MICROSOFT EXCEL

1. ¿Que es Ms-Excel?
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En
Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como
cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de
información relacionada en un único archivo.
Se pueden utilizar hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse
y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden
ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea
un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes
o en una hoja de gráfico.

Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo,
se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que
lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeño de
este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.

2. Barra De Menú

En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas
que podemos llevar a cabo:

Menú Archivo: en este menú están los comandos que van permitir la manipulación
de los archivos que se van a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un
nuevo documento, cuando se quiere recuperar un documento que ha sido guardado
con anterioridad, se debe utilizar el comando Abrir. El comando Guardar, permite
grabar los cambios de los documentos que se estén modificando. Configurar Página,
sirve para especificar las características de las Páginas del documento (tamaño,
orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa de cómo
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 el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a la impresora,
dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.

Menú Edición: Permite manipular los elementos integrantes del documento. Los dos
primeros comandos al comienzo de este menú permiten deshacer o rehacer acciones
que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar, permiten con el
traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrar elimina el texto
que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el
documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee
aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos
Buscar y Reemplazar permiten la localización de una cadena de texto especifica y si
se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe
desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que realice
el desplazamiento.

Menú Ver: Permite definir el aspecto de Excel, para el área de trabajo y las Barras de
Herramientas. En este menú existen las opciones de vista, las cuales permiten definir
como se ve el documento en el área de trabajo de Excel. Además se pueden definir las

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Barras de Herramientas que queremos utilizar en Excel. En la opción Barra de
Herramientas existe un submenú, en el cual aparecen las Barras de Herramientas
activas, las cuales aparecen con una marca de verificación. Además se pueden visualizar
los encabezados o pies de páginas previamente definidos, también existe un comando de
pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin
reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto. Finalmente se puede
ajustar el Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de
acercamiento o de acuerdo a las Páginas que se desee mostrar.

Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y

variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos,
Imágenes, etc. A través de este menú también se pueden definir comentarios,
hipervínculos, etc.

Menú Formato: Mediante este menú se puede afinar el formato de los elementos
componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc.
Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al documento
o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.

Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografía y

Gramática, Corrección Automática, Compartición de Libros, etc. Puede encontrar
también herramientas de protección de documentos, generadores de Macros,
Personalización del Entorno y Asistentes para Búsquedas y otras actividades Además
del las opciones de configuración y de personalización del Excel,

Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de calculo.

Organiza la información de las filas o listas seleccionadas por orden alfabético,
numérico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo los elementos que desea
mostrar de una lista. Puede también mostrar un formulario de datos en un cuadro de
diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de
una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define qué datos son
válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un

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tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites
para las entradas válidas.

3. Utilidad de una planilla de cálculos

Su principal función es realizar operaciones matemáticas pero también es realizar
complejas interrelaciones, ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados
obtenidos. Además Excel permite colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar
bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.
Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.
Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras,
que en el caso de Excel van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la
AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así
sucesivamente.
Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los
gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra
mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la
celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de
cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de
una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la
esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7,
D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la
representación del rango de ejemplo.

Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de

Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft
PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de
Microsoft Excel se denominan libros.
Para seleccionar una hoja, es decir mostrar su contenido en la pantalla, se debe
hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el
sector inferior de la pantalla.
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4. Trabajo con la ventana de Ms-excel
Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel debemos trabajar con
el menú de control.
Maximizar la ventana de Excel: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la
barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción
Maximizar.
Minimizar la ventana de Excel: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la
barra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción
Minimizar.
Restaurar el tamaño de la ventana de Excel: Para hacerlo presionamos el botón
Restaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o
bien, en el menú de control, elegimos la opción Restaurar.
Mover la ventana de Excel: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana
está en un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un
drag and drop sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del
menú de control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel: Para hacerlo hacemos un drag and
drop sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de
control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando
la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su
botón en la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la
misma soltamos las teclas.
Cerrar el Excel: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas:
1. En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar.
2. Presionamos la combinación de teclas Alt+F4.
3. Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir
4. Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel. De cualquier
manera, si los libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros
de información.

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 Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y
luego ir al menú Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo
llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:

Número: La vemos en la figura, se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato

que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda,
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Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o
Personalizada.
Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos
ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.
Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a
visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el
tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como
en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo. Casi todos los
comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas
Formato.

Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y
externos) que posee el rango seleccionado.
Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente
un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda
seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.
Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

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Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y
clickeamos la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro
fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.

Pagina
Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia
opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden
imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes
tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y
derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas impresas,
así como el número de página inicial.
Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo,
posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha
Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.
Encabezados y Pies de Página
Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente integrado,
haga clic en el encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o Pie de página,
respectivamente. Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página.
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Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los
botones para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número de
página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado
o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección
derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de sección, presione ENTRAR.
Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página, selecciónela en la casilla
de sección y presione RETROCESO.
Hoja
Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el
cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee
imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de
diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el
rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede
hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas
como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna
fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo
superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la
izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las
columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho
de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que
pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya
finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de
diálogo.

5. Barra de herramientas estándar

La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo algunos de los comandos
que existen en la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los
iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción
Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar. Esta compuesta por los
siguientes botones:

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Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic
sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.
Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre
este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la
ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente,
entonces graba los cambios realizados al documento.
Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas
en la opción Imprimir del menú Archivo.
Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para
activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.
Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento
activo.
Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma
función del comando Cortar del menú Edición.
Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma
función del comando Copiar del menú Edición.
Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma
función del comando Pegar del menú Edición.
Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al
objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga
doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.
Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para
invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a
continuación, haga clic en las acciones que desee deshacer.
Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al
mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las
acciones que desee rehacer.
Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.
Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el
rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el
rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.

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Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores
para argumentos.
Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra
del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la
columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras
opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra
del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que
contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de
ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos
necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un
gráfico existente.
Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener
referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para configurar la
ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de
cruz.
Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la
presentación del documento activo.
Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias
para ayudarle a realizar sus tareas.

6. Barra de herramientas de formato

Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos
integrantes del documento. Esta compuesta por los siguientes botones:

Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro

Fuente, seleccione un nombre de fuente
Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el
cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente
dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.
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Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección
ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.
Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección
ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.
Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está
subrayada, haga clic en para quitar este formato.
Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la
izquierda con el borde derecho discontinuo.
Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.
Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la
derecha con el borde izquierdo discontinuo.
Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una
única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior
izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda
combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango original
seleccionado.
Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas.
Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de
Windows, puede aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar del botón
Estilo de moneda.
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar
dicho estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma
decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma
decimal en las celdas seleccionadas.
Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda
Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda
Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos,
celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.

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Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho
clic.

7. Barra de fórmulas
Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o
fórmula utilizada en la celda activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas,
seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, a continuación, presione
ENTER. También puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente
los datos en ella.

Botón Función
Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto
de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR
para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para
desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic
en su nombre en el cuadro Nombre.
Modificar Fórmula: Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la
ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente,
entonces graba los cambios realizados al documento.

Barra de estado
Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información
acerca de un comando o un botón de una barra de herramientas, una operación en curso
o la posición del punto de inserción.

En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que
ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo
complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas
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predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar
simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una
fórmula matricial.

Sintaxis
La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula.
Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=)
seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del
cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una
referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de
cálculo.
Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a
derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se
ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente
fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes
que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en
primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5+2)*3

Orden de Ejecución
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones
en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula
contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un
operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de
izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la
parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
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* y / Multiplicación y división
+ y – Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
Referencias de celda
Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el
mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La
celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende
del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la
fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula
multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda
B15 se volverá a calcular la fórmula.
=B15*5
Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o
rótulos que representan a las celdas o rangos.

8. Funciones
Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La
función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para
sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor
total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo
SUMA calcula varios rangos de celdas.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o
FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento
que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos
pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una
función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura,
los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la
función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la
función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de
fórmulas facilitará ayuda.

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 Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que
desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en
Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que
aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la
fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener
una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa
la fórmula, presione ENTRAR.

9. Gráficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos
a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear
gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puede crear gráficos a
partir de tablas dinámicas. Para crear un grafico, seleccione las celdas que contienen
los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna
aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga
clic en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.
Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico
también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los
rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuando agrega datos al gráfico,
cambie el rango de celda usado para crear éste.

10. Imprimir
Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una
impresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione la
impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el botón
Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Página y su
orientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión.
Proporcione el intervalo de las páginas que desee imprimir, si selecciona Todo, será
impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la página actual, haga clic
en el botón Página actual, o si ha seleccionado un área del documento haga clic en
Selección. Si desea también puede especificar un intervalo de páginas específico en
la opción Páginas. Puede colocar la cantidad de copias que quiera imprimir de un
documento. Puede especificar imprimir solo una parte del documento. Para imprimir
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 rápidamente luego de haber establecido estos parámetros haga clic en el botón
Imprimir de la barra de herramientas Estándar.
11. Insertar celdas, filas, columnas
Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si
se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar
que se peguen encima de los datos.
Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que
desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que
desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las
celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente
debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar
una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias
filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea
insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el
menú Insertar, haga clic en Filas
Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la
derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una
nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna
B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la
derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el
mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en
Columnas.
12. Introducción de datos
Una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento
y manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por
filas y columnas. La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es
la unidad básica de la hoja de cálculo en la cual se almacenan los datos. Si desea
crear una hoja de cálculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o
presione el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Para grabar los
cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón
Guardar en la barra de herramientas estándar
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 Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los
datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para
separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir
una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p
detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel
introducirá la hora como a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función,
Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.

13. Vistas de diseño

Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el
documento que estamos editando, estas son:
Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de
página. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y
modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el menú
Ver. Como la que se muestra a continuación.
Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto
de página, que es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y
como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos de página
arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia
automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a
la página.

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