AUDITORÍAS EN SISTEMA DE GESTIÓN Y

TRATAMIENTO DE HALLAZGOS

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 AUDITORÍA

Introducción

¨Proceso sistemático, independiente y documentado, para

obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría¨
(ISO 19011)

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 AUDITORÍA

Sistemático Conjunto de procedimientos o pasos lógicos y organizados

Los auditores deben ser independientes de la actividad que es

Independiente auditada

Documentado Como resultado se tendrán evidencias de la auditoría (Informe)

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información

Evidencias que según los criterios de auditoría y que son verificables

Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como

Criterios de Auditoría Referencia y contra los cuales se compara la evidencia de
auditoría

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 ¿POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR?

Una Auditoría realizada efectivamente debe:

 Funcionar como un escáner.
 Permitir conocer el desempeño del sistema.
 Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las
decisiones.
 Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.

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 TIPOS DE AUDITORÍA

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE

ORGANIZACIÓN CLIENTE CERTIFICADORA

AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA EXTERNA

OBJETIVOS: OBJETIVOS: OBJETIVOS:

Determinar si el SIG: • Evaluar la adecuación para cumplir • Evaluar la capacidad para
• Es conforme con los requisitos. eficazmente los requisitos del cumplir los requisitos de la
• Se ha implementado y se solicitante. Norma ISO 9001 – ISO 14001
mantiene de manera eficaz. • Verificar la aplicación de – OHSAS 18001.
disposiciones contractuales.
Para: Para: Para:
• Evaluar el sistema Integrado • Evaluar y seleccionar proveedores. • Certificación o reconocimiento
de Gestión. • Mantener relaciones gana - gana. por un tercero.
• Identificar oportunidades de
mejora.

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 Requisitos fundamentales para una
Auditoría Efectiva:

 Apoyo de la Dirección
 Auditores entrenados
 Independencia de los auditores
 Acceso a documentos
 Acceso a todos los niveles gerenciales
 Procedimiento de auditoría definido

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 ISO 19011
La norma ISO 19011 es utilizada para realizar las Auditorías de los

Sistemas de Gestión en cualquier tipo de auditoría.

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 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

1) Integridad
• El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y
responsabilidad
• Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo.

2) Debido cuidado profesional:

• Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que
desempeñan y la confianza depositada en ellos.

3) Confidencialidad:
• Discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de
sus labores.

5) Independencia:
• Imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la
auditoría

(ISO 19011)
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 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

6) Enfoque basado en la evidencia

• La evidencia de la auditoría debe poder ser verificable, esto permitirá que la
auditoría sea fiable.

(ISO 19011)
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 GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

Criterios a considerar para la programación de nuestras auditorías

 Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del

producto, prevención de la contaminación, accidentes e incidentes.
 Resultados de las auditorias previas.
 Cubrir todos los requisitos de la norma.
 Disponibilidad de los auditados y auditores.

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 ETAPAS DE LA AUDITORÍA

Iniciación de la Auditoría

Revisión de la documentación

Preparación de las actividades de auditoría

Actividades de Auditoría “in situ”

Informe de auditoría

Finalización de auditoría

Seguimiento de Auditoría

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 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

Iniciación de la Auditoría

Definición de los objetivos, el alcance y los

criterios de auditoria

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 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

Revisión de la Documentación

Una buena prácticas antes de realizar la auditoría es

que los auditores revisen la documentación
(procedimientos, manuales, instructivos) del proceso
o actividad a auditar

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 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

Preparación del Plan de auditoria

 Objetivo y alcance
 Criterios
 Equipo Auditor
 Lugar y fecha
 Duración de las actividades
 Reuniones de enlace y retroalimentación
 Reuniones de apertura y cierre
 Designación de responsabilidades

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 Preparación de las Actividades de Auditoría

Listas de verificación
Herramienta del equipo auditor
Ayuda en la entrevista
Permite estructurar la evaluación
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditoría
Administración del tiempo
Uniformidad al proceso de Auditoría

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 Realización de las Actividades de Auditoría

 Reunión de apertura
 Reuniones de enlace entre los auditores
 Reunión de retroalimentación
 Reunión de cierre

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 Realización de las Actividades de Auditoría

Comunicación durante la auditoria

 Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar
información

 Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al

auditado

 Acciones para reconfirmación del plan de auditoria

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 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

ELEMENTOS DEL SISTEMA

QUE DEBEN SER AUDITADOS

PERSONAL DOCUMENTACIÓN

PROCESO MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS

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 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

Para una correcta evaluación ...

 Pregunte
 Escuche
 Observe
 Piense
 Evalúe
 Registre

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 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

TÉCNICA DE ENTREVISTA
Palabras fundamentales del Auditor:

Cómo
Dónde
Cuándo
Qué
Por qué
Quién

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 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

TÉCNICA DE ENTREVISTA

 Preguntas Abiertas
 Preguntas Cerradas
 Se debe evitar hacer:
Preguntas que sugieren una respuesta
Preguntas con connotación emotiva
Entonación adecuada

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 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA

AUDITORÍA
 Permanecer seguro
 Administrar el tiempo adecuadamente
 No dejarse conducir o engañar
 Ser detallista y eficiente
 Evitar apartarse del tema

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 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS

 Ser negativo, indisciplinado

 Ser crítico
 Caer en disputas
 Discutir personalidades
 Comparar al auditado
 Ser sarcástico

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 COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

Cualidades personales
 Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto
 De mentalidad abierta
Un auditor  Diplomático-Amable
debe ser:  Con capacidad de comunicación (oral y escrita)
 Observador
 Perceptivo
 Preparado
 Paciente
 Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones
 Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos
 Decidido
 Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la
vez que se relaciona eficazmente con otros
 Puntual

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 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Evidencia de Criterios de
auditoría auditoría

Hallazgos de auditoria

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 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

TERMINOS RELACIONADOS

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 TÉRMINOS RELACIONADOS

NO CONFORMIDAD MAYOR

La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno o

mas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a
evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas
sobre la calidad de lo que se provee.

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 TÉRMINOS RELACIONADOS

NO CONFORMIDAD MENOR

Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros

o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una
situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de
dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar
la Política y Objetivos.

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 TÉRMINOS RELACIONADOS

OBSERVACIÓN

Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere

obligatoriamente una acción correctiva.

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 No Conformidades más Comunes...

 Existencia de Documentos Obsoletos

 Procedimientos que no se cumplen o desactualizados
 Controles operacionales que no se cumplen o que no
se han implementado.
 Registros incompletos o sin implementar
 Legajos de personal incompletos
 Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas
 No se evalúan a los subcontratistas.
 Criterios no homogéneos de control
Fechas de Calibración vencidas

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 No Conformidades más Comunes...

 Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de Cliente

 No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme
 Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas
 Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores
 No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas
 Acciones Correctivas inadecuadas

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 Informe de Auditoría

Estructura:

 Alcance y objetivos de la auditoría

 Identificación de los auditores
 Personas contactadas
 Fecha de la auditoría
 Normas de referencia
 Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la
auditoria.
 Fortalezas y Debilidades
 Descripción de las no conformidades encontradas
 Adjuntar: SAC y Observaciones
 Exclusiones

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 Informe de Auditoría

Informe de Auditoría
¿Qué no debe incluirse ?
 Opiniones Subjetivas
 Información Confidencial no correspondiente
 Crítica hacia individuos
 Declaraciones ambiguas
 Detalles triviales
 Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre

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 Seguimiento de Auditoría

CORRECTA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

Las no conformidades deberán registrarse y deberá

contar con evidencias de auditoría que las sustenten.

• Problema
• Evidencia
• Requisito incumplido

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 Levantamiento de hallazgos

No
conformidad

NO SI
ok FIN
Acción inmediata

Evaluación de la
efectividad de las
Evaluación de acciones tomadas
causas

Implementación
de acciones
Acciones correctivas
correctivas

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Especialistas en Sistema de Gestión 36
 MUCHAS GRACIAS

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