CÓDIGO: SGC-PD-02

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN VERSIÓN: 01

TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA FECHA DE ELABORACIÓN:
08/02/2019

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto describir el control sobre los medicamentos
que ingresan a la DROGUERÍA SEBASTIAN B, verificando que cumpla con las
condiciones comerciales y técnicas establecidas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el servicio que presta la DROGUERÍA SEBASTIAN

B.

3. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO

La recepción técnica y administrativa es responsabilidad del director técnico de la

DROGUERÍA SEBASTIAN B.

4. DEFINICIONES

 Defecto: Cualquier discrepancia, inconformidad o desviación del producto

con respecto a las especificaciones previamente establecidas.
 Defecto crítico: Defecto que puede producir condiciones peligrosas o
inseguras para quienes usan o mantienen el producto. Es también el
producto que puede llegar a impedir el funcionamiento o normal
desempeño, de una función importante de un producto y de la cual depende
la seguridad personal. El producto no es utilizable.
 Defecto mayor: Defecto que sin ser crítico, tiene la probabilidad de
ocasionar una falla o de reducir materialmente la utilidad de la unidad para
el fin que se destine. La utilidad del producto se reduce en forma
Considerable.
 Defecto menor: Defecto que reduce muy poco la utilidad para el fin a que
está destinada, o que produce una desviación de los requisitos

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establecidos, con pequeño efecto reductor sobre el funcionamiento o uso

eficaz de la unidad. La utilidad del producto se ve muy poco reducida.
 Embalaje: Es el recipiente que puede contener varios empaques para
facilitar el transporte y almacenamiento del producto.
 Empaque: Es el recipiente que contiene uno o varios envases.
 Empaque primario: Es el recipiente que está en contacto directo con el
envase.
 Envase: Es el recipiente que está en contacto directo con el producto o que
lo contiene directamente.
 Empaque Secundario: Es el recipiente que puede contener uno o varios
empaques primarios.
 Fecha de vencimiento: no debe recibirse el producto que tenga menos de
dos terceras partes de su vida útil, o por lo menos, un año para su
vencimiento.
 Impresión: Es el texto que se ha grabado en el rotulo o en el envase del
producto, también se considera la literatura que traen algunos
medicamentos en su interior con fines de aportar una información más
amplia y detallada sobre el producto.
 Inspección: Es el proceso que consiste en medir, examinar, ensayar o
comparar de algún modo las especificaciones del producto en recepción
contra los parámetros establecidos.
 Cantidad recibida: Conjunto de unidades de un mismo medicamento y de
una misma casa fabricante, que llega en un mismo cargamento, embalaje o
en una misma entrega.
 Material de Acondicionamiento: Se refiere a todos aquellos elementos
que participan en el empaque, envase y rotulo del medicamento y que lo
hace apto para ser dispensado en condiciones de estabilidad.
 Nivel de Inspección: relación entre el tamaño del lote y el tamaño de la
muestra a Inspeccionar.
 Número de lote: el número de lote es importante porque en caso de
presentarse un problema de calidad orienta el seguimiento. En lo posible no
se debe aceptar más de dos lotes en un mismo pedido de un producto.
 Letra clave: letra mayúscula utilizada en las Tablas de la NORMA
TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 2859-1 que determina el tamaño de la
muestra a inspeccionar.
 Producto: en los medicamentos debe garantizarse que el principio activo
sea exactamente al solicitado, en la forma farmacéutica y concentración
estipulada.
 Unidad Defectuosa: Unidad de forma farmacéutica que presenta uno o
más defectos.

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 Unidad Inspeccionada: unidad de forma farmacéutica a la que se ha

realizado una observación minuciosa de sus cualidades.
 Recepción: Este es un proceso por medio del cual la institución realiza una
comparación entre lo pactado con el proveedor, orden de compra contra
factura y lo que el Proveedor envía y entre lo establecido por la
legislación vigente, requisitos internos y además aspectos del producto.
 Recall: Procedimiento efectivo de recogida del producto del mercado.
 Rotulo: Es la etiqueta que permite una perfecta identificación del producto.
 Tapa: Elemento colocado en la parte superior de un frasco o recipiente y
que completa la protección del producto en relación con el medio ambiente.
 Tiempo de vida útil: Tiempo de vida de un producto farmacéutico
correspondiente al tiempo transcurrido desde el momento de la fabricación
hasta la fecha de vencimiento.
 Verificación técnica: Permite constatar el grado de acercamiento de las
características técnicas del producto a las que están establecidas como
referencia por la legislación y por la organización.
 Verificación de especificaciones técnicas: Estas tienen relación
directamente con la calidad del producto, para esto se tiene como referencia
un estándar de acuerdo a algunos ítems establecidos. Las especificaciones
son:
 Fecha de Vencimiento
 Número de lote de fabricación
 Registro Sanitario
 Código de Barras
 Estado del Empaque
 Estado del Envase
 Estado de las etiquetas
 Información contenida en las etiquetas del envase/empaque
 Características físicas y organolépticas del producto
 Condiciones de almacenamiento (aquellos productos que requieran
condiciones específicas, deben identificarse y guardarse
inmediatamente de acuerdo a las instrucciones).
 Almacén. Establecimiento o sección dedicada a la conservación ordenada y
protegida de productos farmacéuticos y materiales relacionados, en espera
de ser distribuidos.
 Áreas para el proceso de recepción:
 Área de cuarentena: Donde se depositan los medicamentos al
momento de llegar.
 Área de recepción- inspección: Es el sitio en el cual se
realizan los diferentes métodos de inspección.

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 Área de almacenamiento: Área en el cual se almacenan

aquellos medicamentos que cumplan con las especificaciones y
puedan ser entregados a las usuarios estas áreas deben cumplir con
las especificaciones para cada medicamento.

 Condiciones locativas: Según la resolución 1403 del 2007: pisos, paredes

y techos deben ser de material impermeable, resistente y contar con
sistema de drenaje que permita su fácil limpieza y sanitización.
 Áreas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos
deben ser independientes, diferenciadas y señalizadas, con
condiciones ambientales, temperatura y humedad relativa
controladas.
 Buena iluminación.
 Instalaciones eléctricas con cables es buen estado y que esté
protegido.
 Sistema de ventilación adecuado que garantice la conservación de
los medicamentos.

5. DESARROLLO

5.1. Recepción técnica de medicamentos

Esta actividad será llevada a cargo del director técnico del servicio farmacéutico o
la persona que delegue, para que realice una inspección de los medicamentos,
verificando las condiciones de estos. Para tal efecto se escogerá una muestra al
azar. Es importante que durante la recepción se cuente con la ficha técnica del
medicamento, sobre la información de las especificaciones del producto, tiempo de
vida útil, condiciones de almacenamiento y la información que la institución
considere necesaria. Esta información es brindada por el proveedor al momento de
cotizar los productos.

 El área de recepción debe encontrarse protegida de las condiciones

ambientales de tal manera que los productos se encuentren en condiciones
adecuadas de temperatura, humedad, iluminación de acuerdo con las
instrucciones del fabricante, garantizando que no se afecte adversamente
de forma directa o indirecta, la calidad del producto.
 El producto que se encuentra en el proceso de recepción se debe colocar
sobre canastillas para aislarlo del piso.

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 El personal encargado de la recepción del producto en la farmacia deberá

realizar un conteo físico de los productos recibidos de acuerdo a la unidad
de empaque para determinar el número total de unidades recibidas en el
pedido.
 Si la entrega presenta diferencias respecto al medicamento y/o las
cantidades, el director técnico es quien empleará su criterio para aceptar o
rechazar la entrega, se debe verificar que cada producto cumpla con los
requisitos técnicos establecidos.
 Cada uno de los productos se debe realizar un muestreo aleatorio es el más
conocido y evita la subjetividad, aquí el azar hace el trabajo, las unidades se
obtienen mediante el uso de número aleatorio, el cual se debe realizar de la
siguiente manera:
 Una vez determinado el tamaño de la muestra, las unidades necesarias
serán extraídas del lote de manera aleatoria (no tomar unidades cercanas),
y se debe revisar los parámetros técnicos del producto indicados a
continuación:

C = Cumple; NC = No Cumple

5.1.1. Nivel de Aceptabilidad para cada defecto

 Defecto Crítico: Cuando hay algún defecto crítico en el producto es

calificado como No Aceptable.
 Defecto Mayor: Se condiciona la aceptación hasta nueva inspección
del producto.
 Defecto Menor: Se acepta con todos los defectos menores, pero se
hace observación.

5.1.2. Recepción Técnica (C - NC)

 Paquetes húmedos, abiertos o rotos

 Cadena de Frio ausente
 Cantidad de envases por pedido incorrecta
 Precio diferente a la cotización
 Diferente presentación solicitada
 Fechas de vencimiento próximas (No menor a 2 años)
 Marcas erróneas en el empaque

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5.1.3. Rotulación (Critico – Mayor - Menor)

 Ausencia de nombre genérico, número de registro sanitario,

laboratorio fabricante, número de lote, fecha de expiración,
formulación del producto, cantidad.
 Ausencia de las condiciones especiales de almacenamiento cuando
el producto así lo requiera.
 Ausencia de la vía de administración para soluciones y polvos
parenterales.

5.1.4. Rotulación del Envase individual (Critico – Mayor - Menor)

 Ausencia de nombre genérico, número de lote o fecha de expiración.

 Ausencia de la vía de administración para soluciones parenterales y
polvos.
 Ausencia de la cantidad contenida en el envase.
 Ausencia de la formulación del producto por unidad posológica sin
necesidad de especificar excipientes.

5.1.5. Cuando se Utilizan Etiquetas

 Etiquetas sucias rotas o corrugadas.

 Etiquetas torcidas o mal pegadas (solamente en medicamentos para
reconstituir y que nivel hasta donde debe hacerse este marcado en la
etiqueta).

5.1.6. Envase de vidrio

 Frasco sin Contenido o sin indicación del contenido.

 Color del envase (debe ser el que requiera el medicamento con fines
de protección).
 Ausencia de bandas de seguridad.
 Manchas o suciedades en su interior.
 Grietas o ralladuras en cualquier parte del recipiente con excepción
de envases inyectables en los cuales se considera crítico.
 Deficiente hermeticidad del cierre con excepción de los envases
inyectables en los cuales se considera crítico.

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5.1.7. Envase Plástico (Critico - Mayor - Menor)

 Presencia de olor objetable.

 Envase sin contenido.
 Ausencia de banda de seguridad.
 Envase abombado.
 Suciedad interior.
 Presencia de poros o grietas que afectan su utilización.
 Deficiente hermeticidad del cierre.
 Suciedad exterior.
 Superficie defectuosa (burbujas, hendiduras que afectan su
apariencia).
 Deformaciones que afectan su apariencia.

5.1.8. Tubos Colapsibles (Critico - Mayor - Menor)

 Perforaciones, grietas o roturas.

 Hermeticidad del cierre.
 Tubos deformados.
 Suciedad exterior.

5.1.9. Materiales Laminados (Blister) (Critico - Mayor - Menor)

 Blister roto.
 Blister vació.
 Blister mal sellado.
 Superficie arrugada o rayada.

5.1.10. Cierres (Tapas y Agrafes) (Critico - Mayor - Menor)

 Anuncia del agrafe (cuando se requiera).

 Agrafe roto.
 Carencia de perforaciones (cuando se requieran).

5.1.11. Formas Farmacéuticas Liquidas Estériles (Critico -

Mayor - Menor)

 Turbidez (en soluciones).

 Presencia de partículas extrañas.

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 Color no apropiado.
 Floculación (en soluciones).

5.1.12. Formas Farmacéuticas Liquidas No Estériles (Critico

- Mayor - Menor)

 Falta de homogeneidad en emulsiones.

 Presencia de gas.
 Presencia de materiales extraños.
 No redisperción en suspensiones.

5.1.13. Tabletas (Critico - Mayor - Menor)

 Bordes erosionados.
 Tabletas laminadas, porosas, manchadas y moteadas.
 Polvo adherido a la superficie.

5.1.14. Formas Farmacéuticas Sólidas Estériles (Critico -

Mayor - Menor)

 Color no uniforme en caso de degradación.

 Color no uniforme por mala distribución del colorante.
 Aspecto del polvo apelmazado que sugiere humedad.
 Aspecto del polvo con mala dispersión en caso de polvo para
suspensión.

5.1.15. Preparaciones Sólidas No Estériles Polvos y

Granulados (Critico - Mayor - Menor)

 No se dispersan fácilmente (polvos para suspensión).

 Color no uniforme.
 Presencia de material extraño.
 Granulo no uniforme en color y tamaño.

5.1.16. Características a Verificar en Cada Uno de los

Productos

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PRODUCTO OBSERVACION
Se observará que no tengan manchas, que
no estén decoloradas, que no estén
Tableta quebradas ni pegajosas, que no tengan
polvo adherido a la superficie; igual tamaño,
color y apariencia.
No deben estar abiertas o vacías, no deben
tener polvo adherido, no deben estar
Capsula
deformadas, sin trazas de humedad, igual
color y apariencia.
Que no se observen materiales extraños, ni
turbidez ni presencia de gas.
Soluciones Contenido completo, que estén en frascos
cerrados herméticamente, incluyendo banda
de seguridad.
Que sean homogéneas, sin gas ni
materiales extraños.
Emulsiones Contenido completo, que estén en frascos
cerrados herméticamente, incluyendo banda
de seguridad.
Que al agitarlas se re dispersen
adecuadamente.
Suspensiones Contenido completo, que estén en frascos
cerrados herméticamente, incluyendo banda
de seguridad.
Que no tengan partículas en
Líquidos Inyectables suspensión. Que no tengan turbidez.
Que el contenido esté completo.
No deben estar apelmazados. Los polvos
para inyección deben desprenderse
Polvos para reconstruir
fácilmente del frasco y deben tener color
uniforme. Que disuelvan fácilmente.
Polvos o granulados para reconstruir Que dispersen fácilmente. Color
a solución oral Granulado uniforme.
Que los tubos no estén colapsados ni con
Cremas y ungüentos perforaciones o rupturas. Que el cierre esté
hermético.

Tabla N° 1: Características a verificar de los productos

Fuente: https://es.slideshare.net/alexanderrojaspatino/recepcin-tecnica-y-administrativa-de-
medicamentos

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5.2. Recepción administrativa de medicamentos

 Verificar que la orden de llegada de medicamentos corresponda a

la orden de pedido diligenciada en la droguería.

 Se debe verificar que el producto corresponda físicamente a los la

orden de pedido según el nombre, forma farmacéutica,
concentración y presentación.

 Si se cumple con todos los requisitos anteriormente mencionados

el personal responsable de la recepción del pedido deberá
colocar su nombre claro, fecha, hora de la recepción y firmará la
copia de la orden de pedido.

5.3. Acta de Recepción

Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el

procedimiento de recepción, fecha y hora de entrega, nombre del producto en
su denominación genérica y comercial, cantidad de unidades, número de lote,
registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de transporte,
manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones
administrativas y técnicas establecidas en la negociación y la que permita
identificar en todo momento la muestra tomada. El acta será firmada por la
persona que realiza la recepción técnica para su archivo.

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Tabla N° 2: Acta de recepción técnica de medicamentos

Fuente: Hecha por el autor

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6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

Versión N° Naturaleza Del Cambio Fecha

Creación del Procedimiento de Recepción Técnica y

01 08 Febrero 2019
administrativa

ELABORADO POR

_____________________________________________
LILIANA ESPERANZA ABRIL GUATAMA
C.C. 35.428.852 DE ZIPAQUIRÁ
PROFESIONAL EN SALUD OCUPACIONAL
Licencia N° 25-2223 de 2016

REVISADO POR APROBADO POR

_________________________________ _____________________________
LEONEL JESÚS BEJARANO GOMEZ LUZ EDITH MONTES RODRIGUEZ
C.C. 80.400.681 DE CHÍA C.C. 52.623.392 DE CAJICÁ
DIRECTOR TÉCNICO REPRESENTANTE LEGAL
EXPENDEDOR DE DROGAS

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Manual de recepción técnica de medicamentos y dispositivos médicos, Junio 03

de 2014, Blanca Nieves Garzón, Disponible en:
http://www.esehospitalmedina.gov.co/documentos/protocolos/almacen/ADM-AL-
%200201%20MANUAL%20DE%20RECEPCION%20DE%20MEDICAMENTOS.pdf

Recepción técnica y administrativa de medicamentos, Octubre 23 de 2014,

Universidad de Antioquia, Disponible en:
https://es.slideshare.net/alexanderrojaspatino/recepcin-tecnica-y-administrativa-de-
medicamentos

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