Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Escuela de Administración de Empresas
Núcleo- Maturín

ANÁLISIS DE
SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS

Profesora: Bachilleres:
Denys Zambrano
German Gil
Vanessa Luna
Giuliano Stefano

Maturín, Noviembre del 2018.

 INTRODUCCIÓN

Aunque pareciese que es tema sólo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa
una microcomputadora se beneficiará al conocer sobre el proceso de análisis de sistemas y
procedimientos. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una organización, se
convierta en usuario de su sistema de información, entonces el conocimiento del análisis y
diseño de sistemas, le permitirá aumentar su productividad personal, sirviéndole para resolver
los problemas que surjan en su área de trabajo, determinando nuevos requerimientos de
información y permitiéndole colaborar con los profesionales en informática en la resolución de
tales situaciones.
 1. Análisis y Diseño de Sistemas y Procedimientos

En la actualidad la mayoría de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a un sistema

de información o forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan con un sistema de

información de algún tipo, que sus empleados deben utilizar. Cuando en cualquier organización

se desea implantar un nuevo sistema, de tal forma que sus miembros sean más productivos,

obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se requiere realizar una serie de acciones y

previsiones.

La creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en la organización, puede

ser una tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de análisis y

diseño de sistemas que auxilia en la resolución de tales problemas. El análisis y diseño de

sistemas proporciona una guía útil que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al

acometer estos procesos.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se

trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo

de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información

en el contexto de una organización particular.

Es decir, es una técnica usada para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan

incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información

computarizado.

2. Como se lleva a cabo un Análisis de Sistema

Se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes objetivos en mente:

 Identifique las necesidades del Cliente.

 Evalúe que conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su viabilidad.

 Realice un Análisis Técnico y económico.

 Asigne funciones al Hardware, Software, personal, base de datos, y otros elementos del

Sistema.

 Establezca las restricciones de presupuestos y planificación temporal.

 Cree una definición del sistema que forme el fundamento de todo el

trabajo de Ingeniería.
 3. Diseño de Sistemas

Es el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo,

un proceso o un sistema con suficientes detalles como para permitir su interpretación y

realización física.

La etapa del Diseño del Sistema encierra cuatro etapas:

 El diseño de los datos.

 Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en

las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.

 El Diseño Arquitectónico.

 Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

Herramientas para el Diseño de Sistemas

Apoyan el proceso de formular las características que el sistema debe tener para satisfacer los

requerimientos detectados durante las actividades del análisis:

 Herramientas de especificación: Apoyan el proceso de formular las características que

debe tener una aplicación, tales como entradas, Salidas, procesamiento y

especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para crear especificaciones

de datos.

 Herramientas para presentación: Se utilizan para describir la posición de datos,

mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales, reportes y

otros medios de entrada y salida.

 Herramientas para el desarrollo de Sistemas: Estas herramientas nos ayudan como

analistas a trasladar diseños en aplicaciones funcionales.

 Herramientas para Ingeniería de Software: Apoyan el Proceso de formular diseños de

Software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación

correspondiente.

 Generadores de códigos: Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de

especificaciones funcionales bien articuladas.

 Herramientas para pruebas: Apoyan la fase de la evaluación de un Sistema o de partes

del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta
 operación del Sistema, así como el grado de perfección alcanzado en comparación con

las expectativas.

Ciclo de vida del desarrollo de Sistemas

Un sistema de información al igual que los seres vivos muestra un proceso de nacimiento

y muerte. Esencialmente las etapas de desarrollo de un sistema de información son parte del

ciclo de vida del mismo:

 Nacimiento.

 Desarrollo.

 Operación.

 Mantenimiento.

 Muerte.

El ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas,

diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implementar un sistema de información.

El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de seis fases:

Investigación preliminar: Tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y

objetivos. Es muy valiosa y debe ser asumida con prudencia y atención porque de ella depende

el resto del proyecto. La definición correcta del problema evitará desperdiciar el tiempo en un

problema equivocado. Requiere de la observación minuciosa del funcionamiento de la

organización, usando las sugerencias de los usuarios potenciales del sistema y de los demás

miembros de la organización para resaltar los problemas que ellos probablemente ya han

detectado.

Esta fase regularmente obedece a la solicitud planteada por un usuario final o encargado de

algún área operativa, como un gerente que no ve resuelta sus necesidades de información en la

situación actual. La definición del problema conlleva el estudio del sistema de información que

se encuentra en uso. Se trata de determinar qué información se requiere y quiénes, cuándo y

por qué la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y realizando

observaciones.

Esto puede ir, desde proponer una nueva organización de trabajo, hasta hacer cambios al

sistema computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un

nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas. Entonces, se procede a

la redacción de un reporte que resuma los resultados de la investigación previa, que sugiera las

posibles soluciones o indique si se detecta que es innecesario continuar con el proyecto. Podría

incluir incluso un plan de trabajo en caso de que el proyecto continuara. En base a este

documento, los directivos tomarán su decisión de continuar o no.

Análisis: Esta fase se ocupa de la reunión y estudio a detalle de los datos del sistema en

operación y la especificación de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar, concluye

en general con un documento que recoge el resultado del análisis. Ya recopilados, los datos son

analizados para establecer cómo es el flujo de información y detectar la posible causa de que

este flujo sea defectuoso. Se trata de evaluar el flujo de información en la organización para

determinar si es realmente el adecuado. Es frecuente que el funcionamiento inadecuado tenga

su origen en no llevar a cabo los procedimientos correctamente. Si este es el caso, bastaría

entonces con entrenar al personal para ceñirse apropiadamente a las normas y a los

procedimientos, siendo innecesario rediseñar o crear un nuevo sistema.

Existen varias técnicas y herramientas útiles para el análisis de datos. Una de éstas es el uso

de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones de

la organización de manera gráfica. Estos diagramas sirven para desarrollar el

llamado diccionario de datos, el cual contiene la definición de los datos usados en el sistema, así

como sus características de tipo, tamaño, limitaciones o especificaciones especiales. La

documentación de la etapa de análisis recoge la descripción del sistema de información en uso,

los requerimientos para el nuevo sistema y un probable plan de desarrollo en un reporte dirigido

a la gerencia el cual nos va a permitir tomar la decisión de proseguir o no con el proyecto.

Diseño: El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en

la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados en la fase del análisis. Los

especialistas en sistema se refieren con frecuencia a esta etapa como diseño lógico en contraste

con la del desarrollo del software a la que denominan diseño físico.

Se compone de tres tareas que son:

 Diseño de sistemas alternativos.

 Selección del mejor sistema.

  Redacción del reporte del diseño.

Casi siempre podrá desarrollarse más de un diseño que cubra las necesidades de información.

Debe ser determinada la factibilidad de cada una de las alternativas.

La factibilidad aquí referida tiene que ver con tres aspectos:

Factibilidad económica: Verificar si los costos del nuevo sistema son justificados por los

beneficios que ofrecerá.

Factibilidad técnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y personal necesarios

para llevar a cabo el proyecto.

Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podrá operar en la organización, siendo

aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el contrario habrá una resistencia insuperable

al cambio.

Para elegir el diseño adecuado, los directivos van a evaluar básicamente si el sistema cumple

con los siguientes aspectos:

Se adaptará al sistema general de información de la organización.

Tendrá flexibilidad para aceptar modificaciones futuras.

Ofrece seguridad contra el uso no autorizado.

Los beneficios obtenidos valen más que los costos.

El reporte correspondiente a esta fase describe los diseños alternativos, comparando sus costos

y beneficios y un esbozo de sus efectos en la organización. Es conveniente recomendar una de

las alternativas, la más adecuada, basándose en las comparaciones de los mismos.

Desarrollo: Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de importancia al crear

o personalizar el software que formará el sistema. Esta fase consiste de las tareas de desarrollo

del software, adquisición de hardware y prueba del nuevo sistema. En realidad el software de

aplicación para el nuevo sistema de información puede conseguirse de dos formas alternativas.

Es posible adquirir un paquete comercial que cumpla las expectativas o que incluso pueda ser

modificado o adaptado. Si no es posible conseguirlo, se hará necesario elaborar uno a la medida.

Si se opta por desarrollar un sistema a la medida, seguramente además del analista se

encontrarán involucrados un grupo de programadores. El analista comunica a los

programadores lo que requiere ser programado, entonces estos diseñan, codifican y depuran
los componentes de software del sistema. El trabajo del analista también involucra a los

usuarios, para quienes deberá desarrollar y suministrar documentación, como los manuales de

procedimientos. Tal documentación explica al usuario cómo usar el software desarrollado y qué

hacer en caso de que se presenten problemas. La adquisición de hardware o nuevos equipos no

siempre es requerida, si los equipos con los que se cuenta son adecuados.

En otro caso, debe preverse las características de los mismos y el lugar donde serán instalados.

El cambio de equipos puede representar un gran costo, por lo que se debe pensar

cuidadosamente en cuestiones como: si el mismo será útil al crecer la organización; en el caso

de las redes, si podrán ampliarse sin problemas; si se requerirá someter al personal

a capacitación costosa para poder usarlo.

Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el hardware usando datos

de muestra. Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para

asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las

especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.

Implementación: En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para

que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo.

La instalación puede realizarse según cuatro métodos:

 Método Directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo.

Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al

sistema anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con

un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de

grandes sistemas, un problema puede significar una catástrofe, perjudicando o

retrasando el desempeño entero de la organización.

 Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que

el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo

falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero

puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar

con los dos sistemas, por lo que este método se reserva específicamente para casos en

los que el costo de una falla sería considerable.

  Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al

comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es

menos costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es

controlable al limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.

 Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van

realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la

primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito.

Así se continúa hasta que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más

lenta la implementación, pero sin duda tiene el menor riesgo. Los métodos piloto y en

fases suelen ser los más practicados puesto que tienen menor riesgo. Como se puede

observar la decisión de adoptar cualquiera de los métodos estará influenciada por

factores de riesgo y disponibilidad de recursos.

Otro aspecto importante de esta fase es la capacitación del personal, que cobra especial

importancia para asegurar el uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al capacitar

personal, antes incluso de contar con los equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con

el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitación

formal no se hace necesaria y bastarán algunas instrucciones para ponerle al tanto.

4. Análisis y explicación de porqué implementar un nuevo sistema

En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su

Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora;

el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas

para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con

este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño. Los administradores

deciden que estrategias seguir. Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se

familiarizan cada vez más con el uso de computadoras están teniendo un papel muy importante

en el desarrollo de sistemas.
Todas las organizaciones son Sistemas que actúan de manera recíproca con su medio

ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados

por otros Sistemas de denominan Sub-sistemas y funcionan para alcanzar los fines de su

Implantación.

5. MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Es importante destacar que los métodos de recolección de datos, se puede definir como: al

medio a través del cual el investigador se relaciona con los participantes para obtener

la información necesaria que le permita lograr los objetivos de la investigación.

De modo que para recolectar la información hay que tener presente:

 Seleccionar un instrumento de medición el cual debe ser válido y confiable

para poder aceptar los resultados

 Aplicar dicho instrumento de medición

 Organizar las mediciones obtenidas, para poder analizarlos

Dentro de los métodos para la recolección de datos están:

Observación:

Es el registro visual de lo ocurre es una situacional real, clasificando y consignando los

acontecimientos pertinentes de acuerdo con algún esquema previsto y según el problema que

se estudia

Al igual con los otros métodos, previamente a la ejecución de la observación el investigador

debe definir los objetivos que persigue, determinar su unidad de observación, las condiciones

en que asumirá la observación y las conductas que deberán registrarse.

Cuando se decide utilizarla hay que tomar en cuenta ciertas consideraciones. Como método de

recolección de datos, debe ser planificado cuidadosamente para que reúna los requisitos de

validez y confiabilidad. Se le debe conducir de manera hábil y sistemática y tener destreza en el

registro de datos, diferenciando los aspectos significativos de la situación y los que no tienen

importancia.

También se requiere habilidad para establecer las condiciones de manera tal que los hechos

observables se realicen en la forma más natural posible y sin influencia del investigador u otros
factores. Cuando se decide usar este método es requisito fundamental la preparación cuidadosa

de los observadores, asegurándose así la confiabilidad de los datos que se registren y recolecten.

Posibles errores con el uso del método de observación. Sobre el uso del método de observación,

Quinteros comenta que, "las condiciones de una investigación puede ser seriamente objetables

si el diseño de la misma no se ha tomado en cuenta los posibles errores de observación"

Estos errores están relacionados con:

Los Observadores

El instrumento utilizado para la observación

El fenómeno observado

Respecto a los errores relacionados con el observador, estos se asocian al hecho de la

participación de otras personas, además del investigador, en el proceso de la observación de los

hechos o fenómenos en estudio. Esta situación puede conducir a una falta de consistencia de

los resultados, ya que los observadores pueden diferir en la cuantificación y registro que se haga

de los aspectos observados. El problema se suscita por la falta de una definición operacional y

precisa de la manera en que será medida y observada la variable y el registro de tales

observaciones, siendo necesario tomar precauciones para asegurar no solo que la observación

sea correcta, sino también que el registro de los hechos reúna esas condiciones. Conviene que

haya instrucciones escritas y verbales que orienten al observador sobre cómo se llevara a cabo

todo el proceso y que haya demostración y practica de las observaciones que se realicen.

También se considera que según el papel que ajusta el observador se puede incurrir en mayores

o menores errores; este papel puede ser el de observador no participante o participante.

La observación participante implica que el investigador o el responsable de recolectar los datos

se involucre directamente con la actividad objeto de la observación, lo que puede variar desde

una integración total del grupo o ser parte de éste durante un periodo. Algunos errores que

suelen cometerse están relacionados con las emociones del observador, ya que al involucrarse

en la situación pierde la objetividad en la observación y en el registro,

análisis e interpretación de los hechos o fenómenos.

La observación no participante ocurre cuando el investigador no tiene ningún tipo de relaciones

con los sujetos que serán observados ni forma parte de la situación en que se dan los fenómenos
en estudio. En esta modalidad, al no involucrarse el investigador, los datos recogidos pueden ser

más objetivos, aunque, por otro lado, al no integrarse al grupo puede afectar

el comportamiento de los sujetos en estudio y los datos que se observan podrían no ser tan

reales y veraces.

Los errores referentes al instrumento de observación se relacionan con los desaciertos en que

se incurre en su elaboración y lo que se desea medir. Esto se evita con una definición operacional

y libre de ambigüedades e imprecisiones de las variables en estudio, especificando en el

instrumento los criterios o indicadores de la medición de tales variables.

La especificidad de ese instrumento está relacionada con el problema, objetivos y forma en que

se va a hacer la observación. Una de esas formas es la denominada observación simple, no

regulada o no controlada, en la que solo se tienen unos lineamientos generales para la

observación sobre los aspectos del fenómeno que le investigador tienen interés en conocer. La

otra forma es la sistemática, regulada o controlada, en la que se dispone de un instrumento

estandarizado o estructurado para medir las variables en estudio de una manera uniforme.

El primero se usa más en estudios exploratorios y el segundo está dirigido a quienes desean

probar hipótesis en que se debe especificarse claramente qué se observara, cómo se observara

y cómo se hará el registro de datos.

Los errores relacionados con el objeto que se observa se dan cuando los aspectos que deben ser

conocidos de las unidades o fenómenos de observación no se presentan en igualdad de

condiciones para todos ellos, ya sea porque varíen las circunstancias en que se observa el

fenómeno o a la propia variabilidad del sujeto en estudio. A manera de ejemplo, se puede citar

que si existe interés en evaluar el desempeño de un agente de salud en las zonas rurales de las

regiones sanitarias, puede ser que la situación donde labore una gente sea diferente en una u

otra región, ya sea por carencia o disposición de equipos y materiales u otros factores. La

variación de circunstancias de las regiones sanitarias puede conducir a errores de medición, de

análisis o interpretación de los hechos observados. La variabilidad en el sujeto se daría ante la

situación de que unos agentes de salud tengan mayor experiencia que otros o que hayan

egresado recientemente de un programa educativo; estos últimos probablemente tendrán

menos destreza en el desempeño de su labor.

Por lo tanto, es necesario buscar mecanismos para que las unidades en estudio estén en

igualdad de condiciones durante esa medición y que se definan las características del fenómeno

que se pretende observar, procurando que en la muestra esos elementos reúnan características

similares.

En general, el método de observación es sumamente útil en todo tipo de investigación:

descriptiva, analítica y experimental. En el área de investigación educacional, social y

psicológica, es un método de mucha utilidad, en particular cuando se desea conocer aspectos

del comportamiento: relaciones maestro-alumno, el desempeño de los agentes de salud,

relación del uso de ciertas tecnologías educativas y grado de aprendizaje cognoscitivo y práctico

del personal de salud.

La encuesta:

Este método consiste en obtener información de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos

mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias. Hay dos maneras de obtener información con

este método: la entrevista y el cuestionario.

La entrevista

Es la comunicación establecida entre el investigador y el sujeto de estudiado a fin de obtener

respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema propuesto.

Se estima que este método es más eficaz que el cuestionario, ya que permite obtener una

información más completa. A través de ella el investigador puede explicar el propósito del

estudio y especificar claramente la información que necesita, si hay una interpretación errónea

de la pregunta permite aclararla, asegurando una mejor respuesta. Best afirma "es también

posible buscar la misma información por distintos caminos en diversos estadios de

la entrevista", obteniéndose así una comprobación de la veracidad de las respuestas.

Como técnica de recolección de datos la entrevista tiene muchas ventajas; es aplicable a

toda persona, siendo muy útil con los analfabetas, los niños o con aquellos que tienen

limitación física u orgánica que les dificulte proporcionar una respuesta escrita. También se

presta para usarla en aquellas investigaciones sobre aspectos psicológicos o de otra índole

sonde se desee profundizar en el tema, según la respuesta original del consultado, ya que

permite explorar o indagar en la medida que el investigador estime pertinente.

Hay dos tipos de entrevista: la estructurada y la no estructurada, la primera se caracteriza por

estar rígidamente estandarizada, replantean idénticas preguntas y en el mismo orden a cada

uno de los participantes, quienes deben escoger la respuesta en 2, 3 o más alternativas que se

les ofrecen. Inclusive los comentarios introductorios y finales se formulan de la misma manera

en todas las situaciones. Para orientar mejor la entrevista se elabora un formulario que contenga

todas las preguntas. Sin embrago, al utilizar este tipo de entrevista el investigador tiene

limitada libertad de formular preguntas independientes generadas por la interacción personal.

Algunas ventajas que presenta este tipo de entrevista son:

La información es más fácil de procesar, simplificando el análisis comparativo

El entrevistador no necesita ser entrenado arduamente en la técnica

Hay uniformidad en el tipo de información obtenida

Pero también tiene desventajas, tales como:

Es difícil obtener información confidencial

Se limita la posibilidad de profundizar en un tema que emerja durante la entrevista

La entrevista no estructurada es más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación

rigen a las preguntas, su contenido, orden profundidad y formulación se encuentra por entero

en manos del entrevistador. Si bien el investigador, sobre las bases del problema, los objetivos

y las variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma

de encauzar las preguntas o su formulación para adaptarlas a las diversas situaciones y

características particulares de los sujetos de estudio.

Este tipo de entrevista es muy útil en los estudios descriptivos y en las fases de exploración para

el diseño del instrumento de recolección de datos.

Las ventajas de este método son:

 Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas

 Permite profundizar en los temas de interés

 Orienta a posibles hipótesis y variables cuando se exploran áreas nuevas.

 Entre las desventajas se cita:

 Se requiere más tiempo

 Es más costosa por la inversión de tiempo con los entrevistadores

  Se dificulta la tabulación de datos

 Se requiere de mucha habilidad técnica para obtener la información y

mayor conocimiento del tema

Aun con esas ventajas y dada la utilidad de la entrevista, en sus dos formas, todo investigador

debe familiarizarse con su uso, ya que es probable que la aplique en cualquier tipo de

investigación.

Cuestionario

Es el método que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener repuestas

sobre el problema en estudio y que el investido o consultado llena por sí mismo.

El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el

responsable del recoger la información, o puede enviarse por correo a los destinatarios

seleccionados en la muestra.

Debido a su administración se puede presentar problema relacionados con la cantidad

y calidad de datos que pretende obtener para el estudio. Algunos problemas asociados con el

envío de los cuestionarios podrían ser: que no fuese devuelto; los consultados pueden evadir la

respuesta a alguna pregunta o no darle la importancia necesaria a las respuestas

proporcionadas. Por ello y otros factores más, el instrumento que se use para la recolección de

datos debe ser objeto de una cuidadosa elaboración.

Algunas ventajas del cuestionario son: su costo relativamente bajo, su capacidad para

proporcionar información sobre un mayor número de personas en un periodo bastante breve y

la facilidad de obtener, cuantificar, analizar e interpretar los datos.

Dentro de las limitaciones de este método figuran las siguientes: es poso flexible, la información

no puede variar ni profundizarse, si el cuestionario es enviado por correo se corre el riesgo de

que no llegue al destinatario o no se obtenga respuesta de los encuestados; además, resulta

difícil obtener una tasa alta de compleción del cuestionario. Debido a esa posible pérdida de

información se recomienda cuando se use este método una muestra más grande de sujetos de

estudio.

En general, en el proceso de recolección de datos para una investigación, estos métodos e

instrumentos y fuentes suelen combinarse; cada una con sus ventajas y desventajas, sus
características propias y la información que se requiera, dan flexibilidad para que el investigador

determine su uso apropiado según el estudio a realizar.

6. Registro de datos

Un registro informático es un tipo o conjunto de datos almacenados en un sistema.

Para la informática, existen distintos tipos de registros, pero en todos los casos hay una

referencia al concepto de almacenar datos o información sobre el estado, procesos o uso de la

computadora.

 En primer lugar, un registro del sistema viene a ser una base de datos que tiene el fin de

almacenar configuraciones, opciones y comandos propios del sistema operativo. En

general, estos registros se utilizan en los sistemas Windows de Microsoft. Un registro de

sistema puede contener información y configuraciones del hardware y software en uso,

preferencias del usuario, asociaciones de archivos y ficheros, usos de sistema, cambios

y modificaciones, etcétera. Estos registros son conservados dentro del sistema con

denominaciones como "User.dat" o "System.dat" y pueden ser recuperados por el

usuario para su transporte a otro sistema.

 Otro tipo de registro es el de programación. Este tipo de dato está formado por varios

elementos en asociación que responden a una misma estructura. Los registros de

programación pueden ser elementales o complejos y guardan información sobre cómo

el software o aplicación en particular funcionará o actuará en cada momento.

 Por otro lado, en una base de datos también se hace uso de registros. Cada registro

representa un ítem o elemento único que se encuentra en una tabla, hoja o base. Así, el

registro está configurado por el conjunto de datos que pertenecen a una entidad en

particular.

En todos estos casos y otros, el empleo de registros tiene el fin de almacenar información y

datos, ponerla en relación y colocarla al alcance bajo un índice o sistema de orden que permita

su acceso y uso en cualquier momento. Los registros son el método que tanto el usuario como

el sistema informático utilizan para acceder y utilizar toda la información.

 7. Métodos para el análisis de la información

En el ámbito de la Investigación y de las Ciencias de la Información, se conoce como Análisis de

la Información al proceso de decodificar los datos que contiene un documento específico, a

través de operaciones de procesamiento, que permitan el acceso y recuperación de datos, en

aras de traducirlo posteriormente a un lenguaje entendible, el cual es llamado epígrafe, a fin de

realizar con un nuevo documento, llamado producto.

De esta forma, el especialista en Análisis de Información se dará a la tarea de realizar la lectura

técnica de un grupo de documentos, a fin de recuperar los datos en ellos dispuestos, procesarlos

y poder elaborar nuevos documentos, en un lenguaje accesible a una comunidad de usuarios

específica, a fin de lograr satisfacer las necesidades de información que este grupo presente, por

lo que su trabajo –en términos de epígrafe y producto- debe mantener siempre dos premisas

claras: ¿A quién? Y ‘¿Para qué? Postulados que le irán orientado en la aplicación de procesos y

decisiones profesionales.

Finalmente, las fuentes especializadas reseñan que esta actividad no la puede ejercer

cualquiera, sino que se necesita de un profesional con amplia capacidad y habilidad

intelectual, que posea además metodologías en el área de la Bibliotecología y procesamiento de

información, a fin de que, en primer lugar, sepa identificar cuál es la información sustancial que

debe ser rescatada, a fin de poder proporcionarle al usuario información verídica, precisa y útil.

Esta profesión es ejercida por Bibliotecólogos especializados.

Pasos básicos del Análisis de Información

Efectivamente al tratarse de un proceso de identificación de información, recopilación,

procesamiento, traducción y redacción de nuevo contenido, a fin de convertir la información de

un documento a un lenguaje sencillo y accesible, el Análisis de Información se erige como un

procedimiento metodológico, que se va dando por fases correlativas, y que necesita seguir

cierto orden.

Con respecto a esto, algunas fuentes se apresuran a indicar una serie de tareas, así como el

orden en el cual estos profesionales deben realizar la tarea de Analizar la Información. A

continuación, algunos de estos pasos:

1.- Antes de entrar en contacto con los documentos a procesar, el Analista de Información debe

realizar un diagnóstico de las necesidades que presenta la comunidad de usuarios para la cual

serán procesados los documentos. De esta forma, el Analista tendrá desde el comienzo el ¿A

quién?, así también como el ¿Para qué?

2.- Una vez el Analista tenga en claro estas necesidades, procederá a seleccionar la información

que venga a satisfacerlas, es decir, que sabiendo cuáles son los requerimientos de la comunidad

de usuarios será mucho más sencillo identificar los documentos pertinentes al caso.

3.- Se procede entonces al procesamiento de los documentos, en cuyo desarrollo el Analista

debe evaluar la calidad del documento y la relevancia de los datos suministrados por éste.

4.- Finalmente, se deberán interpretar los datos que presenta el documento, de manera

cónsona con las necesidades establecidas en el primer punto.

 CONCLUSIÓN

Un proyecto de desarrollo de un Sistema comprende varios componentes o pasos llevados a

cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un

modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes: Software, hardware, personas,

base de datos, documentación y procedimientos.

En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su

Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora;

el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas

para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con

este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño. Los administradores

deciden que estrategias seguir.

Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el uso de

computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son Sistemas que actúan de manera recíproca con su medio ambiente

recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por otros

Sistemas de denominan subsistemas y funcionan para alcanzar los fines de su Implantación.

Es por eso que existen varios modelos o métodos para la realización del análisis y diseño de un

sistema, lo primero del trabajo fue revisar que es el Análisis y el diseño, luego prestamos varios

modelos que podemos utilizar para la realización y elaboración de un proceso y trabajo

exhaustivo y dar solución o respuesta al problema que se ha generado desde la perspectiva del

programador y analista.