esta razón
alusivos a candidatos, partidos políticos, procesos electorales o actividades similares
1. Actas de seguimiento y supervisión (Esta información es

5. Permitir y colaborar en el ejercicio de las labores de seguimiento y supervisión del ICBF, entre verificada por el Supervisor, no requiere ser entregada por la
otras acciones, facilitando el acceso a toda la información y documentación relacionada con la EAS)
5 prestación del servicio, respondiendo de manera oportuna las solicitudes formuladas, entregando 2. Oficios de respuesta a requerimientos con los soportes
los informes que le sean solicitados, adoptando las recomendaciones y acciones que le sean solicitados en el tiempo establecido
requeridas.
1. Carta donde informe al supervisor del contrato, lugar,

6. Si la EAS no tiene su sede Principal en el Departamento donde opera el servicio, deberá contar
dirección, barrio y teléfonos de la sede administrativa. (Se
6 con una sede administrativa en funcionamiento en el Departamento donde se encuentre
presenta al inicio de la operación del servicio, y notificar de
operando, en la cual repose toda la documentación asociada a la ejecución del contrato
manera oportuna si se realiza cambio de sede administrativa)
1. Actas de seguimiento y supervisión (Esta información es

verificada por el Supervisor, no requiere ser entregada por la
7. Responder y resolver oportunamente y con eficiencia los hallazgos que formulen los EAS)
7 organismos de vigilancia, inspección y control del Estado a que haya lugar, implementando las 2. Oficios de respuesta a requerimientos con los soportes
recomendaciones y procedimientos cuando sean requeridos solicitados en el tiempo establecido
1. Cronograma de Comités Técnicos Operativos (CTO)

durante la ejecución del contrato
2. Listado de asistencia a los CTO
8. Asistir a los comités técnicos operativos, garantizando la participación del Representante Legal 3. Actas de los CTO
8
de la EAS o su delegado 4. Carta de designación a comité técnico operativo en caso de
que el representante legal no pueda participar. (tener en
cuenta si el representante tiene las facultades para designar
otro participante en los comités)
9. Cumplir con el objeto y las obligaciones del presente contrato, acatando lo dispuesto en la Ley, 1. Registro de Asistencia Mensual
reglamentos, manuales operativos de la modalidad de los servicios contratados, guías y demás 2. Registro de coberturas atendidas
documentos y orientaciones técnicas y administrativas vigentes al momento de su celebración, 3. Formato diligenciado de Informe Financiero, acorde al
9 sus respectivas actualizaciones, o que se expidan con posteridad relacionadas con la ejecución avance de ejecución del contrato., acorde al avance de
del contrato, los cuales hacen parte integral del presente contrato, y son de obligatorio ejecución del contrato.
cumplimiento y conocimiento por parte de la EAS y talento humano que esta vincule para la 4. Formato diligenciado de Informe Técnico y
prestación del servicio Administrativo, acorde al avance de ejecución del contrato.
1. Soporte de activación de las rutas cuando sea requerido

(copia de oficios a otras instituciones o dependencias del
10. Informar al supervisor y a las autoridades competentes de manera inmediata y oportuna, los
ICBF)
casos en que se identifiquen situaciones que pongan en riesgo el cumplimiento del objeto
10 2. Informe entregado al supervisor del contrato las situaciones
contractual, la vida y la integridad de las niñas y niños, y efectuar el seguimiento en caso de
que amenazan o pongan en riesgo la vida de niñas y niños.
vulneración de derechos, en articulación con las entidades competentes, cuando haya lugar.
Este informe se debe presentar inmediatamente a la
ocurrencia de la situación.
11. Garantizar que en las UDS donde se atiendan usuarios de comunidades étnicas, el servicio
11 se preste acorde a los contextos territoriales, sociales y culturales de los usuarios en 1. Soportes de atención (en caso de que aplique )
cumplimiento de la Resolución 2000 de 2014 del ICBF o la que haga sus veces
1. Soportes de participación y cumplimiento de los

compromisos adquiridos en las mesas de política de primera
12. Adelantar las acciones encaminadas al mejoramiento del servicio público de bienestar familiar
12 infancia, mesas departamentales, municipales o distritales.
conjuntamente con los diferentes comités y entidades del Sistema Nacional de Bienestar Familiar
(Actas de reunión, registro fotográfico, listados de asistencia e
informes)
13. Reportar inmediatamente al supervisor del contrato y anexar los soportes establecidos en el
13 1. Reporte del siniestro y envío del acta de defunción
Manual Operativo y anexos, al presentarse fallecimiento de un usuario del servicio
14. Las demás obligaciones que se deriven de la ley, reglamento, lineamientos vigentes, relativos 1. Los soportes adicionales que se establezcan por el
14
a la ejecución del objeto contratado supervisor del contrato.
2.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE LA ENTIDAD ADMINISTRADORA DEL SERVICIO
1. Obligaciones durante la fase preparatoria.

% DE AVANCE EN EL
ITEM OBLIGACIÓN REPORTADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA ESPECIALES QUE AFECTEN EL CUMPLIMIENTO FUENTE DE VERIFICACION
CUMPLIMIENTO
1. Relación de personal contratado donde mínimo se

especifiquen: Nombre, cédula, profesión, cargo a
desempeñar, unidad de servicio, % de dedicación
2. Hojas de vida del personal adscrito al servicio (se entrega
1.1 Conformar y organizar los equipos de talento humano y realizar los procesos de inducción de
1 digital o físico en el primer informe)
acuerdo con lo definido en los Manuales Operativos de los servicios
3. Contratos de trabajo (se entrega digital o físico en el primer
informe)
4. Formato diligenciado de Informe Técnico y Administrativo,
acorde al avance de ejecución del contrato.

1.2. Aplicar las estrategias de articulación interinstitucional, con el acompañamiento de la compromisos adquiridos en las mesas de política de primera
2 Dirección Regional y los Centros Zonales, para fortalecer las alianzas y acuerdos con la sociedad, infancia, mesas departamentales, municipales o distritales.
las familias y el Estado, en el marco del principio de corresponsabilidad. (Actas de reunión, registro fotográfico, listados de asistencia e
informes)
1.3. Alistar los espacios físicos en la que se prestará la atención, de acuerdo con los
requerimientos establecidos, disponer de la dotación para la prestación del servicio y publicar en
3 1. Actas de visita de habilitación de infraestructura
lugar visible de cada UDS, un aviso que indique que la EAS presta el servicio público de
bienestar familiar, el tipo de servicio en particular y el nombre de la UDS.
1. Listado comparativo de los usuarios focalizados vs los

usuarios vinculados. El listado inicial de los usuarios
1.4. Realizar el proceso de focalización e inscripción de la población a atender según criterios
focalizados debe ser entregado por el ICBF.
4 establecidos en el Manual Operativo, garantizando la continuidad de los niños, niñas y mujeres
2. Listas de solicitud de cupo
gestantes (cuando aplique) que venían siendo atendidos, cuando haya lugar
3. Soporte de las acciones realizadas para la focalización y
busqueda activa de beneficiarios.
1. Cronograma para la construcción del Plan de Trabajo.

1.5 Elaborar el cronograma para la construcción del Plan de Trabajo para la aprobación en el
5 2. Acta de Comité Tecnico operativo.
Comité Técnico Operativo.
3. Listado de Asistencia en Comité Tecnico Operativo.
1.6. Elaborar el presupuesto del servicio a operar teniendo cuenta los rubros de la canasta en el 1. Formato de Presupuesto de acuerdo a los rubros de la
6
formato establecido por el ICBF canasta en el formato establecido por el ICBF
1. Listado de proveedores el cual incluya como mínimo:

1.7. Presentar al supervisor la información de los proveedores de alimentos en el que se Nombre del proveedor, nit del proveedor, grupo de alimentos
7
evidencie el registro sanitario, cuando aplique que provee, registro sanitario, concepto sanitario, estado del
concepto sanitario, dirección y teléfono.
1.8. Realizar los procesos de concertación cuando haya lugar conforme a lo establecido en el 1. Actas de seguimiento y supervisión (Esta información es
8 Manual Operativo y directrices del ICBF, garantizando la documentación del proceso y el verificada por el Supervisor, no requiere ser entregada por la
acompañamiento de los Entes de Control. EAS)
1. Plan de formación del talento humano

2. Listados de asistencia a los procesos de formación
impartidos por la EAS
1.9. Implementar las medidas de índole contractual y operativo, para garantizar que las madres o
3. Relación del talento humano que asiste a los diferentes
padres comunitarios permitan y faciliten la efectiva realización de los procesos de cualificación y
9 procesos de formación ofrecidos por el ICBF u otras entidades
fortalecimiento de los Hogares Comunitarios de Bienestar para la atención integral a la primera
certificadas para tal fin. Este debe contener como mínimo:
infancia.
nombre, documento de identificación, cargo, proceso de
formación al que asiste, entidad que convoca y N° de horas
dedicadas al proceso.
2. Obligaciones durante la fase de implementación del contrato.
2.1. Obligaciones relacionadas con la prestación de los servicios.

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO
2.1.1.Brindar atención a niñas y niños y mujeres gestantes (cuando aplique) en XXXX cupos, en
los servicios HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR, FAMILIAR Y FAMI a partir de la fecha 1. Registro de Asistencia Mensual
definida en el Comité Técnico Operativo del contrato, en las UDS correspondientes al Centro 2. Registro de coberturas atendidas
1
Zonal SOGAMOSO de la Regional Boyacá del ICBF, garantizando 200 días de atención por año 3. Formato diligenciado de Informe Financiero, acorde al
calendario o proporcional por fracción de año contratado, y 10.5 meses de atención para FAMI avance de ejecución del contrato.
(cuando aplique), ,
1. Registro de Asistencia Mensual

2.1.2. Realizar la atención de los usuarios conforme a la distribución de unidades de servicio,
2. Registro de coberturas atendidas
cupos y municipios asignados al presente contrato y descritas en el CUADRO DE
2 3. Caracterización del servicio
DISTRIBUCION HCB DICIEMBRE 2018-NOVIEMBRE 2019, el cual hace parte integral del
4. Formato diligenciado de Informe Financiero, acorde al
presente contrato
avance de ejecución del contrato.
1. Soportes de asamble donde se establecio cuotas de

3 2.1.3. Garantizar la gratuidad del servicio a todos los usuarios
participació
1. Soporte de procesos de sensibilización con las familias, con

sus respectivos listados de asistencia.
4 2.1.4. Desarrollar estrategias que promuevan la permanencia de los usuarios en la UDS. 2. Soporte de visita a las familias de niñas y niños que
presentan ausentismo en el servicio.

2.1.5. Coordinar con los agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar en el nivel territorial compromisos adquiridos en las mesas de política de primera
5 la prestación del servicio, en caso de presentarse problemas de orden público, desplazamientos infancia, mesas departamentales, municipales o distritales.
masivos, emergencias por amenazas naturales y demás circunstancias de carácter excepcional (Actas de reunión, registro fotográfico, listados de asistencia e
informes)
1. Plan de formación del talento humano

2. Listados de asistencia a los procesos de formación
impartidos por la EAS
2.1.6. Facilitar los procesos que se desarrollen para el fortalecimiento de las modalidades y de las 3. Relación del talento humano que asiste a los diferentes
6 UDS, en el marco de la Política de Estado para el Desarrollo Integral de la Primera Infancia De procesos de formación ofrecidos por el ICBF u otras entidades
Cero a Siempre certificadas para tal fin. Este debe contener como mínimo:
nombre, documento de identificación, cargo, proceso de
formación al que asiste, entidad que convoca y N° de horas
dedicadas al proceso.
2.1.7. Ejecutar acciones en el marco del Plan de Trabajo encaminadas a fortalecer la calidad de 1. Plan de Trabajo
7
la atención y conforme a la ruta integral de atenciones de cada territorio. 2. Soportes de acciones adelantadas.
2.1.8. Realizar la socialización de los servicios al inicio y al final de la ejecución contractual, según 1. Soportes que de cuenta de la socialización del servicio a
8 la Guía de Socialización de los Servicios de Primera Infancia y demás orientaciones establecidas las familias usuarias (listas de asistencia, soporte fotográfico,
por el ICBF acta de reunión e invitaciones)
2.2. Obligaciones relacionadas con el componente de Familia, Comunidad y Redes

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO
1. Listado de los beneficiarios que cuentan con Registro Civil

2.Soportes de los procesos de gestión, articulación e
implementación de acciones que garanticen los derechos de
niños y niñas.
3. Registro con calidad en el sistema de información definido
2.2.1. Verificar que los niños y las niñas cuenten con su registro civil y documento de identidad por el ICBF, donde se evidencie el seguimiento al
1 para las mujeres gestantes (cuando aplique); en los casos que no se tenga, promover acciones cumplimiento de los derechos de niñas y niños.
con las autoridades competentes para su consecución 4. Formato diligenciado de Informe Técnico y Administrativo,
1. Consolidado y análisis de la Ficha de Caracterización

2.2.2. Realizar durante los primeros dos meses una caracterización del grupo de familias o
Sociofamiliar.
cuidadores, y de las niñas, niños y mujeres gestantes (cuando aplique), teniendo en cuenta las
2. Soportes de participación de niñas, niños, familias,
2 redes familiares y sociales, aspectos culturales, del contexto y étnicos. Lo anterior a partir del
comunidad y talento humano en la construcción de la
diligenciamiento de la ficha de caracterización socio-familiar en la herramienta digital definida por
caracterizació (listas de asistencia, registro fotográfico, y
el ICBF.
documento con metodología utilizada para la integración.
2.2.3 Conocer e informar a las familias o cuidadores sobre los servicios institucionales a los
1. Listados de asistencia y registro fotográfico al proceso de
3 cuales pueden acceder ante situaciones de amenaza o vulneración de los derechos de las niñas
formación a familias.
y los niños, identificar posibles y activar la ruta de protección ante las autoridades competentes

2.2.4. Implementar acciones de articulación con autoridades, instituciones, servicios sociales, compromisos adquiridos en las mesas de política de primera
4 comunidades y los diferentes actores de su territorio para promover redes protectoras para niñas, infancia, mesas departamentales, municipales o distritales.
niños y mujeres gestantes. (Actas de reunión, registro fotográfico, listados de asistencia e
informes)
1. Soportes de construcción de pacto de convivecia.

2.2.5. Construir un pacto de convivencia con la participación de las niñas, los niños, sus familias o
5 2. Documento pacto de convivencia.
cuidadores y el talento humano de la UDS
2. soportes de socialización de pacto de convivencia.
1. Plan de Formación a Familias

2. Soportes del proceso de formación y acompañamiento a
2.2.6. Elaborar e implementar un plan de formación y acompañamiento a familias o cuidadores
familias en las temáticas sugeridas en el manual operativo de
que respondan a sus necesidades, intereses y características, para fortalecer las prácticas de
la modalidad y sus servicios. (planeación de actividades,
cuidado y crianza de niños y niñas de manera que se promueva su desarrollo integral. Cuando
presentaciones, etc)
6 por razones ajenas a la EAS no sea posible o no se logre la participación de los padres o
3. Listados de asistencia y registro fotográfico al proceso de
cuidadores en las actividades del plan de formación, la EAS deberá allegar informe con los
formación a familias.
respectivos soportes, que dé cuenta de las actividades de convocatoria, seguimiento y
4. Soportes de seguimiento a familias que no participan en los
acompañamiento que se implementaron para incentivar su participación
procesos de formación (invitaciones, circulares, actas de
compromiso)
1. soportes de las jornadas de socializacion con la comunidad

y las familias el contrato de aporte.
2. Actas de conformación de los comites de vigilancia.
2.2.7. Facilitar a la comunidad y los usuarios del servicio público de Bienestar Familiar, el ejercicio 3. soportes de visitas de los comites de vigilancia a las UDS.
7 del control social sobre el servicio como mecanismo de participación democrática, de conformidad 4. Soportes de conformación de veeduria del contrato de
con lo establecido con la Guía de Socialización de Servicio de Primera Infancia aporte.
2.2.8. Realizar acciones de sensibilización a familias, jornadas de familiarización con el entorno

educativo, entrega pedagógica, búsqueda activa y demás gestiones que el ICBF disponga para el
Tránsito Armónico al Sistema Educativo Formal establecidas en la “G13. Guía Orientadora para el 1. Soportes de sensibilización a las Familias.
8
tránsito de los niños y niñas desde los Programas de atención a la Primera Infancia del ICBF al 2. soportes de gestion adelanta de transito armonico.
Sistema de Educación Formal” vigente o la que haga sus veces, en articulación con las familias e
Instituciones Educativas Oficiales
2.2.9. Cumplir con todas las disposiciones específicas documentadas en el Manual Operativo de
9 1. Soportes de autoevaluación.
la modalidad y el Instrumento Único de Verificación de Condiciones de Calidad (Autoevaluación).
2.3. Obligaciones relacionadas con el componente de Salud y Nutrición

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO
1. Listado de los beneficiarios que cuentan con afiliación al

Sistema de Seguridad Social en Salud.
niños y niñas.
2.3.1. Verificar la afiliación vigente al Sistema de Seguridad Social en Salud de la totalidad de los 3. Registro con calidad en el sistema de información definido
1 niños, niñas y gestantes atendidos (cuando aplique), o en su defecto promover las acciones ante por el ICBF, donde se evidencie el seguimiento al
las autoridades competentes para conseguirla. cumplimiento de los derechos de niñas y niños.
2.3.2. Implementar estrategias para la promoción de la práctica de la lactancia materna, en forma

1. Plan de Formación a Familias
exclusiva para niños y niñas menores de seis meses de edad y en forma complementaria de los
2 2. Plan de Formación al Talento Humano
seis meses a los dos años y más, con el talento humano de la modalidad, las familias, cuidadores
3. Soportes de actividades desarrolladas.
y mujeres gestantes
1. Listado de los beneficiarios que cuentan con consulta de

valoración integral en salud según edad y periodo gestacional.
niños y niñas.
3. Registro con calidad en el sistema de información definido
2.3.3. Promover y verificar la asistencia de las niñas y niños a la consulta de valoración integral por el ICBF, donde se evidencie el seguimiento al
3
en salud según edad y periodo gestacional cumplimiento de los derechos de niñas y niños.
1. Listado de los beneficiarios que cuentan con esquema de

vacunación completo.
niños y niñas.
2.3.4. Implementar acciones para la promoción de la vacunación de las niñas y los niños y
4 3. Registro con calidad en el sistema de información definido
verificar el soporte de vacunación completo de acuerdo con la edad y periodo de gestación.
por el ICBF, donde se evidencie el seguimiento al
cumplimiento de los derechos de niñas y niños.
1. Documento protocolo de identificación y el manejo oportuno

2.3.5. Implementar un protocolo para la identificación y el manejo oportuno y adecuado de los
y adecuado de los casos de aparición de brotes y
casos de aparición de brotes y enfermedades inmunoprevenibles en cumplimiento de la
5 enfermedades inmunoprevenibles, incluyendo enfermedades
normatividad que en salud se encuentre vigente, incluyendo enfermedades transmitidas por
transmitidas por alimentos (ETA) así como reportar de forma
alimentos (ETA) así como reportar de forma oportuna los casos que se presenten.
oportuna los casos que se presenten.
2.3.6. Garantizar la implementación y cumplimiento de la minuta patrón establecida por el ICBF

1. Documento de ciclo del menús según grupo de edad de los
en cada una de las UDS, según grupo de edad de los usuarios y teniendo en cuenta las
usuarios entregado por la nutrionista del centro zonal.
particularidades del territorio, en los casos en los que se requiera establecer una minuta patrón
6 2. Plan de compras por usuarios entregado por la nutrionista
con enfoque diferencial la EAS en compañía del ICBF deberá concertar con la comunidad una
del centro zonal.
propuesta de minuta patrón teniendo en cuenta el aporte de calorías y nutrientes establecidos en
3. Lista de intercambio avalado por la nutricionista del centro
la modalidad, bajo los lineamiento del documento Minutas con enfoque diferencial del ICBF.
zonal.
1. Documento de ciclo del menús según grupo de edad de los

usuarios entregado por la nutrionista del centro zonal.
2.3.7. Cumplir con la derivación del ciclo de menús según las recomendaciones de consumo
2. Plan de compras por usuarios entregado por la nutrionista
7 diario de calorías y nutrientes para la población colombiana dadas por el ICBF y de acuerdo con
del centro zonal.
la minuta patrón establecida
3. Lista de intercambio avalado por la nutricionista del centro
zonal.
4. Planillas de entrega de raciones a las UDS.
1. Registro y control de peso y talla, según la periodicidad

establecida en los lineamientos o Manuales operativos del
ICBF.
2. Plan de intervención nutricional y colectivo según los
resultados obtenidos en el seguimiento nutricional.
2.3.8. Realizar la toma de medidas antropométricas, de acuerdo con Guía técnica del 3. Relación de los planes de intervención nutricional
componente de alimentación y nutrición para los programas y proyectos misionales del ICBF, en individuales según sea necesario.
los tiempos y periodos establecidos para este fin a los usuarios atendidos durante el periodo de la 3. Soporte de activación de rutas cuando sea requerido.
toma, garantizando el registro de los datos con la calidad y oportunidad en el sistema de 4. Plan de Formación a Familias en temas relacionados con
información que el ICBF disponga. En los casos en los que se detecten signos de mal nutrición la salud y nutrición
8 5. Soporte de acompañamiento y formación a familias de
EAS deberá activar la ruta de remisión correspondiente y solicitar a la nutricionista del ICBF las
orientaciones para la consejería nutricional de las familias. Cuando por razones ajenas a la EAS niñas y niños que se encuentren en malnutrición. (Actas de
no sea posible realizar la toma nutricional de alguno de los usuarios atendidos durante el periodo reunión, listados de asistencia a capacitaciones)
de la toma, deberá aportarse para cada caso la justificación y soporte que sustente dicha 5. Soportes de formación y acompañamiento a familias con
situación. temas relacionados a hábitos de vida saludable, seguridad
alimentaria, y otros temas relacionados y mencionados en el
manual operativo. (Actas de reunión, listados de asistencia a
capacitaciones)
1. Registro y control de peso y talla, según la periodicidad

establecida en los lineamientos o Manuales operativos del
ICBF.
2. Plan de intervención nutricional y colectivo según los
resultados obtenidos en el seguimiento nutricional.
3. Relación de los planes de intervención nutricional
individuales según sea necesario.
3. Soporte de activación de rutas cuando sea requerido.
2.3.9. Implementar las acciones para la atención a las niñas y niños con desnutrición aguda y 4. Plan de Formación a Familias en temas relacionados con
riesgo de desnutrición aguda en los servicios de primera infancia del ICBF, así como proceder de salud y nutrición
9
conformidad con la Resolución 5406 de 2015 y los documentos que las modifiquen, actualicen o 5. Soporte de acompañamiento y formación a familias de
sustituyan niñas y niños que se encuentren en malnutrición. (Actas de
reunión, listados de asistencia a capacitaciones)
5. Soportes de formación y acompañamiento a familias con
temas relacionados a hábitos de vida saludable, seguridad
alimentaria, y otros temas relacionados y mencionados en el
manual operativo. (Actas de reunión, listados de asistencia a
capacitaciones)
1. Plan de saneamiento básico (debe entregarse máximo en

el segundo mes de ejecución del contrato)
2.3.10 Contar con el Plan de Saneamiento Básico en coherencia con la particularidad del
10 2. Manual de buenas prácticas de manufactura (debe
contexto.
entregarse máximo en el segundo mes de ejecución del
contrato)

2.3.11. Documentar y aplicar las buenas prácticas de manufactura en el almacenamiento, 2. Manual de buenas prácticas de manufactura (debe
11 preparación, servido y distribución de alimentos de acuerdo con el manual operativo de la entregarse máximo en el segundo mes de ejecución del
modalidad. contrato)

2.3.12. Entregar en el Comité Técnico Operativo el documento con el plan de saneamiento básico 2. Manual de buenas prácticas de manufactura (debe
(componentes de limpieza y desinfección, manejo de residuos sólidos y líquidos, abastecimiento entregarse máximo en el segundo mes de ejecución del
de agua potable y control de plagas y vectores), y de buenas prácticas de manufactura -BPM- en contrato)
12 los procesos de compra, transporte, recibo, almacenamiento, preparación y distribución de
alimentos de acuerdo con la normatividad vigente y con la Guía técnica del componente de
alimentación y nutrición para los programas y proyectos misionales del ICBF, así como los
formatos y puntos de control que se realizarán en la UDS.
2.3.13. Verificar que las madres o padres comunitarios o manipuladores de alimentos, que
preparen alimentos en las UDS cuenten con el carné o certificado de manipuladoras de alimentos
13 1. Certificación de manipulación de alimentos.
expedido por la autoridad competente; así como el certificado de aptitud médica para manipular
alimentos y los exámenes de laboratorio definidos en el manual operativo
1. Cotizaciones de provedores
2. Formato de selección
. 2.3.14. Notificar las actualizaciones de los proveedores de alimentos y la información
3. acta de selección
14 complementaria relacionada con registros sanitarios y sus conceptos sanitarios en el formato
4. documentación proveedores
definido por el ICBF.
5. soporte de entrega al centro zonal
1. Lista de solicitudes de compra o pedido realizado al

proveedor (correos electrónicos o lista)
2. Recibo de alimentos por cada UDS (preferiblemente la
2.3.15. Garantizar la entrega de las raciones alimentarias preparadas, para preparar y refrigerios entregada por el proveedor)
según aplique, en la cantidad y calidad establecida para cada grupo de edad, teniendo en cuenta 2. Registro fotográfico de alimentos entregados (mínimo 10
el ciclo de menú aprobado por el ICBF, utilizando materias primas de calidad conforme a las registros mensuales por tiempo de alimentación).
15
fichas técnicas establecidas dando cumplimiento a las buenas prácticas de manufactura, la 3. Facturas de compra de alimentos (las copias deben ser
normatividad sanitaria y de rotulado nutricional vigentes; dejar registro documental y fotográfico entregadas al supervisor). La factura debe contener como
de la relación de alimentos comprados y entregados a cada UDS. mínimo: cantidades por producto, valor unitario y valor total.
1. Plan de saneamiento básico

2.3.16. Garantizar que en las UDS se cumpla con las condiciones mínimas de seguridad e 2. Manual de buenas prácticas de manufactura.
higiene establecidas para el almacenamiento, preparación, distribución y consumo de los 3. Concepto sanitario vigente, si está en trámite se debe
16 alimentos para el servicio. Para el caso de HCB FAMI se deberá garantizar que el lugar destinado remitir la solicitud del mismo y los soportes de la gestión
para el almacenamiento, ensamble o distribución de raciones para preparar cumpla con las adelantada para obtenerlo.
condiciones mínimas de seguridad e higiene establecidas. 4. Registro fotográfico de las bodegas, cocinas y comedores.
(Al iniciar la ejecución del contrato)
2.4. Obligaciones relacionadas con la Recepción, almacenamiento, suministro, inventario y custodia de los Alimentos de Alto Valor Nutricional

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO
2.4.1 Suministrar a la regional del ICBF los datos del punto de entrega o puntos primarios donde
la EAS recibirá los AAVN (municipio de ubicación del punto, nombre del responsable y suplente,
1. Soporte de comunicación a ICBF que de cuenta de los
1 número de identificación, teléfonos, horario de atención, número de cupos a atender en este
saldos de Bienestarina (Cuando aplique)
punto), así como informar los cambios de los datos del punto de entrega primario de la Regional o
centro zonal en los primeros quince días del mes.
2.4.2 Garantizar el adecuado uso del AAVN, en el suministro de la alimentación a los niños y 1. Actas de entrega y recibo de la Bienestarina en las UDS.
2
niñas usuarios para la modalidad de atención.
1. Formatos de control de entrega de alimentos de alto valor

2.4.3. Recibir el AAVN y almacenarlo cumpliendo con lo establecido en la cartilla “Distribución,
3 nutricional
cuidado y uso de un Alimento de Alto Valor Nutricional”, con el fin de garantizar su conservación
2. plan de buenas practicas de manufactura.
2.4.4 Informar al ICBF oportunamente sobre las dificultades presentadas en el desarrollo del 1. Soporte de comunicación a ICBF que de cuenta de los
4
servicio y las que afecten la cantidad y calidad de los AAVN recibidos. saldos de Bienestarina (Cuando aplique)
2.4.5 Responsabilizarse del cuidado del producto desde el momento en que lo recibe en el punto
5 1. Actas de entrega y recibo de la Bienestarina en las UDS.
primario y durante todo el tiempo que permanezca bajo su custodia
. 2.4.6 Entregar oportunamente los AAVN a las UDS y/o usuarios que harán uso de los mismos,
para evitar su deterioro.
2.4.7 Llevar control por escrito de la entrega de los AAVN a las UDS o usuarios, de conformidad
con la cantidad de cupos programados y en los formatos definidos por el ICBF; estos soportes
7 deben presentarse en medio magnético, mensualmente durante los diez primeros días siguientes 1. Actas de entrega y recibo de la Bienestarina en las UDS.
al mes vencido al Centro Zonal ICBF de influencia en el municipio donde está ubicado el punto de
entrega
2.4.8 Llevar un control de inventarios en el formato establecido por el ICBF, donde se registre el 1. Entrega del registro establecido para el manejo de la
8
movimiento de los AAVN, los saldos y las personas responsables de su recibo y distribución Bienestarina
2.4.9 Asegurarse que las UDS almacenen los AAVN de conformidad con lo establecido en la
cartilla Distribución, cuidado y uso de Alimentos de Alto Valor Nutricional.
2.4.10 Solicitar a cada UDS un informe mensual sobre el movimiento del AAVN, donde se
observen las cantidades recibidas, suministradas y el saldo; este informe se entregará
preferiblemente en medio magnético por parte de la UDS al punto de entrega correspondiente y
1. Actas de entrega y recibo de la Bienestarina en las UDS.
10 servirá de insumo para la elaboración del informe que el punto de entrega debe presentar al
En este se debe especificar lo descrito en la obligación
Centro Zonal; el hecho de que la UDS no presente el informe no exime a la EAS de realizar las
verificaciones correspondientes para la elaboración de su informe de acuerdo con el numeral
2.4.7 de la presente cláusula.
1. Actas de entrega y recibo de la Bienestarina en las UDS.

2.4.11 Transportar los AAVN a las Unidades Ejecutoras, en condiciones adecuadas que
11
garanticen la inocuidad del AAVN
. 2.4.12 Solicitar y aceptar el apoyo y la asesoría técnica del ICBF en lo concerniente al manejo, 1. Registro de asistencia de capacitaciones
12
recepción, custodia y distribución de los Alimentos de Alto Valor Nutricional. 2. Acta de capacitaciones

13 2.4.13 Promover el control social para el adecuado uso de los AAVN. compromisos adquiridos en las mesas o reuniones (Actas de
reunión, registro fotográfico, listados de asistencia e informes)

2.4.14 Asistir a las capacitaciones, mesas públicas o audiencias de veeduría ciudadana a las
14 compromisos adquiridos en las mesas o reuniones (Actas de
cuales se le convoque por parte del ICBF
reunión, registro fotográfico, listados de asistencia e informes)
2.4.15 Utilizar los AAVN únicamente para cumplir a cabalidad el objeto del presente contrato, de
conformidad con las directrices, lineamientos, normas y procedimientos establecidos por el ICBF
2.4.16 Almacenar los AAVN de acuerdo con lo siguiente: i) Sitio cerrado, dotado de ventanas y
puertas que permitan la ventilación e impidan la entrada de insectos y otros animales. ii) Pisos
nivelados en orden y en buen estado de aseo. iii) Cielo raso (si aplica) libre de humedades y que
16 1. Manual de Buenas Prácticas de Manufactura
impida el ingreso de animales. iv) Drenajes de pisos provistos de rejillas y sifones para permitir el
lavado. v) Cubierta y muros en buen estado de aseo y mantenimiento que impidan el ingreso de
agua y estén libres de filtraciones y humedades
2.4.17 Velar porque los responsables de sus puntos de entrega verifiquen que la cantidad por
sabor, el número de lote y la fecha de vencimiento de los AAVN que reciben coincidan con la
17 información registrada en la respectiva acta de entrega que deberá firmarse para evidenciar el 1. Soportes de entrega de bienestarina.
recibo a satisfacción del producto y en la cual se debe dejar constancia de las inconformidades
en el evento que las mismas existan.
1. Entrega del registro establecido para el manejo de la

. 2.4.18 Informar dentro de los primeros 15 días de cada mes al ICBF, cuando una UDS y/o punto Bienestarina
18 de entrega cuente con saldos de AAVN, para que el ICBF pueda ajustar las cantidades a entregar
en el siguiente mes
2.4.19 Controlar y vigilar que los responsables de sus puntos de entrega: i) Realicen rotación
adecuada del producto de forma que las primeras en entrar sean las primeras en salir. ii)
Entreguen oportunamente los AAVN a las UDS y/o usuarios de los mismos, para evitar su
deterioro. iii) Diligencien oportunamente los formatos del ICBF: Entrega a Unidades Ejecutoras,
Entrega a Usuarios y Control de Inventarios en los puntos de entrega, la EAS garantizará que se
19 registre mensualmente el movimiento de los AAVN (cantidades recibidas, suministradas y el 1. Actas de entrega y recibo de la Bienestarina en las UDS.
saldo). iv) Se abstengan de realizar entregas de producto a UDS y/o usuarios no participantes de
la modalidad. v) Se abstengan de recibir los AAVN, que tenga en el acta de entrega otro
destinatario, salvo en los casos debidamente autorizados por el ICBF. vi) Se abstengan de donar,
vender, usar indebidamente, destinar y/o en general disponer de los AAVN en forma diferente a la
autorizada por el ICBF.
2.4.20 Atender oportunamente los requerimientos que el ICBF realice, especialmente para dar 1. Soportes de respuesta de los requerimientos (en caso que
20
respuesta a los organismos de control del Estado aplique)
2.4.21 Reportar al ICBF en los meses de abril y octubre los periodos de vacaciones (cuando
21 apliquen) en los que los usuarios no asistirán a las UDS con el fin de ajustar la programación de 1. Soportes de comunicación a ICBF (en caso que aplique)
entregas.
2.4.22 Cancelar al ICBF el valor de los AAVN cuando se presenten vencimientos o generen
1. Soportes de los pagos realizados acorde a lo orientado por
22 averías por mal almacenamiento o redistribución de producto teniendo en cuenta el precio del
el supervisor del contrato.
mes de entrega o el precio definido por el ICBF en caso de entregarse otro tipo de AAVN
2.4.23 Atender con oportunidad las visitas que se efectúen por parte del ICBF y/o interventoría del
23 1. Actas de visitas (en caso que aplique)
contrato de producción y distribución de AAVN.
2.4.24 Dar trámite oportuno, a las acciones preventivas y correctivas necesarias para la solución 1. Formato de acciones preventivas y correctivas con soportes
24
de las novedades reportadas por el ICBF (en caso que aplique)
2.4.25 Al finalizar el contrato, el operador deberá redistribuir por su cuenta (transportar de un

1. Acta de entrega de saldos de Bienestarina. (Al finalizar el
25 lugar a otro) los saldos de los AAVN que queden en sus puntos de entrega de acuerdo con las
contrato)
indicaciones que imparta el ICBF.
2.5. Obligaciones relacionadas con el Componente de Proceso Pedagógico

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO
1. Documento de Caracterización del servicio

2. Documento propuesta pedagogica
2.5.1 Elaborar una propuesta pedagógica de acuerdo con el servicio, coherente con los 5. Consolidado y análisis de la Ficha de Caracterización
fundamentos técnicos, políticos y de gestión de la estrategia de atención integral a la primera Sociofamiliar.
1 infancia y los referentes técnicos de educación inicial, que responda a la realidad sociocultural y a 6. Soportes de participación de niñas, niños, familias,
las particularidades de las niñas, niños, mujeres gestantes (cuando aplique) y sus familias o comunidad y talento humano en la construcción de la
cuidadores. propuesta pedagogica. (listas de asistencia, registro
fotográfico, y documento con metodología utilizada para la
integración.
2.5.2. Planear, implementar y hacer seguimiento a las experiencias pedagógicas y de cuidado

llevadas a cabo con las niñas y los niños, orientadas a la promoción del desarrollo infantil, en 1. Documento de propuesta pedagogica.
2
coherencia con su propuesta pedagógica, los fundamentos técnicos, políticos y de gestión de la 2. Documentos de planeación pedagogica.
atención integral y las orientaciones pedagógicas nacionales y territoriales de educación inicial.
2.5.3. Implementar acciones de cuidado con las niñas y los niños que promueven el bienestar, la 1. Documento de pacto de convivencia
3
seguridad y el buen trato. 2. soportes de actividades pedagógicas
1. documento de propuesta pedagogica

2.5.4. Disponer de ambientes enriquecidos para el desarrollo de experiencias pedagógicas
4 2. docuemnto de plan de trabajo
intencionadas.
3. evidencias de actividades pedagógicas
2.5.5. Realizar seguimiento al desarrollo de cada niña y niño mediante la aplicación de la Escala
1. Soportes de aplcoación de la escala de valoración
de Valoración Cualitativa del Desarrollo Infantil -Revisada (EVCDI-R) y socializar los resultados
5 cualitativa.
con las familias o cuidadores en los tiempos establecidos en el manual operativo y realizar el
2. soportes de presentación al centro zonal.
registro en la herramienta definida por el ICBF con la calidad y oportunidad requerida
1. Cronograma de planeación de las jornadas pedagogicas.

2. Actas y listas de asistencia de la participación en los
espacios
6 2.5.6. Desarrollar jornadas pedagógicas con el talento humano para fortalecer su trabajo 3. Registro fotográfico de los encuentros
4. Archivo digital de las presentaciones realizadas
2.6. Obligaciones relacionadas con el componente de Talento Humano.

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO

desempeñar, unidad de servicio.
2.6.1. Cumplir con los perfiles del talento humano que se requieren para la atención de las niñas
1 2. Contratos de trabajo (se entrega digital o físico en el primer
los niños con un enfoque diferencial
informe)

2.6.2. Asegurar la incorporación, permanencia y estabilidad durante el plazo de ejecución del especifiquen: Nombre, cédula, profesión, cargo a
presente contrato de aporte, de las madres y padres comunitarios requeridos para el desempeñar, unidad de servicio.
2 cumplimiento del objeto de este contrato y que se encontraban vinculados a 15 de diciembre de 2. Contratos de trabajo (se entrega digital o físico en el primer
2018, siempre que no hayan incurrido en incumplimiento del contrato laboral, del reglamento informe)
interno de trabajo o del Manual Operativo de la Modalidad de los servicios respectivos 4. Formato diligenciado de Informe Técnico y Administrativo,
1. Documento de plan de cualificación del talento humano

cumpliendo los criterios de manual tecnico operativo.
2.6.3. Implementar o gestionar y hacer seguimiento al plan de cualificación del talento humano de 2. Actas y listas de asistencia de la participación en los
3 acuerdo con la oferta territorial-sectorial y lo establecido en la tabla sobre cualificación del talento espacios
humano. 3. Registro fotográfico de los encuentros
1. Relación del talento humano que asiste a los diferentes

2.6.4. Permitir la participación del talento humano vinculado a la ejecución del contrato, previa procesos de formación ofrecidos por el ICBF u otras entidades
coordinación con las entidades oferentes, a los procesos de formación, cualificación, capacitación certificadas para tal fin. Este debe contener como mínimo:
y procesos de fortalecimiento convocados por el ICBF y demás entidades en el marco de la nombre, documento de identificación, cargo, proceso de
4
implementación de la política de Estado De Cero a Siempre, en el marco de la presente formación al que asiste, entidad que convoca y N° de horas
obligación la EAS cumplirá con las instrucciones y guías que imparta la Dirección Regional del dedicadas al proceso.
ICBF sobre los respectivos procesos
1. Documento de plan de cualificación del talento humano

cumpliendo los criterios de manual tecnico operativo.
2. Actas y listas de asistencia de la participación en los
2.6.5 Garantizar la cualificación a todo el talento humano que preste sus servicios en el marco del espacios
5
presente contrato de conformidad con las instrucciones y guías que imparta el ICBF 3. Registro fotográfico de los encuentros
1. Listado de acciones o actividades a realizar para

2.6.6. Documentar e implementar un proceso de selección, inducción, bienestar y evaluación del implementar la política de Bienestar
6 desempeño del talento humano, de acuerdo con el perfil, el cargo a desempeñar y las 2. Soportes de implementación de procesos de evaluación de
particularidades culturales y étnicas de la población. desempeño.
2.7. Obligaciones relacionadas con el componente de Ambientes Educativos y Protectores

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO
1. Oficios de gestión para adecuación de espacios
2. Oficios de gestion para la visita que ceritique la UDS no
2.7.1. Disponer de infraestructuras y espacios físicos ubicados fuera de zonas de riesgo no esta en zona de riesgo
1
mitigable por causas naturales o humanas de acuerdo con la normatividad técnica vigente. 3. Certificaciones expedidas por la autoridad competente de
que las UDS no estan en zonas de riesgo.
Plan de acondicionamiento de sus unidades de servicio que

contiene como mínimo:
- Ajustes razonables de espacios para mejorar la accesibilidad
de los usuarios.
2.7.2 Disponer de espacios seguros y accesibles que permitan la autonomía y la movilidad de
2 - Adecuaciones para garantizar las condiciones de seguridad
todas las personas de acuerdo a la normatividad vigente
en relación a los elementos de la infraestructura.
- Adecuaciones para asegurar las condiciones de la planta
física establecidas en las especificaciones para las áreas
educativa, recreativa, administrativa y de servicios
1. Acta del ICBF de la habilitación de Infraestructura

2.7.3 Prestar el servicio en la infraestructura autorizada por el ICBF. Cuando se requiera el 2. Solicitud de cambio de infraestructura y autorización de
3 traslado de la UDS a nueva infraestructura, esta nueva infraestructura debe ser aprobada ICBF.
previamente por el supervisor del contrato 3. Autorización de ICBF para prestar servicio en la nueva
infraestructura.
1. Listado de las unidades de servicio que disponen de agua

potable, energía eléctrica, manejo de aguas residuales,
sistema de recolección de residuos sólidos y algún medio de
comunicación o dispositivos existentes en la entidad territorial
2.7.4 Disponer de agua potable, energía eléctrica, manejo de aguas residuales, sistema de
o gestionados por la EAS.
recolección de residuos sólidos y algún medio de comunicación de acuerdo con la oferta de
4 2. Soportes de gestión y de aseguramiento de la disposición,
servicios públicos, sistemas o dispositivos existentes en la entidad territorial o gestionados por la
en caso de contar con unidades de servicio que no dispongan
EAS y aprobado por el Comité Técnico Operativo.
de servicios de agua potable, energía eléctrica, manejo de
aguas residuales, sistema de recolección de residuos sólidos
y algún medio de comunicación.
3. Acta de comite tecnico.
Plan de acondicionamiento de sus unidades de servicio que

contiene como mínimo:
- Ajustes razonables de espacios para mejorar la accesibilidad
de los usuarios.
2.7.5 Cumplir con las condiciones de la planta física establecidas en las especificaciones para el
5 - Adecuaciones para garantizar las condiciones de seguridad
área educativa y de servicios dispuestas en el manual operativo de la modalidad.
en relación a los elementos de la infraestructura.
- Adecuaciones para asegurar las condiciones de la planta
física establecidas en las especificaciones para las áreas
educativa, recreativa, administrativa y de servicios
1. Protocolo de control de riesgos y manejo de accidentes,

2.7.6. Documentar e implementar un plan para la gestión de riesgos de accidentes o situaciones que incluya:
6 *Plan de evacuación
que afecten la vida o integridad de los usuarios, y un plan de gestión de riesgos de desastres.
*Plan de mejoramiento de infraestructura
2.7.7. Registrar y hacer seguimiento de las novedades, accidentes, cambios en los estados de
7 salud, cambios en los estados físicos-emocionales, razones de inasistencia y/o llegadas tarde, 1. Registro de novedades.
incapacidades de las niñas y los niños.
2.7.8. Adelantar las gestiones necesarias para que las niñas y los niños cuenten con una póliza
8 1. Poliza de accidentes de los beneficiarios.
de seguro contra accidentes
2.7.9. Disponer de muebles, elementos y material didáctico pertinente para las necesidades de
desarrollo integral de la población atendida y el contexto sociocultural, que cumplan con 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
9
condiciones de seguridad y salubridad y que sean suficientes de acuerdo con el grupo de inventarios.
atención, así como para el desarrollo de las actividades administrativas
Dotación. 2.7.10. Suscribir acta de recibo de los bienes muebles entregados por el ICBF y de los 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
10
adquiridos con la respectiva relación de inventarios, al inicio y durante la ejecución del contrato inventarios.
2.7.11. Informar de manera inmediata al supervisor, una vez sean adquiridos bienes muebles con
11 recursos entregados por el ICBF, junto con el traslado de las correspondientes facturas y demás 1. Soportes de comunicación a ICBF (en caso que aplique)
soportes que apliquen.
2.7.12. Utilizar los bienes entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
12
conforme al uso legítimo autorizado inventarios.
2.7.13. Responder por cualquier deterioro de los bienes muebles devolutivos, que no provenga 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
13
del desgaste natural o que provenga del uso no autorizado por el ICBF. inventarios.
2.7.14. Emplear la mayor diligencia en la conservación de los bienes entregados por el ICBF y 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
14
adquiridos durante la ejecución del contrato. inventarios.
2.7.15. Efectuar las reparaciones y mantenimientos indispensables para la conservación de los 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
15
bienes muebles entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato inventarios.
2.7.16. Vigilar y custodiar los bienes muebles entregados y adquiridos durante la ejecución del
contrato, evitando que sean perturbados por terceros. En caso de ocurrir cualquier perturbación a 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
16
la tenencia, dar aviso al ICBF en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la inventarios.
ocurrencia del hecho
2.7.17. Llevar la contabilidad de los bienes muebles por “clasificación de fuentes y usos”, de
17 acuerdo con lo establecido en los lineamientos técnico- administrativos vigentes que rijan para el 1. Soportes contables (en caso que aplique)
servicio, en los casos que aplique.
2.7.18. Informar al supervisor del contrato la existencia de siniestros dentro de los cinco (5) días
18 1. Soportes de comunicación a ICBF (en caso que aplique)
hábiles a su ocurrencia
2.7.19. Elaborar en coordinación con el delegado del ICBF, el inventario de los elementos de
dotación que sean adquiridos y entregados con recursos del ICBF, y entregarlo al supervisor del 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
19
contrato para el respectivo procedimiento de ingreso y egreso de bienes al inventario del Instituto, inventarios.
conforme al procedimiento e instrucciones que establezca
2.7.20. Restituir mediante acta a la persona natural o jurídica que determine el ICBF a la
terminación del contrato, los bienes muebles devolutivos adquiridos con recursos del ICBF, según 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
20 inventario inicial, salvo que al terminar el contrato los bienes hayan cumplido su vida útil y no inventarios.
puedan ser utilizados para el servicio. En este caso, se procederá conforme con lo establecido en 2. soportes de devolución a ICBF.
los lineamientos técnicos respectivos dados por el ICBF.
2.7.21. Relacionar en acta, tanto al inicio como al final del contrato, los elementos propiedad de la 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
21
EAS y puestos a disposición de las UDS, incluidos en el plan de trabajo inventarios.
2.7.22. Garantizar que en caso de traslado o cierre de la UDS, los elementos de dotación
1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
propiedad del ICBF sean transferidos a la nueva unidad, mediante acta de entrega, en presencia
22 inventarios.
del supervisor del contrato, el Representante Legal de la EAS y del almacenista de la Regional
2. Soportes de actas de recibo y entrega
cuando aplique.
2.7.23. Garantizar como mínimo el cumplimiento de las fichas técnicas de los elementos,
conforme a la Guía Orientadora para la Compra de la Dotación para las Modalidades de
Educación Inicial en el Marco de una Atención Integral, en su versión vigente o el documento que
la sustituya, para la compra por reposición o adquisición por primera vez. Para la selección de los
elementos a comprar, deberá levantar las necesidades de cada UDS, atendiendo las 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
23
orientaciones que para el efecto imparta el ICBF, presentar el consolidado al comité técnico inventarios.
operativo, y mínimo tres cotizaciones de proveedores que cumplan con las especificaciones
técnicas dadas en la guía para la aprobación de la compra. Una vez sean adquiridos los bienes
de dotación con recursos entregados por el ICBF, deberá presentar al supervisor de contrato el
informe de entrega a cada UDS y las correspondientes facturas
2.7.24. Entregar al supervisor del contrato, la relación de actas de entrega a cada UDS, en la que 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
24 se especifique los elementos entregados, la referencia, marca, serial, modelo -en los casos que inventarios.
aplique- la cantidad y el estado en que se reciben 2. actas de entrega
PARÁGRAFO PRIMERO. La EAS será responsable en los siguientes eventos: a) cuando el caso
fortuito hubiere sobrevenido por culpa suya, aunque levísima; b) cuando por peligro del bien 1. Inventarios de las UDS - Formato consolidado de
25 prestado o propio, haya preferido salvar el suyo; y c) cuando expresamente haya aceptado la inventarios.
responsabilidad del caso fortuito. PARÁGRAFO SEGUNDO. La falta de reporte de los bienes 2. soportes de evaluación.
muebles devolutivos adquiridos como dotación en el marco del contrato de aporte, o su no
devolución a la finalización del contrato, harán incurrir a la EAS en responsabilidad contractual,
disciplinaria, fiscal y penal.
2.8. Obligaciones relacionadas con el componente Administrativo y de Gestión.

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO

desempeñar, unidad de servicio.
Generales. 2.8.1 Vincular al talento humano bajo una modalidad de contratación legal vigente,
1 2. Contratos de trabajo (se entrega digital o físico en el primer
que cumpla con las formalidades plenas según lo estipulado por la ley laboral y civil
informe)
2.8.2. Documentar e implementar, de acuerdo con las orientaciones del manual operativo, la
2 gestión documental de la información sobre las niñas, los niños, sus familias o cuidadores, el 1. Soportes de gestión documental.
talento humano y la gestión administrativa y financiera.
2.8.3 Registrar y actualizar la información de las niñas, los niños, sus familias, cuidadores y el
3 1. Reportes del sistema aplicativo wwb Cuentame.
talento humano a través de los mecanismos que defina el ICBF
2.8.4. Contar con la información de los padres, las madres o los adultos responsables de las 1. Reportes del sistema aplicativo wwb Cuentame.
4
niñas y los niños en un directorio completo y actualizado. 2. Directorio actualizado de los padres de familia por UDS.
2.8.5. Demostrar que selecciona y evalúa sus proveedores de bienes y servicios, relacionados
5 directamente con la prestación contratado, en el marco de las normas legales vigentes y
especificaciones técnicas aplicables.
2.8.6. Responder y soportar el 100% de los requerimientos realizados por el supervisor del 1. Soportes de respuesta de los requerimientos (en caso que
6
contrato en el plazo indicado por este aplique)
1. Protocolo para la recepción, tratamiento y respuesta a las

2.8.7. Contar con información documentada para la recepción, tratamiento y respuesta a las
peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias.
7 peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias, en el marco de la ejecución del objeto
2. Formatos de implementación
contractual.
3. soportes de apertura - actas
1. soportes de aplciación de una encuesta, realimentación,

2.8.8. Definir, documentar e implementar procesos de evaluación de gestión, de resultados y de
reuniones, grupos focales, entre otros, para conocer la
8 satisfacción del servicio en cada uno de los componentes de calidad de la modalidad y, a partir de
percepción del cliente. Igualmente se presentará un informe
ello, implementar las acciones de mejora correspondientes.
con los resultados y acciones a realizar.
la modalidad y el Instrumento Único de Verificación de Condiciones de Calidad (Autoevaluación)
Registro de la Información. 2.8.10. Realizar al inicio del contrato y cada vez que la operación lo
requiera la solicitud de registro y actualización de la información en el sistema de información que
10 1. Reporte apliativo web CUENTAME
el ICBF disponga, de los datos del Representante Legal, EAS, la dirección exacta de acuerdo con
un recibo de servicios públicos y el teléfono exacto de la sede principal de la EAS
2.8.11. Realizar al inicio del contrato y cada vez que la operación lo requiera la solicitud de
11 registro y actualización de la información en el sistema de información que el ICBF disponga, de 1. Reporte apliativo web CUENTAME
los datos del contrato, servicio contratado y valores de acuerdo con la documentación física
2.8.12. Realizar al inicio del contrato y cada vez que la operación lo requiera la solicitud de
registro y actualización de la información en el sistema de información Cuéntame del 100% de las
UDS en operación manteniendo el código del sistema de información en los términos que el ICBF
defina. La actualización de la información de las UDS deberá incluir: el nombre de la UDS, la
dirección de acuerdo a un recibo de servicio público, los datos del responsable de la UDS, la
dotación de materiales culturales entregados en el marco de la Política de Estado para el
Desarrollo Integral de la Primera Infancia y las coordenadas que permitan la georreferenciación
de la UDS
2.8.13. Solicitar al ICBF el registro y actualización de las coordenadas geográficas del 100% de
las UDS sistema de información que el ICBF disponga, correspondiente punto georreferenciado
expresado en Latitud N (Norte) S (Sur) y Longitud O (Oeste) E (Este), y de acuerdo con los
documentos y las orientaciones impartidas por el ICBF.
2.8.14 Realizar el registro y actualización permanente en el sistema de información que el ICBF

disponga, con la veracidad y los criterios de calidad del 100% de la información de usuarios y sus
familias, con la periodicidad establecida según la atención y los desembolsos del presente
contrato.
2.8.15. Realizar el registro y actualización de la información de las atenciones de los usuarios y el

registro de novedades, incluyendo la ficha de caracterización, la Escala de Valoración Cualitativa 1. Reporte apliativo web CUENTAME
15
del Desarrollo Infantil cuando aplique según indicaciones del ICBF, la pertenencia étnica y la 2. Ficha de caracterización.
situación de discapacidad, en las herramientas digitales que el ICBF disponga
2.8.16. Satisfacer a cabalidad y en las condiciones e instrumentos que defina el ICBF, los
requerimientos de información asociados a la prestación del servicio, para su respectivo reporte a
las entidades competentes del seguimiento a la política de Estado para el desarrollo integral de la
primera infancia.
2.8.17. Realizar el registro y actualización permanente de los procesos de formación a las familias
de los usuarios en el sistema de información que el ICBF disponga
2.8.18. Realizar el registro y actualización permanente de la información de la totalidad del talento

18 humano contratado en el sistema de información que el ICBF disponga, incluyendo la información 1. Reporte apliativo web CUENTAME
correspondiente a los procesos de formación, cualificación e inducción
2.8.19. Realizar de forma oportuna la desvinculación en el sistema de información de los

19 usuarios, UDS y talento humano cuando la atención así lo requiera o una vez finalice la 1. Reporte apliativo web CUENTAME
prestación del servicio
. 2.8.20. Reportar al ICBF a través de la línea de soporte, al presentarse el fallecimiento de un 1. Reporte apliativo web CUENTAME
20
usuario del servicio para que se realice el correspondiente registro. 2. Reportes ticket cuando aplique
2.8.21. Reportar oportunamente y de manera oficial al ICBF la habilitación e inactivación de los

usuarios que harán uso en el sistema de información que el ICBF disponga; para la autorización
21 de la(s) persona (s) encargada (s) del reporte, la EAS deberá enviar documento (s) firmado (s) 1. Soportes de comunicación a ICBF (en caso que aplique)
por el representante legal o su designado y fotocopia del (los) documento (s) de identidad de las
personas (s) a autorizar.
2.8.22. Garantizar la participación de las personas autorizadas para el reporte de la información,

22 a las jornadas de capacitación relacionada con en el sistema de información que el ICBF 1. Listado de asistencia a jornadas de capacitación.
disponga.
2.8.23. Garantizar que la información sobre la asistencia efectiva de los usuarios a la UDS,
1. Reporte apliativo web CUENTAME
23 reportada en el Registro de Atención Mensual -RAM-, sea igual a la registrada en el sistema de
2. Registros de asistencia menual
información que el ICBF disponga
2.8.24. Presentar al supervisor del contrato dentro de los cinco días hábiles siguientes a la
finalización de cada mes de ejecución, el RAM de los usuarios atendidos durante el periodo 1. Presentación del RAM al centro zonal
24
reportado. Esta información deberá ser registrada en el sistema a partir del momento que se 2. certificación de cobertura
indique por parte del ICBF
2.8.25. Garantizar que la información registrada en el sistema de información Cuéntame sea

25 veraz, completa, exacta, actualizada, oportuna, real y comprobable cumpliendo con los mínimos 1. Reporte apliativo web CUENTAME
de calidad requeridos por el ICBF
2.8.26. Diligenciar y firmar el formato de Compromiso de confidencialidad y no divulgación de la

información. PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando no sea posible registrar en el sistema de
información que el ICBF disponga, la toma de medidas antropométricas y el proceso de
formación a padres y cuidadores, se procederá de la siguiente forma: i) Se validará la justificación
y soporte aportados por las EAS en cumplimiento a lo dispuesto en los numerales 2.2.6. y 2.2.8.
del presente contrato ii) Cuando la falta de registro obedezca a razones asociadas al sistema y
1. Formato de compromiso de confidencialidad firmado por el
26 reportadas por la línea de soporte dispuesto por el ICBF, la EAS deberá aportar la justificación
representante legal.
con el número de caso, la cual será validada por el supervisor del contrato. PARAGRAFO
SEGUNDO. Cuando no se desvinculen el (los) usuario(s) del servicio en los casos descritos
anteriormente, transcurridos cinco días a partir del requerimiento formulado a la EAS para que se
efectué el trámite, el ICBF procederá a desvincular a los usuarios del sistema de información y
podrá descontar el costo variable de los usuarios correspondiente a los días contados entre la
notificación al ICBF a través de la línea de soporte y la fecha de desvinculación efectiva
Administración de Recursos. 2.8.27. Presentar en el primer Comité Técnico Operativo, el

1. Presupesto de ingresos y gastos
presupuesto de operación de los servicios contratados, en los formatos financieros establecidos
27 2. Listado de asistencia a comité
por el ICBF, en los casos en que la EAS requiera realizar ajustes al presupuesto, los mismos
3. Acta de comité tecnico operativo
deberán ser presentados ante Comité Técnico Operativo para revisión y aprobación
.8.28. Presentar ante el Comité Técnico Operativo del contrato la propuesta técnica y financiera
de redistribución de los ahorros que se generen en la ejecución, o de reinversión de recursos 1. Propuesta de reinversión
derivados de inejecuciones, siguiendo el procedimiento establecido en el Manual Operativo de la 1. Presupesto de ingresos y gastos ajustado
28 modalidad. Una vez avalada la redistribución, la EAS deberá ajustar el presupuesto del contrato 2. Listado de asistencia a comité
de acuerdo con lo aprobado. Toda reinversión y redistribución, debe ser proyectada siempre hacia 3. Acta de comité tecnico operativo
adelante, aprobada por el Comité Técnico Operativo del contrato antes de su ejecución y cuando aplique
responder al mejoramiento de la calidad de la prestación del servicio
2.8.29 Mantener un control presupuestal y financiero independiente para la ejecución,

1. Oficio de presentación de cuentas al centro zonal.
29 administración y manejo de los recursos asignados en virtud del presente contrato y de los demás
2. Informe Financiero en los formatos ICBF.
recursos que reciba para la ejecución del mismo.
2.8.30. Garantizar que los recursos aportados por el ICBF y demás recursos que llegare a
30 recaudar con ocasión del presente contrato sean utilizados única y exclusivamente para el 1. Informe de ejecucución (en caso de que aplique )
financiamiento de las actividades previstas en el desarrollo del objeto del presente contrato.
2.8.31. Abstenerse de pactar y realizar cobros no autorizados a los usuarios o a terceros por
31 concepto de los servicios prestados, salvo lo establecido en relación con las cuotas de 1. Acta de asamblea donde se fija la cuota de participación.
participación
2.8.32. Disponer de una cuenta bancaria para el manejo exclusivo de los recursos aportados por
el ICBF para la ejecución del presente contrato. La EAS se compromete a entregar al ICBF
debidamente diligenciado y firmado, el formato de autorización para abono directo en cuenta de
1. Certificación de la cuenta bancaria para el contrato de
32 ahorros o corriente de uso exclusivo de los recursos aportados por el ICBF, anexando
aporte.
certificación bancaria (con saldo) de la titularidad de la cuenta. Si la EAS presenta una cuenta
bancaria que haya utilizado previamente para el manejo de recursos propios, deberá certificarla
por el Banco con saldo cero
2.8.33. Cumplir con la regulación vigente establecida para el cobro y manejo de las cuotas de
33 1. Acta de asamblea donde se fija la cuota de participación.
participación cuando aplique
2.8.34. Incorporar en el informe financiero la recepción de recursos de cofinanciación de cualquier

34 fuente destinados a la ejecución del contrato, incluidos los ingresos por cuotas de participación 1. Informe de ejecucución (en caso de que aplique )
cuando aplique
2.8.35 Consignar en la cuenta bancaria definida por el ICBF, los rendimientos financieros de los 1. Recibo de consiganación de rendimientos financieros
35 aportes del ICBF, que se generen en la ejecución del contrato. La EAS deberá remitir copia de la 2. Oficio de presentación al centro zonal.
consignación bancaria al supervisor del contrato. Cuando aplique
2.8.36. Provisionar mensualmente, en el marco de la ejecución del contrato, los recursos

1. Informe financiero en los formatos ICBF.
36 correspondientes a las prestaciones sociales del talento humano contratado y demás conceptos
2. Soportes de ejecución.
que se requieran para garantizar las obligaciones de pagos a terceros
2.8.37. Realizar de manera oportuna el pago de salarios, prestaciones, aportes a seguridad social
y parafiscales del personal vinculado laboralmente por la EAS para la atención del servicio,
preferiblemente por transferencia bancaria. No obstante, cuando por las condiciones geográficas 1. Informe financiero en los formatos ICBF.
37
y ubicación no sea posible que el talento humano tenga acceso a la apertura de una cuenta, o 2. Soportes de ejecución.
cuando por solicitud del trabajador se requiera el pago en efectivo, la EAS informara en la planilla
de nómina que hace parte del informe financiero, el medio de pago aplicado
2.8.38. Realizar de manera oportuna los pagos a proveedores preferiblemente por transferencia
bancaria. Cuando por condiciones excepcionales (geográficas y ubicación) no sea posible que el 1. Informe financiero en los formatos ICBF.
38
tercero tenga acceso a la apertura de una cuenta, el pago se hará de acuerdo al mecanismo que 2. Soportes de ejecución.
se apruebe en el marco del Comité Técnico Operativo.
2.8.39. Presentar informe financiero mensualmente ante al supervisor, los primeros cinco días
hábiles siguientes al mes ejecutado, que tenga como soportes las certificaciones de pago a
proveedores y servicios públicos derivados del presente contrato, así como de los salarios,
1. Informe financiero en los formatos ICBF.
39 prestaciones sociales y aportes al Sistema de Seguridad Social Integral de los trabajadores a su
2. Soportes de ejecución.
cargo, certificado que deberá ser emitido por el Revisor Fiscal, Contador Público de la Entidad o
Representante legal, según aplique; e informe mensual de movimientos bancarios y extracto
bancario
2.8.40. Presentar los informes de ejecución técnica y administrativa quince días calendario antes
40 de la presentación de la cuenta de cobro correspondiente. Lo anterior, sin perjuicio de la 1. Informe Tecnico administrativo
actualización permanente de la información.
2.8.41. Mantener las facturas y demás soportes que cumplan con las exigencias establecidas por
la legislación comercial y tributaria colombiana, en la cual se identifique datos de proveedor, 1. Informe financiero en los formatos ICBF.
41
productos, valores y demás información para que el documento sea válido. Estos soportes 2. Soportes de ejecución.
podrán ser solicitados en cualquier momento por el supervisor del contrato
2.8.42. Adquirir al inicio de la atención, la póliza de seguro contra accidentes para los usuarios y 1. Informe financiero en los formatos ICBF.
42
entregar al supervisor del contrato el respectivo soporte de pago 2. Soportes de ejecución.
2.8.43 Remitir al supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días siguientes a la consignación,
copia del documento donde conste la operación que, por concepto de reintegros, rendimientos 1. Recibo de consiganación
43 financieros, multas o cualquier otro, se causen a favor del ICBF en razón a la ejecución del 2. Oficio de presentación al centro zonall
contrato. La consignación a que hace referencia esta obligación debe realizarse únicamente en la cuando aplique
cuenta informada por escrito por el supervisor del contrato.
2.8.44. Abstenerse de utilizar los recursos aportados por el ICBF y demás bienes que reciba o 1. Informe financiero en los formatos ICBF.
44
adquiera en el marco del presente contrato en cualquier tipo de asunto o acto político 2. Soportes de ejecución.
2.8.45. Reintegrar a la cuenta bancaria que defina el ICBF al término del contrato, los recursos no
ejecutados del aporte del ICBF, que no hayan sido descontados en los desembolsos, ni liberados
durante la vigencia, ni reinvertidos. Dichos recursos podrán corresponder entre otros, a: a) No 1. Recibo de consiganación
45 prestación del servicio. b) Inicio tardío de la prestación del servicio. c) Talento humano no 2. Oficio de presentación al centro zonall
contratado. d) Raciones no entregadas. e) Recursos no ejecutados de los rubros de los costos cuando aplique
variables de la canasta asociados a bajas coberturas. f) UDS cerradas o trasladadas sin
autorización del Comité Técnico Operativo
1. Recibo de consiganación
2.8.46. Reintegrar recursos destinados a la prestación del servicio por cualquier causa atribuible a
46 2. Oficio de presentación al centro zonall
la EAS, cuando ocurra pérdida de recursos
cuando aplique
2.8.47. Presentar el informe final de ejecución con todos los soportes de cada una de las
47 1. Informe de ejecución final (al finalizar el contrato)
obligaciones contractuales, con el propósito de liquidar el presente contrato
1. Recibo de consiganación
2.8.48. Reintegrar al ICBF los saldos que resulten a su favor en la liquidación del contrato dentro
48 2. Oficio de presentación al centro zonall
de los términos establecidos
cuando aplique
2.8.49. Reportar al supervisor durante el primer mes de ejecución del contrato los números de
1. Remisión al centro zonal los números de suscriptor o
suscriptor o contrato de servicios públicos de los inmuebles residenciales donde funcionan los
contrato de servicios públicos de los inmuebles residenciales
Hogares Comunitarios para dar aplicación a lo dispuesto el artículo 127 de la Ley 1450 de 2011,
donde funcionan los Hogares Comunitarios para dar
49 modificado por el artículo 214 de la Ley 1753 de 2015. PARAGRÁFO. Cuando se identifiquen
aplicación a lo dispuesto el artículo 127 de la Ley 1450 de
recursos por concepto de ahorros o inejecuciones que no sean redistribuidos o reinvertidos
2011, modificado por el artículo 214 de la Ley 1753 de 2015.
conforme a lo dispuesto en el presente contrato, se realizará otrosí modificatorio para gestionar la
(Cuando aplique)
liberación de dichos recursos.
2.9. Sistema Integrado de Gestión

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO

La EAS deberá cumplir de acuerdo con el respectivo manual operativo las siguientes obligaciones especifiquen: Nombre, cédula, profesión, cargo a
Eje de calidad. 2.9.1. Asegurar que el personal requerido para la ejecución del contrato cuente desempeñar, unidad de servicio.
1 con el perfil de Educación (formal: primaria, secundaria, pregrado, posgrado), formación (cursos 2. Contratos de trabajo (se entrega digital o físico en el primer
específicos de la actividad a desarrollar como diplomados, seminarios, talleres entre otros) o informe)
experiencia para garantizar la óptima prestación del servicio. 4. Formato diligenciado de Informe Técnico y Administrativo,
2.9.2. Socializar con el equipo de trabajo que realiza las actividades definidas en el contrato, la
información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas del 1. Listado de asistencia
2 Sistema Integrado de Gestión SIGE) así como dar a conocer los diferentes documentos 2. Acta de la jornada
(lineamientos técnicos, manuales, procedimientos, guías, formatos entre otros) necesarios para la 2. Registro fotografico
operación de los servicios
1. soportes de aplciación de una encuesta, realimentación,

2.9.3. Determinar un mecanismo para conocer la percepción del usuario frente a la prestación del reuniones, grupos focales, entre otros, para conocer la
3
servicio, a través de un instrumento establecido por la misma EAS para tal fin. percepción del cliente. Igualmente se presentará un informe
con los resultados y acciones a realizar.
1. formato de acciones correctivas y preventivas derivadas de

2.9.4. Demostrar mediante evidencias la implementación de acciones de mejora (correctivas o
los riesgos, resultados de las encuestas de la percepción del
preventivas frente a cualquier situación que afecte la prestación del servicio) que permita tomar
4 beneficiario o cualquier otra situación que se presente frente a
las decisiones a que haya lugar o experiencia exitosas que demuestren la mejora en la prestación
la prestación del servicio identificado de acuerdo con el objeto
de servicio.
contractual.
2.9.5. Demostrar que selecciona y evalúa sus proveedores de bienes y servicios, relacionados
5 directamente con la prestación del servicio contratado, haciendo cumplir las normas legales
vigentes, así como las normas y especificaciones técnicas según corresponda.
1. Protocolo para la recepción, tratamiento y respuesta a las

2.9.6. Contar con información documentada para la recepción, tratamiento y respuesta a las
peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias.
6 peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias, en el marco de la ejecución del objeto
2. Formatos de implementación
contractual.
3. soportes de apertura - actas
Eje de Seguridad de la Información. 2.9.7. Certificar el cumplimiento, seguimiento y revisión de

1. Formato Cumplimiento de Política de Seguridad de la
7 los asuntos correspondientes a la seguridad de la información enmarcado en la normativa interna
Información firmado por la representantre legal.
vigente en virtud de la ejecución del objeto del contrato
2.9.8. Suscribir un documento de compromiso de confidencialidad el cual deberá ser entregado 1. Formato de compromiso de confidencialidad firmado por el
8
al supervisor del contrato una vez se firme el contrato representante legal.
2.9.9. Informar al supervisor, en el momento que ocurran incidentes de seguridad que afecten la 1. Formato reporte de incidentes de seguridad.
9 disponibilidad, integridad y/o confidencialidad de la información del ICBF, en el marco de la 2. Soportes de comunicación a ICBF
ejecución del contrato. (en caso que aplique)
2.9.10. Realizar la devolución de los elementos entregados por el ICBF para la ejecución del
1. Soportes de comunicación a ICBF
10 contrato, así como la información y elementos adquiridos y generados durante el plazo de
(en caso que aplique)
ejecución
1. Listado de asistencia
2.9.11. Garantizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del
11 2. Acta de la jornada
contrato en materia de Seguridad de la información
2. Registro fotografico
2.9.12. Prever el plan de recuperación y contingencia del servicio contratado ante los eventos que 1. Formato diligenciado del plan de recuperación y
12
puedan afectar el cumplimiento de la ejecución del mismo contingencia del servicio por UDS.
Eje de seguridad y salud en el Trabajo. 2.9.13. Socializar la Política de Salud y Seguridad en el
Trabajo del ICBF, en virtud de la ejecución del objeto del contrato o convenio
2.9.14. Designar por escrito un representante de seguridad y salud en el trabajo, que cumpla con
el perfil establecido en la Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo y garantice el 1. Formato de delegación del representante de seguridad y
14
cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas en el marco de la ejecución del salud en el trabajo.
contrato y la normatividad vigente.
2.9.15. Garantizar la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de

15 controles, documentados, en el marco de la Seguridad y Salud en el trabajo durante la ejecución 1. Matriz de peligros, valoración de riesgos y control.
del contrato.
1. Relación de talento humano contratado.

2.9.16. Garantizar que todos los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato o 2. Soportes de afiliación
16
convenio se encuentren afiliados al Sistema de Seguridad Social, incluido los riesgos laborales 3. Planillas de pago de Seguridad Social y Parafiscales del
talento humano.
2.9.17. Realizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del
contrato en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2.9.18. Garantizar que los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato cuenten con
1. Matriz EPP - Elementos de protección personal.
los Elementos de Protección Personal requerido para la realización de sus actividades. En caso
18 2. Formatos de entrega del elementos de protección personal
de deterioro, daño o pérdida deberá contemplarse los protocolos correspondientes para la
EPP
reposición, sin afectar la ejecución del contrato
2.9.19. Realizar los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con las actividades 1. Relación de talento humano contratado.
19
propias del objeto contratado y la normatividad vigente. 2. Relación de examenes medicos
2.9.20. Formular e implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante

20 1. Plan de emergencias y contingencias.
emergencias.
1. Formato de cumplimiento de la politica ambiental firmado

Eje ambiental. 2.9.21. Cumplir con la política ambiental del ICBF, implementando buenas
por el representante legal.
21 prácticas ambientales relacionadas con el ahorro y uso eficiente de agua, energía y papel, y
2. soportes de implementación. (registros fotograficos, listados
manejo de residuos
de asistencia, actas entre otros. )
1. Formato de cumplimiento de la politica ambiental firmado

por el representante legal.
22 2.9.22. Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio ambiente.
2. soportes de implementación. (registros fotograficos, listados
de asistencia, actas entre otros. )
1. Formato de manejo de residuos organicos.

2.9.23. Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado de los residuos orgánicos que
23 2. Plan de saneamiento básico - programa de manejo de
se generen durante la ejecución del contrato
residuos solidos.
2.9.24. Formular e implementar los programas de capacitación del personal manipulador de
2. Acta de la jornada
24 alimentos, mantenimiento preventivo de equipos, calibración de equipos e instrumentos para
pesar residuos y programa de saneamiento, de acuerdo con la normatividad vigente.
4. Certificación de la realización de la jornada
1. Registro fotografico de los carnet de los empleados

2.9.25. Utilizar logos removibles y/o carnés para la identificación de la EAS y/o del programa
25 2. Planillas de entreda de dotación y registro fotografico de la
institucional en la dotación e implementos utilizados
dotación entregada.
1. Formato de manejo de residuos especiales y/o peligrosos.

2.9.26. Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado y la disposición final de los
26 2. Plan de saneamiento básico - programa de manejo de
residuos especiales y/o peligrosos que se generen durante la ejecución del contrato
residuos solidos.
2.9.27. Adoptar las medidas necesarias para el transporte, almacenamiento y manejo adecuado 1. Formato de manejo de residuos quimicos.
27 de los productos químicos y/o combustibles utilizados para la ejecución del contrato de acuerdo a 2. Plan de saneamiento básico - programa de manejo de
la normatividad vigente. residuos solidos.
SEXTA. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD ADMINISTRADORA DEL SERVICIO EN EL MARCO DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS LOCALES

% DE AVANCE EN EL
CUMPLIMIENTO
Realizar mensualmente compras locales de alimentos, dotaciones y contratación de talento

humano profesional local, como mínimo del 10% del valor ejecutado y aportado por el ICBF al
contrato en el mes respectivo, de acuerdo con lo definido y especificado en el Anexo para el
fortalecimiento de las compras locales, del cual por lo menos el 4% debe ser reportado en
alimentos, y el restante 6% puede ser reportado en alimentos, dotaciones o talento humano
profesional local. Las compras locales deben registrarse y reportarse mensualmente por parte de
la EAS, a la supervisión del contrato, haciendo uso del Formato de Seguimiento de Compras 1. Formato diligenciado de Informe Financiero, acorde al
Locales establecido dentro del Sistema Integrado de Gestión del ICBF, tanto en forma digital avance de ejecución del contrato.
(Excel) como impresa. El diligenciamiento y el reporte deben ser realizados cada mes, usando 2. Listado de proveedores el cual incluya como mínimo:
para ello la hoja de cálculo del mes correspondiente en un archivo único de Excel, y deben Nombre del proveedor, nit del proveedor, grupo de alimentos
adjuntarse a cada reporte, los soportes de las compras realizadas, en formato digital (pdf.). que provee, registro sanitario, concepto sanitario, estado del
PARÁGRAFO. El diligenciamiento debe ser realizado en archivos independientes, uno para cada concepto sanitario, dirección y teléfono.
mes, adjuntando a cada archivo mensual los soportes de las compras realizadas en el mismo
mes. Los reportes mensuales deben ser entregados al supervisor del contrato, con la misma
periodicidad establecida para la presentación de informes de ejecución. Las adquisiciones deben
reunir las características de calidad establecidas en los lineamientos de la modalidad y
adicionalmente, en el caso de alimentos, deben cumplir con la Resolución 2674 de 2013 y el
Decreto 539 de 2014 o la que haga sus veces.
Observaciones:
Nombre y apellido del Representante Legal de la EAS Firma del representante Legal de la EAS
Nombre y firma de quien revisó Nombre y firma de quien aprobó
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012
Instrucciones generales de diligenciamiento:
1. Los con fondo gris no deben ser modificados ni diligenciados, estos se encuentran formulados
2. En el caso de que se requiera indicar números estos se deben expresar sin puntos y/o comas
1. INFORMACIÓN GENERAL
Contrato de aporte Número: 394 Cupos: 90 Servicio que presta: HCB
Fecha de Inicio de la Prestación del Servicio: 28-01-2019 Período reportado: MARZO
Municipio(s) en el que se ubica el servicio: PISBA N° de unidades de servicio: 8
Nombre de la Entidad Administradora del Servicio (EAS): Nombre del Representante Legal de la (EAS): ANA ELVIA PIDIACHE ESTUPIÑAN
Regional: BOYACA Centro(s) Zonal(es) que supervisa(n): SOGAMOSO
Nombre(s) del (los) Supervisor(es): MAGDA ROCIO MORANTES
2. INFORME GENERAL DE LAS NIÑAS Y NIÑOS ATENDIDOS EN EL PROGRAMA

% EN RELACIÓN A LOS CUPOS
ASPECTO A EVALUAR NÚMERO ALERTAS Y OBSERVACIONES
CONTRATADOS
Total de cupos contratados 90
Total de niñas y niños atendidos en el periodo 65 72%

Total de mujeres gestantes atendidas en el periodo (aplica para DIMF, MP, HCB
0 0%
FAMI)
Usuarios nuevos en el periodo 0 0%
Usuarios reportados con calidad en el sistema de información del ICBF en el
65 72%
periodo
Usuarios con discapacidad atendidos (incluye madres gestantes y mujeres en

0 0%
periodo de lactancia)
3. RELACIÓN DE NIÑAS Y NIÑOS RETIRADOS
% EN RELACIÓN A LOS CUPOS
ASPECTO A EVALUAR NÚMERO ALERTAS Y OBSERVACIONES
CONTRATADOS
Niñas y niños que se retiraron durante el período 0 0%
Mujeres gestantes que se retiraron durante el período 0 0%
Niñas y niños que ingresaron en el período 0 0%
Niñas y niños que se registraron con calidad en el sistema de información del

65 72%
ICBF
4. ACCIONES ENFOCADAS PARA LOGRAR LA GARANTIA DE DERECHOS
% DE AVANCE EN
N° DE CASOS AL N° DE CASOS AL PRESENTAR
ASPECTO A EVALUAR RESOLUCIÓN DE ALERTAS Y OBSERVACIONES
INICIAR EL CONTRATO EL REPORTE
SITUACIONES ESPECIALES
Niñas y niños sin registro civil 0 #DIV/0! NO APLICA
Niñas y niños sin afiliación a salud 0 #DIV/0! NO APLICA

Mujeres gestantes y madres lactantes sin afiliación a
0 #DIV/0! NO APLICA
salud
Niñas y niños sin control de crecimiento y desarrollo 0 #DIV/0! NO APLICA
Niñas y niños sin esquema de vacunación completo
0 #DIV/0! NO APLICA
acorde a su edad al inicio del contrato
Casos de malnutrición identificados 0 #DIV/0! NO APLICA
Casos identificados de signos de malnutrición 0 #DIV/0! NO APLICA
TOTAL DE CASOS
N° DE CASOS AL PRESENTAR ALERTAS, OBSERVACIONES Y RESUMEN DE
ASPECTO A EVALUAR REPORTADOS DURANTE LA
EL REPORTE LAS ACCIONES ADELANTADAS
VIGENCIA DEL CONTRATO
Desnutrición
Número de casos de malnutrición reportados a las
Entidades correspondientes
Sobrepeso u Obesidad
N° DE NIÑOS, NIÑAS Y/O % DE NIÑOS, NIÑAS Y/O

ALERTAS, OBSERVACIONES Y RESUMEN DE
ESTADO NUTRICIONAL MADRES GESTANTES SEGÚN MADRES GESTANTES SEGÚN
LAS ACCIONES ADELANTADAS
ESTADO NUTRICIONAL ESTADO NUTRICIONAL
Desnutrición Aguda #DIV/0!
Desnutrición Crónica #DIV/0!
Desnutrición Global #DIV/0!
Descripción cuantitativa del diagnóstico nutricional Normal o eutrófico #DIV/0!
(Reportar trimestralmente) Sobrepeso #DIV/0!
Obesidad I #DIV/0!
Obesidad II #DIV/0!
Obesidad III #DIV/0!
TOTALES 0 #DIV/0!
Describa brevemente las actividades desarrolladas durante el período reportado

para promover la salud y nutrición de las niñas y niños atendidos
NUMERO DE CASOS DE
N° DE NIÑOS, NIÑAS Y/O MALTRATO REPORTADOS A ALERTAS, OBSERVACIONES Y RESUMEN DE
SITUACIONES DE MALTRATO
MADRES GESTANTES LAS ENTIDADES LAS ACCIONES ADELANTADAS
CORRESPONDIENTES
Violencia intrafamiliar 0
Maltrato infantil 0
Violencia sexual 0
Número de casos de maltrato identificados en el la
Unidad de Servicio Negligencia 0
Explotación sexual 0
Otros 0
TOTALES 0 0
5. PROCESOS EDUCATIVOS Y PEDAGÓGICOS CON NIÑOS, NIÑAS, FAMILIAS Y/O CUIDADORES
De acuerdo con su proyecto pedagógico describa las estrategias planeadas y las ejecutadas en el período reportado, teniendo en cuenta las actividades rectoras: Juego, Arte, Literatura y Exploración del
Medio.
FALTA ASISTENCIA TECNICA EN PEDAGOGIA, EL TALENTO HUMANO HA VENIDO TRABAJANDO BASADA EN LAS EXPREIENCIAS DE LAS COMPAÑERAS MÁS ANTIGUAS Y EN CIERTAS
OCASIONES CON ACOMPAÑAMIENTO DE LA PSICOLOGA QUE TRABAJA EN MOTRICIDAD Y JUEGOS PEDAGOGICOS, CUENTOS ENTRE OTROS, ELLA NOS ESTA ACOMPAÑANDO CON LOS
HOGARES CADA JUEVES EN FORMA ROTATIVA. SE ESTAN REALIZANDO TALLERES Y ENCUENTROS CON LOS DEMAS HOGARES CON ACOMPAÑAMIENTO DE LOS PADRES PARA
INCLUIRLOS EN EL DESARROLLO DEL NIÑO.
N° TOTAL DE ACTIVIDADES
N° DE ACTIVIDADES BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ADELANTADAS N° DE ASISTENTES REALIZADAS DURANTE LA
REALIZADAS ADELANTADAS
VIGENCIA DEL CONTRATO
Procesos de formación con familias o cuidadores
ejecutadas en el POAI para el periodo reportado
Número de visitas de acompañamiento a los hogares o

1 65 1 TALLERES DE FORMACION A PADRES
familias
6. DESARROLLO DEL POAI
Componente Pedagógico
Componente de Salud y
Nutrición
Componente de
ambientes educativos y
Enuncie las dificultades que encontraron para protectores
desarrollas las acciones propuestas para cada uno de
los componentes del POAI Componente de familia,
comunidad y redes
Componente
administrativo y de gestión
los componentes del POAI
Componente de talento
humano
7. INFORME DEL TALENTO HUMANO
N° DE MADRES COMUNITARIAS N° ACUMULADO DE

N° DE PERSONAS
CARGO QUE TRANSITARON Y QUE PERSONAS QUE SE OBSERVACIONES
VINCULADAS
OCUPAN EL CARGO DESVINCULARON
Coordinadores 0 0
Agentes educativos o maestros 8 8
Profesionales de Atención Psicosocial 0 0
Profesionales de Nutrición 0 0
Auxiliares Pedagógicos 0 0
Manipuladores de Alimentos 0 0
Auxiliares de Servicios Generales
Auxiliares Administrativos 0 0
Otros (especificar cuáles) 0 0

Total 8 8 0
N° DE ACTIVIDADES N° DE ACTIVIDADES
N° TOTAL DE ASISTENTES BREVE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PROGRAMADAS REALIZADAS
Procesos de formación con agentes educativos
SE REALIZA TALLERES DE CAPACITACION PARA
1 1 8
LAS MADRES COMUNITARIAS
8. OBSERVACIONES GENERALES
SE REALIZO CURSO DE INDUCCION A MADRES COMUNITARIAS EN COMPAÑÍA DE LA COMISARIA MERY HERFANO Y ELLA ENFATIZO EL CUIDADO DEL MENOR, BUEN TRATO, CON UNA
DURACION DE 5 HRS
ANEXOS
1. Copia de la remisión de los casos de malnutrición reportados a las Entidades
2. Copia de la remisión de los casos de vulneración de derechos reportados a las Entidades
ANA ELVIA PIDIACHE ESTUPIÑAN ANA ELVIA PIDIACHE ESTUPIÑAN
Nombre y apellido del Representante Legal de la EAS Firma del representante Legal de la EAS
Nombre y firma de quien revisó Nombre y firma de quien aprobó
Notas:
1. Las celdas sombreadas en gris claro, se encuentran formuladas por ello no se debe realizar ninguna modificación

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F8.MO12.

FORMATO INFORME TECNICO DE ACTIVIDADES MENSUALES

INFORME TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO MENSUAL

Instrucciones generales de diligenciamiento:

Contrato de aporte Número: 394 Servicio que presta:HCB

Fecha de Inicio de la Prestación del Servicio: 28-01-2019 Período reportado: MARZO

Municipio(s) en el que se ubica el servicio: PISBA N° de unidades de

Regional: BOYACA Centro(s) Zonal(es) que supervisa(n): SOGAMOSO

Nombre(s) del (los) Supervisor(es): MAGDA ROCIO MORANTES

2. INFORME DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES

2.1. OBLIGACIONES GENERALES

ACCIONES DESARROLLADAS DURANTE EL PERIODO ALERTAS, INCONVENIENTES O SITUACIONES

1. Registros de Asistencia Mensual (Deben estar disponibles

1.Formato diligenciado de Informe Técnico y Administrativo,

1. Carta o correo donde presentar al Supervisor la visita a

1. Actas de seguimiento y supervisión (Esta información es

1. Carta donde informe al supervisor del contrato, lugar,

1. Actas de seguimiento y supervisión (Esta información es

1. Cronograma de Comités Técnicos Operativos (CTO)

1. Soporte de activación de las rutas cuando sea requerido

1. Soportes de participación y cumplimiento de los

2.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE LA ENTIDAD ADMINISTRADORA DEL SERVICIO

1. Obligaciones durante la fase preparatoria.

ACCIONES DESARROLLADAS DURANTE EL PERIODO ALERTAS, INCONVENIENTES O SITUACIONES

1. Relación de personal contratado donde mínimo se

1. Soportes de participación y cumplimiento de los

1. Listado comparativo de los usuarios focalizados vs los

1. Cronograma para la construcción del Plan de Trabajo.

1. Listado de proveedores el cual incluya como mínimo:

1. Plan de formación del talento humano

2. Obligaciones durante la fase de implementación del contrato.

2.1. Obligaciones relacionadas con la prestación de los servicios.

ACCIONES DESARROLLADAS DURANTE EL PERIODO ALERTAS, INCONVENIENTES O SITUACIONES

1. Registro de Asistencia Mensual

1. Soportes de asamble donde se establecio cuotas de

1. Soporte de procesos de sensibilización con las familias, con

1. Soportes de participación y cumplimiento de los

1. Plan de formación del talento humano

2.2. Obligaciones relacionadas con el componente de Familia, Comunidad y Redes

ACCIONES DESARROLLADAS DURANTE EL PERIODO ALERTAS, INCONVENIENTES O SITUACIONES

1. Listado de los beneficiarios que cuentan con Registro Civil

1. Consolidado y análisis de la Ficha de Caracterización

1. Soportes de participación y cumplimiento de los

1. Soportes de construcción de pacto de convivecia.

1. Plan de Formación a Familias

1. soportes de las jornadas de socializacion con la comunidad

2.2.8. Realizar acciones de sensibilización a familias, jornadas de familiarización con el entorno

2.3. Obligaciones relacionadas con el componente de Salud y Nutrición

ACCIONES DESARROLLADAS DURANTE EL PERIODO ALERTAS, INCONVENIENTES O SITUACIONES

1. Listado de los beneficiarios que cuentan con afiliación al

2.3.2. Implementar estrategias para la promoción de la práctica de la lactancia materna, en forma

1. Listado de los beneficiarios que cuentan con consulta de

1. Listado de los beneficiarios que cuentan con esquema de

1. Documento protocolo de identificación y el manejo oportuno

2.3.6. Garantizar la implementación y cumplimiento de la minuta patrón establecida por el ICBF

1. Documento de ciclo del menús según grupo de edad de los

1. Registro y control de peso y talla, según la periodicidad

1. Registro y control de peso y talla, según la periodicidad

1. Plan de saneamiento básico (debe entregarse máximo en